Evidencije prijemnog odjela

1. PLAN SLOBODNIH I ZAUZETIH SOBA

- Vodi recepcionar
- Zauzete/slobodne sobe i do kada
- Usluge kojima se gost koristi i do kada
- Početna i završna usluga
- Danas  informacijska tehnologija – liste (izlistava noćna smjena):
 Lista slobodnih soba
 Lista zauzetih soba
2. RECEPCIJSKA PLOČA
- Pregled svih soba u hotelu
- Označavamo status sobe  trenutno stanje soba u hotelu
- Mora postojati ako hotelsko domaćinstvo nije spojeno na računalo
- Metalne vodilice + metalne pločice
- Svaka pločica 1 osoba (broj sobe)
- Vodilica – katovi u hotelu
- Slaganje pločica:
o Po rednom broju soba
o Prema katovima
- Mogući statusi soba: slobodna/zauzeta, produžetak boravak, uređuje se, odlazak (gost otputovao),
kasni/rani odlazak, krevet neiskorišten a gost prijavljen, predviđen odlazak, izvan uporabe (neispravna),
neažurirana, dnevna soba, isključena brava, gost otputovao a nije platio, gost pobjegao, gratis, ne ometati…
- Vrste:
o Sa pomičnim pločicama = status određen položajem pločice

o Sa nepomičnim pločicama = status se određuje položajem kartice i bojom

o Sa signalizacijom = status se određuje paljenjem lampica (koriste hoteli Riva i Vinotel)

 Spojene pločice na recepciji i domaćinstvu
 Uz svaku pločicu sobe na ploči su 2 lampice različitih boja
  Kod sobarica:
 Počne pospremati sobu  specijalni utikač ili kartica
o Hotelsko domaćinstvo i recepcija  pali se
žuta lampica
 Završi pospremanje sobe  vadi utikač/karticu
o U Hotelskom domaćinstvu se gasi žuta
lampica (znak za pregled sobe: domaćica,
voditelj tehničke službe)
 Nakon pregleda sobe  utikač
o Na ploči se pali zelena lampica (soba spremna
za izdavanje)
3. RECEPCIJSKI LIST (list recepcije)
- Mali broj hotela vodi ručno
o Svaki recepcionar dužan je poznavati ručno vođenje
- Recepcionar RL popunjava svaki dan, a svi listovi čine „knjigu recepcije“
- Temeljnica je za izradu hotelskog dnevnika
- Izgled:
o Na vrhu  Recepcija na dan __________
o Lijeva strana  dolasci
o Desna strana  odlasci
- Načini vođenja:
o Broj soba, broj osoba i iznos za sobu zbrajaju se za svaki dan i prenose se na drugi dan
 Na kraju dana zaključivanje RL  stanje gostiju u hotelu i iznos dugovanja za smještaj
o Broj soba, broj osoba i iznos za sobu ne zbrajaju se i ne prenose se na drugi dan
 RL je ovako evidencija o broju gostiju koju su došli/otišli i njihovo zaduženje za smještaj
o Broj osoba se zbraja i prenosi na drugi dan
 Cijena sobe se samo evidentira
- Recepcionar u noćnoj smjeni  dužnost: zaključiti RL za prethodni radni dan (brojno stanje gostiju!)
- Postupak zaključivanja
o Prepisati brojno stanje gostiju iz prethodnog dana „donos“ + broj gostiju koji su stigli tog dana – broj
gostiju koji su otputovali tog dana = ukupan broj gostiju koji borave u hotelu

4. HOTELSKI DNEVNIK (žurnal)

- Predstavlja zbroj svih računa za jedan dan, odnosno raščlanjeni iskaz svih hotelskih dužnika
- Temeljna i najdjelotvornija metoda obračuna usluga u hotelu
- Vodi se svaki dan za protekli dan u obliku: slobodnih listova/knjige ili uz pomoć računala
- Ukupan dnevni promet hotela  promet svih osnovnih i dopunskih usluga za određeni dan po svakom
gostu u hotelu
- Saldo žurnala  ukupan iznos potraživanja hotela od svih gostiju u hotelu
- Sastavlja se na temelju:
o Recepcijskog lista
o Izvješća pansiona
o Knjige sporednih usluga: izvješća domaćinstva, računi za usluge koje je gost koristio van pansiona
(na račun sobe)
- Na temelju zaključnog žurnala ispisuje se hotelski račun
- Metode vođenja:
o Ručno
  Klasični (gosti ˅, usluge ˃) Iste vrste usluga, iste temeljnice, ista svrha vođenja
 Kopirni (usluge ˅, gosti ˃)
 Prednosti: ušteda vremena, manje grešaka (lakše sastavljanje računa  usluge ˅),
sve usluge se knjiže pod brojem računa
o Mehanografski (recepcijski stroj)
o Pomoću računala
- Zaključivanje dnevne obrade i obračun žurnala  u pravilu žurnalist u noćnoj smjeni
o Zbog najmanjeg obujma financijskih transakcija i događaja u noćnoj smjeni
- Obračun žurnala  svaki dan
o Na kraju mjeseca  mjesečni obračun (rekapitulacija)
- Vođenje:
o Evidentiranje svakog novog gosta
o Svakodnevno se produžuje za stare goste
- Prijavu i odjavu gosti plaćaju jednom, na dan dolaska
- Boravišnu pristojbu i osiguranje plaćaju se za svako ostvareno noćenje
- Iznos na žurnalu mora biti isti kao i na računu
- Za agencijske goste , u rubriku provizija knjižimo iznos agencijske provizije, a u rubriku faktura ostatak iznosa
koji treba platiti hotelu
- Kontrola žurnala  zbrajamo iznose vodoravno i okomito

5. HOTELSKI RAČUN
- Elementi računa: korištene usluge, datum i vrijeme naplate, cijene, ime i prezime plaćatelja (gosta/agencije-
grupe), detalji rezervacije (dolazak i odlazak, smještajna jd.), broj računa, informacije o hotelu (kontakt…),
broj sobe, broj osoba (odrasli/djeca), početna i završna usluga, način plaćanja, eventualni popusti i provizije,
boravišna pristojba (+ ekološka pristojba), iznos PDV-a
- Evidencija o troškovima gosta tijekom boravka u hotelu, knjiženih na broj sobe (raščlanjeni iskaz svih
usluga – osnovnih i dopunskih)
- Račun se:
o Otvara na dan dolaska
o Produljuje svakog dana za novonastale troškove tijekom tekućeg dana
o Zaključuje pri odlasku gosta
o Za goste koji ostaju dulje vrijeme obično se zaključuje i naplaćuje:
 Nakon 7 dana
 Do određenog maksimalnog iznosa
- Vođenje računa:
o Putem računala
o Ručno vođenje  mora biti: čitljiv, ne smije biti križan, jasan i točan, imati sve potrebne elemente
- PDV (porez na dodanu vrijednost)
o Prihod državnog proračuna RH
o Ne plaća se na boravišnu pristojbu, popuste i proviziju
- Boravišnu pristojbu plaćaju:
o Osobe koje u turističkoj općini ili gradu u kojem nemaju prebivalište koriste uslugu u smještajnom
objektu u kojem se obavlja ugostiteljska aktivnost
- Boravišnu pristojbu ne plaćaju:
o Djeca do 12 godina
o Osobe s tjelesnim invaliditetom od 70% i većim
o Sezonski radnici
o Sudionici školskih paket aranžmana
o Studenti koji nemaju prebivalište u općini ili gradu u kojem se školuju