on MANUAL DE PROCESOS ¥ PROGEDIMIENTOS
cesse GMP OE
BERS roceso —cconencocwnanra foe
P| —wanoacne Teawire be poreoy ——|Pre t38
‘COMUNICACIONES OFICIALES
Tabla de contenido
1, OBJETIVO GENERAL....... cao
2. ALCANCE ~ “ “3
3. RESPONSABLE soos le svn °
DOCUMENTOS DE REFERENCIA...ssnsmsens es 3
5, DEFINICION DE TERMINOS. seni os 7
POLITICAS DE OPERACION, ound
61 RECEPCION DE PORSD ENLA ENTIDAD.....
6.1.4. Canales de recopeién do PARSD en la Administracién Depattafental..9
GAA. Canal Esctito... . bin
64.1.2. Canal Blectronico 20
61.1.3. Canal Presencial tt
61.14. Canal Teleténico, , uw
6.41.2. _Revisién y Analisie de PORSD:rocibidaspor los diferentes canales de
recepsién . ie ia ean
6.4.3. Recoptién,radicacién y welgnatién de PRSD en el Sistema de
Gestién Documental SDEA...
a
614. Asignacién dectiomps,
“
respuesta para las solicitudes y/o peticiones
64.5. Horgrios dé:Atencién smn sasiecsvioiaonsull
G16. RéGletrO-er'@l Sislema de Gestion Documental e impresion de
radieado igus tera apap 1
6463. Es
6.4.6.2. “sProcedimiento de registro por fallas on el sistema de Gestion
De CUE wenn senna pond
6.163. _ Improsién de Reportes de comunicaciones recibidas, won 16
841.64, Distribucion alas dopendencias de comunicaciones recibidas... 16
54.65. Desistimianto expres de una PORSD redicada, 16
62, TRAMITE DE LAS PORSD AL INTERIOR DE LAS DEPENDENCIAS .vnsses 16
8.24. Recopeién de documentos fisicos y oleotrénicos oven?
622 Evaluncién de solicitudes recibidas wn. siti
82.3. Direccionamiento para trémite del dOcUMENtO.sinserssssenunsesnnniee 18 eke MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
——_|cedge: cempacas
>, =a
See PROCESO cestionocunenTat [M873
MANUAL DE TRAMITE DE PORSD Y Paes RAD
COMUNICACIONES OFICIALES
‘Tramite, gestion y proyecci
de documentos, aaer)
6.2.5, Proyeccidn de respuesta a PORSD en ol Sistema de Gestion
Documental i
4.2.6. Criletios a tener en cuenta al pioyector unc respuesta © PQRSD nu. 19
6.2.7. Proyeccién de comunicacién en respuestas a FORSD. 20
6.28, Proyec
Control, 20
n de Comunicactén Oficial en respuesta a Organismos de
6.29. Proyeccién de respuesta a Darechos de peticién dirigides al
Gobernador del Departamento 2
6.2.40. _ Proyeccién de respuesta a acciones coneiitucionales (ABcién de
tutela, Accion de Grupo, Aceidn Popular. =
2
5.2411, Proyeccién de respuesta a:
roservada 13
tudes de informadtén clisiieséa 0
6.2.12. _ Radicacién en ol SGDEA dela respuesta SRORSUy demas
comunieaciones, - sen ZB
6213, Fiima de comuricaciones of 2”
saa ”
5.2444, 90 PORSD. ety sen 24
6.9, TRAMITE DE COMUNIGACIONES INTERNAS EN LA ENTIDAD.ocsssssnseun 25
B34. Comunicacisinteas ns. - anne
832, clrewares i 6
6.4. DISTRIBUCION.Y ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES ... coyoen 2B
ats Heys conurteninioe tense on ante. 96
54, Diktibuclén de comuricacionas oficiales con dostine extomo ala
nbd (Comniezcicnes envizdas ”
843. _Alletelente fieice para onvio de documentos por ompresa do
mensajena. a i w
5431, Mareacin de oiqueta yrétlo a7
8.43.2. _Diigonciamionto do eobros paral envio de documentos 8
5:43, _Resepotin sion de documentos que vanasererviados a
sentusiree sence =
8434, Rovieion yandliie documontansensnumnnnnnn 2
8:46, Requistos que debe cumplir las eomunicacionss que van a ser
onviedaa. 9
647. Requicitos para ol anvio de documentos 19 ofisiale® usin iminennine 29 I MANUAL DE PROGESOS ¥ PROGEDIIIENTOS
Fede nanan
WANUAL DE TRAWITE DE PGRSDY "4?" 94°
__COMUNIGACIONES OFICIALES.
i.” 9.4.8. Horarios para la recepcién y envio de documentos por empresa de
mensajeria... sii ~ 30
6.4.8. Registro y control de entrega a empresas de mensajeria 20
64.10. Devoluciones de las emproszs de mensajeria por errores on los
AOS CE ENVID..enn a0
64.11. Seguimiento y control a les envios realizados oo
64.12. Conservacién de las pruobas de entroga ofectiva de los envios
realizados por ampresa de mansajeria, is
85. CONTROL Y SEGUIMIENTO A RESPUESTAS A PORSD RECIBIDAS econ 33
65.1. Control y eeguimiento en las dependencies,
5.6. INFORMES DE PQRSD. Go My Gen
8.7. ARCHIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES EN LAENTIOAD. eo
87.4. Comunicaciones oficiales recibidas 2
872. Comunicaciones oficiales onviadag vin. sori
6.7.3, Comunicaciones oficiales internas...., 3
5.8 CONSULTA DE COMUNICACIONES OFICIALES™. inc sonnmanen 38
8.5. _INCORFORACION DE NUEVAS TECNOLOGIAS EN LA GESTION ¥ TRAMITE
DE LOS DOCUNENToS ae i 33
8.10. MEJORAS EW EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL a
5.11, REVISION AL PROCEDIMMENTO.... Be
CONTENIDO 5, Sp enn smn 3S
‘+ ACTIVIDADES DENTRO DEL CICLO PHVA. 38
8. CONTROLESAL PROCEDIMIENTO. .onsnssinn eee wie 3
8.1, Secialzacién ysensibiliacin del procedimiento por parte d los servidores aitlicas
delentidag.| 7 . 7
E.2, Seguimientoa los tiempos de respuestas a
83, Reportes de entrega de corraspondencia »
BAL Consultas enel sistema, r »
85. Auditoria internae ne is 8
8.6, Expedicién de Paz y Salvos ri cites
87. INDICADORES DE GESTION. 38
2 REsISTROS — 38
19. CONTROL DE cAmaIoS . . 8 o8n, MANUAL DE PROGESOS Y PROCEDIMIENTOS © | |
co. cts |
Zee7e |enoceso Jecsnéwcocuwenra, SETS |
- WANUALDE TRAMITE BE PORSDY
COMUMIGAGONES OFiCIALeS |
wwTRoDUCCION
a lay 504 do 2000- Ley General de Archives, en su tu V Gestion de documentos, ragisé
la obligacén que tienen las entidades publicas de elatorer progemas de cestios de
documantos, indapendientemento dol soporte on quo se produzca la informacion para 6:
cumplimiento ce SU cometide astatal, En ese contexto, la gestion de documentos, se
‘enmarea deniro del cancepto de archivo tetel, comprendiendo orocecimientos tales ~ome
la planeacién, la preduccién. gestion y tramite, argarizacién, valoracién, d'sposicés ‘al
preservacién a lergo plazo y las lransferencias dacumentales.
El decreto 2608 de 2012 y la Ley 1712 de 2014, tavbien establece le cbigacién qu ier on
las entidados pitlicas do formular programas de goction do documentos, los cuales
‘enmarcan los precedimentos antes menconados, dando alcance a esos requetimientc se
‘labora el Menual de Tramite de PORSD y Comunicaciones Oficales en l@édimin’ lr ion
Dapartamental, dentro del proceso de Gestién Documantal e incuya actvidides earns la
recepcién, dstrioucién y tramte a2 las Peticiones, Quelas, Reslamos, Sugarencies
Danunciae y demés comunicaciones oficiales que re récBan o tramiten en la.enfied
Jn Unidad de Corospondeta 0 Vervaniis
nics de correspondencia, que debera gestonar de manera Ceptralizada y flormelizada, los
Eeriios de rozopcion, rgito y dieuibusin do las eomuicasiones?-do tal marsra, que
Sstos proceamiantas corinbuyan al-desarrllo. del orograma ie gestion ‘dec mental
regréndose 2 10a proceacs que se levorén-€rlos wrens de gestion, contes ¢
nistoeos. Ademés. les. uridades de comrespondentia, deberan confar con personal
suficients y debdamerte capactado y de bs medios Receseros, cur germitan recy
anver y eentolar opoturamente el wimde de las coruiicecones de\coractr cfcial
mediante sstomas de gestion de documetoalectfOnicos,senicis de mensaerairteme
1 axtema, cones elecrorico voto, quo fasion Ia aloneién dee olctudee prosentade
Dorlos cludadenos y que coniouyan 8a obsetvancia plena de 0s propos ce gen Ie
dminirecen pibica, = .
Para la adecuada prestacion uel servicw:cfrecide por e! Grupo de Gestion Documenta! a
través da votaaiiacnica de corespondencia, et necetaio actulzar ol Manual pars lo
recepeen, regs, sistIbucon, sevUimeMo,conservacion y eansula de documentos yr
gererel para la stiminsracién de lao comunicaciones ofcisles de la Cobemeccn el
SepartamentoatelCesar ==
Es importinte hacar énfasis an que ninguna eemmuricactén oficial podré sal: la
Gobernacién del Gesar sino ha sido tramitada, gestionade y radicale en el 'stema
de gestion documertal adoptado por ls ertidad.
| Manu! de PORSD y témite de Comunicaciones Ofeiales, involucra las actiidaaes de:
Resepeién de PARSD
‘Tramite de PORSD
‘Tramite de comuricaciones internas
Distibusién de comunicacones
Convo! y Seguimianta
Archive de comuricaciones ofcales
‘Aczeso y Consulta
Ingorporacidn de nuevas tecnolagias
Mejoras en el sistema de SGDEA
KKK KS SASS MANUAL DE PROGESOS Y PROCEDIMIENTOS
Cosas Go-wPa.cor
Fecha 02022001
— Pagina 5 c6 2
PROCESO | cesti6w pocuMENTAL
1, OBJETIVO GENERAL,
Realzar el conjurto de actuaciones necesatias para el registra, la vinculacion a un tramite,
|i disitioucién, inchiidas las actuaciones o delegaciones, la descripcion (metadztos), la
dsponibilldad, recuperscion y acceso para ccnsulta de les documentos, | control y
Seguimiento a los témites que surte el documento hasta le resolucion de los asuntos,
ALCANGE
CComprende desde el registro de les documentos qua ingrasan (comuricacién recida), jaz
‘Gue Se producen en la enlidad tanto iniernas (memorando) coms ofciales enviadas, hasta
‘5U resolucién por parte de la ontdad.
Las Enlidades plibficas estin obligadas a garantzar el uso, consulta y preservasion de tos
cocumentos de archivos, iqualmente dsben dispaner de las medas que garantcan tal
situacsén, este procedimiento contempla todos 'os ciios del dacumento desde el momento
fen que el usuario racica una soicitud ylo documento, fa recopelén, dieifoUeidn de los
mismos hasie fa cfisina competente, tramte y salda de la respuesta dicha Solicitud
‘cuanco éeta amerite una respuesta ol archivo al expediente corresponciehie,
El Gobemador, es Seaielarios de Despachos, dares de progrenas, esesorgs y jofes de
ficina velaran porque la racepcion y distibucién de las comunicaciones ofiialos co realca
de manera CENTRALIZADA a través de ia Vertanilla nica de cortespondenca y cemas
canales do recopeién diepuestos pera tal in y que ced tramiisdas « Faves del SGDEA
3, RESPONSABLE
La Cocroieia Generel en cabeze del secrete de OdnB@ho ol Lider del Grupode Geston
Documatal edsoc a la Secteteia Geta! Hae tihdararos actos & le verona
Gea de covespondencia yo! Asesece Ase inom eran responsable orf
impomontacion do Sto enue,
La ventanila Unica de comespordencicadseita al grupo de gestién documental de ta
Gobemacién del Cesar y éste a la Secretaria General, debe contar con el personal
suliciente y debidamente capaciiado, Gomios medios fisicos y tecnoloaicos necesarios cue
Fermiian recibir, onvigr y conifolar obortunarrente ol trémite de las comunicaciones de
caracter ofa, tecitantoJa alencion de las solicitudes presertadas por los cudadanos y
gerentizando ol cimplirieniGde los objetivos cela entdad.
4. DocuMéRTOs Oe, REFERENCIA
2 Conatitucign Politics
i, Adiculg 15. Pérafo 3: Le contespendencie y demés formes de comnicacisn
Drivel son fwiolables Sélo puecen ser iverceptadas o registradan modianta
“Sagiden juddal, en los casos y con las formaliiaces cue esadizca fa ey
“Reforma Acio Log sitive 02 de 2003
ii, Deorete 2691 de 1891: Perel cual so reglementala accién de tutela consegreda
fen el articulo 83 de la Constitucién Politica” Articulo 19 y Articulo 29 Numaral §.
fi. Articulo 13. Atenci6n integral. Para la recancién de documentos, solicitudes y
alencion de tequeimienios, 10s despachos piblicos deberan disponer de
ficinas © ventanillas ‘nica en donce se pueda realizar la totaldad do la
actacien adminisrativa que implique la presencia de peticionario. Su
incumplimiento constituré falta gravisime del representarte de la entdad,
lv. Articulo 48. Supresi6n de sellos. En el deserrolo de las ectuaciones de la
‘Administracién Puilca,intarvangan ono les partcularas, queda prohbido el uso
de selios, cualquiera see la modaldad o tecnica utlizada, en el ctorgamiento 0
trimite de documertes cictintos de los tituoe valores. oka MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMENTOS
eso | tage: Go wPanot
Vereen: 2
are |PRoceso GESTION DOCUMENTAL
Festa (2020202
LD WANUAL DE TRAMTTEDEPaRSEY |" 8%
COMUNICACIONES OFICIALES
Queja: Cuands se formula une ranifesiacin de pretesta, cersura, descortento 0
iconfermidad on relacién a una eonducta quo considera irregular de uno © varios
servideres piblicos o contratistas, en desarrolle de sus furciones odurantele prestscéin
de sus servicies, asi mismo cuendo te conducta irregular coneieme a una anticad
restadora de servicos de saluc.
Reclamo: Cuanco se exige, reivindica o demanca ante la enlidad una solucién, ya sea
por mative de interés genaral o particular, reference a la indebida presiacion de un
servicio 0 fata de atencion a una sotictud,
Sugerencia. Cuando oe praconia ala entidad la manifostacion do una idea o propussta
para mejorar la presiacion de un servicic o la gestion nsttucicnal
Denuncia. Cuando se pone en conocimiento de la entidad una corducta presuntarnente
irragular para cue se adelante la correspondientainvestigacién, para la cual se deben
indicar las creunstancies de tlempo, mode y lugar en el objeto en elque se estableccan
responsatilidades
et
snes Conatitucionales:
© accion do tutela’ Es un mcanismo. de prteccion. Tas derechos
‘onetitucionalee funcemantalas do los habitantos del teftonccolamib ano. La
Gensttucién Nacional en su aticulo 85 dispusa que toda persona entra accicn
Ge lutela para reciamer ante 10s jueces, on tode momento y lugar znedante un
procadimiento proferente y sumario, por si misma o=pch.quenvZctiie env su
Fovbre, la proteccon inmediala de sus dereci€s ~constitucioneles
funcamontalos, cuando quiera que estos -esian vilneracas 0 amenazados por
ta accién o la omisien ce cualquier autoridac pubicd\o.de autoridades en los
‘cases provistes por la ley
Carta: Es una comuncacién escnita. cue tier como dbjetia prinepal dar un mensaje,
se emplearan para responce” oftcos, stthinisttainfarmacén y presentar sc:citudes
fuera de la Entidad, Podran ser dirgidas a Sersaras naturales yl juridicas, segin sea
caso. Unicamente el ciginal (y las cobias que se dirjan a otros destinetetios si es el
‘easo) ae imprime(n) en papel con membroto.y logotipo.
reular: Comunicacon intern @-eyterna te caracier general informetiva o normatva,
‘con el misme texto 0 contenido, se uiliza para dar a conocer actividades internas do la
Enlided. asi como las narmnas garerales, cambios. polticas y asuntos de interés comin,
{Las circulates interrias 8@ elaboran en papel taravio carla sin mesrbete nilogotipo, las
‘cualoe serin fimedas po1.los Secretarios de Desoachos, Asesores, Liceres de
programas u ofcinas 0 el Gopetnador del Departamento y les externas sz cesen
Cleborar en papel goremembrele y logatipo, las cules cerdn frmadas e610 por |
Gobemadgr del Bepartamento,
iodas las comunicaciones de cardcterprivade que llogen a lae
ades, atiulo personal, citands 0 ro el cargo dal funcionario. No ganeran trarites
araiss instkvciones
Correapondénela. pereonal: Es Ia que viene crigia 2 los diferontes servidores
Alloicosde la Administtacon, pefo que no tlen2 cardcter oficial y es de interes paricular
Archivo elsetrénico. Es el carjunio de documentos slectrénicos, producidos y tratadoe
trctivisticamenia, siquiendo la estructura organieo-funcional del producioracumulecus
fen un proceso ralurel por una persora o institucion pubiica o privada, en el ranscurso
0 eu gestion.
Digitallzacién de documentos: Gonsisie en escanear el documento remisorio y sus
‘anexes y€\ ervio de a imagen a la depandoncia destinataria. El ofes remiserio original
se archivara de manera consecutva de acuerdo a racicado en la sere ue
Comunicaciones af ciales recibidas en 2 Ventanila Unica de correapondencia
Direecionamianto de la comunicacién: proceso a través del cual se determina la
competencia de una gersora u oficina pare dar témite a la solcitud que se std
pracentando y se le asigna alla bendeja de entrada del funcionatio.
Alistamiento fisico; Mensajerta y Correo tradicional: Inclusion de documentos
impresce dentro de lee sobrat de carta o manila, planos en tubos o rollos y medias
magneticos y anélogos en celes disenadas para ial fn y sobre de mania burbuja
Documento electrénico de archive. Ee ol registra de informacién, rocibida,
almacenada y comunicada por medio electronicos, que parmanece en estos meds MANUAL CE PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS.
Cfo: Co-wpA.a01
ae Verso 2
FROC=SO GESTION DOCUMENTAL [re Shem
MANUAL DE TRAMITE OE PORSD Y pe
COMUNICACIONES OFICIALES |
durante su ciclo vital y debe ser tratade confonre a los plincpios y procesos
archw'sticos
Escenear: actividad por medio de le cual se ingresan las imégenes de los documentos
alsisteme
2 Memorands: Es una comunicacion escilla de caracter interno, Debe etaborarse en
Papel bond tamaiio carta 2 espacio soncilo, al cual ae ompleard pare tranerrite
Informacion, der orlentecones, dar pautas y hacer solcituces y aclaraciones entre ctras,
Telacicnades con la gestion de la Entided
> Radicacion de comunicaciones oficiales: Fs el procedimianto por mecéo del eval, las
entidades asignan un nimeio consecutvo, a las comunicaciones recibldes 0
prec icidas, deando constancia dela fechay hora de recito o de arvlo, can el propésito
de oficaizer su tramite y cumpir con los términos de venemierte que estebiezca la
Ley. Estos términos, se empiczan a contar a partir del dia siguiente de radicado el
documento,
Rezepeién de documentos: Conjunto de operaciones de vetificacion y contcl que una
insitscion debe realizar para la admisién de los documentos que sen remiidos por una
persona naturel o juridica
Registro de Comunicacionos oficiales: Es al procodirionte por medio daleual, [as
‘sntcades ingresan en sus sistemas manuales 0 automatizacas-de catresaondencia,
lacks las comunicaciones procucidas 0 resibidas, registiando datos tales. como
Nombre de a persona y / 0 Entdad Remiterte o destinataria’ Narbre:p cécigo delete)
Dependencia(s) competente(s), Numero de radicagion, Nombie-del ‘unsionario
Tesponsable del ramite. Anexos y Tiempo de respuesta (Sito arterta), entre afro,
Sistema de Gesticn de Documentos Electonigo deArchivos:SGDEA: son toes
‘aquellos programas de ovdenador ersados para ia gestién “de grandes canlidades
de documentos, Suele Taslreer y almacenar-docurientos clectranicos o imagenes da
aocumentot on papel. Pera el caso dela Gobeinaciénsilel Cesar se entience por
‘SGDEA el sistema de Geston Cocumertal adoptaco por a entidad 2 través de acto
administrative
6. POLITICAS DE OPERACION
‘través de Ia Ventantia Uniga-de Comesparidlencia se coniralara de manera centralizada
ling'eso y salida de ccmunigacionés ofciales ala Gobemacin del Ceser, implementando
los medias técnicos y tecnolégicas adecuedos para aglizar y oplimizar el tramite de los
documentos conforme.al Programa ue Gestién Documental adoptado por la entidad
Le recencion, distiinucion, Gestion y tramite de comunicaciones oficiales se realizara a
través del sisismade GortiSn Documental (eofare) que adopte la entdag pera al fn
6.1 RECEPCIONDE-PORSD EN LA ENTIDAD
La recencidh'de FORSD, os el mecanismo a través dal cual la entidad dopone de ios
‘meci8.o canles para recibir de las personas naturales y|uriaicas cualquier peticion. que,
reclamo," “9
COMUNIGAGIONES OFICIALES
{Los documentos recibidos a través de emprasas de mensajeria, por el voliman se reciben
con sella, fecha, hora y nombre de quien resibe en el Centre de Atencién al Cludedano eri
la guia comesponciente y se procede a su posterior ingreso y registo en ol sisterna da
Gestion Documental, debiendo obligatoriemente incresa’ los datos de la Gula con la que
se recibié el dacumanta a la emotesa de monssjeria, para poder hacer el sequiriante
respectivo, dado que @ pelicionaro no podra tener acceso al radcado del sSiea. E)
ingreso al sistema so hard en la misma focha on cus fue recbida a la emproca de
mensaletia
61.32. Recepeién de Derechos de pet
Dopartamento.
0 dirigidos al Gobemador del
‘Tedo darecho de peticion que se rociba dirigida expresamente al Sefior Gobernador, se
radica directamente desde la Ventanilaunica de Correspondencauictra canal cerecepcion
2 la Oficina Asesore de Asunios Inlemos, quien de acuerdo con la comlencia deberd
‘ireecionar ala las cficinas respansables del tramite y respuesta
6.1.3.3. Recepeién do documentos remitidee por Organiomes de Contr
Teds los documentos que sean remiidos per cualvierente de eritolifhdidn un trie
inmediato y seran asgnacos ala Ofena de Astros Intemos, a cial potedera ce acuerdo
con fos palémeiros gue se enuncian en el numeral 6.244:
6.1.34. Recepclén de Acciones Consttucionalés (TuleteSAcclones de grupo,
populares oct) Notiicacienes, ObEe~vaciones a Plisgce do Condiciones,
‘Adendas otc.
Las TUTELAS y NOTIFICACIONES que 8@seciben fisitamente deben ser radicadas en el
SGDEA y remilidas de manera inmediata ale Oficina Asesora de Asunies Juridicos del
Departamerto siempre que el azcionao's#aiehsefor Gobemador,apica para las demas
acciones constitucioneles,
Sila Tutela u otra Accién Cansttuconal el accionaco es un Secretario de Despacho, Jefe
do Dina, Lider do Programe o funelonarie de la entiad, se redica en el SCDEA
sirestamante al accionado y se eryia gopiaa la oficina Juridica para su conocimentc
La cocumentacor tome: OBSERVACIONES A PLIEGOS DE CONDICIONES, ADENDAS,
PROPUESTAS EIC).No-Se radican en el SGDEA y se recben drecamente eh le
Secretaria qué.estd adelantando el proceso de Seleccién para el trate rezpeciva ©
fen la cuehta Ge coffeo que hayan cispuesio para tal fn
La clidita Ue coridy edtablecida parala tecepcion de Tutelas es tutslas@cesar-gov.ce y su
tramite sor a traybe dol SGDEA,
0.1.3.5. Recepcién de Recursos:
Los recursos recibides conta cualquier acto adminisiratvo proterdo par la ertidéd, e!
funcionario encargado de la recopcén y radicaciin ceberd dejar oonctencia de lo
bresen‘acion personal del recurrente ¥ exigité la tarjeta profesonal y el poder que le fue
otorgado, cuando se presente par iniermedo de apoceredo. Se excepilian de este
disposicion los recursos que frzigan inserta la noia de presentacién personal hesha
conforme a la ley. Sila persona que presenta e! documento no se identfica, se delaré
‘canstancia del hecho
Los recursos, son ramitidos a la Oficina Asesora Juridica per competencia, con oxcopelén
de Ios recursos inlerpuestes contra Ios Actos Administativos expecidos por la Secretaria
de Salud, 6s cusles 0 rad.can directamente a cata eactoral Céage: Cowencer
verso 3
Fosta:c20ar2021
Paginas 13 dos,
e 9 iieeiaiahitiiiretine >?
Sipe | Proceso JGESTION DOCUMENTAL
| MANUAL DE TRAMITE DE PORSD ¥
CONUNICACIONES OFICIALES
| eg MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
|
6.1.36. Recepcién de Quejes, Reclamos o Denuncias
Les auejas, reclamos a denunicias que se reciban contra cualquier funcionerio 0 contiatista
de I Administracién Departemental relacionados con la prestacién del servicio piblico, se
adican a la Diteccion ce Control interno Discipinaro, encargada del trarite
corraepondionto,
6.1.37, Recepelén de Peticiones Andlogas
Cuando se reciban més de diez (10) peticlones analoges (misma soliciud etterentes
Paeticinnarios), se daberan radicer de manera individual, para direcconar auna nice ofiina
Tesponseble Ce pata dar respuesta.
6.1.38. Recepcién de comunicaciones 0 documentes Perscnales
Sn la ventanilla Chica de certespondenc’a, NO te tecbirin documentos, do. cordcier
personal
La ventana nica ro sera responsebe cal ame de este too dé eamesbordenca: Los
sericores pene debon abetenerae da dar como drocaen pai cu er ecioercia de
caécie parler tad la Gotemacion del Cesare road erteila ine dopostars
cain busincosinate pra ely e seni deberdecotaie orate sera
reabo niconstanca
64.3.8. Recopeién de comunicaciones sin firms y. sin nembte'del responsable:
Cuando una comunicacion no esté firmadashi prasenie"el:tigmire del responsable 0
Fesponsabies de su contenido, se considererd ANONIMA'y-dehera sar remitida sin radicar,
2a oficina Ge su competencia, donde se delerminarainlas acclanes a segur (Acuetda 050
62 2001 Articulo Décima — Paragrafo}=—_
‘Sélo se radicaran en ol sistema eoms'Andnima Tes denuncias que prasenten ciudadenos:
anie la Adminstracion Departemental.
6.1.3.10. Recepcién de otras envids recibidos © comunicaciones no oficiales
Se consideran atios eros recibidos las tarjetas de invitacién a funcionarios dela entided,
las revistas y pubilcacioneS oficiales a las cuales se haya afllado la ertidad, sobres
confdencialos'e"perconalar diigidas a funconerioe y aquelloe documentas que no viene
‘acompatiados de ctmunicacién. Seran objeto de contro) a través de Ie asignacion de un
‘ndmaro contecutve diferentes del de las comunicaciones cffciales y se registraran tambien
en sistema que chere en la Gobemacion.
Los aqueies; sores 0 comuniesciones que se presanton a los canties de recepcién de
documentos y que no se configuren como une PORSD sine cuentas de ccbra de eniidedes
prestadores.de eervicice de salud, NO co rocibon ri co radisen on ol SGDEA y se
recconaran ale Ofna encargada del tramte en la Secretaria de Saluc,
6.1.3.11, Recepoién de soliciturles que no sen de competencia de le entidad
Cuando un civdadano presente a través del canal presencia! una solictud que noes de
‘competencia de la entidad resovver, se le informard al ciudadano a cué entidad debe
iigrse y no se racicaré en el sistema de Gestion Documenta, haciendo su devolicion
de ine
Y_ Sise recibe comunicacion 0 pequete por empresa de mensojeriay al abrir se evidencie
Que viene dirgico a ctra entidac, se debera dilgenciar al ‘ormato GC-FPA.ORG
DEVOLUCION DE DOCUMENTOS POR NO COMPETENCIA exclusiva ce ventanile
nea y se remite a la entidad a la cual esté dingide sin radicar en ol SGDEA, La OD MNUALDE procesos ¥ pRoceDIMIENTOS
gees cago: coaner-cos
Beery [proceso cesriowoocumenta, — [enn
i MANUAL DE TRAMITE DE PQRSD Y_ anaes oS
CCOMUNICACIONES OFICIALES
devolicién se herd por empresa da mansgjeria cont-etada por la entcad y ee dejara
cconstancig de la devolucion en el report de ventana dnica,
Silo hace a través del correo electronica autorizado nara recitir solicitudes, se le
informs por el mismo mecia al peticionario la na competencia y no se radice en el
sistema,
Si el ciudadano insitiore on radicar la colicitud eo procoderé a eu recepcién dejando
cconstancis la no cormpetencia y se procedaré conforms ala Ley 1755 de 2076 Aicule
a
6.1.4. Asignacton de tiempos de respuesta para las solicitudes yio peticiones
Las comunicaciones oficiales recibidas que contangan peticiones, quejas, rectamos
‘consullas, se ramiiarén en la foray el plazo que vara tales cacos establezcan las normas
vigentes al momento de su radicacién. Los thrmincs dentro de Ice cualde.ve deberan
responder estos tipes de comunicaciones aficales empiezan a contarse aupaml del dle
siguianto al da ou racicaciin en ol SCDEA. (Ley 1755 de 2016 pot eh tual'se-regula el
erecio de petizion)
Tiempo litte ridxime do |
ipo de dooumento Fespuesta (dias —
‘Tipo dedocuments habites)-
| Peliciones de documentos e infermac 0.
‘Peticion de tierés general particular = 15, “|
‘Peticiones mediante las cuales se eleven onsulas: 20
‘Quojae, Roclzmos, Denuncias_ 4 =
Peticiones 0 soictudes de Congresiclas= 0
Peticiones ¢ solctuces de Dipuladas OS |
(Qposicén al Gobierno =
‘rganismos de convo), enildades jufledesionales y 35
roprosontantes do los madd da.comunicacion __
Peticiones enire Autoridades Ge Conirol Elqie estiula i enlidad
: peticionaria
Corteslacién de AeGones de Tukelas 6 presantaclén | 1-3 dias, o ol termina quo él |)
de infomes._= vez aisponga
‘Curnpliricntog 4 fall Wheres. el termine que el
e _ jez dispong,
El SGOEA se'perametriza con is tmpos eciablecidos an la taba artrior y genera de
manera automata el vercimieto.
Cuarido 21 ple2o:Para dar respussta venga Impllcto en la petcion (organismo de contro)
cl funcianeriofcicador debers ingreser al SGDEA el plazo que estipuiael decumento.
Las quiejas, reclamos y denuncias se resolverén dentro de les QUINGE (15) dias nabiles
siguientes a 81 reco, exceptuando aquetas que requieran de un pracete diecplinerio, las
‘cuales seran atendidas en ios (eminos previstos par el codige urico dsciplinari,
6
Horarios de Atencion
745 a 12:45 m. y de 2:40 2 5:45 p.m. en dias hables laboraes, se faré en lugar visible al
publco u ofo que Ia Adminstracién esiabiezca en tode caso's9 dobord pubcar ol acto
aciinistralvo que ordene un horeria distinto al estaolecido.
Les documentes reciticos por mecios clstintos al ce ventanila unica de correspondencia
(Correo electrénico), si son recibidos con posteriordad al horerio de atencion (6:45 pm),
seran registiado al die habt siguierte, MANUAL DE PROGESOS Y PROCEDIMIENTOS |
big: CCMPAAOY
PRoseSO GesTiéNvocumeNTaL Yee"
i DE TRAMITE DE PORSO Y Renee |
| IEASIONES OFISIALES |
6.1.8. Registro en el Sistema de Gestién Documental e impresién de radicado.
Los procedimisntos para el recistro de comunicacionas oficiales, veleran por la
{rensparenéa do ia aciuacién administretiva, razén por le cual, no se podién reservar
numero de racicacion. ni nabra ntmeros rapetidos. enmendades, eorragidos 0 tachados,
la numeracién sora asignads en estrcto arden de recepcion de los documentos, i
comenzar cava afio se iniciara la radicacén canseeutiva a partir de 00COO", uillzando el
sisters que la Gobemeci6n del Cesar terga implementedo,
El numero de ractcacion, fecha y hora sera asignado directamente por el sistema, les datos
de canlidad de anexoe y tipo do documento, seran asignades pot el funcionario encar genio
de rector los documentes, datos que seran impresas sobre el decimanto radicado en
‘orginal que ingrese a Ia COBERNACION DEL CESAR y « la copia del remiterte que le
sere entregara de inmediato
‘Cuiands la PORSD se reviva por canales electrénices so le indicerd al peticionerio por el
mismo medio, los detos del radicado en el SGDEA pera que pueda realzarel Seguimianto
2 su selicitud. =
Cuando existen errores ena radicecién y 32 deban anular radicados, T@anulacidn se har
a traves del sistoma de Gastion Documenta’ de la entidad a solstudlde! radicador © gosior
lider, y quecard el cegsiro de esta accidn en el ssiema y larazablided-de fecna y usuario
querealiz6 Ia accién,
Les datos que identifiean cl radicado on: __
Comunicecién recbida
Codigo de 5 dicitos asoriado al cédiga de la'seria s8Quin tabla de retancién (ej.000105)
Cédigo de 4 digits correspondientes al ag o vigencia del racicad
Cédigo da & digitos que corresponde consecutive de comuricaciones recibides
ldCortrol nimero dnico consecutive. de-fodas-as Comunicaciones radiadas (recibidas,
internas y anviadas) ‘
6.1.6.1. Escaneo de Dor
Las comunicaciones rectidae /adicades on ol cisterna deborsin ser escaneadas junto con
‘us anexos, a través del sistema sele-ferite una copia de les documentos ala bandeja de
tenirade de la dependencia ale eval fue dreccioneda para su consulta y automticamente
se queida una:coaia en ésticto'orden de radicacén en at sistema de gestién documental
De manesarprogresiva e¥ Cuimplimiento de fa estrategia GERO PAPEL laracicacion de fas
comunicaconee.ofciales recibidas, elo ee recbiran los documentos del usuario en (1) un
jempler @| cual $e le cevuelve una vez se racique y la dependencia ala cual se drecciona
el dacumento deters consulterio a través del sistema de gestion documenta, sin hacer
imprasion de é8a'soicituc y s6lo se recibiran documentos fisens originales cuando estos
‘tenga comodestinc la inclusion en un expediente, o cuando sean reMilidos por servicios
de miensalera
6.6.2. Procedimiento de registro por fallas on el sistema de Gestién Documental
Cuarde el sistama de gestisn documental presenta falas ee radicerén los documentos de
form menual en dorde se evidencie feca, hora, numero de foles y frrna de quien recibe
ios sucumentes en la Ventanila Unica y sa le asignard un consecutive menual do redicacion
‘ge iriciera con las cuatro digltos del fa y 000, El Lider ce: proceso dara insiruccion al
‘equipo radieador para so inicio la radieacién menial
Solucicnado el inconveniente se deberan tomar las medidas para el ingteso de esas
eclicitudes en el sistema de gestion cocumental adoptando las meddas de
ccontingencias necesarias MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDINIENTOS
———coaigo. sears
PROCESO GESTION DOCUMENTAL Cader
Re een
WANUAL Dé TRAVITE bE PaRaDY ——|Pa"= 9
(COMUNIGAGIONES GFICIALES
6.1.83. Impresién de Reportes de comunicaciones recibidas
El responsable del registio en la Ventarila Unica de correspondenca, de acuerts al ule
dde correspondencias radicadas deberd imprimir como mirime dos repertes diaries (10:00,
aim y 400 pm) o mas cuando el flujo de correspondencia lo amerite y entregara previa
verifieacian al mensejero interno.
Los funcicnarios esignacos a la ventanila Urica, seran responsables por la custodia y
‘organizacién de lot reportes de entrega de comunicaciones recibidas, de acuordo con loc
procedimientos de organizacion y haran las ransferencias hasiael archiva central cumipidc
sus tiempos de retencén.
El Reporte se hard en el formato GC-FPA-(23 registio de comunicaciones de crigen
extero.
6.1.8.4. Distribucién a las dapendenciae de comunicaciones recibidas
El servicio de mereajoria interne deteré estar dieporiblo on lecverfarilla nica de
correspondencia para recibir los reportes de radicades con la dodimentacioH que. sere
distibvica en le caliotn depondencias,argonizaré por dependenciny velaté Borcve las
entregas se realicen de manera oporiuna,
Cuando el mensajers acigrade deba aucentarce inforara abeuperidfparique devine un
servicio provisional en su ausencia
La no entege del document sic pare de respil@sia"NO exe aa ofcna cornpeerte
de 'u responseblided, ya. que on ol sistem, de: gosta dccumertal so 12 carge
Aattoraticamente a soletud a momerto deer edicadaen el sistema
El mensajero asignadio velarh porque en cada dependentia los responsables de recibir Ios
documentos fimen le plane de_repone-vor-nomre tegble fecha y hora, Cuerda
funcionario se negare a racibir 26-83 esciita ena plenlla de Ia facha, hors
y nombre del funcionerio que se nego a Fecry comunicaré al der del proceso di Grupo
de Gestisn Docurrental qian a su voz comunieara a Secretar da Dospacho o al jefe de
oficna de tal stuacion para que se tomen Jos correctios,
Cuando sa recban desumenicS-cusamerien ties ugertes (ites, petcones de
Siganes de cole btn face ensaga eta una ver sesadquc el altema Y
se ofeaice suingceta. =
La distibytin dads doctimentos que se reciben se haré cbmo rinime an dos recomrdor
dans (10:00 aim, ¥4 00pm. 2 cada una de as dapendencas alas cualesse le dreccione
coresporidercia,
8.1.65, Desitimiento expreso de una PORED radicada
Cuando ur Gudadano luego de haver radicado en Ia entidad una PORSD y ésla se hoya
regsiraco en al sistema, podra desisir de la peticion mediante comunicacién escita
indicando lcs datos del ravicado y sclciando la devolucion de la FORSD radiceda, centre
del dia habil siguiente sla radeacidn siempre quella oficina ale cualele aegné altramte
ro haya prececide.
Da éste precadimento se cejaré constancia en el raspactivo reporte de distibuccn zon
firma legible del peticionerio que retira le PORSD.
62, TRAMITE DE LAS FGRSD AL INTERIOR DE LAS DEPEHDENCIAS.
El tamil de toca comuniceciin oifcal en la enlided (comunicacion erviada o inter.) se
hace através de! Sistama de GestiSn Docurrental (SGOEA) adoptado per la entidad. cada
‘Secretatio de Despach, Je'e de Ciicina, Lider de programa y/o Asesar, tandra un usuario
‘como gester lider en ©! cisteme al cual se le ditoccionardn todas lao eolictudse que sean OBS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ear —+
— cédigo: comracoar
RS#2AF [paoces0 eesronpceUMENTA EE Ss,
MANUAL DE TRAMITE D= PORSD V ae
‘COMUNIGAGIONES OFICIALES,
de compotencia de cicha sectoral v oftina y serd responsable del ramke cporturo a estas
PORSD.
6.24. Recepcién de cocumentos fisicos y oloetrénicos
Cada eficina deberd disponer de personal pare la recepsién de docurentos que vayan
diigidos 0 sean ¢e competencia ce dicha sectorial, para lo cual ge atenderén las siguientes
inetruscionos:
~ El horario pare revepcion de documentos sera el misma asignade a la ventenila
Sinica de corraspandencia, es decir, de 7:45 am a 1245m y do 245 25.45 pmol
horatio quele Administracion Departamental disponga mediante acto administativo.
+ Alrecibir (0s documentos, se debe veri la comnetencia y dteccianar al interior
do la sectoral al funcionario que debe tramitar la respuesta,
Cade ofcina tendré un usuario lider en el SGDEA, que seid el Jefe dé ree, a ese
Usuario se cireccianan todas las PORSD, por tanto, cada ofienaas responsable por
las solicitudes que se encusnten en Wramite y que hayan sido reebicas por los
diferentes cancles ce atencién, %
= Sial verfiear los documentos recibidos, co constata que ndies Eompétencia de esa
Sectoral dar respuesta, debera trasladar por el SGDEA (Contio! Dac) Ie peticion y
remitr ol fisico (si fue recbida por canal presontial)ien fermata GC-FPA-032
REGISTRO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA TRAMITE INTERNO a la
sedterial que por compstencia le corresponicaldar-respuesta, denira del dia (1) cla
siguiente al recibico, a
Nota: NO 2s necesario elaboramun nllevo Wecumento pata dar Waseda por
competencia @ ota sectoral #e-una:petisin, desde la bandeja de gestcn vel
SGDEA se hace ol rasindo"@nival interno etn enticad
+ La dependencia que rstibe'ys docimantos proveniantas de fa ventarilia ‘nica 9 do
tigen intemio (de ota dependencia), debera dejar constancia dal reciside con
nombre legible, fecha y,hora qe recibido. E! racibo de decumentos se hace en el
momenta en que e! servicio. de inensaleria interne hace el recortida,
+ Ninguna solitude otigen externo podra ser recibela en las dependencias 0 en
corres. néttucionale distinios a contactones®Besar.gov.co , en caso de recibirse
Sexdedera drecoorar a la cuerta otcial conlactonoe cesar qov.eo para set
‘adheada eriel SGDEA y pocer hacer el seyuimiento correspondiente,
6.2.2" Evaluacién do solicitudes recibides
Las offeinas competentes para dar témite evalueran la solctud y deberdn tener en cuenta
los siguienies-aspectos:
Tiempos de respuesta que se encuentran establecidos en el numeral 7.1.4, de este
manual
¥ Si al trémite cbedece 2 una solictud y amorila respuosta 90 procede con el
reccionarriento interno al funcionario resoorsable de car respuesta (numeral
723)
¥ Cuando el trémite al interior do la ofiina no amerita respuesta se remile
documento al expediente correspondiente para su atchiva, de acuerdo con la Table
‘de Retencién Documental de esa cficina
Sila PORSD recibida no es competencla de fa entidad para dar respuesta s¢
Procedera de acuerdo con ol aticuio 21 de la Ley 1755 de 2015: OGG | _ mma ve PRocEsos y proceDmentos
eeeo edge: GoPROGY
BIS [proceso [sesriewpocunentat [Pe oncoet
@ MANUAL DE TRANITE DEFGRSDY "TF 9
COMUNICAGIONES OFICIALES
“Aricuo 2, Funectonario sin competench. Sil autodata cuien se dre Ia peter noes
[Someta 20 intimors dinmoctnto)ntereaeon a ato asta veralanta 2 dens oo
leseinco(e ais sits al arecopsdn 3 eoooa’ asaite Dens dele nro seed
‘amitre a pata aicapaterte yenvars copa del fc femisro 2 oelarzno oan cas
fe mo erty lncorane eompetenia ast 4010 comune Ls amines par dese 9
‘oasender ze cantaran oartrae io guns 0 royaon dea gotcbn por autora?
Y Sila PORSD o¢ rosibida on la Ofeina de Asurtos Intornos, procederd de acuerdo
‘con el numeral 7.2
6.23. Direcefonamiento para tramite del documento
Internamente cada oficina a la cual se le radique o asigne una PORSD, debers:
Diroccionar al furciontria (gecter operative} de ou oficna como reaponsable para
‘ramitar 0 gestonar las respuestas a las solctudas presentadas ya sea por
porticulares u otra sectoral dela entidad
¥ El dreccionamiento se hard a través dol sistems de gestién dacumehialaLusucrio
_gestor operative al cual fe fue asignade el trémite
El funcionaris al cual se le asigné @ trémite doberd tenar en cuenta Bs llampos da
Fespuesta de acuerdo cori el tamite 9 los tiempos que vengan,explictos en la
solitud
¥ El Funciorario dabera evaluer los documentos de le Hag
6.24, Tramite, gestion y proyecclin de docuttentos
Toco documerto que se Wernite:6 YesiiOne Ehla entidad dabe hacerse en los formates
{plenilias) acoptades por ol sistema de-caldad de la ertidad, lee qualee se encuentran
cargacos on el ssiema de Gester-Hocumerta, cesficedos de a siguiente forma
¥ Comunicacén interns (La Jenerada éhire denandencias): Formato de Memorando GC:
FPA-107
¥ Comunicaciin enviadéitta generada an respuestaa PORS y que tiene como destinatario
tun usuario extemo a laeniidad) Formato GC-FPA-106
% Circular Infera (Se.genera a nivel intemo con destino a vat oficinas o funcionarios y
Ccuyo gontefivo.es ef isto) Formato GC-FPA-108 2
Las peticines de interés general 0 patcular, se resolveran 0 contestarén dentro" de
Jos quince [15] dias siguientes a la fecha de su recito. Cuendo no fuere posible resolver
‘9 Contestar Ia petician en cicho plazo, se deberd informa asia interesado, exoresard los
motivas de la demora y sevialando a la vez la fecha en que se resalverd o dard respuesta,
Cuando Ie petician haya sido verbal, la dacisén podra lomarse y comuniceree en la misma
forma al interesado (se recomienda sea escita para que quede la evidenca de la alercon
daca). En es domae casos vera ascrta,
8.2.5, Proyoocién de respuesta a PORSD en el Sistema de Gestién Documentsl
Toda comuricacion oficicl, se debe claberar en el Sistema de Gestion Documental
adoptado por la entidad, para elo se deben seguir ls siguientes pasos:
‘= Ingresar con su usuario y canttazerta al SGDEA
‘+ Ingresar a lg bandeja de Gestion y seieccionat la PORSD a ja cual se le ve a dar
roopussta
‘+ Seleczionar a opcion generar respuesia
* Seleccione 2! tipa de Comunicacion (Oficial Enviada)
= Eecogor alto de formeto on el setorra SGDEA (somuricacién erviada) MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
| as
225 —— Cadgo: GOMPAGD
S, ge PROCESO GESTION DOCUMENTAL OS
| MANUAL DE TRAMITE DE PaRSOY——]"97% #89
LW COMUNIGAGIONES OFICiALES——_|
+ Escoger el destinatario, ol cual ya se encuentia creado en el Sistema
‘© Elaborar el documento
‘+ Enviar a revision por el sistema de Gestion Documental al funcionsrio responsable
ppara la irra (Opcién tarea documenta)
«© Radicar en el sistema
Sila camunicacion quo so va a olaborer no esti asociada a une respuesta, debera escoger
la oocion crear documento y seguir los pasos artes descrites
Elsistema de Gestién Documertal de la enidad, ceignaré un nice radicedo do salida alas
Comunicaciones oficiales enviadas, en el cual Se estampan los datas de la ofiana que
genera el documento, el tipo de comunicacsén, el radicado y cédiga de le serie asociada a
la Tata de Retencién Documental de la eniidad. asi como | destinatario de la
Siempre que une comunicacién se genere en respuesta o tenga relacion dn una PARSD
debe asociarse al radcade (ID Contral) con que ingrasé al SGDEA, adjuntar os soporte
ue se enuncien y guia de envio. a
6.2.6, Critetios a fener en cuenta al proyectar unc respuesta.a Pe
Las PORSD que se radiquen ante la Acministraclon DBperteméntal"se les debe der
respuesta de manera oportuna, objetve, veraz, complalacmotvade y acuslizada Daben
resolverse cada uno de ios puntos. progurtes o eolitudes hsehas.en la respectiva solicitud
de informectéen, aun cuando en dicha respuesta paricipen vatias séctoriaies,
+ La respuesta es oportuna cuanto se dare oe plaids estipulados porla oy para
bos diferentes tivos de derechos ce peicioi Wer numeral 6.1.« de éste manual)
+ La respuesta 0s objotiva cuando so Inia a Fesporder basdndose en el contenido de
'os documentos aue genete, obtenga-acayiera.o conto el sujeto oblgado y no en
inleresoe, preceupacones uzerientaciores que pueda tener el mismo frente 2 la
informacion
+ Le respuesia es veraz claindo,su coblerido es veritcable y puede ser probato de
acuerdo alos documericg.que ol sujto cbigado obtonga, adquierao contre
+ Le respuesta es completa cuanco respanda cada uno de les inierrogentes. 0
requerinientes dele solctid.-Deve ser de fondo. Es deci, debe releccnarse
Airectaments con Ib queue slickado y sn dat evacivoe
+ Le respuesia.eSemotivacascuando existe una justiicacion fente 2 las ciferentes
decsionos-que se adopten on osta
+ La espuesti-es-actuslizaca cuando se furdamerta en los dotos més recientes con los
‘ue cliente Suto obtgad,
Cuando ta fesquesiaa le PARSD implica ta entrega deinformacion, yesta supere los costos
esociacos a la Teproduccién y envio da la misma, se lo doberd infermar al peticionario el
costo dite. debierd asumir por la reprocuccién de la informacien que selicita, e idicer el valor
y-cuanta éortiente a donde dobera realizar ol pago. (Ver Acto Administrative de Costes de
‘eproduccion de documentos}, una vez realizado al pago y noificada a i entcad, se daberd
procader con fa reproduccién y ertrege de la informacién solcitade.
Note: Ninguna PQRSD se deve responder de manera asiada 0 ‘raccionsda por sectaiales,
Siempre se dabera consoldar una tniea respuesia ror parto do la ertidad, sien el proceso
de revision y tramite se advierte que hay informacion que es competenca de otra cfiine
ue inicialmente no fue nctticada, 26 deberén hacerles gostiones intemas necesarias para
la respuesta operiuna y bajo ninguna circunstarca sa le ceners iformar al peticionaris que
156 competencia ce oira secicral, sino ertregar una dca respuesta,
‘Guande fa informacion requerida para dar respuesta a una PORSD. esia contenida en un
expedienie que se oncuantre en custodia do Archivo Departemental, @ ofiine productore
del exoedierte, Ie soicitara en présiao ce manera oportuna, para su consulta y andlisis,
‘con al fin de dar respuesta. Bajo ninguna circunsiancia se dard traslado ce la PGRSD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
I ts crags: oc-xira.cor |
] Novatin ¢
PROCESO Gestion pocumenta Momsen
~ MANUAL DE TRAMITE DE PQRSD Y_ pammerset
Archivo Departamental bajo @l argumento de tener la custodia del expeciente, cuando la
Tespuesta que debe emiir la entidad requiere del andlsis e interpreiacion de la infermacién
‘enerada por la oficina productora
6.2.7. Proyeccién de eomunicacién en respucet
Parsp
Toda PORSD que sea radcada ante la Admiristracion Deparlamental debsré derse
respuesta dentro de les plazos y ‘érminos establecidos en la ley y se gestiona y tramila a
tuavés del SGDEA,
El procedimiento general para el trémite d2 respuesta a PORSO salvo las excepciones
‘stablocidas en lot rumerales siguientes, es ol qua a conthuacén ee indice,
a oficina responsable del tito do la comuricacién deberd elaborer la reepuesia en
Criginal y dos copias siempre que diche respuesta debe ser archivada en un expedient
‘eapecifco diferente al de comunicaciores ofciales, se elabora en jos formatas eslabiecidos
fel Grupo de Geston Dosurentl Favs del sistema de gatén adopter rtidad
y que se encuentran cargades en dicho sistema. a
Para su elaboracién, debe eantener como minim los sgulenessdtes
= Nombres y apelidos completos del destinaterios
Cargo 8 eplica <
= Gireccion de envio (Nomenclatura, ciudad, Benataientofelstono, emai)
= Asunto: Siempre se deve indicar y asociar alracicado dela PASRD ala cual se
le est dando respunsta
+ Desarialo del corterido
= Firma del Jefe de la cficina que €84&.genéradé"el documents
+ Ingicar y desorbir ls anexos daymariera slate,
Nombros complotos de quién preVacta, revi y epruebe el documento
= Coolas: s€ indica el cargo yTenbre a-quen va dingida la copia de ese
documento, siaplica. ©
Excopcién a los términos; Cuando:exceptionalmente no fueve posible resolver la peticién
en bs piazos sefalades, el tesponszbierde la misma debers informar po! gecriio este
ircunstancia al interesado antes del venciniento del término sefialada en la ley,
expresends los motives-de fa domora, indcardo la voz ol plazo razonable en que o¢
resclverd 0 dara tespuedta,EI.cual no podra exceder del doble del inciaimenie previo.
“Toda comuniéacioRsefigestino a usuarios extemos es ura comunicacion enviada ya see
come resfestaA:tina comunicacin fecibda 0 producto de un rmite dela ented, se
Stators en el fermalo de Carla u Ofeie siguend los fneamventos dl proces de
produccién.documentsl de la Gcbernacion del Cesar y ol fomsto sera GC-FPA IS y
emigre se Herta con i incial CE qu goneral ol SGDEA.
6.2.8. Proyaseién de Comunicacién Oficial on respuceta a Organiemoa da Control
2) Cuando la PORSD vione dirigida al Sefior Gobernador
Les comuricaciones que ven drigidas a Organismes de Control come’ Contralora,Fiscalia,
Procuraduria, Juzgadas, Triburales y que son en racpuasta a una solcitud radieada 2
nombre del Seftcr Gobernador el proveciminto 2s el siguiente:
¥ Asuntos Interios una vez reciba la PORSD radicada, debera dieccioner dentro dal dla
(1) hail siguiente a la oficina u oficinas que soran rosponsablos do dar reepueeta, son
‘copie a la oficina asesora juriciea para conocimiento.
+ Le ofcina u oficinas que deban dar respuesta, proyestan la comunicecién drigida a!
tenta de control con los argumentos y coportes que matvan y eustentan lareepuecta en
®l Sistema de Gestion Documental adoptada por tz entidad con las revisiones
correspandiante alintericr de la sectoril 88. MANUAL DE PROCESOS Y FROCEDIMIENTOS
se
cadgo. GONPAOD
oe | proceso GESTION DocuMENTAL |B 3
agua oe Teamire ne rarsoy | 2
a _NCOMUNICAGIONES OFIGIALES
+ Se remte proyecto ce respuesta a través del sistema de Gestién Documental por ol
édulo (Terees docurneniales) dispuesto para revision al Jete ce la Oficina Asesora
Juridica dentro del tercer die antes del vencimiento, pata la revision por parte de la
Oficina juricica quien tendrd la potostad pera reviear, sclicitar ajustes 0 cortecciones y
finalmente avalar eon sui firma la respuesta y radicar en el Sistema de Gestion
‘Documental
+ La Oficina Asesora Juridica una vez radicada le respuesta en el Sistema (SGDEA),
Procede a enviar a la oficina que proyecto Ie respuesta, el documento original ya
Tadicado on el SCDEA para tecoger los vistos buenos de los funcionarios que
infetvinieron an su elaboracin y procede a frmar el documento,
+ Una.ve7 firmada por todos los quo intervinisron en el! documento, a Oficine asesora
Jurcica procede con la notfcacién al destinatario final y al archivo en el expedionte
‘onrrespondiente de acuerco con la Tabla de Reteneién Documental
En ode caso, euardo alplazo otargade per ol ente de control para car tespucalassea menor
5 dias, se deberd remit al menos con un dia de antalacion al vencirtlante para la revieion
respectiva por parte ds le oficina juice, :
Sin> os posibie dar respuesta deriro delplazo estatiecido por el enfé de contra. fa sectoral
que tene a cargo la proyercién de Ia respuesta, selicta la Oficina Aseao/a jurdica cue
eleve ta solcitud de oidrroga al ente de control, con lassmotivacionas correspondiantos,
b) Cuando la PARSD viene dirigida directamante al Jefe de la Sectorial
Guenido las PGRSD presentada par los oigatistes de ontrol ya mencionedos, vienen
diigidas ¢ una seciotial © ‘uncionario err partculaf, sé debe proceder de la siguiente
maners a
1. Asunice intemos direcziona acte. seeidrial’e.seclorides competentes, Indcanco los
plazos para dar respuesta al ento'de ‘¢ontol y qué eectorel es responsable de la
consolidacén ce la respuesta lta, cuancola PORSD involuera a vanaa secterlos
2, Le ofcna competent, eva, asionay tramta a respuesta al enta de corti) a raves
del Sisiema de gestn documental dela ertidac
3. Cuando a solcitid ivoluca Wanile ce ciferentas sectorales, se asiona e la sectovil
{ue tene mayer nurterste item par competencia la consolacion y nolficacion oe a
respuestadttal y'de ‘endo ¥, co dirocciena a fae demas scciorales pera que éslas
remit 814 CUBIS Corresoorde a la que le fue asignedsa le conecidacién
4. Une ivez Sure el Uéite de notiiczcién se procede 2 archivar la respuasta al
epodientecotreSpondiente de acueido co a TRO.
©) Cuzndo la-Solicitud es remitida por Ia Contraloria Genoral do la Republica ©
Contralerla Departemental relacionada con:
© Audtorias
© Aetuaciones especiales de fiscalzacion
6 Denuncias,
© Planes de mejora
La oficins de Aountos iniemos verifca qué sestoriales son las competertes para el tramte
Yy direcriona por el SGDEA con las inetrusciones pettinertes. para que la respuesta que
Errita!2 sectorial sea direccionada a Control Interne de Gestén para su coneoiidacibn, y
postevicr envio a Ofcina Juridica pare proyectar respuesta al ente de contrcl
Nota: Dado el caso, sien el trite de la respuesta que deba emit a eectonal, hay algin
Punto que sea de cofmpeiencia de otia ficina, deberé solata la informacien necesana para
‘itr respuesta de fondo a diche sclictud S25 |_MANUALDE PROGESOS Y FROCEDIMENTOS
&
i lacss (GnMGLGEL bos
He Tauaceeromrecenerery — tt
‘Asuntos intarnas, uns vez direccione « las sectoriles, deberdienvier copie a CenteolInterna
de Gestién para el sequirienio correspondiente.
62.0, Proyeccién de respuesta a Derechos de peticién dirigides al Gobernador del
Departamento
Para dor respuesta a PORSD radicada ante la Adminisracién Departemental através
'SGDEA y cue viene digida explictamente al sefiot Gabemader, s= daben tenar en cesta,
los siguientes pasos:
¥ Las PQRSD a nombre del sefior Gobernadory que son racicadasala oficina de A. sntos
Intemos, 62 direccionan por ésta dentro dol dia hab siguiente a la ofcina uofie nee que
For competencia deban oroyectar respuesia, con copia ala cficing asesora ju ia
¥ La respuasta a le PORSO debe sar firmada per el jefe de la Oficina Asekbra itive,
en virtud de la delegacién conferida mediante Decietcs No 000927e 26-usew. 9 de
2008 y No, 003020 ce 23 de anero de 2012.
Los proyectos de respuesta donde se resuelve de fondo le PORSD, dében Ber reniidas
2 la Cftina Asesora Juridica unto con los soportes qua'zespalden su matvacion factica
¥ jutidica, al menos dentro dal terver cia antes dl vencimiento de Ia PORSD a iraves,
al modulo de tareas dacumenialee dal SGDEA, para'eu revisign y radicacén
64.34, Mareactondeetiguta y ft
Los documentos que saf-eny'ad6® for la ertidat debon sor rotuladoe enn loe siguientes
detes
= Datos dot Ramitento
o_Entitad
OFeinGioduclére
NombeeJca"g0 da! funcicnavio que fern fa comunicacisn » envio
- Datos Ue! Destinatario
Nombre'és a ertidad yo porsena natural
Narre dl funcionano vie siudedano
careo
bireccién de coresoondencia
Toéfone
3 Fax
Ciudad
Pais
\Ver: Formato para Rotulos GC-FPA.083 Y GC-FPA-O84 MANUAL DE PROGESOS Y PROCEDIMIENTOS
SeBh = csigo. oc uacor
Spray [proceso cestiowpocumenta, —([¥eBES
MANUAL DE TRAMITE DE PORSD Y Paine 28 te
COMUNIGAGIONES OF
IALES
6.4.3.2. _Diligenciamiento de soores para el envio ds documentos
NTC 3969 "Elaboracién de sobres’ Numeral 3. Roquieitos p. 3-0
Datos col _romitonto: So dictibuyen cegiin el _medela _seleccionedo.
Datos del destinatario. Se ubican cent-ados en el segundo tercio sin sobrepasaria y de
euerde con el scbre
‘Tratamiento: tiulo académico, con maylisculainicial
Nombre: Se ubica en la segunda linea, en mayascuia sostenita © con meyiscut incl
do proferencia se escriben os das apelides. No se ulliza negrila
Cargo: se escribe con mayascula inital
Empross: oe ancta on i lines siguiente al cargo, con le denominacién més emplamente
‘onodica. es decir, raz0n social. sigia a accérimo.
Direccién o apartado: se utliza una de les dos.
Destino: Puede ser local, nacional a internacional
Nota: Para mayor ilustracion consultar le GUIA PARA LA PRODUCCION DE
DOCUMENTOS OFICIALES Numeral 11
64.3.3. Recapeién fisiea de documentos que van a ser ar
exiernos
Los documentos que se envian a través de empresa de.ménsaleriaidebstan curplir con
los requstos minimos que exige & proserke manual curdo'slo ro:ceame deb ser
devletos af citi produciora par su coveccen y austes
Las cependencies que requieran el envio ce-mas de. i8s.(3)comuncaciones deberan
rolacionar los. cernnicaciones en el forméto. GC-FPA‘OB? REGISTRO ENTREGA DE
DOCUMENTOS PARA TRAMITE INTERNO'nara ser verticada y recicada par a
funcicnatio encargade del ervio, uién devcleré as copias ala cficin producto una vez
soan registradas y enviacas =
643.4,
El funcionari encargado del envio, raliza.un proceso de veriicacién antes de proceder e
su ragistfo. con al fin de constatar cuales documentos han sido debidamente firmades por
el funcionaro autcrizada, que el decuinento a enviar tenga imarese el radicado dnioo de
said2 que genefa el SGDEA y que contenga los dates completes dol dostinatario
esteblecos envel.iumeral7.2.?
‘Ningun envio sta frocesado si no viene la copia que dede quedar en el Consecutive de
Comunicaciones, ehviades, salvo cuando sean envios de putlicded, invitacones que
realzmia enlidad paredeterminacos aventes.
Procediilanto para envio de eomunicaciones por canales elactrénicos
Lee notfeddlones o envios de comunicaciones ofiales que se hagan a tevés de canales
electrOnisos (corfenelecronica) siempre se hara desde la cuerta de cortea oficial da ia
dfcina que esta emiferdo la respuesta, y debera enviar wha copia de dicha comunicacion
al coreo que la entidad ha dispuesto para contel de anvice de Goreepondenca, mediante
Ia opcion G60 (Con Cople Ocuita)
Le ofa que administra y cantrolala cuenta de coro oficial que recibir tas copias de las
cemunicaciones oficiales enviacas notficacas por correo electronice, sera vertenilla Unioa
(archiva certra) y que maneja el envic de correspondencia por empresa de mensaeria, la
val levard el expediente de Consecutive de comuricaciones oficiales enviadas (hibtico}
La oficina que omita enviar la copia a ventanita ica al correo oficial, seré responsable por
las consecuancias que dich omision conleve. MANUAL DE PROGESOS ¥ PROCEDIMIENTOS.
— J eeage: carracos
verso: 2
Festa’ o2na021
Page 286038) |
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE TRAMITE DE PORSD Y
COMUNICAGIONES OFICIALES
8.45. Procedimiento pars envio de comunicaciones por canales distintos al de
mensajeria 0 correo electrénico.
‘Foca camunicacién enviada debe haceree por Ia empresa de mencajeria contratada para
la fino por con les correos electrénices oficiales de cada ofcina, siguenda el procecimiento
4el punto 7.4.4., para aquellos evontos an ios cusles por extema urgencia se deba hacer
or canal distio alos ya enuncados. ia oficina produciora que ganera él envio debe hacer
llegar una copia de dicha comunicacién con el recibido ccrtespondiente para cue sea
archivado en el expeciente Consecutvo de comunicaciones oficiales enviadas,
‘Seré responsable nor dicha omistSn el furcionaro u efisina que omita este procedimiento,
8.46, Requisitos que debon cumplir las comunicaciones que van a ser enviadas
Los requisite minimos que deben cumplr les corunizaciones ofticles que van a ser
ervadas, por los cforentes canales daben ser los sigulontes ‘
+ Nombre ds entidadyfo persona a quion ve digido y cargo =.
+ Deccioncaiay compela con su respecva romanclturay codigo peSta
+ La comunieacién qua se envia debe estarracicada en el sistema de gestion dGcumental
dela enicad,naleando et rimero deracioado de sale ie
+ Dabe venir comominimo en origiral y 2 copias: original para el destifiata’id debidamente
‘lulado en sobre cereda (Ver formatos para rtulos), uno copia para al strWo de
cemuncaciores ofdeles efviades que conserata. la ventanila nico, de
carespendenciay una te‘cera copa slope que deba sererchvado en cio expediente
de aeverco con la Tabia de Retoncion Doctimantal.en caso que deban cstibuires
cea adcionales, ya sea interme e exter, es cesponsablidad dela dependencla que
produce el ervartas completas para surat.
+ Doberd venir frads por! Kincona’e-autorzado Por a entidad ;
* Daten estar slaborades en al formato tipo delota cuterzedo y eslelesido GUIA
PRODUCCION DE DOCUMENTOS OFICIALES.
+ Los anaes cue vengan com pequstde oben reritiree marcadesy legejados de tl
manera que peitan un-fa6l Wasiada: este procedimiento es excuse. col area
remitnto
+ En ningun caso deben anvarsecome adjurtos ibs ofcios a loc cuales eo los da
respuesta éstcs deben conserverse en el exoeciente corespondierte
* Toco doctimentc a enviar parservsio de mersajtia dabe veri en sobre cerrado,
roledo carlos formetes egiablecidcs
Et inoumptnania, de, cualquiera de los requisites minimos, sord causa! de
evoluciSv da o8| of co (ol ala dependercia productora para su cortgceion,
6.4.7.Requislies para el envio de documentos no cticiales.
Se vonsideran otros ervios las tarjetas de invtecion = personas naturaies o juridices,
sobtes confidencisles 0 porsonales remitidos aor ottos funcicnalios autorizacos pare
ltarritar cocumertos, diigi¢as a funcionaros, personas naturalas 0 uridicas y en genoral
‘equslios documentos que no vienen acampafiades de alguno de (as tipos documentales
tsslableaidcs como comunicaciones cficiales, en toca eas, siompre dabersn verir con le
informacibn ciara y precisa del destinatario esteblecida en el Incso anterior
Guendo se requieran envier paguetes. cejas u otros deberan venir aconpahados de le
corunicaciin cue adunta dicho envio y on la linea de anexos dejar constencia del
contenido de la caja y numero de unicades er: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDINIENTOS.
Oo - estso. cc-wPecot
ease. $
Saye reese GESTION DocUMENTAL —.[neow oacacoet
WANUAL DE TRAWITE DEPGRSDY ——_|f2="* 202829
COMUNICACIONES OFICIALES
6.4.8. Horarios parala recepciény envio de documentos por empresa de mensajeria
La oficina responsable del envio recbe y registra las communicaciores oldleles ve salsa
‘entre las &C0 am. 2 12:00 my 3100 a 5:00 p.m, sin que elloimplique qua el ervio de ive
‘corunicaciones se haga el miso dia en que se reciven, al registo se haré en estrixo
‘orden de recibido dando prioridad a los envios con caréclor URGENTE.
¥ Cuando se requiera ol rémite inmediata de un documento debe anolerse en la planta
{de enviola palabra "URGENTE”. esio con al fn de dar prividad al erwio dal misma,
¥- Eltiempo minimo raqueride pars la raicacion de la correspendercay d orvioa vavée
de fas emoreses de mersajeria es de dos (2) dlas ce anielacén ala fecha linie ce
vencirian'o de los términos para dar respuasta,
v
Para el caso de las citaciones a nolifcaciin se deben tener en cuenta loc’ plazos
estipulados en los contratos de mensajeria para la entraga de correspendencia ¢o
acuerdo con la matriz destino y tempos de entrega por cUidaces. Estc§ Plazos seran
dados a conocer mediante ruler pr eller do prograra respssaele dol Grupo de
Gestion Documental.
Las comuniceciones oficiales que s2 recibavia pati cé las 3:30 r.fn, no se garantiza el
envio centre de ese mismodia, sdlo sereciben yredisiran para suéwio aldia siguiente,
¥ Las oficinas productoras que requieran Heer enwios Wumerosos debersn prover quo ol
Dprogedimiento de revision y ‘adicaciGiy debe tealzarse de cranera rigurosa por lo tent
no 98 reaponeebl del erwio do eatas.ecmunicaciones el mimo dia que ee reciben.
6.4.9, Registro y control de enirega’a.eiupr
Toda comunicacion ofcial ale se énvia a in destinatario axterno, se dabe registrer en e!
formate GC-FPA-088 RELACION DE CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA o! cual
‘debe ser dilgenciaca. er tod08.sUs Gampos por el funcionano responsable, moluide e
nidmero de la quia y ehradicado dafsisiema de gestion documental dela ertidad.
Los envios se:clasifizaarife acuerdo con ol tipo de servicio de correo contraiado para la
distibucion, ternational, naconal,certicedo, exprese, hoy mismo y nermal entre ot2s, 2
nivel urbaiG:si Se cuenta'con el servicio de mensajerla especiatzade, contraiado parale
centrega persoriizade de correspondencia,
Les decuméles pera dstibuctin de acusido con el tipo de senisio que se requere
deborin cortrlate através de panilas cm contrl de errtoga a la ampresa presto cl
Serica Ydebéren arhwarse con los cotespondirtes com probartes ds entega
6.4.10. Devoluciones de las empresas ce mensajeria por errores en los datos de
EI Grupo de Gestion Documental u oftcina responsable de fos ervios por empresa de
meneajeria, una ver revieados loe envice devuetos per la empresa de mencajeria, los
recioe y ragistia en el formato GC-FPA-O85 "DEVOLUCION DE DOCUMENTOS POR
MENSAJERIA EXTERNA" y les remite a le Dependencsia de origen para su correccién,
debe hacerse una andiacéa en el formato GC-FPA.088 RELACION DE
CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA que indque que esa comunicacion fue
dewueliay las causales
La oficna que reaiz6 el envie verica y corige los datos dal cestinatatio y detera remtir
nuevamente el documento para ser enviado, uillzanco et mismo procecimiento. \ = Céaige: Co MPAOO®
Yesen:
Spe PROCESO cesréwoocumenra, — |YESELS.
MANUAL DE TRAMITE DE PGRSD Y PERT:
CONUNICAGIONES OFICIALES
oe MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
¥
6.4.11, Seguimiento y control a los envios reallzados
Elfuncionario responsable una vez se reaistre el documento y se genere la quia de envi
sdebera informar ala ofcina quo romite el documenta el nimeze con el cual sellev @ cab
el envio, para que ésia uitma haga el seguimento & través del portal web de la empresa
do monsajor
Guero se evidencie que un envio NO hie sido enlregado dentro de los lazos canvenicos
ora empresa de mensajerla, la oficna que hize el anvio debera informar ol encargade del
Provesa de envio, para que haga el seguimento correspondiente anta la amaresa do
‘mensajeria y se haga ofactva la entrega,igualmerte deberé informar cuando se evidencien
‘consistencies en le prestacicn del servicia para que se tomen los correctivos,
8.4.12. Conservacién de las pruobas de entraga ofectiva de los ervice realizados por
‘empresa de mensajeria
Les empresas de mensajeria contratadas para tal fn, dispordrén en sus paginas web la
informacién necesaria pars el rastreo y seguiminto de los envios realzadcs por la eutdad
fen el termino que es.ablece la ley
‘Sera resporsatilidad de cada oficina y/o ‘uncionerio que pradues ¥ envia-os docurrenios
descerger las pruebas de entiega cuando el envio se haya Nechd,efectiva'y, agjuntar at
expedierte que le corresponéa con ol fin co gorartizer st:integrdad y evter posible
‘acciones en conta ce la ertidac,
‘A manera de control la entidad podrd exigr a cada empresa da menssjeria copia an medio
magnético de les pruebas de enirega de todys los envi (@akzades por la entidad.
65. CONTROL Y SEGUIMIENTO A:RESPUESTAS A PQRSD RECIBIDAS
La oficina Asesora de Asuntos tnterhios tiene delegacién de hacer ol segulmiento y
oriterea las PORSD cue ge seciban ea entidad.
La Oficina Asesora de Asintos Inlemde en su labor de Contrcl y Soguimisnts a
los vencimientos de términos de las solictudes cue ingresen al Sistema de Gestion
Documental Electrénico de Archivos enviar semanalments informe de venciriento de
Derechos de peticion, Peticiones entre Autoridades y Peticiones de Congrasistas con copia
al Asesor de Control de Control con el fin que se emprendan las accioves necesarias para
‘contastar las solcitudes dentro cel termine de vencimenta comespondiente.
El sisiema de Gestita Documental dispondra da un tablero do control que lo pormitra a
Ofiefta Asesore de ASUnios internos emitr ALERTAS para Informa’ permanentemente 2
través de [decorfeoe elocirdnizes institudonalce a todas las dependencias sobre las
‘comunicaciones gue Se encuentren panclentes de tramte y respuesta,
Cada afcina, dlspondra a través det usuatio Ider de un tablaro de ental en el SCDEA 3
ttavés del cul podra hacer seguimienio a los tiempos de respuesta al Inlevior de Su
sectarial
65.1. Controly seguimionto en las dependenciae
¥ Ceda oficina de la Gobemacién del Cesar, designara un funcionatio ce planta como
responseble de reaibir. drecconar. hacer seguimienio de las respuesias a las
solicitudes y redicacién en el sistema de gesién documental y levara el registio
Tespectivo.
Cuando el funcionario responssble do proyactar reepueeta no lo hage dentro de los
‘eininos, el funcionario celegado para el seguimierto deberd iniormar al jefe de la
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