FORMATO DE PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: DESI-FM-010 VERSIÓN: 7

FECHA: MARZO 2022
DEFINICIÓN
Según la norma ISO 9000, un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad dentro de
un proceso. El procedimiento parte de una actividad que tiene que ocurrir en una forma específica, y especifica
paso a paso cómo debe ocurrir.

INSTRUCTIVO
El procedimiento se debe realizar en el formato contenido en la segunda hoja de este libro
(PROCEDIMIENTO) y se debe remitir para aprobación sólo este formato lleno, no esta hoja de
instrucciones. Se deben diligenciar los campos de acuerdo con las siguientes definiciones:

DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA): Es la descripción breve pero completa de los diferentes pasos, ya
sean acciones o tomas de decisión, que se deben llevar a cabo para poder adelantar el procedimiento.

PUNTO DE CONTROL: Actividad o Tarea del procedimiento que permite la verificación de condiciones para
evitar que se concrete algún riesgo operativo del proceso.

RESPONSABLE: Escribir en este espacio el cargo de la persona encargada de realizar la actividad.

DEPENDENCIA INVOLUCRADA: Es la dependencia o dependencias de la entidad que tienen que ver con el
paso o tarea plasmado en el procedimiento.

REGISTRO: Se deben registrar los formatos que generen evidencia o información, por cada una de las
actividades o tareas que hacen parte del procedimiento.

OBSERVACIONES: es la persona que tiene la responsabilidad de ejercer actividades de planeación y control

hacia los resultados de la gestión del proceso.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBADO
Representante de la
Jefe Oficina Asesora
3 Se ajusta a nueva codificación y aspectos de contenido Dec-16 Alta Dirección SIG
de Planeación

Se cambia el documento de Word a Excel para que sea de fácil

Jefe Oficina Asesora
4 diligenciamiento, se incorpora el significado de los elementos Jun-18
de Planeación
del flujograma y se incorpora los participantes de la elaboración

se recodifico de acuerdo a la actualización del mapa de Jefe Oficina Asesora

5 Jan-19
procesos de Planeación
Jefe Oficina Asesora
6 Se ajusta el formato para que se vea la versión y la fecha May-19
de Planeación

Calle 26 No. 57-41 Torre 8, Pisos 7 y 8 CEMSA - C.P. 111321 DESI-FM-010

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 Se elimina la columna de tiempo estimado considerando los
elementos de la Guía para la gestión por procesos en el marco Jefe Oficina Asesora
7 Mar-22
del modelo integrado de planeación y gestión (Mipg) - Versión 1 de Planeación
- Julio de 2020

Calle 26 No. 57-41 Torre 8, Pisos 7 y 8 CEMSA - C.P. 111321 DESI-FM-010

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PROCESO GESTIÓN DE LABORATORIO Versión: 5

PROCEDIMIENTO DE EQUIPAMIENTO DEL LABORATORIO UAERMV Fecha: JULIO 2022

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para tener la disponibilidad del equipamiento necesario para el correcto desempeño de las actividades del laboratorio.
2. ALCANCE
Este procedimiento empieza desde el ingreso del equipamiento al laboratorio hasta cuando se termina la vida útil del mismo.
Nota: El laboratorio no utiliza equipamiento que este fuera de su control permanente
3. DEFINICIONES
Las definiciones se encuentran en el instructivo de seguimiento del equipamiento del laboratorio UAERMV GLAB-IN-002.
4. DESCRIPCIÓN DE LOS SIMBOLOS
SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO
Inicio y fin. Conector página. 1 Conector de actividades

A
Operación: desarrollo de Punto de control: se debe describir el control. Son medidas de seguridad o Prevenciones para ejecutar la actividad de
Decisión: toma de decisión
actividad o tarea. acuerdo con las normas o requisitos establecidos

DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) PUNTO CONTROL RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
INVOLUCRADA

INICIO

* Se registra el ingreso en el formato de inventario del equipamiento del laboratorio

GLAB-FM-121
Subdirección técnica UAERMV GLAB-FM-121.
1. Realizar el ingreso al Rol: Auxiliar de equipos Formato Inventario del
1 de producción e GLAB-FM-110
inventario del laboratorio (contratista OPS) equipamiento del laboratorio
intervención Formato Hoja de vida de equipos * Se le asigna el código interno de manera univoca, de acuerdo al instructivo de
UAERMV
e instrumentos de medición del seguimiento del equipamiento del laboratorio UAERMV GLAB-IN-002.
laboratorio UAERMV

GLAB-FM-121
Formato Inventario del
equipamiento del laboratorio
UAERMV
* Se crea la hoja de vida en el formato Hoja de vida de equipos e instrumentos de
2. Crear la hoja de vida del GLAB-FM-113
medición del laboratorio UAERMV GLAB-FM-110 para los conjuntos e
Formato Control y seguimiento de
equipamiento insumos y /o materiales de
instrumentos de medición, la cual contiene la identificación del equipo (incluida la
versión del software y el firmware) cuando aplique, el nombre del fabricante, la
referencia de laboratorio
identificación del tipo y número de serie u otra identificación univoca y la ubicación
UAERMV
actual.
Subdirección técnica
Rol: Auxiliar de equipos
de producción e Nota: La identificación de los elementos y herramientas menores se registran en el
(contratista OPS)
intervención formato GLAB-FM-121 , es decir no se realiza hoja de vida independiente.

* Para los insumos se diligencia el formato de control y seguimiento de insumos

y/o materiales de referencia de laboratorio UAERMV GLAB-FM-113.

* Para los insumos administrativos se diligencia el formato de control y

seguimiento de insumos administrativos de laboratorio UAERMV GLAB-FM-117.

GLAB-FM-117
Formato Control y seguimiento de
insumos administrativos del
¿El equipamiento NO laboratorio UAERMV
requiere
verificación inicial
o calibración ?
6
SI
A

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PROCESO GESTIÓN DE LABORATORIO Versión: 5

PROCEDIMIENTO DE EQUIPAMIENTO DEL LABORATORIO UAERMV Fecha: JULIO 2022

DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) PUNTO CONTROL RESPONSABLE DEPENDENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
INVOLUCRADA
A

* Las calibraciones son realizadas por un laboratorio acreditado con el Organismo

Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) en el área de metrología, en las
magnitudes de masa, longitud, fuerza, presión, temperatura o las requeridas por el
equipo a calibrar.

*Se realiza la calibración del instrumento de medición en las instalaciones del

laboratorio o en las instalaciones del contratista, según lo requiera el método
Certificado de calibración
utilizado para la calibración.
Informe de verificación inicial
3. Gestionar la calibración o *Se gestiona la calibración de los instrumentos de medición cuya exactitud o
Subdirección técnica
Rol: Auxiliar de equipos incertidumbre afecta la validez de los resultados.
verificación inicial según (contratista OPS)
de producción e GLAB-FM-157
aplique intervención Formato Verificación o
* Se gestiona la verificación inicial a los equipos, elementos y conjuntos de los
comprobación intermedia del
cuales se requiera validar que cumplen con los requisitos y características
equipamiento del laboratorio
especificadas en las normas para las cuales va a ser utilizado.
UAERMV
* La calibración o verificación inicial se realiza de acuerdo a lo establecido en el
instructivo de seguimiento del equipamiento del laboratorio UAERMV GLAB-IN-
002
Nota 1: En el caso de que la calibración o verificación inicial se deba realizar fuera
de las instalaciones del laboratorio, se debe realizar la actividad numero 8 de este
procedimiento.

GLAB-FM-111 * Se valida que el equipamiento cumpla con los requisitos especificados (exactitud,
4. Realizar la validación de Subdirección técnica Formato Validación de los tolerancia, entre otros) de acuerdo a la norma de ensayo aplicable, cuando van a
Rol: Auxiliar de equipos
los informas de verificación y de producción e informes de verificaciones, ser instalados o reinstalados, en el formato Validación de los informes de
(contratista OPS)
intervención comprobaciones intermedias y verificaciones, comprobaciones intermedias y certificados de calibración GLAB-
certificados de calibración.
certificados de calibración FM-111

¿El NO
equipamiento es 10
apto para su
uso?
SI

¿El instrumento NO
de medición 6
requiere
corrección ?
SI

Subdirección técnica * Se calcula el factor de corrección y se crea o actualiza la etiqueta con el nuevo
5. Establecer y/o actualizar el Rol: Auxiliar de equipos
de producción e Etiqueta del factor de corrección. factor de corrección, de acuerdo al procedimiento establecido en el instructivo de
factor de corrección (contratista OPS)
intervención seguimiento del equipamiento del laboratorio UAERMV GLAB-IN-002.

2
6. Etiquetar el equipamiento Subdirección técnica
Rol: Auxiliar de equipos Etiqueta de identificación del * Se etiqueta el equipamiento, de acuerdo al instructivo de seguimiento del
4 de producción e
(contratista OPS) equipamiento. equipamiento del laboratorio de la UAERMV GLAB-IN-002.
intervención
B

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PROCEDIMIENTO DE EQUIPAMIENTO DEL LABORATORIO UAERMV Fecha: JULIO 2022

DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) PUNTO CONTROL RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
INVOLUCRADA
B

* Una vez puesto en funcionamiento el equipamiento se debe cumplir con el

Subdirección técnica
Rol: Auxiliar de equipos procedimiento para uso, manipulación, transporte y almacenamiento, establecido
de producción e Historial del equipamiento
7. Poner en servicio el (contratista OPS) en el instructivo de seguimiento del equipamiento del laboratorio UAERMV GLAB-
9 intervención
equipamiento IN-002.

¿El equipamiento
va a ser usado en SI
el laboratorio?
9
NO

GLAB-FM-145 * Si los motivos por los cuales el equipamiento sale del laboratorio son:
Formato Orden de salida del
equipamiento del laboratorio A). Para realizar actividades de campo (densidades, apiques, núcleos entre otras), se
UAERMV realiza la orden de salida en el formato de Orden de salida diaria para equipamiento del
8. Realizar la salida del laboratorio UAERMV GLAB-FM-169, el cual se debe presentar al personal de vigilancia
equipamiento del laboratorio GLAB-FM-169 para la salida de la sede de producción.
Subdirección técnica de Formato Orden de salida diaria para
Rol: Auxiliar de equipos
producción e equipamiento del laboratorio Nota: Esta orden de salida no se archiva, se registra en el formato control y seguimiento
(contratista OPS)
intervención UAERMV de uso del equipamiento del laboratorio UAERMV GLAB-FM-115

B). Para realizar actividades de mantenimiento preventivo o correctivo, verificaciones,

GLAB-FM-115 comprobaciones intermedias, calibraciones, se realiza la orden de salida en el formato de
Formato Control y seguimiento de Orden de salida del equipamiento del laboratorio UAERMV GLAB-FM-145, se entrega una
uso del equipamiento del laboratorio copia al vigilante, otra para el laboratorio y otra para la persona responsable del equipo
UAERMV fuera del laboratorio.
C

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PROCESO GESTIÓN DE LABORATORIO Versión: 5

PROCEDIMIENTO DE EQUIPAMIENTO DEL LABORATORIO UAERMV Fecha: JULIO 2022

DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) PUNTO CONTROL RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
INVOLUCRADA
C

GLAB-FM-146 *El seguimiento y control se realiza por medio de las actividades de mantenimiento
Formato Cronograma de preventivo, inspecciones, verificaciones periódicas, comprobaciones intermedias y
aseguramiento del equipamiento del calibraciones las cuales son programadas en el formato cronograma de aseguramiento del
laboratorio UAERMV equipamiento del laboratorio UAERMV
GLAB-FM-146.
GLAB-FM-159
Formato Control y seguimiento de * Cada vez que se requiere el uso de un equipo, instrumento de medición y/o elemento
horas de uso de equipamiento menor, se diligencia el formato control y seguimiento de uso del equipamiento del
7 9. Hacer seguimiento y control al laboratorio UAERMV laboratorio UAERMV GLAB-FM-115 .
uso del equipamiento
GLAB-FM-115 * Se lleva en el formato control y seguimiento de las horas de uso del equipamiento
Subdirección Técnica de
Rol: Auxiliar de equipos producción e Formato Control y seguimiento de laboratorio UAERMV GLAB-FM-159, esto solo se realiza para el equipamiento que
(contratista OPS) uso del equipamiento del laboratorio requieran de este control (Saca núcleos, entre otros)
intervención UAERMV
Nota 1: En el caso de que el equipo o instrumento de medición requiera que se realice la
Certificados de calibración calibraciones, comprobación intermedia o verificación periódica se debe realizar desde del
paso 3 al paso 6 de este procedimiento.
Informes de mantenimiento,
inspecciones, verificaciones y Nota 2: Siempre que se requieran del ajuste y actualización del cronograma de
comprobaciones intermedias. aseguramiento metrológico se agrega la modificación y una nota explicando el motivo.

Historial de equipos Nota 3: En el caso de que el equipo o instrumento de medición requiera que se realice
alguna de las actividades de seguimiento y control fuera de las instalaciones del
Intervalos de calibración laboratorio, se realiza el paso 8 de este procedimiento.

NO
¿El equipo El equipo que halla sido sometido a una sobrecarga, uso inadecuado, que de
presenta fallas o resultado cuestionables, se halla demostrado que este defectuoso o que este fuera
7
indica resultados de los requisitos queda fuera de servicio
cuestionables?
SI

* Cuando el equipo queda fuera de servicio, se etiqueta de acuerdo al instructivo de

seguimiento del equipamiento del laboratorio UAERMV GLAB-IN-002.

Subdirección Técnica de * El equipo puede quedar fuera de servicio cuando:

Rol: Auxiliar de equipos
10. Etiquetar fuera de producción e Etiqueta de fuera de servicio. - Sufre una sobrecarga
4 (contratista OPS)
intervención - Uso inadecuado que genere resultados cuestionables
servicio - Se haya demostrado que esta defectuoso.
- Esta fuera de los requerimientos especificados.
-Entre otros.

Subdirección Técnica de GLAB-FM-124

Rol: Auxiliar de equipos producción e Formato Control de trabajo no Se examina el efecto del defecto o de la desviación respecto a los requisitos especificados
11. Examinar el efecto del defecto (contratista OPS)
intervención conforme de acuerdo al procedimiento de trabajo no conforme GLAB-PR-002.

FIN

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PROCEDIMIENTO DE EQUIPAMIENTO DEL LABORATORIO UAERMV Fecha: JULIO 2022

REVISÍON Y APROBACIÓN
Validado por
Elaborado y/o Actualizado por Aprobado:
Líderes (Estratégico u Operativo) del Proceso:
Mercy Alejandra Rivera Fonseca
Contratista / GLAB
Acompañamiento Asesor OAP: Firma: Firma:

Alexander Perea GIACOMO MARCENARO JIMENEZ DIANA MARCELA DEL PILAR REYES TOLEDO
Contratista / Proceso DESI Subdirector Técnico de Producción e Intervención Jefe Oficina Asesora de Planeación
Participo en la Elaboración del Procedimiento

Nombre Cargo Firma

Yuli Paola Prieto Padilla Rol: Auxiliar de equipos (Contratista)

Karen Daniela Flórez Barón Rol: Auxiliar de acreditación (Contratista)
Mercy Alejandra Rivera Fonseca Rol: Líder de acreditación (Contratista)

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBADO

Jefe Oficina Asesora de Planeación

1 Creación del procedimiento MARZO 2019 MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE

2 Cambio de nombre AGOSTO 2019 MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE
3 Se actualiza todo el documento. ENERO 2020 MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE
4 Se actualiza todo el documento. ABRIL 2021 DIANA MARCELA DEL PILAR REYES TOLEDO
Se modifica el objetivo, el alcance, se complementan los numerales 2, 5, 8, se
5 actualizan los numerales del procedimiento, se incluyen las modificaciones al JULIO 2022 DIANA MARCELA DEL PILAR REYES TOLEDO
cronograma.

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