DIRECCION GENERAL DE EDUCACION INICIAL Y PRIMARIA &\ANEP CIRCULAR N° 30 Montevideo, 7 de julio de 2023 Sefior Maestro-Inspector y/o Jefe de Oficina: Para su conocimiento y efectos, cimplenos transcribir a usted la Resolucién N° 10 del Acta N° 123, adoptada por la Direccién General de Educacién Inicial y Primaria, del dia de la fecha: “visto: estos antecedentes relacionados con la gestién presentada por la Unidad de Auditoria de la Divisién Hacienda. RESULTANDO: que por la misma plantea la necesidad el pasaje de todos los libros de caja que actualmente llevan los maestros directores a libro de caja digital. CONSIDERANDO: 1) que dicha Unidad informa que: - se ha relevado informacién de las diferentes Contadurias Departamentales auditadas y de la Seccién Libro de Caja de Montevideo con respecto a las correcciones que actualmente se realizan en los libros de caja de los centros escolares, observandose que las mismas se efectiian manualmente, realizando sumas algebraicas y excesivos controles manuales que enlentecen el proceso de correccién y la remisién de los libros a los centros escolares para continuar con la operativa de trabajo propia en la materia de registracién; ~ actualmente se llevan los registros de los centros escolares de Escuelas de Verano por el sistema digital y esto ha redundado en beneficios en cuanto a tiempo de ingreso, tanto para el maestro director como para los responsables de la correccién de los mismos, en Montevideo en la Seccién Libro de Caja y en el interior del pais en las respectivas Contadurias Departamentales; 1a implementacién del sistema dotaria de mayor eficiencia administrativa, sin perjuicio de que el libro de comprobantes se siga remitiendo en formato cuaderno como hasta el momento; Il) que, habiéndose mantenido reuniones con integrantes de la Division ‘Tecnologias de la Informaci6n, la citada Unidad informa lo siguiente: - se planteé la imposibilidad de escanear y digitalizar los documentos del libro de comprobantes, debido a razones de capacidad de los servidores del Organismo;DIRECCION GENERAL DE EDUCACION INICIAL Y PRIMARIA @|ANEP ~ no obstante, entiende que el solo hecho de la digitalizacién del libro de caja conlleva beneficios directos tanto para los docentes, minimizando el tiempo que dedican a la escrituracién manual del libro, asi como a las areas de control que lo verifican, dotando a los actores de mayor eficiencia en sus tareas; - se acordé la implementacién gradual del libro de caja digital desde el 1° de setiembre de 2023, en funcién del avance de correcci6n y cierres de libros de caja tradicionales que exista en la primera correccién semestral del afio 2023; IM) que, en cuanto a las etapas de implementacién, sefiala lo siguiente: - previo a la puesta en marcha del libro de caja digital se plantea realizar capacitaciones coordinadas entre las Divisiones Hacienda y Tecnologias de la Informacién (DTI) en aquellos centros escolares que al 31 de agosto tengan el libro de caja corregido y cerrado; - para esto sera insumo imprescindible la informacién que se obtenga de la Seccién Libro de Caja en Montevideo y de las Contadurias Departamentales en el interior del pais; - para la realizacién de la capacitacién se han propuesto diferentes alternativas dentro de las cuales se sefialan, videos con tutoriales que actualmente ya existen segin la informacién recabada de DTI, documentos escritos y capacitaciones via zoom o presencial dependiendo del aleance que la misma requiera; - comienzo de implementacién a partir del 1° de setiembre de 2023, en aquellos centros escolares que tengan sus libros de caja corregidos y cerrados al 31 de agosto de 2023 y sus saldos estén identificados por rubros a los efectos de adecuar la carga inicial en el libro de caja digital, esta carga inicial estara a cargo de las areas de control, en Montevideo la Seccién Libro de Caja y en el interior del pais a cargo de las respectivas Contadurias Departamentales; - para cierres de libros de caja tradicionales que se vayan realizando posteriores a setiembre de 2023, se sugiere ir realizando aperturas de acuerdo al avance de correccién que vayan surgiendo tanto a nivel de Montevideo como de las Contadurias Departamentales; ~ que, al igual que en el punto anterior, en esta instancia sera imprescindible determinar los saldos por rubro al cierre del libro de caja para realizar la carga inicial en el libro digital;DIRECCION GENERAL NEP | 2822 IV) que el seftor Director Ejecutivo de Gestién Organizacional comparte la propuesta de obrados; V) que la Divisin Educacién comparte los beneficios que podria arrojar la implementacién del libro caja digital, fundamentalmente con relacién al tiempo que se destina para su elaboracién, a la prolijidad, legibilidad y precisién en las sumatorias; Vi) que asimismo informa que: - comparte le decisién de que el cambio sea paulatino, aunque considera que quizés requiera mas de dos etapas en el entendido que en el interior la amplia mayoria de los libros cajas ya han sido supervisados durante los meses de julio y agosto; - seria esencial que se gestionara con el proveedor la posibilidad de que los inspectores puedan controlar los mismos, dado que se encuentra dentro de sus responsabilidades; - comparte la necesidad imprescindible que previo a su implementacién se capacite a directores ¢ inspectores. ATENTO: a 1o expuesto, LA DIRECCION GENERAL DE EDUCACION INICIAL Y PRIMARIA, RESUELVE: 1°. Avalar la implementacién del libro de caja digital en todos los centros educativos de la Direccién General de Educacién Inicial y Primaria (DGEIP), en forma gradual a partir del 1° de setiembre de 2023 y de acuerdo con los CONSIDERANDOS de la presente resohuci6n. 2°.- Encomendar a la Divisién Hacienda la coordinacién con 1a Divisién ‘Tecnologias de la Informacién a efectos de gestionar las actualizaciones del sistema que entienda pertinentes. 3°.- Difundir por circular, incluir en la pagina web y pase a la Divisin Hacienda a sus efectos. 4*.- Cumplidas todas las actuaciones, pase al Departamento de Patrimonio Documental de la Divisién Administracién General para su archivo.” Saluda a usted atentamente. Mag. Mtra. Olga dg las Heras Directora General mem jf