Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc Ministero degli Affari Esteri Direzione Generale per gli Italiani all’Estero e le Politiche Migratorie MANUALE PER L’OPERATORE CONSOLARE DI ANAGRAFE (versione 1.0) Curatori: Claudia Manni - Alessandro Romeo Donin Questo manuale pratico e di semplice consultazione indica le procedure che gli operatori in servizio presso le Rappresentanze diplomatico consolari devono utilizzare nella trattazione delle pratiche relative all’Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero (di seguito denominata AIRE), per garantire la necessaria uniformita di trattazione da parte dell’intera rete, Gran parte delle procedure in esso descritte sono giomalmente gid utilizzate dagli impiegati della rete consolare, ma si é tuttavia ritenuto opportuno fornire una chiave unica ed uniforme di lettura delle disposizioni di legge che sia di supporto nella gestione corretta della materia. Si ritiene inoltre che con questo documento sia possibile evitare che la stratificazione di consuetudini e di interpretazioni difformi della normativa possa reiterare, nella pratica, comportamenti € procedure personalizzate che hanno portato ad una diversificazione, a volte eccessiva, nella trattazione delle pratiche connesse all’argomento in questione, presso diversi Uffici consolari. Tali differenze hanno talvolta ingenerato disorientamento nei connazionali che si sono rivolti a diversi Consolati ed hanno ricevuto informazioni difformi e diverse richieste di documentazione per la trattazione della medesima pratica: é pertanto nell’ottica di riportare l’operatore consolare alla omogenea trattazione delle pratiche connesse all’ AIRE che il presente manuale @ stato pensato e redatto. Auspicando un migliore scambio di informazioni con la rete, stata con ’occasione attivata la casella di posta elettronica quesiti,anagrafe@esteri it alla quale ogni operatore pud sottoporre domande, riflessioni, approfondimenti Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 1Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1,0 del 21-10-2009.doe INDICE Capitolo I - Prima dell’ AIRE: cittadinanza e registrazioni di stato civil Verifica del possesso della cittadinanza italiana... Verifica della trascrizione dell’atto di nascita (per i nati all’estero I doveri dei cittadini in materia di stato civile Verifica della trascrizione di altri atti di stato civile.. Obblighi dei Consolati in materia di collaborazione con altri Uffici consolari econ i Comuni. 6. Cittadinanza riconosciuta in Italia., yaepe Capitolo II — Schedari consolari ed AIRE: parte generale . Schedari consolari e AIRE 1 2. Che cos’é il Cons0 ...... aa it 3. Suggerimenti per |’invio della documentazione a supporto del Cons01 4, I doveri dei cittadini in materia anagrafica ....» : 5. Documentirilasciati in passato dai Consolati: quale valore anagrafico e come comportarsi 11 6. L'autocertificazione (materie oggetto di autocertificazione, obbligo di accettarla, verifiche da compiere, cosa fare in caso di dichiarazioni mendaci) al 7. ILpermesso di soggiomo (0 documento equivalente) e il visto posseduto 13 8. Vantaggi dell'iserizione all’ AIRE 14 9. Quando scrivere per conoscenza al MAE e quando alle Prefetture 14 10, Strumenti che il MAE sta peedisponcndo per facilitare il lavoro in materia di schedari consolari ed AIRE ... Capitolo III — L’iscrizione all’ AIRE. 1. Iconcetto di residenza .... 2. La funzione dell’anagrafe 3. Principi generali della Legge 27.10.1988, n. 470 4, Tempistica: devono gid essere passati 12 mesi? 5. Chi pud presentare domanda di iscrizione e per chi.... 6 7. 8 . Quando si '. La decorrenza dell’iscrizione all’AIRE. . Iscrizione del minore italiano/doppio cittadino convivente solo con il genitore straniero 11. Cambiamento del Comune di iscrizione AIRE. 12. Iscrizione d’ufficio: principio operativo e tempi 13. Informazione dei cittadini: obbligo di iscrizione d’ufficio secondo la legge .. 14. Cosa fare in caso di espresso rifiuto di iscriversi all’ AIRE .. 15. Ricorso contro l’iscrizione all’AIRE: quali documenti conservare nel fascicolo. 16. Casi di esclusione dall’iscrizione all’ AIRE 17. Quali poteri hanno gli uffici consolari onorat Capitolo TV — La cancellazione dall’ AIRE 1. Quando si cancella dall’AIRE..... 2. Innovazioni introdotte dalla legge 27.05.2002, n. 104 all’art. 4, lettera d) 3. Come devono operare gli Uffici consolari «c Circolare Ministero dell’Interno n, 2/2004) 4, Gli ultracentenari: conferma annuale dell'iserizione in AIRE. in materia di AIRE? Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 2Manuale per 'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 5. Gli atti di morte (come trattarli e cosa fare se non é disponibile un atto di morte trascrivibile) Capitolo V — AIRE e voto all’estero Schedari consolari, elenchi AIRE ed elenco aggiornat Caratteristiche dell’ elenco aggiomato e differenze rispetto a schedari ed AIRE .. L’unificazione e le varie tipologie di risultato: allineati, “Solo MAE” ¢ “Solo MIN’ Come trattare i “Solo MAE” ¢ i “Solo MIN” .. L’ammissione al voto non comporta I’inclusione nell’ AIRE: perché yeep Manuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 3Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc CAPITOLO I PRIMA DELL’AIRE: CITTADINANZA E REGISTRAZIONI DI STATO CIVILE Poiché I’iscrizione all’AIRE di un connazionale é condizionata da alcuni requisiti fondamentali della persona & necessario verificare che tali requisiti siano soddisfatti prima di procedere agli adempimenti di legge, Tali requisiti, in assenza dei quali non é possibile procedere alla richiesta di iscrizione all’AIRE di qualsivoglia Comune italiano, sono indicati ai seguenti punti 1. e 2. 1. Verifica del possesso della cittadinanza italiana Prima di procedere a qualsiasi operazione inerente U'AIRE, verificare che Vinteressato sia effettivamente cittadino italiano: se ha altre cittadinanze oltre quella italiana, quest’ultima prevale comunque nei rapporti con lo Stato italiano e non pud in aleun caso essere trascurata, Ogni individuo che dichiari la propria residenza all’estero presso un ufficio consolare richiedendo Viscrizione all’ AIRE ovvero per il quale I’Ufficio consolare ne determini V'iscrivibilita d’ufficio (art. 6 commi 1, 6 ¢ 9 della Legge 470/198 ) deve essere in possesso della cittadinanza italiana acquisita alla nascita ovvero per naturalizzazione. Elementi per tale verifica possono essere ricercati in base alla legislazione vigente (Vedi “Intranet” - Norme MAE - Normativa consolare — Servizi consolari - Cittadinanza) ovvero, in caso di trasferimento dall’Italia o da altra circoscrizione consolare, presso il Comune od il consolato di provenienza. 2. Verifica della trascrizione dell’atto di nascita (per i nati all’estero) Se il cittadino italiano é nato all’estero, prima di procedere ad ogni altro adempimento AIRE, verificare che Ia trascrizione dell’atto di nascita sia andata a buon fine, ovvero provvedervi. Liscrizione all’ A.LR-E di ogni cittadino italiano nato all’estero e che non sia mai stato residente in Italia é condizionata dalla trascrizione del suo atto di nascita nei Registri di Stato Civile del Comune italiano di nascita o residenza della madre (se cittadina) o dell’avo mateo, ovvero in quello del padre 0 avo patemo (art. 17 del D.P.R. 396/200 - Regolamento per la revisione ¢ la semplificazione dellordinamento dello stato civile). E’ pertanto essenziale, ai fini dell’ iscrizione in questione, che ’atto di nascita del connazionale nato all’estero sia stato trascritto 0 almeno inviato per la trascrizione presso un Comune italiano. Per verificare se la trascrizione sia stata effettuata & necessario controllare se gli estremi della trascrizione (Numero, Parte, Serie, Anno) sono conosciuti sia perché annotati in anagrafe consolare oppure perché presenti nel fascicolo personale. In assenza Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 4‘Manual per I'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe di tali estremi non vi é la certezza che Vatto sia stato trascritto. Si consiglia pertanto di effettuare opportune verifiche presso il Comune per l’accertamento di cui trattasi. Qualora il connazionale sia nato in altra circoscrizione consolare la verifica va fatta presso il Consolato competente per il luogo di nascita qualora l’accertamento presso il Comune abbia dato esito negativo. N.B, E’ invalso l’uso di trasmettere modelli Cons01 di iscrizione all'AIRE senza aver preventivamente verificato se l’atto di nascita del connazionale in questione sia stato trascritto. Si sottolinea che tale pratica, oltre ad essere dispendiosa per l’erario (spese postali o di corriere), ¢ totalmente inutile in quanto, se l’atto di nascita di una persona non é stato trasmesso per la trascrizione, tale persona ¢ assolutamente sconosciuta presso il Comune dove l’atto € stato inviato ¢ pertanto, all’invio del documento per liscrizione all’ AIRE non deve essere dato alcun seguito. 3. Ldoveri dei cittadini in materia di stato civile ‘Si deve sempre esortare il connazionale all’estero a fornire all’ufficio consolare gli atti di stato civile che lo riguardano. La norma di carattere generale é riportata negli artt. 15 ¢ 16 del DPR 396/2000 laddove si afferma che & dovere del cittadino far pervenire al Consolato competente copia degli atti di stato civile formati all’estero che lo riguardano, Nel caso in cui detti atti non siano mai stati consegnati al Consolato, ’operatore consolare invitera V’interessato/a ad ottemperare agli obblighi di legge essendo tra altro la trascrizione dell’atto di nascita, come abbiamo visto, la condizione che, unitamente all'accertamento di cittadinanza, consente l’iscrizione all’ AIRE di un connazionale. Con aleuni Stati, generalmente appartenenti all’Unione Europea, I’Italia ha stipulato Convenzioni per Vinoltro d’ufficio alle Rappresentanze consolari di certificazioni di Stato Civile da parte dei Comuni stranieri redatte in formulario plurilingue che consentono l’invio in Italia di atti di stato civile per la trascrizione senza richiedere agli interessati la consegna diretta all’ Ufficio consolare. Cid tuttavia non esime il connazionale dall’obbligo di provvedere personalmente qualora VAmministrazione straniera non abbia provveduto d’ufficio, segnatamente in quegli Stati ove la legislazione locale non consente la trasmissione degli atti di stato civile ad un ufficio consolare. 4. Verifica della traserizione di altri atti di stato civile E? sempre opportuno verificare la effettiva trascrizione degli atti di stato civile riguardanti Vinteressato. Pur non essendo essenziale ai fini dell’iscrizione all’AIRE € opportuno che l’operatore consolare verifichi la posizione di stato civile del singolo connazionale anche in relazione agli altri eventi che Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 5Manuale per I'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc vanno trascritti ovvero annotati nei registri di stato civile istituiti presso ogni Comune italiano, In particolare il matrimonio, la separazione, il divorzio, Ia nascita dei figli ed ogni altro evento per il quale sia prevista la registrazione o I’annotazione. 5. Obblighi dei Consolati in materia di collaborazione con altri Uffici consolari e con i Comuni E’ necessario che i Consolati collaborino tra loro, scambiandosi ogni informatione su trasferimenti, rimpatri, e altro, € che abbiano sempre cura di informare il Comune di appartenenza dell’interessato, avendo come scopo il completo allineamento tra i dati registrati dal Comune — che ha competenza primaria in materia di anagrafe e stato civile—ei dati registrati nello schedario consolare. Ai fini della tenuta corretta dello schedario consolare & essenziale che ogni pratica che involga di un Ufficio consolare ovvero pit di un Comune od entrambi sia comunicata a tutti gli Uffici coinvolti. E’ il caso, ad esempio, della trasmissione ad un Comune dell’atto di nascita per la trascrizione di un connazionale che sia nato all’estero in una circoscrizione consolare ma che risieda in un‘altra. In tal caso il Consolato competente per la trasmissione & quello nella cui circoscrizione & nato Iinteressato, ma anche il Consolato di attuale residenza deve essere informato e pertanto l'Ufficio che trasmette I’atto deve inviare per conoscenza la comunicazione anche al Consolato di residenza. Analogamente, in caso di trasferimento di residenza all’estero di un connazionale da una circoscrizione consolare ad un’altra, il Consolato di residenza deve inviare un Cons01 di inserimento al Comune competente ma anche inviarlo per conoscenza al Consolato di precedente residenza per l'aggiomamento dello schedario consolare. Non si ritiene necessario clencare i numerosi altri casi in cui sia necessaria V'informazione a tutti gli uffici coinvolti nei diversi procedimenti, tuttavia si invita a tenere conto dell’indicazione di carattere generale contenuta nel primo capoverso del presente punto 5. Si coglie occasione per ricordare che tali comunicazioni non devono essere inviate per conoscenza al M.A.E. 6. Cittadinanza riconosciuta in Italia Se la cittadinanza é stata riconosciuta in Halia la verifica della trascrizione dell’atto di nascita va richiesta al Comune italiano di precedente residenza e non al Consolato nella cui circoscrizione il connazionale & nato. Nel caso in cui si presenti all’Autorita consolare un cittadino nato all’estero ed attualmente residente nella circoscrizione consolare ma che sia stato residente in Italia ed abbia li ottenuto il riconoscimento della cittadinanza italiana sia “iure sanguinis” in quanto discendente di cittadino - 0 Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 6Manuale per I'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc cittadina a partire dal 1/1/1948 - (eft. Circolare del Ministero dell”Interno n, K.28.1 dell’8/4/1991) sia che abbia acquistato la cittadinanza in forza di altre disposizioni, l’accertamento circa la trascrizione dell’atto di nascita ai fini dell’iscrizione all’ AIRE va richiesto all’Ufficio di stato civile del Comune italiano di precedente residenza e non al Consolato nella cui circoscrizione il connazionale é nato. Manuale per 'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 7Manuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc CAPITOLO II SCHEDARI CONSOLARI ED AIRE: PARTE GENERALE Giova, nell’introdurre la parte generale relativa all’argomento in questione, fare riferimento alle diverse norme dell’ordinamento che trattano la registrazione dei dati relativi ad ogni cittadino italiano residente all’estero e come tali dati siano memorizzati e conservati ed in base a quali strumenti. Dapprima dunque & necessario fare riferimento all’art. 67 del D.P.R. 200/67 che prevede la tenuta, presso le Rappresentanze consolari, di uno schedario le cui caratteristiche sono descritte al suck ivo punto 1. Successivamente ed intimamente correlata & la materia sull’AIRE regolata, come abbiamo visto, dalla Legge 470/198. - Schedari consolari e AIRE Benché gli schedari consolari e VAIRE abbiano una natura diversa, nel gestire i primi ogni Consolato deve avere come obiettivo il completo allineamento con le AIRE dei Comuni in cui sono iscritti i cittadini che risiedono nella circoscrizione estera di competenza. Come abbiamo visto nell’introduzione, il legislatore gia nel 1967 aveva previsto che i cittadini residenti all’estero fossero registrati in appositi schedari tenuti presso i consolati nei quali, secondo il citato art, 67 del DPR 200/67, si doveva prendere “... nota, oltre che dei dati anagrafici e professionali, anche degli atti o fatti che producono o possono produrre la perdita della cittadinanza dei diritti civili od una restrizione nellesercizio dei medesimi, nonché di ogni altro elemento utile ai fini della tutela degli interessi del connazionale.” Una legge organica che perd stabilise uno stretto collegamento fra i dati conosciuti dalla rete consolare ed i Comuni italiani apparve solo ventun anni dopo. Appunto la legge 470 del 1988 che istitui AIRE e che attribui la tenuta delle anagrafi degli italiani residenti all’estero ai Comuni ed al Ministero dell Interno. Questa premessa @ necessaria per ribadire che schedari consolari ed Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero, pur essendo strettamente correlati, sono elementi diversi e non sovrapponibili. Infatti l'iscrizione di una persona nello schedario consolare non comporta automaticamente iscrizione all’AIRE che, come prescritto dalla citata legge, & tenuta presso ogni Comune e presso il Ministero dell"Interno (Art 1.1 legge 470/88) che ne sono gli unici titolari, 2. Che cos’é il Cons01 Si deve porre massima cura e rapiditi nello scambio di informazioni anagrafiche con i Comuni italiani, puntando all’ allineamento dei dati. Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 8Manuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc Come descritto al punto 1, & necessario stabilire un collegamento fra il consolato ¢ il Comune italiano affinché il primo fornisca al secondo le informazioni necessarie alla tenuta ed all'aggiornamento dell’ AIRE. A tal fine é stato predisposto un modello, per ora cartaceo, in un prossimo futuro telematico, denominato Cons01. Esso contiene, oltre ai dati anagrafici della persona anche le informazioni di residenza, di stato civile, di professione, di titolo di studio, di posizione nei confronti degli obblighi di leva ed anche i dati relativi al comune/consolato di precedente residenza, alla data di trasferimento all’estero ed altro ancora. Il Cons01 in caso di presentazione del connazionale di persona, va sottoscritto dall’interessato ¢ vistato dall’Autorita consolare. In caso di trasmissione d’ufficio va sottoscritto dall’ Autoriti consolare, In realta il modello non @ unico ma, in considerazione del tipo di informazioni che contiene, riguarda quattro diverse tipologie. > Cons01 di Inserimento — Riguarda il primo stabilimento di residenza nella circoscrizione consolare di un connazionale, sia esso emigrato dall"Italia, sia tasferitosi da altra circoscrizione consolare, sia in ogni altro caso in cui il consolato venga a conoscenza della presenza di un connazionale residente nella circoscrizione ¢ per il quale non sia mai stato trasmesso un Cons01 in precedenza, (in tal caso valgono tutte le considerazioni preliminari riportate nel precedente capitolo 1). > Cons01 di Cancellazione — Riguarda tutti i casi in cui il connazionale non risulti pi residente nella citcoscrizione consolare. Tali casi sono descritti nell’art. 4.1 della Legge 470/198 parzialmente modificato dall’art. 1 della Legge 104 del 2002 (vedi successivo cap. 1V, punto 2). > ConsO1 di Variazione — Riguarda i casi di aggiornamenti, in particolare dell’indirizzo, di cittadini che continuano a risiedere nella cireoscrizione. > Cons01 di Trasferimento ad altra A.ILR.E — Riguarda i casi di trasferimento dall’AIRE di un Comune a quella di altro Comune. A tale proposito si precisa che le disposizioni di legge in proposito (Art 2.1 lettera b. della legge 470/1988) prescrivono tassativamente che cid sia fatto solo a richiesta dell’interessato, ¢ lo consentono esclusivamente a coloro che richiedono il trasferimento ad altra AIRE avendo membri del proprio nucleo familiare iscritti nell’ AIRE 0 nell’ Anagrafe della Popolazione Residente (A.P.R.) del Comune per il quale viene fatta richiesta, Si veda nel dettaglio deseritto nel cap. III, punto 10 come comportarsi in tali easi. 3. Suggerimenti per I’invio della documentazione a suj 1. ConsOL Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 9Manuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc In occasione delVinvio det Cons01 di prima iscrizione all’AIRE, & necessario verificare Vinvio anche di altra documentazione a supporto (atto di nascita, certificato di cittadinanza e, se del caso, stato di famiglia). In base all’esperienza acquisita nella pratica consolare ed a quanto constatato in occasione di visite ispettive, si elenca una serie di suggerimenti per migliorare la trattazione delle pratiche e facilitare il flusso documentale dai consolati ai comuni e viceversa. In particolare vi sono diversi casi in cui pud essere utile inviare unitamente al Cons01 anche altri document: @. come gi illustrat nel cap. 1, punto 2, per i nati all’estero Vinvio del ConsO1 deve essere preceduto dalla verifica dell'avvenuto invio dell’atto di nascita. Qualora l’interessato sia nato ¢ residente nella circoscrizione & opportuno, in sede di prima iscrizione, inviare congiuntamente i due documenti; b. per la costituzione del fascicolo clettorale & obbligatorio che il comune sia in possesso del certificato di cittadinanza italiana che, come noto, pud essere rilasciato unicamente dall’autorita italiana del luogo di residenza e sottoscritto dal funzionario consolare a cid delegato (inclusa I’Area Funzionale Terza: vedi Circolare Ministeriale n. 13/2001). Pertanto, sempre in fase di prima iscrizione & opportuno inviare anche il cettificato di cittadinanza; ¢. qualora Vinvio del Cons01 sia disgiunto dall’invio dell’atto di nascita, ovvero Vinteressato sia nato in altra citcoscrizione ovvero non risieda con entrambi i genitori, & opportuno unire al Cons01 anche uno stato di famiglia. 4. [doveri dei cittadini in materia anagrafica I cittadini che si trasferiscono all’estero 0 che cambiano residenza estera hanno il dovere di comunicarlo all’Ufficio consolare entro novanta giorni dichiarando anche la composizione del proprio nucleo familiare. L’art. 6.1 della Legge 470/1988 prescrive che i cittadini italiani che trasferiscono la residenza da un comune italiano all’estero devono fare dichiarazione all’ufficio consolare entro novanta giorni dal trasferimento. Analogamente (art 6,3) devono dichiarare entro gli stessi termini di tempo il cambio di residenza estera comunicando i componenti della famiglia di cittadinanza italiana ai quali la dichiarazione si riferisce. E’ dunque un preciso dovere del connazionale comunicare all’autoriti consolare i propri spostamenti e quelli dei membri italiani della famiglia che si spostano con lui/lei. Come noto, i connazionali spesso non ottemperano a tale adempimento, tuttavia l'art, 6.5 consente all’autorita consolare di avvalersi della collaborazione delle autoriti locali per ottenere la segnalazione dei nominativi dei residenti nella circoscrizione, naturalmente negli Stati ove cid sia Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 10Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc consentito dalla locale legislazione. E? inoltre dovere del connazionale residente all’estero, come gid indicato al cap I, punto 3 di questo documento, far pervenire all’autoriti consolare copia degli atti di stato civile che lo riguardano. 5. Documenti rilasciati in passato dai Consolati: quale valore anagrafico e come comportarsi I possesso di un passaporto rilasciato in passato da un Consolato non 2 sufficiente a considerare assolti gli obblighi anagrafici del connazionale e pertanto & opportuno comunque, in occasione del rilascio 0 rinnovo det documento, effettuare le opportune verifiche anche riguardo alle generalita riportate sul passaporto. Nella pratica consolare, spesso gli operatori deducono dal possesso di un documento italiano, in genere del passaporto, che il connazionale che lo presenta al consolato sia in regola nei confronti degli obblighi anagrafici sopra descritti. A tale proposito giova richiamare I'attenzione degli operatori sul fatto che a volte il passaporto pud essere stato rilasciato senza che siano state effettuate, a suo tempo, le opportune verifiche anagrafiche. Cid pud essere avvenuto per diversi motivi, il pit frequente dei quali é la separazione dei vari servizi all’interno dei Consolati senza che fra tali servizi vi sia stata sinergia 0 peggio, vi sia stata comunicazione. Si consiglia pertanto all’operatore consolare di non dare per scontato che il possesso di un passaporto da parte di un connazionale faccia stato della sua regolare posizione nei confronti degli obblighi anagrafici cui era tenuto e pertanto, in occasione della richiesta di un nuovo documento, effettuare tutti i controlli necessari con particolare riguardo allo stato civile e all’esattezza delle generalita. 6. Lautocertificazione (materi oggetto di autocertificazione, obbligo di accettarla, verifiche da compiere, cosa fare in caso di dichiarazioni mendaci) MU cittadino puéd dichiarare (autocertificare) stati e fatti riguardanti la sua persona e, in aleuni casi, dei familiari. Tali dichiarazioni devono essere accettate dall’Amministrazione ed il riffuto da parte del pubblico dipendente pud avere conseguenze penali. Gia nel 1968 con la rivoluzionaria Legge n. 15 fu introdotto nell’ordinamento italiano il concetto di autocertifica: ne che concemeva la possibiliti del cittadino di dichiarare una serie di stati e fatti riguardanti la sua persona senza la necessita di esibire alla pubblica amministrazione le certificazioni attestanti tali stati e fatti. Purtroppo la grande innovazione introdotta dalla legge 15/1968 non fu recepita dalle amministrazioni e pressoché integralmente disapplicata. Solo nel 1997 con le leggi 59 ¢ 127 di semplifica: ne dell’azione amministrativa (cosiddette “Bassanini") ¢ da ultimo con il DPR 445 del 2000 che ne ha raccolto Meredita, l'autocertificazione o pitt Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe itManuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc precisamente le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 46) ¢ le dichiarazioni sostitutive di atto di notorieta (art. 47) deve essere accettata negli uffici pubblici. A riprova di tale obbligo art. 74 del DPR 445 infatti considera violazione dei doveri dlufficio 1a mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorieta rese a norma delle disposizioni del D.P.R. 445/200 con le conseguenze anche penali che potrebbero derivare all’impiegato inadempiente. I1cittadino puo, dichiarare in sostituzione del relativo certificato, ai sensi dell’art, 46: a) data ¢ il luogo di nascita; b) residenza; ©) cittadinanza; 4) godimento dei diritti civili e politicis e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; 4) stato di famiglia; 2) esistenza in vita; h) nascita de! figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente; i) iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni; 1) appartenenza a ordini professionali; m) titolo di studio, esami sostenuti; 1n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento ¢ di qualificazione tecnica; ©) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; 1p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con I'indicazione dell’ammontare corrisposto; 4g) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria; 1) stato di disoccupazione; 8) qualita di pensionato e categoria di pensione; 1) qualita di studente; 1u) qualita di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e similis v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; 2) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio; 1a) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano Vapplicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 12Manuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; cc) qualita di vivenza a carico; dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile; ec) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato. Pud inoltre dichiarare stati, qualita personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato con dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo ai sensi dell’art. 47 ¢ che non rientrano fra quelli indicati all'art. 46. Naturalmente compete all’amministrazione eseguire le opportune verifiche, anche a campione, su quanto dichiarato e nel caso in cui taliverifiche accertino che quanto dichiarato & falso, Vamministrazione dovra provvedere in base a quanto indicato all’art. 76 del medesimo D.P.R. che si cita testualmente: Articolo 76 Norme penali 1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico e punito ai sensi del codice penale ¢ delle leggi speciali in materia. 2. Llesibizione di un atto contenente dati non pit rispondenti a verita equivale ad uso di atto falso. 3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 ¢ 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale. 4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio lautorizzazione all'esereizio di una professione o arte, il giudice, nei casi pitt gravi, pud applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione ¢ arte. 7. ILpermesso di soggiorno (o documento equivalente) e il visto posseduto Il permesso di soggiorno e, nei Paesi dove tale documento non esiste, il visto di lunga durata non sono obbligatori per Viscrivibilita all’AIRE di un cittadino. La condizione di residenza, e pertanto di iscrivibilita all’AIRE é data dall’effettiva stabile dimora all’estero del cittadino che vive ed ha, in quel luogo, i propri interessi ed attivita. Spesso, una non corretta prassi in uso presso i consolati attribuisce l'obbligo di iscrizione all” AIRE solo a quei connazionali che siano in possesso del permesso di soggiorno rilasciato dalle autorita locali. E? opportuno a questo proposito chiarire che il permesso di soggiomo @ certamente un documento che attesta che il connazionale risiede all’estero ma non @ condizionante circa la sua qualita di cittadino iscrivibile 0 meno all’ AIRE. Infatti la legge 470/1988 non cita in alcun articolo la circostanza che V'iscrivibilita all’ AIRE di un cittadino dipenda da un qualsivoglia documento emesso da un’autorita straniera che attesti la residenza di quel cittadino in quello Stato. E’ il caso di ricordare a questo proposito che in alcuni Paesi non esiste il permesso di soggiorno ma solo un visto Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 13Manuale per I'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc di lunga durata. Ai fini dunque di accertare la residenza all’estero di un connazionale loperatore consolare pertanto, oltre alla presenza del permesso di soggiomo, potra fare riferimento anche a tutta quella documentazione (fatture relative ad utenze telefoniche, corrente elettrica e quant’altro) che dimostri che la persona effettivamente abita e vive continuativamente in quel Paese e non potra non procedere all'iscrizione all’AIRE solo perché il richiedente non possiede il permesso di soggiomo. 8. Vantaggi dell’iscrizione all’AIRE Liiscrizione all’AIRE di un cittadino residente all’estero che ne ha i requisiti é obbligatoria, Da cid tuttavia derivano alcuni vantaggi ed agevolazioni riconosciute da diversi Enti ed Uffici. Liiscrizione all’ AIRE di un cittadino che risiede o preveda di risiedere all’estero per un periodo superiore ai dodici mesi e che non appartenga alle categorie indicate all’art. 1 comma 9 della L. 470/1988 & obbligatoria. Quindi, pur in presenza di possibili svantaggi correlati a tale iscrizione che, allo stato, & difficile individuare, non & facolta di chi @ iscrivibile adempiere o meno. Esistono, per contro alcuni vantaggi ed agevolazioni riconosciute da diversi Enti ed Uffici; pertanto, al connazionale che ne richiedesse informazione, l’operatore consolare dovri consigliare di rivolgersi direttamente a tali Enti in quanto ogni eventuale agevolazione pud subire modifiche nel tempo e Pufficio consolare non & tenuto ad esserne informato. A solo titolo esemplificativo si riportano di seguito alcune attuali agevolazioni in materia (settembre 2009). > Possibilita di votare per elezioni politiche e referendum per corrispondenza nel Paese di residenza e, per Velezione dei rappresentanti italiani al Parlamento Europeo, nei seggi istituiti dalla rete diplomatico consolare nei Paesi appartenenti all’U.E. > Riduzione del costo di biglietti ferroviari ¢ navali e delle tariffe autostradali per recarsi a votare in Italia in occasione di elezioni amministrative. > Riduzione degli importi dovuti per la tassa sullo smaltimento dei rifiuti (dipende dal comune ove & ubicata la casa in Italia) > Per l'iscritto all AIRE, I’ ENEL applica la stessa tariffa dei residenti in Italia che é inferiore a quella di un non residente per il consumo dell’energia elettrica per la casa posseduta in patria, > Possi ta di rinnovare la patente di guida presso il consolato (solo nei Paesi extra ULE). 9. Quando scrivere per conoscenza al MAE e quando alle Prefetture Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 4Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe La corrispondenza fra Consolati e Comuni in materia di AIRE avviene direttamente, Non & pertanto necessario (anzi, é sconsigliato) inviare copia per conoscenza delle comunicazioni ordinarie al MAE 0 al Ministero dell’Interno ovvero alle Prefetture, cio® le Amministrazioni centrali 0 comunque sovraordinate cui fanno capo gli uffici periferici che dialogano direttamente. In materia di gestione dell’AIRE gli Uffici consolari devono di norma astenersi dal rivolgersi direttamente alle Prefetture 0 al Ministero dell’Interno, dovendo invece transitare per il MAE per la soluzione di eventuali problemi che non sia stato possibile chiarire direttamente con i Comuni. Cid € necessario non solo per il rispetto delle gerarchie, ma soprattutto perché & 'unico modo che consente alle Amministrazioni centrali di monitorare la situazione reale “sul campo” e di affrontare ¢ risolvere eventuali problematiche analoghe che dovessero essere segnalate da pit di un ufficio della rete diplomatico-consolare. Un esempio di questa collaborazione é la Circolare del Ministero dell’Interno n, 2/2004 (publ ta in normativa consolare): essa nacque dalle segnalazioni al MAE di uno stesso problema da parte di due diversi uffici consolari. La questione fu affrontata e risolta dalle due amministrazioni che dettero ai propri uffici istruzioni operative per i casi specifici segnalati; al fine di evitare che in seguito si riproducessero problemi interpretativi similari, i Ministero dell’Interno decise I'emanazione di quella Circolare il cui testo & sostanzialmente quello della lettera che il MAE serisse a quel dicastero per proporre la soluzione del problema iniziale segnalato dai due uffici consolari. 10, Strumenti che il MAE sta predisponendo per facilitare il lavoro in materia di schedari consolari ed AIRE Lo schedario previsto dall’art. 67 del D.P.R. 200/1967 & stato da tempo informatizcato ma Vattuale programma in uso viene sostituito da un nuovo applicative denominato SIFC che consente di integrare molteplici funzioni consolari anche per la trasmissione telematica del ConsO1. Come noto ad ogni operatore consolare, nonché in esecuzione dell’art. 17 della legge 470, lo schedario previsto dall’art. 67 del D.P.R. 200/67 é stato da tempo informatizzato ed in ogni Ufficio consolare é attualmente in funzione il programma “Anagrafe consolare — versione 3.1”. Tale programma che da molti anni ha egregiamente costituito la spina dorsale delle attivita consolari, ormai, a causa di mutate necessiti della rete ¢ delle nuove disposizioni in materia elettorale viene sostituito da un nuovo applicative denominato SIFC (Sistema Integrato di Funzioni Consolari) che integra le funzioni proprie dell’anagrafe consolare con quelle del rilascio dei passaporti e della Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 15Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc contabilita attiva oltre alla funzione di protocollazione automatica. Tale programma, che & pit corretto chiamare piattaforma data la complessiti e la molteplicita di funzioni svolte, con il coordinamento fra le Amministrazioni degli Esteri e dell’Interno, sari utilizzato anche per lo scambio telematico delle informazioni relative agli italiani residenti all’estero fra consolati ¢ comuni per il tramite del Ministero dell’Intermo. In pratica prenderi avvio Vauspicato e fondamentale Cons01 telematico e verra finalmente accantonato il modello cartaceo, che tanti problemi ha creato in termini di certezza che ’informazione trasmessa pervenisse realmente ai comuni destinatari, azzerando definitivamente i tempi fra la spedizione dell’informazione e la trattazione della pratica che avverra in tempo reale trattandosi di trasmissione telematica. Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 16Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc CAPITOLO IIL L’ISCRIZIONE ALL’ AIRE 1. Iconcetto di residenza La residenza ¢ definita come dimora abituale, ed 2 il luogo con cui si hanno maggiori legami quotidiani. La residenza é definita nel Codice Civile (art, 43) come il luogo nel quale una persona ha la propria dimora abituale, cio’ quello nel quale vive abitualmente e in condizioni di stabilitd, Esistono casi di persone che si spostano molto per ragioni personali o di lavoro, oppure che trascorrono periodi pitt © meno Iunghi in luoghi diversi da quello di residenza; tali circostanze non incidono sulla determinazione del luogo di residenza, che & legato alla scelta prevalente in termini di “legame con il luogo”, sia da un punto di vista oggettivo che da un punto di vista soggettivo. 2. Lafunzione dell’anagrafe Lianagrafe é un semplice registro dei cittadini residenti in un determinato luogo 0 area. I registri anagrafici hanno una sola funzione: quella di elencare le persone in base alla residenza, Non bisogna confondere questa constatazione oggettiva con le conseguenze che ne possono derivare (ad esempio in termini di diritto a certe prestazioni oppure no): la tenuta dell’anagrafe & un obbligo di legge della Pubblica Amministrazione cui corrisponde un obbligo del cittadino a rendere dichiarazioni veritiere ¢ tempestive ed & legata solamente alla registrazione oggettiva della residenza dei cittadini in un dato luogo. 3. Principi generali della Legge 27.10.1988, n. 470 Tutti i cittadini italiani che risiedono all’estero per oltre dodici mesi hanno Uobbligo di chiedere Viscrizione all’AIRE entro i primi 90 giorni. Ogni ufficio consolare deve facilitare al massimo i cittadini che intendono chiedere Viscrizione, senza pretendere documenti non necessari. La legge n. 470 del 27.10.1988 fu emanata con un duplice obiettivo: quello di fissare le regole per la tonuta dell’AIRE ¢ quello di definire le disposizioni per l’effettuazione del censimento (nella legge chiamato “rilevazione”) dei cittadini italiani residenti all’estero. La legge non dichiara positivamente chi deve essere considerato “residente all’estero”, proprio perché il concetto di residenza é gid espresso nel codice civile (vedi punto 1 di questo capitolo); viene invece fissato un limite temporale di dodici mesi al di sotto del quale la residenza all’estero Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 7Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc non viene considerata permanente e pertanto non si deve dare luogo all’iscrizione all’AIRE (per i casi di non iscrivibilita, vedi il punto 16 di questo capitolo). Al riguardo, anche il Regolamento di attuazione della Legge n. 470/1988 (D.P.R. 6 settembre 1989, n. 323) richiama all’art. 8 il concetto generale di residenza, poiché specifica che “per immigrazione si intende la fissazione all’estero della dimora abituale”. Liscrizione all’AIRE ¢ un obbligo; non é peraltro prevista sanzione per chi non adempie a quanto prescritto dalla normativa. Il tema della possibilité di istituire una sanzione a carico degli inadempienti é stato affrontato in passato, ma dopo un approfondito esame della questione, compiuto congiuntamente con il Ministero dell’Intemo, si é dovuto concludere — per ragioni complesse la cui illustrazione esula dallo scopo di questo documento — che allo stato attuale non & possibile stabilire una sanzione efficace. 4. Tempistica: devono gia essere passati 12 mesi? Non é necessario che siano trascorsi dodic mesi per Viscrizione all’AIRE. La legge 470/1988 usa il termine di dodici mesi solo per discriminare fra chi ¢ soggetto all’obbligo di iscrizione all’ AIRE (chi risiede 0 prevede di risiedere all’estero per almeno 12 mesi) ¢ chi non lo & (chi risiede all’estero o prevede di risiedervi per un periodo inferiore). Di conseguenza non & necessario che siano trascorsi dodici mesi per richiedere |’iscrizione; al contrario, le dichiarazioni in materia di AIRE devono essere rese entro 90 giomi dal cambio di residenza ¢ decorso questo termine si pud procedere d’ufticio (vedi il punto 11 di questo capitolo). 5. Chi pud presentare domanda di iscrizione e per chi Analogamente a quanto accade per l'anagrafe in Italia, le dichiarazioni relative all’ AIRE devono essere presentate dai cittadini maggiorenni italiani per sé e per le persone sulle quali esercitano la potesta o la tutela (art, 3, comma 1 della legge 470/198). L’art, 6, comma 4 precisa peraltro che “Le dichiarazioni devono specificare i componenti della famiglia di cittadinanza italiana ai quali la dichiarazione si riferisce”; mentre verso coloro su cui si ha potest o tutela esiste un obbligo di presentazione delle dichiarazioni, la legge riconosce la facolta di presentarle anche per gli altri componenti della famiglia maggiorenni (art. 6 del regolamento anagrafico della popolazione residente, D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223 — che si applica anche all’AIRE se non diversamente disposto dalla normativa specifica in materia). Di conseguenza, un connazionale pud rendere le dichiarazioni ai fini AIRE per tutta la famiglia, sia che si tratti di minorenni (per i quali c’é Vobbligo di farlo) sia che si tratti di maggiorenni (per i quali c’é la possibilita, ma non l’obbligo). Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc. 18Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 6. Quando si deve chiedere di essere iscritti all’ AIRE Liiscrizione o le variazioni sono obbligatorie in precisi casi, determinati dalla legge. L’art, 2 della legge 470/1988 elenca i casi in cui il cittadino italiano deve chiedere di essere iscritto all’AIRE, ovvero quando si deve procedere all’iscrizione d’ufficio all’ AIRE: a) per trasferimento della residenza da un Comune italiano all'estero; b) per trasferimento dall'AIRE di altro Comune: per il dettaglio di questo caso vedi il punto 10 di questo capitolo; ©) a seguito della registrazione dell'atto di nascita. Questa disposizione & generalmente disattesa dai Comuni nella sua esposizione letterale, e a giusta ragione: infatt, il solo invio dell’atto di nascita da parte di un Ufficio consolare non é la conferma della residenza dell'interessato; di conseguenza, se si tratta di persona nata e residente nella circoscrizione consolare & necessario inviare congiuntamente l’atto di nascita e il mod. ConsO1, insieme al certificato di cittadinanza italiana (come illustrato nel cap. II, punto 3). Questa disposizione ha invece notevole valore quando si tratta di individuare il Comune di iscrizione all" AIRE (vedi punto 9 di questo capitolo); d) per acquisto della cittadinanza italiana da parte di persona residente all'estero. L'acquisto della cittadinanza italiana da parte di un cittadino straniero deve essere seguito da tutti gli adempimenti che si fanno normalmente per i cittadini iure sanguinis: pertanto. sari necessario inviare l’atto di nascita per la trascrizione ¢ il mod. Cons01 per la conferma della residenza all’estero ¢ la conseguente iscrizione all’ AIRE; e) per esistenza di cittadino all'estero giudizialmente dichiarata. 7. La decorrenza dell’iscrizione all’ AIRE Liiscrizione all’AIRE decorre dal giorno di ricezione del modello informative (Cons01) da parte del Comune. In ogni caso non pué essere retroattiva. La decorrenza dell’iscrizione all’AIRE é disciplinata dall’art. 7 del regolamento di esecuzione (D.P.R. 6 settembre 1989, n. 323). L’iscrizione in AIRE decorre dal giorno in cui l’ufficiale danagrafe del Comune eve il mod. Cons01, ¢ non pud essere retrodatata nemmeno se il connazionale esibisce documenti che confermino con certezza che la sua residenza all’estero risale a molto tempo prima. Se il connazionale, prima di espatriare, aveva reso al Comune italiano la dichiarazione di trasferimento all’estero la conseguente iscrizione all’AIRE — che in ogni caso si completa solo Manuale per operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 19Manuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc all’atto della ricezione del Cons01 — viene fatta decorrere dal giorno della dichiarazione resa in Comune. Si sottolinea peraltro come la dichiarazione di espatrio sia facoltativa, mentre & un obbligo del cittadino che espatria rendere la dichiarazione all’Ufficio consolare di residenza all’estero. 8. Iscrizione del minore italiano/doppio citadino convivente solo con il genitore straniero E” possibile iscrivere un minore non convivente con il genitore italiano, Nel caso di minori conviventi con il solo genitore straniero, la richiesta di iscrizione all’ AIRE pud essere presentata sia dal genitore italiano non convivente (in attuazione del principio di responsabiliti esaminato nel punto 5 di questo capitolo) sia dal genitore straniero convivente, preferibilmente a cid delegato dall’altro. Sebbene, come é ovvio, cid non sia espressamente richiesto dalla normativa in materia anagrafica, @ necessario comunque acquisire tutti i dati anagrafici e di residenza del genitore italiano del minore. Si ricorda che la normativa in materia di autocertificazione di cui al D.P.R. 28 dicembre 2000, 1n, 445 (vedi il cap. Il, punto 6) si applica anche a tutti i cittadini di Paesi membri dell’Unione Europea (art. 3, comma 1). 9. Iscrizione del minore italiano/doppio cittadino conteso Liiscrizione all’AIRE di un minore conteso & possibile anche nel caso in cui la residenza all’estero sia oggetto di contestazione e anche se presentata da un genitore esclusivamente straniero Nel caso di minori italiani o doppi cittadini conviver i con un solo genitore ¢ la cui residenza all’estero sia oggetto di contesa tra gli esercenti la potest’ genitoriale, si rammenta, preliminarmente, che I’iscrizione anagrafica ha come scopo solo quello di determinare dove vivono i cittadini italiani e non quello di certificare se tale residenza sia legittima ¢ rispettosa di eventuali provvedimenti dell’autorita giudiziaria italiana (attinenti ad esempio allaffidamento, alla custodia, al divieto di espatrio, al rimpatrio, ecc.). Percid, l’iscrizione all’ AIRE @ possibile — e doverosa in linea generale - anche nel caso in cui la residenza all’estero sia oggetto di contestazione ¢ la tichiesta di iscrizione sia presentata da uno solo dei genitori, anche se esclusivamente straniero. Tuttavia, si consiglia, data la delicatezza della materia, di consultare Ufficio TV della DGIT per concordare una linea d’azione nel caso specifico. Si ricorda che la normativa in materia di autocertificazione di cui al D.P.R. 28 dicembre 2000, n, 445 (vedi il cap. II, punto 6) si applica anche a tutti i cittadini di Paesi membri dell’Unione Europea (art, 3, comma 1). Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1,0 del 21-10-2009.doc 20Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc. 10, Individuazione del Comune di iscrizione AIRE Bisogna individuare con attenzione il Comune a cui indirizzare la richiesta di iscrizione all’AIRE dell’interessato. L’individuazione del Comune di iscrizione AIRE é diretta conseguenza di quanto visto a proposito dei casi di iscrizione (art. 2 della legge n. 470/198 e punto 6 di questo capitolo): in primo luogo bisogna verificare se l'iscrivendo @ stato in precedenza residente in Italia: in caso positivo, il Comune di iscrizione AIRE é quello di ultima residenza in Italia. Se invece si tratta di persona nata all’estero che non sia mai stata residente in Italia, il Comune di iscrizione AIRE sari quello di trascrizione dell’atto di nascita, individuato secondo i criteri richiamati nel cap. I, punto 2 di questo documento. 11. Cambiamento del Comune di iserizione AIRE E? possibile cambiare il Comune di iscrizione solo su richiesta dell'interessato che abbia membri del proprio nucleo familiare iscritti nell’AIRE 0 nell’anagrafe della popolazione residente del Comune di destinazione. Non sono ammesse altre motivazioni. L’art. 2, comma 1, lettera b) della legge n. 470/1988 indica unico caso in cui & possibile ~ essendo gia iscritti nell’AIRE di un Comune ~ richiedere il trasferimento nell’AIRE di un altro Comune: questo cambiamento pud essere fatto solo su richiesta dell’interessato ¢ solo a condizione di avere membri del proprio nucleo familiare iscritti nell’ AIRE 0 nell'anagrafe della popolazione residente del Comune di destinazione, Le tichieste di cambiamento che vengono fatte in base ad altri motivi (tipicamente, in seguito all’acquisto di un immobile in Italia in un Comune diverso da quello di iscrizione) mancano pertanto di presupposto giuridico: cid dovra essere spiegato al connazionale ma non sari tuttavia possibile riffutare la domanda se l’interessato la volesse comunque presentare (in base al principio che le anagrafi sono detenute dai Comuni, ¢ solo i Comuni possono verificare se ¢ vero 0 no che in questo caso sara perd opportuno accompagnare il mod. Cons01 con una nota in cui si fa presente che, limitatamente alle risultanze dell’Ufficio consolare, non risulta soddisfatto il requisito di legge. Nei casi in cui la richiesta sia invece fondata sui presupposti previsti dalla normativa, essa dovra essere indirizzata al Comune di nuova iscrizione AIRE e per conoscenza al precedente Comune di iserizione, i quali poi provvederanno direttamente fra loro al completamento del carteggio ¢ al Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc atManuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc perfezionamento dell’iscrizione; si raccomanda di conservare in atti la richiesta di cambiamento di Comune di iscrizione firmata dal connazionale. 12. Iscrizione d’ufficio: principio operativo e tempi Liscrizione d'ufficio & un mezzo alternativo per assicurare la regolaritt della gestione anagrafica della quale il connazionale viene comunque informato tramite notifica al termine del procedimento. Accanto alliscrizione su richiesta del connazionale, la legge prevede una seconda modalita per Vaggiornamento anagrafico, consistente nell'invio d’ufficio del mod. Cons01 quando T'Ufficio consolare sia comunque in possesso delle informazioni necessarie. Tale modalita, prevista dall'art. 6 comma 6 della legge n.470/1988, nasce per sveltire il procedimento senza costringere il connazionale ~ a fronte di un obbligo di legge come I'iserizione anagrafica — a fare per forza un’istanza specifica che di fatto non & necessaria se, come accade sovente nella pratica quotidiana, in realta gli elementi necessari sono gia tutti conosciuti. Non si deve quindi pensare che V'iscrizione d'ufficio sia un modo per regolarizzare l’anagrafe ad insaputa degli interessati (anche perché il provvedimento comunale di iserizione all’ AIRE dovra comunque essere notificato all'interessato), perché invece é principalmente una modalita che serve a sveltire il lavoro consolare ¢ ad evitare duplicazioni sia nella presentazione della modulistica sia nella ricezione del pubblico o nella trattazione della corrispondenza, E’ da rilevare che la norma citata indica un termine prima del quale non si pud procedere d’ufficio, essendo necessario attendere che siano scaduti i termini per la presentazione delle dichiarazioni da parte degli interessati (cioé novanta giorni). Tale periodo va perd conteggiato a partire dal primo stabilimento nella circoscrizione: se pertanto, come in pratica succede, il connazionale risiede gia da tempo nella circoscrizione ma non si era manifestato in precedenza presso I’Ufficio consolare, si pud senz’altro procedere — in assenza di una richiesta dell’interessato — all’iscrizione d’ufficio se ne ricorrono le condizioni; se invece non sono ancora trascorsi novanta giorni é necessario attendere il compimento di questo periodo. 13. Informazione dei cittadini: obbligo di iscrizione d’ufficio secondo la legge Vi sono alcuni casi in cui l’Ufficio consolare ha Vobbligo di richiedere Viscrizione all’AIRE anche in assenza della domanda da parte degli interessati. L’art. 6, comma 6 della legge n. 470/1988 dichiara il principio generale dell’iscrizione d’ufficio; il successivo comma 9 dello stesso articolo prevede inoltre un obbligo a carico dell’Ufticio consolare Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 22Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe di procedere all'iscrizione d’ufficio qualora in occasione della richiesta di certificati, atti o documenti, si constati che la posizione anagrafica non é stata regolarizzata e il cittadino residente all’estero non renda contestualmente la dichiarazione ai fini dell’iscrizione AIRE. La legge afferma che la richiesta di atti deve essere accompagnata dalla dichiarazione, usando il verbo dovere al modo indicativo, il che non lascia spazio ad interpretazioni ed aggiunge che in mancanza gli Uffici consolari corrisponderanno alla richiesta provvedendo contestualmente all’iscrizione d’ufficio a norma del comma 6. E’ pertanto necessario sottolineare che in questi casi esiste un obbligo di legge a carico degli Uffici consolari, che ovviamente non possono disattenderlo; di tale circostanza dovra essere data comunicazione ai cittadini, sempre in base al principio che Viscrizione d’ufficio non & un modo per svolgere pratiche all’insaputa del connazionale ma invece é una procedura per sveltire lo svolgimento delle pratiche amministrative, In caso di contestazione da parte del richiedente, vedi il punto 14 di questo capitolo, 14, Cosa fare in caso di espresso rifiuto di iscriversi all’ AIRE Lreventuale rifiuto dell’interessato a richiedere Viscrizione all'AIRE non incide sugli obblighi in materia di gestione anagrafica che ricadono sull’ufficio consolare. Pud accadere che un cittadino, ancorehé residente all’estero, non voglia iscriversi all’AIRE. Non & compito di questo manuale commentare tale circostanza, ma invece di illustrare il quadro normativo per lo specifico punto e i doveri dell’ Ufficio consolare in materia, L’art. 8 del D.P.R. 6 settembre 1989, n. 323 (Regolamento di esecuzione della legge n. 470/1988) prescrive che I’Ufficio consolare, in caso di dubbio o risultanze contrastanti, accerti la veridicita delle dichiarazioni rese avvalendosi anche della collaborazione delle Autorita locali, e poi proceda ai conseguentiadempimenti. In conseguenza, anche a fronte di espresso rifiuto da parte dell’interessato relativamente all rizione all’ AIRE, qualora I’Ufficio consolare sia in possesso di documentazione che ne confermi la residenza all’estero (sulla natura della documentazione vedi il cap. II, punto 6) sia perché acquisita direttamente, sia perché richiesta e ottenuta dalle autorita locali, dovra senz’altro procedere a richiedere al Comune U'iscrizione all’AIRE dell’interessato qualora ne ricorrano i presupposti, anche in assenza di richieste di atti, documenti e certificati. Al riguardo, si sottolinea che I'Ufficio consolare pud senz’altro richiedere al Comune italiano nel quale il connazionale dichiari eventualmente di risiedere di confermare tale circostanza eseguendo in loco una verifica per mezzo della Polizia Municipale e comunicandone l’esito. N.B. Vi sono molti moduli in uso nei Consolati che sono impostati secondo uno schema costante, ¢ cioé “Il sottoscritto , residente a richiede (il passaporto, il sussidio, la trascrizione di un atto di stato civile, eccetera)”. Dato l’obbligo anagrafico di legge, si Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 23Manuale per 'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc suggerisce di impostare la modulistica in uso con l’aggiunta di una dicitura finale nella quale Vinteressato, che si & appena dichiarato residente all’estero e percid in quanto tale soggetto all'iscrizione all’ AIRE, richiede contestualmente l'aggiornamento della propria posizione AIRE. In questo modo si potra acquisire una richiesta dell’interessato ¢ si eliminera gran parte delle iscrizioni © aggiomamenti effettuati d'ufficio ed eventuale fonte di possibili contestazioni successive. Naturalmente, qualora il richiedente non sia residente nella circoscrizione consolare ovvero non sia soggetto all’obbligo di iscrizione all’AIRE, tale richiesta sarebbe semplicemente barrata, eventualmente con un’annotazione a lato da parte dell'ufficio. 15, Ricorso contro I'iscrizione all’ AIRE: quali documenti conservare nel fascicolo Come contro ogni provvedimento amministrativo, il cittadino pud presentare ricorso contro la iscrizione d'ufficio all’AIRE. Liiscrizione all’ AIRE consiste in un provvedimento amministrativo adottato dal Comune in quanto responsabile della tenuta delle anagrafi, Come sempre, contro tale provvedimento & ammesso ricorso, ad esempio qualora si ritenga che manchino i presupposti di legge per procedere a tale iscrizione. Trattandosi di un provvedimento adottato da un Comune, in generale gli Uffici consolari non sono direttamente coinvolti nella questione se non per il fatto che ad essi compete la trasmissione ai Comuni del modello Cons01. Tuttavia, é proprio agli Uffici consolari che abitualmente si rivolge il Ministero dell’Intemo per avere copia della documentazione probatoria in base alla quale é stata richiesta l'iscrizione all’ AIRE, da cui dimostrare in giudizio la legittimita dell’avvenuta iscrizione. Per questa ragione gli Uffici consolari devono non solo privilegiare V'iscrizione su richiesta dell’interessato (conservando in atti tale richiesta) e comunque prestare la massima attenzione prima di procedere ad un’iscrizione d’ufficio (vedi, al riguardo, anche il successivo punto 15), ma soprattutto devono richiedere iscrizioni d’ufficio solo in presenza di documentazione che confermi la dimora abituale all’estero (cioé la residenza) del cittadino. Sulla tipologia di tale documentazione vedi il cap. II, punto 6 e il cap. III, punto 13. ione all’ AIRE 16, Casi di esclusione dall’iscri: Non si devono iscrivere all’AIRE solo coloro che sono dipendenti di ruolo dello Stato, in servizio all’estero e notificati alle autorita locali ai sensi delle Convenzioni di Vienna del 1961 e del 1963, ¢ i militari in missione presso le strutture NATO. Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 24Manuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc Come indicato nel punto 3 di questo capitolo, la legge n. 470/198 prevede l'obbligo di iscrizione all’AIRE per tutti coloro che risiedono all’estero intendendo, per residenza la dimora abituale e per durata un periodo superiore a dodici mesi. Vi sono tuttavia alcune categorie di persone che sono escluse dall’iscrizione all’ AIRE, sia perché la residenza all’estero é inferiore ai dodici mesi (art. 1, comma 8 ¢ art. 1, comma 9, lettera a), sia perché si trovano in una pat icolare condizione sulla quale & necessario approfondire brevemente la trattazione. L’art. 1, comma 9, lettera b della legge n. 470/198 esclude dall’iscrizione all’ AIRE le persone (e i loro familiari conviventi) che posseggono i seguenti requisiti: 1. essere dipendenti dello Stato; 2. essere dipendenti di ruolo; 3. essere in servizio all’estero; 4, essere notificati alle Autorita locali ai sensi delle Convenzioni di Vienna del 1961 e del 1963, rispettivamente sulle telazioni diplomatiche e consolari (oppure ai sensi della Convenzione di Londra del 1951 sullo statuto delle truppe della NATO, come chiarito dal Ministero dell’Interno con Citcolare MIACEL n. 20 del 17 dicembre 2001 — consultabile nella normativa consolare). Questi requisiti devono essere posseduti tutti, e 1a mancanza anche di uno solo di essi produce Vobbligo di iscrizione all’ AIRE in caso di residenza all’estero per un periodo superiore a dodici mesi, Aleuni esempi pratis a. funzionario di ruolo dell’ONU 0 dell’ Unione europea: si deve iscrivere all’ AIRE perché non € dipendente dello Stato (manca il requisito 1); b. lettore MAE: si deve iscrivere all’AIRE perché & dipendente dello Stato, ma a tempo determinato e percid non di ruolo (manea il requisito 2); c. personale della cooperazione: si deve iscrivere all’AIRE se non dipendente di ruolo dello Stato (manca il requisito 2); 4. direttori UTL: anche se in genere sono notificati ai sensi delle Convenzioni di Vienna, di norma non sono dipendenti di ruolo dello Stato, e percid si devono iscrivere all’AIRE (manea il requisito 2); e. personale insegnante: si deve iscrivere all’AIRE perché, pur essendo personale di ruolo e dello Stato, non & notificato alle autorita locali ai sensi delle Convenzioni di Vienna sulle relazioni diplomatiche e consolati, bensi in base ad altri accordi (manea il requisito 4); f personale a contratto MAE: s deve iscrivere all’AIRE perché é dipendente dello Stato a tempo indeterminato, ma non di ruolo (manca il requisito 2); Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 25Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc g- personale di ruolo MAE: non si deve iscrivere all’AIRE perché possiede tutti i requisiti sopra indicati; h. civile in servizio presso una base NATO: si deve iscrivere all’ AIRE perché la Convenzione i Londra del 19 giugno 1951 riguarda solamente i militari; i. personale militare in servizio presso una base NATO: non si deve iscrivere all’ AIRE, come chiarito dalla Circolare MIACEL sopra citata. J. Personale dipendente da Enti locali (Regioni, Province ¢ Comuni) in servizio all’estero: si deve iscrivere all’AIRE perché non é dipendente dello Stato (manca il requisito 1). 17. Quali poteri hanno gli uffici consolari onorari in materia di AIRE? In materia di AIRE sono competenti solo gli Uffici consolari di prima categoria. L’art. 16, comma | della legge n. 470/1988 indica che gli Uffici consolari di cui si parla nel testo sono esclusivamente quelli di prima categoria, cio’ quelli presso i quali presta servizio personale di ruolo del MAE. In conseguenza, eli uffici consolari onorari non possono corrispondere direttamente con i Comuni italiani per quanto riguarda la gestione dell’AIRE, ma devono obbligatoriamente transitare per I'Ufficio consolare di prima categoria da cui dipendono (anche perché questo & Lunico modo, per il Consolato, per avere la garanzia di aggiomare il proprio schedario consolare). Manuale per l'peratore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 26‘Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc CAPITOLO IV A CANCELLAZIONE DALL’AIRE 1. Quando si cancella dall’AIRE. La cancellazione dall’AIRE é disciplinata dalla legge, per casi precisi e specifici. L’art, 4 della legge 470/1988 elenca i casi in cui si procede alla cancellazione dall’ AIRE: a) per iscrizione nell’anagrafe della popolazione residente a seguito di trasferimento dall’estero. Quando un cittadino iscritto all’AIRE di un Comune italiano rientra a vivere in Italia nel Comune di iscrizione all’AIRE, il suo nominativo viene cancellato dall’AIRE di quel Comune e trasferito nell’ APR (Anagrafe della Popolazione Residente); b) per immigrazione dall’estero in altro Comune della Repubblica. E” una situazione simile ma non uguale alla precedente: in questa ipotesi, il cittadino iscritto all’ AIRE di un Comune rimpatria ma fissa la propria residenza in un Comune diverso da quello di iscrizione AIRE: il Comune di nuova residenza lo iscrive nella propria APR e deve dare comunicazione di cid al Comune di iscrizione AIRE affinché quest’ultimo lo possa cancellare da tale anagrafe; ©) per morte, A seguito della trascrizione di un atto di morte il cittadino viene cancellato dall’anagrafe in cui era iscritto, Per quanto riguarda cosa fare in caso di morte di un iscritto all’AIRE senza che l’Ufficio consolare abbia o possa procurarsi il relativo certificato, vedi il punto 5 di questo capitolo; ©) per perdita della cittadinanza, Essendo ’AIRE Vanagrafe degli italiani residenti all’estero, chi perde la cittadinanza non ha pit titolo per essere iscritto in questa anagrafe, e deve essere pertanto cancellato; ) per trasferimento nell’ AIRE di altro Comune, La materia del trasferimento dall’AIRE di un Comune a quella di un altro & trattata nel cap. Ill, punto 10; nel caso in cui venga effettuato questo trasferimento, il Comune di precedente iscrizione AIRE deve cancellare il nominativo dalla propria anagrafe, ed é per questo che tale circostanza é prevista dalla legge come una delle possibili cause di cancellazione Come si vede, & stata volutamente saltata la lettera d) di questo elenco, perché la norma é stata modificata dalla Legge 27.05.2002, n, 104; la materia viene trattata nel punto successivo di questo capitolo. 2. Innovazioni introdotte dalla legge 27.05.2002, n. 104 all’art. 4, lettera d) In assenza di indirizzo valido & possibile richiedere la cancellazione dall’AIRE per irreperibilita presunta, Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 27Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc Nella formulazione della legge 470/1988 la lettera d) dell’art. 4 prevedeva che si potesse cancellare un nominativo dall’AIRE per irreperibilita presunta, trascorsi cento anni dalla nascita 0 dopo Veffettuazione di due successivi censimenti (che, come & noto, hanno cadenza decennale). Non era previsto dalla legge né quindi applicabile per chiedere 1a cancellazione dall’AIRE il caso di irreperibilita che pitt frequentemente si presentava agli uffici consolari soprattutto al di fuori dell’Europa, ¢ cioé la persona che cambiava recapito senza comunicare il nuovo, e della quale non si avevano piii notizie anche da diversi anni, La legge 27.05.2002, n. 104 ha finalmente posto rimedio a questa carenza sostituendo la vecchia formulazione dell’art. 4 lettera d) con la seguente casistica relativa all irreperibilita presunta: 1, trascorsi cento anni dalla nascita (per istruzioni operative relative ai centenari viventi, vedi il punto 4 di questo capitolo); 2. dopo due censimenti consecutivi conclusi con esito negativo, cio’ senza che Viscritto AIRE sia risultato presente negli schedari consolari per due volte a distanza di dieci anni; 3. quando risulti inesistente, tanto nel Comune di provenienza quanto nell’ AIRE, l’indirizzo all’estero; 4, per ritorno al mittente della cartolina avviso (che viene spedita dal Comune in occasione delle elezioni amministrative o referendarie locali) a causa di mancato recapito, a condizione che fra gli invii sia trascorso almeno un anno. Non é casuale che questa norma sia stata cambiata pochi mesi dopo l’approvazione della legge sul voto degli italiani all’estero per elezioni politiche e referendum, che come & noto si svolge per corrispondenza, Dovendo infatti disporre di indirizzi aggiomnati ¢ completi per linvio dei plichi si & stabilito di escludere dall’ AIRE (¢ percid anche dall’elenco degli elettori: vedi cap. V, punto 1) coloro per i quali mancava un indirizzo utilizzabile, onde evitare di far circolare materiale elettorale senza avere la ragionevole certezza che arrivasse effettivamente nelle mani del destinatario. 3. Come devono operare gli Uffici consolari (rif. Circolare Ministero dell’Intemo n. 2/2004) Lindisponibilita di un indirizzo valido deve essere attentamente verificata prima di richiedere 1a cancellazione per irreperibilita presunta, Come illustrato nel cap. I, punto 9, la Circolare n, 2 del Ministero dell’Intemno é il frutto di una stretta collaborazione fra quella Amministrazione e il Ministero degli Affari Esteri. Tale Circolare detta istruzioni ai Comuni, che devono accettare le richieste di cancellazione dall’AIRE quando l'Ufficio consolare, sotto la propria responsabilita, dichiara due cose: 1. che Pindirizzo precedentemente conosciuto non é pit valido; Manuale per V'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 28Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc 2. che non é possibile reperire un nuovo indirizzo del connazionale il quale, pertanto, & da considerare irreperibile, ovviamente fatte salve eventuali diverse comunicazioni da parte di altri Consolati o Comuni italiani (se l’interessato si fosse trasferito altrove all’estero 0 fosse rimpatriato senza comunicarlo al Consolato che ne chiede la cancellazione per irreperibilita). Gli Uffici consolari devono pertanto esperire tutti i necessari controlli, compresi, ove possibile, quelli in collaborazione con le Autorita locali, prima di dichiarare presumibilmente irreperibile un connazionale; allo stesso tempo, all’esito negativo delle ricerche la richiesta di cancellazione va inviata con tempestivitd perché lo schedario consolare, come recita l'art. 67 del D.P.R. 5.01.1967, n. 200 deve essere “il pit possibile aggiornato, tenuto conto delle circostanze locali”: ¢ pertanto vietato mantenere nello schedario consolare nominativi di persone di cui non é conosciuto un indirizzo valido (0 qualsiasi altro elemento fondamentale ai fini dell’individuazione. del connazionale e della sua iscrizione negli schedari consolari). 4. Gliultracentenari: conferma annuale dell’iscrizione in AIRE E" obbligatorio confermare annualmente Viscrizione all’AIRE degli ultracentenari perché altrimenti vengono cancellati per irreperibilita presunta, Fra le cause di cancellazione per irreperibilita presunta é previsto, salvo prova contraria, il fatto che siano trascorsi pid di cento anni dalla nascita. Se da una parte questo produce |’eliminazione automatica dall’AIRE di tutte quelle posizioni relative a persone che da decenni non danno pitt notizie di sé (spesso perché hanno acquistato una cittadinanza straniera in un tempo in cui perdeva l’italiana) e che sono in genere del tutto sconosciute ai Consolati, d’altra parte cid obbliga a salvaguardare le posizioni dei veri centenari, Poiché, come illustrato nel cap. V, punto 1, la compilazione dell’elenco aggiomato avviene una volta l’anno, ed in preparazione di tale operazione i Comuni procedono alla cancellazione dall’AIRE degli ultracentenari per i quali non hanno ricevuto la “prova contraria” che blocca la cancellazione per irreperibi presunta, gli uffici consolari devono inviare ogni anno, per ciascun ultracentenario o prossimo tale, la conferma della reperibilita. Si consiglia di effettuare questa operazione in primavera ¢ comunque prima del periodo di pausa estivo (la revisione dell’ AIRE da parte dei Comuni viene in genere effettuata in autunno ¢ V’elenco aggiomato viene compilato tra la fine di un anno e l’inizio del suecessivo). 5. Gli atti di morte (come trattarli e cosa fare se non é disponibile un atto di morte trascrivibile) E? di fondamentale importanza richiedere la cancellazione dall’AIRE per irreperibilita presunta dei cittadini deceduti per i quali non sia disponibile Vatto di morte. Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 29Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009,doc Come @ stato ricordato nel cap. I, punto 3, i cittadini hanno alcuni doveri in materia di stato civile. A questi doveri cortisponde il dovere dell’ Ufficio consolare di trasmettere al pit presto gli atti di stato civile presentati per la trascrizione in Italia. Cid é particolarmente vero per quanto riguarda gli atti di morte, che si consiglia di inviare al pit tardi il giorno successivo alla loro presentazione, in considerazione degli effetti accessori che pud avere la trascrizione di un atto di morte in Italia, ad esempio a fini previdenziali o successori. Vi sono perd alcune situazioni in cui la documentazione presentata dai familiari del defunto localmente sufficiente per riconoscere il decesso, ma non ha tuttavia la forma richiesta a fini della trascrizione nei registri dello stato civile italiano, In questo caso non é ovviamente possibile inviare il certificato in Italia ¢ bisogna spiegare la situazione ai familiari invitandoli a presentare il documento idoneo; poiché peraltro esperienza insegna che in assenza di un interesse specifico spesso i familiari trascurano di far pervenire successivamente il certificato, si raccomanda ~ a fronte di documentazione considerata probante localmente ~ di procedere immediatamente alla richiesta di cancellazione dall’AIRE. Al riguardo, il Ministero dell’Intemo ha espressamente suggerito di non richiedere Ia cancellazione per morte (perché questo provocherebbe Ia richiesta da parte del Comune dell’invio del relativo certificato e Ia sospensione della cancellazione dall’ AIRE), bensi di inviare una richiesta di cancellazione per irreperibilita. Sebbene cid non rifletta pienamente la situazione di fatto, & perd I'unica soluzione possibile per procedere almeno all’aggiomamento anagrafico, in attesa dell’auspicabile completamento della parte che riguarda piti direttamente lo stato civile. E’ ovvio che tale procedura NON deve essere seguita in tutti quegli Stati in cui T'Ufficio consolare ha la possibilita di chiedere direttamente alle Autorita locali il certificato di stato civile necessario. Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 30Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc CAPITOLO V AIRE E VOTO ALL’ESTERO 1. Schedari consolari, elenchi AIRE ed elenco aggiornato Gli schedari consolari e gli elenchi AIRE sono due banche dati differenti e gestite rispettivamemte dalla rete consolare e dal Ministero dell’Interno; annualmente quest’ultimo cura Ia formazione dell’elenco aggiornato, ai fini elettorali. Nei capitoli precedenti sono state esaminate le caratteristiche degli schedari consolari ¢ dell’AIRE, che sono due diversi elenchi che ricadono sotto la responsabilitd, rispettivamente, degli uffici consolari e dei Comuni italiani. La legge sul voto degli italiani all’estero (n. 459 del 27.12.2001) ha istituito un terzo elenco, distinto dai due precedenti, finalizzato alla predisposizione delle liste elettorali da utilizzare in occasione dell’esercizio del voto degli italiani all'estero (rinnovo del Parlamento e consultazioni referendarie). L’art, 5 infatti stabilisce che “I Governo, mediante unificazione dei dati dell’anagrafe degli italiani residenti all’estero ¢ degli schedari consolari, provvede a realizzare l’elenco aggiomato dei cittadini italiani residenti all’estero finalizzato alla predisposizione delle liste elettorali”; gli elenchi degli elettori sono quindi il risultato del confronto fra AIRE e schedari consolari, che produce I’elenco aggiornato (che include anche i minorenni e coloro che non hanno diritto di voto), dal quale viene in seguito estratto I'elenco degli elettori, ottenuto appunto escludendo i minorenni e coloro che non hanno diritto di voto, secondo questo schema; Schedariconsolori —_| | Elenco aggiornato ———+ Elenco degli elettori ame?) 2. Caratteristiche dell’elenco aggiomnato e differenze rispetto a schedari ed AIRE Lielenco aggiornato, formato annualmente dal Ministero dell’Interno, si basa sul confronto dei dati consolari e dell’AIRE, secondo specifici criteri. L’elenco aggiomnato viene compilato una volta l’anno, normalmente nel mese di gennaio in base ai dati del dicembre precedente sia per quanto riguarda gli schedari consolari che per quanto riguarda PAIRE. A differenza di questi due ultimi, l’elenco aggiomato & statico, cioé una volta compilato non € soggetto a variazioni ed integrazioni durante l'anno, come invece accade per gli schedari ¢ Manuale per operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 31Manuale per 'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc per I’AIRE, In caso di evento elettorale l’elenco degli elettori potra essere corretto ed integrato sia eliminando che aggiungendo nominativi, in presenza dei requisiti ed autorizzazioni necessarie; ma questa & materia strettamente elettorale e percid esula dall’ambito di trattazione di questo manuale, che si occupa degli aspetti gestionali dell’anagrafe. Poiché perd la presenza o Vassenza dei nominativi nell’elenco aggiornato dipende dal lavoro di tutto V’anno sugli schedari consolari ¢ sull’AIRE (da cui l’elenco aggiomato é derivato), nei prossimi punti di questo capitolo saranno esaminate alcune tematiche che vengono rilevate al momento di operare sull’elenco aggiornato ma che, discendendo da operazioni compiute sugli schedari e sull’AIRE, devono essere chiarite al fine di orientare ed organizzare correttamente Vattivita che viene compiuta continuamente per Vaggiomamento di questi elenchi, 3. Ltunificazione e le varie tipologie di risultato: allineati, “Solo MAE” ¢ “Solo MIN” Ancrociando i dati AIRE e schedari consolari, che sono di origine e status differenti, si evidenziano casi di completo allineamento, ovvero casi presenti solo in una di esse, detti solo MAE 0 solo MIN. L’operazione di “unificazione” di cui parla l’art. 5 della legge n. 459/2001 consiste nel confronto informatico dei dati degli schedari consolari e dell’ AIRE, secondo regole fissate preventivamente di concerto fra i due Ministeri interessati (Esteri ed Interno). Queste regole sono state via via raffinate nel tempo (il confronto veniva fatto anche prima dell’entrata in vigore della legge) e sono ormai stabili da diversi anni a questa parte. Al termine del confronto ciascun nominativo presente nelle banche dati viene marcato in modo diverso a seconda dell’esito del confronto. Si hanno pertanto tre tipi di risultato: - nominativo “allineato”: & presente sia negli schedari consolari che nell’AIRE; - nominativo “Solo MAE”: é presente negli schedari consolari ma NON nell’AIRE; = nominativo “Solo MIN”: é presente nell’ AIRE ma NON negli schedari consolari. L’elenco aggiomato é costituito da tutti i nominativi allineati pit tutti i nominativi “Solo MIN”; questi ultimi, infatti, pur non risultando presenti negli schedari consolari sono comunque iscritti nell’unica anagrafe che ha valore giuridico (l’AIRE), e quindi, fino ad eventuale cancellazione, hanno diritto di essere inclusi nell’elenco aggiornato dei cittadini residenti all’estero. 4, Come trattare i “Solo MAE” e i “Solo MIN” I casi di disalllineamento vanno trattati opportunamente, per fare si che diminuiscano progressivamente, avvicinando sempre di pitt gli schedari consolari ai dati AIRE. Manuale per 'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 32Manuale per loperatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc Sebbene I’elaborazione dell’elenco aggiornato venga effettuata centralmente e non sia quindi parte dell’attivita degli Uffici consolari, & perd necessario che gli operatori sappiano come si artiva al’inclusione © meno di un nominativo, in modo da poter risalire alla causa di un eventuale problema (mancata inclusione, mancata esclusione o discordanze sulle generaliti) ed essere quindi in grado di adottare le azioni correttive per risolverlo. La materia é stata ampiamente trattata nel messaggio n. 301/50838 dell"11.02.2008, pubblicato in normativa consolare nella sezione “Anagrafe consolare”, al quale si rimanda per la trattazione completa dell’argomento. In generale, a fronte di casistiche tendenzialmente anomale (sia i solo MAE che i solo MIN infatti non dovrebbero in teoria esistere, se non limitatamente a quel breve lasso di tempo che intercorre fra la comunicazione di una variazione ¢ la sua ricezione nell’AIRE) !’Ufficio consolare deve esaminare la singola posizione per individuare — alla luce degli elementi esposti nel messaggio richiamato — in quale punto si sia, per cosi dire, “interrotta la catena”, e quindi quale sia il tassello maneante per il perfezionamento della pratica ¢ la conseguente trasformazione della posizione da appartenente ad uno solo degli elenchi ad appartenente ad entrambi (oppure, se del caso, alla sua eliminazione da entrambi). Sara quindi necessario verificare che le generaliti siano scritte correttamente nelle banche dati (vedi al riguardo il cap. II, punto 5) tenendo presente che salvo prova contraria fanno fede quelle indicate dal Comune; che lo stato civile sia stato regolarizzato secondo quanto illustrato nel cap. I, punto 2; che il cittadino non sia considerato dal Comune quale residente in altra circoscrizione consolare; ¢ in generale verificare che cosa pud aver generato la mancanza di corrispondenza fra i due archivi (schedari ed AIRE), intraprendendo a seconda dei casi le azioni necessarie per la correzione della discordanza e il completamento della documentazione. 5. L’ammissione al voto non comporta |’inclusione nell AIRE: perché? In occasione delle elezioni, e in limitati, specifici casi, Vufficio consolare pud trovarsi a dover garantire il diritto di voto anche a cittadini non iscritti negli schedari consolari, né all’AIRE. Nell’imminenza dello svolgimento delle consultazioni elettorali all’estero si verificano di frequente casi di persone che richiedono di essere ammesse al voto ¢ per le quali i Comuni concedono il prescritto nulla osta che permette di iscrivere l’elettore nell’elenco aggiunto. Tuttavia, in molti casi si & constatato che il Comune, nonostante la richiesta fatta dall’Ufficio consolare ¢ la risposta positiva che @ stata data, in seguito non provvede all’iscrizione del cittadino nella propria AIRE. Esiste anche il problema uguale e contrario, cioé di cittadini che vengono segnalati dai Consolati come da stralciare per vari motivi, ma che in seguito non vengono cancellati dall’ AIRE. Manuale per l'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 33Manuale per I'operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doc Cid accade perché la materia elettorale, quella anagrafica e quella dello stato civile sono diverse, e spesso diversi sono anche gli uffici che nei Comuni trattano i due argomenti: in conseguenza, Viscrizione all’AIRE si effettua a cura dell’Ufficio anagrafe di un Comune (e non dell’Ufficio elettorale che ha rilasciato il nulla osta) in seguito alla ricezione come da legge di un mod. Cons01, € non in seguito alla ricezione di una richiesta di nulla osta per il voto e al suo accoglimento; Ia cancellazione dall’AIRE ~ ad esempio per perdita della cittadinanza ~ si effettua in seguito alla ricezione ¢ trascrizione del relativo attestato di naturalizzazione non in seguito alla segnalazione che l'interessato non ha titolo per votare. In base a quanto sopra esposto, gli uffici consolari devono si procedere nei tempi prescritti all’esame dell’elenco elettori ¢ alla sua integrazione in entrata e in uscita; ma non devono perdere traccia delle verifiche effettuate in tale occasione provvedendo — se possibile contestualmente in modo da non dover esaminare in seguito nuovamente la pratica — anche all'invio della documentazione necessaria a seconda dei casi all’aggiomamento dello stato civile, della cittadinanza o dell’ AIRE che, come si ripete, sono aspetti diversi da quello strettamente elettorale in base al quale viene concesso il nulla osta o viene stralciata la posizione. Manuale per operatore consolare di anagrafe - Ver-1.0 del 21-10-2009.doe 34