ORIENTACIONES TÉCNICAS PARA

LLEVAR A CABO EL PROCESO DE

EMPALME
2020-2023
 Orientar a los entes territoriales
sobre los lineamientos técnicos
del proceso de empalme - que
OBJETO se deben tener en cuenta para
Orientar a los entes territoriales sobre los
la entrega de la gestión
lineamientos técnicos del proceso de
realizada
empalme -durante
que se debenlas vigencia
tener en cuenta
para la entrega de la gestión realizada
2020- 2023 a la nueva
durante las vigencia 2020- 2023 a la nueva
administración
administración acorde acorde a la
a la normatividad
vigente - Ley 951 de 2005
normatividad vigente - Ley 951
de 2005
¿QUE ES EL PROCESO DE EMPALME Y PORQUE
ES IMPORTANTE ?

El proceso de empalme es el conjunto de acciones

que realiza la administración saliente para llevar a
cabo la entrega de la gestión realizada durante el
cuatrienio al mandatario entrante.
 MARCO LEGAL

• Ley 951 de 2005 - Entrega y recepción de los asuntos y recursos

públicos del Estado Colombiano
• Resolución Orgánica 5674 de 2005 - Acta de informes de Gestión
(CGN)
• Resolución Orgánica 5544 de 2003 - Reglamenta rendición de
cuentas, revisión y unificación de información a entregar a la
Contraloría GN.
• Ley 1757 de 2015 - En el Título IV fija los elementos y lineamientos
para la “Rendición de cuentas de la rama ejecutiva”
• Ley 152 de 1994 -Artículo 39. Apoyo administrativo, técnico y de
información necesario para el plan.
QUIENES PRESENTAN INFORME DE EMPALME

Ley 951 de 2005 / Artículo 2°. La presente ley es

aplicable a todas las Ramas del Poder Público, a
saber: Legislativa, Ejecutiva y Judicial en el orden
nacional, departamental, distrital, municipal y
metropolitano en calidad de titulares y
representantes legales, así como los particulares
que manejen fondos o bienes del Estado.
 TERMINOS DE LA ENTREGA DE INFORME DE
EMPALME

El proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos deberá realizarse:

• Al inicio del ejercicio de un cargo público.
• Al terminar el ejercicio de un cargo público.
• Por cambio de administración.
• Por renuncia al cargo durante el periodo administrativo.

P/D Si no existe nombramiento o designación inmediata de quien deba sustituir al servidor público saliente, la
entrega y recepción se hará al servidor público que designe para tal efecto el superior jerárquico del mismo

P/D Para computar el término para rendir el informe este es de quince (15) días hábiles luego de haber salido del
cargo - 23 de enero del 2024.

Ley 951 de 2005, articulo 3

LINEAMIENTO NACIONALES

• Departamento Nacional de
Planeación.

• Federación de Municipios.

• Contraloría General de la Nación.

FASES DEL
PROCESO
DE
EMPALME
ESTRUCTURA GENERAL DEL INFORME
DE GESTION - EMPALME
 Los formatos que presentamos a continuación, han sido
elaborados a partir de cartillas del Departamento Nacional de
Planeación de pasados periodos administrativos de los
contenidos solicitados de la Resolución 5674 de 2005 de la
Contraloría General de la Nación para Informes de Gestión
Empalme y de la experiencia laboral en entidades públicas.

No son obligatorios pero de una forma sistémica representan

una metodología para preparar y presentar el Informe de
Gestión Empalme 2020 2023
CAPÍTULO 1: GESTIÓN Y
DESARROLLO
ADMINISTRATIVO:
Dan cuenta de los recursos
humanos, físicos,
financieros,técnicos, materiales y
de los procesos e instrumentos
que se implementan permitiendo
el desarrollo de las capacidades y
por ende, el cumplimientode la
misión de la entidad
1.1. Defensa Jurídica
1.2. Contratación
1.3. Sistema financiero
1.4. Gestión del Talento humano
1.5. Gestión documental y de archivo
1.6 Sistemas de información y Gobierno Digital
Orientar a los entes territoriales sobre los
lineamientos técnicos del proceso de
1.7. Banco de proyectos
empalme - que se deben tener en cuenta
para la entrega de la gestión realizada
1.8. Control de la gestión- Control Interno
durante las vigencia 2020- 2023 a la nueva
administración acorde a la normatividad
1.9. Recursos físicos e inventarios
vigente - Ley 951 de 2005
1.10.Transparencia – participación - servicio al
ciudadano
1.1 DEFENSA JURÍDICA:

Se refiere a las estrategias, planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las

políticas de defensa jurídica del municipio.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Procesos en contra de la administración

• Procesos a favor de la administración
• Derechos de petición
• Conciliaciones
• Acciones de repetición
• Mecanismo de políticas de prevención de daño jurídico

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Por vigencias – 2020 – 2021- 2022- 2023

1.2. CONTRATACIÓN:
Se refiere a las Condiciones generales de la contratación.

INFORMACIÓN MÍNIMA :
• Número del proceso en el SECOP.
• No del contrato
• Objeto del contrato
• Modalidad de contratación
• Nombre del contratista
• Valor final del contrato
• Plazo del contrato
• Fecha e inicio y de finalización
• Adiciones
• Prórrogas
• Nombre del supervisor / interventor
• Implementos, sanciones y multas
• Fecha de liquidación
• Estado del proceso

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Por vigencias – 2020 – 2021- 2022- 2023

1.3. SISTEMA FINANCIERO:

Se refiere a las principales aspectos financieros que presenten de manera concreta la

situación de la entidad en materia de ingresos, gastos, deuda. vigencia futuras,
contingencias y principales estrategias que se vienen implementando.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Fiscal y financiero
• Presupuestal
• Tributaria
• Contable

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Por vigencias – 2020- 2021 – 2022 - 2023

1.4. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO:

Se refiere al proceso que desarrolla, promociona y fortalece el recurso humano de la entidad.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Nivel central - nivel descentralizado

• Número de empleos por nivel jerárquico - planta de personal.
• Vacantes definitivas.
• Número de empleados de carrera administrativa
• Trabajadores oficiales y empleos temporales.
• Costo de la nómina.
• Actos administrativos: estructura, planta de personal, manuales de funciones – competencias – procesos y procedimientos.
• Informes de evaluación de desempeño
• Informes de acuerdos de gestión si aplica
• Informe de procesos disciplinarios y control disciplinario interno.
• Informe de – Plan institucional de capacitación – bienestar social – adaptación laboral- seguridad y salud en el trabajo.
• Principios de ética de la entidad.
• Servidores en: condición de discapacidad – en fuero sindical - teletrabajo- próximos a pensionarse – fuero materno
• Estado del SIGEP
• Informe del concurso de la función pública si aplica

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Documentos finales que estén vigentes.
1.5. GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO:

Se refiere al conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los

documentos de todo tipo.
Cada dependencia deberá identificar los archivos de gestión que maneja y la dependencia
encargada del archivo general deberá relacionar el archivo histórico. Ley 594 de 2.000.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Cada dependencia responderá por su archivo de gestión últimos 4 años.

• La dependencia encargada por funciones responderá por el archivo histórico
• Estado del PINAR – Plan Institucional de Archivos.
• Estado de las tablas de retención documental.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• La información debe presentarse en el FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL – FIU

En el cuatrienio.
1.6. GOBIERNO DIGITAL Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

Se refiere a el avance en la implementación de la estrategia de gobierno en línea.

Y el reporte de los sistemas de información o software que maneja el municipio.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Estado de implementación de la estrategia de Gobierno Digital

• Relación - Inventario de herramientas tecnológicas

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Para el cuatrienio
1.7. BANCO DE PROYECTOS

Se refiere a el manejo y administración del banco de proyectos que soporta la inversión – el

Sistema General de Regalías.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Actos administrativos y documentos que soporten el funcionamiento el Banco Municipal de

proyectos.
• Informe sobre el Estado del SUITF territorio - Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas
Públicas – claves . Cargue de proyectos.
• Informe sobre la MGA virtual - Incluye claves.
• Informe sobre el GESPROY – incluye claves.
• Relación en Excel de: proyectos de inversión del PDM – Proyectos de gestión- Proyectos del
sistema general de regalías.
• Dependencia y responsables del Banco de Proyectos.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Cuatrienio
1.8. CONTROL DE LA GESTIÓN:

Se refiere a reporte el estado del sistema de control interno

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Informes ejecutivo anual sobe el estado del Sistema de Control

Interno
• Planes de mejoramiento con órganos de control.
• Planes de mejoramiento producto de auditorías internas
• Principales riesgos de gestión
• Principales riesgos de corrupción
• Relación de jefes de control interno nombrados

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Para el cuatrienio.
1.9. RECURSOS FÍSICOS E INVENTARIOS:

Se refiere a la relación de los bienes muebles e inmuebles que son propiedad del
municipio. Si utiliza alguna base de datos para la administración del inventario la puede
utilizar para la entrega.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Relación de inventario de bienes muebles – responsable – identificación del bien -

Fecha de adquisición – precio de compra - descripción – ubicación – estado – póliza.

• Relación de inventario de bienes muebles- identificación – nombre – estado – No de

matrícula inmobiliaria – cédula catastral – dirección – estado – claves .

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Para el cuatrienio.
1.10. TRANSPARENCIA, RENDICIÓN DE CUENTAS Y SERVICIO AL CIUDADANO:

Se refiere a las principales aspectos relacionados con el desarrollo de estrategias para

la transparencia – la rendiciones de cuentas y el servicio al ciudadano.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Plan anticorrupción
• Transparencia
• Rendición de cuentas

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

Final de cuatrienio.
 TENER EN CUENTA

• Documentos firmados por el representante legal, el Secretario de Hacienda y el

contador.

• Cifras que correspondan con las reportadas en los informes oficiales.

• Nombre y cargo del funcionario que administra información especifica de la

entidad.
 CAPÍTULO 2:
GESTIÓN DEL DESARROLLO
TERRITORIAL
Dan cuenta de los procesos
enfocados en la planeación de los
usos adecuados de un determinado
territorio, y de la planeación y
gestión del desarrollo integral.
• 2.1. Plan / Esquema / de Ordenamiento
territorial
• 2.2. Plan de Desarrollo Territorial
Orientar a los entes territoriales sobre los
lineamientos
• 2.3. Indicadores técnicos del proceso de
Sectoriales
empalme - que se deben tener en cuenta
para la entrega de la gestión realizada
durante las vigencia 2020- 2023 a la nueva
administración acorde a la normatividad
vigente - Ley 951 de 2005
2.1. PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL:

Se refiere a las actuaciones que realizó la administración frente a este

instrumento de planificación.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Informe de Aspectos Estratégicos

• Informe de Áreas Misionales- Operativas
• Soportes de la gestión documental y de información

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Cuatrienio
2.2. PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL:

Se refiere a las avances, logros, acciones realizadas en el marco de este instrumento

de planeación del desarrollo del municipio.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Avances del Plan de Desarrollo

• Avance de plan de desarrollo por programas
• Cumplimiento de metas
• Procesos y procedimientos establecidos internamente para el seguimiento
• Herramientas e instrumentos que utilizan
• Documentos soporte

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Cuatrienio
2.3. ASUNTOS ESTRATÉGICOS SECTORIALES:

Se refiere a algunos indicadores de estado de sectores básicos.

INFORMACIÓN MÍNIMA:

• Indicadores educación
• Indicadores salud
• Indicadores agua potable
• Indicadores cultura
• Indicadores deporte

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

• Cuatrienio

CAPÍTULO 3:
INFORMACIÓN ESTRATÉGICA
Dan cuenta de los procesos e
información estratégica que adelanta
la entidad y que son de relevante
importancia como presentación de
informes – políticas públicas –
estudios y consultorios – licencia de
construcción – entre otros temas
3.1. Políticas y planes sectoriales.
3.2 Presentación de informes a entes de control,
nacionales y departamentales.
3.3. Información estratégica del sector – estudios o
consultorías.
3.4. Programas relevantes que se adelantan y deben
continuar.
3.5. Participación en comités, consejos, juntas, otros
similares.
Orientar a los entes territoriales sobre los
3.6. Factores que afectaron el incumplimiento de
metas. lineamientos técnicos del proceso de
3.7. Informes de gestión.
empalme - que se deben tener en cuenta
para la entrega de la gestión realizada
3.8. Índices de desempeño municipal.
durante las vigencia 2020- 2023 a la nueva
3.9. Información sobre licencias
administración acordedeaconstrucción.
la normatividad
vigente - Ley 951 de 2005
3.10. Relación de obras de infraestructura y su estado.
3.11. Informes detallados de estrategias.
 CAPÍTULO 4:
4.1. Trazabilidad de la
ENTREGA DEL DESPACHO dependencia.

4.2. Logros y resultados obtenidos.

Dan cuenta de la trazabilidad,
logros, resultados, lecciones 4.3. Cómo encontré el despacho.
aprendidas y dificultades que
cada gerente de despacho 4.4. Dificultades.
afrontó durante el cuatrienio
 SEC AMBIENTE SEC GENERAL

INFORME DE INSTITUTO DE
INSTITUTO DE
DEPORTE EMPALME CULTURA

GOBERNANTE EMPRESA DE
SEC OBRAS ALCALDE /GOBERNADORS
SERVICIOS
PÚBLICAS
PÚBLICOS

SEC PLANEACIÓN SEC HACIENDA

 SEC AMBIENTE SEC GENERAL

SEC OBRAS
PÚBLICAS

SEC PLANEACIÓN SEC HACIENDA

 Link consulta de material pedagógico
https://www.colombialider.org/material de consulta/