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Requerimientos del Sistema de Farmacovigilancia en la Industria farmacutica y en las Agencias reguladoras

Dr. Ernesto Vera Snchez Jefe de Servicio rea de Inspeccin de Normas de BPC y BPFV Subdireccin General de Inspeccin y Control de Medicamentos Agencia Espaola de Medicamentos y Productos Sanitarios AEMPS

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Introduccin
Requerimientos de la nueva Legislacin Europea - modificacin del Reglamento (CE) 726/2004 - modificacin del Directiva 2001/83/CE Dos nuevos documentos legislativos - Reglamento (CE) 1235/2010 - Directiva 2010/84

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EMA+EMs+CE
Trabajo en conjunto para implementar la legislacin Reglamento 2 de Julio de 2012 Directiva 21 de julio 2012 La nueva legislacin : - refuerza la monitorizacin de la seguridad, - incrementa el uso de estudios de farmacoepidemiologa - establece claramente los roles y la responsabilidades para la toma de decisiones,

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EMA+EMs+CE
- incrementa la participacin, - refuerza la transparencia y - refuerza las acciones que deben ser tomadas para proteger la salud pblica

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EMA+EMs+CE
Adems: Requiere que se implementen medidas desde la CE y se implementen guas desde la EMA adems de las ya establecidas y de los procesos operativos ya existentes

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EMA+EMs+CE
Varios foros cientficos requieren estar implicados por la nueva legislacin tales como: CHMP, PvWP (PRAC), CMD(h), PVIWG Se ha establecido un sistema de trabajo coordinado entre los EMs, la EMA y la CE Proyecto 0035

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Governance of the Planning for the Implementation of the New Pharmacovigilance Legislation for EMA Tasks
Project Oversight Committee (ERMS-FG) Project Coordination Group

EMA/MSs Project Team 1

- Audits / Inspections

EMA/MSs Project Team 2

- PSURs

EMA/MSs Project Team 3

- ADR Reporting / Additional reporting / Signals

EMA/MSs Project Team 4

- RMP/PASS/ PAES/ Effectiveness of risk minimisation

EMA/MSs Project Team 5

- Committees / Referrals

EMA/MSs Project Team 6

- Communication / Transparency

Sub-project Teams (EMA Task-Force)

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Project Team 1: Audits / Inspections * Project Team 2: PSURs Project Team 3: ADR reporting / Additional monitoring / Signals Project Team 4: RMP / PASS / PAES / Effectiveness of risk minimisation Project Team 5: Committees / Referrals Project Team 6: Communication / Transparency

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1-3 Audit

EC to make public a report on conduct of Pharmacovigilance Tasks by the Agency and by the MS (3-yearly)

EC to draft report

B Both reports within 3 years after the date of applicati on/trans position and every 3 years thereafte r

Audit

The European Commission shall make public a report on: Reg. Art 29a the conduct of PhV tasks by EMA Dir. Art 108b the conduct of PhV tasks by MS EMA + MS

1-4 PhV Inspections/ Pharmacovigilance Systems

Set up a process for the cooperation in the coordination of PhV inspections and sharing of information

Inspections guidelines/procedures/ Databases

Audit

Dir. Art 111 (1) Dir. Art 111 (8) Dir. Art 122 (2) Reg. 18(3) Reg. 19(1) Reg 19(3) Reg. Art 87a and Dir. Art 108 The European Commission shall adopt: Content & maintenance of PhV system master file by MAH Minimum requirements of the quality system for the performance of PhV activities by EMA

1-5 Inspections/ Pharmacovigilance Systems

Define the content and procedures for maintenance of the Pharmacovigilance System Master File

1.Commission implementing measures

Audit

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1-3 Audit

EC to make public a report on conduct of Pharmacovigilance Tasks by the Agency and by the MS (3-yearly)

EC to draft report

B Both reports within 3 years after the date of applicatio n/transpo sition and every 3 years thereafter

Audit

The European Commission shall make public a report on: Reg. Art 29a the conduct of PhV tasks by EMA Dir. Art 108b the conduct of PhV tasks by MS EMA + MS

1-4 PhV Inspections/ Pharmacovigi-lance Systems

Set up a process for the cooperation in the coordination of PhV inspections and sharing of information

Inspections guidelines/procedures /Databases

Audit

Dir. Art 111 (1) Dir. Art 111 (8) Dir. Art 122 (2) Reg. 18(3) Reg. 19(1) Reg 19(3)

1-5Inspections/ Pharmacovigi-lance Systems

Define the content and procedures for maintenance of the Pharmacovigilance System Master File

1.Commission implementing measures

Audit

Reg. Art 87a and Dir. Art 108 The European Commission shall adopt: Content & maintenance of PhV system master file by MAH Minimum requirements of the quality system for the performance of PhV activities by EMA

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Audit/Inspections Team
- Archivo Maestro de FV - Sistema de calidad del Titular de Autorizacin de Comercializacin para realizar actividades de FV - Sistema de calidad de los EMs (AC) y la EMA para realizar actividades de FV

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Audit/Inspections Team
- Archivo Maestro del sistema de FV Es la descripcin detallada del sistema de farmacovigilancia utilizado por el TAC en relacin con uno o varios medicamentos autorizados Debe existir una referencia a la ubicacin del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia del medicamento en el resumen del sistema de Farmacovigilancia que se presente para lograr la autorizacin de comercializacin

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Audit/Inspections Team
El archivo maestro tendr una localizacin nica y describir un sistema de farmacovigilancia por cada archivo maestro Si se usa un sistema de farmacovigilancia comn para varios medicamentos, el archivo maestro estar localizado en un nico punto Estar bajo la responsabilidad de la persona cualificada como responsable de farmacovigilancia (QPPV)

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Audit/Inspections Team
El TAC debe garantizar que la persona responsable para farmacovigilancia tiene acceso al archivo maestro u tiene la suficiente autoridad sobre el sistema de farmacovigilancia y el propio archivo para promover, mantener y mejorar el cumplimiento y que adems se le notifica a este responsable de los cambios que ocurran en este archivo maestro. El archivo maestro debe incluir documentos esenciales que describan el sistema de farmacovigilancia y proporcione las bases para las auditorias por parte del/los TAC e inspecciones por las autoridades competentes - relacionados con el QPPV, con el suplente y con la persona designada a nivel nacional

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Audit/Inspections Team
Autoridades de control * La autoridad de control de farmacovigilancia ser la autoridad competente del Estado miembro en el que est situado el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia
* Reglamento Art 18

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Audit/Inspections Team
Autoridades de control * Las autoridades de control de farmacovigilancia tendrn la responsabilidad de comprobar, en nombre de la Unin, que el TAC de un medicamento cumple los requisitos de FV establecidos en la Directiva 2001/83, cuando se considere necesario podrn realizar inspecciones previas a la autorizacin para comprobar la exactitud y la satisfactoria aplicacin del sistema de farmacovigilancia segn lo descrito por le solicitante en apoyo de su solicitud
* Reglamento Art 19.1

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Audit/Inspections Team
La inspeccin ser efectuada por inspectores de los Estados miembros debidamente cualificados. Podrn ir acompaados de un ponente o experto designado. El informe de los inspectores se pondr a disposicin de los Estados miembros y de la Agencia por va electrnica
* Reglamento Art 19.1

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Cumplimiento del TAC

1.- Organizacin y personal - organigrama refleje la ubicacin y dependencia de la unidad de FV - Existencia de un RFV, CUALIFICADO, comunicado a la AEMPS, suplente, acceso a un mdico - Descripciones de puestos de trabajo

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Cumplimiento del TAC

1.- Organizacin y personal - Registros de formacin del personal de FV y de otros actividades relacionadas - Polticas de formacin inicial y continuada - Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) para estas actividades

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Cumplimiento del TAC

2.- PNT - Elaboracin, aprobacin, firma y revisiones - Conservacin de PNT histricos - Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) para actividades como por ej: Recopilacin, registro y codificacin de sospechas de reacciones adversas evaluacin y asignacin de la causalidad, gravedad, esperabilidad y referenciabilidad de las sospechas de reacciones adversas

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Cumplimiento del TAC

2.- PNT seguimiento de SRA, notificacin expeditiva de las RAM a las autoridades competentes, utilizacin de base de datos, monitorizacin de la literatura cientfica mundial, elaboracin y envo de los IPS, gestin de solicitudes de informacin por parte de las autoridades sanitarias, archivo y conservacin de documentacin, auditora del sistema de FV - Disponibilidad de los PNT al personal implicado, formacin y entrenamientos en dichos PNT - Evidencia de que se aplican

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Cumplimiento del TAC

3.- Acuerdos y contratos
-

Filiales y casa matriz

- Contratos de delegacin de actividades a otros TAC - Relacin de empresas contratadas

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Cumplimiento del TAC

3.- Acuerdos y contratos - Acuerdos de FV con otros TAC - Aspectos de confidencialidad y datos de carcter personal - Clara delimitacin de las actividades de FV que permanecen en el TAC inspeccionado y las que se delegan - Firmados y en vigor. Papel del RFV

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Cumplimiento del TAC

4.- Gestin de las SRA
- Disponible al menos en un nico punto de la UE - Procedimiento para la deteccin de duplicados - Seguimiento adecuado para cada una de las SRA que ha tenido conocimiento

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Cumplimiento del TAC

4.- Gestin de las SRA
- Valoracin correcta de la causalidad, esperabilidad gravedad - Notificacin de las SRA a AEMPS en plazos. Evidencia documental - Registro detallado. Base de datos

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Cumplimiento del TAC

4.- Gestin de las SRA
- Monitorizacin literatura mundial - Trasmisin electrnica. EV WEB- XML - registro de SRA ocurridas en EPA

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Cumplimiento del TAC

5.- Estudios de seguridad posautorizain (ESPA)
- Acceso del RFV a los ESPA en la compaa - Supervisin de protocolos - Supervisin del informe final - Actividades de monitorizacin

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Cumplimiento del TAC

6.- Informes peridicos de seguridad (IPS) - Contenido y formato establecido (ICH E 2C) - Actuaciones de seguridad - Cambios en la ficha tcnica - Evaluacin global de seguridad - Envo en los plazos establecidos - Aprobados, fechados y firmados por el RFV

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Cumplimiento del TAC

7.- Gestin de datos - Confidencialidad y proteccin de datos personales - Sistemas de gestin diseados para asegurar - Integridad, exactitud, fiabilidad y consistencia de los datos - Validacin de sistemas informticos - Cambios de los datos controlados (Audit trial) - Trazabilidad de los datos

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Cumplimiento del TAC

7.- Gestin de datos - Copias de seguridad de los datos (Back Up) - Desconexin automtica de los sistemas informatizados - Registro de control de incidencias - Recuperacin de datos histricos - PNT para utilizacin de sistemas informatizados

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Cumplimiento del TAC

7.- Gestin de datos - Sistema de control en la carga de los datos (Doble entrada-double data entry) - Consistencia de los datos en base de datos con documentos/datos fuentes - Capacidad de generacin de listados de SRA de forma gil y eficaz

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Cumplimiento del TAC

8.- Archivo de la documentacin - Diseo del archivo conservacin adecuada de la documentacin - Comprobacin de la documentacin archivada - Acceso restringido del archivo. Registro de entrada/salida de personas y documentacin - Localizacin de copias de seguridad informatica (servidor)

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Cumplimiento del TAC

9.- Auditoras - Auditorias del sistema de FV - Auditorias de las empresas contratadas previo a su contratacin o procedimientos de contratacin, licenciatarios, comercializadores - Observaciones/medidas correctoras de los hallazgos en auditorias disponibles - Circuito de los informes de auditoras

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Cumplimiento del TAC

9.- Auditoras - Planes de auditorias - Seguimiento de auditorias - Circuito de los informes de auditoras - Personal auditor, cualificacin, entrenamiento - Independencia orgnica y funcional del departamento del aseguramiento de calidad

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Cumplimiento del TAC

Conclusiones
Es el sistema de farmacovigilancia adecuado de acuerdo con los requisitos de la legislacin /normativa vigente? Hay algunos aspectos que haya que destacar o de iniciar una actuacin administrativa inmediata distinta de la reinspeccin (apercibimiento, revocacin de la autorizacin, expediente sancionador). Infracciones, sanciones pecuniarias.

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Sistema de calidad Agencias

Minimum requirements for the quality system for the performance of pharmacovigilance activities by national competent authorities
Cada autoridad competente nacional definir los objetivos que sern alcanzados en la calidad del sistema de farmacovigilancia que operar El sistema de calidad garantizar que el sistema de farmacovigilancia: - estructuras integradas y procesos consistentes - realicen las actividades y responsabilidades - monitorizacin y evaluacin de cuan efectivos son los procesos y estructuras que han sido establecidos Cuando se deleguen actividades a terceras partes la autoridad competente nacional debe asegurar que esas terceras partes estn sujetas a controles de calidad

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Sistema de calidad Agencias

Los gestores deben revisar el sistema de calidad a intervalos regulares y verificar la efectividad e introducir medidas correctivas y preventivas si es necesario Todo el personal de FV debe estar cualificado y entrenado para las actividades que realiza. Entrenamiento inicial y continuado Todos los elementos requerimientos y provisiones adoptados para el sistema de calidad debe estar documentado de manera sistemtica y ordenada en procedimientos escritos como manuales de calidad y registros de calidad

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Futuro
GOOD PHARMACOVIGILANCE PRACTICES

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GRACIAS POR SU ATENCIN!!

PREGUNTAS ?

Audit and Inspections for Clinical Trials and Pharmacovigilance Brussels, 26 & 27 November, 2008