Cours P1.

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Analyse du système d’information comptable SIC
Référentiel :

1.1 Analyse du système d’information comptable (SIC)

1.1.1. Identification des caractéristiques du SIC dans l’entreprise et ses acteurs,

1.1.2. Repérage de l’organisation comptable : la hiérarchie des travaux comptables,
1.1.3. Repérage des sources du droit comptable et des obligations liées à l’exercice du métier,
1.1.4. Analyse et description des mécanismes comptables : les modèles comptables, les principes d’enregistrement.

Chapitre 4 - Analyse et description des mécanismes comptables : les modèles comptables,

les principes d’enregistrement

A. Comptabilité en terme de flux, d’emplois et de ressources

Cf P1.1 Chapitre 2 point A

Rappel Synthétique

Un flux économique est un mouvement de biens, ou de prestations de service ou de monnaie, qui se réalise dans un
intervalle de temps déterminé.

Une entreprise échange avec ses différents partenaires. Ces échanges s'appellent des flux.
On distingue 2 types de flux :
 les flux physiques concernant les biens et les services,
 les flux monétaires relatifs à l'argent (règlements des clients, des salariés...).

Les opérations entre l’entreprise et ses partenaires se traduisent par des flux d’informations, des flux physiques de
biens et services, et des flux monétaires.
Seuls les flux physiques et monétaires font l’objet d’enregistrements comptables.

Chaque opération entre l’entreprise et ses partenaires donne lieu à deux flux de sens opposé enregistrés dans les
comptes en unité monétaire.
Chacun de ces flux a une origine (O) et une destination (D). Par convention, on met toujours l’origine du flux sortant
à droite et la destination du flux entrant à gauche.

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L’entreprise n’enregistre dans ses comptes que la destination du flux entrant et l’origine du flux sortant qui a un
impact sur ses propres comptes.
L’origine du flux sortant est la ressource qui a permis l’opération, c’est le crédit.
La destination du flux entrant est l’emploi obtenu en échange de la ressource, c’est le débit.

Flux sortant de l’entreprise pour qui l’on fait la comptabilité = ressource = crédit
Flux entrant dans l’entreprise pour qui l’on fait la comptabilité = emploi = débit

B. Tenue, structure et fonctionnement des comptes

Cf P1.1 Chapitre 2 point B

Rappel Synthétique

Les numéros et intitulés des comptes sont normalisés par le Plan Comptable Général.
Les comptes sont répartis en classes et chaque classe est subdivisée en sous-classes.

Les comptes 1 à 5 vont être inscrits dans le bilan comptable.

Les comptes 6 à 7 dans le compte de résultat.

Une écriture comptable est constituée d’au moins deux lignes dont les montants sont obligatoirement équilibrés.
Généralement, une écriture comptable mouvemente à la fois des comptes de bilan et à la fois des comptes de
charges ou de produits.

C. Documents de synthèse

Le code du commerce précise que :

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« Toute personne physique et morale ayant la qualité de commerçant doit établir des comptes annuels à la clôture
de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. »

Présentation des comptes annuels

La loi prévoit 2 présentations des comptes :

 Le système de base : qui doit être tenu par les entreprises de moyenne et de grande taille (c’est la
présentation légale normale). Le système de base comprend la présentation du bilan (avant et après
répartition), du comte de résultat (en liste ou en tableau) ainsi que de l’annexe.
 Le système abrégé : qui concerne les entreprises dont la taille ne justifie pas l’application du système de
base (c’est la présentation légale simplifiée qui vous est expliqué plus bas). Le système abrégé doit
présenter le bilan et le compte de résultat (en liste ou en tableau).

Le PCG prévoit une autre présentation :

 Le système développé: Ce système est facultatif dans les entreprises.

Le système développé permet notamment à l’entreprise de suivre et d’orienter l’évolution de son activité.
Les entreprises d’une certaine taille peuvent aussi établir un tableau de financement (emplois et ressources) afin
d’améliorer leur gestion financière.

Documents comptables annuels

Les documents comptables présentent la situation financière de l’entreprise à chaque clôture d’exercice.
Ils comprennent trois états :
 le bilan,
 le compte de résultat,
 l’annexe. 

Cf P1.1 Chapitre 2 point B

Rappel Synthétique

Le bilan est un document de synthèse qui récapitule l’ensemble des biens et des dettes qui composent le patrimoine
de l’entreprise à un instant T.

Ce document est composé de 2 colonnes :

 À droite, le passif regroupe dans des postes des comptes dont le solde est créditeur et représente une dette
pour l’entreprise.
 À gauche, l’actif regroupe des comptes dont le solde est débiteur.

Le bilan présente la liste des biens de l'entreprise (l'actif) et la liste des dettes de l'entreprise (le passif).
La différence entre les biens et les dettes (sauf les capitaux propres) détermine le patrimoine net (appelé aussi
situation nette ou capitaux propres) de l'entreprise.

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Le compte de résultat est un document de synthèse qui récapitule l’ensemble des charges et des produits réalisés
pendant les 12 mois de l’année N.
Les charges correspondent à des opérations d’appauvrissement, les produits correspondent à des opérations
d’enrichissement.

La différence entre les 2 correspond au résultat de l’année, bénéfice ou perte.

L’annexe a pour objectif d’expliquer les deux documents de synthèse comptable que sont le bilan et le compte de
résultat. En fonction de la taille de l’entreprise, elle peut être complète, simplifiée ou abrégée. 
L’annexe mentionne des informations comptables obligatoires, dont la liste non exhaustive comporte des précisions
sur : 
o Les frais d’établissement, les dépenses immobilisées et le fonds de commerce 
o Les reprises exceptionnelles d’amortissements 
o Les charges à payer et les produits à recevoir 
o Les crédits-bails 
o Les produits et charges affectés à un autre exercice comptable, etc.

L’annexe doit également communiquer des informations d’importance significative pour la gestion de la
comptabilité, notamment : 
o Les méthodes retenues par l’expert-comptable pour évaluer les postes du bilan et du compte de
résultat 
o Les méthodes de calcul des amortissements, des provisions et des dépréciations 
o Les variations des immobilisations… 

Ces pièces sont élaborées sur la base des enregistrements comptables effectués au cours de l’exercice. 
Bien que leur production fasse partie des obligations légales des entreprises, les documents de synthèse sont
également un outil de gestion de la comptabilité essentiel.

D. Comptabilité basée sur le patrimoine et le résultat

 Le patrimoine de l’entreprise : Le bilan

Premier document de synthèse comptable, le bilan a vocation à restituer une image fidèle de l’entreprise à la
clôture d’un exercice social ; soit après une période d’un an.

Le bilan présente, sous la forme d'un tableau, la liste des biens de l'entreprise (l'actif ou les emplois) et la
liste des dettes de l'entreprise (le passif ou les ressources).
La différence entre les biens et les dettes (sauf les capitaux propres) détermine le patrimoine net (appelé
aussi situation nette ou capitaux propres) de l'entreprise. Ce patrimoine net correspond aux droits des
propriétaires de l'entreprise.

L’analyse du bilan comptable permet d’évaluer la santé financière d’une entreprise.

Le niveau d’endettement, celui des fonds propres ou encore le niveau de la trésorerie sont autant
d’indicateurs à prendre en compte.
Ces informations comptables aident à anticiper les actions à mener à plus ou moins long terme.

 La mesure de l’activité annuelle de l’entreprise : Le compte de résultat

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Le compte de résultat est le document de synthèse comptable qui détermine le résultat à la clôture de
l’exercice.

Sur une période de 12 mois, le patrimoine net d'une entreprise peut augmenter (bénéfice, enrichissement
net) ou diminuer (perte, appauvrissement net).
Le compte de résultat permet de mesurer la variation du patrimoine net.
Il est composé des charges (emplois) et des produits (ressources).

Le compte de résultat présente une vision claire de la rentabilité de l’entreprise et répond aux questions
telles que : la production génère-t-elle des profits suffisants ? La marge obtenue est-elle satisfaisante ? Les
charges de fonctionnement sont-elles maîtrisées ? 

E. Principe de la partie double, décomposition débit / crédit, présentation des comptes

Cf P1.1 Chapitre 2 point A

Rappel Synthétique

Pour toute opération enregistrée dans la comptabilité d’une entreprise, il y a obligatoirement égalité entre le
montant inscrit au débit (emploi) et le montant inscrit au crédit (ressource) : c'est le principe de la partie double.

Le mécanisme fondamental consiste à accomplir une procédure d’enregistrement des écritures comptables, laquelle
doit aboutir à l’équilibre des comptes à la fin de la saisie comptable.
Chaque opération et transaction réalisée par l’entreprise engendre des flux internes et externes qui seront
regroupés dans des comptes spécifiques.
Dans chacun de ces comptes figurent deux colonnes, l’une étant le débit et l’autre le crédit.

Cf P1.1 Chapitre 2 point B

Rappel Synthétique

Il est possible de représenter schématiquement un compte comptable en « compte en T » sous la forme d’un tableau
divisé en deux parties :
 La partie gauche appelée Débit ; on y enregistre uniquement des Emplois ;
 La partie droite appelée Crédit ; on y enregistre uniquement des Ressources.

Pour un compte, on parle de débit et de crédit.

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Le solde d'un compte est la différence entre le total de la colonne « débit » et le total de la colonne « crédit » (ou
inversement).
Le solde d'un compte (nature du solde d’un compte) est :
 Débiteur : le total de la colonne « débit » est supérieur au total de la colonne « crédit ».
 Créditeur : le total de la colonne « crédit » est supérieur au total de la colonne « débit ».
 Nul : les totaux des colonnes « débit » et « crédit » sont égaux.

F. Paramétrage et personnalisation des ressources logicielles

Progiciels de gestion comptable

Ils permettent d’enregistrer les opérations comptables, d’éditer les documents de synthèse, d’effectuer les
déclarations fiscales, de gérer sa trésorerie.
Ils peuvent être acquis en « famille » et offrent ainsi des services plus étendus grâce à différents modules :
 la gestion commerciale pour réaliser les factures de vente,
 la gestion de la paie pour réaliser les bulletins de salaire,
 la gestion des immobilisations…

Les données peuvent ainsi être transférées d’un module à l’autre.

Par exemple, lorsqu’une facture de vente est créée, il sera possible de transférer l’écriture comptable, ce qui
permet un gain de temps et de fiabilité.

Mais les progiciels de gestion comptable ne permettent pas autant d’intégration que le PGI.
Par exemple, ils ne permettent pas d’intégrer la gestion de la fabrication.
Or, les organisations souhaitent de plus en plus intégrer les différentes fonctions de l’organisation pour créer un
système d’information plus cohérent et global.
Exemple : CIEL COMPTA ou encore SAGE 100

L’utilisation des progiciels de gestion comptable est encore très répandue dans les TPE et PME, pour qui
l’utilisation d’un PGI est difficile à mettre en place car cela nécessite un investissement important tant au niveau
financier qu’au niveau humain.

Progiciels de gestion intégrés (PGI)

Un PGI, ou ERP (Enterprise Resource Planning), est une application qui permet de créer, à partir d’une base
unique de données, un système d’information intégrant l’ensemble des processus de l’organisation (gestion
comptable, gestion des approvisionnements, gestion commerciale, gestion des ressources humaines, gestion de
la production…).

Ainsi, le PGI est un ensemble de modules indépendants prenant en charge les différentes fonctions de
l’organisation et facilitant la communication des données entre ces fonctions.

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Ces modules utilisent un moteur de workflow (flux de travail) qui permet de transmettre une information
entrante dans le système à tous les modules du système.

Par exemple, lorsqu’un devis génère une vente, le stock est automatiquement mis à jour au niveau de la fiche
produit et la facture est directement enregistrée en comptabilité.

De ce fait, le PGI permet de gagner du temps et de limiter les erreurs de saisie puisque les données sont saisies
une seule fois.
De plus, il permet d’automatiser certaines tâches comme les écritures comptables, qui sont générées
automatiquement.
Exemple : CEGID, OPENERP.

La mise en place d’un PGI nécessite d’importants investissements pour le paramétrage du PGI, la réorganisation
des processus de travail, la formation du personnel…

G. Sécurité, archivage et conservation des données

La notion d’archivage correspond à la mise en place d’un processus complet qui permet de collecter, classer,
conserver et consulter tous les documents comptables nécessaires en respectant les durées de conservation
imposées par la loi.

Selon l’article L211-1 du Code de patrimoine : « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données,
quelle que soit la date, le lieu de conservation, la forme et le support, produits ou reçus par toute personne physique
ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

Les entreprises peuvent ainsi assurer une meilleure gestion de leur comptabilité, satisfaire aux obligations légales et
faire valoir leurs droits en cas de litiges. 

Une fois traitées, les données sont classées selon un ordre établi, de façon à garantir leur intégrité et leur traçabilité. 

Le cycle de vie des archives se découpe en 3 phases : 

 Les archives courantes : elles concernent les affaires en cours et sont consultables à tout moment par le
personnel compétent.
Un premier tri est effectué afin de se débarrasser des copies de document ou des notes sans valeur ajoutée. 
 Les archives intermédiaires : à ce stade, les dossiers sont clos, mais l’entreprise est tenue de les garder pour
se conformer à une obligation légale ou pour des besoins administratifs.

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Ces documents comptables sont stockés dans des espaces dédiés. Seuls les services habilités peuvent les
consulter.
 Les archives définitives : elles correspondent aux éléments qui relèvent de l’intérêt public. Le secteur privé
est peu impliqué dans cette dernière étape. 

Sur le plan de la comptabilité, les archives regroupent les documents comptables obligatoires.

Leurs délais de conservation sont fixés à 6 ans, selon le Livre des procédures fiscales, et à 10 ans après la clôture de
l’exercice comptable en cours, si l’on se réfère au Code de commerce.

Il s’agit des : 

 Pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande, relevés bancaires, etc.) 

 Registres et livres comptables (livre-journal, grand-livre, livre d’inventaire des exercices clos avant le
1er janvier 2016) 
 Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe comptable)

Pour préserver un système d’archivage de sa comptabilité dans la durée, l’entreprise s’informe et veille à le faire
évoluer pour être en conformité avec la loi et les normes en vigueur. 

Elle procède également à la destruction des données si celles-ci ne présentent plus aucune utilité et si le délai légal
de conservation est dépassé. Dans le cas des documents comptables (pièces justificatives, livre-journal…), à l’issue
d’une durée de 10 ans, il convient de décider s’il faut détruire les archives devenues obsolètes. 

Cette action doit alors être menée en toute sécurité afin d’éviter la diffusion d’informations confidentielles.
L’entreprise prendra toutes les mesures nécessaires pour veiller à son bon déroulement en ayant recours, par
exemple, aux services de sociétés spécialisées.

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