UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL BENI

“JOSE BALLIVIAN”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
CARRERA CONTADURIA PÚBLICA - RIBERALTA

PROYECTO DE GRADO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE ACTIVOS

FIJOS DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL BENI JOSE
BALLIVIAN RIBERALTA

Univ. Gloria Stefani Ojopi Guatia

Postulante

Lic. Reina Isabel Gadella Mariaca

Tutor

Riberalta - Abril - 2023

 Contenido
1. ANTECEDENTES.....................................................................................................................1
2. DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA..................................................................1
2.1. Identificación del Problema...........................................................................................1
2.2. Formulación del Problema............................................................................................2
2.3. Sistematización del Problema.......................................................................................2
3. JUSTIFICACIÓN......................................................................................................................4
3.1. Justificación Teórica......................................................................................................4
3.2. Justificación Metodológica............................................................................................6
3.3. Justificación Práctica.....................................................................................................6
4. OBJETIVOS.............................................................................................................................7
4.1. Objetivo General...........................................................................................................7
4.1.1. Objetivos Específicos.............................................................................................7
4.1.2. ALCANCE................................................................................................................8
5. MARCO CONCEPTUAL...........................................................................................................8
5.1. Activos Fijos tangibles...................................................................................................9
5.2. Administración..............................................................................................................9
5.3. Supervisión....................................................................................................................9
5.4. Control de gestión.......................................................................................................10
5.5. Manual........................................................................................................................10
5.6. Clasificación de los Manuales......................................................................................11
5.6.1. Manual de Historia del Organismo......................................................................11
5.6.2. Manual de Organizacion......................................................................................11
5.6.3. Manual de Politicas.............................................................................................12
5.6.4. Manual de Procedimientos..................................................................................12
5.6.5. Manual de Politicas y Procedimientos.................................................................12
5.7. Manual de Producción................................................................................................13
5.7.1. Manual de Finanzas.............................................................................................13
5.7.2. Manual de Contabilidad......................................................................................13
5.7.3. Manual de Personal.............................................................................................14
5.7.4. Procedimientos...................................................................................................14
5.7.5. Manual de Políticas y Procedimientos.................................................................15
 5.7.6. Ventajas del Manual de Procedimientos.............................................................15
5.7.7. Activos Fijos.........................................................................................................15
5.7.8. Estudios de Cuentas del Activo Fijo.....................................................................16
5.7.9. Características.....................................................................................................16
5.7.10. Depreciación de Activo Fijo.................................................................................17
5.7.11. Bajas de bienes de uso........................................................................................18
5.7.12. Bajas de Activos Fijos...........................................................................................19
5.7.13. Responsables de los Activos Fijos........................................................................21
5.7.14. Sistema de Administración de Bienes y Servicios................................................21
5.8. MARCO LEGAL Y NORMATIVO.....................................................................................23
5.9. LA LEY 1178, DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL GUBERNAMENTAL (SAFCO)..............23
6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN...............................................................................24
6.1. Metodología................................................................................................................24
6.2. Tipo de Estudio............................................................................................................25
6.3. Método a Estudiar.......................................................................................................25
6.4. Fuentes y Técnicas de Recolección de Información.....................................................25
7. INDICE TENTATIVO..............................................................................................................27
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO FINAL.....................................................28
9. BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................29
1. ANTECEDENTES

La Universidad Autónoma del Beni "José Ballivián" fue creada el 18 de noviembre de

1967 mediante la Ley de la República de Bolivia No. 352, promulgo a durante el
Gobierno Constitucional del Gral. René Barrientos Ortuño. Nuestra Casa de Estudios
Superiores, con sede principal en la Ciudad de la Santísima Trinidad, Capital del
Departamento del Beni, es una entidad de derecho público, con personería jurídica
propia y con capacidad plena para el ejercicio de todos los actos de la vida civil y
pública. Es una institución de educación superior que forma parte del Sistema Nacional
de Universidades en igual jerarquía y autonomía que las otras universidades, tal como lo
establece la Constitución Política del Estado en los artículos 185 y 187. Sus actividades
académicas se iniciaron el 1ro. de marzo de 1969 con la carrera de Ing. Zootécnica, en
una sesión solemne realizada en el Cine Teatro “Trinidad”, con la presencia del
Presidente Constitucional de la República, Ministros de Estados , Senadores, Diputados y
autoridades nacionales especialmente invitadas para el efecto .

2. DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

2.1. Identificación del Problema

Los Activos Fijos constituyen una de las inversiones más significativas dentro de una
institución al momento de adquirirlos y dar de Baja, es por ello que son considerados de
gran importancia para el correcto funcionamiento de la misma.

La Universidad Autónoma del Beni José Ballivián Riberalta Tiene bajo su cargo; la
Disposición de Bienes y Baja de bienes. Pero para la realización de este propósito la
UAB JB. No cuenta con una reglamentación especifica vigente que norme la función del
encargado del manejo de las bajas de activo fijos. Cabe mencionar que en toda
institución es necesario disponer de un Reglamento de control de Bajas de Activos Fijos

1
que permita mejorar las actividades administrativas y financieras de la Universidad
mediate una corrector ejecución de cada uno de los procesos, el cual se lo llevará a cabo
mediante un estudio y análisis de los mismos, logrando un rediseño de políticas y
procedimientos que permitan asegurar cambios con efectos positivos dentro del área
administrativa de la Universidad Autonoma del Beni “Jose Ballivian”.

Nuestro interés por el tema surgio por una serie de irregularities presentes en la
administration de bienes que forman parte del patrimonio de esta Universidad, tales
como la presencia de obsolescencia en activos fijos, pérdidas y/o extravíos de bienes,
inexistencia de procesos y la falta de registros estandarizados en cada uno de los mismos

2.2. Formulación del Problema

En lo anteriormente mencionado surge la siguiente pregunta:

¿Es necesario elaborar un manual de procedimientos que sirva de guía en el

manejo de bajas de activos fijos muebles y equipo de computación?

2.3. Sistematización del Problema

a) De tipo Exploratorio

1. ¿Cómo influye la falta de una normativa específica en el manejo de bajas de activos

fijos muebles, equipo de computación, vehículos, aire acondicionado, entre otros activos
de la institución en la Universidad Autónoma del Beni José Ballivián?

2. ¿Cómo optimizar el manejo de activos fijo mueble, equipo de computación, vehículos

entre otros activos de la institución?

3. ¿El manejo de Activo fijos muebles equipo de computación vehículos entre otros
activos dentro de la institución de la Universidad Autónoma del Beni “José Ballivian”?

2
4.- ¿Están de acuerdo con normativas vigentes?

b). De tipo descriptivo

1. ¿. El crecimiento económico de la institución Universidad Autónoma del Beni “José

Ballivian”. ¿Es una condición necesaria para incrementar los niveles de control en el
manejo para las bajas de activo fijo muebles, equipo de computación vehículo entre
otros activos?

2. ¿Cuáles son los derechos y obligaciones del funcionario con respecto a los activos que
se encuentran bajo su resguardo?

3. ¿Se definen estándares de trabajo para el alcance de los objetivos que se traza el Área
de las bajas de activos fijos de la Universidad Autónoma del Beni José Ballivian?

c). De tipo correlacional

1. ¿La adquisición para la Baja activos fijos (muebles, equipos de computación,

vehículos, entre otros activos) depende de una correcta formulación del P.O.A. de cada
Unidad de la Universidad Autónoma del Beni “José Ballivian”?

2. ¿Los funcionarios del Área de Baja de Bienes de la Universidad Autónoma del Beni
“José Ballivian”? están capacitados profesionalmente para brindar servicios con
eficiencia?

3. ¿Cuándo se solicita información sobre el manejo de activos al Área de Baja de

Bienes? Esta lo realiza con eficiencia?

d) De tipo explicativo

1. ¿Qué tipo de control se realiza en el manejo en la baja de activos fijos?

3
2. ¿Se cuenta con registros actualizados para el control en la Baja de activos fijos?

3. ¿La Universidad Autónoma del Beni José Ballivián de Riberalta utiliza los servicios
de consultores externos para el control en la baja activos fijos?

3. JUSTIFICACIÓN

3.1. Justificación Teórica

a) Jurídica

Después de haber realizado una verificación se ha podido constatar que la

administración de la Universidad Autónoma del Beni José Ballivián de Riberalta no ha
elaborado un manual de procedimientos para la oficina de bienes y servicios en que
incluya los procesos del subsistema de manejo de bienes, si se cuenta con un reglamento
para uso, consumo y baja de los bienes asignados de la Universidad Autónoma Del Beni
José Ballivián. para poder desarrollar el manual de procedimientos se tiene que tomar en
cuenta el art. 8 del d. s. 25964 “art.8 (elaboración de reglamentos específicos) las
entidades públicas sometidas al ámbito de aplicación de las presentes normas básicas,
conforme al art. 27 de la ley 1178 deberán elaborar sus reglamentos específicos del
sistema de administración de bienes y servicios tomando como base fundamental los
principios, previsiones, funciones y responsabilidades establecidas en las presentes
normas básicas y en los modelos de pliego que forman parte de las mismas adaptándolos
a la estructura organizativa de cada entidad. Los reglamentos específicos elaborados,
deberán ser compatibilizados por el órgano rector, en forma previa a su aprobación por
la entidad pública mediante resolución administrativa correspondiente”. de acuerdo a lo
establecido en el d. s. 25964 art. 9 inciso a) indica: “las entidades públicas para la
implementación del sistema de administración de bienes y servicios, deberán aplicar
obligatoriamente los procedimientos operativos establecidos en el manual de
contrataciones de bienes y servicios y el manual de manejo y disposición de bienes y
servicios contemplados en el sistema integrado de gestión y modernización

4
administrativa (sigma), de acuerdo al cronograma de capacitación e implementación en
cada entidad”. Siendo modificado por el art. 2 del d. s. 26144 de 6 de abril de 2001 y
dice: “art. 9 (manual del sistema de administración de bienes y servicios) se
complementa el párrafo con el siguiente texto. al final contemplados en el sistema
integrado de gestión y modernización administrativa (sigma), de acuerdo al cronograma
de capacitación e implementación en cada entidad.

Se tiene entonces la base legal necesaria para realizar el manual de procedimientos

específico del Manejo y Disposición de Activos Fijos (Muebles y Equipos de
Computación) para responder al vacío legal existente en la Universidad Autónoma Del
Beni José Ballivian Riberalta

b) Administrativa

“En una época de complejidades cambios e incertidumbres como las que atravesamos
hoy la administración se volvió una de las más importantes áreas de la actividad
humana”.

El encargado de la unidad administrativa es el responsable principal ante la máxima

autoridad ejecutiva por el manejo de bienes en lo referente a la organización,
funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia, por el
cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y cumplimiento de los
reglamentos, procedimientos, instructivos y por la aplicación del régimen de
penalizaciones por daño, perdida o utilización indebida.

Se hace necesario entonces la elaboración de un manual de procedimientos para el

Manejo y Disposición de Activos Fijos (Muebles y Equipos de Computación) de la
oficina de bienes y servicios en La UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL BENI “JOSÉ
BALLIVIAN” RIBERALTA, para de esta manera contar con instrumentos
administrativos necesarios para el desarrollo de las funciones de la UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DEL BENI “JOSÉ BALLIVIAN” RIBERALTA.

5
c) Contable

La importancia de tener un detalle completo de las bajas activos fijos (depreciables y no

depreciables) que figuren en la contabilidad principalmente se refleja en que con el paso
del tiempo la cantidad de activos fijos que puede adquirir un mismo ente económico
puede llegar a ser significativa. Por tal motivo es conveniente que desde el mismo
comienzo de operaciones del ente económico, los responsables de llevar los registros
contables establezcan procedimientos para lograr adecuado control de la información
relacionada con los mismos (descripción, ubicación, monto, vida útil, depreciación
acumulada, etc.).

Dada la magnitud de inversión asignada para la adquisición de bajas activos fijos en la

Universidad Autónoma del Beni “José Ballivian”, es imprescindible la formulación de
un Manual de Procedimientos para el Manejo de Bajas de Activos Fijos (Muebles y
Equipos de Computación).

3.2. Justificación Metodológica

La aplicación de los métodos utilizados en el presente proyecto nos permitió reunir la

información de manera útil, oportuna y seleccionada, partiendo de la revisión de la
documentación que respalda los procesos ya establecidos que realiza la Unidad de
Bienes y Servicios por el encargado para bajas de activos fijos y aplicar las pruebas
sustantivas necesarias, de esta manera establecer si la información administrativa -
financiera presentada es confiable y adecuada, esto permitió evaluar el control interno y
el nivel de seguridad que proporciona la misma para la emisión de informes finales y
analizar los mismos para determinar las deficiencias en su exposición todo este proceso
se lo realizo dando cumplimiento a los métodos de deducción e inducción.

6
3.3. Justificación Práctica

La justificación práctica se refiere a que elaborando el Manual de Procedimientos para el

Manejo para la Bajas de Activos Fijos (Muebles y Equipos de Computación) de la
Universidad Autónoma del Beni José Ballivián Riberalta se contribuirá al cumplimiento
de metas, objetivos de área y establecimiento de normativas los mismos que están
inmersos en objetivos institucionales de gestión asegurando la confiabilidad, manejo y
oportunidad de información de las bajas de activos fijos; en contrapartida a mi persona
como estudiante egresada poder acceder a la modalidad de titulación de proyecto de
grado.

4. OBJETIVOS

4.1. Objetivo General

Establecer normas, procedimientos, la secuencia lógica de actividades, registros, plazo y

responsables para efectuar el manejo y disposición para las bajas de activos fijos
muebles y equipos de computación, provenientes de: licitación pública, contratación por
excepción y contratación por emergencias. Así como a través de la recepción de activos
fijos provenientes de compras, donaciones y transferencias.

4.1.1. Objetivos Específicos

 Realizar un análisis sobre los procedimientos actuales para la baja de activos fijos.

 Establecer la secuencia lógica de actividades, registros, plazo y responsables para

efectuar la recepción e ingreso a los registros de la Universidad Autónoma del Beni
“José Ballivian”. Para la baja de activos fijos muebles y equipos de computación
provenientes de contrataciones: apoyo nacional a la producción y empleo, licitación
pública, contratación por excepción y contratación por emergencias. Así como a

7
 través de la recepción de activos fijos provenientes de compras, donaciones y
transferencias.
 Determinar la secuencia lógica de actividades, registros, plazos y responsables para
efectuar el pedido o solicitud de la baja de activos fijos muebles y equipos de
computación y su respectiva entrega o asignación a la Unidad Solicitud.

 Establecer la secuencia lógica de actividades, registros, plazo y responsables para

efectuar el mantenimiento y el control (toma) de inventarios periódicos, planificados
y sorpresivos de la baja de activos fijos muebles y equipos de computación de la
Universidad Autónoma de Beni

 Implementar las actividades, registros, plazo y responsables para efectuar la

disposición y la baja de los activos fijos muebles y equipos de computación de
propiedad de la Universidad Autónoma del Beni José Ballivián Riberalta

4.1.2. ALCANCE

Nuestro estudio abarco el área específica de la Unidad de Bienes y Servicios de la

Universidad Autónoma del Beni José Ballivián Oficina Central y todas aquellas
Regionales que tiene relación directa con esta área y que están identificadas en la Ley
1178 y la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios junto a su
reglamento específico. Así mismo consistió en el análisis y comprensión de la
importancia que tienen los manuales de procedimientos en todas las funciones de la
entidad y de la eficacia del control interno, sistema de administración y cualquier otra
información complementaria que fue necesaria.

5. MARCO CONCEPTUAL

8
El Marco Teórico se constituye en un aporte fundamental para dar respaldo a la
investigación los mismos que orientan al investigador a realizar el trabajo con una línea
base de ideas, pensamientos y conocimientos del medio intelectual en base a las
experiencias adquiridas de estudios y trabajos académicos realizados.

El Marco Teórico se conforma de dos aspectos diferentes dentro de la investigación la

primera es que permite buscar et tema de objeto a ser investigado dentro del conjunto de
teorías y conceptos ya existentes con el propósito de proponer algo nuevo y que sea de
utilidad para la parte o sociedad al cual está dirigida el trabajo. Y en segundo lugar hacer
una descripción específica y detallada de las definiciones y elementos que están
relacionados con el cuerpo de la investigación.

A continuación, se hace una definición y explicación de los principales términos que se

utilizaron como apoyo al desarrollo del presente Proyecto de Grado.

5.1. Activos Fijos tangibles

Son los bienes que se pueden ver, tocar y que prestan su

servicio durante su vida útil, ejemplo: un terreno, un edificio o una máquina.1

5.2. Administración

Es un proceso muy particular consiste en las actividades de

planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y
alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.2

5.3. Supervisión

1
www. Diccionario Básico Tributario Contable.shtml.
2
Chiabenato Idalberto, “Introducción a la Teoría General de la Administración” editorial Limitada, año 2010 .

9
La supervisión continuada se produce en el transcurso normal de las
operaciones e incluye las actividades habituales de gestión y supervisión, así como
otras acciones que efectúa el personal a realizar sus tareas encaminadas a evaluar
los resultados del sistema de control interno.

5.4. Control de gestión

Es un proceso que sirve para guiar la gestión hacia los

objetivos de la organización y un instrumento para evaluarla. Su definición ha
evolucionado en la medida que cambia el modelo de funcionamiento empresarial
ante las exigencias del entorno.3

5.5. Manual

Un manual refleja las puts bajo las cuales el personal debe basasre para ejecutar
correctamente sus actividades. Los Manuales son el medio que permite conmunicar las
decisions referents a organización, procedimientos, políticas, antecendentes, aspectos
técnicos a la dirección.4

La comunicación administrativa escrita, las instrcciones, las guías, los instrucitvos, los
reglamentos, los manuals en forma de documento official pueden considerarse parte del
control interns, el cual depende de la magnitude de la organization, de su dinamica o de
su crecimiento. Los manuals son un medio que ayuda al personal a determiner por si
mismo lo que espera, cuando y Como se espera lograrlo.

A continuacion se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual:

3
Centellas España Rubén, “Manual de Auditoria Operativa” editorial Talleres Gráficos, año 1997
4
RODRÍGUEZ Valencia Joaquín, Como elaborar y usar los manuales administrativos, Tercera edición,
International Thomson Editores, México, 2002, p. 55.

10
Segun Duhalt Karus Miguel A. Un manual es: Un documento que contiene en forma
ordenada y sistematica, información y/o instrucciones sobre historia, organizacion,
política y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la major
ejecución del trabajo.

Continolo G. define al manual como: Una expression formal de todas las informaciones
e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite
encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.

5.6. Clasificación de los Manuales5

Los manuals administrativos se pueden clasificar en diferentes formas, nombres diversos

y otros criterios pero pueden resumirse de la siguiente manera:

a) Por su contenido. La primera clasificación se refiere al contenido y se desprende de

la propia definicion de manual que se ha dado. Asi tenemos que habra manuales de:

5.6.1. Manual de Historia del Organismo

Describe los inicios de la organizacion, la constitución, los esfuerzos, los problemas que
tuvieron que atravesar, la forma de administrar hasta la actualidad, los factores que han
influido para su crecimiento, los valores institucionales, en resumen toda la trayectoria.
Este tipo de manuals motivan a sus empleados a sentirse identificados con la
organizacion y dar lo major de su para su crecimiento.

5.6.2. Manual de Organizacion.

Describe la estructura de la organizacion a trávez del detalle de los objetivos,

organigrama functional por area y general, perfiles de puestos, descripcion de funciones,

5
RODRÍGUEZ Valencia Joaquín, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, Tercera edición,
International Thomson Editores, México, 2002, p. 246

11
responsables de cada area. Es necesario que cada area o departamento tenga su propio
manual de organizacion y se utiliza con mucha frecuencia como herramienta de
induccion para el personal nuevo.

5.6.3. Manual de Politicas

Describe los lineamientos que el personal debe seguir para el cumplimiento de las
responsabilidades de las distintas areas funcionales que participant en el desarrollo de la
organizacion. Sirven como guia en el transcurso de las tareas asignadas para evitar
consultando constantemente a los niveles jerarquicos superiores sobre la forma de
proceder ante determinada situacion.6

5.6.4. Manual de Procedimientos

Describe los procedimientos que debe hacer el personal para determinada actividad,
considerando como una guia de gran ayuda para el personal nuevo porque les da la pauta
de como procedeer en la ejecucion de sus funciones. El objetivo de un manual de
procedimientos es evitar el desperdicio de tiempo señalando quien, como, cuando y
donde es reponsable de ciertas tareas.

En este sentido, se pretende que la estructuracion adecuada del Manual refleje fielmente
la actividades especificas que se llevan a cabo, asi como los medios utilizados para la
consecucion de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecucion, seguimiento y
evaluacion del desempeño organizacional.

5.6.5. Manual de Politicas y Procedimientos

6
ÁLVAREZ Torres Martín G., Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, Primera
edición, Panorama Editorial, México, 1996, p. 28

12
Describen las actividades que debe seguir el personal en la realizacion de las funciones
de una organizacion. Ademas incluye la descripcion de los puestos de trabajo y areas
que intervienen, indicando su responsabilidad y participacion, generalmente contienen
infomración muy util que aporta para el adecuado desarrollo de las actividades como
ejemplos de los documentos, formularios, graficos de los equipos o maquinarias que se
utilizaran.7

b) Por la funcion especifica.

Al area de actividad de que trata el manual, asi puede haber manuales de:

5.7. Manual de Producción

Describe las instrucciones para el adecuado desarrollo de las actividades de fabricación,

control de calidad de la producción, distribución, empaque. Etc. Proporcionando al
personal de produccion el conocimientos necesario para evitar errores pues es el area
operative mas importante de la organizacion que genera los ingresos que tiene.

5.7.1. Manual de Finanzas

Establece las responsabilidades a cada empleado sobre la protección de la información

financier que generan asi mismo su traslado a los demas departamentos, la presentación
de los presupuestos que es una actividad de mucho cuidado el manejo y distribución de
dinero a las demas areas.

5.7.2. Manual de Contabilidad

Es de vital importancia porque el area de contabilidad es quien genera la información

financier que sera presentada a terceras personas para su uso, según el caso. Por ejemplo,
el estado a traves de la Contraloria General del Estado, los accionistas, directorio,
7
Ídem, Auditoría y Control Interno, Segunda edición, Cultural de Ediciones S.A., Mexico 1998, p. 15

13
gerente o instituciones financieras y la información debe ser oportuna, precisa y veráz.
En el manual se describen aspectos relacionados al Sistema contable, las claves de
acceso, responsible de cada tarea, elaboración de formularios y documentos contables,
validez de información.

5.7.3. Manual de Personal

Son manuales que tienen relación a todos los aspectos que conciernen al personal dentro
de toda la organizacion como politicas internas, perfil para la selección de personal,
reclutamiento a personal nuevo, capacitaciones internas y externas, ascensos, sueldos,
comisiones, beneficios, uso de servicios, permisos, vacaciones, faltas.

5.7.4. Procedimientos

Del mismo modo que la política constituye una guia para pensar y decider el
procedimiento es una guia para actuar.

Los procedimientos son un conjunto de operaciones y normas que sirven como reglas de
conducta o programas para ejecutar cuya utilización e imprescindible para la
consecucion de objetivos definidos en la actividad empresarial.8

Por ejemplo, un procedimiento puede precribir los pasos que debe seguir un
entrevistador al comprobar las referencias dadas por los solicitantes de empleo.

Por lo general, los procedimientos son una lectura aburrida a menos que se aprenda a
manejar un tema abarcado por ellos. En tal caso, un procedimiento claro parecera una
bendición pues fortalice la capacidad de afrontar una situacion confuse y causante de
estres.

8
ÁLVAREZ Torres Martín G., Op. Cit., p. 25

14
Estos procedimientos, ademas de definer la operativa y las pautas de actuación en los
sistemas de información dentro de las organizaciones, promoveran a dar una mayor
eficacia en la gestión de la actividad, a asignar una Buena definicion de
responsabilidades por trabajador y evitar en la mayor medida possible la posibilidad de
irregularidades y errores.

5.7.5. Manual de Políticas y Procedimientos

El manual de procedimientos es un instrument esencial para el funcionamiento del

control interno, siendo uno de los principales objetivos la definicion clara de las normas
operativas de la organizacion empresarial y de las lineas de responsabilidad y autoridad,
en base a unos principios y obejtivos preestablecidos.

Es el documento que contiene la descripcion de actividades que deben seguirse en la

realizacion de las funciones de una unidad administrative o de dos o mas de ellas. El
manual incluye ademas los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad.

5.7.6. Ventajas del Manual de Procedimientos

 Cualquiera en el departamento, puede llevar a cabo la tarea.

 Todo el mundo realizara de la misma forma de las tareas.
 Se ahorrara tiempo u esfuerzo.
 Permite que la tarea siempre pueda mejorarse.
 Como el procedimiento esta escrito cuando se lo mejore se lo incorporara. De esta
forma no se corre el riesgo de que algo que se introdujo y funciono bien, se olvide
para la siguiente occasion.
 Permite la delegación inmediata.

5.7.7. Activos Fijos

15
Son todos aquellos bienes tangibles que se utilizan en la actividad de la empresa e
institución, que tenga una vida util superior a un año y que no esten destinados a la
venta. Los activos fijos son aquellos bienes que se utilizan para desarrollar las
actividades de la entidad y que tengan una vida util mayor a una año y que no se utilicen
para su comericalizacion9

5.7.8. Estudios de Cuentas del Activo Fijo

Un concepto claro y concreto se puede hallar del libro de Mendizabal y Gonzales: “El
active fijo es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente permanente, adquiridos,
desarrollados, construidos (por administracion propia o por contrato) y que al ser
propiedad de un Ente son utilizados en sus operaciones normales, coadyuvando de esta
manera a la fabricación y venta de productos, a la prestación de servicios y al
cumplimiento de las actividades para las que fue organizada la empresa o entidad. Se
supone que sobre ellos no existe intención de venta habitual”.

El active fijo generalmente incluye los siguientes bienes:

 No sujetos a depreciacion (Terrenos)

 Sujetos a Depreciacion (Edificios, Vehiculos, Muebles, etc.)
 Sujetos a agontamientos (Minas, Pozos petroliferos, etc.)

Activos fijos tangibles, son el conjunto de bienes que tienen existencia fisica o presencia
corporea.

5.7.9. Características

 Los bienes de uso son aquellos bienes tangibles que se utilizan en la actividad de la
empresa, que tengan una vida util estimada superior a un año que no esten
destinados a la venta.
 Son bienes de valor relativamente significativo.
9
www. Diccionario Básico Tributario Contable.shtml.

16
 Son bienes de depreciacion (except, terrenos y obras en construccion), o bien son
objeto de agotamiento.
 Son bienes objeto de revaluo.
 Deben exponerse por separado el monto de las depreciaciones acumuladas y el valor
neto.

5.7.10. Depreciación de Activo Fijo

Desde años anteriores la depreciacion ha sido definida de varias maneras, una

condensacion de ellas es indicar que se refiere a:” La perdida gradual de valor que sufren
los bienes tangibles y de permanecia relativamente prolongada, a consecuencia de una
serie ilimitada de factores fisicos economicos u otros”.

Es decir se la hace obedecer a las siguientes causas:

 Desgaste por el uso y la accion de los elementos fisicos.

 Desmejoramiento economico causado por el progreso en los metodos de
produccion, cambio de orientación de las empresas, etc. (Obsolencia, insuficiencia,
gustos cambiantes del publico etc.)

Una definicion actualizada es: “considerer a la depreciacion del Activo Fijo Tangible
como una distribucion sistematica y racional de su costo u otro valor, menos el valor
residual durante su vida util estimada”.

Los metodos de depreciacion mas utilizadas son:

 Linea Recta (Anualidades Uniformes)

 Producción (Rendimiento)
 Horas de trabajo

17
 Suma de Digitos (ascendente-descendente).

Según la normativa bolivianos los Activos Fijos de las entidades gubernamentales se

deprecian por el metodo de linea recta o lineal.

5.7.11. Bajas de bienes de uso

Las empresas en algunos circunstancias podrian retirar algunos activos que estan en
servicio y trasladarlos a sus depositos. En estos casos es necesaria la preparación de
registros contables que se reapalden las opeaciones.

La Baja de bienes de uso generalmente sucede cuando el mismo no esta en condiciones

de uso normal ya sea por un accidente u obsolencia.

En Bolivia la Baja de bienes de uso se encuentra regulada por el Decreto Supremo N°

24051 que exige al actualización de los valores hasta la fecha en que se da de baja el
bien, ademas de actualizar todos los registros y procedimientos contables necesarios
(depreciaciones, revaluo, etc.) hasta esa misma fecha.

Gonzalo Teran distingue tres tipos principales de casos en baja de actvos fijos:

a) Baja sin responsabilidad del encargado. En este caso se da de baja el valor del bien
y la depreciacion acumulada y el valor residual se apropia a una cuenta de perdida.

b) Baja con responsabilidad del encargado. Este caso se da de baja el valor del bien y
la depreciacion acumulada y el valor residual se apropia a una cuenta personal del
encargado.

18
c) Baja con cobertura de seguro

I. Cobertura del seguro igual al valor residual. El procedimiento contable es el

mismo con la diferencia que el valor residual se apropia a la cuenta Seguros por
cobrar.

II. Cobertura del seguro mayor al valor residual. Lo especial en este caso
simplemente es que la diferencia entre el valor residual y la cobertura se apropia
a una cuenta de ganancia o ingreso.
III. Cobertura del seguro menor al valor residual. Su tratamiento es parecido al
anterior solo que en este caso la diferencia se carga a una cuenta de egreso o
perdida.

Los pasos para el registro contable son:

1. Actualización del bien y la depreciación acumulada.

2. Determinación del valor residual.
3. Contabilización según el caso que se presente.

5.7.12. Bajas de Activos Fijos

En el caso de estos bienes, cuando se encuentran deteriorados o ya no operan de la

misma forma como cuando se adquirió el bien, se procede a venderlos, donarlos,
desecharlos y en algunos casos a intercambiarlos por otros de mejor rendimiento.
Al contabilizar la baja de un activo fijo se deberá eliminar de los libros contables tanto el
valor del activo como su depreciación acumulada.

La Vida Útil de Activos

NOMBRE DEL % DEP. ANUAL AÑOS VIDA ÚTIL

ACTIVO
Edificio 5% 20

19
 Vehículo 20% 5
Mueble y enseres 10% 10
Equipo de oficina 10% 10
Equipo de 20% 3
computación
Equipo y 20% 10
maquinaria
Otros activos fijos 10% 10

Para determinar la vida útil de un activo se recurre en primera instancia a su vida física,
afectándola por la dinámica de la tecnología y por la expectativa del periodo o número
de años en que se pretende recuperar su inversion.

Algunos activos fijos al final de su vida útil pueden ser realizados por un valor residual.
Este valor se define como valor de salvamento.

Bien obsoleto

Que el bien es anticuado, inadecuado a las circunstancias

actuales.

Bienes en mal estado

Aquellos que en virtud de su estado físico no tengan

utilidad alguna, por lo que sería objeto de destrucción y para tal efecto se levantará
el acta respectiva.

Constatación física

20
La constatación física de los bienes se realiza una o dos
veces por año y tiene como finalidad confirmar la existencia de los activos fijos y
bienes de control, así como evaluar su estado.10

5.7.13. Responsables de los Activos Fijos

Siempre se pensó que la responsabilidad física de los activos fijos debía llevarla el
departamento contable quien no respondió a la importancia que tiene un control de los
mismos, limitándose a un registro contable global de adquisiciones y de depreciaciones.
Hoy en día el avance de los negocios hace que el control de los activos fijos salga de su
destino solo contable y pase a la gerencia administrativa, la misma que estará encargada
de un control físico y contable de los mismos, lo cual con ello podrá:
Debido a que los activos fijos se mantienen en nombre de los dueños de los activos, los
usuarios de los activos y la sociedad, se puede decir que los funcionarios de
mantenimiento son los custodios de los activos fijos.

5.7.14. Sistema de Administración de Bienes y Servicios

El Gobierno Nacional, el marco del Plan Nacional de integridad, ha fijado como una de
sus políticas prioritarias la lucha contra la corrupción, promoviendo el fortalecimiento de
las instituciones estatales.

Para aclarar esto ultimo se debe citar el artículo 10 de la Ley 1178 que induce
textualmente:

Articulo 10.- El Sistema de Administration de bienes y servicios establecera la forma de

contratacion, manejo y disposicion de bienes y servicios. Se sujetara a los siguientes
preceptos:

10
http//www.seringenieria.com/activos_fijos.html.

21
Previamente exigira la disponibilidad de los fondos que compromete o definira las
condiciones de financiamiento requeridas; diferenciara las atribuciones de solicitor
autorizar el inicio y llevar a cabo el proceso de contratacion; simplificara los tramites e
identificara a los responsables de la decision de contratacion con relación a la calidad
oportunidad y competitividad del precio del suministro incluyendo los efectos de los
terminos de pago.

Las entidades emplearan los bienes y los servicios que contraten, en los fines previstos
en la programación de operaciones y realizaran el mantenimiento preventive y la
salvaguardia de los activos identificando a los responsables de su manejo.

La reglamentacion establecera mecanismos para la baja o venta oportuna de los bienes

tomando en cuenta las necesidades especificas de las entidades propietarias. La venta de
acciones de sociedades de economia mixta y la transferencia o liquidación de empresas
del Estado, se realizara previa autorización legal especifica o generica, con la debida
publicidad previa, durante y posterior a estas operaciones.

La reglamentacion establecera mecanismos para la Baja o venta oportuna de los bienes

tomando en cuenta las necesidades especificas de las entidades propietarias. La venta de
acciones de sociedades de economia mixtas y la transferencia o liquidación de empresas
del Estado, se realizara previa autorización legal especifica o generica, con la debida
publicidad previa, durante y posterior a estas operaciones.

El decreto específico de sistema de administración de bienes y servicios es de D.S.

25954 del 21 de octubre de 2000 definiendo el ámbito de aplicación objetivo
administración y organización del Subsistema de Bienes y Servicios.

El Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS) es el conjunto de normas

de carácter jurídico, técnico y administrativo, que regulan en forma interrelacionada con
los otros sistemas de administración y control de la Ley N° 1178, la contratación,
manejo y disposición de bienes y servicios de las entidades públicas.

22
5.8. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

Es el marco jurídico que rige y regula todas las actividades relativas a un proceso que
comprende las Normas Constitucionales, Leyes, Decretos, Reglamentos y las normas
complementarias. En síntesis es la Legislación aplicable a las investigaciones.

La base legal que utilizamos para la realización de nuestro trabajo en la Universidad

Autónoma del Beni “José Ballivián” es el siguiente:

5.9. LA LEY 1178, DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL GUBERNAMENTAL

(SAFCO)

Es un modelo de administración para el manejo de los recursos del Estado, con el objeto
de:

“Programar, organizar, ejecutar ye uso eficiente de los recursos públicos para el

cumplimiento y ajuste oportuno de las políticas, los programas, la prestación de
servicios y los proyectos del sector público”.

Entre los ocho sistemas que regula la Ley SAFCO está en el Sistema de Administración
de Bienes y Servicios y el Sistema de Organización Administrativa, los cuales servirán
como base principal para la realización del presente trabajo.

Tomaremos énfasis en el Art. 13 Inc. a) de la Ley SAFCO:

Art. 13. El Control Gubernamental tendrá por objetivo mejorar la eficiencia en la

captación y uso de los recursos públicos y en las operaciones del Estado; la confiabilidad
de la formación que se genere sobre los mismos; los procedimientos para que toda
autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestión; y la
capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado
de los recursos de Estado.

23
El Control Gubernamental se aplicara sobre el funcionamiento de los sistemas de
administración de los recursos públicos y estará integrado por:

a) El Sistema de Control Interno que comprenderá los instrumentos de control previo y

posterior incorporados en el plan de organización y en los reglamentos y manuales
de procedimientos de cada entidad, y la auditoria interna.

6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

6.1. Metodología

La metodología que se utilizó en el presente Proyecto estuvo en función a los objetivos y

por consiguiente se espera lograr el cumplimiento del manual. La metodología implico:

a) Investigación Documental e Investigación de Campo

La investigación documental y la investigación de campo, nos proporcionó información

sobre cómo se realizan los procedimientos en la unidad administrativa financiera, área
de Bajas de Activos Fijos.

La recopilación de la información, se inició mediante la investigación documental

proporcionada por la unidad, que sirvió como punto de partida para la elaboración de la
propuesta.

b) Análisis de la Información

Se procedió luego al análisis de los resultados lo que permitió realizar las conclusiones y
recomendaciones para el diseño e implementación de manuales de procedimientos de la
Universidad Autónoma del Beni José Ballivián. El cuestionario nos permitió analizar
que no cuentan con manuales de procedimientos y existe la necesidad de elaborar uno,
para una mejor organización de sus actividades

24
c) Propósito del análisis de la información recopilada

El diagnostico se realizó con la finalidad de determinar la situación actual de los

procedimientos administrativos de la UAB JB, en la Unidad de Bienes y Servicios en el
área específica de la Baja de activos fijos, es decir si están formalmente con documentos
aprobados por la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) en Manuales de Procedimientos
determinando su calidad y su contribución a los objetivos institucionales y otros que
sirvió para diseñar como propuesta de implementación del manual de procedimientos de
activos fijos.

6.2. Tipo de Estudio

El tipo de estudio que se utilizó para la realización del presente proyecto es el

Descriptivo – Explicativo, con este estudio se obtuvo información acerca de las
características y comportamiento actual de los hechos o sujetos dentro de un periodo
corto de tiempo, consiste en reunir todo el material existente acerca de problema que se
estudia.

6.3. Método a Estudiar

Según el análisis realizado, como principal método de investigación se utilizó el Método

Deductivo partiendo de lo general a lo particular. Se ha relevado y analizado las normas
que disponen la Ley 1178 por ser la ley marco prosiguiendo con el análisis de las NB –
SABS, NB – SOA y los decretos que de estas se desprenden, para luego adaptarla a un
caso particular como es la Unidad de Bienes y Servicios de la Universidad Autónoma
del Beni José Ballivián. También se tomó en cuenta como apoyo para este proyecto el
método “estudio de caso”, esta es una investigación sobre un individuo o pequeñas
unidades sociales, se preocupa de estudiar con profundidad casos especiales o
específicos, trata de examinar todas las variables que sean importantes en la historia o
desarrollo de los elementos estudiados.

25
6.4. Fuentes y Técnicas de Recolección de Información

En este punto nos referimos a las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y
mecanismos de información de donde se pudo obtener datos para la investigación. Entre
las más representativas se pueden mencionar:

 Instituciones:

- Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o

sector de la que es objeto de estudio, como lo son las oficinas regionales.

- Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio. Este lugar

lo ocupa definitivamente Gobierno Central a través de sus leyes. Archivos de la
Organización:

- La UAB JB, cuenta con un archivo general el cual es necesario consultar para obtener
los antecedentes y procedimientos alternativos que se tienen a la fecha.

- Así mismo el área de Bienes y Servicios cuenta con un archivo propio de sus
actividades.

 Directivos y Empleados:

- Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el
conjunto de archivos responde a la realidad.

- Personal operativo cuyas opiniones y comentarios fueron de gran ayuda, puesto que
ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones
o divergencias.

 Mecanismos de información:

26
 - Recursos computacionales que permiten el acceso a información interna o externa a la
organización que sirven como soporte al estudio.

7. INDICE TENTATIVO

 Caratula
 Dedicatoria
 Agradecimiento
 Resumen
 Índice

I. Introducción Y Antecedentes
II. Descripción del Problema
III. Justificación
IV. Objetivos
V. Localización del Proyecto
VI. Marco Conceptual
VII. Metodología
VIII. Diagnostico
IX. Cuerpo Central de la Propuesta
X. Evaluación del Proyecto
XI. Cronograma Propuesto de ejecución del Proyecto.
XII. Conclusiones y Recomendaciones.
XIII. Bibliografía
XIV. Anexos

27
 8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO FINAL

GESTIÓN 2023
N
ACTIVIDADES MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
°
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Presentación y aprobación
1
de la Temática
Elaboración y presentación
2
del Perfil del Proyecto
Defensa del Perfil del
3
Proyecto de Grado
Trabajo de campo
4 recolección de la
información.
Análisis de información que
5
se recolecto.
Redacción del proyecto en
6
borrador
Revisión y presentación del
7 documento primer
borrador.
Corrección de observaciones
8 realizadas por los tribunales
revisores del proyecto.
Presentación del segundo
9 borrador con las
correcciones del proyecto.
Presentación y defensa final
10
de proyecto.

28
9. BIBLIOGRAFÍA

Alvarez, M. (2006). Manual de estrategias. México: Panorama Editorial S.A.

FUNES ORELLANA Juan, ―ElABC de la Contabilidad‖ editorial Sabiduría y

Cultura, año 2019

CENTELLAS ESPAÑA Rubén, ―El Control Interno y Tratamiento Contable de las

Disponibilidades, editorial Talleres Gráficos, año 2010.

Galiano, Y., & Patricia, o. (2011). Sistema de Gestión y control de activos Fijos. Ibarra

ELIZONDO, Arturo: Proceso Contable – Contabilidad del activo y pasivo, Argentina,

2017

RODRÍGUEZ, Joaquín: Cómo elaborar y usar los Manuales Administrativos, México,

2008.

ÁLVAREZ, Martin: Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos,

México, 2008.

Ley 1178 de administración y control gubernamental en el sector público de 20 de Julio

de 1990

Decreto Supremo 25964 de 21 de Octubre de 2000 normas básicas del sistema de

administración de bienes y servicios.

Decreto Supremo 26144 de 6 de abril de 2001

Decreto Supremo 26208 de 7 de Junio de 2001

29
ÁLVAREZ, Torres Martin, Manual para elaborar Manuales de Políticas y
Procedimientos, Panorama Editorial, S.A. de C.V. Primera Edición: 1996.

BALLOU Ronald H., Logística: Administración de la cadena de suministros, Pearson

Educación, Quinta edición: 2004
.
BOWERSOX Donald J.– CLOSS David J.– COOPER M. Bixby, Administración y
logística en la cadena de suministros, Mc Graw Hill, Segunda edición: 2005.

DAVID & HAMPTON, Administración, Mc Graw Hill, Tercera edición: 2006.

GÓMEZ Ceja, Sistemas Administrativos, Mc Graw Hill, Tercera edición: 1997.

Ídem, Auditoría y Control Interno, Cultural de Ediciones S.A., Segunda edición: 2017.
RODRIGUEZ Valencia Joaquín, Como elaborar y usar los manuales administrativos,
International Thomson Editores, Tercera edición: 2002.

RODRIGUEZ Valencia Joaquín, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos,

International Thomson Editores, Tercera edición: 2010.

30