LE SECRETAIRE

(missions)

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 Rappel des 7 domaines pour une année bien remplie

1) gestion des membres du club (coordonnées et mouvements de l’effectif)

2) organisation, la tenue des réunions statutaires et du conseil d’administration
3) organisation et tenue des assemblées générales
4) actions de club (dont assurances) et déclarations
5) documentation et archives
6) tâches ponctuelles et moyens matériels
7) secrétaire et événements de l’association

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1 - gestion des membres du club
(coordonnées et mouvements de l’effectif)

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 la gestion des membres du club
* les événements concernant un membre:
- création d’un nouveau membre
- modification d’une information (son statut, une donnée personnelle, un code d’accès, etc.)
- radiation (départ « normal », radiation, transfert, etc.)
- réintégration
* les déclarations mensuelles d’effectifs (RME)
* la déclaration du nouveau bureau A+1 (PU101)

UN SEUL LIEU D’ENREGISTREMENT  LE SITE DU DISTRICT MULTIPLE

http://www.lions-france.org/lionsadmin/index.php

Pour parfaire ta connaissance des procédures, consulte le site du DM : http://www.lions-france.org/national-70.html

onglet « documents » rubrique « annuaire/base de données » « accès au site » « Officiel_Club.ppt (1401.3 Ko)»
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 la gestion des membres du club
Conséquences de l’enregistrement sur le site du district multiple:

* au siège international, mise à jour automatique des informations

. données membres,
. nouveau bureau (entraine l’attribution des codes d’accès internet)

* au DM, édition de l’annuaire électronique

* récupération des données par le district 103 centre sud:

¤ pour actualisation de sa base de données (fichier membres)
¤ pour la gestion des événements liés aux membres:
- statistiques - comptabilité
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 2 - l’organisation et la tenue des réunions
« statutaires » et « conseil d’administration »

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 réunions statutaires et de conseil d’administration
 avec le président, établir un ordre du jour précis adapté à chaque événement
(éviter le plus possible la rubrique « divers »)

 adresser une convocation à chaque membre concerné – ordre du jour en pièce jointe – avec demande
de réponse (présent ou absent – y compris au repas s’il est prévu)
délai normal d’expédition de la convocation: J – 14 jours

 le jour de la réunion tenir la feuille de présence qui sera annexée au procès-verbal

 dans les jours qui suivent la réunion (3 à 4 maximum) adresser à chaque participant le procès-verbal
et EN STOCKER UN EXEMPLAIRE DANS LES REGISTRES DU CLUB

 ne pas oublier l’envoi d’un exemplaire au PZ, PR et secrétaire de district

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 3 - organisation et tenue
des assemblées générales

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 organisation des 2 assemblées
 avec le président, préparation de l’ordre du jour et de la convocation

 envoi de la convocation – ODJ et documentation en pièces jointes – selon le délai

fixé dans les statuts (s’il y a lieu)

 le jour de chaque assemblée, installation d’une feuille d’émargement

après la tenue de chaque assemblée, rédaction et communication d’un procès-verbal

à chaque membre (avec mention des résolutions et des résultats des votes). UN
EXEMPLAIRE SERA STOCKE DANS LES REGISTRES DU CLUB

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 les ordres du jour – a minima –
de chaque assemblée
Assemblée générale d’automne Assemblée générale de printemps

• Rapport d’activité du président A-1 • Élections

• Rapport financier de l’exercice A-1 président
• Rapport du commissaire aux comptes 1er vice président
(s’il y en a un) 2ème vice président
• Proposition d’affectation des président Commission des effectifs
excédents des compte bureau du président

• Quitus au président sortant (votes • Fixation de la cotisation de A+1

séparés pour chaque poste)

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4 - manifestations de club et déclarations

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 lors des manifestations de club, le secrétaire assure
Vérifier et si besoin effectuer les déclarations auprès du cabinet
GRAS SAVOYE (contrat national souscrit par le district multiple)

Il comporte 4 garanties :

Responsabilité Civile Générale des Associations (pour les manifestations)

Garanties Spéciales (vestiaire, Expositions …)

Garanties Individuelle Accident (accidents corporels)

La protection juridique

En cas d’opération exceptionnelle, prendre contact avec le cabinet

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 après les manifestations, le secrétaire les déclare
1 – sur le livre blanc, transmis au district en fin d’exercice (cf: calendrier)
une suggestion  le mettre à jour après chaque manifestation

2 – sur le relevé d’activité international (MyLCI) accessible via le site du DM:

http://www.lions-france.org/lionsadmin/index.php
cet enregistrement est indispensable car il est le seul moyen de faire connaître les
performances du club au sein de la communauté internationale et dans le cadre du
centenaire. A FAIRE APRES CHAQUE EVENEMENT, c’est plus fiable

la double saisie reste une obligation – désolé – le poids de l’histoire

Pour parfaire ta connaissance des procédures, consulte le site du DM : http://www.lions-france.org/national-70.html

onglet « documents » rubrique « annuaire/base de données » « rapport d’activité international»
« Rapport_d_activite(MyLCI).pdf (401.4 Ko) »
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5 – archives et documentation

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 les archives légales
une collection de documents présents et accessibles:

* statuts et règlement intérieur

- les originaux valides
- les modifications intervenues
* les changements de bureaux
* les modifications relatives au siège social
* les récépissés de déclarations en préfecture

toute absence est passible de sanctions pénales voire de dissolution

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 les autres archives du club
liés au fonctionnement courant:
* les procès verbaux de réunions
. de C. A., statutaires, bureau
* les procès verbaux d’assemblées générales
* les listes et rapports d’officiels de club et de responsables de commissions

Ayant valeur d’historique du club et de son activité

* la charte
* le rapport annuel d’activité et le livre blanc
* les relations avec les gouverneurs (fiches préparatoires de visites)

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 la documentation pour l’activité courante
Documents relatifs aux membres, aux effectifs:
. Bordereau de transfert ME 20
. Tableau de bord des effectifs
. Demandes de récompense 100% président, secrétaire, trésorier
. Formulaires « compagnon Melvin Jones » et « membre à vie »

Documents informatisés issus de téléchargement:

. Formulaires administratifs divers (dont de procédures DM ou autres)

Si le club n’a pas de délégué de communication:

. Charte graphique
. Dossier de presse
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6 – tâches ponctuelles et moyens matériels

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 Tâches ponctuelles mais importantes (cf: le calendrier)
• Gestion de la correspondance du club
- prise en charge à réception
- Suivi voire préparation des réponses

• Les déclarations en préfecture (nouveau bureau, changements statuts, etc.)

• Préparation de la visite du gouverneur

• Demandes de récompenses (100% président, secrétaire, trésorier de A-1 / chevrons

d’ancienneté / compagnon de MelvinJones, etc.)

• Préparation des documents annuels du Président (rapport moral, livre blanc, etc.)
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 les moyens matériels à la charge du secrétaire

• Commandes et gestion du stock de fournitures lions (pin’s, imprimés, etc.)

• Approvisionnement en trousses de nouveaux membres

• Commandes et gestion du stock de documentation spécialisée (ex: guide du lionisme)

• Gestion des symboles du club (fanions, gadgets spécifiques, etc.)

• Papier à en-tête du club (stock actualisé)

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 7 - le secrétaire et
les événements de l’association

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 le secrétaire participe à la vie du lionisme

 membre actif du comité consultatif du gouverneur (CCG) sous

l’animation du président de zone

 sollicite le président pour la participation de membres votants

 aux congrès de district
 à la convention nationale
 à la convention internationale (si possible)

 relance le président et celui de la commission des effectifs pour

l’inscription des membres aux forums d’échanges

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 tu as atteint le terme de ce diaporama.

félicitations.

avec tes notes et tes questions prépare les rencontres du

prochain forum d’échanges

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