lustraciin6 Zepresentacién gratica de Capitulo? - LA EMPRESA, FUNDAMENTOS ¥ PROCESO CONTABLE 1d Qperacionesecondmicasynecesdad de regio vsando cuentas contabes 3. Transaccién de compra-venta a crédito personal. En esta transaccién el comprador se compromete con el vendedor a cancelar el valor del bien 0 servicio adauiride en un determinado tiempo. La caracteristica de este tipo de transaccién es que el vendedor recibe una promesa de pago futuro. La promesa de pago no esta respaldada en do- cumentos como letras de cambio, pagarés finstrumento financiero), y el pago puede acordarse en uno o varios abanos (semanales, mensuales, etc 4. Transaccién de compra-venta a crédito documentado. El comprador, en el momento de ta transaccién, “cancela’ el valor del bien 0 servicio adquirido, con la entrega de un documento, sea este un pagaré, una letra de cambio, etc., por medio del cual asume el compromiso de pago de la deuda en una determinada fecha Estas transacciones comerciales se recogen en la contabilidad a través de las variacio- nes en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada cuenta se configura por un titulo que hace referencia at elemento que representa, un cédigo numérico que la identifica y un valor de la misma, Graficamente se representa como una “T” como se la mira en ta JLUSTRACION ¢, que recoge las anotaciones © movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T se le llama “débito” 0 "debe", y a la parte derecha, “crédito” o “haber”, sin que estos términos tengan inguin otro significado mas que el indicar una pura situacién fisica dentro de la cuenta, Estos conceptos se amplian en los siguientes apartados. 1.6.4 LA CUENTA CONTABLE: DEFINICION, REPRESENTACION, PERSONIFICACION Se denomina cuenta al nombre que se asigna a un grupo de bienes, valores, derechos u obligaciones que tienen caracteristicas similares entre si, o cumplen una misma funcién. La cuenta es una herramienta que utiliza la Contabilidad para identificar hechos mercantiles y cuantificarlos. 1.6.4.1 REPRESENTACION GRAFICA DE LA CUENTA Como se mencioné, (a cuenta se representa gréficamente por medio de una "T”. Ver thus TRACION 6, Nombre dea cuenta Elledo izquierdo dela | El lado derecho de te cuenta Tse lame debe | cuenta Tse lama haber cuando elsaldede '2 | Cuando el saldo de a cuenta queda del ado | cuenta quads del ado Iaquierdo se lama derecho se lama deudor acreesor Alsector izquierdo se le denomina “debe”, en el cual se registran los débitos o cargos de la cuenta. También se dice que registra los valores que ingresan {cuando se habla de acti- vos], las pérdidas 0 gastos y la cancelacién de las obligaciones contraidas (pasivosl. En el sector derecho se registran (os créditos 0 abonos, y se le denomina “haber”, es decir, cons- tan los pasivos contraidos, las ganancias obtenidas y los activos cuando disminuyen. 1.4.4.2 ASIGI NACION DEL NOMBRE DE LA CUENTA Las caracteristicas de la asignacién del nombre de cuenta son: + El nombre debe ser claro y completoCopituia 1 = LA EMPRESA, FUNOAMEN 14 Operacineseconimicasy necesita de registro usando cuentas conables + No debe dar lugar a confusiones con cuentas similares + Ha de tratar de agrupar a un gran nimero de bienes, valores, derechos y obligaciones. Acontinuacién, algunos ejemplos: * Los escritorios, sillones ejecutivos, archivadores, anaqueles que se utilizan en la empresa tienen caracteristicas similares en cuanto son muebles para uso dela oficina, par lo que podrian denominarse muebles de oficina. + Los servicios de luz, agua y teléfono son basicos para el desarrollo de las actividades de la empresa. Al momento de pagarlos en las diferentes entidades proveedoras, se los puede registrar con el nombre de gasto servicios basicos, + La empresa cumple actividades econémicas como: prestar servicios, comprar y vender 0 producir bienes. Entonces todos los ingresos que la empresa obtenga por cumplir su actividad propia van a ser renta o ganancia, y se podran denominar: ingresos por servicios prestados o ventas, 0 comisiones ganadas, segin corresponda + Hay ocasiones en que por falta de efectivo los negocios se transan para cancelar las cuentas en el futuro fa crédito}. En este caso, se debe observar muy bien si el crédito es personal o esté respaldado por un documento. Si se estan concediendo o recibiendo créditos, se pueden identificar esas cuentas como cuentas por cobrar, documentos por cobrar, cuentas por pagar o documentos por pagar. 1.4.5 PERSONIFICACION DE LAS CUENTAS La personificacién de las cuentas es uno de los enunciados que se deriva del principio mas antiguo y estructural de la contabilidad que se denomina “partida doble”. Este consiste en que cada hecho u operacién que se efectie afectard por lo menos a dos cuentas contables; por tanto, este principio exige el cumplimiento de la siguiente regla: no habré deudor sin acreedor, y viceversa. Para entenderlo mejor es importante personificar a cada cuenta lo {que significa que a una cuenta se La imaginaré como una persona fisica, por consiquiente, capaz de recibir y entregar valores. Complementariamente, en toda transaccién comercial se afectard al menos a dos cuentas: unas recibiendo (débitol y otras entregando valores {eréditel. En todo caso, siempre la suma debitada a unais) cuentals) y acreditada a otrals| debe coincidir exactamente, por lo que se trata de una férmula matematica sencilla pero extremadamente itil para los propésitos contables Con el fn de identiticar y ubicar con facilidad las cuentas que afectan tas diferentes tran- ssacciones es relevante formular siempre las siguientes preguntas: 1. Qué hecho econémico sucede realmente? 2, {Cudles son las cuentas que intervienen? 3. {Qué cuenta registra en el lado debe y cual registra en el haber? 4. {Qué valor debita faumental y qué valor acredit (disminuyel? xr ‘Se adquiere un escritorio para la oficina en US$ 170,00, valor que fue cancelado en efectivo, TABLASabla 4 Personificacion de ecuaciOn 2 Saldo acreedor Capitulo «La EMBRESs, FUNDAMENTaS ¥ PROCESO CONTABLE 1 Oprscionesecondmicesy ncesiad de registro usando cuentas cantabies ~~ [eam a be MUEBLES PARA OFICINA 1, Mucbles de ofiina(escritorie adquiridal 2. Caja dinera con et que pagamos ta compral 3. Muebles de ofcina: esta recibiendo; por tanto. registra en el Lado izquierdo de ia cuenta, vale decir enet “debe” | 4 Cajaresté entregando; por tanto registra en al lado derecho, es decir en el “haber” 5 Muebles de ofcina: registra en el debe Qué valor debita y que valor acredita 170,00 4. Caja: registra en ol haber USS 17 Qué cuenta registra en el lado “debe” y ‘cual registra en el lado “haber 1.4.5.1 CALCULO DEL SALDO DE UNA CUENTA Silos registros se realizaron en forma correcta, el saldo de la cuenta ser igual al valor que resulte de restar et debe con el haber. Una ver realizada esta operacién, se encontrarén diferentes casos que van a determinar ol tipo de saldo de cada cuenta Saldo deudor ED > H Saldo deudor. Se obtiene cuando la sumatoria del debe es mayor que la sumatoria del haber de la misma cuenta Saldo acreedor. Se obtiene cuando la sumatoria del haber es mayor que la sumatoria del debe de la misma cuenta. Saldo acreedor DH > D Satdo nuto: Cuando los lados debe y el haber son iguales, entonces se establece un saldo cero {0] onulo 1.4.8.2 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS ‘Una vez que se ha conceptualizado a la cuenta contable, se ha explicado su dinamica y de- terminado su funcién se esté listo para conocer las diferentes categorias y clases de cuenta. Existen varios puntos de vista, segun los cuales se pueden clasificar las cuentas. Se analiza- ran detenidamente los tres mas importantes + Por el grupo al que pertenece: + Cuentas de activo. Aquellas que denotan el contro de la empresa en bienes, valores 0 derechos. Aqui se encuentran cuentas coma: caja, bancos, documentos por cobrar, seguros pagados por anticipado, terrenos, etc. + Cuentas de pasivo. Representan las deudas que tiene la empresa con terceras personas. Se pueden mencionar, entre otras, as siguientes cuentas: sueldos por pagar, préstamos por pagar, impuestos por pagar, hipotecas por pagar, ingresos cabrados por anticipado, ete + Cuentas de patrimonio. Representan los aportes de los sacios, los resultados y las reservas de la empresa. Entre las principales cuentas estén: capital social, reserva legal, utilidad del ejercicio, etc + Cuentas de ingresos (rental. Representan los ingresos o beneticios que la empr esa ‘obtuvo por prestar un servicio, comercializar o producir Bienes. Por ejemplo, ingresos por servicios prestados, ventas, arriendos ganados, intereses ganados, comisiones ganadas, etc.Capitulo La EMPRESA, FUNaAMENTOS eRacESD CoNTABLE 1.4 Opracioneseconémicas ynecosidad de registro uande evans contables * Cuentas de gasto. Representan los valores pagados por el uso de bienes 0 servicios de consumo inmediato. Los gastos no son recuperables irectamente, y a lavez son indispensables para generar una renta. Por ejemplo: gasto arrienco, gasto sueldos, gasto publicidad, gasto intereses, etc. + Por el sald: + Cuentas deudoras. En este grupo se encuentran todas las cuentas del activo y las {que denotan gastos y costo de ventas. Como caso de excepcién se presentarén ciertas cuentas que regulan el valaracién inicial de los activos como: depraciacién acumulada, amortizacién acumulada, provisiones cuentas incobrables y otras similares, esas cuentas tendrén salde acreedor pero han de presentarse en el activo restando a las cuentas vinculadas, mas adelante al hablar de ajustes se ‘explicard estos casos “especiales” + Cuentas acreedoras. En este grugo se encuentran las cuentas del pasivo, patrimanio e ingresos, que por su naturaleza van a tener un saldo acreedor. * Por el estado financiero en el que se presentan: Cuentas que pertenecen al Estado de resultado integral son aquellas que representan rentas y gastos. Los Ejemplos ya se describieron anteriormente. + Cuentas de Balance general, En este se presentan las cuentas del activo, pasivo y patrimanio. En conclusién: cada una de las cuentas que intervienen en el proceso contable deben clasificarse segiin los tres puntos estudiados, como en los siguientes ejemplos: = Los articulos que la empresa adquiere para comercializarlos y, por tanto, pasan @ ser controtados por ende a disposicién de la empresa y se esperar que estos al ser vendidos reporten beneficios en el futuro, pertenecen al grupo del activo bajo la denominacidn de mer- caderias. El saldo de esta cuenta es deudor y mientras permanezcan bajo el control empre~ sarial se presenta en el Balance general. ~ Elpago de intereses por un préstamo bancario es una cuenta de gasto, su saldo es deudor y pertenece al Estado de resultado Integral. 41.4.6 EL PLAN GENERAL DE CUENTAS: NECESIDAD, DEFINICION, NOMENCLATURA Y CODIFICACION Las NiiF-Nic promueven la uniformidad en el reconocimiento, valoracién y presentacién de los hechos econémicos [transacciones} que ejecutan dia a dia las entidades. En algin caso, plantea la posibilidad de tomar mas de un alternativa, dada la rultiplicidad de entes, cir- cunstancias 0 momentos que pudieran estar atravesando. En estos casos, la entidad debe autorregularse a través de politicas contables que aseguren siempre la trasparencia de la informacién. ‘Asi mismo, hace énfasis en los agrupamientos generales (denominaciones grupales) que la profesién ya los utiliza universalmente como activos, pasivos patrimonio, ingresos, costos {y gastos, Sin embargo, evita especificar denominaciones de detalle {cuentas} en.las que se acumulan hechos similares, pues entiende que cada ente en particular cubre operaciones disimiles: ineluso el uso del idioma y sus derivaciones pueden dar lugar a entendimientos equivoces. En tal razén, deja que cada entidad prevea el uso de cuentas apropiadas a las necesidades de informacion continua y de un fuerte control interno; por tanto, cada entidad tendra su propio listado. Cabe indicar que, en ciertos casos, puede resultar mas beneficioso disponer planes Gnicos, en especial en sectores especificos 0 especiatizados, como el del sector gubernamental o de sector bancario 0 en grupos econémicos cuyos titulares sean“ Capitulo + LA EMPRESA, FUNDAMENTOS ¥ PROCESO CONTABLE 1 Opersclonesecandmicesyncesied de regio vstndo cuentas contabies las mismas personas. Toda esta gama de grupos y cuentas se debe presentar en lo que se denomina Plan General de cuentas, otros prefieren \lamarto Catalogo de Cuentas. El plan general de cuentas es una lista en la que se ordena met6dicamente cada una de las cuentas, ideada de manera especifica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema 4e procesamiento contable. El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieras y estadisticos; a partir de esta informacién, la empresa tomar decisiones trascendentes. Toda empresa, sea comercial, industrial o de servicios na financieros, debe preparar su plan de cuentas, a partir de un estudio previo que permita conocer sus metas, particulari- dades, politicas y reglas, dentro del marco conceptual de la contabilidad moderna, previstos en las Normas Internacionales de Informacion Financiera (NilF-NiCh 1.4.8.1 NOI Por to anterior, un plan de cuentas debe ser especificoy particularizado. Ademas, tiene que reunir las siguientes caracteristicas: * Sistematico en el ordenamiento y presentacién. + Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas. + Homagéneo en los agrupamientos practicados, * Claro en la denominacién de las cuentas seleccionadas. CLATURA Laestructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cua- les, al ser jerarquizados, presentan los siguientes niveles: Primer nivel. El grupo esta dado por los términos de la situacién financiera y econémica, asi: Situacién financiera: + Active. + Pasivo + Patrimonio Situacién econémica * Cuentas de resultados deudoras (Gastosl * Cuentas de resultados acreedoras {Ingresos 0 rentas) Segundo nivel. El subgrupo esté dado por la divisién racional de los grupos, efectuada segiin algin criterio de uso generalizado, asi El activo se desagrega de acuerdo con el criterio de disponibilidad o liquidez, * Activo corriente. * Activo fijo 0 propiedad, planta y equipo. + Diferidos y otros activos. El pasivo se desagrega segin el criterio de exigibilidad + Pasivo corriente [corto ptazo) + Pasivo fij (Largo plazo}. + Diferidos y otros pasivos, El patrimonio se desagrega conforme el criterio de inmovilidad * Capital, * Reservas. + Superdvit de capital. + Resultados,Capitulo La eweResa, FuNgaweNtos ¥ proceso conrasLe 1.4 Oprscioneseconémicasynecesdad de ego vande cuentas contsbles Las cuentas de resultados acreedoras lIngresos} se desagregan asi + Rentas 0 ingresos operacionales + Rentas no operacionales, + Rentas por operaciones discontinuas Las cuentas de resultados deudoras (Gastos] se desagregan asi * Gastos operacionales. + Gastos no operacionales 1.4.6.2 C601G0 De CUENTAS Es la expresién resumida de una idea mediante ta utlizacién de nimeros, letras 0 simbo los: en consecuencia, e cédigo viene a ser el equivatente al nombre. Lo mas importante dal cédigo es que se constituye en el complemento perfecto del pian de cuentas. En general, el cédigo viene a reemplazer el nombre dela cuenta que se debe registrar, informary proceser. Enel campo administratvo, a codificacion sustituye los datos Con la codificacién de cuentas se obtienen las siguientes ventajas: + Simplitica el praceso de (a informacién, es decir, agiliza el registroy procesamiento de este * Facilita el archivo y la rapida ubicacién de las fichas o registros que representan las cuentas Permite la incorporacién de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones, + Posiilita, mediante la asignacién de cédigo, que se puedan distinguir las clases de cuentas [Ejemplo: si se asigna el digit 1 al activo: una cuenta que lleve el nlimero 1101 indicaré que forma parte del activ + Permite el acceso, con relatva faclidad, al procesamiento automitico de datos El cédigo de cuentas se debe acoger a las siguientes caracteristicas: + Ser flexible, Capacidad de aceptar la intercalacién de nuevos items + Ser amplio. Capacidad de aceptar la intercalacién de nuevas categorias o jerarquias. + Ser funcional. Capacidad para funcionar a través de cualquier medio. 1.4.6.3 SISTEMAS DE CODIFICACION + Alfabético. Cuando se asigna a cada cuenta del plan un cédigo formado por una 0 varias letras. + Numérico, Se basa en la asignacién de nimeros como cédigos para identificar las cuentas. + Nematécnico. Se basa en la asignacién de cédigos que consisten basicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas. + Mixto, Cuando utiliza simultaneamente el ntimero, la letra o la abreviatura 4.6.3.1 Métodos de codificacién + Método serial simple. Se deben ordenar los datos segin algiin criterio, tuego se Les asigna un nimero, comenzando por el uno {t), respetando la serie numérica. Este método'no permite una clasificacién jerarquizada, + Método serial simple saltado. Ordenando los datos segin algin criteria, se saltao interrumpe la serie con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos, + Método serial en bloques. Establece un tipo de agrupamiento y de jerarquia al determinar limites, respetando ia serie numérica, para el grupo o la categoria Generalmente, et limite est dado por el (0). Ejempla:Tabla § Plan general de cuentas, empresa de 5 Capitulo! + LA EWPRESA, FUNDAMENTOS ¥ PRGCESS CONTABLE 1 Operaciones ecandmiasynecesidad de epstra usando cuenta consbles 4-10 Activo 1-20 Pasivo 1-30 Patrimonio igitos finales. Frente a cualquier composicién que tenga el digito, solo aquellos ubicados a la derecha del mismo son los que realmente canstituyen el cédigo. Este método sirve para disimular la infarmacién. Ejemplo: precios de venta, asi: 2510 /32102/ 43103, Método decimal puntuado. Establece la jerarquizacién de los datos. Este método es practico, facil de entender y descifrar, yes el mas utilizado en la practica contable por ser sencillo e integrador. Ejemplo: e utiliza para Grupo Subgrupo —Cta. mayor general Cts. mayor auxiliar 1 M1 1.1 14.01,002 En el momento en que se entra en una jerarqui rarquia mayor. inferior, se respeta el cédigo de la je- A continuacién se presenta un plan general de cuentas de una empresa de servicios, SERMA. RE JC Lida., aplicando el sistema de codificacién numérico decimal. Otro modelo praparado ‘segin sugieren las normas internacionales se encontrar en la Web, TABLA § PLAN DE CUENTAS COvIGO NOMBRE DE LA CUENTA — connienre Ca = — tajachica Bancas — Guentas por eobrara clentes OO ‘de materiales ysuminisire de afcina - WWAcompras ‘nticipo IVA retenido — Anticipo impuesio renta retenido Arriendos prepagados NO CORRIENTES Maquinaria y equipo de mantenimie ee — Depreciacién acumulada maquinaria y equips de manienimiento (-) Equipo de computacisn a Depreciacion acumulada equipe de computacién [1 35 Muebles y enseres : a 1.2.06 Depreciacién acumulada muebles y enseres — 4.2.07 Muebles de oficina 1.2.08 Depreciacién acumulada muetles de aficina [1 ogee 1.2.09 Equipo de oficina — - 1.2.10 __ Depreciacién acumulada equips de oficina 1.2.11 Vehieuio _— 12. Depreciacign vehicule FI8 Capiulo = LA EMPRESA, FUNDAMENTOS ¥ PROCESO CONTABLE 1.4 Upercionesecondmicasynecesteé de esr usando cvents consbles 21.01 Sueldes scumuladas por pagar 2.102 Beneficios sociales por pagar ~~ Participacién trabajadores por pagar a 2.1.04 Impuesto ale renta causado por pagar 2.05 Impuesio renta retenido por pagar iz 4,06 IVA retenido por pagar. 21.07 WVAventas 21.08 Servicios basicos acumulades por pagar 2109 21.10 Guentas por pagar a proveedores a = 24.31 Decummentos por pagar 3 proveederes _ 2432 Arriendos acurulados por pagar a SS 2433 Poreién cor 3 pasivos de largo plazo 22 No CORRIENTES 2.2.01 Préstamos bancarios a largo plaz= - 2.2.02 Hipotecas por pagar largo plazo 3 PATRIMONIO 3 CAPITAL 3.1.01 Capital 32 ‘RESULTADOS y RESERVAS OO 3201 Reservas ~~ 3.2.02 Superavitdecapltal 32.03 Uilidades relenidas 3.2.04 Utlidades acuales oT ienesos ae 4 breRar 08 a “Servicios presiados ‘Ventas de repuestos y accesories 41.03 Comisiones ganadas 41.04 Descuenio en compra por pronto page. — 41.05 Danaciones recibidas —~Aporte patronal ESS ‘Arriendo locales y ofcinas Gaste de cuentas incobrables 19 Servicios pasicos a 5.110 Suministros y materiales de oficina 5.111 Alimentacion empleadoe 5.112 Transporte y movilizacign = 5.1.13 Intereses pagados a bancos _Gomisiones bancarias — Gastos gener: Costas de ventas an ~~ Gasto depreciacion musbles Gasto depreciaci6n equipos mantenimiente NO OPERACIONALES - ~~ Bonificaciones especiales a empleados ~ Multas e intereses fiscales se, Paraelecioe iaticas arent est 29 ullzarin Las evetas principales