el contexto general de las tablas de

retención documental

uno de los
instrumentos archivísticos más
importantes dentro de las organizaciones
públicas y privadas que deseen tener un
buen control y manejo de sus archivos en
cuanto a su organización y su
conservación y consulta

Qué son las tablas de retención

Documental?

El acuerdo 004 del 2019 del

archivo general de la nación establece,
que las tablas de retención documental
son un listado de series y subseries
documentales, en donde se define la
producción documental de cada una de las
dependencias de una entidad u
organización, determinando sus tiempos de
retención y su disposición final para
cada caso.

Tablas de Retención documental

la principal funcionalidad de las tablas

de retención documental además de
determinar la producción documental en
cada dependencia de una organización nos
indica cuáles son sus tiempos de
retención en el archivo de gestión,
cuáles son sus tiempos de retención en
el archivo central o intermedio y cuál
es su disposición final para cada serie
y subserie documental, sea conservación
total, microfilmación, selección o
eliminación. Y nos indica qué
procedimiento debemos seguir, además de
ello es un instrumento archivístico
obligatorio para las entidades públicas
y privadas que cumplen funciones
públicas. Determinando no solamente los
códigos que van a ir desde la producción
documental sino también en las
diferentes fases del archivo sus niveles
de conservación, y nos va a ayudar mucho
en la parte de organización documental
definiendo cada una de las series y sub series documentales y las respectivas
tipologías que pertenecen a cada uno de
ellos.

Obligatoriedad entre entidades públicas y privadas

El acuerdo 004 del 2019 establece que las

entidades públicas deben presentar ante
el archivo general de la nación sus
tablas de retención documental para su
respectivo proceso de convalidación.
Igualmente la ley 594 del 2000 también
nos menciona este aspecto que es un aspecto de obligatorio cumplimiento
para las entidades públicas, las
entidades privadas no están obligadas
como tal a convalidar este instrumento
y a presentarlo ante el archivo general
de la nación, sin embargo lo pueden
adoptar para el control y seguimiento de
sus archivos de gestión aplicando la
normatividad archivística vigente
entonces esa es la principal diferencia
entre la obligatoriedad entre entidades
públicas y privadas la pública si está
obligada y las entidades
privadas que cumplen funciones públicas
o que ejecutan presupuesto público
también están obligadas porque las cubre
el marco general de la ley 594 del 2000. Sin embargo las privadas las pueden
desarrollar para el control de sus
documentos de archivo
Necesidades para implementar T.R.D.

En primera instancia debemos tener en cuenta que una entidad que quiera elaborar
tablas de retención documental debe tener por lo menos cierto nivel de
implementación de un sistema de gestión de calidad es decir, debe tener los
procesos y procedimientos documentados, debe tener una misión, visión un
organigrama que permita establecer de forma jerarquizada la estructura
organizacional de la empresa, recordemos que el acuerdo 004 del 2019 del AGN
establece los requisitos técnicos que debe cumplir para la elaboración e
implementación de tablas de retención documental. debemos tener un manual de
funciones de donde determinar la producción documental de cada una de las
dependencias y así poder construir el listado maestro de series y subseries
documentales se debe conformar un equipo interdisciplinario, por lo general tener
conformado el comité de gestión documental o comité de archivo en la entidad,
los integrantes del comité debe estar conformado por lo menos por el gerente de
la compañía debe estar conformado por la persona que hace las funciones de
planeación debe estar presente si tienen contratado a nivel interno un profesional
en archivística o de ciencias de la información que tenga pleno conocimiento del
proceso de implementación y levantamiento de este instrumento archivístico.
obviamente que esté titulado por el colegio colombiano de archivistas (CCA) y que
presenten su tarjeta profesional como lo exige la normatividad vigente debe tener
su manual de funciones documentados procesos y procedimientos debe tener el
presupuesto para invertir sino tienen conformación de archivos de gestión, archivo
central no solamente diseñar un instrumento archivístico o un documento sino es
también pensar en que lo van a implementar y lo van a utilizar recordemos que las
tablas de retención nos establecen los tiempos de retención en archivos de
gestión y archivo central para una de las series y subseries documentales de una
dependencia productora de información entonces de
qué nos sirve implementar unas tablas de retención si de pronto la organización
no tiene conformados los archivos de gestión si no tiene digamos presupuesto
asignado para invertir en unidades de almacenamiento llámese cajas, carpetas,
estantería.
No solamente es pensar en la construcción del instrumento
archivístico sino abordarlo de forma general para que podamos pensar en que
su aplicación va a ser adecuada.

Elaboración de T.R.D.

bueno en cuanto a algunos aspectos

generales de la elaboración de este
instrumento archivístico a tener en
cuenta
bueno son cuatro etapas las que hay que
cumplir para levantar este instrumento
archivístico la primera de ellas se
llamaba compilación de la información
institucional más adelante y en otros
vídeos vamos a desarrollar las de forma
más detallada para que ustedes entiendan
el proceso de levantamiento de tablas de
retención entonces tenemos compilación
de una información institucional
posterior a ello viene un análisis de la
información recopilada en la fase 1
posterior a ello viene la etapa número 3
que se llama valoración documental y
finalmente pues tenemos la construcción
de las tablas de retención para ello
bueno hay un formato estandarizado por
el archivo general de la nación el cual
contiene unos campos mínimos
obligatorios sin embargo la normatividad
vigente nos indica que podemos añadir
espacios siempre y cuando se respete
digamos la estructura original o
contengan los aspectos mínimos del
formato original el marco normativo que
nos regula este aspecto
de retención tenemos el mínimo anual
número 04 del archivo general de la
nación en el cual no se establecen
algunos criterios muy importantes en de
estas etapas y igualmente bueno la ley
594 del 2000 nos habla a modo general de
la obligatoriedad de la aplicación de
este instrumento archivístico y el
acuerdo 004 de 2019 que lo estado
mencionando en todo el vídeo es va a ser
nuestra biblia prácticamente para este
proceso allí nos establecen cuáles son
las etapas que se desarrollan las etapas
que entregables deben tener cuáles son
los requisitos técnicos cómo se envían a
convalidación aprobación que en qué
tiempos quiénes son los responsables de
hacerlo cómo se hace el tema de la
aprobación a nivel interno de la entidad
mediante acto administrativo o mediante
acta
todos estos aspectos lo nombran en ese
acuerdo del archivo general de la nación
bueno un tip muy importante es que
podemos hacer uso del banco
terminológico de series y sub series
documentales del archivo general de la
nación de esta forma pues podremos
utilizar dichas series y sub series que
tiene la gn para entidades públicas y
adoptarlas dentro de nuestras propias
tablas de la atención documental en ese
sentido estaríamos ahorrando digamos que
tiempo y esfuerzos en cuanto a la
definición de series y sus series
tipologías y también la valoración
documental ya está en este instrumento
entonces ya nos dice los tiempos de
retención en archivos de gestión y
central y también la disposición final
para cada 0 y sub serie las series y
subsidios documentales que no adoptemos
y que estén dentro del banco
terminológico debemos sustentar leal
ante el archivo general de la nación el
motivo por el cual nuestra entidad no
las va a aplicar bueno para el caso de
las entidades públicas esta sustentación
se hace en un documento denominado
memoria descriptiva o metodología del
proceso de elaboración de tablas
en documental es un documento que la
misma norma no lo exige allí se hacen
todas estas serie de observaciones listo
entonces todo lo que no adoptemos y que
esté en banco terminológico lo debemos
sustentar y lo que si adoptemos pues ya
no necesitamos hacer la valoración
documental y definición de series y sus
series pero igual todo tiene que quedar
sustentado en él en la memoria
descriptiva listo
igualmente recordemos que una vez bueno
realicen el proceso de levantamiento de
tablas
la aprobación dentro de la misma
organización debe ser realizada por el
comité de archivos que está digamos que
integrado al comité institucional de
gestión y desempeño o en caso dado bueno
los integrantes del comité como les
mencionó
están determinados en esta norma
deben ser aprobadas las tablas de
retención dejando un documento como
evidencia de ello digamos si el comité
se reúne y se aprueban las tablas la
evidencia será el acta de reunión del
comité en el dado caso de que una
entidad no cuente con los cargos
necesarios para digamos la conformación
de este comité que aprueba las tablas se
realizará mediante acto administrativo
expedido por el representante legal de
la empresa
todo esto lo nombra la normatividad
vigente entonces de esta forma se
aprueban a nivel interno las tablas de
retención recordemos que la empresa
privada simplemente va a llegar hasta
este paso hasta el paso de aprobar las
tablas de retención y ahí ya puede
implementarlas en sus archivos porque no
están obligadas a presentarlas para
evaluación técnica y con validación ante
la gn sin embargo las entidades públicas
aún cuando las aprueben internamente no
no están autorizadas para empezar a
implementarlas para empezar a hacer
eliminaciones documentales para empezar
a hacer transferencias hasta
cuando no se obtenga la convalidación
por parte del archivo general de la
nación y esto se hace pues presentando
bueno el proyecto formalmente a la gn y
ellos pues ya le indicarán cuál es el
procedimiento a seguir como lo indica la
normatividad listo entonces esa es un
tipo muy importante que tengan en cuenta
no simplemente realizar el instrumento
artístico sino para el caso de las
entidades públicas tienen que
convalidarlo ante el agente y está bueno
se me pasaba el tema de cuando se
aprueban las teles se han publicado
privada deben ir firmadas por dos
funcionarios específicamente el jefe de
archivo que cumple sus funciones de
archivo de gestión documental en la
organización
el secretario general o funcionario en
superior o igual jerarquía en la empresa
esas dos firmas siempre deben ir
plasmadas en todas las tablas de
retención documental es algo muy
importante porque eso pues les da como
su valor agregado y es un requisito
mínimo que tiene el formato y debemos
cumplirlo listo otro aspecto muy
importante es cuando debemos actualizar
las tablas de retención si una empresa
nunca las ha realizado pues obviamente
en su primer levantamiento pues ya va a
tener sus primeras tablas sin embargo
digamos que una empresa que ya haya
levantado usted con anterioridad debe
realizar actualizaciones cuando se
presenten estos estos motivos el
principal de ellos es que haya una
reestructuración a nivel interno que se
supriman o se adicionen dependencias en
la organización que se actualice manual
de funciones porque eso afecta a la
producción documental o que se
actualicen procesos y procedimientos que
también afecta a la producción
documental entre otros criterios cada
vez que esto pase debemos
y realizar la actualización de tablas y
obviamente se vuelve a aplicar todo el
procedimiento las cuatro fases y en el
caso de las entidades públicas se debe
volver a convalidar ante ag en estas
actualizaciones para ello pues ya hay un
marco normativo que lo establece
entonces pues eso es un aspecto muy
importante ya que no solamente es
realizarlo una sola vez sino que hay que
estar pendiente del tema de las
actualizaciones bueno eso ha sido todo
Despedida
por esta oportunidad muchas gracias a
todos por su tiempo espero que les haya
servido la información que les brinde si
les gustó el vídeo no olviden apoyarme
con un like e igualmente pues suscríbase
al canal para que estén pendientes
cuando saquemos nuevos vídeos del tema
de gestión documental voy a tratar de
desarrollar algunos otros vídeos en
cuanto a las fases de implementación de
tablas para que estén muy pendientes
listo cualquier comentario que tengan si
tienen dudas o inquietudes no duden en
hacérmelo saber en el área de
comentarios la resolvemos entre todos y
así aprendemos todos muchísimas gracias
y hasta una próxima ocasión
bien