Sous-THEME 3.2 Les OUTILS DE Suvi FINANCIER DES TRAVAUX Formation sur le Suivi des Travaux de BYP et TEntretien des infrastructures Urbaines _SOUS-THEME 3.2 ; LES OUTILS DE SUIVI FINANCIER DES TRAVAUX a) - Introduction Dans I’exécution des contrats qui leur sont confiés, les entrepreneurs sont appelés a soumettre aux instances chargées du reglement de leurs marchés, des documents communément appelés décomptes Ces décomptes établis a une période donnée sont basés sur la situation ou Vavancement des travaux matérialisés par un attachement (ou mémoire d’avancement). La liste des documents nécessaires, est la suivante : le mémoire d’avancement des travaux, le relevé des travaux en plus ou moins-values, les décomptes provisoires, le décompte définitif. b) - Utilité et mode d’élaboration des principaux documents Chacun des quatre (4) documents cités ci-dessus est préparé a un stade donné de Yavancement du chantier. Leur utilité et leur mode d’élaboration sont fonction de la nature du résultat attendu ou recherché. b.1).- Mémoire d’avancement des travaux b.1.1).- Définition Appelé également attachement, le mémoire d’avancement des travaux est une situation qui retrace en quantité les travaux réalisés a la date de son élaboration. Il est préparé par l'entrepreneur chargé des travaux et visé contradictoirement par les services de contréle. C’est pourquoi, on parle habituellement d’attachement contradictoire. b,1,2).- Importance et utilité Les attachements acceptés et visés par toutes les parties intéressées sont importants en ce sens qu’ils permettent une plus facile approbation des décomptes correspondants. Des lors que les attachements sont conformes aux travaux réellement exécutés, les risques de litige ou de conflit au morhent du visa des décomptes sont considérablement réduits. oa : ~ Formation sur le Sui des Travaux de BTP et FEntretien des Infrastructures Urbaines. \73 b.1.3).- Périodicité, stade d’élaboration et présentation En général, les attachements sont élaborés mensuellement quel que soit I'avancement du chantier. Mais il arrive que I’entrepreneur et le maitre d’ceuvre s‘entendent pour préparer a tout moment un attachement servant de support a un décompte ou d’attestation de capacité financiére (pour solliciter un découvert bancaire) communément appelé « Avance surdécompte de travaux ». Les attachements se présentent souvent sous forme de listing des quantités réalisées par postes, correspondants a ceux du devis estimatif ou simplement en termes de pourcentage, réalisé par rapport aux quantités totales prévues dans le contrat. b.1.4).~ Conseils et suggestions Pour prévenir tout risque de malentendu au moment du visa de I’attachement il est conseillé de : - _ préparer les situations journalieres et hebdomadaires en rapport avec le représentant du maitre d’ceuvre, - profiter des reunions de chantiers pour s‘entendre sur les quantités acceptées afin qu’elles soient reprises en attachement sans aucune restriction ou contestation possible, - respecter le planning, d’exécution des travaux. b.2).- Relevé des travaux en plus ou moins-values Dans le secteur du génie civil, il est difficile, pour ne pas dire impossible d’évaluer avec exactitude les quantités de travaux a réaliser. Cette difficulté,est due a plusieurs facteurs qui ont trait a la nature du sol ou du terrain et patois aux requétes de modifications souhaitées par le maitre d’ceuvre ou par le maitre de louvrage (bénéficiaire). Ceci se traduit en cours de réalisation par la constatation de travaux en plus ou moins-values. On entend par cette terminologie des quantités de travaux a réaliser en plus ou en moins par rapport a celles prévues dans le cadre du devis quantitatif estimatif, dans les plans d’exécution ou dans les descriptifs et cahiers des prescriptions techniques. existe une legere différence entre ces types de travaux et ceux désignes par le terme «travaux supplémentaires ». En effet, si les premiers sont toujours sur bordereau c‘est-a-dire prévus dans le contrat, les seconds peuvent souvent étre hors bordereau donc a prix unitaires négociables entre les différentes parties ~ Formation sur le Suivi des Travaux de BTP et (Entretien des Infrastructures Urbaines74 Pour chaque poste de dépense les plus ou moins values, ne sont constatées qu’a Vachevement des travaux en question ; cependant, a un stade avaneé de ces travaux, entrepreneur et le maitre d’ceuvre peuvent les estimer sur la base du planning ainsi que du bilan a mi-parcours -(voir les rapports de chantier) Ces travaux en plus ou moins values peuvent également faire objet d’attachements contradictoires pour éviter toutes contestations futures. A cause du caractere global et forfaitaire du montant des contrats passés avec AGETIP, ces types de travaux sont rarement pris en compte sauf s’ils relevent «erreurs importantes dans les estimations ou de demandes expressément faites par Yagence ou le maitre d’ceuvre b.3).- Décomptes provisoires b.3.1).- Définition Un decompte provisoire est une facturation partielle des travaux ou ouvrages réalisés au moment de leur exécution. Le terme « provisoire » veut simplement montrer que l’opération n’est pas terminée et que d’autres décomptes seront présentés au paiement, de facon cumulative jusqu’au dernier qu’on appelle « décompte définitif ». 6.3.2). Importance et utilité Cest le document le plus connu des entrepreneurs. Il sert de mode et de justification de paiement de leurs prestations. II est donc important qu’il soit bien présenté et conforme au marché, au devis contractuel et aux attachements dament vises. b.3.3).- Périodicité, stade d’élaboration et présentation Au méme titre que les attachements, les décomptes provisoires sont généralement établis mensuellement. Mais pour des raisons liées au déroulement du chantier ou aux besoins en trésorerie de I'entrepreneur, ces décomptes peuvent étre élaborés a des dates convenues accord parties, De méme, certains entrepreneurs qui ne connaissent pas de problémes de ce genre, cumulent plusieurs attachements pour en titer un décompte consistant au moment voulu Les décomptes, dans les projets AGETIP, se présentent sous la forme cumulative, est-a-dire reprenant intégralement toutes les quantités décomptées antérieurement et sur la,base d’un canevas modele-type. Pour cette raison, ils comprennent : - Le montant total des travaux exécutés au stade d’avancement du chantier auquel sont déduits la retenue de garantie, les montants des reglements antérieurs et éventuellement les pénalités de retard et le remboursement partiel de lavance de démarrage. Le montant du marché tiendra compte des plus ou moins values constatées en cours de travaux. 1 ~ Formation sur le Suivi des Travaux de BTP et VEntretien des Infrastructures UrbainesLe dossier de reglement comprend Le decompte proprement dit qui retrace la situation générale technique et financiére du chantier et arrété le montant a régler (formulaire SDC 5), - Lasituation globale des emplois créés et des salaires versés (SDC 5-1). CONSEILS PRATIQUES Vu leur importance dans l’amélioration de la trésorerie des entreprises, toutes les precautions et dispositions doivent étre prises pour éviter le rejet des décomptes présentés, ‘our ce faire, il est souhaitable : - de les conformer aux attachements visés par le maitre d’ceuvre et eventuellement par le chef de projet, - de présenter une situation claire des emplois créés et des salaires versés, en fournissant, a Vappui, les fiches de suivi adéquates dament remplies et visées, - d’étre a jour vis a vis des fournisseurs et des ouvaiers (absence de tout contentieux a AGETIP), - s‘inscrire dans le délai normal d’exécution en suivant scrupuleusement le planning d’exécution et le schéma d’organisation prévus notamment en ce qui concerne la durée moyenne des emplois et le ratio de maitre d'ceuvre. b.4).- Le décompte définitif Le décompte définitif se presente sous la méme forme que le décompte provisoire. Il est constitué des mémes éléments. Leur difference réside dans le fait qu’aucun autre décompte ne vient aprés Je décompte définitif. C’est pour cette raison qu'il est précisé, parfois, décompte dernier et définitif. Cependant, malgré les similitudes avec le décompte provisoire, le visa du décompte définitif exige beaucoup plus de vigilance de la part des services de controle (maitre d’ceuvre et chef de projet) et de reglement (comptabilite, service juridique). Pour que le décompte définitif soit payable, les conditions suivantes doivent etre remplies : - La réception provisoire prononcée et consignée dans un proces verbal signé par toutes les parties prenantes (maitre d’wuvre, chef de projet, maitre d’ouvrage ou bénéficiaire). = Tous les salaires réglés au personnel de chantier. des Infrastructures Urbaines76 - Tous les fournisseurs et sous traitants payés conformeément aux engagements pris par I'entrepreneur dans le cadre du chantier réceptionné - La realisation du ratio de main-d’eeuvre ainsi que la durée moyenne des emplois générés par I'entreprise tels que prévus dans le schema organisation figurant dans le dossier d’appel d’offres. - La levée de tout contentieux avec les tiers impliqués dans I’exécution du chantier notamment au plan financier ou technique. b.5)- La retenue de garantie b.5.1).- Definition La retenue de garantie est une somme prélevée sur l'ensemble des décomptes de entrepreneur pour constituer une provision en vue de garantir le financement des travaux de réparation d’éventuelles dégradations survenues pendant le délai de defaillance de entrepreneur. b.5.2).- Importance et utilité Malgré le préjudice financier causé par les retenues de garantie aux entrepreneurs, il est important de préciser leur importance afin que leur utilité ne souffre d’aucun doute. Fu égard a existence d'un délai de garantie (un an généralement) et en raison de Vobligation contractuelle de réparer toutes les dégradations survenues pendant ce délai, il est nécessaire de prévoir une somme pour financer ces travaux de reparation des ouvrages sous garantie. Ce financement attendu de entrepreneur qui est responsable de ces degradations ne peut étre obtenu que de trois manieres : 1. Une provision volontaire et spontanée déposée par l’entrepreneur lui- méme. 2. Un prelevement d’autorité sur les montants qui lui sont dus (decomptes payer) 3. La garantie ou Vaval d'un tiers (cautionnement bancaire ou d’établissement financier) La premiere solution ayant peu de chance de réussir vu la situation financiere difficile des entreprises nbtamment celle des PME et leurs besoins en trésorerie, seule la deuxieme solution parait applicable et réaliste, la troisitme étant difficile a réaliser en cette période ot les banques font peu confiance aux PME. En effet, les conséquences d’une absence de retenue de garantie sont graves et se situent a plusieurs niveaux "Formation sur le Suivi des Travaux de BTP et VEntretien des Infrastructures Urbaines al© Au niveau de I’entrepreneur : entrepreneur s'expose a des poursuites judiciaires qui peuvent déboucher sur une main-mise sur ses biens au cas oi il serait dans l'impossibilité de procéder aux travaux de réparations qui lui incombent contractuellement. © Au niveau du bénét ire Le benéficiaire ne pouvant disposer de son ouvrage dans le délai prévu, encourt des pertes d’exploitation ou d’impact socio-économique. © Au niveau de I’Agenc Certaines agences, en cas de non-fonctionnalité d'un ouvrage du fait de travaux de reparations non effectués, entame sa crédibilité et sa performance. b.5.3).- Périodicité, stade et mode d’élaboration Les retenues de garantie font l'objet de prélévements directs sur les décomptes de entrepreneur ; ils suivent donc en cela le méme schéma que ces derniers. Dans le cas des marchés de certaines agences, la retenue est de 10% du montant des travaux acceptés et décompteés. Au méme titre que les décomptes provisoires, le prélévement s’effectue de maniére cumulative afin de faciliter leur suivi et de s’assurer qu’au décompte definitif effectivement 10% du montant total des travaux ont été préleves. b.5.4).- Documents de substitution La garantie recherchée a travers la retenue opérée peut étre assurée par un tiers, en général le banquier de l’entrepreneur. L’opération consiste pour l’entrepreneur a s‘adresser 4 sa banque pour la constitution d’un cautionnement définitif ou de retenue de garantie égale 4 10% du montant de l'ensemble des travaux contractuels. Si le cautionnement est réalisé, I’entrepreneur ne subit aucune retenue A titre de garantie. Le cautionnement peut étre réalisé en début d’exécution du contrat ou a la fin des travaux aprés dépdt et acceptation du décompte definitif. Lorsqu’il est déposé en début d’exécution, aucun prélévement n’est effectué sur les décomptes au titre de la retenue de garantie. L’entrepreneur obtient le réglement intégral de ses prestations mais est généralement tenue de procéder a la prorogation du délai de validite de son cautionnement pour couvrir la durée de garantie d’un an. — Formation sur le Suivi des Travaux de BTP et 'Entretien des Infrastructures Urbaines78 Dans le cas of entrepreneur préfére attendre la fin des travaux pear déposer un cautionnement, les retenues opérées sur les décomptes provisoires sont intégralement remboursées au niveau du décompte définitif. c)- Conclusions Les attachements et les décomptes sont extrémement importants dans la conduite et la gestion d’un chantier car ils justifient et favorisent la présence de I’entrepreneur sur les lieux. Pour cette raison, ils doivent étre traités de maniére judicieuse pour €viter la multiplication des litiges et contentieux entre l’entrepreneur, le maitre d’ceuvre, le chef de projet et parfois méme le benéficiaire. Toutes les parties impliquées dans les travaux d’entreprises, doivent prendre le plus grand soin dans I'élaboration de ces documents afin d’éviter toutes sortes d’erreurs, d’omissions, de retards dont impact se révelera préjudiciable a I’exécution normale des travaux. TRE Formation sur le Suivi des Travaux de BTP et Entretien des Infrastructures Urbaines