4

Modulo

SERVICIOS AUXILIARES
DE CONTABALIDAD

Unidad 1

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

 Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

Servicios Auxiliares de Contabilidad

Competencia final del módulo:

Al finalizar el módulo, las personas participantes estarán en capacidad de registrar,

controlar y validar las informaciones contables y calcular y emitir relaciones de
ingresos, gastos, facturas, estado de cuentas, nóminas y otros documentos
financieros, para manejar el control interno del efectivo, acorde a los
procedimientos contables y bajo supervisión con cierto
grado de autonomía.

INFOTEP 2
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

CONTENIDOS

Control del efectivo................................................................................................... 5

Responsabilidades de la gerencia con relación al efectivo ............................. 6
Fuentes a través de las cuales se puede captar efectivo ........................................... 7
Requisitos básicos control interno de efectivo......................................................... 8
La caja chica. ............................................................................................................ 11
Tipos de asientos de caja chica ...................................................................... 12
El control interno de la caja chica ................................................................. 14
Arqueo de caja chica. ............................................................................................... 16
Asientos sobrantes y faltantes de caja ................................................................... 18
La conciliación bancaria .......................................................................................... 20
Proceda. contable previo para elaboración de una conciliación bancaria .............. 21
Elaboración de la conciliación ................................................................................. 22
Asientos contables de una conciliación bancaria… ....................................... 29

INFOTEP 3
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

INFOTEP 4
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

1. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Los contadores definen el efectivo como dinero en depósito en bancos y cualquier

concepto que el banco acepte para su depósito inmediato. Estas cantidades
incluyen no solamente las monedas y los billetes, sino también los cheques y los
cheques de gerencia. Por otra parte, los documentos por cobrar, pagares y cheques
posfechados no se aceptan como deposito inmediato y no hacen parte de la
definición de efectivo.

El efectivo constituye un recurso que

puede ser utilizado en varios fines, el
efectivo se puede definir como
aquellas partidas que están
compuestas de las monedas de curso
legal o forzoso.

INFOTEP 5
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA
CON RELACIÓN AL EFECTIVO

Un manejo eficiente del efectivo debe incluir medidas

que:

1. Garanticen la exactitud contable con respecto a ingresos de dinero,

pagos de dinero y saldos de dinero.
2. Eviten perdidas por concepto defraudes o robos.
3. Permitan mantener en todo momento el dinero suficiente para hacer los
pagos necesarios, más un saldo razonable para emergencias.
4. Eviten mantener cifras innecesariamente grandes de dinero ocioso en
cuentas bancarias que no producen renta alguna.

El control interno sobre el efectivo se convierte algunas veces como un simple

medio de evitar fraudes o robos. No obstante, un buen sistema de control interno
debe también ayudar a lograr los demás objetivos de la gerencia, tales como la
exactitud contable de las transacciones en efectivo y el mantenimiento de saldos
adecuados, sin que lleguen a ser excesivos

INFOTEP 6
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

FUENTES ATRAVES DE LAS CUALES SE PUEDE CAPTAR EFECTIVO.

A. en cuentas por cobrar (abonos cuentas por cobrar)

B. Ventas de mercancías en efectivo.
C. Reembolsos de préstamos, personal y liquidación de gastos de viajes.
D. Ventas de actives.
E. Ventas de varios
materiales, desperdicios, etc.
F. Ingresos por rentas.
G. Préstamos a cortos y largo plazo.
H. Aumento de capital.

Formas de recepción de efectivo

a. En efectivo
b. En cheque
c. Por órdenes de pago
d. Letras de cambios, entre otras.

INFOTEP 7
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

REQUISITOS BASICOS PARA EL CONTROL INTERNO DE EFECTIVO

Los métodos generales y las medidas adoptadas comúnmente por los

administradores al establecer un sistema adecuado de control interno, en lo
referente al activo, puede asumir como sigue:

1. Salvaguardar el activo
2. Lograr una contabilidad más precisa.

En términos generales, un sistema básico de control interno para el área de efectivo

debe incluir las siguientes medidas:

1. Las retinas comerciales internas sistemáticas, debe ser definidas para la

contabilización de la operación Del efectivo, estableciendo una Clara decisión
Del trabajo en cuanto al manejo y registro de los ingresos de cajas.
2. Las responsabilidades y las áreas de los diversos empleados que maneja el
efectivo y registran transacciones de caja, se divide y se interrelacionan en tal
forma que:

a. Se minimice la aparición de errores.

b. Los errores que se presentan se pueden detector.

c. Y el fraude no se puede ocultar fácilmente.
3. Separación de las actividades con los desembolsos de la relacionada con la
recepción de numerario.
4. Todos los ingresos de caja deben ser depositados diariamente en el banco.
5. Todos los egresos de caja deben hacerse mediante cheques, con excepción de
los desembolsos de caja chica.

INFOTEP 8
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

6. La cuenta bancaria debe conciliarse mensualmente y de no hacerlo una

persona que no esté directamente involucrada en el manejo o en registro de los
ingresos o egresos de cajas.

INFOTEP 9
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

COMPRAS DE
MATERIAS
COBROS PRIMAS O
MERCANCIAS

SALDO DE
COBROS CUENTAS
POR PAGAR

VENTAS Y
CUENTAS FABRICACION
POR COBRAR

INFOTEP 10
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

LA CAJA CHICA

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo con sus requerimientos.
Se define como la cantidad de dinero destinada para efectuar desembolsos menores.

ESTABLECIEMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Para establecer dicho fondo se debe hacer una estimación del total de los

pagos menores que tiene que hacer

la empresa durante un periodo
dado, generalmente, no se debe
exceder de un mes.

El establecimiento de dicho fondo

se hace mediante retiro en cheque
de la cantidad convenida
y se asienta de la siguiente manera:

1. Asientos del fondo de caja chica.

3. Registros

Contable.

INFOTEP 11
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo
4. Tipos de Asientos

1- Creación. 2- Aumento. 3- Disminución. 4- Reposición. 5-

Eliminación.

Creación de fondo

Asiento creación fondo de caja

chica.

Disminución del fondo de caja chica.

INFOTEP 12
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

Aumento del fondo de caja chica

Reposición de fondo de caja chica.

INFOTEP 13
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

Eliminación de fondo de caja chica.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO QUE DEBE OBSEVARSE EN EL

MANEJO DE FONDO DE CAJA CHICA

1- Usar el sistema de Fondo Fijo. Con esta medida se logra limitar la

cantidad de dinero en custodia y permite verificar la cantidad cada vez que
efectué la reposición. Siendo fácil de revisar, puesto que la suma de los
comprobantes y del efectivo debe ser igual el monto de fondo.

2- Observar que sea un solo Custodia el Encargado. Esto se hace porque si

hay dos o más custodios se pueden culpar entre sí, con lo cual se dificulta
establece responsabilidad.

3- Observar que exista un comprobante por cada pago, debidamente

firmado por el beneficiario y aprobado por un funcionario competente, al cual
debe ponérsele un sello que diga ‘’Pagado’’ cuando se efectué el pago, para
evitar que pueda ser utilizado otra vez.

INFOTEP 14
Modulo No.4 Unidad 1 Control Interno del Efectivo

Otras medidas que se recomiendan son: Efectuar arqueos sorpresivos del

fondo y limitar los fondos a una cantidad
razonable.

4- Que los desembolsos no excedan la

cantidad fijada, limitando el acceso del
custodio a los libros de registro; desde luego es conveniente verificar los
comprobantes al reembolso.

Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de

comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de más en
algún gasto, al extraviar de

INFOTEP 15
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

algún recibo, etc.). Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes más el
efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante
de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera
que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compañía. Si
sobra (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es mayor
que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de
Caja Chica.

ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como una norma de control

interno del efectivo, es
recomendable practicar arqueo de
caja por sorpresa, para verificar si
el manejo del fondo fijo sé está
cumpliendo según las normas
establecidas. Consiste en lo
siguiente:

Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los
comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice que
hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo físico resulta mayor
al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre lo
contrario.

INFOTEP 16
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

CUANDO SE VA A EMITIR EL CHEQUE PARA REEMBOLSAR EL FONDO

FIJO DE CAJA CHICA DESPUÉS DE UN ARQUEO, HAY QUE TOMAR EN
CONSIDERACIÓN:

1. Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por el total

de los comprobantes.

2. Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser igual al

total de los comprobantes menos el sobrante.

3. Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser al total de

los comprobantes más el faltante.

Hay que tener presente, que el

custodio es responsable en todo
momento del importe del fondo, ya sea
del efectivo o de los comprobantes
firmados, ya que
estos últimos son la evidencia que requiere el funcionario respectivo para
expedir un cheque de reembolso del fondo. Por lo tanto, todo comprobante
usado para reembolso debe indicar que fue cancelado ya sea con un sello o
mutilado, de manera de prevenir que pueda ser usado para un segundo
reembolso.

INFOTEP 17
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

ASIENTOS SOBRANTES Y FALTANTES DE CAJA

En el manejo de dinero inevitablemente ocurren errores al efectúa la devolución de

dinero. Estos errores pueden causar un faltante o un sobrante de caja al final del
día, cuando se cuenta el dinero y se compara con los recibos
.

La cuenta denominada Sobrantes y Faltantes de Caja se debita con los faltantes

y se acredita con los sobrantes.

Asiento de reposición y faltante de caja

chica:

INFOTEP 18
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

Asiento de reposición y sobrante de caja chica:

INFOTEP 19
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

La conciliación
bancaria busca encontrar
las diferencias que existen
al comparar el estado de
cuenta del banco con los
registros contables que
aparecen en los libros de la
empresa. El propósito de
la conciliación bancaria es asegurar que el banco y la empresa están de
acuerdo en las diferentes actividades y operaciones que se realizan con
relación a la cuenta bancaria de la empresa.

ELEMENTOS EN UNA CONCILIACIÓN BANCARIA.

Dentro de una conciliación bancaria podemos encontrar distintos elementos que

estaremos definiendo y desarrollados a continuación:

El cheque: lo podemos definir como una orden escrita y firmada por personas
autorizadas que autorizan al banco a pagar una cantidad especifica de dinero a una
empresa o persona. Este este compuesto por el girador (quien firma el cheque), el
banco (sobre el cual está avalado el cheque) y el portador (la persona o empresa a
quien se va a pagar el cheque).

Cheque en tránsito: son cheques emitidos por la empresa y registrados en sus

libros contables, pero que al corte del estado bancario no han sido presentados al
banco para su pago, es decir, no han sido cambiados en el banco.

INFOTEP 20
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo
Depósito: corresponden el dinero que la empresa deposita diariamente en la
cuenta, correspondiente de los pagos de sus clientes.

Depósitos en tránsito: son aquellos depósitos elaborados y registrados en la

empresa, pero que han llegado al banco después de la fecha de corte del estado
bancario.

Notas de Crédito: son depósitos de efectivo que el banco hace en la cuenta

corriente de la empresa por un préstamo que haya solicitado la empresa, por
intereses ganados, por el cobro de un documento o por corrección de errores.

Notas de débito: corresponden a los cargos que hace el banco por el manejo de
cuentas, impresión de chequera, por el manejo de documentos, por cheques
devueltos, por abono a préstamo, por intereses, comisiones y demás cargos.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA CONCILIACIÓN

BANCARIA.

1. Sumar los depósitos emitidos por la empresa, compararlos con los depósitos
que aparecen en el estado del banco y marcar los que
coinciden ( ). Para
determinar aquellos
que se quedaron en
tránsito y verificar si se
cometió algún error al
registrar uno de ellos.
2. Sumar los cheques
emitidos por la
empresa, compararlos
con los
que aparecen el estado del banco y marcar los que coinciden ( ). Para así poder
determinar los cheques en tránsitos y también saber si se cometió algún error
al registrar alguno de ellos.

INFOTEP 21
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo
3. Determinar el origen de las notas de créditos, las notas de débitos y de los
errores que comete el banco y/o la empresa al registrar algunos depósitos o
cheques.
4. Sumar al balance según banco al cierre de mes, los depósitos que quedaron en
tránsito y algún error que se haya cometido. A este resultado (subtotal) se le
restarlos cheques que quedaron en tránsito y algún error que se haya
cometido, lo cual dará como resultado el balance conciliado según banco.
5. Sumar al balance según libro al inicio del mes (balance conciliado del mes
anterior), los depósitos emitidos por la empresa, las notas de créditos y algún
error que se haya cometido. Al resultado (Subtotal) se le restan los cheques
emitidos por la empresa, las notas de débitos y algún error que se haya
cometido, lo que da como resultado el balance conciliado según libro.

NOTAS IMPORTANTES PARA LA CONCILIACION:

Acción para tomar con los errores en la conciliación.

•Los cheques y depósitos en tránsito del mes que se está conciliando

regularmente aparecen en el estado del banco al mes siguiente, los cuales no se
deben tomar en cuenta en el mes que llegaron. En el caso de que alguno de ellos
no aparezca el mes siguiente se debe mantener en tránsito junto a los del mes
que se está conciliando según libro.
•Los errores que comete el banco y que no los corrigen en el mes que esta
conciliado, se deben transferir a las conciliaciones siguientes hasta que el banco
los corrija. Cuando este sucede no se toman en cuenta para fines de conciliación
ni se registran en los libros de la empresa.
• Las notas de créditos aumentan el efectivo de la empresa y las notas de débitos
disminuyen el efectivo de la empresa y se registran en los libros de la empresa
junto con los errores que este haya cometido.

INFOTEP 22
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

ERRORES COMETIDOS POR EL BANCO.

• Un error Mayor en un depósito se resta junto a los cheques en tránsito.

• Un error menor en un depósito se suma junto a los depósitos en

tránsito.
• Un error mayor en un cheque se suma junto a los depósitos en
tránsito.
• Un error menor en un cheque se resta junto a los cheques en tránsito.

ERRORES COMETIDOS POR LA EMPRESA.

• Un error mayor en un depósito se resta junto con los cheques emitidos y las
notas de débitos.
• Un error menor en un depósito se suma junto a los depósitos emitidos y las
notas de créditos.
• Un error mayor en un cheque se suma junto a los depósitos emitidos y las
notas de créditos.
• Un error menor en un cheque se resta junto a los cheques emitidos y las
notas de crédito.

INFOTEP 23
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

PIONEROS SRL

FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA

Banco Fecha
Cuenta No.

Balance según Libros al

RD$
Más Depósitos RD$
Nota de crédito

Otros

Sub- Total

Menos: Cheques Emitidos

Nota de Débito
Otros

Balance según Libro al

RD$

Balance según estado del banco al

RD$

Más Depósito en Transito

Otros Sub-
Total
RD$

INFOTEP 24
 Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo
Menos: Cheques en tránsito (1)
Otros
RD$

Balance Según Estado del Banco Al

RD$

Hecho por: Revisado por

Ejercicio de ejemplo
Presentamos en este ejercicio el caso más sencillo de conciliación; aquel en que la
cuenta bancaria acaba de abrirse. No existe, pues, ningún antecedente sobre el
particular y el movimiento de la cuenta deben coincidir con el que parece en el Estado
Recibo del Banco, salvo el caso de partidas en tránsito.
Los datos que aparecen a continuación representan los movimientos.

El estado de cuenta de Banco Popular Dominicano recibió por la empresa,

correspondiente al mes de enero, además contener los cheques pagados por el
Banco en ese mes, presenta las siguientes informaciones:

INFOTEP 25
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

PIONEROS SRL
LIBRO BANCARIO

INFOTEP 26
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

PIONEROS SRL
FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA
(VALORES EN RD$)

Banco Popular Dominicano Fecha: 10/04/2018

Cuenta No. 01-9999-99-17

Balance según libros al 10/04/2018 -0-
Más Depósitos RD$ 135,000.00
Nota de Crédito -0-
Otros -0-
Sub- Total 135,000.00
Menos: Cheques Emitidos 110,000.00
Nota de Debito -0-
110,200.00 Otros

Balance según libro al 31/1/2018 RD$24,800.00

Balance según Estado del banco al 31-01-2018 RD$67,800.00

Más Depósitos en tránsito 5,000.00

Otros -0-
5,000.00
Sub-Total
72,800.00 Menos:
Cheques en tránsito (1) 48,000.00
Otros -0-
Balance según estado del Banco al
31/1/2018 RD$24,800.00

Hecho por: Revisado por

INFOTEP 27
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

PROCEDIMIENTO
1. Se observa claramente una diferencia entre el libro bancario de la empresa y
el Estado de Cuenta del Banco durante el mes de enero de 2018, lo que indica
que existen partidas contenidas en el libro de la empresa que no las contiene
el Estado de Banco y viceversa, y debemos identificarlas para conciliar ambas
cuentas.
2. Al aconsejar los cheques pagados por el banco, los cuales encontramos en el
mismo sobre dónde vino el estado de cuenta, notamos que los cheques de las
licenciadas Niurka De La Rosa y Nelly Villa por valor de RD$ 18,000.00 y RD$
30,000.00, no fueron pagados por el Banco y serán considerados para esta
conciliación como cheques en tránsito (RD$48,000.00)
3. Se nota claramente que el depósito de RD$5,000.00 realizado por la empresa
el 31 de enero no fue contemplado por el Banco (el mismo aparecerá
registrado el 1 de febrero del 2018), por lo que se considera como un depósito
en tránsito para el mes de enero y debe sumarse al estado bancario.
4. Se observa que en el Estado de cuenta aparecen RD$200.00 por (CH) que,
según las siglas del modelo de estado de cuenta bancario, es por concepto de
comisión por chequera. Este monto disminuirá el balance del libro y por tanto
se considera una nota e debito para la empresa.
.

INFOTEP 28
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

ASIENTO CONTABLES QUE SE DERIVAN DE LA CONCILIACION

BANCARIA

Tal como vimos en nuestro ejercicio, aparecen RD$200.00 por concepto de comisión
por chequera, esto representa un gasto financiero para la empresa aun no registrado,
y debe registrase, y debe registrarse para que la cuenta de efectivo pueda presentar
un balance real.

Fecha Cuentas y Detalles Auxiliar Debito Credito

2018 Gastos financieros 200.00
Enero @
31 Efectivo caja y 200.00
banco 200.00
Banco popular
Para registrar
comisiones
bancarias

Localización de errores
• Errores de la Empresa: es donde se incluyen
los ajustes de todas los errores y
equivocaciones por parte de la empresa,
entre las cuales tenemos:
INFOTEP 29
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

• Cheques de diferentes cantidades

• Depósitos de diferentes cantidades
• Cheques Omitidos o no registrados
• Depósitos Omitidos o no registrados
• Cheques mal ubicados
• Depósitos mal ubicados
• Notas de Débito y Crédito mal ubicadas
• Depósitos o Cheques de otras Empresas

Errores del Banco: aunque

no son muy comunes, aquí
se incluyen los ajustes de
todas las omisiones, errores
y equivocaciones por parte
del Banco.

INFOTEP 30
 Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

Contabilización
COMERCIAL BELEN, S.A
CONCILIACION BANCARIA
Al 28 DE FEBRERO DEL 2020
Balance según banco al 28/02/2020
Mas: Depósitos en transito
Corrección de errores
Menos: cheuques en transito
Balance conciliado según banco al 28/02/2020
Balance según libro al 28/02/2020
más: Depósitos emitidos
N/C
Menos: cheuque emitidos y N/D
Balances conciliados según libro al 28/02/2020

INFOTEP 31
Modulo No.4 Unidad 1. Control Interno del Efectivo

BIBLIOGRAFIA
• Curso de Contabilidad para el Primer Nivel
o Damaso A. Toribio L., Luis E. Madrigal, Víctor R. De La Rosa

• Contabilidad Financiera
o Gerardo Guajardo Cantú, Nora E. Andrede de Guajardo

EQUIPO TECNICO
Creado Por: Rosario Caraballo

Revisado por: Alexis De La Rosa

Supervisado por: Temis de Gracia

INFOTEP 32