Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, Regional Cauca

Centro Comercio y Servicios

Tecnólogo en Gestión Documental 2711917
Competencia: Organizar archivos de gestión
Instructora: Yolanda Alvear
Correo electrónico: ysalvearg@misena.edu.co
Fecha realización actividades: Del 10 al 15 de mayo de 2023
Aprendices: CRISTIAN ALFONSO IZQUIERDO CAMARGO
JULIANA ESTRADA CERON

Taller historia, ciencias auxiliares y categorización de archivos.

1. De acuerdo con la clasificación de los archivos por su jurisdicción y

competencia, consulte el concepto de cada uno de los siguientes archivos:
a) Archivo General de la Nación:
El Archivo General de la Nación, es una entidad del orden nacional
adscrito al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y
dirección del Sistema Nacional de Archivos (AGN).

b) Archivo General del Departamento: es definido como aquel conjunto

de documentos recibidos o producidos por el Departamento de
una nación. En el caso de la República de Colombia, los Archivos
de Orden Departamental serán aquellos producidos, organizados y
custodiados por las distintas autoridades de cada uno de los
Departamentos en los que se encuentra dividida esta nación.

c) Archivo General del Municipio: El archivo municipal es el conjunto

de documentos generados y recibidos por las diversas dependencias
de la administración pública municipal en el ejercicio diario de sus
funciones, que se concentran, conservan y custodian por constituir
información de tipo oficial.

d) Archivo General del Distrito: Es el lugar en el que las entidades

del distrito conservan los documentos de archivo que les
pertenecen y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio
público por entidades privadas. Allí se generan las actividades
propias de la función archivística y la gestión documental.
2. De acuerdo con la clasificación de los archivos desde el punto de vista
territorial, consulte el concepto de entidades según el orden que se
presenta a continuación:
a) Archivos de entidades del orden nacional: Archivo integrado por
los fondos documentales procedentes de los organismos del orden
nacional y por aquellos que recibe en custodia.

b) Archivos de entidades del orden departamental: Están integrados

por fondos documentales procedentes de los organismos del orden
departamental y aquellos que reciban en custodia.

c) Archivos de entidades del orden distrital: Archivo integrado por

fondos documentales procedentes de los organismos del orden
distrital y por aquellos que recibe en custodia Colombia.

d) Archivos de entidades del orden metropolitano: una entidad

administrativa formada por un conjunto de dos o
más municipios integrados alrededor de un municipio que sirve de
núcleo o metrópoli. Debido a que estas entidades están vinculados
entre sí por estrechas relaciones de orden físico, económico y social.

e) Archivos de entidades del orden municipal:

Es un archivo general de la administración municipal encaminada a
la conservación de los documentos recibidos en la entidad o
producidos por la misma encaminado a informar a las autoridades y
funcionarios propios, a otros organismos o al público sobre hechos
pretéritos relacionados con la administración municipal.

f) Archivos de entidades del orden local:

Cada país tiene una concepción específica de los archivos de la
administración local dependiendo del grado de desarrollo que tiene
de este tipo de administración y eso va ligado generalmente con sus
tradiciones políticas y culturales, así como su ordenamiento jurídico.
Por eso, el tipo de concepción y definición de archivo municipal
variará en función del país.
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
Los Archivos Generales Territoriales que se creen, serán
instancias coordinadoras de la función archivística en su jurisdicción,
deberán recibir y custodiar las transferencias documentales
valoradas para conservación permanente que realicen los órganos
de la administración pública del correspondiente nivel territorial, así
como de las transferencias documentales realizadas por las
 entidades adscritas, las entidades descentralizadas, autónomas y las
entidades privadas que cumplan funciones públicas.

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los

desarrolle.

Pudimos observar en la exposición del compañero Luis, como los

territorios indígenas a nivel nacional se distribuyen, además que
podrán crear sus propios archivos en los cuales podrán conservar
sus culturas y tradiciones.

3. Según la organización del estado colombiano, realice las siguientes

consultas de la rama ejecutiva, relacionado con los sectores centralizados y
descentralizados:

A. Del sector central, se encuentra los siguientes cargos:

a. Presidente de la República: Gustavo Petro Urrego
b. Vicepresidente de la República: Francia Márquez
c. Ministerios:

Luis Fernando Velasco Chaves

Álvaro Leyva Durán.
Ricardo Bonilla González.
Néstor Iván Osuna Patiño.
Iván Velásquez Gómez.
Jhenifer María Sindei Mojica Flórez.
Guillermo Alfonso Jaramillo Martínez.
Gloria Inés Ramírez Ríos.
Irene Vélez Torres.
Darío Germán Umaña Mendoza.
Aurora Vergara Figueroa.
María Susana Muhamad González.
Marta Catalina Velasco Campuzano.
Óscar Mauricio Lizcano Arango.
William Fernando Camargo Triana.
Jorge Ignacio Zorro Sánchez.
Astrid Bibiana Rodríguez Cortés.
Ángela Yesenia Olaya Requene.
Francia Elena Márquez Mina.
d. Empresas industriales y comerciales del Estado:
Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado son organismos
del sector descentralizado por servicios, creados por la ley o autorizados
por ésta y que tienen como característica desarrollar actividades de
naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las
reglas del Derecho Privado.

e. Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales con Personería

Jurídica: define las Unidades Administrativas Especiales y a las
Superintendencias con personería jurídica, como entidades
descentralizadas, con autonomía administrativa y patrimonial, las cuales se
sujetan al régimen jurídico contenido en la ley que las crea y en lo no
previsto por ella, al de los establecimientos públicos.

B. Del sector descentralizado por servicios:

a) Empresas Sociales del Estado:

Las empresas sociales del Estado, también conocidas como ESE, son
instituciones prestadoras de servicios de Salud que en el Sistema General
de Seguridad Social en Salud o SGSSS, tienen la función de prestar
servicios en el respectivo nivel de atención a los afiliados y
beneficiarios de los distintos regímenes en los que se divide éste sistema.

b) Empresas Oficiales de Servicios Públicos Domiciliarios:

Sean éstas públicas, mixtas o privadas- que participen en la prestación de
los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica,
distribución de gas combustible, telefonía pública básica conmutada y la
telefonía local móvil en el sector rural; o la realización de una o varias de las
actividades complementarias.

c) Institutos científicos y tecnológicos:

Son creados para la ejecución directa de actividades de investigación
científica y técnica, de actividades de prestación de servicios tecnológicos y
de aquellas otras actividades de carácter complementario, necesarias para
el adecuado progreso científico y tecnológico de la sociedad, que les sean
atribuidas por la ley o por sus normas de creación y funcionamiento.

d) Sociedades Públicas: Cuando hablamos de una empresa pública

o empresa estatal nos referimos a una organización o corporación de la
cual el Estado es propietario parcial o total (accionista mayoritario), y en
cuya administración, por lo tanto, puede incidir de manera directa o
indirecta el gobierno.

e) Sociedades de Economía Mixta: Las sociedades de economía mixta son

entes societarios constituidos con aportes de particulares y estatales; se
regirán por el derecho privado salvo los casos indicados por la ley.
f) Entidades Administrativas Nacionales con Personería Jurídica, Autonomía
Administrativa y Patrimonio propio.
Los organismos y entidades adscritos o vinculados a un Ministerio o un
Departamento Administrativo que gocen de personería jurídica, autonomía
administrativa y patrimonio propio o capital independiente conforman
el Sector Descentralizado de la Administración Pública Nacional y
cumplen sus funciones en los términos que señale la ley.

4. Escribir cómo se encuentra conformada la RAMA LEGISLATIVA?

Se encuentra conformada por el Congreso, la Camara de Representantes,
y el Senado
5. Escribir cómo se encuentra conformada la RAMA JUDICIAL?
Se encuentra conformada por: Corte Suprema de Justicia, Consejo
Superior de la Judicatura, Consejo de estado y Fiscalía General de la
Nación.
6. Consulte cuales son los Órganos de Control en Colombia y su función
principal.
Procuraduría General de la Nación:
Vigilar el cumplimiento de la constitución, las leyes, las decisiones judiciales
y los actos administrativos.
Defensoría del Pueblo:
Proteger y defender los derechos humanos y prevenir sus violaciones.
Congreso:
Es un cuerpo colegiado, bicameral, integrado por el senado de la república
y la cámara de representantes, su función es hacer las leyes y ejercer el
control político sobre el gobierno y la administración.

7. Consulte cuales son los Organismos Autónomos en Colombia y su función

principal
Banco de la Republica: emite y administra la moneda legal y ejerce función
de banquero de bancos. además controla los sistemas monetarios como el
dinero, las tasas de interés y las tasas de cambio del país

Comisión Nacional de Televisión: Fomentar el desarrollo de programas de

calidad y de alto nivel cultural, interés nacional o regional en nuestro país.

Comisión Nacional del Servicio Civil: posicionar el mérito y la igualdad en el

ingreso y desarrollo del empleo público.
 8. Consulte sobre la historia de los archivos y realice una línea de tiempo.
https://www.youtube.com/watch?v=msx-XSMnr_0
Historia de los Archivos:
Se remonta a 30 siglos. Cuando Atena era gobernada por el rey Codos y fue
invadida por los Dodos, pero el oráculo de Delfos le comento que había una
profecía en la cual era que si el rey de atena perdía su vida en batalla, su pueblo
obtendría la victoria sobre los Dodos. Al saber esto el rey, él fue al campo de
batalla he hizo cumplir la profecía que había vaticinado el oráculo. Ahora los
atenienses sin rey nombraron a su sucesor, a un magistrado civil, de nombre
Arcón en español Arconte, de allí fueron gobernados por un Arconte, donde sus
funciones las realizaba en un lugar llamado Arquelión, donde se depositaban los
documentos públicos relativos a los asuntos del gobierno los cuales eran
nombrados con la palabra Arquelia, que en el latín nativo dio origen a la palabra
archivo.
Linea de tiempo

Desde la más remota antigüedad los archiveros eran expertos en el arte de leer,
escribir y agrupar escritos. Esos conocimientos eran obtenidos de generación en
generación o también por medio de monasterios, o palacios.
Civilizaciones que desarrollaron este arte:
MESOPOTAMIA, EGIPTO, EL INDO, y la del RIO AMARILLO en CHINA

476 D.C con la caída del imperio Romano de Occidente, la iglesia y los
monasterios, se encargaron de conservar la historia y herencia cultural greco-
romano, y los documentos administrativos. Este proceso duro toda la edad media.
Siglo XVIII se creó una administración descentralizada, donde todos los órganos
del gobierno, se ubican y esta dirigidos en un mismo lugar.
SIGLO XIV El archivero es experto en el tratamiento de los documentos, este
estableció los criterios de clasificación, ordenación y descripción de los
documentos. Además de los tipos de expediente y de cómo conservar los mismos.
SIGLO XX Se presenta la conservación como una de las funciones escenciales,
de los archivos para garantizar el tratamiento de los mismos. Convirtiéndose en
una ciencia moderna para la archivística. Es asi como para diferentes países el
archivo se convirtió en un proceso lógico para los teóricos de la archivística, la
cual abarcan los principios de procedimiento y problemas teóricos y prácticos en
los archivos.
EN 1.942 En la Habana-Cuba, se adoptaron las leyesy disposiciones para todos
los estados de Latinoamérica, para que le faciliten la utilización de archivos
oficiales, y de instituciones privadas. Fue allí donde los países de latinoamerica,
empezaron a preocuparse por sus documentos.
EN 1.980 Los países de américa latina, comenzaron a gestionar la logística, para
una aprobación moderna que creara los sistemas de generales de archivo.
En las últimas décadas, la conservación de documentos electrónicos, ha sido un
desafío, debido a los constantes cambios que afronta la tecnología, ya que la
información se encuentra en diferentes soportes digitales, como cámaras, CD-
ROM, Disquetes, Memorias USB, Memorias SD etc.

9. Consulte las ciencias auxiliares de la archivística, y describa cada una de

ellas.

CIENCIAS AUXILIARES: Es la disciplina cuyos métodos o resultados, son

usados en trabajos o investigación, son considerados auxiliares en cuanto
son utilizados en un trabajo especifico.

ARCHIVISTICA CIENCIA INTERDISCIPLINAR:

-El objeto de las disciplinas auxiliares de la archivistica es el documento.

-cada una tiene su manera de preguntar a los documentos y distintas

respuestas.

-El archivo debe cuestionar, y contestar todas, po lo que, tiene la necesidad

de todas las disciplinas auxiliares.

DIPLOMATICA
Tiene por objeto el estudio y critica de la tradición y forma, y elaboración de
los documentos escritos resultantes, de acciones jurídicas y actividades
administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas.

PALEOGRAFÍA
Es la ciencia que trata del conocimiento y la interpretación de la escritura,
que estudia sus orígenes y evolución.

CRONOLOGIA
Disciplina que trata del cómputo del tiempo de los acontecimientos
históricos.
 SIGILOGRAFIA
Describe y estudia la manera crítica desde el punto de vista histórico,
artístico, técnico y valor probatorio.

HISTORIA DE LAS INSTITUCIONES

Es fundamental el conocimiento de las instituciones para el estudio de las
organizaciones, jurisdicción, competencias y evolución a lo largo del tiempo.

DERECHO ADMINISTRATIVO
Ayuda a estudiar la tipología documental para establecer las diferentes
categorías que se forman en cada dependencia de cualquier institución.

INFORMATICA
Es una disciplina auxiliar como instrumento, como medio en la labor
archivista.
Existe una dificultad en la automatización de los archivos porque un mismo
programa no puede aplicarse a distintos archivos.

HISTORIA
Memoria de la evolución de la humanidad.
La organización de un archivo exige al conocimiento de la historia de su
creador para comprender la forma, el orden y como se han producido los
documentos.
Conocer la estructura orgánica, las funciones y las actividades
desarrolladas.
Y comprender el significado de los documentos.

DERECHO
Viene dada a la propia naturaleza de los fondos documentales.
- Proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley.
- El archivista debe reconocer determinados compos:
- Legislación básica del estado
- Legislación del ámbito archivístico
- Legislación sobre el procedimiento administrativo.
https://www.youtube.com/watch?v=hgrUPW1Dobo

Fuente:
https://www.comunidadbaratz.com/blog/la-archivistica-a-lo-largo-de-la-historia/
https://universoescrito.com/breve-historia-de-los-archivos/

https://www.deimperiosanaciones.com.es/ciencias-complementaria-archivisitica/
https://guiasbib.upo.es/archivos/auxiliares
https://www.comunidadbaratz.com/blog/sabes-cuales-son-las-ciencias-auxiliares-
de-la-archivistica/

Yolanda del Socorro Alvear, Guerrero

Instructora de Gestión Documental
Centro Comercio y Servicios
Sena Regional Cauca