LAPORAN KERJA PRAKTIK

“PROSES SUBMIT DOCUMENT TENDER PROYEK

MENGGUNAKAN APLIKASI SAP PADA PT TRIMETRIC”

Disusun oleh

RIZKY ARIES PARULIAN DAMANIK

NIM. 1762401046

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

POLITEKNIK CALTEX RIAU
2021
 HALAMAN PENGESAHAN I

“PROSES SUBMIT DOCUMENT TENDER PROYEK

MENGGUNAKAN APLIKASI SAP PADA PT TRIMETRIC”
LAPORAN KERJA PRAKTIK
PT. TRIMETRIC

Disusun oleh

RIZKY ARIES PARULIAN DAMANIK

NIM. 1762401046
Diajukan sebagai salah satu persyaratan kelulusan Mata Kuliah Kerja
Praktik/ Magang di Politeknik Caltex Riau

Pekanbaru, 8 Juli 2021

Disetujui Oleh:

Project Manager Pembimbing

PT.Trimetric, instansi,

Gerry Ariawan Yoan Carlo

NIP.11492 NIP. 15308

ii
 HALAMAN PENGESAHAN II

“PROSES SUBMIT DOCUMENT TENDER PROYEK

MENGGUNAKAN APLIKASI SAP PADA PT TRIMETRIC”
LAPORAN KERJA PRAKTIK
PT. TRIMETRIC

Disusun oleh

RIZKY ARIES PARULIAN DAMANIK

NIM. 1762401046
Diajukan sebagai salah satu persyaratan kelulusan Mata Kuliah Kerja
Praktik/ Magang di Politeknik Caltex Riau

Pekanbaru, 8 Juli 2021

Disetujui Oleh:

Dosen Pembimbing, Reviewer,

Tobi Arfan,S.E,M.Ak. Zainal Arifin Renaldo, S.S.,Hum

NIP.058484 NIP. 098605

Mengetahui,
Ketua Program Studi Akuntansi

Tobi Arfan, S.E, M.Ak.

NIP. 058404

iii
 KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa,
karena rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kerja praktik
di PT Trimetric dan menyusun laporan kerja praktik dengan baik.
Laporan ini dibuat untuk melengkapi salah satu persyaratan dalam
menyelesaikan kerja praktik bagi mahasiswa Program Studi Akuntansi
Politeiknik Caltex Riau. Adapun Laporan Kerja Praktik ini berjudul
“Proses Submit Dokumen Tender Proyek Menggunakan Aplikasi SAP
Pada PT Trimetric”.
Dalam penulisan laporan kerja praktik ini, penulis mendapat
banyak dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin
mengucapkan banyak terima kasih.
Kepada :

1. Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan

karunia-Nya sehingga penulis dapat melaksanakan dan
menyelesaikan kerja praktik ini dengan keadaan sehat sentosa.
2. Keluarga terutama kedua orangtua saya yang sudah beristirahat
dengan damai di sisiNya dan selalu mendoakan serta
menanamkan hal-hal positif kepada saya semasa hidup mereka.
3. Bapak Tobi Arfan, S.E, M.Ak selaku Kaprodi Akuntansi dan
sekaligus Dosen Pembiming yang memberi saya arahan dan
masukan dalam menyelesaikan laporan kerja praktik.
4. Bapak Zainal Arifin Renaldo, S.S., M.Hum. selaku Koordinator
Kerja Praktik Program Studi Akuntansi Politeknik Caltex Riau.

iii
 5. Bapak Yoan Carlo yang telah membimbing penulis selama kerja
praktik dibagian Admin Engineer
6. Saudara/I ku yang selalu memberikan semangat dan motivasi
dalam pengerjaan laporan kerja praktik.
7. Teman-teman yang tidak bisa penulis sebut satu persatu
namanya, terimakasih atas saran dan masukan terhadap penulis
dalam pengerjaan laporan kerja praktik.

Penulis Menyadari bahwa laporan ini masih terdapat banyak

kesalahan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari pembaca agar penulis dapat membuat laporan yang
lebih baik. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita.

Pekanbaru, 08 Juli 2021

Penulis,

Rizky Aries P. Damanik

iv
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................... 1

1.1 Latar Belakang .......................................................................... 1

1.2 Pelaksanaan ............................................................................... 3

1.3 Tujuan ....................................................................................... 3

1.4 Manfaat ..................................................................................... 4

1.5 Sistematika Penulisan............................................................... 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ....................................................... 6

2.1 Sejarah Perusahaan ................................................................... 6

2.2 Visi dan Misi ............................................................................. 7

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan................................................. 7

BAB III LANDASAN TEORI ............................................................ 9

3.1 Tender Proyek ........................................................................... 9

3.2 SAP (System Analysis and Program Development) ................ 14

BAB IV PEMBAHASAN ................................................................. 22

4.1 Prosedur .................................................................................. 23

4.2 Proses Submit Dokumen Tender Proyek Menggunakan SAP

Error! Bookmark not defined.

4.3 Flow Chart Proses Submit Dokumen Tender Proyek

v
 Menggunakan SAP .................. Error! Bookmark not defined.

BAB V PENUTUP ............................................................................ 34

5.1 Kesimpulan ............................................................................. 34

5.2 Saran ....................................................................................... 35

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................... 36

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.3. 1 Struktur Organisasi PT Trimetric ..................................... 8

Gambar 4.2. 1 Tender Invitation ............................................................ 23

Gambar 4.2. 2 Rancangan Anggaran Biaya ........................................... 24
Gambar 4.2. 3 Tender Regulation .......................................................... 25
Gambar 4.2. 4 Quotation of Letter ......................................................... 26
Gambar 4.2. 5 Login Menu SAP ............................................................ 27
Gambar 4.2. 6 SRM Input ...................................................................... 27
Gambar 4.2. 7 SRM Create Responses .................................................. 28
Gambar 4.2. 8 Mengisi Data Tender ...................................................... 28
Gambar 4.2. 9 Mengisi Data Tender ...................................................... 29
Gambar 4.2. 10 Memasukkan Nilai Penawaran Harga ........................... 29
Gambar 4.2. 11 Submit Dokumen Tender ............................................. 30
Gambar 4.2. 12 Print Preview RFx Respones ........................................ 30
Gambar 4.2. 13 Hasil RFx Respones ..................................................... 31

Gambar 4.3. 1 Flow Chart ...................................................................... 32

vii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Era globalisasi yang terjadi saat ini membuat perusahaan

swasta, bahkan perusahaan milik negara yang ada diindonesia
saling bersaing secara kuat. Karena di era ini, tenaga kerja dari
seluruh dunia akan bersaing secara ketat dengan tenaga kerja dalam
negeri. Hal ini menuntut setiap orang yang ahli dibidangnya
masing-masing untuk berusaha memenangkan persaingan.
Persaingan antar orang tersebut sangat berpengaruh dengan
kemajuan perusahaan. Dan untuk bersaing dan memenangkan
persaingan, perusahaan diharapkan fokus dalam perusahaannya
dan juga menjalin hubungan kerja yang baik dengan perusahaan
lainnya.
Seperti halnya PT Trimetric, perusahaan swasta ini tentu
selalu ingin menjalin kerjasama yang baik dengan setiap
perusahaan yang memiliki proyek untuk dapat diikuti. Dalam
keikutsertaan setiap proyek yang akan dating, PT Trimetric selalu
membuat Rancangan Anggaran Biaya (RAB) Pekerjaan yang
dibuat oleh Enginnering dan kemudian RAB tersebut akan
diserahkan kembali kepada perusahaan yang memiliki proyek
tersebut.
Dengan adanya kemajuan teknologi saat ini, perusahaan
yang ingin ikut serta dalam tender proyek tidak lagi perlu
1
mengajukan penawaran harga yang diserahkan langsung dengan
tatap muka kepada pemilik proyek. Melainkan saat ini sudah lebih
mudah dengan adanya aplikasi berbasis website untuk dapat
submit dokumen tender. Contohnya seperti software SAP (System
Analysis and Program Development) yang digunakan sebagai
platform dalam pengajuan tender.
Pada laporan Kerja Praktek saya kali ini saya membahas
tentang proses submit document tender melalui SAP dikarenakan
pada saat saya magang di PT. TRIMETRIC saya mengerjakan hal
tersebut yang dimana hampir setiap hari nya ada kegiatan untuk
submit document tender melalui SAP. Untuk itulah saya
mengambil judul tersebut dalam pembuatan laporan Kerja Praktek
saya kali ini.

2
1.2 Pelaksanaan

Pelaksanaan kerja praktik dilaksanakan pada tanggal 08

Maret 2021 sampai dengan 08 Juli 2021. Kegiatan kerja praktek
dilaksanakan di Kantor PT Trimetric Pekanbaru, Penulis
ditempatkan di Bagian Admin Engineering. Proses kerja di Kantor
PT Trimetric berlangsung pada hari senin sampai hari jumat,
dimulai dari pukul 08.00–16.00 WIB. Waktu istirahat yaitu setiap
jam 12.00 – 13.00 WIB. Adapun pekerjaan yang penulis lakukan
selama kerja praktik :
a. Mengoperasikan mesin fotocopy, printer, scanner.
b. Mengoperasikan komputer.
c. Menerima panggilan telepon.
d. Membuat Quotation Letter dan Tender Regulation.
e. Mengirim Dokumen Tender Proyek melalui SAP.
f. Menyusun dan Mengarsip Berkas Invoice ke Ms. Excel.

1.3 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan Laporan Kerja

Praktek ini adalah:
1. Mengenal lebih luas gambaran dunia kerja pada PT.
Trimetric.
2. Sebagai syarat wajib agar dapat memperoleh gelar Ahli
Madya Politeknik Caltex Riau.
3. Untuk mengetahui prosedur dalam melakukan Tender
Proyek.
3
 4. Sebagai pelatihan untuk mempersiapkan diri menjadi
tenaga kerja yang terampil, mandiri, professional, dan
siap memasuki dunia kerja.
1.4 Manfaat
Manfaat Kerja Praktek bagi institusi Politeknik Caltex
Riau dan bagi PT. Trimetric yang dilakukan penulis
adalah sebagai berikut:
1. Bagi Penulis
Menambah Pengetahuan dan wawasan dalam
dunia kerja khususnya mengenai penggunaan
Aplikasi SAP dan prosedur Tender Proyek pada
PT Trimetric.
2. Bagi Politeknik Caltex Riau
Terjalin hubungan yang baik antara Politeknik
Caltex Riau dengan Instansi tempat mahasiswa
melaksanakan kerja praktik dan sebagai bahan
evaluasi di bidang akademik untuk meningkatkan
dan mengembangkan mutu pendidikan.
3. Bagi Perusahaan
Terjalinnya hubungan kerja sama yang baik antara
PT Trimetric dengan Politeknik Caltex Riau,
Sebagai alat ukur dalam mengetahui kemampuan
mahasiswa memahami materi-materi selama
kuliah di Politeknk Caltex Riau, Membantu
meringankan tugas-tugas karyawan.

4
1.5 Sistematika Penulisan

Sitematika penulisan yang digunakan penulis dalam

penulisan Laporan Kerja Praktik ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN
Berisikan penjelasan secara ringkas tentang latar belakang
pelaksanaan, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan
kerja praktik.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan gambaran umum perusahaan yaitu visi dan
misi, status kepemilikan, sejarah singkat, struktur
organisasi, produk, dan lain yang perlu ditampilkan.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan tentang teori yang digunakan sebagai
arahan dan dasar teori dalam pembahasan kerja praktik.

BAB IV PEMBAHASAN
Bab ini menerangkan tentang proses kerja yang terjadi
diinstansi tempat KP.

BAB V PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran.

5
 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan
PT Trimetric didirikan pada tahun 2008,
mengembangkan bisnisnya dimulai dengan pengerjaan
proyek-proyek infra struktur di lingkungan pemerintah,
seperti pembangunan jalan, jembatan, dan bangunan-
bangunan fisik lainnya seperti Proyek-proyek dilingkungan
Telekomunikasi [Ericsson-Telkomsel dan Sampoerna
Telekomunikasi Indonesia (STI)] dalam pengembangan
infrastrukur Base Transceiver Station (BTS) di Indonesia
melingkupi bidang Site Acquisition, Civil, Mechanical, dan
Electrical.

Dengan berbekal meningkatnya kemampuan

perusahaan di bidang konstruksi, pengadaan, dan
manajemen tenaga kerja selama menjalankan kegiatan dan
penyelesaian proyek diberbagai wilayah di Indonesia, maka
pada tahun 2012 PT Trimetric mengembangkan bisnis yang
berorientasi di bidang jasa dan pengadaan untuk mendukung
proyek migas (Oil & Gas) di wilayah kerja PT Chevron
Pacific Indonesia (CPI) meliputi lapangan minyak Minas
dan Duri, dan juga mengembangkan kegiatan usahanya di
Lingkungan Industri seperti pembangunan Pabrik Kelapa
Sawit dan Pabrik Tepung Tapioka.
6
2.2 Visi dan Misi

a. Visi
PT Trimetric didirikan untuk menjadi perusahaan
EPC; Enginering, Procurement dan Construction
yang berstandar Internasional dan dipercaya oleh
semua pelanggannya.

b. Misi
Misi kami adalah menyediakan barang dan jasa
yang kompetitif untuk kepuasan Pelanggan.

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Di dalam manajemen sebuah perusahaan, struktur
organisasi perusahaan memiliki fungsi yang sangat
penting. Struktur tersebut menjelaskan komponen –
komponen perusahaan yang harus bekerja sama secara
aktif, efektif dan efisien agar visi dan misi perusahaan
dapat tercapai.agar tujuan tersebut dapat tercapai maka
pihak yang ada dalam organisasi ataupun perusahaan
tersebut harus di atur sebaik mungkin, sehingga masing-
masing bagian dapat mengetahui tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya sesuai yang terdapat dalam struktur
organisasi tersebut.
Dalam membuat struktur organisasi perusahaan
PT Trimetric menggunakan sistem lini dan staff, dimana
sistem perintah dari atasan melalui kepala bagian

7
dibawahnya. Sistem perintah tidak langsung dari atasan
kebawahan, akan tetapi melalui bagian masing- masing.
Berikut adalah struktur organisasi pada PT Trimetric :

Gambar 2.3. 1 Struktur Organisasi PT Trimetric

8
 BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Tender Proyek

Tender proyek dilakukan untuk menyeleksi dan
memilih perusahaan mitra yang akan melakukan pekerjaan
didalam K/L/PD. Pihak-pihak yang merasa mampu dapat
memasukkan penawaran terbaiknya kepada K/L/PD atau
pembuat tender untuk kemudian diseleksi dan dipilih
pemenangnya yang kemudian melaksanakan pekerjaan
tersebut sesuai dengan kesepakatan kontrak.
Menurut Perpres No. 16 Tahun 2018, Tender adalah
metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. Sedangkan di
luar proyek pemerintahan, tender bisa diartikan sebagai
tawaran resmi dan terstruktur untuk mengajukan harga,
memborong pekerjaan, atau menyediakan barang dan jasa
yang diberikan oleh perusahaan swasta besar kepada
perusahaan-perusahaan lain. Dalam sektor pemerintahan,
tender resmi diatur secara rinci oleh Peraturan Presiden
(Perpres) dan peraturan turunannya untuk memastikan
bahwa proyek yang menggunakan dana negara dilakukan
dengan bebas, adil, serta terlepas dari suap atau nepotisme.
Proses seleksi dalam tender dilaksanakan dengan
9
mengundang vendor (penjual atau penyedia) untuk
mempresentasikan harga dan kualitas barang/jasa yang
dibutuhkan dengan sistem konvensional ataupun dengan
sistem online. Harga terbaik (ingat, bukan harga terendah!)
dan kualitas yang terbaiklah, nantinya yang akan menjadi
pemenang. Adapun mengenai jenis perusahaan yang bisa
menjadi peserta tender adalah seluruh badan usaha berskala
baik mikro, kecil, menegah atau besar yang legal secara
administrasi. Dengan terbitnya Perpres terbaru, tender
proyek saat ini telah memberi prioritas kepada penyedia
yang memiliki produk lokal dan para pelaku usaha kecil
menengah (UKM).
3.1.1 Persiapan Tender
Hal-hal yang patut dipertimbangkan sebelum
mengikuti tender proyek bagi penyedia adalah:

1. Apakah Badan Usaha Anda memiliki

kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan?

2. Apakah Badan Usaha Anda mampu

melaksanakan kontrak tersebut sendiri atau
Anda akan membutuhkan sub kontraktor
lainya?

3. Apakah Badan Usaha Anda memiliki cukup

modal untuk menjalankan pekerjaan yang
diminta oleh pemberi tender? Jika tidak, apakah
10
 Badan Usaha Anda memiliki fasilitas pinjaman
dari Bank atau lainnya?

4. Apakah Badan Usaha Anda sudah siap dari segi

sumber daya manusia (SDM), peralatan, dan
sumber daya lainnya? Apakah proyek tender ini
masih dalam lingkup kemampuan Badan Usaha
Anda dari segi keahlian dan lain-lain?

5. Apakah tender ini akan meningkatkan profit

perusahaan Anda?

6. Apakah ada syarat-syarat khusus (SSK) lainnya

yang diperlukan untuk bisa mengajukan tender?
3.1.2 Persyaratan Mengikuti Tender
Mengikuti tender memiliki syarat dan ketentuan
yang berlaku hal ini guna memperlancar proses
seleksi oleh pokja pemilihan (K/L/DI) atau pemberi
tender. Berikut ini uraiannya:

4. Kelegalan perusahaan dibuktikan dengan Akta

Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP),
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan dokumen
kualifikasi yang lain yang diminta.

5. Mencari Informasi pengadaan yang tersedia di

media massa atau pada portal e-procurement

11
 milik pemerintah daerah, atau datang ke
lembaga/instansi yang bersangkutan seperti
Eproc.

6. Apakah dokumen penawaran dengan harga

yang sesuai dengan memperhatikan garansi,
layanan purna jual dan item-item pekerjaan
yang diminta? Periksa dokumen tender untuk
mengetahui metode penilaian dokumen yang
akan dilakukan oleh Pejabat Pengadaan.

7. Telitilah dalam pengisian dokumen penawaran.

Perhatikan penjelasan yang diberikan. Jangan
merubah setiap deskripsi dalam dokumen
tersebut.

8. Hindarilah upaya mengintimidasi calon

penyedia lainnya.

9. Jika Anda telah ditunjuk sebagai

pemenangtender tersebut, berikan barang/jasa
yang sesuai dengan spesifikasi, type, jenis, dan
jumlah volume sesuai dengan dokumen
penawaran yang telah dibuat.
3.1.3 Tahapan Mengikuti Tender Proyek Swasta dan
Pemerintah
Di dalam proyek swasta secara umum tender dimulai
dengan tahap prakualifikasi yang meliputi
12
identifikasi kemampuan calon penyedia dan ruang
lingkup pekerjaan yang ditenderkan. Jika sudah,
maka paket pekerjaan siap untuk diumumkan
melalui berbagai media massa seperti koran,
majalah, televisi, radio, atau internet. Setelah itu
diadakan rapat atau pertemuan antara calon-calon
penyedia yang telah lulus prakualifikasi dan
berminat terhadap pekerjaan yang ditenderkan
dengan pihak pembuat tender.
Sedangkan berikut ini adalah tahapan pelaksanaan
dalam tender K/L/PD yang mungkin perlu Anda
ketahui:

1. Pelaksanaan Kualifikasi

2. Pengumuman dan/atau Undangan

3. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen

Pemilihan

4. Pemberian Penjelasan.

5. Penyampaian Dokumen Penawaran.

6. Evaluasi Dokumen Penawaran.

7. Penetapan dan Pengumuman Pemenang. Pada

tahap ini diumumkan hasil masing-masing calon
Penyedia dan ditetapkan pemenang tender.

13
 8. Sanggah.
Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD)
dalam mendapatkan harga terbaik dalam suatu
tender tentu tak semudah membalikkan telapak
tangan. Asumsinya adalah masing-masing Penyedia
yang mengikuti tender akan bersaing dengan
perusahaan peserta tender lainnya dengan harga
yang termurah tapi berkualitas sesuai dengan
spesifikasi, jenis, dan merk yang diminta.

3.2 SAP (System Analysis and Program Development)

SAP adalah suatu nama yang mungkin sudah tidak
asing lagi untuk praktisi – praktisi IT dunia maupun di
Indonesia. Singkatan SAP adalah System Analysis and
Program Development yang ditemukan oleh Wellenreuther,
Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang
kemudian berganti menjadi Systems Application and
Products in Data Processing pada tahun 1977. Sejak itu,
banyak modul telah muncul yang dirancang berfokus pada
berbagai proses yang berbeda termasuk penjualan dan
layanan, penjualan dan distribusi, hubungan pelanggan,
manajemen keuangan, bisnis kecerdasan, dan banyak lagi.
Secara pengertian SAP merupakan salah satu software
ERP terkemuka dunia yang dikembangkan untuk
mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan

14
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP
mendukung multi-tugas tingkat tinggi untuk mendukung
kegiatan operasional perusahaan. Kemampuan tersebut
dikarenakan tersusun dari banyak modul untuk menjalankan
semua fungsinya secara otomatis dan terintegrasi.
3.2.1 Modul – modul yang sering digunakan dalam SAP
Berikut adalah modul-modul yang sering digunakan
dalam SAP:
1. Financial Accounting (FI)
Modul FI sebagai istilah menyarankan transaksi
dalam mengelola transaksi keuangan dalam
perusahaan. Modul ini membantu karyawan
untuk mengelola data yang terlibat dalam
transaksi keuangan dan bisnis apa pun dalam
sistem terpadu. FI berintegrasi dengan modul
lainnya seperti SD, SAP MM, SAP PP, Payroll,
dan lainnya untuk hasil kerja yang lebih baik.
2. Controlling (CO)
Modul CO mendukung proses kerja
perencanaan, pelaporan, dan pemantauan
operasi bisnis. Ini melibatkan metode untuk
melihat dan mengatur biaya yang diperlukan
untuk pelaporan keuangan. Modul CO
memungkinkan seseorang untuk merencanakan,
melacak, melakukan, dan melaporkan tentang
15
 biaya. Mengontrol termasuk mengelola dan
mengonfigurasikan data master yang mencakup
elemen biaya, pusat biaya, pusat laba, pesanan
internal, dan area fungsional, dan sebagainya.
3. Sales & Distribution (SD)
Modul SD menangani pengelolaan semua
transaksi mulai dari permintaan, proposal,
penawaran, harga, dan banyak lagi. Modul ini
sangat membantu dalam pengendalian
persediaan dan manajemen. Modul SD terdiri
dari data master, konfigurasi sistem, dan
transaksi. Beberapa sub-komponen modul SD
adalah data master, dukungan penjualan,
penjualan, pengiriman dan transportasi,
penagihan, manajemen kredit, sistem informasi
penjualan, dan sebagainya.
4. Production Planning (PP)
Modul PP mencakup perangkat lunak yang
dirancang khusus untuk perencanaan dan
manajemen produksi. Modul ini juga terdiri dari
data master, konfigurasi sistem, dan transaksi
untuk menyelesaikan prosedur rencana
produksi. Modul PP berkolaborasi dengan data
master, penjualan, dan perencanaan operasi,
perencanaan sumber daya distribusi,
16
 perencanaan kebutuhan material, perencanaan
biaya produk, dan sebagainya.
5. Materials Management (MM)
Modul MM membantu mengelola bahan yang
diperlukan, diproses, dan diproduksi di
perusahaan. Berbagai jenis proses pengadaan
dikelola dengan sistem ini. Beberapa sub-
komponen yang populer dalam modul MM
adalah data master vendor, perencanaan berbasis
konsumsi, pembelian, manajemen inventaris,
verifikasi faktur, dan sebagainya.
6. Quality Management (QM)
Modul QM membantu dalam manajemen
kualitas dalam produksi di seluruh proses dalam
suatu organisasi. Modul ini membantu
organisasi untuk mempercepat bisnis mereka
dengan mengadopsi cara terstruktur dan
fungsional dalam mengelola kualitas dalam
berbagai proses. Modul QM berkolaborasi
dalam pengadaan dan penjualan, produksi,
perencanaan, inspeksi, pemberitahuan, kontrol,
manajemen audit, dan sebagainya.
7. Human Capital Management (HCM)
Modul HCM meningkatkan proses kerja dan
manajemen data dalam departemen SDM
17
 perusahaan. Hak dari mempekerjakan seseorang
untuk mengevaluasi kinerja seseorang,
mengelola promosi, kompensasi, menangani
penggajian, dan kegiatan terkait SDM lainnya
diproses menggunakan modul ini.
Software SAP juga terdiri dari sejumlah program
besar dan sub-program. Yang dimaksud dengan program
SAP adalah sebuah instruksi terstruktur atau kode yang
ditulis dalam bahasa pemrograman khusus SAP atau lebih
dikenal adalah ABAP. Bahasa ABAP inilah yang
mengontrol perilaku komputer untuk merekam transaksi
bisnis dan melakukan berbagai fungsi analisis. Ketika
program SAP sedang beroperasi, ia memiliki fungsi tertentu
seperti fungsi di bidang finance, procurement, sales order,
warehouse management, dan lain sebagainya.
Perusahaan yang menggunakan SAP di operasional
mereka akan mengambil dan menyimpan database
perusahaan dari segala aspek sesuai dengan fungsi yang
mereka gunakan untuk menjadikan kegiatan operasional
mereka sehari-hari lebih efektif antar departmen.
3.2.2 Manfaat SAP untuk Perusahaan
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang
didapatkan perusahaan dengan menerapkan SAP
sebagai sistem manajemen, yaitu:
1. SAP menawarkan solusi khusus bagi perusahaan
18
 Karena kebutuhan setiap perusahaan berbeda,
setiap perusahaan mendapatkan sistem yang
disesuaikan dengan mempertimbangkan
kebutuhan operasional dan departemen mereka.
SAP dikenal sebagai Sistem ERP yang
sederhana, mudah digunakan bagi setiap
karyawan dan fleksibel karena terdapat modul
sistem yang berbeda untuk masing-masing
departemen yang berbeda. Keunggulan lainnya
adalah sistem ini tersedia melalui ponsel
sehingga karyawan atau manajemen dapat
menggunakan perangkat lunak dari mana saja.
2. Peningkatan produktivitas dan efisiensi
Dengan informasi real-time, karyawan dapat
melakukan lebih banyak pekerjaan dan
menangani permintaan pelanggan lebih cepat.
Departemen yang berbeda dapat berkomunikasi
secara efektif karena semua informasi selalu up-
to-date. Selain itu, karyawan juga dapat
menggunakan sistem manajemen rantai pasokan
untuk memantau inventaris. Mereka dapat
melacak transaksi antara bisnis, pemasok, dan
pelanggan.
Pelanggan juga dapat terhubung dengan
perusahaan karena mereka dapat melakukan
19
 pemesanan, membayar, dan melacak barang-
barang mereka. Sistem hubungan pelanggan ini
juga memastikan perusahaan dapat
meningkatkan layanan pelanggannya.
3. Hemat biaya
Untuk harga satu, perusahaan mendapat sistem
yang beroperasi di setiap departemen. Ini
mengurangi biaya tenaga kerja dengan
memastikan semua orang bekerja pada waktu
yang tepat. Ini membantu mengurangi biaya
administrasi juga. Ada kontrol untuk mengisi
kembali persediaan dan ini mengurangi biaya
persediaan. Ini mencegah kelebihan persediaan
barang yang tidak perlu. Selain mengurangi
biaya kepatuhan, perangkat lunak memastikan
ada pendapatan yang masuk. Ini karena
pelanggan menggunakan sistem tanpa batas
untuk memesan dan membayar barang.
4. Analisis dan Pelaporan Data
Bagi perusahaan besar dengan tingkat
produktivitas tinggi, sulit untuk mengandalkan
orang untuk memberikan analisis dan laporan
data yang akurat. Kesalahan manusia dapat
menghabiskan banyak uang untuk perusahaan.
Dalam hal ini sistem SAP ERP mengurangi
20
 risiko karena tidak ada duplikasi data. Sistem
SAP juga menyediakan laporan real-time dari
segala sesuatu yang terjadi dalam bisnis, seperti
memberikan analisis risiko dan laporan kinerja
dan memperbarui transaksi dan perubahan
inventaris saat terjadi.
5. Mempertahankan operasi yang konsisten
Dengan sistem ini, manajer mengarahkan semua
departemen untuk mencapai tujuan yang sama.
Hal ini dapat mempercepat proses pengambilan
keputusan. Perushaan juga dapat membuat
pembaruan sistem secara terpusat dan ini
berlaku untuk setiap departemen. Selain itu,
sistem mengelola bisnis global sehingga dapat
menyelesaikan nilai tukar mata uang asing dan
memungkinkan kelompok perusahaan untuk
berkomunikasi.

21
 BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Kegiatan penulis selama kerja praktek di PT. Trimetric
Selama pelaksanaan kerja praktik, penulis melakukan
beberapa kegiatan diantaranya sebagai berikut.
1. Memperkenalkan diri dan Sharing Session
Penulis memperkenalkan diri dengan karyawan kantor
di PT Trimetric. Penulis mendapat penjelasan mengenai
hal-hal yang akan penulis lakukan selama proses kerja
praktek, serta juga diberitahu tentang SOP perusahaan,
dan aturan-aturan yang berlaku di PT Trimetric.
2. Mengecekan Email Tender
Penulis bertugas melakukan pengecekan email dari
setiap tender yang masuk ke email perusahaan.
3. Membuat Dokumen Tender Regulation
Penulis membuat tender regulation dari setiap pekerjaan
yang akan di tenderkan.
4. Membuat Surat Quotation
Penulis membuat quotation yang berisi nilai dan durasi
pekerjaan, serta meminta tanda tangan pengesahan
terhadap quotation tersebut dari Kepala Engineer.
5. Melakukan Submit Dokumen Tender
Penulis melakukan submit dokumen tender melalui SAP
ketika ada undangan tender yang diberikan.

22
4.2 Proses Submit Dokumen Tender Proyek Menggunakan SAP
Menurut Perpres No. 16 Tahun 2018, Tender adalah metode
pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya. Untuk mendapatkan pekerjaan dari
penyedia jasa tersebut maka PT. Trimetric mengikuti tender
dengan cara submit dokumen tender yang diminta dari penyedia
jasa menggunakan SAP. Berikut proses tata cara submit dokumen
tender menggunakan SAP.
1. Menerima Tender Invitation melalui SAP

Gambar 4.2. 1 Tender Invitation

Saat ada undangan tender yang masuk melalui Email

ataupun dari SAP, Admin langsung memberi tahu kepada
Engineer untuk dibuatkan Rancangan Anggaran Biaya dari
Pekerjaan tersebut.

23
2. Engineer Membuat RAB / BOQ

Gambar 4.2. 2 Rancangan Anggaran Biaya

Setelah Admin mengirimkan Work Desc dan Drawing

Pekerjaan tersebut, Enginer akan membuat Rancangan
Anggaran Biaya (RAB / BOQ) Tender. Kemudian Engineer
akan mengirimkan kembali RAB yang telah diisi nilai nya
tersebut kepada Admin Engineer.

24
3. Membuat Tender Regulation dari Tender

Gambar 4.2. 3 Tender Regulation

Lalu Admin akan membuat Tender Regulation sesuai

dengan paket Pekerjaan yang diminta. Kemudian Tender
Regulation tersebut akan di tanda tangai oleh Engineer
menggunakan tanda tangan elektronik.

25
4. Membuat Quotation of Letter dari Tender

Gambar 4.2. 4 Quotation of Letter

Setelah itu Admin membuat Surat Penawaran Harga

(Quotation of Letter) dari paket pekerjaan yang ditawarkan
tersebut sesuai dengan nilai pekerjaan, durasi pekerjaan,
dan scope of work yang telah disusun sebelumnya oleh
Engineer.

26
5. Membuka SRM Number melalui SAP

Gambar 4.2. 5 Login Menu SAP

Terlebih dahulu Admin masuk kedalam software SAP yang

sesuai dengan nama user dan password dari PT Trimetric.

Gambar 4.2. 6 SRM Input

Kemudian Admin memasukkan nomor SRM yang tertera

dalam Tender Invitation, lalu buka nomor SRM tersebut.

27
 Gambar 4.2. 7 SRM Create Responses

Lalu pilih menu Create Responses untuk dapat mengikuti

undangan tender yang telah diberikan.

6. Mengisi Data Tender

Gambar 4.2. 8 Mengisi Data Tender

Setelah itu Admin akan memasukkan data – data tender

yang telah diberikan oleh Engineer kedalam textbox kosong
yang ada di SRM Number pada SAP.

28
 Gambar 4.2. 9 Mengisi Data Tender

Data tersebut sesuai dengan Aanwijing Pekerjaan yang

akan di Tenderkan dan diinputkan atas persetujuan dari
Engineer.

7. Submit Dokumen Tender

Gambar 4.2. 10 Memasukkan Nilai Penawaran Harga

Sebelum Admin submit dokumen tender, pastikan untuk

mengisi harga penawaran yang telah dibuat oleh Engineer
dengan nilai dan lokasi yang sesuai.

29
 Gambar 4.2. 11 Submit Dokumen Tender

Setelah itu Admin akan melampirkan dokumen – dokumen

yang telah disiapkan sebelumnya kedalam SAP. Kemudian
dengan menekan menu Submit, maka dokumen akan
terkirim kepada pemberi pekerjaan tersebut.
8. Print Out RFx Respones

Gambar 4.2. 12 Print Preview RFx Respones

Setelah dokumen di submit oleh Admin, selanjutnya admin

akan menekan menu print preview pada SAP untuk Print
Out hasil Tender Responding tadi.

30
 Gambar 4.2. 13 Hasil RFx Respones

Kemudian hasil dari RFx Respones tersebut akan di arsip

oleh Admin Perusahaan apabila dibutuhkan untuk
kemudian hari dan dilaporkan kepada Kepala Engineer.

4.3 Prosedur

Pada laporan kerja praktek ini penulis membahas tentang

prosedur dalam Proses Submit Dokumen Tender melalui SAP.
Dimana proses ini diawali dengan melakukan pengecekan email
atau melalui aplikasi SAP, kemudian email tersebut akan
dikirimkan kembali kepada engineer untuk dibuatkan RAB, dan
setelah RAB itu selesai dibuat, maka akan dibuatkan Quotation
nya, dan akan disubmit melalui SAP. Proses submit dokumen
tender ini sangat penting dalam perusahaan dikarenakan
kebanyakan pekerjaan yang diperoleh PT. TRIMETRIC didapat

31
melalui proses submit tender ini, dan dari aplikasi SAP inilah
perusahaan mendapatkan informasi tentang ketersediaan
pekerjaan yang ada. Untuk lebih jelasnya berikut Flowchart
beserta Prosedur Pembuatan Laporan yang terjadi di PT Trimetric:

Gambar 4.3. 1 Flow Chart

Berdasarkan pada Gambar 4.3.1 mengenai flowchart Proses

Submit Dokumen menggunakan SAP tersebut dapat
32
dijelaskan sebagai berikut :
1. Admin melakukan pengecekan rutin terhadap SAP
apabila ada undangan tender yang masuk atau tidak.
2. Apabila terdapat undangan tender, Admin akan meminta
kepada Engineer untuk membuat RAB sesuai dengan
scope pekerjaan yang ditawarkan.
3. Setelah Engineer membuat RAB, Kepala Engineer akan
memeriksa RAB tersebut telah sesuai atau belum
dengan harga kompetitor lainnya.
4. Apabila RAB tersebut sudah sesuai dengan spesifikasi
perusahaan, Kepala Engineer akan mengirimkan
kembali RAB tersebut kepada admin untuk dibuatkan
dokumen surat penawaran harganya.
5. Admin akan membuat Tender Regulation dan Quotation
of Letter sebagai syarat dalam mengikuti Tender yang
telah diberikan.
6. Setelah Dokumennya selesai dibuat, Admin akan
meminta persetujuan dari Engineer untuk dapat
mengirim dokumen tersebut ke SAP.
7. Apabila Engineer telah sesuai dengan dokumen yang
dibuat dengan menandatangani dokumen tersbut, maka
Admin akan mulai untuk submit dokumen tender
kedalam SAP sesuai dengan nomor RFx yang diberikan.

33
 BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan

Penerapan teknologi informasi yang optimal untuk

mendukung proses bisnis perusahaan PT Trimetric telah
menerapkan SAP pada proses bisnisnya. Sehingga dapat
terintegrasi pada seluruh wilayah operasi yang juga didukung
dengan jaringan yang baik, kemampuan SDM yang handal
sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan konsistensi
yang dihasilkan sangat baik sesuai dengan standar
internasional.
Dalam Submit Dokumen melalui SAP tersebut, lebih
memudahkan PT Trimetric dalam segi waktu dan efisiensi
untuk lebih bisa menunjang berbagai proyek yang tengah
dilakukan. Pengiriman dokumen yang langsung akan diterima
oleh pemilik proyek juga membuat berkurangnya kebocoran
dokumen penawaran harga dalam persaingan bisnis yang tidak
sehat.
Koordinasi dari setiap Engineer dan karyawan lainnya
jadi lebih mudah dengan adanya kemajuan teknologi dalam
bidang bisnis dan pengusaha perusahaan konstruksi seperti PT
Trimetric. Pengarsipan Dokumen juga lebih mudah dan dapat
disusun kedalam arsip dalam SAP untuk digunakan apabila
diperlukan. Sehingga dapat dikatakan bahwa software SAP
34
sangat membantu proses bisnis PT Trimetric dalam menunjang
kegiatan usahanya.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah penulis

kemukakan diatas, berikut penulis sajikan beberapa masukan
atau saran kepada PT. Trimetric kiranya dapat bermanfaat dan
membangun Perusahaan menjadi lebih baik, berikut beberapa
saran yaitu:
1. Proses Submit Dokumen yang dilakukan pada
aplikasi System Analysis and Program Development
(SAP) lebih baik dilakukan oleh 2 (dua) orang
dikarenakan banyaknya Tender yang masuk setiap
harinya.
2. Sebaiknya perusahaan dapat meningkatkan kapasitas
kecepatan jaringan internet (WiFi) agar pada saat
penginputan dokumen melalui SAP tidak terjadi
kendala dan dapat berjalan dengan baik.
Semoga saran dari penulis ini dapat bermanfaat bagi
perusahaan dan bagi pembaca.

35
 DAFTAR PUSTAKA

 http://www.trimetric.co.id/corporate-overview/

 http://www.trimetric.co.id/vision-mission/

 Ningrum, Pratiwi Nindya. 2013. Analisis Atas Efisiensi dan Efektivitas

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi

 Seto, Bagus Dwi. 2013. Definisi SAP (System Application and

Product in data processing), (Online), (http://bagusdwiseto.
blogspot.com/2013/04/definisi-sap-systemapplication-and.html.

 https://datacommcloud.co.id/pengertian-sap-manfaat-
sap/#:~:text=Secara%20pengertian%20SAP%20merupakan%20salah,untuk%2
0mendukung%20kegiatan%20operasional%20perusahaan.
https://www.pengadaan.web.id/2019/07/tender-adalah.html

36
37