1

Nhân sự cấp cao đồng nghĩa với ổn định lâu dài?

Hãy thay đổi ngay tư duy này!
Bạn đang là nhân sự cấp cao trong doanh nghiệp? Ngày qua ngày, bạn
hoàn thành tốt công việc của mình và yên tâm rằng vị trí của mình rất ổn
định, vững vàng, ít biến động trong tương lai?

Đúng là trên thực tế, so với cấp dưới, vị trí cấp cao ít biến động hơn vì
nhân sự cấp cao chất lượng thường không dễ bị thay thế. Tuy nhiên,
điều này không đồng nghĩa rằng nhà quản lý sẽ luôn luôn có vị trí vững
vàng, ổn định lâu dài.

Nếu luôn giữ các cách tư duy, cách làm cũ, không nhạy bén với sự đổi
mới của các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, hiệu quả
công việc, bộ máy nhân viên hay hệ quả kéo theo là cả doanh nghiệp sẽ
mãi giậm chân tại chỗ. Bạn sẽ rơi vào nguy cơ bị thay thế nếu vẫn tiếp
tục giữ tư duy và cách làm lối mòn.

Song song với sự thay đổi của nền kinh tế, nhất là tác động của cuộc
Cách mạng công nghiệp 4.0, các nhà quản lý hiện đại cần không ngừng
trang bị cho mình đầy đủ kiến thức và kỹ năng, để bản thân và doanh
nghiệp không bị tụt hậu. Dựa trên sự quan sát và thấu hiểu, đội ngũ
Base.vn tin rằng, cuốn cẩm nang “Guidebook cho nhà quản trị hiện
đại: Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt” chính xác là thứ bạn cần.
Tại đây, bạn sẽ bắt gặp những vấn đề đặt ra rất gần gũi với cấp lãnh
đạo thế hệ mới. Và cuốn guidebook này còn bật mí cách “nâng cấp” bộ
kỹ năng của bạn nhờ sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ - điều
mà một nhà quản lý 4.0 nhạy bén không nên bỏ qua.

Chúc bạn đọc và tìm được cho mình những “phát hiện” thú vị!

2
Outline

Lời mở đầu: Nhân sự cấp cao đồng nghĩa với ổn

định lâu dài? Hãy thay đổi ngay tư duy này! 2

Kỹ năng lập kế hoạch 4

Kỹ năng giao việc 11

Kỹ năng quản lý thời gian 18

Kỹ năng giao tiếp 25

Kỹ năng phát triển thành viên 30

Kỹ năng ra quyết định 35

Lời kết 41

3
4
 Vai trò của việc lên kế hoạch chiến lược
Trọng tâm của kế hoạch chiến lược là làm thế nào để toàn bộ tổ chức
cùng có tầm nhìn chung, cùng cố gắng để đạt được mục tiêu chung có
lợi cho tất cả các bên.

Lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning) là xác

định những mục tiêu doanh nghiệp sẽ đạt được trong
dài hạn và các phương án để thực hiện mục tiêu đó.

Lập kế hoạch chiến lược là một phần quan trọng trong kế hoạch tăng
trưởng của công ty.

Một bản kế hoạch chiến lược đầy đủ giúp nhà lãnh đạo có tầm nhìn thực
tế cho tương lai của doanh nghiệp và đồng thời tối đa hóa tiềm năng phát
triển của công ty.

Kế hoạch chiến lược đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động
của tổ chức. Một kế hoạch chiến lược hiệu quả sẽ:

• Chỉ ra con đường cho doanh nghiệp

• Tăng sự tập trung nỗ lực của tất cả các cá nhân

• Cải thiện nhận thức về doanh nghiệp trên thị trường đối với nhà lãnh
đạo và nhân viên

• Mang lại định hướng rõ ràng cho nhân viên

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 5
 Các hình thức lập kế hoạch chiến lược
Có rất nhiều hình thức lập kế
hoạch chiến lược khác nhau, ví
dụ: lập kế hoạch dựa trên các vấn
đề hiện tại tổ chức đang gặp phải
hay dựa trên vấn đề muốn hướng
tới trong tương lai, tùy thuộc vào
tình hình và quy mô doanh nghiệp.
Lập kế hoạch là kỹ năng thiết yếu
mà một nhà quản lý cần sở hữu.
Đây là một kỹ năng có thể trau
dồi, luyện tập được. Chiến lược
tốt khẳng định kỹ năng lập kế
hoạch của nhà quản lý đồng thời
khẳng định năng lực của họ. Dưới
đây là 5 bước lập kế hoạch hiệu
quả cho nhà quản lý.

5 bước xây dựng kế hoạch chiến lược hoàn hảo

Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5

Xác định Xác định các Xây dựng Triển khai kế Theo dõi
vị trí mục tiêu ưu kế hoạch hoạch chiến và đánh giá
chiến lược tiên lược chiến lược

1 2 3 4 5

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 6
1. Xác định vị trí chiến lược
Biết được doanh nghiệp đang đứng ở đâu trên thương trường, bạn sẽ xác
định được mục tiêu bạn muốn hướng đến và cách bạn đạt được điều đó.

Bước 1: Bắt đầu bằng các cuộc nói chuyện với các lãnh đạo cấp cao tại
công ty để nắm bắt tình hình nội tại.

Bước 2: Làm một cuộc khảo sát để hiểu nhu cầu khách hàng. Dữ liệu về
ngành và thị trường tạo nên một cái nhìn toàn diện về vị trí của doanh
nghiệp trên thị trường và trong tâm trí khách hàng.

Bước 3: Phân tích dữ liệu thu thập được bằng công cụ mô hình (Mô hình
PEST hoặc SWOT)

Mô hình PEST và SWOT thường được sử dụng song song để hiểu rõ hơn
về môi trường kinh doanh.

Mô hình PEST tập trung vào bức tranh lớn
và tác động đến toàn bộ hoạt động kinh
doanh, thị trường hoặc một quyết định
quan trọng. PEST được sử dụng tốt nhất
cho nghiên cứu thị trường và phân tích
rộng hơn về môi trường kinh doanh.
Mô hình SWOT có phạm vi nhỏ hơn, tập
trung vào chính tổ chức để xác định điểm
mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của
doanh nghiệp. Phân tích SWOT thường
được tiến hành khi bắt đầu một dự án mới
hoặc để đánh giá một dòng sản phẩm.

Kết hợp hai mô hình phân tích cấp vĩ mô và vi mô về doanh nghiệp sẽ giúp
bạn hiểu được bức tranh hoàn chỉnh về thị trường, xác định cơ hội cho
doanh nghiệp, có phương án giảm thiểu rủi ro và lên kế hoạch hiệu quả cho
tương lai.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 7
2. Xác định các mục tiêu ưu tiên
Giờ là lúc xác định các mục tiêu nhỏ (Objectives) để đạt được mục tiêu
lớn (Goals). Lưu ý rằng các Objectives đặt ra cần phù hợp với sứ mệnh
và tầm nhìn doanh nghiệp.

Bạn có thể xác định những mục tiêu ưu tiên bằng cách đặt ra các câu hỏi
như:
• Mục tiêu nào quan trọng hơn?
• Mục tiêu nào khi hoàn thành sẽ giúp nâng cao vị thế của doanh nghiệp
trên thị trường?
• Làm thế nào để xác định những yếu tố hoàn thành mục tiêu?
• Mục tiêu nào đang là cấp bách nhất?

Các Objectives cần có thể đo lường được để dễ dàng theo dõi. Chỉ số
thông dụng nhất dùng để đánh giá hiệu quả công việc, mục tiêu hiện
đang là là KPI - Key Performance Indicator.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 8
3. Xây dựng kế hoạch
Nhiệm vụ chính trong bước này là xây dựng các chiến thuật cụ thể và
thiết lập timeline để theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc.

Bản đồ chiến lược là một công cụ hiệu quả để

trực quan hóa toàn bộ kế hoạch của bạn.

Một bản đồ chiến lược cần có các thành phần sau:

• 4 trụ cột: Tài chính, khách hàng, quy trình và con người
• Liệt kê mục tiêu nằm trong mỗi trụ cột bằng các hình khối (thường là
hình tròn và hình chữ nhật). Các mục tiêu không nên quá nhiều,
thường không vượt quá 20 mục tiêu.
• Các mục tiêu của từng bộ phận được sắp xếp theo chiều dọc và
được kết nối với nhau
• Chú thích mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu

Bản đồ chiến lược đơn giản

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 9
 4. Triển khai kế hoạch chiến lược
Tổ chức cuộc họp với sự góp mặt Trong quá trình triển khai kế
của các thành phần quan trọng là hoạch, tiêu chí KPI sẽ được sử
bước đầu tiên để khởi động kế dụng xuyên suốt như một cách
hoạch chiến lược. Bên cạnh đó, truyền đạt trách nhiệm từ cấp
Bản
công đồ
tác chiến
truyền lược
thông là
nộimột
bộ côngtrên xuống cấp dưới.
cũng cần được áp dụng để phổ
cụ hiệu
biến quảbộđể
cho toàn nhântrực
viên quan
nắm hóa
toàn
được bộ
mụckếtiêuhoạch của
chiến lược bạn.
nhằm
định hướng toàn thể công ty đi
theo một mục tiêu chung.

5. Theo dõi và đánh giá chiến lược

Trên cơ sở hàng quý, hãy tổ chức những cuộc họp review lại tình hình đạt
được KPI của các nhóm. Với các nhóm chưa đạt được KPI, hãy xem cách
họ triển khai công việc và điều chỉnh lại những sai sót trong quá trình làm
việc của những nhóm đó. Trên cơ sở hàng năm, doanh nghiệp nên dành
thời gian đánh giá lại các ưu tiên và vị trí chiến lược để đảm bảo rằng tất cả
hoạt động đang đi đúng hướng.

Doanh nghiệp không có kế hoạch chiến lược giống

như chiếc thuyền không có la bàn. Không chỉ định
hướng đúng đắn hướng đi cho doanh nghiệp, kế
hoạch chiến lược còn là động lực thúc đẩy doanh
nghiệp luôn tiến về phía trước, tạo ra những giá trị
phục vụ xã hội và cho cả bản thân doanh nghiệp.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 10
11
Giao việc hiệu quả nhà lãnh đạo nghĩ rằng
họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc
Tưởng dễ mà khó! cho nhân viên.

trong số đó được cấp dưới

của họ công nhận là nhà lãnh đạo
giao việc tốt.

Điều này đồng nghĩa với

các nhà lãnh đạo thực sự
biết cách giao việc cho nhân viên.

* Theo nghiên cứu của John Hunt - Giáo sư

tại trường kinh tế London

Chọn đúng người, giao đúng việc

Nếu nhà quản lý giao việc cho những người nhân viên không phù hợp
hoặc không có khả năng làm công việc đó, kết quả sẽ không đúng với
những điều nhà quản lý mong đợi và thậm chí còn tệ hơn.

Giao việc không đúng người còn dẫn đến những cuộc cãi vã, bất đồng
quan điểm giữa nhà quản lý và nhân viên.

Kết quả nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng trong 1003 lao động Mỹ thì có
61% nhân viên cảm thấy hứng thú với những nhiệm vụ được giao phù
hợp với điểm mạnh cá nhân.

Giao việc cho nhân viên không phải câu chuyện lựa chọn người giỏi nhất.
Một nhà quản lý tốt khi giao việc sẽ đánh giá, nhìn nhận điểm mạnh, kỹ
năng, chuyên môn của từng nhân viên bằng nhiều phương pháp như mô
hình ASK hay khung năng lực hiệu quả.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 12
Quyền tự chủ là môi trường tự do mà ở đó nhân viên có thể phát huy tốt
nhất năng lực của mình.

Trao quyền tự chủ cho nhân viên không đồng nghĩa

nhà quản lý để mặc nhân viên tự làm theo ý thích mà
cần phải có những khuôn khổ, rào cản nhất định.

Dưới đây là 5 cách giúp nhà quản lý trao quyền tự chủ cho nhân viên:

Xác định mục tiêu chung: Các nhà quản lý cần thường xuyên trao
đổi với nhân viên để nhân viên có thể hiểu và đồng tình với các mục
tiêu đề ra.. Cần chắc chắn rằng tất cả nhân viên đều thấm nhuần tầm
nhìn, sứ mệnh và chiến lược chung của cả tổ chức.

Không lên án sai lầm: Khi trao quyền tự chủ cho nhân viên, nhà
quản lý mong muốn nhân viên sẽ có những ý tưởng, những cách làm
mới. Không thể tránh được sai lầm nên nhà quản lý không nên quá
khắt khe mà nên coi đó là một cơ hội giúp nhân viên rèn luyện năng
lực sáng tạo, đổi mới, giúp nhân viên trưởng thành hơn.

Duy trì tương tác: Mỗi tháng, nhà quản lý nên tổ chức ít nhất 1 cuộc
họp để cập nhật trình trạng công việc và đưa ra định hướng cho dự án
mới.

Chọn nhân viên trao quyền tự chủ: Không phải nhân viên nào cũng
phù hợp để làm việc theo mô hình tự chủ, chẳng hạn đối với những
nhân viên mới, họ không phù hợp làm việc tự chủ mà cần sự giám sát
hoặc tương tác thường xuyên.

Xây dựng niềm tin cho nhân viên: Dù có được trao quyền tự chủ,
kết quả công việc của nhân viên cũng sẽ kém nếu nhân viên không tự
tin vào bản thân và phát huy hết khả năng của mình.
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 13
Phổ biến tiêu chí đánh giá kết quả
Nếu nhà quản lý không truyền đạt cho nhân viên những mong đợi của nhà
quản lý bằng thuật ngữ rõ ràng và chính xác, kết quả đạt được sẽ không
như ý.

Ví dụ: nếu nhà quản lý muốn giao việc lập báo cáo về tất cả các khiếu nại
nhận được liên quan đến một sản phẩm của công ty, nhà quản lý sẽ giao
việc như sau:

Lập báo cáo 500 từ về khiếu nại của khách hàng liên quan đến tính
năng ghi chú email và gửi cho tôi qua email trước 3:30 chiều.
Hãy cho nhân viên biết bạn mong muốn kết quả như thế nào.

Một điều nhà quản lý cần lưu ý khi phổ biến kết quả là không nên
quá cầu toàn.

Nỗi ám ảnh của nhà quản lý về việc trở nên hoàn hảo có thể dẫn đến
sự can thiệp liên tục vào công việc của nhân viên. Nhà quản lý sẽ
không bao giờ hài lòng với công việc của cấp nhân viên, kết quả sẽ
là các cuộc họp và sửa đổi vô tận. Điều này cuối cùng sẽ khiến cấp
dưới phát điên.

Nếu ai đó có thể hoàn thành một nhiệm vụ ở mức 80-90%, thì hãy
để họ hoàn thành nó.

Nhà quản lý nên đề cập đến những vấn đề sau:

• Kết quả mong đợi phải rõ ràng và có tiêu chuẩn đánh giá
• Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ
• Lượng tài nguyên tối đa và các công cụ được sử dụng
• Tên và cấp bậc của các bên liên quan
• Báo cáo nên được gửi khi nào và như thế nào.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 14
Ghi nhận nỗ lực của nhân viên
Nếu quản lý hài lòng với công việc
và những thể hiện của nhân viên
trong công việc, hãy cho người nhân
viên đó biết.
Điều này sẽ mang lại giá trị tinh thần
to lớn, thúc đẩy nhân viên phát triển
bởi một trong những động lực lớn
nhất đối với nhân viên là được cấp
trên đánh giá cao.
Sự công nhận không nhất thiết phải
là tiền thưởng hay những sự kiện
trao giải xa hoa. Nó có thể đơn giản
chỉ là một lời khen chân thành hoặc
một email cảm ơn hay một lời chào
thân thiện tại nơi làm việc.

Khen thưởng động viên nhân viên trên Base Inside – Nền tảng mạng truyền thông nội bộ đầu tiên
dành cho doanh nghiệp

Lưu ý: Hãy đề cập rõ ràng tên các nhân viên đã làm cùng bạn trong một
nhiệm vụ hoặc dự án. Những nhân viên đó sẽ cảm thấy được tôn trọng và
háo hức hơn để nhận những nhiệm vụ mới trong tương lai.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 15
Liên tục theo dõi tiến trình công việc

Các nhà lãnh đạo thường

mất khoảng 14% thời gian
để làm lại những công
việc nhân viên làm không
hiệu quả và sửa lại những
lỗi sai trong quá trình làm
việc của nhân viên.

Theo nghiên cứu từ SHL - Doanh nghiệp

chuyên về kiểm tra tâm lý tại Mỹ

Bạn có biết, hơn 75% nhân viên tin rằng feedback về công việc thật sự
rất quan trọng? Điều này chứng tỏ nhân viên rất muốn biết công việc của
mình được đánh giá thế nào và làm thế nào để họ có thể cải thiện chất
lượng công việc.

Nhà quản lý cần phải tiếp tục theo dõi tiến trình, đề ra các checkpoint và
yêu cầu nhân viên cập nhật công việc thường xuyên.

Để nâng cao hiệu quả giao việc, bên cạnh việc đề ra checkpoint theo dõi
sát sao tiến độ, các nhà quản lý cũng cần có những feedback nhằm cho
nhân viên biết nhà quản lý luôn theo dõi tiến trình công việc và nhân viên
có thể kịp thời sửa chữa sai sót.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 16
Nâng cấp kỹ năng giao việc với trợ thủ công nghệ
Các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ để vừa hỗ trợ tạo
checkpoint theo dõi tiến độ, vừa có thể đưa ra feedback kịp thời. Hiện
nay, một trong những công cụ hỗ trợ được các doanh nghiệp sử dụng
nhiều nhất trong quá trình giao việc là Phần mềm quản lý công việc và
dự án Base Wework.

Tại đây, nhà quản lý có thể giao việc trực tuyến, đặt deadline, tạo subtask
và đưa ra feedback công việc kịp thời cho nhân viên.

Nhân viên hình dung kế hoạch một cách rõ ràng hơn nhờ giao diện dự án của Base Wework

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 17
18
Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho bạn phải thực sự
quan tâm đến việc sắp xếp công việc sao cho tận dụng thời gian tốt
nhất mà vẫn đạt hiệu quả cao nhất.

Tìm ra kỹ năng quản lý thời gian giống như tìm ra đôi giày dành cho
mình - bạn phải thử vài đôi trước khi bạn thấy sự phù hợp. Mỗi người
lại có cách thức quản lý khác nhau. Base.vn xin gợi ý bạn 6 kỹ năng mà
bạn cần biết nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả.

Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”

“Công việc khẩn cấp” yêu cầu
sự chú ý ngay lập tức của bạn,
nhưng bạn có làm ngay hay
không chưa chắc đã trở thành
vấn đề.
“Công việc quan trọng” là nếu
không làm - chúng có thể gây ra
những hậu quả nghiêm trọng cho
bạn hoặc người khác.

Hãy phân biệt và thiết lập mức độ ưu tiên cho công việc đó.

Biết cách đặt mục tiêu

Đặt ra mục tiêu có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất - bởi
vì mục tiêu là động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong
suốt quá trình.

Nhắc đến thiết lập mục tiêu, cách đặt mục tiêu: SMART là một trong
những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất:

Specific Measurable Attainable Relevant Time-

Cụ thể, Có thể đo Có thể đạt Liên quan, tác bound
rõ ràng lường được. động đến tình Đặt ra giới
huống đặt ra hạn thời
gian.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 19
Phác thảo kế hoạch hành động
Vì sao nhiều người nhận thức được việc phải lập kế
hoạch hành động nhưng lại không thể thành công?

• Không biết mình muốn gì

• Chưa phân tích đúng tình huống
• Không biết nên tập trung vào đâu:
• Thiếu tư duy sáng tạo

Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch hiệu
quả, đặc biệt là trong công việc, mà không có sự lệch lạc làm mất thời
gian của bạn:
Bước 1: Đặt ra mục tiêu: đây Bước 4: Tính toán thời gian và
phải là những mục tiêu lớn nhất lịch trình: mang tính chất quyết
của bạn. đinh.
Đòi hỏi sự hiểu biết về thời gian,
Bước 2: Xác định các nhiệm vụ vòng đời dự án và bất kỳ rào cản
cần làm để đạt mục tiêu: đây là nào bạn có thể gặp phải trong
các bước bạn cần đưa vào kế lương lai.
hoạch.
Bước 5: Xác định phương pháp
Bước 3: Chuẩn bị các tài nguyên: theo dõi.
những kỹ năng, kiến ​thức và
chuyên môn bạn cần có để xử lý
thành công các bước trong kế
hoạch.

Dừng ngay ý định làm việc “đa tác vụ”

Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc
trong cùng thời gian, nhưng thật ra đây không phải cách làm đúng đắn.
Hãy làm từng nhiệm vụ đơn lẻ một cách thật hiệu quả!
• Loại bỏ sự phiền nhiễu xung quanh (chọn làm việc tại không gian yên
lặng, đeo tai nghe,…)
• Đặt ra thời hạn cho mỗi nhiệm vụ dù nhỏ hay lớn
• Áp dụng Pomodoro - một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng.

>> Chi tiết về Pomodoro xem tại đây

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 20
Quản lý căng thẳng
Quản lý căng thẳng tại nơi làm việc là một trong những kỹ năng quản lý
thời gian thứ cấp bạn nên biết. Những áp lực và căng thẳng trong công
việc lấn át tinh thần sẽ khiến bạn gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu
suất làm việc và chất lượng công việc của bạn.

Bạn sẽ phải đương đầu với một số vấn đề gây ra stress:

• Các vấn đề về thể chất bao gồm bệnh tim, huyết áp cao, dạ dày,
đau nửa đầu, đau đầu thường xuyên.
• Các vấn đề về sức khỏe tâm thần, chẳng hạn như lo lắng và trầm
cảm.

Chủ động quản lý căng thẳng giúp bạn tránh rơi vào tình trạng mất kiểm
soát bằng cách giảm thiểu nhiều rủi ro cả về thể chất và tinh thần:

Để học cách quản lý căng thẳng trong công việc, bạn sẽ cần học cách
đối phó và giảm bớt căng thẳng và lo lắng. Một vài gợi ý cho bạn như
tìm đọc thông tin hoặc nói chuyện với những người tích cực, ăn một
chút chocolate, thiền, nghe nhạc, vận động,…

Đối phó với kẻ cắp thời gian

• Đầu tiên phải xác định được những kẻ cắp thời gian của bạn hiện tại
là ai và những gì.
• Tưởng tượng xem cuộc sống của bạn sẽ ra sao nếu những kẻ cắp
thời gian này bị loại bỏ.
• Lên chiến lược đối phó với từng vấn đề
• Cuối cùng và quan trọng nhất: bạn phải cam kết giải quyết những kẻ
cắp thời gian này bằng được. Lời cam kết này chính là chìa khóa để
bạn có thể thực sự lấy lại và kiểm soát được thời gian của mình.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 21
Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Phương pháp 4D:

Do – Dump – Delegate – Defer

Bí quyết ở đây là, chỉ tập trung giải quyết triệt để một việc
trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Hãy dành thời gian
tập trung vào những điều quan trọng nhất, những điều bạn
nghĩ là cần làm nhất, những điều giúp bạn đến gần mục tiêu
của mình.

Tập trung vào sự cao độ nhất có thể, đây là phương pháp rất dễ nhớ
ngay cả với người hay quên nhất - chỉ với 4 chữ ngắn gọn.

• Do (Làm): Nếu công việc nằm ngay trước mặt bạn và nó quan trọng,
thì bạn nên thực hiện ngay

• Dump (Từ bỏ): Khi từ bỏ công việc vô nghĩa, bạn sẽ tiết kiệm một
quỹ thời gian đáng kể.

• Delegate (Giao việc): Nếu công việc này cần phải làm nhưng người
khác có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó ngay.

• Defer (Hoãn lại): Bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Hãy
lập kế hoạch thời gian mà bạn sẽ làm việc đó. Nhớ rằng hoãn lại
công việc là lựa chọn cuối cùng của bạn.

Khi bạn tự làm mà không hiệu quả, bạn sẽ lãng phí thời gian quý báu
của mình và làm cho người khác mất cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ đó.
Trong trường hợp này, hãy tỏ ra hào phóng và tin tưởng giao việc cho
người khác.

Nếu phần công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải quay lại
và xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 (từ bỏ và giao việc).

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 22
Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)

Theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, trong hầu hết trường
hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Nguyên tắc này có thể bao hàm

tất cả các nhận định sau:
• 20% công nhân tạo ra 80%
RESULTS
kết quả
• 20% khách hàng đóng góp TIME
vào 80% doanh thu
• 20% khiếm khuyết gây ra
80% sự cố
• 20% tính năng tạo ra 80% RESULTS
nhu cầu sử dụng
… TIME

Việc sử dụng nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian rất đơn giản, chỉ cần
áp dụng công thức sau:

Thứ tự ưu tiên = Nỗ lực/ Hiệu quả

Hãy ưu tiên hóa các công việc theo mức:

• Nỗ lực dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức nỗ lực ít nhất
cần phải bỏ ra) và Hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là
mức hiệu quả cao nhất).
• Số thứ tự ưu tiên của công việc là kết quả của Nỗ lực chia cho Hiệu quả.
• Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên.

Đọc thêm ví dụ về phương pháp này tại đây.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 23
 Phương pháp 40 - 30 - 20 - 10
Ngoài quy tắc 80/20 – một trong những chuẩn vàng áp dụng trong
mọi lĩnh vực cuộc sống, quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 cũng là quy tắc
được rất nhiều người áp dụng để quản lí thời gian khoa học nhất.

Quy tắc quản lý thời gian 40 - 30 - 20 - 10 cho công việc:

• 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
• 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
• 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
• 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

Theo quy tắc này, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lí: tập
trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này
và dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều
thời gian.

Nhìn vào quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số

thời gian gấp đôi để giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu
tiên số ba.

Nói chung là công việc ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ có ảnh hưởng hơn
rất nhiều so với những việc khác bạn làm. Hãy thay đổi lối tư duy công
việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực tế công
việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 24
25
Khái quát về 4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp
“Giao tiếp trong doanh nghiệp” được
hiểu ở một nghĩa rộng và quy chuẩn hơn
hơn so với giao tiếp đời thường ngoài
xã hội. Nó bao gồm cả việc thông báo
tin tức tới cho nhân viên, trình bày về
một ý tưởng kinh doanh mới, tương tác
ở mức độ đội nhóm,... và bất kỳ hành vi
nào khác ẩn chứa thông điệp bên trong.

Mỗi doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu

quả đều cần sở hữu 4 tầng giao tiếp:
• Một sứ mệnh (mission) hoặc một
tầm nhìn (vision)
• Chiến lược (strategy)
• Chiến thuật và quy trình (tactic and
process)
• Sự thi hành (execution)

1. Sứ mệnh (Mission)
Sứ mệnh chung của cả đội nhóm
sẽ quyết định tư duy (mindset) của
các thành viên, thể hiện sự kết nối
giữa doanh nghiệp - nhà lãnh đạo
- các cấp quản lý - đội ngũ nhân
viên.
Một khi không có sự ràng buộc
nào khác trong việc ra quyết định
ngoại trừ data, mọi người sẽ có xu
hướng dễ dãi tùy chọn và bảo thủ
đối với các dữ liệu hỗ trợ ý
kiến ​của mình.

Nếu sứ mệnh bị đánh mất, doanh
nghiệp của bạn có nguy cơ rơi vào
tình trạng "tê liệt phân tích“
(analysis paralysis - phân tích, suy
nghĩ quá nhiều khiến đầu óc bị
chệch ra khỏi mục tiêu ban đầu
thay vì cố gắng đạt được mục tiêu
đó).
Ở một khía cạnh nào đó, tình trạng
này là mặt trái của định hướng dữ
liệu (data-driven).
Vậy lời khuyên ở đây là gì?
Là đặt sứ mệnh chung của doanh
nghiệp ở giữa trung tâm, làm kênh
tham chiếu cho mọi cách thức
thực hiện công việc.
Nhấn mạnh rằng quá trình là yếu
tố cần thiết cho bền vững lâu dài,
chứ không phải là kết quả trước
mắt.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 26
2. Chiến lược (Strategy)
(Tactic & process)
Sau khi thiết lập tầng giao tiếp
đầu tiên, doanh nghiệp bạn luôn
cần có một chiến lược thúc đẩy
tất cả thành viên hướng tới sứ
mệnh chung. Khi đó, sứ mệnh
bền vững giống như một con
đường dài, và chiến lược đóng
vai trò là các đích đến nhỏ của
mỗi chặng kế tiếp.
Nếu bạn không xây dựng chiến
lược hoạt động hoặc chỉ dừng lại
ở mức sơ sài, thì xung đột là điều
không thể tránh khỏi.
3. Chiến thuật và quy trình
Đây là tầng giao tiếp giúp chia nhỏ
chiến lược để mỗi cá nhân có thể
tự chịu trách nhiệm xử lý. Sẽ
không còn tình trạng tất cả đội
nhóm đều bị áp chung một công
thức làm việc cứng nhắc, mà linh
hoạt và được cá nhân hoá hơn
nhiều.
Lưu ý rằng tầng này chỉ nhằm hỗ
trợ chứ không thể áp đảo tầng
chiến lược. Nếu không có chiến
lược thì nhân viên của bạn rất bị
động trong công việc, chỉ biết làm
theo chỉ đạo như một con rối mà
không thấy được ý nghĩa đằng
sau.

4. Thực thi (Execution)

Ngay cả khi doanh nghiệp đã có một chiến lược phù hợp với sứ mệnh
chung, thậm chí đã có một quy trình hoàn thiện được quản lý một cách
hoàn hảo, mọi thứ chỉ thực sự có ích khi có sự thực thi.

Tuy nhiên, nếu có quá nhiều sự thực thi trong khi các tầng giao tiếp bên
trên chưa được chuẩn hoá, ắt hẳn bạn sẽ sớm nhận ra sự rời rạc. Một đội
nhóm, doanh nghiệp không thể vận hành với hàng trăm, hàng ngàn mảnh
ghép rời rạc như vậy.

Đây là tầng giao tiếp diễn ra xung quanh công việc hàng ngày của các
thành viên trong doanh nghiệp. Nó bao gồm những hành vi như tổ chức
một cuộc họp hay một nhiệm vụ nào đó được giao, review, đánh giá và
hoàn thành.gàn mảnh ghép rời rạc như vậy.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 27
Thấu hiểu 4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp
4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp đều quan trọng và có vai trò bổ sung,
định hướng lẫn nhau.

Một vài cách linh hoạt khác để xác định 4 tầng giao tiếp trong doanh
nghiệp, bạn có thể nghĩ về 4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp như là:

• Thi hành: cách mỗi cá nhân trong doanh nghiệp làm việc.
• Chiến thuật: cách các đội nhóm làm việc và những gì cho phép họ làm
việc cùng nhau.
• Chiến lược: những gì một phần của doanh nghiệp đang tuân theo.
• Sứ mệnh: những gì toàn bộ tổ chức đang chuẩn bị làm.

Hoặc:

• Thi hành: hôm nay / tuần này

• Chiến thuật: tháng này / quý này
• Chiến lược: quý tới / năm nay
• Sứ mệnh: vô thời hạn

Giao tiếp này bổ trợ lẫn nhau theo cả

hai hướng, tương đối cân bằng chứ
không cứng nhắc theo một chiều từ
trên xuống dưới hoặc ngược lại. Nếu
đội nhóm của bạn bị rối loạn chức
năng, có nghĩa là họ đang có sự nhầm
lẫn ở một hoặc nhiều tầng.

Các tầng giao tiếp này bổ trợ lẫn nhau theo cả hai hướng, tương đối cân
bằng chứ không cứng nhắc theo một chiều từ trên xuống dưới hoặc
ngược lại. Nếu đội nhóm của bạn bị rối loạn chức năng, có nghĩa là họ
đang có sự nhầm lẫn ở một hoặc nhiều tầng.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 28
Công nghệ là nhân tố mới giúp tăng tới 200% hiệu
quả giao tiếp của doanh nghiệp
Công nghệ là trợ lý đắc lực giúp bạn giải quyết cả 4 tầng giao tiếp trên:
từ việc xây dựng và truyền đạt sứ mệnh doanh nghiệp, đến quá trình bóc
tách chiến thuật thành chiến lược và thực thi chúng.

Cách làm tốt nhất không phải là áp dụng càng nhiều càng tốt các ứng
dụng công nghệ vào từng tầng giao tiếp trên, Ở đây, lời khuyên dành cho
bạn là sử dụng ít nhất có thể - nghĩa là chọn lựa và tận dụng một số ít
công nghệ có thể cùng lúc giải quyết bài toán ở nhiều tầng.

Base Inside – Mạng xã hội truyền thông nội bộ đầu tiên ra đời tại Việt Nam
là công cụ hứa hẹn để cải thiện 2 tầng giao tiếp liền kề.

Base Inside – Công cụ giúp giải bài toán truyền thông trong doanh nghiệp

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 29
30
Là lãnh đạo cấp cao đứng đầu một phòng ban hay một nhóm nhân viên,
để phát triển đội ngũ, trước tiên, bạn cần hiểu rõ phong cách quản lý của
mình.

Theo nghiên cứu của Gartner, mỗi nhà quản lý đều có thể được phân loại
vào một trong số bốn nhóm dưới đây. Nghiên cứu cũng chỉ ra số lượng
người của mỗi nhóm được ước tính tương đối bằng nhau, bất kể lĩnh
vực, ngành nghề hay các yếu tố khác như địa lý hay nhân khẩu học.

4 kiểu phong cách quản lý trong doanh nghiệp

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 31
Hình mẫu lãnh đạo lý tưởng: The connector
manager
Trong 4 loại hình nhà quản lý, chỉ có các Connector Manager (CM) mới có
khả năng tác động tích cực đến quá trình phát triển và cải thiện năng suất
của nhân viên. Nhân viên có năng suất làm việc 28% hiệu quả hơn dưới
sự dẫn dắt của những người này. Động lực làm việc và mức độ gắn kết
với doanh nghiệp của họ cũng có sự gia tăng lần lượt ở mức 38% và
40%.

Các CM là nhóm người duy nhất không bị tác động bởi những quan niệm
sai lầm trong việc đào tạo nhân viên. Họ không cố gắng hỗ trợ tất cả mọi
người với vốn kiến thức hữu hạn của mình, thay vào đó tập trung vào
phát triển 3 mối quan hệ cốt lõi để nhân viên có thể phát triển năng lực
hiệu quả nhất. Chúng bao gồm:

Mối quan hệ cá nhân Mối quan hệ nhóm Mối quan hệ tổ chức

Là mối quan hệ được các CM
đầu tư nhiều thời gian và
công sức nhất để xây dựng.
Mục tiêu trong mối quan hệ
này với nhà quản lý là xây
dựng lòng tin với đội ngũ
nhân viên.
Sau khi xây dựng và thu
hoạch được những kết quả
có lợi từ các mối quan hệ với
nhân viên, CM sẽ không trực
tiếp nhúng tay vào công việc
của từng người nữa. Tiếp
theo, họ sắp xếp và phân bổ
những nhiệm vụ phù hợp để
nhân sự có thể chủ động tìm
kiếm cơ hội phát triển ngay
trong quá trình làm việc.
Có tới 1/4 nhân viên thường
xuyên tìm kiếm sự giúp đỡ
đến từ các đồng nghiệp chứ
không phải cấp trên, chứng tỏ
tiềm năng của mối quan hệ
này.
Với độ tùy biến về năng lực và
số lượng nhân sự trong nhóm,
nhà quản lý có thể lợi dụng
hình thức này như một kênh
đào tạo nội bộ hiệu quả mà
không phải tốn thêm chi phí
gia tăng.
Các mối quan hệ được CM
ưu tiên là những cá nhân,
doanh nghiệp làm việc trong
cùng ngành nghề, lĩnh vực
hoạt động với tổ chức, có
thể đáp ứng được nhu cầu
tương hỗ cần thiết khi được
yêu cầu.
Các mối quan hệ này tạo ra
nguồn đào tạo tri thức và kỹ
năng dồi dào cho đội ngũ
nhân viên, mà đồng thời
còn đem lại các góc nhìnz
mới lạ về cách tiếp cận
công việc đứng trên
phương diện doanh nghiệp.

Hoàn thiện 3 mối quan hệ trên, CM không chỉ dễ dàng hỗ trợ nhân viên
phát triển năng lực cá nhân, mà đồng thời còn đem tới sự gia cố nhất
định cho cấu trúc vận hành của cả bộ máy doanh nghiệp.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 32
7 dấu hiệu để nhận biết một Connector Manager
trong doanh nghiệp
Tuy mang lại nhiều lợi thế trong hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự
trong doanh nghiệp, những các CM lại chưa giành được sự quan tâm
cần thiết, thậm chí là mất hút trong hàng chục, hàng trăm các nhà quản lý
khác. Vậy doanh nghiệp phải làm cách nào để có thể nhận diện được một
nhân tố Connector và trao quyền chủ động hơn cho họ? Hãy cùng tham
khảo ngay 7 dấu hiệu dưới đây để có ngay cho mình câu trả lời

1. CM luôn cởi mở và thẳng thắn khi đối diện với nhân viên
2. CM luôn sẵn sàng đón nhận phản hồi từ những người khác
3. CM biết cách trung hòa sự khác biệt giữa các thành viên
trong nhóm
4. CM thúc đẩy nhân viên hỗ trợ nhau làm việc
5. CM đánh giá thành công của tập thể quan trọng như thành
công của chính bản thân.

Cho dù thuộc phong cách quản lý nào, nhà lãnh đạo vẫn mong muốn sở
hữu kỹ năng phát triển đội ngũ tốt nhất để có cho mình một tập thể tiến
xa cùng nhau. Dưới đây là 3 phương pháp phát triển đội ngũ nhân viên
điển hình:

3 phương pháp phát triển đội ngũ

1. Các khoá đào tạo bên 2. Huấn luyện “dây
ngoài chuyền” trong nội bộ

Một giải pháp phổ biến là gửi gắm
nhân viên tiềm năng của bạn vào
các khoá đào tạo (training) về kỹ
năng quản lý. Sau khoảng 1-2
tuần tham gia khoá học này, nhân
viên hứa hẹn sẽ trở lại với các kỹ
năng mới, ý tưởng mới và động
lực mới.
Ngày càng nhiều tổ chức áp dụng
việc huấn luyện “dây chuyền” giữa
các cấp như một công cụ để phát
triển năng lực và và thay đổi hành
vi con người. Theo đó, quản lý cấp
2 sẽ được huấn luyện bởi quản lý
cấp 1, và quản lý cấp 1 là do chính
bạn dìu dắt.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 33
3. Mô hình đào tạo 70 - 20 - 10
Vào năm 1996, Morgan McCall đã giới thiệu mô hình 70-20-10 cho việc
đào tạo nhân sự quản trị.

Theo mô hình của Morgan McCall, 70% việc phát triển một
nhân viên được tích góp từ kinh nghiệm, 20% đến từ huấn
luyện và chỉ 10% trong đó là kết quả của các
chương trình đào tạo.

Mô hình 70-20-10 thực sự là một cách học mới, lấy hiệu quả áp dụng
thực tiễn của phát triển làm đầu nhưng vẫn không quên tôn trọng lý
thuyết quản trị.

Đọc thêm về ví dụ áp dụng mô hình này tại đây.

>> Chi tiết về mô hình đào tạo 70-20-10

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 34
35
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng trung bình một người đưa ra khoảng
2000 quyết định mỗi ngày. Hầu hết đây là những điều nhỏ nhặt
và chúng ta thực hiện chúng theo bản năng hoặc gần như là tự
động - sáng nay mặc gì để đi làm, nên ăn trưa ngay bây giờ hay
đợi 10 phút nữa,...

Nếu bạn là một nhà quản lý, điều này có nghĩa bạn phải chịu trách nhiệm
với nhiều quyết định thực sự quan trọng hơn, cần suy nghĩ nghiêm túc và
lo lắng tới hậu quả.

Quyết định dẫn đến những sự lựa chọn này ảnh hưởng đến sức khỏe, sự
an toàn, các mối quan hệ, thăng tiến sự nghiệp,... tổng thể của bạn.

Muốn đưa ra các quyết định quyết đoán với tính sáng suốt cao, chẳng có
phương pháp nào tốt hơn là tìm ra những kẻ thù cản trở và loại bỏ chúng.

Kẻ thù số 1: Trạng thái tinh thần mệt mỏi

Ngay cả những nhà quản lý năng nổ nhất cũng không thể có năng lượng
tinh thần vô tận.

Để tránh rơi vào tình trạng này, hãy xác định những vấn đề quan trọng
nhất, sau đó thường xuyên nhất có thể, ưu tiên thời gian để đưa ra quyết
định khi bạn đang ở mức năng lượng cao nhất.

Không lạm dụng các loại đồ uống chứa nhiều cafein như cafe, nước tăng
lực,... bởi chúng nhanh chóng giúp cơ thể đạt được mức tinh thần cao
nhưng thời gian có tác dụng lại ngắn và mang lại nhiều tác dụng phụ.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
36
Kẻ thù số 2: Tình trạng mất tập trung kéo dài
Các nhà nghiên cứu ước tính rằng bộ não của chúng ta đang xử lý thông
tin nhiều gấp năm lần so với năm 1986. Rất nhiều người trong chúng ta
đang phải đấu tranh với tình trạng mất tập trung ở nhiều mức độ.

Khảo sát của Deloitte cho biết người trưởng thành kiểm tra
điện thoại của mình trung bình tới 52 lần/ngày.
Bạn có thể tham khảo một số mẹo tuỳ chỉnh cho smartphone
để tránh bị lãng phí thời gian vô ích.

Để khắc phục mọi sự xao nhãng có thể phá hỏng sự tập trung phân tích
và ra quyết định, bạn có thể thực hành luôn các đầu việc sau:

• Sắp xếp không gian làm việc yên tĩnh, tránh các tác động ồn ào bên
ngoài như tiếng xe cộ, tiếng hệ thống điện, tránh chỗ ngồi cạnh
phòng giải trí, phòng họp,...

• Phân bổ lại thời gian biểu, sắp xếp một khung giờ cố định để thư
giãn bản thân. Hạn chế sự ràng buộc vào các thiết bị gây phân tán
như điện thoại, tivi, máy chơi game, tạp chí, đồ ăn,...

• Thắt chặt kỷ luật trong việc giữ gìn văn hoá làm việc tập trung: không
làm việc riêng trong cuộc họp, không ăn uống trong giờ, không tụ tập
tán gẫu và phát tán các loại tin đồn phố biến nơi công sở,...

• Tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp, tách biệt với các thông tin
phiền nhiễu bên ngoài với các phần mềm chuyên biệt hoá: thay vì
dùng mạng xã hội (Facebook, Zalo,...) thì dùng Mạng truyền thông nội
bộ doanh nghiệp Base Inside, thay vì liên tục gửi và nhận email hoặc
tin nhắn Zalo để giao việc mỗi 5 phút/lần thì sử dụng Phần mềm
quản lý công việc và dự án Base Wework,...

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 37
Kẻ thù số 3: Thiếu dữ liệu đầu vào (Input)
Kellogg School of Management gần đây đã phát hiện ra rằng
trong một cuộc họp điển hình, 70% cuộc nói chuyện được
thực hiện bởi chỉ 3 người. Đó là những người đã có nhiều
thời gian để suy nghĩ và tập hợp được một lượng nhất định
dữ liệu đầu vào (input) để đưa ra ý tưởng.

Để tăng độ sáng suốt cho các quyết định của bạn, hãy đảm bảo bạn có
trong tay agenda ít nhất là 24 giờ trước khi diễn ra cuộc họp. Điều này áp
dụng cho cả các cuộc họp bạn đứng ra tổ chức và là người tham dự.

Để cân nhắc các thông tin được cung cấp trong cuộc họp., bạn cùng các
thành viên cần thêm thời gian. Thiết lập văn hóa cho phép bạn và những
người khác có thể đóng góp ý kiến trong vòng 24 giờ sau cuộc họp là ý
kiến lý tưởng.

Kẻ thù số 4: Đa tác vụ (Multitasking)

Nghiên cứu cho thấy hiệu suất làm việc, bao gồm hiệu quả của
việc ra quyết định, bị giảm tới 40% khi chúng ta tập trung vào
hai nhiệm vụ cùng một lúc.

Hầu hết các nhà quản lý hiện nay đều rơi vào tình trạng đa tác vụ
(multitask) với số lượng lớn các đầu việc lớn nhỏ, có lẽ bạn cũng không
phải ngoại lệ.

Khi bạn cần đưa ra quyết định quan trọng, hãy khắc sâu nhiệm vụ này và
cam kết dành ra một khoảng thời gian nhất định trong ngày để tập trung
sâu hơn vào một mình nó. Các vấn đề khác cũng nên được sắp xếp giải
quyết lần lượt theo hướng đơn tác vụ (single-task) như vậy.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 38
 Kẻ thù số 5: Cảm xúc tiêu cực nhất thời

Sự thất vọng, phấn khích, tức giận, niềm vui,... là một phần tất yếu mà
chúng ta phải trải qua hằng ngày hằng giờ. Và trong khi chúng có một ý
nghĩa lớn lao trong đời sống của chúng ta,

Nhà quản lý là người nắm quyền lực trong tay và cũng là người cần
quan tâm tới uy tín cũng như hình ảnh cá nhân. Bởi thế, hãy chú ý hơn
đến trạng thái cảm xúc của bạn và rèn luyện kỹ năng tự kiểm soát bản
thân (self-control).

Khi bạn cảm thấy cực kỳ không hài

lòng với một nhóm nhân viên, bạn sẽ
gửi một tin nhắn hoặc email tới họ
sau 5 phút hay ngay lập tức lớn
tiếng chỉ trích và quyết định xử
phạt họ giữa chốn đông người?

Quá trình chống lại sự cám dỗ của bùng nổ cảm xúc không hề dễ, nhưng
hãy bắt đầu thực hành bằng việc tắt máy tính đi, đặt điện thoại xuống
hoặc tìm một cái cớ để tránh mặt, sau đó chỉ trở lại với điều cần quyết
định khi bạn đã bình tĩnh và khách quan hơn.

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 39
 Kẻ thù số 6: Tê liệt phân tích
Thời đại công nghệ thông tin và văn hoá dữ liệu đã ban tặng cho chúng
ta rất nhiều thông tin, dữ liệu và số liệu có thể truy cập không giới hạn.
Tuy nhiên, đối với việc ra quyết định, càng có nhiều thông tin phải xem
xét thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và dễ rơi vào tình trạng
nhiễu loạn.

Lựa chọn tốt nhất mà bạn có thể áp dụng là hãy đặt một thời hạn nhất
định cho việc ra quyết định, đồng thời chọn lọc một cách thông minh
các thông tin trước khi bắt đầu phân tích.

Các phần mềm quản lý có khả năng tự động phân tích số liệu và xuất
báo cáo tự động theo thời gian thực (real-time) có thể là người trợ thủ
đắc lực cho bạn, thay việc bạn phải phải tìm đọc một xấp dày cộp các
dữ liệu thô.

Đơn cử như công việc đánh giá nhân viên: Trước đây, nhà quản lý
phải tốn không ít thời gian tự mình – hoặc giao việc cho cấp dưới truy
tìm dữ liệu, tổng hợp, báo cáo hiệu quả làm việc của nhân sự. Tuy
nhiên, với sự hỗ trợ của các phần mềm tự động như Base Wework, các
chỉ số hiệu quả hoạt động của nhân viên được trích xuất tự động,
nhanh chóng và dễ dàng.

Base Wework ngăn chặn “tê liệt phân tích” bằng khả năng xuất báo cáo và phân tích số liệu tự động

Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý 40
Lời kết
Thế giới luôn đổi thay. Tất cả các lĩnh vực đều không nằm ngoài quy luật
này. Nói cách khác, nhà lãnh đạo luôn phải trang bị một tư duy “không
ngừng tiến bộ” nếu muốn bắt kịp với bước chuyển mình của thời đại.

Nếu luôn trau dồi, hoàn thiện các kỹ năng cấp quản lý, nhà lãnh đạo sẽ
không chỉ tăng tốc trên con đường thăng tiến của bản thân họ mà còn
mang lại sự thịnh vượng cho tổ chức của mình.

Thông qua những kiến thức được chia sẻ trong cuốn Guidebook, đội ngũ
biên soạn Base.vn hi vọng rằng bạn sẽ tìm ra được những ý tưởng, thiết
lập chiến lược và ứng dụng nó vào bản thân cũng như mô hình kinh doanh
của mình.

Trân trọng,

41
Về Base.vn
Base.vn là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp nền tảng SaaS kết nối
các ứng dụng công nghệ cho quản trị và điều hành doanh nghiệp, với hơn
3000+ khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô từ hàng chục tới hàng
trăm người, thuộc mọi ngành nghề, lĩnh vực như: Xây dựng, thiết kế nội
thất, chuỗi cửa hàng-nhà hàng, vận tải, giáo dục, tài chính, ngân hàng,...

Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của Base.vn bao gồm: VIB,
VPBank, chuỗi nhà hàng Golden Gate, Pizza Hut, The Coffee House,
30Shine, Kids Plaza, Phục Hưng Holdings, Viễn Đông Design, Genius
Design, Couple Group, ONOFF, Yola,...

Để tìm hiểu thêm rằng công nghệ của Base.vn đã giúp gì cho sự thay đổi
và thích nghi của hàng ngàn doanh nghiệp khách hàng trong thời đại
chuyển đổi số, click tại đây để nhận tư vấn từ đội ngũ của chúng tôi.

42