4288-012 FN-200 ait lESE : ‘Umeriias de Rear DIRECCION FINANCIERA A CORTO PLAZO: PREVISIONES (1) En la nota técnica anterior presentamos una introduccién al tema de la direccién financiera a corto plazo centrindonos en los temas de andlisis y diagnéstico: identificacién de patrones de necesidades de fondos, ratios y estados de procedencia y utilizaci6n de recursos. Pusimos un énfasis especial en una forma particular de calcular estos estados de procedencia y utilizacién de recursos, que Ilamébamos «andlisis ajustado del circulante». En esta ocasién ‘examinaremos con més detalle los temas de previsiones financicras y los de gestién conereta de las diversas partidas del activo circulante y del pasivo exigible a corto plazo. 1 Previsiones financieras a corto plazo Al iniciar el tema de la direcci6n financiera a corto plazo, en el documento anterior, sefialébamos como causa de los problemas de muchas empresas el no haber sabido prever las necesidades de financiacién que, por una causa o por otra, podfan estar avecinéndose. Aunque las razones para hacer previsiones financieras son también muchas ‘otras, la anterior consideracién justificarfa por sf misma la conveniencia de profundizar en las técni¢as y métodos de planificacién y previsién. Existen dos enfoques diferentes, aunque bien aplicados deberfan conducir al mismo resultado, para el calculo de previsiones financieras a corto plazo: los presupuestos de tesorerfa y la elaboracién de balances y cuentas de resultados previsionales. La metodologia a aplicar para hacer un presupuesto de tesorerfa no tiene ninguna complicacién conceptual. Se trata de preparar, periodo a periodo y con la frecuencia deseada, presupuestos de cobros y pagos de acuerdo con las previsiones de actividad de la empresa. En la nota técnica sobre Gestidn de tesorerfa, se entrs cn mucho més detalle en la mecénica de la elaboracién de este tipo de previsiones y se puso especial énfasis en sefalar las diferencias que surgen en funci6n de Ia periodificaci6n de estas previsiones. En ocasiones, y sobre todo a muy corto plazo, tomar el mes como periodo para los presupuestos de tesoreria puede ocultar puntas de necesidades de fondos, que se producen precisamente a mitad de mes 0 en otro momento cualquiera dentro del perfodo considcrado. La otra técnica, que, como hemos dicho, consiste en preparar balances y cuentas de resultados previsionales, esta también afectada por las cuestiones de periodificaci6n. Sin embargo, en este caso, este problema es de menor importancia, como veremos a continuacién. (1) Este documento se publicé como fasciculo de la Enciclopedia de Direccién y Administracién de la Empresa, de la Editorial Orbis. Copyright © 1988, IESE. Prohibida la reproduccin.2 4.288.012 FN-200 1.1. Balances y cuentas de resultados previsionales Un balance previsional puede significar cosas muy distintas dependiendo de lo que se persiga al hacerlo. Al hablar de contabilidad, se proponfa una serie de ejercicios, mediante los cuales se anticipaban o prevefan las operaciones de un negocio durante un perfodo futuro determinado a través de los asientos contables que dichas operaciones comportarfan. ‘Como es obvio, al final de este proceso surgia un balance previsional perfectamente cuadrado, porque se basaba en un balance de partida y en unos asientos previsionales que, uno a uno, también cuadraban. El propésito de este tipo de ejercicios era puramente el de ilustrar los mecanismos contables y su relacién con los documentos financieros habituales. Desde el punto de vista de las previsiones financieras, la elaboracién de balances previsionales va, normalmente, por un camino totalmente distinto. El propésito final sucle ser cuantificar los superdvits 0 déficits de tesorerfa, que se puede producir en diversos momentos en el futuro, a fin de prever con tiempo las acciones a tomar para tratar de evitar dificultades financieras. En este sentido el objetivo que se persigue es idéntico al que se busca con los presupuestos de tesorerfa. Las diferencias estan en la técnica empleada. Para la elaboracién de un balance previsional se parte también de una definicién ms © menos concreta de las operaciones de la empresa en el perfodo que se considera, pero ahora no se sigue un proceso cronolégico, de seguimiento de lo que va ocurriendo -como, por ejemplo, se hacfa con los presupuestos de tesoreria o con la evolucién de las previsiones contables antes citadas- sino que se trata de averiguar directamente cual va a ser la situaci6n de la empresa al final de dicho periodo. Esta previsiOn directa se hace tratando de estimar una a una ¢ independientemente cada una de las partidas y elementos del balance en aquel momentog > en funcién del volumen de actividad y de otras circunstancias, en las que entraremos en detalld inmediatamente. Si imaginamos representado el tiempo por una Ifnea recta en la que marcamos como segmentos de perfodos de tiempo que queremos considerar (sean afios, meses, trimestres, etc.), un presupuesto de tesoreria se extenderfa sobre la totalidad de uno de estos segmentos (véase Figura 1), mientras que un balance previsional se centrarfa exclusivamente en el punto que marca el final de dicho segmento. Figura 1 Balance previsional Presupuesto de tesoreria cio at Coma —- t+ (1-1 L®Trimestre (31-1) 2°Trimestre GO- VI) ‘ Por la naturaleza de la metodologia empleada, los presupuestos de tesoreria basados en estimaciones de cobros y pagos son muy apropiados, y tal vez insustituibles, para plazos de tiempo muy cortos: una semana, un mes, tal vez. dos 0 tres meses, etc. Para plazos3 4288-012 FN200 muy largos (seis meses, un afio, etc.) consideramos més adecuados los balances previsionales porque, a estos plazos, los cobros y pagos ya no pueden estimarse individualmeitte, como Fruto dé operaciones concretas, sino que sus previsiones surgen de bloques de actividad, que se analizan de una forma global, con lo que dichas previsiones acaban formindose a través del mismo procedimiento utilizado para hacer balances previsionales, pero de una forma més alambicada que facilita la posibilidad de error. Repetimos que, si ambos procedimientos se aplican correctamente, deben dar los mismos resultados en términos de tesoreria que falta 0 que sobra, pero para plazos superiores a los tres meses cl procedimiento de los balances previsionales es mds natural. Al referimos a plazos mayores es tal vez menos importante el tema de las puntas de tesorerfa intermedias, sobre las que, por otra parte, siempre se puede establecer una previsién correctora basada en la experiencia en plazos mas cortos obtenida a través de presupuestos de tesorerfa. Vamos, a continuacién, a entrar en los detalles de cémo estimar cada una de las partidas del balance, a fin de obtener un balance previsional en una fecha futura. La exposicién Se ilustrard con el ejemplo de Comercial Ciurana, S.A., que ya utilizamos en la nota técnica anterior y cuyos datos histéricos reproducimos en la Tabla 1. Por otra parte, en la Tabla 2 se muestraa algunos de los ratios que obtuvimos en el andlisis de la situaciGn y evolucién de dicha empresa. ‘Supongamos que Comercial Ciurana, S.A., desea hacer previsiones de balances y cuentas de resultados trimestrales para el afio 1984, segiin los siguientes supuestos y consideraciones: a) Las previsiones de ventas trimestrales son las siguientes (en miles de pesetas): Primer trimestre de 1984 131.000 Segundo trimestre de 1984 153.000 ‘Tercer trimestre de 1984 98,000 Cuarto trimestre de 1984 174.000 Primer trimestre de 1985 174,000 b) El margen bruto sobre ventas se espera que decrezca todavia un poco en relacién con el del afio anterior y se site en torno a un 10%. c) Los gastos generales y administrativos se prevén bastante constantes a lo largo del afio, representando aproximadamente una cifra trimestral de 11,5 millones de pesetas. d) Los impuestos sobre el beneficio serdn del 33,33% y se supone que los del afio anterior se pagan dentro del segundo trimestre. e) Se prevé mantener la péliza de crédito de 15 millones de pesetas. Por otra arte, se ha negociado un aumento global de la cifra de clasificacién comercial (descuento disponible) hasta 120 millones de pesetas. f) Através de incentivos del pronto pago se prevé poder reducir un poco més ¢! plazo medio de cobro de deudores a una cifra de 85 dias.‘Tabla 1. Balances y cuenta de resultados en Comercial Ciurana,S.A. 1982 15.404 80.549 75.896 171.849 39.426 14.770 24.656 196.505 66.285 8.418 67.214 0 141.917 45.614 8.973 54,588 196.505 4288-012 FN-200 1983 7.720 125.419 137.935 270.774 57.724 18.202 39.522 310.296 138.044 7.924 85.920 15.000 246.888 54.588 8.820 63.408 310.296 (En miles de pesetas) Balances 1981 Activo Caja y bancos 13.519 Clientes totales 51.251 ‘Mercancfas 44.289 Total circulante 109.059 Inmovilizado bruto 37.214 ‘Amortizacién acumulada 11.893 Inmovilizado neto 25.321 Total activo 134.380 Pasivo Proveedores 38.534 Otros acreedores (incluidos impuestos) 6.712 Descuento bancario utilizado 43.520 Pélizas de crédito 0 ‘Total pasive a corto plazo 88.766 Capital y reservas 36.187 Resultados del ejercicio 9.427 ‘Total fondos propios 45.614 Total pasivo 134.380 Cuenta de resultados Ventas 202.307 Coste de las mercancfas vendidas 170.342 Margen bruto 31.965 Gastos generales, comerciales y administrativos 17.824 Resultado antes de impuestos 14.141 Impuesto sobre beneficios 4.714 Resultado neto (retenido todo) Compras 9.427 180.413 307.506 266.300 41.206 27.746 13.460 4.487 8.973 516.611 459.784 56.827 43.596 13.231 4411 8.8205 4.288.012 ‘Tabla 2. Algunos ratios seleccionados de Comercial Ciurana, S.A. 1981 1982, 1983 ‘Margen bruto sobre ventas 15,80 13,40 11,00 Coeficiente de tesoreria 15,23 10,85 3,01 Tesorerfa en dfas de compra 20,40 18,90 5,20 Dias de cobro de deudores 92,46 95,61 88,61 Dias de pago a proveedores 71,96 81,21 96,55 Existencias en dias de venta 94,90 104,02 109,50 8g) Nose espera poder mantener el plazo de pago a proveedores del afio anterior, debiendo reducirlo de promedio a 90 dias. 4) No se deberdn realizar nuevas inmovilizaciones de importancia. Tan s6lo inversiones de reposicién, que pueden considerarse equivalentes a las amortizaciones que se vayan practicando (incluidas en gastos generales y administrativos). i) La cifra del pasivo a «otros acreedores», excluyendo los impuestos sobre beneficios pendientes de pago, se espera que se mantenga en torno a los 3,5 millones de pesetas. J) Se intentaré por todos los medios rebajar las existencias a través de un plan de racionalizacién de compras. Al final de cada trimestre, las existencias expresadas en dfas de venta al ritmo del trimestre siguiente se espera que sean las siguientes: 31 de marzo 110 dias 30 de junio 110 dias 30 de septiembre 100 dias, 31 de diciembre 95 dias k) Se desea mantener una tesoreria minima que cumpla las siguientes condiciones: * Por lo menos el 20% de la cifra de descuento utilizada en cada momento. + Mantener como minimo un coeficiente de tesoreria del 8%. + Poder atender 15 dias de compra. 11.1, Cuentas de resultados A efectos del establecimiento de previsiones de tesorerfa, la estructura de la cuenta de resultados ha sido muy simplificada. No deberia ofrecer dificultad obtener, a partir de los datos suministrados, las previsiones que aparecen en la Tabla 3.6 4.288-012 FN200 “Tabla 3. Previsiones financieras de Comercial Ciurana, S.A. (Gn miles de pesetas) Cuenta de resultados ‘31-3-84 0-6-84 30-9-84 ‘31-12-84 Ventas 131.000 153.000 98.000 174.000 Coste mercancfas vendidas 117.900 137.700 88.200 156.600 Margen bruto 13.100 15.300 9.800 17.400 Gastos generales y administrativos 11.500 11.500 11.500 ‘11.500 Resultado antes de impuestos 1.600 3.800 -1.700 5.900 Resultado acumulado antes de impuestos 1.600 5.400 3.700 9.600 Impuestos sobre beneficios 3.200 Beneficio neto anual 6.400 En la construccién de la tabla se ha supuesto que los impuestos sobre beneficios se devengan al final del afio. Esto no tiene influencia alguna en las previsiones financieras, ya que a estos efectos lo que cuenta es cl momento en el que los impuestos se pagan, lo cual se tendré en cuenta al calcular las diversas partidas de los balances previsionales 1.1.2. Balances previsionales Tal como hemos anunciado, calcularemos independientemente las diversas artidas del activo y del pasivo del balance en las cuatro fechas que corresponden a inales de trimestre de 1984. Naturalmente, los balances asf calculados no tienen por ‘qué cuadrar. En otras palabras, contra todos los principios contables, el activo no tiene por qué sumar igual que el pasivo. Ello es debido a que, en realidad, no estamos flevando ninguna contabilidad. Estamos meramente calculando por un lado el «activo a sostencr, en el sentido de colocaciones de dinero a las que nos veremos obligados en cada momento, ¥, por otro lado, el «pasivo con el que podemos contar» en el sentido de recursos que ya sabemos que estarin disponibles en esos momentos. Obviamente, si el activo a sostener es mayor que el pasivo con el que podemos contar, habra que buscar soluciones en el sentido de tratar de disminuir activos, o bien negociar nuevos recursos que equilibren la situacién, y esta diferencia, al igual que ocurria con los presupuestos de tesoreria, nos mide el volumen de recursos que, de.una forma y otra, debemos movilizar 0 negociar. En la realidad, el activo acabaré indefectiblemente siendo igual al pasivo y, si los recursos no se han negociado en forma correcta, acaban saliendo de los lugares peligrosos: de la disminucién de tesoreria por debajo de los limites aceptables o del aumento de la deuda a proveedores resultante de pagar mal, Ambas cosas nos ponen en riesgo de suspensién de pagos. Si, porel contrario, el activo a sostener es menor que el pasivo con el que se puede contar, sobraran recursos y entonces el problema es més bien de programacién de la colocacién de los excedentes de tesoreria. En la Tabla 4 se presenta cl resultado del activo a sostener y en la Tabla 5 el del pasivo con el que podemos contar. A continuaci6n revisaremos el procedimiento de cAlculo de las partidas més importantes.€ 7 4288-012 FN-200 + Deudores: Se ha aplicado el plazo de pago previsto (85 dfas) a las cifras previstas de ventas. Por ejemplo: ! Dendores a 31~ 84 = 131.000 x 85/90 = 123.733 + Existencias: Se han calculado los dias indicados en el punto j) medidos en coste de mercancias vendidas del trimestre siguiente. Por ejemplo: ‘Ventas del tercer trimestre = 98.000 Ventas de 105 dias al ritmo del tercer trimestre = = 98,000 x 105/90 = 114.333 Coste de las mercancfas vendidas de estos 105 dias = 114,333 x 0,9 = 102.900 + Inmovilizado: Se ha supuesto constante, con un valor neto de 40 millones de pesetas porque se asume que las inversiones de reposicién igualan a las amortizaciones. ‘Tabla 4, Previsiones financieras de Comercial Ciurana, S.A. (En miles de pesetas) Activo a sostener 33-84 30-684 309-84 31-12-84 ‘Tesoreria minima 24.711 24.000 26.550 24.650 Deudores totales 123,722 144.500 92.556 164.333 Existencias 168.300 102.900 174.000 165.300 Inmovilizado neto 40.000 40.000 += 40.000 -—40.000 Total activo 356.733 311.400 333.106 394.283 + Proveedores: Se han calculado como 90 dias de compra, lo cual significa que se han igualado a la cifra de compras del correspondiente trimestre. Las compras se han calculado como consumo del trimestre (coste de mercancias vendidas) mds diferencia de inventarios. Por ejemplo, para el tercer trimestre: Inventario final 174,000 ‘Menos inventario inicial 102.900 Mis coste de las mercancfas vendidas +88,200 Compras 159.300 Proveedores 159.3008 4238-012 FN200 ‘Tabla 5. Previsiones financieras de Comercial Ciurana, S.A. (En miles de pesetas) Pasivo con que se cuenta 31384 306-84 30984 31-12-84 Proveedores 148.265 72.300-—:159.300 147.900 Otros acreedores 3.500 3.500 3.500 3.500 Impuestos a pagar 4.411 0 0 3.200 Descuento bancario, 120.000 120.000 88.000 120.000 POlizas de crédito 15.000 15.000 15.000 15.000 Capital y reservas 63.408 63.408 63.408 63.408. Resultados del ejercicio 1.600 5.400 3.700 6.400 Total pasivo 356.184 279.608 332.908 + Descuento: Se ha considerado que el descuento realmente utilizado nunca podfa exceder de la cifra de deudores menos una cantidad razonable que Tepresenta las remesas pendientes de abono, los morosos, los clientes que reponen fondos, etc. Por esta raz6n, a 30 de septiembre de 1984 sélo se ha contado con una cifra de 88 millones de pesetas, aunque la clasificacién comercial fuera de 120 millones de pesetas. + Tesorerta: Se ha calculado de acuerdo con los criterios del punto £). Ast, para el 31 de diciembre de 1984: 20% del descuento = 0,2 x 120.000 = 24.000 89% deudas a corto plazo = 0,08 x 289.600 = 23.168 15 dias de compra = 147,900 x 15/90 = 24.650 ‘Tesoreria necesaria (mayor de los minimos) = 24.650 La Tabla 6 muestra un resumen de los déficits de financiacién con los que Comercial Ciurana, S.A., se enfrentar al final de cada trimestre de 1984. Como puede observarse, en principio no hay problema en marzo y en septiembre, pero existen dos puntas, de algo mds de 30 millones de pesetas en junio y en diciembre. Si la empresa trata de solucionar estos déficits mediante recursos externos onerosos, los déficits de financiacién aumentarén a consecuencia de los nuevos intereses acumulados. La elaboracién de previsiones financieras por el método de los balances y cuentas de resultados previsionales resulta normaimente bastante més compleja, especialmente en empresas industriales, de lo que nuestro sencillo ejemplo de Comercial Ciurana ha puesto de manifiesto. A pesar de todo, este cjemplo simplificado muestra los elementos esenciales de la metodologia de hacer previsiones, especialmente en cuanto a los componentes de las necesidades operativas de fondos, que constituyen el elemento crucial de las finanzas a corto plazo.9 4288-012 FN-200 ‘Tabla 6. Previsiones financieras de Comercial Ciurana, S.A. ‘(En milles de pesetas) Déficit de financiacién 313-84 30-6-84 312-84 Activo a sostener 396.733 311.400 394.283 Pasivo con que se cuenta 356.184 279.608 359.408 Déficit de financiacién 549 (31.792 34.875, 1.2. Anbilisis de sensibilidad. Uso de microordenadores. Hojas electrénicas En la mayorfa de ocasiones en las que se realizan previsiones financieras, después de obtener unos balances y cuentas de resultados previsionales, surge la pregunta de C6mo cambiarfan estos documentos si se hubieran variado los supuestos de partida. Con frecuencia pueden identificarse dos tipos de cuestiones: aquellas que Se reficren a variables no controladas (0 poco) por nosotros (qué pasaria si las ventas fueran menores que las previstas, Silos clientes pagaran peor, etc.) y otras que se refieren a politicas 0 decisiones bajo nuestro Control (,qué pasaria si subiéramos los precios, si abandonaramos un producto, si diéramos a fabricar fuera, etc.?). ‘Tanto en un caso como en otro, las preguntas suclen tomar la forma de zqué pasaria si...? Estas preguntas pueden responderse mediante un andlisis de sensibilidad, Ponsistente esencialmente en repetir las previsiones, o parte de las mismas, tantas veces como nuevos supuestos deseemos explorar. ‘Aunque no hay ninguna dificultad conceptual en la idea de repetir el célculo de previsiones bajo supuestos distintos, desde un punto de vista practico esto resulta muy. dificil, $i hay que hacerlo a mano, por 1 cantidad de horas de trabajo que representa. Ello ha provocado que pricticamente desde que aparecicron los primeros ordenadores electrénicos se hayan tratado de utilizar para llevar a la practica estas previsiones flexibles o andlisis de sensibilidad. No obstante, durante muchos afios y en gran nimero de empresas, estos intentos no han tenido demasiado éxito, a pesar de que las empresas disponfan de los programas y Sistemas capaces de hacerlo. La razon hay que buscarla en la metodologia de trabajo exigida por estos aridisis de sensibilidad, que requieren una interacci6n répida con la méquina para Tener un minimo de eficacia. Una prueba suele sugerir otra, ésta la siguiente, etc. Trabajando con un ordenador por el sistema antiguo, que exigia para cada prueba perforar tarjetas, esperar tal vez al dia siguiente para poder pasarla y ver los resultados, etc., es facilmente comprensible que no surgiera una excesiva aficion al asunto entre los directores financieros de las empresas. La_ nueva concepcién de los ordenadores, que permitié su uso a través de terminales miltiples, constituyé un gran paso para facilitar la utilizacién de este tipo de programas por parte de Ia direcci6n financiera de las empresas, al permitir una interaccién Sixecta y continuada con el ordenador a través de la terminal. Un estudio levado a cabo en varios paises europeos hace unos diez afios revelé la alta rentabilidad de los servicios piblicos de informatica especializados en sistemas de andlisis financiero ofrecidos a través de terminales en conexién con un ordenador central. No obstante, el paso decisivo en la casi increfble popularizacién que en nuestros dias ha adquirido la utilizacién de ordenadores en la claboracién de previsiones financieras ha Venido de la mano de las llamadas hojas electrdnicas (spread sheet software), que han nacido gsociadas a los ordenadores personales. Una hoja electronica es esencialmente un sistema que10 4288-012 FN-200 permite hacer un cuadro de previsiones (y en realidad cualquier cuadro de célculos) de una manera muy similar a como se realizarfan a mano. La av. final materias primas en curso 6.078 6.631 5.989 6ai7 Compras 44019, 45.006 50.108 3.011 Balances Iotetat activo Disponible 1.709 2.000 2.000 2.000 2.000 Clientes otales 316s 27875 35.500 38.750 35.000 Realizable “Materas primas 38303 41.417 36.167 32.667 26.250 En operaciones 4.883 7.072 770 6.973 Tan ‘Acabados 71550 71550 7.550 7350 71550 Masstarios Leis 1.700 1700 1.700 1.700 Materas pris caducadas 8.500 8500 8.500 8.500 8500 Inmovitizado 13369 15.669 15.69 15.659 15.669 Total a 109397 «1iL.783.«—=«114.806-=— «113.808 ‘108.140 Pasivo Recursos de teceros a corto plazo Proveedores 32.041 29.346 30.004 33.406 29.614 Credito bancario 1.500 0 ° ° Descueato de efectos 30.000 26.375 30.000 30.000 30.000 Recursos de terceros a largo plsz0 ‘Cucatas familiares 3.487 3.487 87 3.487 3.487 Fondos propios Capital rescevas 34s 34.974 34.974 34.974 34974 Beneficios en 1971 3.263 5.655 10.528 14.846 ‘Total recursos mm ws an ti oun & Défieit Financiere 7.395 12.838 10.686 Lara 7.841