UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “GABRIEL RENÉ MORENO”

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Financieras

Carrera: Administración de Empresas

“REDISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA

EMPRESA ADMA”

Perfil de Trabajo Final de Grado

Taller de Investigación de Grado
Por:
Jose Andres
Profesor:
Lic. Eduardo Alandia Rodríguez

Santa Cruz de la Sierra- Bolivia

2020
IDENTIFICACIÓN

Título: Rediseño de una Estructura Organizacional para la

Empresa ADMA.

• Datos del Alumno:

I. Nombre completo: Jose Andres
II. Nº de Registro: 216004640
III. Dirección: santa cruz- av. mutualista
IV. Nº Teléfono: 78033857
• Tipo de investigación: Aplicada
• Modalidad de Trabajo: Individual
• Profesor guía: Lic. Eduardo Alandia Rodríguez
• Semestre – año: I/2020
 CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes.

Con el desarrollo de nuevas tecnologías ha cambiado radicalmente el uso de los medios

de comunicación, de compra-venta, las relaciones personales y laborales, y con ellos el
mercado y el modelo de marketing, exigiendo comunicación y feedback constante entre
público-producto. Se produce el paradigma de los productos gratuitos al público, gracias a la
financiación publicitaria (Hernández, 2018)
Bolivia, país inmerso en todos estos cambios y adaptándose al mercado actual, va
utilizando cada vez más el marketing y sus especialidades, aplicándolos dentro del sector
empresarial de las grandes, medianas y pequeñas empresas, de un país que se esfuerza en ser
competitivo en la esfera comercial y donde competir y conquistar mercados se convierte en la
regla del juego, instrumento de diferenciación en el ámbito nacional y en los diversos rubros
de la industria. (Gamarra, 2017)
El progresivo aumento de las inversiones en estrategias comerciales y comunicacionales,
se observan sobre todo en el eje troncal del país; Santa Cruz de la Sierra, La Paz y
Cochabamba; la utilización de la investigación de mercados como fuente de recolección de
información para la toma de decisiones estratégicas, el análisis del comportamiento del
consumidor y las estrategias del marketing digital van cobrando importancia, no podría ser de
otra manera ya que los cambios generados en el entorno comercial son una rueda que no deja
de avanzar. (Cabrera, 2015)
En Santa Cruz de la Sierra predomina las pequeñas empresas entre las cuales está
“ADMA” es una agencia de publicidad digital, específicamente trabaja con publicidad masiva,
desde hace más de dos años que se encuentran en el mercado. Es una empresa unipersonal
porque está compuesta por un solo socio y fundador y todo el capital es proveniente del
mismo.
Actualmente la empresa cuenta con 6 personas que son asignadas de acuerdo con el trabajo
o pedido del cliente, trabajan de acuerdo a una estructura “por proyectos” ocupando a los
trabajadores según el trabajo demandado. La empresa no cuenta con equipamiento propio, ya
que cada trabajador dispone de su propia herramienta de trabajo.
El pago del personal varía de acuerdo al presupuesto de cliente. Como la estructura es por
proyectos, los mismos trabajadores de la empresa tienden a ocupar su tiempo completo en
otros trabajos a contrato.
El servicio que realizan abarca lo que es el branding (proceso de creación de marca) y
diseño en general, trabajando también lo que es social media, es decir, redes sociales en
general, creaciones de boletines informativos, aplicaciones móviles, campaña de captación de
nuevos socios, usuarios o clientes, diseñando páginas web de acuerdo al plan o la necesidad
del cliente.
Los principales proveedores son: “HostGator”, una empresa de California que provee de
alojamiento web y “Google Analytics”, una empresa norteamericana que provee de
herramientas analíticas.
La empresa ADMA logró salir adelante beneficiando a empresas conocidas a nivel local
como “Nazarena spa” y “Centro cultural nosotros dos” generando mayor valor de marca,
mayor posicionamiento en el mercado y consolidando la identidad corporativa ante los
clientes y competidores.
La preocupación del Gerente de la empresa “ADMA” es la dificultad en el cierre de ventas
de los proyectos de publicidad digital con los clientes, lo que puede llegar a ocasionar: un
estancamiento con relación al crecimiento de la empresa y en el peor de los casos cierre de la
misma. Todo esto debido a una serie de causas como ser, que la empresa: carece de una
estructura organizacional formal, debido a que no está bien establecida, no está plasmada en
documentos y por lo tanto está sujeta a cambios; no cuentan con canales formales de
comunicación, ya que utilizan redes sociales para transmitir mensajes importantes y no así
comunicación formal como correo electrónico o cartas de comunicación formal; no cuentan
con manuales de procedimientos, funciones, cargos, contingencias, seguimiento y control,
siguen un procedimiento informal que no está plasmado en ningún documento; no cuenta con
la documentación legal necesaria, causando ciertas barreras para el cierre de ventas de
publicidad digital con los clientes.
Con respecto a la investigación que se está desarrollando no existen estudios similares.
1.2 Planteamiento del problema
Conforme a lo planteado en los antecedentes se determina que la agencia de publicidad
“ADMA” carece de una estructura organizacional adecuada que le permita concretar las
ventas de los proyectos de publicidad digital.
¿Qué acciones deben ser consideradas en la empresa ADMA para rediseñar la estructura
organizacional que le permita concretar las ventas de los proyectos de publicidad digital?

1.3. Delimitación

1.3.1. Delimitación temporal

El presente trabajo de investigación abarca desde octubre a noviembre de la gestión 2020.
1.3.2. Delimitación geográfica
El presente trabajo de investigación abordará en la casa matriz de la empresa “ADMA”
ubicado en la Av. Sistema Solar (sobre el sexto anillo) entre la calle Marte y Av. Claracuta,
N° de casa 5445, ubicado en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, provincia Andrés Ibáñez,
país Bolivia.
1.3.3. Delimitación sustantiva
El presente trabajo de investigación considera la aplicación de teorías y conceptos sobre
estructura organizacional.

1.4. Justificación

1.4.1 Justificación científica

La presente investigación busca rediseñar una estructura mediante la aplicación de teorías
y conceptos sobre el comportamiento organizacional que permita que la empresa pueda
concretar las ventas con los clientes. Ante esta situación, es importante que las empresas
desarrollen cambios en su estructura organizacional para una buena gestión administrativa
beneficiando a la empresa y a los clientes que acuden a ella.
1.4.2 justificación Social
Al proponer el rediseño de la estructura organizacional beneficiará directamente a los
trabajadores de la empresa unipersonal ADMA mejorando: la coordinación, que permite
integrar y perfeccionar. A su vez, de manera indirecta, beneficiará a los clientes como
resultado de una buena organización empresarial en aspectos como: tiempo de entrega del
producto, y cierre de ventas más efectivos.

1.4.3 justificación personal

El rediseño de la estructura organizacional ADMA es una excelente oportunidad para
crecer en mi carrera profesional, adquiriendo conocimiento sobre lo que es una estructura
organizacional, procesos administrativos y departamentalización por funciones. De esta
manera contribuirá a que pueda aplicar lo aprendido en mi formación como persona.

1.5. Objetivos
1.5.1. Objetivo general
Rediseñar la estructura organizacional de la empresa “ADMA”, para que posibilite
concretar las ventas con los clientes, esto atreves de conocimientos teóricos y conceptos sobre
estructura organizacional.
1.5.2. Objetivos específicos
 Describir los soportes teóricos sobre los cuales se sustentará la propuesta de la
estructura organizacional.
 Determinar la situación actual de la empresa mediante un análisis interno y externo.
 Establecer los canales y líneas de autoridad requeridas en la organización.

 Definir el modelo estructural adecuado a las actividades de la empresa.

 Estimar el presupuesto requerido para la implementación de dicha propuesta.

1.6 Metodología

1.6.1 Tipo de investigación

El tipo de investigación a desarrollar será descriptiva, analítica, y propositiva.
Investigación Descriptiva; debido a que la investigación busca medir e identificar el
problema estudiando las características, la estructura como se interrelacionan las distintas
áreas funcionales de la empresa y cuáles son sus funciones para así plantear soluciones.
Investigación Analítica; porque se analizaran los procesos administrativos y la
departamentalización de funciones de las distintas áreas. Para que a partir de él y de la
experiencia se pueda explicar el fenómeno estudiado.
 Investigación Propositiva; porque busca proponer el rediseño de la estructura
organizacional para que ayude a concretar las ventas de la empresa ADMA.

1.6.2 Método de investigación

El método utilizado a aplicar en la investigación será del tipo inductivo, porque se partirán
de los hechos con relación a la departamentalización por funciones y administración, para
luego concluir en un principio que permita la generalización en otros casos.

1.6.3 Técnicas de investigación

Observación, se aplicara de forma directa a los procedimientos y procesos administrativo

que realizan diariamente.

Encuesta, del tipo estructural se aplicara al personal operativo administrativo para

determinar su organización y funciones de cada uno.

Entrevista, se realizara al gerente administrativo con la asistencia de una guía de preguntas.

1.6.4 Medios de investigación
Los medio utilizado para la entrevista fue una grabadora de voz.
1.6.5. Fuentes de información
Para poder realizar esta investigación se necesita recaudar las diferentes fuentes de
información:

Fuentes primaria
Las encuestas que se emplearan serán en el área administrativa, para conocer con exactitud
donde aprietan las cosa, tiempo, recurso algo que dificulta que no fluya el sistema laboral.

Fuentes secundarias
Es la información ya documentada que se encuentra en fuentes externas y se relacionan al
objeto de estudio como ser, libros, tesis, artículos, entre otros. Está información será utilizada
en el rediseño de la estructura organizacional.
1.6.6. Proceso o pasos metodológicos
1. Revisión del plan de investigación
a) revisión bibliográfica
b) consulta a expertos
c) diseño del marco conceptual
2. Diseño de instrumentos
a) Definir el universo o población de muestra
b) diseño cuestionario
c) prueba piloto

3. Relevación de información
a) relevar información
b) validar la información
c) tabulación de la información
4. Análisis y conclusión de la información
a) análisis
b) conclusión de la información
5. Diseño de la propuesta
a) Redacción de la propuesta
b) Revisión del documento
6. Presentación del documento
a) diagrama de Gantt
Marco teórico

1. Administración
La administración es el manejo eficiente y eficaz de los recursos de una organización
y/o empresa que busca alcanzar los objetivos y/o metas a través del esfuerzo y trabajo en
equipo.

El proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de

metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional. Hitt Michael, black
Stewart y Porter; “Administración”, Novena Edición, Pearson Educación, 2006, Pág., 8.
La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos para lograr los objetivos organizacionales. Idalberto Chiavenato; “introducción a
la Teoría General de la Administración”, Séptima Edición, de, McGraw-Hill
Interamericana, 2004, Pág. 10.

1.1. Proceso administrativo

El proceso administrativo tiene 4 fases que mediante estas podemos realizar las
actividades dentro de una organización.
Planificación: procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para
lograrlos.
Organización: proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de
manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o serie de metas especificadas.
Implica disponer de la infraestructura y de los recursos materiales necesarios para cumplir
los objetivos planificados.
Dirección: función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de
un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. Tiene un alto mando de
liderazgo y motivación.
Control: proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
Implica la tarea de comparar las acciones realizadas con las acciones planificadas. Esta
función se desarrolla “mirando el pasado y al presente”. Chiavenato, Idalberto, Introducción
a la teoría general de la administración, edit. McGraw-Hill, Pág. 225-231.
 1.1.1. Planeación
La planeación es la primera en el proceso administrativo, y la podemos considerar la
más importante ya que en ella se analizan los objetivos y otras alternativas que se realizarán
en un futuro en la empresa.

“Como un estribo en elegir misiones y objetivos, las acciones para llevar a cabo
aquellas y alcanzar estos y que se requiere que tome decisiones”. Koontz, Harold,
Administración, 2004, Pág. 31.
“Es la primera función administrativa y se encarga de definir los objetivos para el futuro
desempeño organizacional”. Chiavenato, Idalberto, Introducción a la teoría general de la
administración, edit. Administración en los nuevos tiempos, 2002, Pág. 17
1.1.2. Organización
La organización es distribuir y asignar el trabajo entre los miembros de la empresa, para
alcanzar la meta o los objetivos fijados de la organización.
Según (Ponce, 2012) La organización “Es la estructuración de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de
un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados” (pág.212 )
Para (Stoner, 1996) la organización “Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la
autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos
puedan alcanzar la meta de la organización” (pág.12).
1.1.3. Dirección.
La dirección influye, guía y dirige en las actividades de los miembros de la organización
con respecto a sus tareas asignadas.

Según (Ponce, 2012) La dirección “Es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los
subordinados” (pág. 305).

En cambio para (Stoner, 1996) La dirección “Implica mandar, influir y motivar a los
empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales
para las actividades de la dirección” (pág. 13).

1.1.4. Control
El control es asegurar que los resultados pasados y reales, estén en relación o se ajusten
con los resultados proyectados, con el fin de corregir sus errores y poder repararlos.

Según (Agustin, 2012) el control “Es la medición de los resultados actuales y pasados, en
relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y
formular nuevos planes” (pág. 355).

Para (Orbenes, 2007) Control “Es la evaluación de las actividades ejecutadas, las mismas
que son revisadas, medidas y comparadas con los estándares esperados, con el objeto de
corregir las desviaciones que hubiese por medio de medidas, o bien para reforzar el
conocimiento”( pág. 94).

1.2. Estructura Organizacional

En la estructura organizacional, las partes están integradas, es decir que se relacionan de
tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en
los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización
toda.
 “La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja
la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la
coordinación efectiva entre las mismas” (Burgos, 2006, p.33).
“La estructuración de las organizaciones puede asumirse como un patrón de variables
creadas para coordinar el trabajo de los agentes organizacionales, resultante de los procesos
de división del mismo, que generan rutinas formalizadas, diferenciadas y estandarizadas,
intentando controlar y hasta predecir su comportamiento” (Marín, 2011, p.46).

1.2.1 Estructura de la organización – Autoridad

La autoridad la podemos definir como la capacidad de ejercer el poder conferido por el
cargo asignado que implica tomar decisiones, y recibir y dar instrucciones.

Al respecto Rojas & Parrado (2010) corroboran que “La Autoridad en una organización es
sencillamente la discrecionalidad conferida a los individuos para aplicar su propio juicio a la
toma de decisiones y el giro de instrucciones.” (pág. 131).
De manera más sencilla podemos definir la autoridad como la facultad de que está
investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean
cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta
considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo (Natorabet, 2019).

1.2.1.1. Coordinación
La coordinación es un principio básico de la Organización que sustenta el equilibrio de las
partes de la organización unificando las funciones de manera ordenada en un solo sistema.
La coordinación consiste en, según Oxford Dictionaries (2019) “Combinar medios técnicos
y personas y dirigir sus trabajos para llevar a cabo una acción común”. “La coordinación tiene
como fin lograr que los diferentes departamentos funcionen como una unidad. Es el resultado
de la necesidad que tienen las organizaciones de integrar diversas funciones…” (Johnny
Burgos, Pág.41).

1.2.1.2. Centralización
La centralización se centra en la autoridad de toma de decisiones en una sola persona,
manteniéndose esta última en la parte más alta de la estructura organizacional.
 Podemos definir la centralización como la concentración de las atribuciones, funciones
políticas o administrativos de una organización (Word Reference, 2019). Tomando la
centralización como aspecto de la administración Rojas Roxana & Parrado Adolfo (2010) “Es
la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones.”

1.2.1.3. Descentralización
Descentralizar es desconcentrar el poder de toma de decisiones. La descentralización no
se aprecia en el organigrama, pues en este si podemos ver quien depende de quién, pero no
alcanzamos a apreciar quién es quién toma las decisiones en la organización.
“Delegación de tareas y difusión del poder para tomar decisiones sobre las distintas
partes de la organización, por tanto, no solo se cede la tarea, sino que delega el poder para
toma decisiones y la responsabilidad sobre ellas” (Burgos, 2006, p.44).

“La descentralización expresa el grado de delegación del derecho de decisión hacia la línea
media y niveles más bajos” (Marín, 2011, p.52).

1.2.2. Departamentalización
Especificación de las tareas a realizar en cada posición de trabajo y agrupamiento de las
tareas similares y/o relacionadas en departamentos, lo que a su vez serán agrupados en
unidades mayores que los contengan, de acuerdo a su especialización, similitud o
vinculación de procesos o funciones. “Departamentalizar es agrupar tareas homogéneas de
acuerdo a algún criterio” (Burgos, 2006, p.40).

“Agrupamiento de las actividades que realiza la organización en unidades, áreas o

departamentos, bajo criterios lógicos con el objetivo de obtener mejores resultados en
conjunto (se desarrolla desde la base de la pirámide hacia arriba)” (Burgos, 2006, p.44).

“Se refiere a la selección de las bases, a partir de las cuales, los cargos serán agrupados en
unidades y éstas, a su vez, en unidades de orden superior” (Marín, 2011, p.51).

1.2.2.1. Departamentalización por función

La departamentalización por función consiste en organizar las actividades, tareas y dividir
el trabajo de acuerdo a la capacidad y habilidad de cada persona con el fin de facilitar el logro
de sus objetivos.
 “La departamentalización por funciones, una de las más utilizadas, tiene la ventaja de la
especialización, pero tiende a formar comportamientos estancos dado que los distintos
sectores no se interesan por la labor de los demás. Por ello en la actualidad se utiliza una
separación por propósito u objeto y a partir de ahí se aplica la departamentalización por
funciones” (Burgos O.,2006, p.40).
“La departamentalización por funciones agrupa las actividades de acuerdo con las
funciones que se desempeñan” (Stephen P. Robbins, p.163 David A. decenzo).

1.2.3. Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de
una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan
entre sí los órganos que la componen.
“Un organigrama consiste en hojas o cartulinas en la que cada puesto de un jefe se
representa por cuadro que en cierra el nombre de ese puesto, (y en ocasiones de quien lo
ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad
y responsabilidad” (Agustín reyes Ponce, Pág. 33,1993)

“El organigrama que representa, entre otras cosas, la forma en que se han agrupado las
tareas, actividades o funciones en una organización. Muestras las áreas o departamentos de
una organización. El organigrama da una visión global de la organización, permite comparar
esta con otras organizaciones y aclara rápidamente las incongruencias, como las fallas de
control, duplicación de funciones” (Burgos, 2006, p.43)

1.1. Herramienta administrativa

Las herramientas administrativas a utilizar son la calidad total, reingeniería, empowerment,

que consiste en los siguiente; la calidad total todos los miembros de la organización
buscan mejorar la calidad de forma continua y gradual, no sólo en los productos, sino también
en todos los aspectos de la empresa tales como: en los trabajadores, en los insumos, en los
procesos, en la atención al cliente, y en los proveedores. La reingeniería es el rediseño o
modificación de los procesos dentro de la organización con el propósito mejorar (costo,
calidad, servicio, productividad, rapidez). El empowerment que consiste en delegar poder,
autoridad a los subordinados con el propósito de aumentar su autonomía para que puedan
tomar decisiones.
 “La herramienta administrativa unas de las cosas importantes para el proceso de decisión
que ha venido tomando suma importancia es la negociación que se realiza y la manera de
cómo se hace” (Chiavenato, 2011, p.308)
La calidad total, también conocida como gestión de la calidad total, es una filosofía, cultura
o estilo de gerencia que involucra a todos los miembros de una organización en el
mejoramiento continuo de la calidad en todos los aspectos de la empresa.
La reingeniería o reingeniería de procesos es una técnica o herramienta de gestión que
consiste en reinventar o rediseñar los procesos de una empresa de una forma radical, poniendo
en marcha medidas críticas es aspectos básicos y altamente influyentes como los costos, la
calidad, el servicio y la rapidez.
No se trata de hacer algunas mejoras o implantar pequeñas correcciones y modificaciones
sobre procesos ya implementados, sino de poner en marchas sistemas y circuitos de
funcionamiento totalmente nuevos, que implican importantes cambios tecnológicos, nuevas
inversiones y replanteamientos muy importantes en la forma de funcionar y realizar los
diversos trabajos y tareas.
El empowerment o empoderamiento consiste en delegar, otorgar o transmitir poder,
autoridad y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para
aumentar su autonomía para que puedan tomar decisiones importantes y ejecutar tareas sin
necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores.
En esta ocasión, nos encontramos ante una técnica o herramienta que consiste en el
seguimiento y comparación de empresas similares o del mismo ámbito sector de actividad.
https://www.isotools.org/2015/04/27/principales-herramientas-de-gestion-empresarial-
funcionamiento-y-caracteristicas/

1.3.1 Manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de
una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, entre otras.) como las instrucciones y lineamientos para
que desempeñe mejor su tarea. Pintos Trías, Gabriela (2009). “Los manuales administrativos
hoy”. Recuperado de https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/42885035/2009-05-
Los_Manuales_Administrativos_Hoy.pdf?response-content-disposition=inline%3B
%20filename%3DLos_manuales_administrativos_hoy.pdf&X-Amz-Algorithm=AWS4-
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1.3.2. Pasos de elaboración de un manual administrativo

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie
de pasos. Estos pasos o etapas se explican brevemente a continuación:

A. Planificación del Trabajo.

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los

manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades
administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se
deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin
de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.

También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se
utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de
información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la
elaboración de los manuales.

B. Búsqueda de la Información.
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información
necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas
establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta
información se puede realizar mediante:

● Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o

electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del
manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de
reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de
labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
 ● Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra
escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas,
observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los
funcionarios que la conocen.

C. Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta
deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo
del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las
siguientes preguntas:

● ¿Qué trabajo o actividad se hace?

● ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del

responsable ¿Quién lo hace?

● ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?

● ¿Para qué se realiza el trabajo?

● ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?

● ¿Cuándo o en qué momento se hace?

● ¿Por qué se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las

actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se
presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la
secuencia y lógica de la información.

D. Elaboración del Manual.

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el
manual administrativo, para ello se debe considerar:

● La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un

vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo.
 ● La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio
físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.

● El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia

lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros
aspectos de forma.

E. Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al
jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para
que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades,
atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a
la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

F. Autorización del Manual.

Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto,
el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá
autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y
distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.

G. Difusión y distribución del Manual.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo
entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo
tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la
versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la
Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional
de la institución.

H. Revisión y Actualización del Manual.

Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los
cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la
realidad institucional. mdjesus (2010) “Elaboración de Manuales Administrativos”
https://mdjesus.wordpress.com/2010/06/10/elaboracion-de-manuales-administrativos/

1.3.3 Manual de funciones

El manual de funciones es un documento administrativo que contiene la descripción de los
cargos, así también como sus requisitos y responsabilidades, y estructura empresarial para su
mejor comprensión. Es de carácter flexible y facilita la comprensión de las estructuras
organizacionales. Actúa como complemento escrito del organigrama y junto con él forma
parte del manual de organización.
De cada puesto de trabajo incluye.
Objeto: Finalidad del sector de la organización.
Puesto: La descripción del cargo, y sus misiones y funciones básicas.
Responsabilidad: La descripción de las tareas por las cuales responde el sector.
Autoridad: Quienes dependen de él y de quien depende el sector.
Información: Qué información debe generar y recibir el sector, y con qué grado de detalle y
periodicidad.
Actualización: La especificación del procedimiento de actualización periódica y la revisión
del manual de organización. Sistema de Organización Administrativa (SOA)
https://www.mintrabajo.gob.bo/images/RR.HH/Transparencia/mof-MTEPS-2013.pdf
Burgos, J. (Ed.). (2006). Comportamiento y desarrollo organizacional. Santa Cruz de la
Sierra, Bolivia.

1.3.4 Manual de procedimientos

Los Manuales de Procedimientos son herramientas efectivas del Control Interno las cuales
son guías prácticas de políticas, procedimientos, controles de segmentos específicos dentro de
la organización; estos ayudan a minimizar los errores operativos financieros, lo cual da como
resultado la toma de decisiones óptima dentro de la institución. Es el documento que contiene
la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. Vivanco Vergara María Eugenia, (2017)]
“LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS COMO HERRAMIENTAS DE
CONTROL INTERNO DE UNA ORGANIZACIÓN” http://scielo.sld.cu/scielo.php?
script=sci_arttext&pid=S2218-36202017000300038
1.4. Tabla de contenido tentativo

Capítulo I: Introducción
1.1. Antecedentes

1.2. Planteamiento del problema

1.3. Delimitación

1.3.1. Geográfica

1.3.2. Temporal

1.3.3. Sustantiva

1.4. Objetivos

1.4.1. Objetivo General

1.4.2. Objetivos Específicos

1.5. Justificación

1.5.1. Teórica o Científica

1.5.2. Social

1.5.3. Personal

1.6. Metodología

1.6.1. Tipo de investigación

1.6.2. Método de investigación

 1.6.3 Técnicas de investigación

1.6.4. Instrumento de investigación

1.6.5. Fuentes de información

1.6.5.1. Fuentes primarias

1.6.5.2. Fuentes secundaria

1.6.6. Procesos o pasos metodológicos

Capítulo ll: Marco Teórico

1. Administración

1.1. Proceso Administrativo

1.1.1. Planeación

1.1.2. Organización

1.1.3. Dirección

1.1.4. Control

1.2. Estructura Organizacional

1.2.1. Estructura de la Organización - Autoridad

1.2.1.1. ¿Qué es coordinación?

1.2.1.2. Centralización

1.2.1.3. Descentralización

1.2.2. Departamentalización
 1.2.2.1. Departamentalización por función

1.2.3. Organigrama

1.3. Herramientas Administrativas

1.3.1. Manuales administrativos y objetivos

1.3.2. Pasos de elaboración del manual administrativo

1.3.3. Manual de funciones

1.3.4. Manual de procedimientos

1.4. Tabla de contenido tentativo

1.4.1. Cap. 1 – Introducción

1.4.2. Cap. ll: Marco Teórico

1.4.3. Cap. III: Diagnóstico

1.4.5. Cap. IV: Propuesta

1.5. Anexos

1.6. Bibliografía

1.7 Cronograma (diagrama de Gantt)

Capítulo III: Diagnóstico

1. Reseña Histórica

2. Estructura Organizacional

3. Valores

4. Descripción de procesos clave

5. Reglamento de política de seguridad y salud

6. Análisis FODA

7. Levantamiento de información y resultado

Capítulo IV: Propuesta

1. Propuesta de estructura organizacional

1.1. Propuesta de organigrama empresarial

1.2. Propuesta del organigrama funcional

1.3. Manual de funciones

1.4. Acciones y lineamientos estratégicos

Capítulo V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. Conclusiones

2. Recomendaciones
ANEXOS

1.5.1. Bibliografía
● Hitt Michael, black Stewart y Porter; “Administración”, Novena Edición,
Pearson Educación, 2006, Pág., 8.

● Chiavenato, Idalberto; “introducción a la Teoría General de la

Administración”, Séptima Edición, de, McGraw-Hill Interamericana,
2004, Pág. 10.

● Chiavenato, Idalberto, Introducción a la teoría general de la

administración, edit. McGraw-Hill, Pág. 225-231.

● Koontz, Harold, Administración, 2004, Pág. 31.

● Chiavenato, Idalberto, Introducción a la teoría general de la

administración, edit. administración en los nuevos tiempos, 2002, Pág.
17.

● Henry Mintzberg. (1998)

● Burgos, J. (Ed.). (2006). Comportamiento y desarrollo organizacional.

Santa Cruz de la Sierra, Bolivia.

● Marín Idárraga. (Ed.). (2011). Estructura Organizacional y sus

parámetros de diseño. Bogotá, Colombia.
 1.5.2. Diagrama de Gantt

mayo junio julio agosto

ACTIVIDADES
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Revisión bibliográfica, consulta a expertos del  xx  xx
plan de investigación. x x                            
Desarrollo del respaldo teórico y conceptual de la  xx
propuesta.   x                          
 xx  xx
Recolección de la información.   x x                      
Análisis e interpretación de los datos  xx  xx  xx
correspondiente a la investigación.       x x x                
Relevar información, validar información y  xx
tabular la información.                 x              
 xx
Análisis y conclusión de la información.               x            
 xx  xx
Diseñar la estrategia promocional.                     x x        
 xx  xx
Redacción de la propuesta.                       x x    
 xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx  xx
Revisión del documento. x x x x x x x x x x x x x x x  
 xx
Presentación final del proyecto.                           x