Introduccion a la ADMINISTRACION Evolucion, aplicaciones y tendencias ENRIQUE BENJAMIN FRANKLIN FINCOWSKYCAPITULO ] La administracion y las Ov gAniZALIONES Objetivos Al concluir el estudio de este capitulo, usted podra Comprender el papel de la administracién en la vida de las organizaciones, Conocer las funciones de la administracién que aplican las organizaciones para guiar sus acciones Identificar los niveles de administracién que establece una organizacién para facultar y responsabilizar a su personal Identificar las habilidades que desarrolla un administrador 0 gerente para encaminar a una organizacién a obtener resultados éptimos. Entender los roles que asumen los gerentes para administrar una organizacién. Explicar el concepto de empresa e identificar cémo se clasifican las empresas para formalizar su funcionamiento. + Conocer las condiciones del entorno que influyen en el desemperio de la empresa.® Introduccién Ta clave para comprender el comportamiento organizacional es la propia organizaci6n. Es en ella donde interaccionan las personas para realizar tareas que les permiten lograr los fines que ésta requiere, a fin de alcanzar los niveles deseados de productividad y competitividad. Para que una organizaci6n coordine y estructure de manera intencionada sus recursos, precisa de una administracién que trabaje de forma efectiva mediante la planeaci6n, organizacién, direc~ ciGn y el control de sus operaciones. Estas funciones recaen en un cuerpo de administradores 0 gerentes, quienes por lo general se ubican en tres niveles bisicos: 1. Administradores de nivel directivo 2. Administradores de nivel medio 3. Administradores de nivel operativo Para cumplir puntualmente con su cometido, los administradores requieren habilidades conceptua- les, de trato personal y técnicas para lograr un buen desempefio, asf como los resultados propuestos. Las diversas actividades que se llevan a cabo en la organizacién también pueden estructurarse con base en diez roles, los cuales se subdividen en tres categorias: 1, Interpersonales 2. Informativos 3. Decisorios Cada rol representa las conduetas que los administradores 0 gerentes realizan para cumplir las funciones de planeacién, organizacién, direccién y control. La empresa, como sinénimo de organizacién productiva, es donde se reiinen los elementos de capital y trabajo para producir bienes y servicios para el mercado. Con ese fin, formalizan sus acciones mediante las actividades econémicas, tamafio, composicién del capital, forma de operar y naturaleza juridica. Para iniciar operaciones, una empresa requiere efectuar un andlisis de factores acerca de cémo preparar el terreno para iniciar sus labores, cubriendo los aspectos basicos de fun- cionamiento, asi como considerando las condiciones del entorno que influyen en su desempefio. = Administracién y organizaciones Durante la mayor parte de nuestra vida formamos parte de una organizacién, ya sea un equipo deportivo, una asociacién profesional, un grupo musical o una institucién educativa. Todas estas, organizaciones son diferentes entre sf, pero tienen algo fundamental en comin: estin constitui- das con un propésito y una manera de hacer frente a sus necesidades, bajo un método para lograr sus fines. Una organizacin es una entidad social, la cual esti coordinada y opera de forma deliberada para alcanzar metas especificas. Toda organizacién tiene una estructura y encamina sus esfuerzos para llegar ametas que serian inaleanzables para individuos que actian solos. Es un hecho que todas las organiza- ciones luchan por alcanzar metas especificas, pero no todas tienen las mismas metas. Ademés, algunas ofrecen bienes, otras servicios, y otras mas ambos, La organizaci6n estructura de manera intencio- ada sus recursos por medio de departamentos, © unidades de negocio, para lograr una mejor coordi- nacién de sus actividades con empleados provenien- tes de diferentes areas para trabajar en proyectos Conjuntos, equipos de trabajo 0 en una red, lo que ‘©AcobeStock/ Renpixlcom Lo administracién y las orgenizacionessimplifica el flujo de la comunicacién y los procesos de toma de decisiones; elimina instancias y favorece una mejor coordinacién entre unidades sustantivas y adjetivas. Es también una forma de agilizar las acciones y mejorar la velocidad de respuesta, al actuar de manera consistente con lineas de negocio bien definidas. También debe prestar mucha atencién a todo lo que ocurre dentro y fuera de sus fronteras, a fin de responder o controlar elementos, como competidores, clientes y proveedores, para implementar estrategias que la ayuden a mejorar su poder de negociacién. De esta manera, las fronteras entre unidades o departamentos, asf como las que existen entre las organizaciones, son més flexibles y abiertas, a tal grado que fomentan la cooperacién entre compe- tidores, al compartir informacidn y recursos para obtener beneficios mutuos. Administracién La administraci6n es el manejo inteligente de los recursos estratégicos de una organizacién para lograr una ventaja competitiva sostenible. En otras palabras, la organizaci6n requiere de una serie de actividades y operaciones para estructurar y utilizar los recursos para realizar las tareas, con una direccién y sentido, de manera que sus resultados estén dentro del rango deseado. En administracin se han desarrollado tres enfoques para describir la labor gerencial o el ejer- cicio prictico de la administracién: 1. El que se basa en las funciones administrativas 2. El que hace hincapié en las habilidades gerenciales 3. El que se centra en los roles gerenciales Funciones de la administracion El trabajo de la administracién es ayudar a la organizacién a util sos, por medio de las siguientes funciones administrativas: ar de la mejor manera sus recur- > Planeacién > Organizacién > Direccién > Control Planeaci6n La planeacién es el proceso sistemtico y estructurado para aplicar la inteligencia de la organizacién en la bisqueda de respuestas a preguntas vitales para su disefio, estructura, direccién y control, la cual considera la dindmica del cambio social, tanto en el entorno actual como en un escenario futuro. La planeacién implica establecer un conjunto de compromisos y acciones, integrados y coordi- nados para: a) Definir los criterios para encaminar las tareas al logro de objetivos y meta b) Aprovechar las competencias centrales para incrementar las utilidades y la participacién de mercado, asi como afrontar la responsabilidad social. c) Comprometer los recursos necesarios para alcanzar metas 4) Transformar insumos en bienes y servicios de calidad. ©) Alcanzar ventajas competitivas sostenibles. Organizacién La organizacién es el proceso que parte de la especializacién y Ia divisiGn del trabajo para agrupar yy asignar funciones a unidades especificas c interrelacionadas por lineas de mando, comunicacién y jerarquia, con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes para un grupo de personas. ‘Una organizaciGn efectiva permite coordinar los recursos humanos, materiales, técnicos, finan cieros y de informacién. Con ese fin debe considerar las siguientes acciones: a) Definir una estructura organizacional. b) Delegar autoridad y responsabilidad en las unidades organizacionales. Capitulo 1 La administracién y las organizaciones©) Dividir y distribuir fanciones. 4) Formar y sustentar una cultura organizacional, e) Administrar los recursos humanos. f) Manejar la estrategia del cambio. Direccién La direcci6n es el proceso de guiar y suministrar el soporte necesario a las personas para que con- tribuyan con efectividad a alcanzar las metas de la organizacién. Para encaminar los esfuerzos en ese sentido, la direccin debe pensar en los siguientes términos a) Liderazgo, al inspirar a las personas a implementar de la mejor manera sus acciones. b) Comunicar, para comprender el significado de lo que hacen. ©) Motivar, para dar sentido a los esfuerzos personal y grupal. d) Fortalecer los grupos y equipos de trabajo para hacerlos productivos. ©) Manejar de forma adecuada el estrés, el conflicto y la crisis para transformarlos en una fuente de aprendizaje. 4) Capitalizar el empleo de los recursos de tecnologia de informacién para aleanzar resultados propuestos. ) Manejar puntualmente el riesgo y Ia incertidumbre para mejorar el proceso de toma de decisiones. hh) Promover la creatividad y la innovacién para crear valor. Control El control es el proceso que utiliza una persona, un grupo o una organizacién para regular sus acciones y hacerlas congruentes con las expectativas defini- das en Jos planes, las metas y los estindares de des empeiio.! El proceso de control fija el nivel de prevencién, seguimiento y correcciénien los diferentes émbitos de operacién al establecer estindares,\medir el des- empefio} comparar el desempefo\ contra los estin- dares,|evaluar los resultados,|ajustar los estindares) (en caso necesario y emprender acciones. Las cuatro funciones administrativas menciona- das (planeacién, organizacién, direccién y control) son esenciales para el trabajo de un administrador. = Tipos de administradores Para trabajar con efectividad, las organizaciones integran cuerpos de administradores o gerentes con Ja capacidad para trabajar de forma deliberada en conjunto. Existen muchos tipos de adminis- tradores, y los puestos administrativos difieren mucho unos de otros, segtin el nivel de responsabi- lidad que se les asigna.' 3 j Niveles de administracién Los tres niveles de administracién a los que recurren las organizaciones son: 1. Administradores de nivel directivo. 2. Administradores de nivel medio. 3. Administradores de nivel operativo. " Jones, Gareth R. y George, Jennifer M. Administracién contemponinea, 4 edicién. McGraw-Hill Interamericana Etltores, S.A. de C.V. México, 2006. Tipos de administradores a >