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4 Manual de Organización y Funciones SOFOM
4 Manual de Organización y Funciones SOFOM
V - Ene. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE
Índice de Contenido
Página
GLOSARIO DE ABREVIATURAS ........................................................................................ 4
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 5
1. GENERALIDADES .......................................................................................... 6
1.1. ANTECEDENTES DE LA SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE...................................... 6
1.2. OBJETIVO DE LA SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE ............................................ 6
1.3. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE LA SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE ...................... 6
1.4. BASE LEGAL ....................................................................................................... 6
1.5. ALCANCE ........................................................................................................... 6
1.6. APROBACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN .............................................................. 6
2. ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................................ 7
2.1. ÓRGANO DE GOBIERNO .......................................................................................... 7
2.2. ÓRGANO DE DIRECCIÓN ......................................................................................... 7
2.3. ÓRGANO DE CONTROL............................................................................................ 8
2.4. ÓRGANOS CONSULTIVOS ....................................................................................... 10
2.5. ÓRGANOS DE ASESORÍA ........................................................................................ 10
2.6. ÓRGANOS DE LÍNEA ............................................................................................. 10
3. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ....................................................................... 10
4. FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE LA SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO
MÚLTIPLE ................................................................................................. 13
4.1. ÓRGANO DE GOBIERNO ......................................................................................... 13
4.1.1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS ..................................................................... 13
4.2. ÓRGANO DE DIRECCIÓN ........................................................................................ 14
4.2.1. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.............................................................................. 14
4.2.2. GERENCIA GENERAL .......................................................................................... 17
4.2.2.1. SECRETARÍA DE GERENCIA ................................................................................ 20
4.3. ÓRGANO DE CONTROL........................................................................................... 21
4.3.1. COMISARIOS ................................................................................................... 21
4.3.2. AUDITORÍA INTERNA .......................................................................................... 23
4.3.2.1. ASISTENTE DE AUDITORÍA ................................................................................ 24
4.4. ÓRGANO CONSULTIVO .......................................................................................... 24
4.4.1. UNIDAD DE RIESGOS ......................................................................................... 24
FUNCIONES .............................................................................................................. 25
4.5. ÓRGANO DE ASESORÍA .......................................................................................... 27
4.5.1. ASESORÍA LEGAL .............................................................................................. 27
4.5.2. ÁREA DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL .......................................................... 28
4.5.2.1. ASISTENTE DE MARKETING................................................................................ 30
4.6. ÓRGANOS DE LÍNEA ............................................................................................. 31
4.6.1. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN .................................................................................. 31
4.6.1.1. CONTABILIDAD.............................................................................................. 33
4.6.1.1.1. ASISTENTE DE CONTABILIDAD ........................................................................... 34
4.6.1.1.2. AUXILIAR DE CONTABILIDAD ............................................................................. 35
4.6.1.2. PERSONAL Y LOGÍSTICA ................................................................................... 37
4.6.1.2.1. ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGÍSTICA ................................................................. 40
4.6.1.2.2. AUXILIAR DE ALMACÉN Y ARCHIVO ...................................................................... 41
RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 42
4.6.1.2.3. ASISTENTE DE SEGURIDAD ............................................................................... 43
4.5.3. ÁREA DE SISTEMAS ........................................................................................... 44
4.5.3.1. ASISTENTE DE SISTEMA ................................................................................... 47
ANEXOS
Glosario de Abreviaturas
Introducción
El presente Manual tiene como objetivo básico normar la estructura interna de la Sociedad
Financiera de Objeto Múltiple, así como el ordenamiento y sistematización de las funciones y
responsabilidades que corresponden a cada uno de los niveles de la estructura organizativa
y está orientado a constituirse en un instrumento útil y dinámico para la gestión exitosa.
1. Generalidades
Visión: [Incorporar Visión en caso que la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple ya lo tenga
definido o definirlo con el nivel superior].
La Sociedad Financiera de Objeto Múltiple se rige por las siguientes disposiciones legales:
Acta constitutiva de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple y Reformas a la misma en
su caso.
Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito.
1.5. Alcance
2. Estructura Orgánica
bienes, así como los resultados de la gestión y ejecución de los planes y programas en
relación con los objetivos y metas trazados.
3. Organigrama Estructural
ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
VIGILANCIA/COMISARIO/S
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
AUDITOR INTERNO
GERENTE GENERAL
MARKETING E IMAGEN
SECRETARIA DE GERENCIA INSTITUCIONAL
CAJERO GENERAL/TESORERO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
AUXILIAR DE CRÉDITO
ASISTENTE DE CAJA GENERAL
ENCARGADO DE PERSONAL Y
LOGÍSTICA
AUX. DE OPERACIONES/CAJERO ENCARGADO DE
RECUPERACIONES
ASISTENTE DE PERSONAL Y
LOGÍSTICA
AUXILIAR DE RECUPERACIONES
ASISTENTE DE SEGURIDAD
JEFE DE SISTEMAS
ASISTENTE DE SISTEMAS
A continuación se describen las funciones de cada uno de los órganos que componen la
estructura organizativa de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple:
Funciones
10. Resolver sobre las reclamaciones de los socios contra los actos del Consejo de
Administración y Comisarios.
11. Resolver sobre las apelaciones de los socios que fueren excluidos en virtud de
resoluciones del Consejo de Administración.
12. Resolver sobre la fusión, escisión, disolución y liquidación de la Sociedad Financiera de
Objeto Múltiple, de acuerdo con lo establecido en el estatuto.
13. Imponer las sanciones de suspensión, destitución o exclusión del cargo directivo, según
sea el caso a los directivos que con su acción, omisión hubiere contribuido.
14. Determinar las sanciones que correspondan, en caso de que sucedan infracciones no
previstas en el inciso anterior y que sean de responsabilidad de los dirigentes para
imponerles las medidas que correspondan estatutariamente.
15. Analizar, debatir y aprobar el reglamento a seguir durante el desarrollo de las asambleas
ordinarias y extraordinarias.
Atribuciones
Funciones Específicas
2. Fijar los objetivos de política general y plan anual de gestión de la Sociedad Financiera
de Objeto Múltiple.
3. Controlar al Gerente General y conocer sobre los resultados periódicos de la institución,
pudiendo, para el efecto, recabar de la misma cualquier información que estime
conveniente.
4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la asamblea
general de delegados.
5. Elaborar propuestas de modificación del estatuto de la Sociedad Financiera de Objeto
Múltiple y elevarlo a la asamblea general de delegados para su aprobación, previo
análisis.
6. Aprobar el Manual de Organización, Funciones de la Sociedad Financiera de Objeto
Múltiple.
7. Aprobar los Manuales de Procedimientos de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
8. Supervisar la gestión administrativa, económica y financiera de la Sociedad Financiera de
Objeto Múltiple.
9. Aprobar la Memoria Anual, así como el Balance y el Estado de Ganancias y Pérdidas y la
capitalización de utilidades mensuales.
10. Aprobar las Políticas de los tipos de créditos que vaya a desarrollar la Sociedad
Financiera de Objeto Múltiple.
11. Elegir a su Presidente y Vicepresidente.
12. Velar por el cumplimiento de las limitaciones a que están sujetas las operaciones de la
Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, de acuerdo con la ley.
13. Elegir o remover al Gerente General, previo el cumplimiento de los procedimientos
legales vigentes.
14. Asignar a los Gerentes sus respectivas áreas de mando, a propuesta de estos, sobre los
Departamentos, Secciones, Agencias, para un cabal cumplimiento de los objetivos
empresariales, así como para adquirir un nivel adecuado de especialización.
15. Supervisar y controlar la correcta aplicación de los recursos de la Sociedad Financiera de
Objeto Múltiple.
16. Aprobar los presupuestos de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, así como sus
modificaciones.
17. Aprobar los reglamentos que fueran necesarios para la mejor marcha operativa de la
Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
18. Decidir sobre las transacciones de inmuebles destinados a servir como locales de la
Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, así como el establecimiento de agencias.
19. Otorgar los poderes que juzgue necesarios.
20. Conceder licencias a los miembros del Consejo de Administración y al Gerente General.
21. Aprobar los aumentos de capital.
22. Declarar la vacancia de miembros del Consejo de Administración.
23. Aprobar las políticas de los programas de crédito que vaya a desarrollar la Sociedad
Financiera de Objeto Múltiple.
24. Resolver los asuntos de su competencia que le sean sometidos por el Gerente General.
Responsabilidades
Atribuciones
Objetivo
Funciones
1. Dictar las disposiciones que estime convenientes a fin de asegurar que las actividades de
la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple se desarrollen de acuerdo a las políticas y
planes aprobados por el Consejo de Administración.
2. Velar por el cumplimiento de las Leyes que la rigen, del Estatuto, los Manuales,
Reglamentos y Políticas de la Institución y demás disposiciones que afecten a la
Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Consejo de Administración.
4. Formular y proponer al Consejo de Administración la aprobación de los Reglamentos,
Manuales y disposiciones internas que regulen el funcionamiento de la Sociedad
Financiera de Objeto Múltiple y los que sean necesarios para el mejor desarrollo de sus
actividades.
5. Proponer al Consejo de Administración las modificaciones en la organización de la
Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
6. Diseñar y proponer al Consejo de Administración, para su aprobación, la implementación
de nuevas modalidades de créditos y servicios financieros, así como de introducir
mejoras a los servicios y productos financieros existentes.
7. Elaborar y someter al Consejo de Administración, para su aprobación los presupuestos y
metas a corto, mediano y largo plazo.
8. Informar periódicamente y asesorar al Consejo de Administración sobre la gestión
económico-financiera y administrativa de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, Para
ello debe presentar periódicamente análisis de liquidez, rentabilidad, morosidad e
informes sobre evaluación de la ejecución del Programa Anual de Operaciones: Plan de
colocaciones, del presupuesto de ingresos, gastos e inversiones, así como del flujo de
caja. Implementar medidas correctivas con la finalidad de que el desempeño y los
resultados tengan lugar de acuerdo a los planes.
Responsabilidades
1. El cumplimiento de los objetivos y las metas trazadas, así como de la buena marcha
económica, financiera y administrativa de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
2. Resolver en forma óptima el conflicto de objetivos internos de: rentabilidad versus
liquidez.
3. Adoptar medidas de control que garanticen una eficiente operatividad institucional.
4. Mantener y mejorar la buena imagen de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple ante
sus clientes, acreedores y su comunidad.
5. Disponer las medidas de seguridad, control y una adecuada cobertura de seguros, de los
bienes y valores de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple de los clientes y de
terceros dejadas en garantía o en custodia.
6. Mantener el patrimonio de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple en términos reales.
Atribuciones
Coordinaciones para Gerencia: Con todas las áreas de la Sociedad Financiera de Objeto
Múltiple
Funciones Específicas
Responsabilidades
Atribuciones
4.3.1. Comisarios
Órgano: Comisarios
Objetivo
Funciones
1. Revisar el Plan de Trabajo del Departamento de Auditoría interna, conocer los resultados
de las auditorías o exámenes que en la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple se
practiquen, enviando al Consejo de Administración los informes del departamento de
auditoría debidamente sustentado y analizado por el comité de auditoría1 para que actué
en consecuencia, caso contrario y de haberse comprobado un hecho que afecta el
1
Comité de Auditoría: No es un comité permanente solo para casos necesarios (discusión de resultados de
Auditoría Interna o Externa, Contratación de Auditores Externos) el mismo lo puede conformar el Auditor Interno,
el/los comisario/s el Presidente del Consejo de Administración, Gerente General.
Facultades y Obligaciones:
Designado: Comisario
Funciones
1. Elaborar el Plan Anual de Auditoría según las normas emitidas por los entes rectores y de
acuerdo a las necesidades de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
2. Elevar el Plan Anual de Auditoría al Comité de Auditoría / Comisario para su revisión y
luego al Consejo de Administración para su aprobación, presupueste su ejecución y
posterior a ello, darlo a conocer a los entes de control y supervisión.
3. Realizar acciones o actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a
pedido expreso del Comisario, Consejo de Administración o a solicitud del Gerente
General, previa aprobación del Consejo de Administración cuando así lo amerite,
comunicando el hecho a los entes de control y supervisión.
4. Elaborar el Programa de Trabajo para cada acción de control.
5. Supervisar la ejecución de los programas de trabajo por parte del equipo de auditoría.
6. Consolidar los hallazgos de auditoría y remitirlos a las personas comprendidas en ellos.
7. Evaluar los descargos recibidos de las personas comunicadas.
8. Elaborar el Informe de Auditoría y elevarlo al Comisario y luego simultáneamente al
Consejo de Administración y Organismos de Control externo cuando sea el caso, con
copia para el Gerente General.
9. Evaluar trimestralmente el grado de cumplimiento del Plan anual de Auditoría e informar
al Comisario para que lo eleve al Consejo de Administración y entes de control que lo
requieran en forma simultánea.
10. Evaluar el seguimiento a la implantación de las recomendaciones formuladas por
Auditoría Externa, Federación y Auditoría Interna.
11. Revisar que los papeles de trabajo se encuentren debidamente codificados y
referenciados y archivados y contengan la información mínima según el Manual de
Auditoría.
12. Revisar periódicamente el MOF de Auditoría Interna y Proponer su actualización al comité
de auditoría y Consejo de Administración.
13. Actuar a solicitud del Consejo de Administración como coordinador en el proceso de
designación de Sociedades de Auditoría Externa y formar parte de la comisión de
cautela. Durante la ejecución de su trabajo.
14. Participar en las reuniones de los comisarios y de Administración en calidad de invitado.
15. Coordinar permanentemente el trabajo con la Unidad de Riesgos.
16. Comunicar de manera inmediata el informe sobre hechos significativos al/los comisario/s
para que luego lo remitan simultáneamente al Consejo de Administración y entes de
supervisión y control2.
17. Verificar la eficacia de los controles internos implementados para una operación o
producto en la etapa previa a su lanzamiento.
18. Proponer de acuerdo a las necesidades, el Personal, recursos técnicos, logísticos y de
capacitación de acuerdo a la magnitud y complejidad de las operaciones, estructura y
riesgos que enfrenta la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple velando por el
fortalecimiento de Auditoría Interna.
19. Efectuar arqueos e inventarios de manera sorpresiva tanto en la oficina principal como
en Agencias.
20. Participar como observador en el proceso de licitación y concursos públicos.
21. Realizar otras funciones inherentes a su cargo.
Funciones
Unidad: Riesgos
2
Entes de Supervisión y Control: son los entes externos tales como la Comisión Nacional Bancaria y de Valores
para SOFOM E.R.
1. Elaborar informes sobre los sectores económicos de los mercados en donde funciona la
Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
2. Coordinar con cajero o guardavalor general los requerimientos mínimos de liquidez
elaborando para ello, el reporte de tesorería, posición diaria y mensual de liquidez.
3. Coordinar con jefes de sistemas el envío y la recepción del informe crediticio
confidencial.
4. Evaluar e informar sobre posibles fluctuaciones del tipo de cambio.
5. Establecer sistemas de control para la parte operativa con la finalidad de mejorar el
control y reducir el riesgo administrativo.
6. Evaluar las pólizas de seguros con la finalidad de determinar si los bienes propios y/o de
terceros (embargos), el dinero, las garantías y otros se encuentren con cobertura
adecuada, informando al Gerente General sobre el particular.
7. Evaluar de manera permanente que el área de crédito de cumplimiento a los límites,
políticas y procedimientos establecidos para las operaciones, en materia de
administración de riesgo.
8. Evaluar y calificar la cartera de crédito en forma mensual de acuerdo con las circulares y
oficios que sobre el particular dicte la CNBV, SOFOM E.R. determinar y proponer la
provisión correspondiente.
9. Evaluar los riesgos de operación, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos y
ante cambios importantes en el ambiente operativo o informático.
10. Identificar las necesidades de capacitación y difusión para una adecuada administración
de los riesgos.
11. Conocer y mantenerse enterado de las normas, reglamentos internos, leyes y decretos
que rigen los procedimientos de otorgamiento, evaluación y seguimiento de los créditos.
12. Recomendar medidas correctivas tendentes a mejorar los sistemas de control que
puedan representar mayor seguridad en las colocaciones crediticias en la Sociedad
Financiera de Objeto Múltiple.
13. Formular el Plan Anual de Supervisión de Sucursales considerando exámenes especiales,
visitas inopinadas u otros que le encomiende el Gerente General o coordinada con el
Gerente de Crédito.
14. Preparar para la Gerencia General, estadísticas, informes mensuales de los exámenes
efectuados a su cargo sobre:
Fallas o errores en la aplicación de las normas internas y externas que rigen los
créditos (aún cuando se hayan corregido) por tipo de falla y responsable, causas
probables y medidas correctivas realizadas.
Morosidad general de la cartera, fallas o errores en la recuperación.
15. Analizar los factores causales de fallas o errores recurrentes, determinar la frecuencia de
los mismos y sugerir a la Gerencia General y Gerencia de Crédito las medidas correctivas
adecuadas a tomar.
16. Atender, por escrito si así lo solicita, las consultas acerca de las normas internas y
externas que rigen el criterio del crédito, formuladas por el personal responsable de su
promoción, otorgamiento o recuperación.
17. Señalar las fallas encontradas de inmediato a la Gerencia General, coordinar con los jefes
de áreas las medidas correctivas a tomar.
18. Revisar los expedientes de créditos, en cualquier estado de los mismos y emitir su
opinión con respecto al cumplimiento de las normas internas y externas que lo rigen.
19. Con respectos a los créditos en mora:
20. Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos
refinanciados y verificar su cumplimiento.
21. Informar a la Gerencia de Crédito y Gerencia General, de las desviaciones notorias de los
planes de seguimiento, de los créditos en mora.
22. Verificar que los expedientes de créditos refinanciados:
23. Su conformidad formal de acuerdo con las normas internas y externas que lo rigen.
24. Sus condiciones y garantías ya formalizadas cumplan con las normas internas y externas
que los rigen.
25. Efectuar eventualmente visitas y entrevistas con los acreditados, garantes y otras
personas involucradas en los expedientes de créditos sujetos a revisión, cuando el caso
lo amerite.
26. Otras funciones relativas a la revisión de créditos que lo asigne la Gerencia General.
Responsabilidades
Atribuciones
3
Comité de Riesgos: No es un comité permanente, se forma según se considere necesario para analizar los
diferentes riesgos que pueda afectar de una u otra manera la operativa de la SOFOM, lo puede conformar el Jefe de
la Unidad de Riesgos, el Gerente General, los Gerentes de Áreas, el Auditor Interno como invitado.
3. Sugerir (a través del Comité de Riesgos) al Gerente General tomar las debidas
precauciones para la administración de los riesgos en general.
Funciones Básica
Funciones Específicas
Atribuciones
Responsabilidades
1. Redactar o analizar de acuerdo a ley los diferentes contratos que celebre la Sociedad
Financiera de Objeto Múltiple con terceros y con el personal que contrate la institución.
2. Remitir Informes respecto de posibles contingencias legales en las que pueda
encontrarse incursa la institución.
3. Velar el cumplimiento de todas las disposiciones emanadas por la Asamblea General de
Accionistas, el Consejo de Administración y el Gerencia General.
Función Básica
Funciones Específicas
Funciones
Responsabilidades
Atribuciones
Área: Administración
Funciones Específicas
4.6.1.1. Contabilidad
Departamento: Contabilidad
Función Básica
Elaborar los estados financieros según los principios de contabilidad generalmente aceptados
y de acuerdo a las normas de información financiera (E.N.R.); y a las Disposiciones de
Carácter General, emitidas por la CNBV (E.R.), y las normas internacionales de contabilidad.
Funciones Específicas
Responsabilidades
4
Comité de Adjudicaciones: No es un comité permanente sería solo para casos que lo amerite, lo puede integrar el
comisario, el presidente del Consejo de Administración, el Gerente General, los Gerentes de Áreas, personal
técnico en la materia de que se trate.
Atribuciones
1. Revisar los códigos de las cuentas de los comprobantes verificando también que los
documentos que sustentan los desembolsos (pagos) estén conformes.
2. Revisión permanente de los documentos que sustentan las operaciones de Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias; Código contable, importes y conformidad de los
documentos respaldatorios (con sello de pagado, firmado). Devolver aquellos
documentos que no cumplen las formalidades legales.
Funciones
1. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de caja diarias tanto de oficina
principal como agencias.
2. Revisar la conformidad de los comprobantes por los desembolsos a realizar, en ausencia
del Contador.
3. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.
4. Llevar el control contable del activo fijo de acuerdo al Reglamento de Logística.
5. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución.
Responsabilidades
1. Revisar los saldos de las cuentas de Caja tanto de la oficina Principal como de las
Agencias.
2. Verificar los saldos de las cuentas: Provisiones de bienes y servicios, colocaciones,
activos fijos, adjudicados.
3. Realizar en coordinación con el área de Personal y Logística, los inventarios de Activo
Fijo, en forma semestral, conciliando los resultados con los Administradores de Agencia,
Gerentes de áreas, Encargados de departamentos y/o sección, que tiene a cargo dichos
bienes.
4. Preparar los anexos a los estados financieros: Activo Fijo, Balance sectorizado por
agentes económicos
5. Preparar semestralmente las Planillas de Inventario de Activo Fijo, Bienes no
Depreciables, bienes totalmente depreciados y dados de baja por áreas y agencias para
el inventario de equipos de cómputo con el control que lleva el encargado de Sistemas-
Hardware.
6. Revisar los saldos de las cuentas de intereses devengados no cobrados de créditos
refinanciados y créditos en cartera litigiosa
7. Revisar los saldos de las cuentas de orden de castigados de la oficina principal y de las
agencias.
8. Realizar el control contable en coordinación con el área de Logística o Sistemas de los
Activos Fijos, Depreciables y no Depreciables, verificando la depreciación, cambio de
lugar del bien, baja, etc.
9. Realizar inventario a la Unidad de Almacén en coordinación con el Encargado de Personal
y Logística.
10. Revisar, corregir y registrar los Fondos Fijos.
Atribuciones
Funciones
1. Elaborar la Estadística Adelantada para lo cual debe coordinar con el Cajero o
Guardavalor General/Tesorero y los Administradores de las respectivas Agencias.
2. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de inversiones de los clientes diarias
tanto de oficina principal como agencias.
3. Elaborar la información complementaria a los estados financieros.
4. Registrar y revisar los asientos por las operaciones diarias, tanto de oficina principal
como agencias de las cuentas, colocaciones pendientes y de orden.
5. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institución.
Responsabilidades
1. Preparar y enviar el encaje legal en moneda nacional y extranjera con sus respectivos
anexos a los Organismos correspondientes de acuerdo a las normas legales vigentes.
2. Conciliar las cuentas de Bancos con los extractos de ahorros y de cuentas corrientes en
moneda nacional y extranjera.
3. Revisar los saldos de las cuentas y efectuar el cruce así como los correspondientes
ajustes en moneda nacional y extranjera.
4. Verificar los saldos de las cuentas: Operaciones en trámite y Órdenes de Pago,
Pendientes de Caja, Gastos de transportación y viáticos en el área de personal y
logística, de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple y cheques de gerencia con el área
de Caja General.
5. Generar los balances de comprobación en moneda nacional y extranjera, así como con el
digito integrador; imprimirlos y sellarlos.
6. Imprimir el libro diario y mayor en moneda nacional y extranjera. Dichos documentos
son legalizados por Notario.
7. Coordinar con el área de Sistemas para hacer el vaciado y reversión de los saldos del
Balance.
8. Preparar los anexos a los estados financieros: depósitos y colocaciones por Oficinas,
Oficinas en Funcionamiento y número de personal, Compensación por tiempo de
Servicios, Fondo de Seguro de Depósito y Líneas de Crédito otorgadas proveniente del
exterior.
9. Revisar los saldos de las cuentas colocaciones y efectuar el cruce así como los
correspondientes asientos de provisiones en moneda nacional y extranjera.
10. Archivar los comprobantes de pago de Caja, manteniéndolos bajo su custodia y de
conformidad con los procedimientos de la administración tributaria.
11. Ingresar la información correspondiente al Registro de Compras, Ventas, Renta.
12. Ingresar la información mensual al programa de Confrontación de Operaciones
Autodeclaradas y enviar dicha información en los plazos establecidos.
13. Preparar la información necesaria para poden realizar los reparos tributarios.
14. Mantener organizados los archivadores con los documentos respaldatorios de la oficina
principal y de las agencias.
Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
2. Revisar los códigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador y Asistente) verificando también que los documentos que sustenten los
desembolsos estén conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos que sustentan los pagos por Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias (en ausencia del contador y asistente): código contable,
importes y conformidad de los documentos fuentes (con sello y pagado y firmado).
Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones
1. Recibir los bienes adquiridos por la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple. verificando el
estado y calidad de los artículos, dando ingreso a almacén.
2. Atender las solicitudes de materiales mediante boleta de requerimiento, debidamente
autorizada por el Encargado de Personal y Logística y/o quien haga sus veces.
3. Dar salida de almacén a los materiales requeridos, con la firma de recibido conforme del
solicitante.
4. Mantener el stock mínimo en almacén, debiendo informar al Asistente de Logística la
relación de útiles que deben adquirirse, con la finalidad de que el almacén se encuentre
en condiciones de atender los requerimientos necesarios.
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones
Responsabilidades
Atribuciones
Departamento: Sistemas
Funciones Generales
Funciones Específicas
1. Proponer las políticas que orienten las actividades de informática impartiendo las
directivas necesarias para su cumplimiento en coordinación con el Gerente General.
2. Formular el plan de desarrollo de informática con participación de las áreas usuarias y en
coordinación con el Gerente General.
3. Emitir las normas técnicas necesarias para el uso racional de los equipos de cómputo y
activos fijos, como: UPS, generadores, estabilizadores, comunicadores, etc., que han
sido confiados al área de Sistemas.
4. Efectuar las coordinaciones necesarias para la capacitación y entrenamiento del personal
de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple en el campo de la informática, a fin de
mantener un adecuado nivel de actualización.
5. Asesorar al Gerente General en el uso de las técnicas informáticas, a fin de apoyar la
gestión.
6. Apoyar a la mecanización de las tareas administrativas de la Sociedad Financiera de
Objeto Múltiple.
7. Dirigir la ejecución de estudio e investigaciones de factibilidad y aplicación de sistemas
mecanizados.
8. Orientar y asesora a las diferentes áreas en el desenvolvimiento de las actividades de
procesamiento electrónico de datos.
9. Verificar que la documentación presentada por el área de Sistemas sea lo
suficientemente completa para ejecutar los trabajos sin asistencia de los que
desarrollaron el sistema.
10. Apoyar la preparación de la documentación de los sistemas y programas.
11. Realizar estudios para determinar la factibilidad de mecanización de sistemas y
recomendar reformas y/o técnicas nuevas.
12. Ejecutar las tareas de análisis de sistemas.
13. Preparar y aprobar programas.
14. Dirigir y asesorar la implementación de sistemas.
15. Planificar, asignar tareas en orden prioritario, designar a los encargados de aplicaciones
y el equipo de programadores.
16. Supervisar e informar sobre la calidad de producción del área de Sistemas.
17. Supervisar la preparación de equipos para su óptimo funcionamiento.
Responsabilidades
Atribuciones
1. Planear, dirigir, conducir, evaluar y controlar la ejecución de las acciones del área de
Sistemas.
2. Representar al área de Sistemas en su relación con las otras áreas de la SOFOM.
3. Programar y participar en la capacitación del personal del área de Sistemas, así como al
personal de las otras áreas de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
4. Cambiar y hacer mantenimiento periódicamente a las claves y accesos de seguridad del
personal de los sistemas, conexiones Internet y los recursos de red local.
Elaborado por: SIC DESARROLLO Aprobado por:
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V - Ene. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE
Funciones
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones
1. Encendido y preparación de los sistemas informáticos para el desarrollo de las
actividades diarias:
a) Encendido de los equipos de seguridad eléctrica.
b) Encendido de Servidores.
c) Control y Cargado del control de asistencia.
Responsabilidades
1. Que los equipos en general se encuentren en óptimas condiciones para la labor normal
del personal de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
2. Mantener e informar los stocks mínimos de materiales de mantenimiento preventivo y
correctivo.
3. Velar por la seguridad y el orden de los instrumentos de mantenimiento de equipos.
4. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del Área de Sistemas.
5. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
Funciones
Responsabilidad
Atribuciones
Función Básica
Funciones Específicas
1. Conducir las actividades relacionadas con la captación de recursos con los proveedores.
2. Mantener información actualizada de los productos y modalidades de inversión que
ofrece la competencia.
3. Establecer relaciones comerciales con proveedores de fondos y efectuar visitas para la
captación de recursos.
4. Preparar los presupuestos y proyecciones financieras de la Sociedad Financiera de Objeto
Múltiple a corto, mediano y largo plazo, y efectuar las evaluaciones correspondientes.
5. Efectuar el análisis sobre los costos y rendimientos de las operaciones de inversión más
convenientes para la institución y recomendar al respecto.
6. Encaminar la política financiera de la SOFOM de acuerdo con las pautas indicadas por el
Gerente General.
7. Interpretar las informaciones económicas, financieras, contables y estadísticas para ser
reportada al Gerente General y al Consejo de Administración.
8. Preparar estudios económicos e informes de carácter financiero para el Gerente General
y el Consejo de Administración.
9. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las
actividades de intermediación así como velar por el cumplimiento de las obligaciones
pactadas.
10. Proponer al Gerente General el presupuesto y Cronograma de Actividades a desarrollar
en materia de publicidad, promoción y de relaciones públicas.
11. Integrar el Comité de Crédito.
12. Integrar el Comité de Adjudicaciones.
13. Controlar el cumplimiento de convenios de servicio de tesorería que celebre la Sociedad
Financiera de Objeto Múltiple con otras instituciones.
14. Cumplir con las demás funciones que le encomienden.
Función General
Funciones Específicas
1. Controlar que todas las operaciones que se realicen en el departamento se efectúen de
acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
2. Atender toda la correspondencia o consultas respecto a personas fallecidas, pedidos de
extractos de cuentas y cualquier otra situación que no se considere del Gerente,
consultar con el Área Legal de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
Responsabilidades
Atribuciones
2. Recibir cuadres de efectivo de los administradores de agencias para el cierre final del día,
e ingresarlo al sistema, en coordinación con el Cajero o Guardavalor general.
3. Solicitar a Contabilidad cuando crea conveniente, listados de las cuentas contables para
la confrontación de los saldos de las mismas.
4. Autorizar la reactivación o cancelación de las cuentas inactivas en coordinación con los
administradores de las agencias.
5. Remitir carta de bienvenida a nuevos clientes y obsequios de cumpleaños.
Función Básica
Funciones Específicas
1. Habilitar a las Agencias, mediante cheques y/o depósitos, del efectivo necesario para el
desarrollo normal de sus operaciones diarias.
2. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o requerimiento de pago.
3. Elaborar y reportar a la Unidad de Riesgos la situación diaria de Caja, así como los saldos
de Cuentas Bancarias y Cuentas en otras Sociedad Financiera de Objeto Múltiple tanto en
Moneda Nacional como Moneda Extranjera.
4. Establecer en forma periódica y regular el Costo Ponderado de los principales Adeudados
e informar al Encargado del área del mismo.
5. Mantener en custodia los valores (Letras, Bonos, Certificados Bancarios, Cheques de
Reembolso, etc.) que se originan producto de las operaciones de la SOFOM.
6. Custodiar las chequeras de las diferentes cuentas corrientes bancarias de la SOFOM, así
como el uso correlativo de los cheques. En caso de anular un cheque destruir las firmas y
remitirlo a contabilidad.
7. Coordinar en forma permanente con el Gerente de Finanzas, sobre los saldos disponibles
en Caja y Bancos, así como la posición de Cambio en Moneda Extranjera.
8. Establecer, con conocimiento y en coordinación con el Gerente de Finanzas, el Tipo de
Cambio para las operaciones diarias de Compra /Venta de Moneda Extranjera,
efectuando las variaciones necesarias de acuerdo a la información del mercado cambiario
recogida en bancos o en el mercado informal.
9. Certificar Órdenes de Pago, previa verificación y cargo en cuenta, y efectuar la
Responsabilidades
Atribuciones
1. Incautar billetes falsos y Revisar las Actas de Retención de las Ventanillas, remitiendo el
informe respectivo al gerente general.
Funciones
operación.
13. Controlar el nivel de efectivo en ventanillas de acuerdo con los límites asegurados.
14. Efectuar Arqueos sorpresivos a ventanillas y a las Agencias de la SOFOM.
15. Informar al Cajero o Guardavalor General/Tesorero sobre las necesidades de cobertura
de Seguros.
16. Otras funciones que le encomiende la Cajero general.
Atribuciones
Responsabilidades
Atribuciones
1. Informar a los clientes sobre las tasas de interés y los productos ofrecidos por la
institución.
Función Básica
Conducir y supervisar las actividades administrativas y operativas de la Agencia a su cargo
relacionadas con el otorgamiento y recuperación de créditos en sus diversas modalidades,
así como de la parte administrativa de la agencia.
Funciones Específicas
1. Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la agencia, así como velar por el
efectivo desempeño del personal a su cargo.
2. Establecer relaciones y efectuar visitas para la captación de nuevos clientes.
3. Atender a los clientes resolviendo sus consultas y/o requerimiento de pago.
4. Revisar y dar visto bueno a la documentación que sustentan las operaciones del día y
remitir la información al departamento de Contabilidad para su registro.
5. Atender y dar conformidad a los cheques recibidos por las operaciones de la SOFOM.
6. Remitir las estadísticas para los Gerentes y para contabilidad.
7. Controlar y explicar las variaciones en cuanto a captaciones y colocaciones de créditos.
8. Verificar cierres diarios, saldos de caja dejando constancia en los documentos
respectivos.
9. Mantener bajo control las claves de la bóveda y cajas de seguridad.
10. Vigilar que los saldos de caja y el valor de las prendas dejadas en garantía se encuentren
en plena cobertura por la póliza de seguro.
11. Confeccionar las estadísticas e informes respectivos para los Gerentes de las áreas
respectivas en forma mensual y/o cuando sea requerido.
12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memorándum,
directivas y/o reglamentos remitidos por el Gerente General y por los Gerentes de áreas.
13. Revisar y atender la correspondencia en general.
14. Informar de cualquier suceso o acontecimiento al Gerente General mediante informes
escritos.
15. Proponer al Gerente general programas de promoción y publicidad.
16. Coordinar con los diversos departamentos a fin de obtener en forma oportuna la
información necesaria, para la evaluación del crecimiento de la agencia y toma de
medidas correctivas.
17. Conciliar los resultados de las operaciones con el departamento de Contabilidad.
18. Mantener la Caja en nivel óptimo de efectivo, así como velar por la custodia del mismo,
observando que dichos recursos se encuentren en plena cobertura con la póliza de
seguros.
19. Recibir y mantener en custodia todo tipo de valores (título, contratos u otros
documentos) de la institución.
20. Habilitar efectivo a las diferentes secciones que lo soliciten para el funcionamiento de sus
operaciones diarias. (En agencias que no cuenten con auxiliar administrativo).
21. Efectuar arqueos y verificar los saldos de caja diarios con la finalidad de tener la
suficiente liquidez para el normal desarrollo de las operaciones diarias.
22. Coordinar con el Cajero o Guardavalor General sobre el manejo del disponible.
23. Llevar los libros de Caja y Bancos debidamente autorizados y mantenerlos actualizados.
24. Remitir el reporte preliminar de necesidades en moneda nacional y extranjera.
25. Remitir a la Oficina Principal la situación diaria de caja.
26. Mantener información actualizada de los tipos de créditos y productos que ofrece la
competencia.
27. Realizar copias de seguridad con el objeto de salvaguardar la información.
28. Vigilar el resguardo de las instalaciones, máquinas y equipos de cómputo y asegurar el
funcionamiento de los mismos.
29. Mantener actualizado el inventario físico de los bienes despreciables y no despreciables
de la Agencia.
30. Implementar controles para un mejor desarrollo de las actividades.
31. Fomentar la participación del personal en el desarrollo institucional.
32. Llevar el control y custodia de los pagarés y protestarlos en su debida oportunidad.
33. Enviar a Jefe de recuperaciones expedientes de créditos para cobranza judicial para el
inicio de las acciones legales pertinentes.
34. Hacer las liquidaciones de créditos para cobranza judicial.
35. Coordinar la entrega y recoger los cheques de las instituciones con las que se han
firmado convenios para los descuentos por planilla.
36. Verificar que los listados para los descuentos o retenciones de créditos de descuento por
planilla sean los correctos.
37. Autorizar los gastos de caja chica de acuerdo con el reglamento.
38. Llevar en perfecto orden los libros de control y arqueos.
39. Administrar y lograr las metas de colocaciones o de incremento de saldo neto que le
asignen a su equipo de Analistas.
40. Recopilar información sobre los diferentes productos y servicios financieros ofertados en
las áreas de influencia de la agencia y desarrollar estrategias innovadoras que aseguren
el liderazgo y posicionamiento de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
41. Dirigir a los Analistas de Crédito en el cumplimiento de los lineamientos y las metas
señaladas por el Gerente de Crédito.
42. Distribuir, organizar y controlar diariamente el trabajo de los Analistas de Crédito que
pertenecen a su equipo, los horarios de atención al público, horarios de reuniones de
Comité de Crédito, rapidez en la resolución de solicitudes, realización de trabajo de
campo (visitas de promoción y visitas de análisis), y demás funciones y actividades, para
el logro de las metas de colocación y recuperación.
43. Proveer a los Analistas a su cargo, de listados y reportes de apoyo a su trabajo:
Morosidad, pendiente de desembolso, tamaño de cartera, evolución de ratios, número de
clientes nuevos, représtamos, etc. Según los requerimientos.
44. Apoyar a los Analistas de Crédito en las visitas a clientes especiales y que requieran su
presencia, tanto para la promoción, análisis, requerimiento de pago por falta de pago,
etc.
45. Promocionar, brindar charlas y exposiciones sobre los productos y servicios que ofrece la
Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
46. Participar en el Comité de Crédito, especialmente en aquellos donde se requiere su firma
para las aprobaciones, según niveles de autonomía. Deberá revisar el análisis económico
y financiero de las operaciones de crédito que se presentan a su Comité, a efectos de
determinar los niveles de riesgo que conllevan y evaluar el desempeño de los Analistas a
su cargo.
47. Verificar que el monto y las condiciones de repago de los créditos, guarden una
razonable relación con la situación económica financiera del cliente, el comportamiento
crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantías ofrecidas, los niveles de
riesgo, etc., de acuerdo con el Manual de Crédito.
48. Vigilar los límites de concentración de los créditos otorgados por su equipo de Analistas.
49. Elevar y fundamentar ante el Comité de Crédito de niveles superiores, las propuestas de
crédito elaboradas de acuerdo a las disposiciones legales y normas de la SOFOM.
50. Supervisar y/o velar por la correcta y veraz información que el Analista presenta para el
sustento de la propuesta de crédito.
51. Controlar la elaboración de las Actas del Comité de Crédito y Comité de Mora de la
Agencia a su cargo.
52. Visitar personalmente a algunos clientes (de acuerdo al monto de los créditos, según la
normativa de Crédito) en su domicilio particular y comercial para confirmar, analizar y
evaluar el trabajo del Analistas y también, para atender consultas de créditos.
53. Llevar un control de los créditos rechazados de cada uno de los Analistas a su cargo, por
lo tanto, solicitará a los Analistas la entrega de toda la documentación de los créditos
que sean rechazados en el Comité de Crédito o por el mismo, a fin de llevar el control de
estos.
54. Analizar los incumplimientos de los planes de colocaciones, de su equipo y aplicar las
medidas correctivas necesarias.
55. Elaborar un informe mensual consolidado para la Gerencia de Crédito para evaluar y
analizar la evolución de la cartera de cada uno de los Analistas de Crédito a su cargo:
Colocaciones, morosidad, créditos aprobados, créditos rechazados, créditos
refinanciados, zonas promocionadas, posibles operaciones a concretar, entre otros
aspectos que considere relevantes.
56. Verificar al final del día, la emisión de información (en caso que amerite) para ejercer
control de los pagarés emitidos, créditos desembolsados, pagarés cancelados, pagarés
enviados a cobro judicial, porcentajes de morosidad, listados en general acorde a la
actividad diaria de la agencia.
57. Participar en los Comités de Morosidad, a fin de evaluar si los problemas de morosidad
son generados por fallas en el análisis de la capacidad y voluntad de pago de los clientes
y poder tomar medidas correctivas.
58. Conocer y reportar el sistema de incentivos variable con el cual serán remunerados los
Analistas de Crédito y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y
desempeño.
59. Coordinar con la Gerencia de Créditos, la liquidación del incentivo monetario variable de
los Analistas a su cargo.
60. Realizar la evolución periódica del equipo de analista y auxiliar de recuperaciones, e
informar al encargado de personal el resultado de los mismos.
61. Conocer y mantenerse enterado de las normas internas y externas que rigen los
créditos: Políticas, Procedimientos y Reglamentos y transmitir su conocimiento a los
Analistas de Crédito a su cargo.
62. Participar como instructor en programas de capacitación y entrenamiento para Analistas
de Crédito, de acuerdo con la política de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
63. Instruir a los Analistas para que puedan explicar a los clientes las políticas de crédito de
la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple de ser aceptado su crédito, especialmente de
los beneficios de pagar puntualmente y explicar técnicamente a los clientes las razones
por las cuales un crédito no es aprobado.
64. Instruir a los Analistas en cuanto a los requerimientos de documentos e información de
los expedientes de créditos y resolver sus consultas al respecto.
65. Solicitar al Gerente de Crédito, la reasignación o reclasificación de cartera que estime
conveniente, argumentando adecuadamente la misma.
66. Solicitar el traslado oportuno de los créditos vencidos para iniciar acciones pre-judiciales
o judiciales; al Jefe de Crédito, en coordinación con la Gerencia General.
67. Realizar cualquier otra función que el Gerente General o los Gerentes de áreas le
designen.
Atribuciones
1. Dirigir las operaciones de la agencia de acuerdo con las disposiciones y normas dictadas
por el Gerente General.
2. Firmar los contratos de inversiones y otros documentos del área.
3. Asistir a las reuniones que convoque el Gerente General.
4. Proponer al Gerente de Administración la rotación de personal de acuerdo con las
aptitudes y desempeño con que efectúen sus funciones.
5. Velar por el cumplimiento de las normas y reglamento establecidos.
6. Organizar el funcionamiento interno de la agencia, estableciendo los medios de acelerar
las operaciones con el público y ofrecer un servicio ágil y eficiente.
7. Velar por la recuperación de los créditos, verificar que los registros e información
financiera se mantengan al día.
8. Verificar la seguridad diurna y nocturna del local.
9. Efectuar arqueos a ventanillas.
10. Llevar un control adecuado de los Pagarés.
11. Efectuar retiros del Banco de acuerdo a los límites establecidos por el Gerente de
Finanzas e Inversiones, controlando el efectivo que se debe mantener en caja.
12. Evaluar al personal a su cargo y remitir el informe respectivo al encargado de Personal,
por lo menos 1 vez al año.
13. Hacer cumplir las normas, procedimientos y políticas.
Responsabilidades
Funciones
Responsabilidades
Atribuciones
Funciones Específicas
35. Controlar los informes de Asesoría Legal sobre situación de créditos en cobranza judicial,
monto de la deuda, estado del juicio y situación de garantías.
36. Constatar que los créditos concedidos a los clientes que se encuentren en situación de
observación, se aprueben de acuerdo a las disposiciones vigentes para tal efecto.
37. Representar a la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple en las Oficinas de los Secretarios
de Juzgado para autentificar las firmas autorizadas en los recursos judiciales.
38. Evaluar la cartera de créditos en concordancia con las normas vigentes estipuladas.
39. Proponer normas o reglamentos para el otorgamiento, control, supervisión de créditos,
recuperación de créditos, con los niveles y poderes necesarios para la Gerencia,
Administradores de Sucursales, Recuperadores, Asesor Legal y Analistas de Crédito,
delegando representación.
40. Normar sobre el correcto contenido de los documentos del expediente del cliente.
41. Otras funciones que le encargue la Gerencia General dentro del campo de su
competencia.
El objetivo del cargo es, administrar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades
relacionadas a la concesión y recuperación de créditos haciendo énfasis en la calidad del
servicio y la atención personalizada; colaborando en la promoción, evaluación, seguimiento
y administración de los productos y servicios de Crédito.
Tiene la responsabilidad de elaborar y proponer el presupuesto detallado de colocaciones de
Créditos y lograr la adecuada productividad de su equipo de trabajo, consiguiendo las metas
establecidas. Por lo anterior, también deberá diseñar y proponer la estrategia comercial para
alcanzar las proyecciones de cartera.
Deberá estar al tanto de las actividades de los equipos de Analistas de las diferentes
sucursales, monitoreando y apoyando el cumplimiento de las metas. Será el responsable de
reportar al Gerente de Crédito los resultados y requerimientos del personal de crédito, así
como proponer estrategias de crecimiento en las sucursales de cada zona.
Deberá participar, cuando le sea posible, en los Comités de Crédito y de Morosidad de los
Analistas de Crédito. Presidirá los Comités de Crédito en los cuáles participe con voz y voto.
Funciones Específicas
21. Verificar y dar conformidad a los documentos de su competencia antes de remitirlos a las
áreas competentes.
22. Programar y dirigir el proceso de emisión de cartas de invitación a los clientes de la
Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
23. Supervisar la oportuna entrega de los reportes diarios y/o mensuales a las áreas que
corresponde y especialmente a los Administradores de Sucursales para que cuenten con
las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
24. Elaborar los reportes y/o estadísticas de control y análisis y aquellos solicitados por la
Gerencia de Crédito.
25. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevención de
Lavado de Dinero.
26. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevención de Lavado
de Dinero.
27. Realizar visitas aleatorias a los Clientes para verificar los datos e información declarada
por los mismos, cumpliendo con las normas establecidas en el Manual de Créditos.
28. Velar para que el otorgamiento de crédito, que se sujeten a las condiciones crediticias
establecidas.
29. Opinar sobre el otorgamiento de créditos, cancelaciones anticipadas, refinanciaciones y
otros asuntos crediticios que estén dentro y fuera de su autonomía de aprobación.
30. Revisar y firmar los contratos y/o minutas dentro de su competencia hasta los límites
establecidos en el Manual de Créditos.
31. Registrar y controlar el vencimiento de las pólizas de seguros de aquellas garantías que
ameriten.
32. Revisar en el sistema informático las refinanciaciones, reprogramaciones y
reestructuraciones de créditos, verificando que estas cumplan con los requisitos exigidos.
33. Colaborar en la organización y dirección de la recuperación de créditos vencidos, en
cobranza judicial y créditos castigados conjuntamente con los Administradores de
Sucursales y analistas de créditos.
34. Llegar a acuerdos administrativos y extrajudiciales con los Clientes cuando sea
requerido.
35. Supervisar aleatoriamente el correcto registro de los pagarés en el momento del
desembolso de créditos.
36. Supervisar que se realicen oportunamente la entrega de los títulos valores al área de
operaciones de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
37. Verificar el cumplimiento de la elaboración de los Libros de Actas del Comité de Créditos
y del Comité de Mora.
38. Controlar el Mantenimiento de un flujo de caja proyectado para el desembolso de
créditos semanales, mensuales.
39. Realizar las coordinaciones con el área de operaciones para el desembolso de créditos y
de ésta manera disponibilidad de efectivo para la normal atención de los clientes de
crédito en todas las sucursales.
40. Informar y motivar el personal del área de crédito en el cumplimiento de las metas
trazadas.
41. Evaluar el desempeño del personal del área de crédito dentro de su competencia.
42. Participar en eventos sociales que se considere de importancia para realizar la imagen de
la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
43. Levantar las observaciones efectuadas por los órganos de control interno y externo, en el
ámbito de su competencia.
44. Autorizar o rechazar, en coordinación con la Gerencia de Crédito, la reasignación o
reclasificación de cartera que solicite un Administrador de Sucursal, e informar a quien
corresponda para que realice los cambios en el sistema informático.
45. Llevar el adecuado control de las reasignaciones y/o reclasificaciones de cartera, así
como de las refinanciaciones que se hayan realizado y elaborar un informe mensual
detallado para la Gerencia de Crédito.
46. Controlar los informes estadísticos de cada sucursal para el cálculo de incentivos y
evaluación de desempeño.
47. Coordinar con el Gerente de Créditos el rol de vacaciones, el plan de capacitación, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneración, etc., para
canalizar las acciones a realizar con Recursos Humanos.
48. Colaborar en los eventos de capacitación aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensión y el conocimiento pleno de la filosofía y tecnología aplicada, de las Políticas,
Procedimientos y Reglamentos para los productos y servicios de la SOFOM.
49. Conocer el sistema de incentivos con el cual serán remunerados los funcionarios de
Créditos y que al mismo tiempo servirá para la evaluación de gestión y desempeño.
Deberá estar en capacidad de explicar el sistema de incentivos, para despejar dudas al
respecto.
50. Velar por el adecuado abastecimiento de material logístico para el correcto desempeño
del personal del área de crédito.
51. Cumplir las demás funciones que asigne la Gerencia de Crédito mediante documentos
normativos internos.
Funciones Específicas
11. Preparar expedientes de crédito con todas las informaciones requeridas y con suficiente y
adecuada documentación para ser presentada al Comité de Crédito, debidamente
ordenado y caligrafía legible.
12. Ejecutar la política crediticia de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple, en armonía
con las disposiciones de las entidades rectoras del sistema financiero nacional, así como
mantenerse actualizado respecto al desarrollo de operaciones en el ámbito financiero
local y nacional, evaluando alternativas y proponiéndolas ante los niveles
correspondientes.
13. Realizar visitas posteriores al otorgamiento del crédito según sea el destino del crédito,
con la finalidad de disminuir el riesgo crediticio, determinando nuevas necesidades y
evaluando las posibilidades de nuevos créditos.
14. Brindar atención oportuna y apoyo técnico al cliente, informando con veracidad y
transparencia acerca de los productos financieros que la Sociedad Financiera de Objeto
Múltiple ofrece, buscando su fidelización.
15. Comunicar a los clientes el resultado de la resolución del Comité de Crédito, orientando
los pasos a seguir del proceso de desembolso del crédito.
16. Elaborar y sustentar la respuesta a las consultas o requerimiento de pago de los clientes
en coordinación con su Jefe Inmediato.
17. Evaluar exhaustivamente la unidad económica, negocio y/o empresa a financiar del
solicitante, con la finalidad de determinar la capacidad de pago del cliente, detectar
oportunamente los riesgos crediticios, estimando la voluntad de pago, aplicando así la
tecnología crediticia de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple.
18. Efectuar el análisis e interpretación de los estados financieros presentados por los
clientes y potenciales clientes de la SOFOM, así como las proyecciones de dichos estados.
19. Presentar al respectivo Comité la propuesta del otorgamiento de créditos, debidamente
documentada (basada en información cuantitativa y cualitativa del solicitante), aplicando
la tecnología crediticia,
20. Presentar al Administrador de Sucursal, las solicitudes de créditos en sus distintas
modalidades, incluyendo las ampliaciones, reprogramaciones, reestructuraciones y
refinanciaciones, para su aprobación o denegación según el nivele al que corresponden.
21. Verificar que el ingreso en el sistema informático se realice bajo las condiciones
establecidas en la resolución del Comité de Crédito.
22. Comunicar oportunamente y explicar técnicamente a los clientes las razones por las
cuales el crédito no fue aprobado o las decisiones del Comité, que indiquen cambio de
plazos, disminución de montos de crédito, nuevos avales, etc.
23. Participar de los Comités de Mora, tanto para comentar su experiencia de gestiones
crediticias con los colegas, como para analizar las causas que originaron la mora de sus
clientes, las medidas de recuperación aplicadas y ofrecer alguna alternativa de solución a
fin de que se regularice el pago o proceder al inicio de las acciones prejudiciales o
judiciales.
24. Participar en el comité de mora para los casos que resolverán pasar a incobrables.
25. Tomar nota de los acuerdos de la recuperación administrativa o extrajudicial y vigilar su
cumplimiento.
Funciones Específicas
1. Digitar las Presolicitudes en el sistema informático asignando las mismas, al Analista que
corresponda, cuidando que la zona de ubicación del negocio de los solicitantes esté de
acuerdo a la zona de trabajo de los Analistas y de acuerdo a la sucursal donde trabaja.
2. Entregar las Presolicitudes a los Analistas de Crédito.
3. Realizar las consultas a las Centrales de Riesgos definidas por la SOFOM, sobre las
referencias bancarias y financieras de los solicitantes de Crédito para renovaciones.
4. Apoyar en la verificación de las referencias comerciales realizadas por los Analistas de
Crédito, llamando por teléfono a las personas de contacto.
5. Apoyar en la atención de los clientes proporcionando información sobre los productos y
servicios crediticios de la Sociedad Financiera de Objeto Múltiple y llenar la solicitud
básica cuando sea necesario.
6. Apoyar en el ingresar al Sistema Informático, la información recopilada por los Analistas
de Crédito, en el expediente de cada solicitante de crédito.
7. Verificar que el ingreso de datos esté correcto y conforme a la información disponible
como actividad, el destino del crédito, tipo de garantía del crédito, avales, análisis de la
capacidad de pago, cuadre de estados financieros, entre otros.
8. Emitir los reportes de control y verificación del ingreso de expedientes al sistema.
9. Archivar los expedientes cuando se haya finalizado el proceso hasta su desembolsado.
10. Atender a los clientes, proporcionándoles información sobre los productos crediticios,
tratando de resolver las dudas que los mismos puedan tener sobre el trámite a realizar,
requisitos, garantías, pagos, intereses, costos adicionales, morosidad, etc.
El objetivo del puesto es trabajar coordinadamente con el Área de Crédito, a fin de que los
clientes con créditos en mora regularicen su situación.
Su colaboración, no implica que los Analistas de Crédito se desvinculen de la responsabilidad
de la recuperación de los créditos con problema de mora. El Personal de Recuperaciones,
ejercerá una mayor presión para conseguir que los clientes con préstamos en mora paguen
su deuda; y finalmente en caso de no lograr una solución por la vía administrativa, se
encargarán de la tramitación necesaria para el cobro por vía prejudicial o judicial.
Participarán de los Comités de Morosidad, a fin de compartir la experiencia de los casos que
se hayan presentado y también para coordinar y controlar el trabajo de seguimiento
realizado por los Analistas de Crédito.
Realizarán el registro, control, seguimiento y recuperación de los préstamos que se
encuentran en situación de cobranza difícil, desafectando la cartera de los Analistas de
Crédito.
Funciones Específicas
1. Realizar labores de cobranza de pago a clientes que se encuentran con créditos con mora
crítica y en cobranza prejudicial o judicial. A los efectos realizará visitas de requerimiento
de pago al domicilio comercial y/o particular del cliente y del fiador solidario,
acompañado del Analista de Crédito responsable, cuando lo considere necesario.
2. Planificar las visitas de cobranza, en coordinación con el Gerente de Crédito /
Administrador de Sucursal y con los Analistas de Crédito.
3. Revisar junto con el personal del área los listados diarios de morosidad y de vencimiento
de pago de cuotas y organizar el trabajo para gestionar la regularización de los créditos
vencidos.
4. Coordinar la emisión y remisión de cartas de notificación a clientes con mora, para lo
cual deberá coordinar con el Gerente de Crédito/Administradores de Agencia, Analistas
de Crédito y visitar a aquellos clientes que ameriten una gestión directa.
5. Preparar expedientes en situación de mora para su traslado a asesoría legal quien
deberá realizar el protesto de pagarés.
6. Registrar los gastos en el sistema informático, remitiendo al Departamento de
Contabilidad las boletas de ventas emitidas por la Notaría.
7. Revisar los planes de seguimiento de créditos en mora, especialmente a los créditos
refinanciados y los que tienen compromiso de regularización y verificar su cumplimiento.
8. Sugerir y solicitar a la Gerencia de Crédito, la oportuna transferencia a cobranza
prejudicial o judicial de las obligaciones vencidas cuidando que no pierdan su mérito
ejecutivo y que se efectúen las provisiones correspondientes.
9. Recibir los expedientes de crédito que pasan a cobranza prejudicial o judicial y realizar la
entrega de dichos expedientes al Asesor Legal adjuntando los títulos valores.
10. Velar por la documentación de seguimiento de mora en cada expediente de crédito con
mora, en cobranza prejudicial o judicial y velar por su archivo y custodia.
11. Colaborar con el Asesor Legal en el seguimiento de créditos que se encuentran en
proceso judicial, observando el avance procesal de las causas iniciadas a los deudores y
en el trámite a las resoluciones judiciales que ordenan trabar embargo en forma de
retención sobre fondos, bienes o cualquier modalidad, que el deudor pueda tener en la
causa.
12. Llevar un control sobre los créditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la
recuperación oportuna de los créditos, informando a la Gerencia de Crédito y a la
Gerencia General sobre las propuestas de pago de los deudores para su
pronunciamiento, y definición de soluciones a los problemas de morosidad.
13. Preparar para la Gerencia de Créditos informes sobre el control periódico de la morosidad
por Sucursal, por Analista responsable, por montos, etc.; con mención separada para los
créditos refinanciados.
14. Preparar estadísticas, informes mensuales de los controles efectuados a su cargo, sobre
la morosidad general de la cartera, fallas en la concesión de los créditos y en la
recuperación de la cartera con mora, por rango de montos, por rango de mora, créditos
normales, créditos refinanciados, por Analista de Crédito, entre otras.
15. Elaborar informes y cuadros estadísticos periódicos de la cobranza prejudicial y judicial,
por rango de montos, por rango de mora, créditos normales, créditos refinanciados, por
Analista de Crédito, entre otras.
Elaborado por: SIC DESARROLLO Aprobado por:
Vigencia: Indefinida Actualización: Julio 2011 Página 76 de 80
V - Ene. /10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MÚLTIPLE
16. Llevar control de los pagos a cuenta, realizados por clientes con mora de difícil
recuperación.
17. Dejar constancia de los compromisos de pagos y de los resultados de las acciones
adoptadas respecto a los clientes morosos y sus fiadores solidarios.
18. Proponer alternativas de solución (cambio de días de pago, posposición de pago de
cuotas, refinanciamiento, reestructuración), para solucionar los problemas de morosidad
que presentan los clientes, previo análisis de cada caso, junto con el Analista de Crédito
responsable.
19. Informar sobre el progreso en la recuperación de créditos de los acuerdos prejudiciales o
extrajudiciales que se haya pactado y solicitar información al Asesor Legal, sobre las
acciones realizadas con aquellos clientes que hayan pasado a su Área.
20. Realizar otra función que le asigne la Gerencia de Crédito, dentro del campo de su
competencia.
Funciones Específicas
1. Recibir los expedientes remitidos por el Encargado de Recuperaciones / Administrador de
Sucursal y agregar en ellos la documentación correspondiente a las acciones de
recuperación que se ejecuten, velar por su archivo y custodia.
2. Apoyar en la verificación de la veracidad de las Inscripciones de garantía en los Registros
Públicos.
3. Realizar acciones de notificación y negociación administrativa a los acreditados morosos.
4. Ejecutar las acciones de recuperación prejudicial que se le indique.
5. Tomar nota de los acuerdos de recuperación administrativa o extrajudicial y vigilar su
cumplimiento.
6. Informar al Administrador de Sucursal / Encargado de Recuperaciones sobre el
incumplimiento de los acuerdos prejudiciales o extrajudiciales.
7. Realizar las diligencias judiciales notariales y otras, que le indique el Encargado de
Recuperaciones / Administrador de Sucursal necesarias para la recuperación de créditos
vencidos, así como la ejecución de sus garantías.
ANEXOS
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Acta Nº:
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