MANUAL DE SEGURIDAD BASC

CAPITULO BOGOTA
MAHE NEUTRAL SHIPPING S.A.S.
CIUDAD Y FECHA
CIRCULAR 170 CONOCIMIENTO DE BOGOTA, D.C. Junio 9 de 2023
CLIENTE - ANEXO ACUERDO DE VERSION No. 1
SEGURIDAD CADENA LOGISTICA

CLIENTE PROVEEDOR
RAZON SOCIAL
PERSONA CONTACTO
CARGO
ACTIVIDAD PRINCIPAL
OBSERVACIONES

CONOCIMIENTO DE CLIENTE INFORMACIÓN CIRCULAR 0170

FECHA DE APERTURA FECHA DE ACTUALIZACIÓN

DATOS DE IDENTIFICACIÓN
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL NIT O CC

DOMICILIO O
RESIDENCIA
ACTIVIDAD
ECONÓMICA

CLASE DE ESCRITURA DE ULTIMA REFORMA DE LA ESCRITURA

SOCIEDAD CONSTITUCIÓN

FECHA CAPITAL CAPITAL AUTORIZADO CAPITAL SUSCRITO

CERTIFICADO SOCIAL
REGISTRADO

¿PERTENECE A UNA ASOCIACIÓN O SI NO TIEMPO EN EL MERCADO

GREMIO?
¿CUAL?

REPRESENTANTE LEGAL (INFORMACIÓN SOCIEDADES ANÓNIMAS)

APELLIDOS Y NOMBRES REPRESENTANTE IDENTIFICACIÓN (NIT O C.C.) Y DIRECCIÓN
LEGAL RESIDENCIA

REPRESENTANTE LEGAL Y SOCIOS (INFORMACIÓN DE JUNTA DIRECTIVA)

APELLIDOS Y NOMBRES IDENTIFICACIÓN (NIT O C.C.)

OBJETO SOCIAL Y DESCRIPCIÓN BREVE MERCANCÍAS IMPORTACIÓN O EXPORTACIÓN

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SEGURIDAD CADENA LOGISTICA

ORIGEN DE FONDOS

FORMA PAGO OPERACIONES COMERCIO EXTERIOR

MEDIO INSTRUMENTO ENTIDAD CIUDAD. CORRESPONSAL
FINANCIERA

DATOS PARA CORRESPONDENCIA

DIRECCIÓN CIUDAD Y TELÉFONO No. FAX No.
OFICINA DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN SEDE CIUDAD Y TELÉFONO No. FAX No.

PRINCIPAL DEPARTAMENTO

APARTADO CIUDAD DEPARTAMENTO CORREO ELECTRÓNICO

AÉREO

PERSONAS AUTORIZADAS PARA FIRMAR DOCUMENTOS

APELLIDOS Y NOMBRES CARGO IDENTIFICACIÓN (NIT Ó C.C.)

REFERENCIAS
BANCARIA ENTIDAD PRODUCTO SUCURSAL TELEFONO

COMERCIAL ESTABLECIMIENTO DIRECCIÒN CIUDAD TELEFONO

Obrando en nombre propio, de manera voluntaria y dando certeza de que todo lo aquí consignado es cierto,
realizo la siguiente declaración de origen de fondos con el propósito de que se pueda dar cumplimiento a lo
señalado circular externa 0170 de 2002 expedida por la dirección de impuestos y aduanas nacionales ley 526
de 1999, ley 599 de 2000 y ley 190 de 1.995 (estatuto anticorrupción), ley 1581 de 2012 dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales decreto 1377 de 2013y demás normas legales
concordantes para el desarrollo de operaciones de comercio exterior.

Así mismo declaro que lo escrito en la casilla “origen de fondos" de este formulario, sobre los recursos no
provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el código penal colombiano o en cualquier
norma que lo modifique o adicione, ni efectuare transacciones destinadas a tales actividades o a favor de
personas relacionadas con las mismas; en caso de infracción de cualquiera de los numerales contenidos en
este documento, eximo a Mahe Neutral Shipping S.A.S. de toda responsabilidad que se derive por
información errónea, falsa o inexacta que yo hubiere proporcionado en este documento o de la violación del
mismo, en constancia de haber leído, entendido y aceptado.

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SEGURIDAD CADENA LOGISTICA

SI DECLARO LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Nombre de la persona que firma y revisa el documento

ACUERDO DE SEGURIDAD PARA LA MITIGACIÓN DE RIESGOS DE LA CADENA LOGISTICA

Con fundamento en el sistema de Gestión de Control y Seguridad y de acuerdo a la Gestión de Riesgos de

Mahe Neutral Shipping S.A.S. en especial el manual “Siplaft-padm”, el presente acuerdo de operaciones y
buenas prácticas de seguridad y calidad está diseñado con el fin de:

• Establecer responsabilidades de cada una de las partes firmantes según lo que les corresponda de
conformidad con lo establecido en la legislación colombiana vigente.
• Optimizar los procesos y procedimientos corporativos, fortalecer las relaciones negociales y
promover el mejoramiento continuo, como respuesta a las exigencias nacionales e internacionales de
los estándares de seguridad y calidad.
• Determinar pautas de seguridad para prevenir y generar conciencia sobre las actividades ilícitas que
se puedan presentar antes, durante y después de las operaciones de comercio exterior y logísticas,
tales como el lavado de activos y la financiación del terrorismo, entre otras.

Para tal efecto Mahe Neutral Shipping S.A.S tiene en cuenta con sus asociados de negocio los Riesgos
siguientes:

Riesgos legales: El asociado de negocio debe garantizar el cumplimiento de los requisitos legales que le
correspondan según su actividad económica, tipo de empresa, etc. Nosotros como Mahe Neutral Shipping
debemos solicitar documentos que nos permitan conocer la legalidad de las empresas tales como cámara de
comercio, validación en listas restrictivas, solicitar certificados que se requieran para la operación propia del
servicio prestado, etc.

Riesgos Reputacionales: El asociado de negocio debe garantizar que no se utilizaran formatos,

documentos, información, logos e imágenes de la compañía entre otros que puedan afectar la buena imagen y
reputación de Mahe Neutral Shipping S.A.S. Debe mantener la confidencialidad de toda la información que
por efectos de la relación comercial y/o servicios prestados obtenga.

Riesgos Operacionales: El asociado de negocio debe garantizar el cumplimiento de sus compromisos ante
Mahe Neutral Shipping S.A.S. para evitarnos inconvenientes y problemas de tipo operacional
(problemas/pérdidas ocasionadas en la ejecución de los procesos y funciones de la empresa, por fallas en
procesos, en el sistema, en los procedimientos, modelos o personas).

Riesgos de contagio: El asociado de negocio debe garantizar que sus actividades no están relacionadas a
operaciones ilícitas de ninguna índole que puedan generan algún impacto negativo o afectación a las
operaciones, reputación, imagen, etc. de Mahe Neutral Shipping S.A.S. teniendo en cuenta lo establecido en
el Código Penal Colombiano Articulo 323.

Riesgos Públicos: Mahe neutral Shipping considera las posibilidades que tienen las personas y/o empresa
de ser víctima de cualquier conducta criminal y delictiva que afecta la integridad emocional física y otros como
el patrimonio, afectado el entorno familiar social y laboral por ello gestiona los controles necesarios para
reducir el impacto de estas situaciones no deseadas.

El asociado de negocio garantiza y se compromete en especial a:

• Suministrar los documentos requeridos y necesarios durante la relación comercial, así como,
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SEGURIDAD CADENA LOGISTICA

actualizar la documentación e informar sobre los posibles cambios que se presenten internamente y
que puedan llegar a afectar el desarrollo de las operaciones o la continuidad de la relación.
• Permitir la consulta y reporte a centrales de riesgo bajo las condiciones de la Ley 1581 de 2012
“Habeas Data” y Ley 1377 de 2013 “Tratamiento de datos personales” para proteger toda información
suministrada durante la relación comercial y en la ejecución de actividades, aclarando que no debe
divulgar la misma a otras partes interesadas.

• Al firmar este documento se compromete bajo gravedad de juramento que los documentos y anexos
necesarios para el correcto desarrollo de la operación de comercio exterior y logística son totalmente
legales; así mismo se compromete a renovar su información mínimo anualmente en cumplimiento a
los requisitos de gestión de seguridad y las normas legales pertinentes tales como la circular externa
No. 170 de 2002 de la DIAN y demás aplicables incluso las no referenciados en este acuerdo.
• Garantizar que las operaciones entregadas a la empresa tengan los controles adecuados y la
verificación de sus procesos y procedimientos corporativos.
• Reportar a la UIAF las operaciones intentadas o rechazadas catalogadas como sospechosas.
• Garantizar la confidencialidad del manejo de la información, en todas las operaciones que se
contrate,
• Permitir a Mahe Neutral Shipping S.A.S adelantar/realizar evaluaciones de seguridad bajo los
estándares de seguridad y control como BASC, OEA, ISO 28000, CTPA-T, entre otros, poniendo a
disposición las instalaciones y evidencias requeridas para la verificación si y sólo sí Mahe Neutral
Shipping S.A.S., lo requiere y/o considera necesario
• Dar cumplimiento en materia de contratación de personal de acuerdo a las leyes del país.
• No aceptar prebendas a título personal o terceros para el cumplimiento de su labor y cualquier
actividad, transacción, etc., asociadas a corrupción y soborno. No solicitar/proponer/aceptar sobornos
para la obtención de contratos o negocios

Por parte de la empresa:

• Garantizar la prestación de sus servicios de agenciamiento de carga internacional con la diligencia y

en la oportunidad que demanda la cadena logística.
• Dar información de las personas que se desvinculan de la empresa, con el fin de evitar suplantación
de documentos y autorizaciones.
• Implementar medidas internas de seguridad que protejan la carga frente a cualquiera de las
modalidades de contaminación y riesgos implícitos en las operaciones de comercio exterior y
logísticas.
• Realizar el proceso de selección y contratación del personal de acuerdo con las normas legales y los
estándares de seguridad.
• Realizar capacitaciones y entrenamiento permanente sobre la preservación de la integridad de la
carga, así como la adopción de las prácticas para minimizar el riesgo de actividades ilícitas tales
como: la corrupción, el soborno, el contrabando, acciones terroristas y la contaminación con
sustancias ilícitas.
• No prestar sus servicios a empresas y/o entidades que tengan nexos con ilícitos o que presenten
irregularidades en relación con el marco legal colombiano. Así mismo, se reserva el derecho a
prestar sus servicios hasta efectuar previa verificación con las cámaras de comercio, lista Clinton,
entidades de riesgo financiera, entre otras.
• Mantener la confidencialidad de toda la información suministrada por el cliente.

Mediante la suscripción y puesta en marcha del presente acuerdo contribuyen los firmantes al mejoramiento
continuo, el ahorro de recursos y esfuerzos para enfrentar con éxito los retos relativos a las operaciones de
comercio exterior y de logística, a través de la adopción de medidas necesarias y suficientes para prevenir la
contaminación de la carga, la corrupción y el soborno, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la
proliferación de armas de destrucción masiva.

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SEGURIDAD CADENA LOGISTICA

DOCUMENTOS A ANEXAR
ORIGINAL COPIA
CERTIFICADO ORIGINAL DE CÁMARA DE COMERCIO ORIGINAL
FOTOCOPIA DEL NIT/ RUT
FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANÍA DEL REPRESENTANTE
LEGAL

Para constancia de todo lo anterior se firma por LAS PARTES en la ciudad de a los días del mes
de del año 202_, en dos ejemplares de idéntico tenor, con destino a cada una de LAS PARTES.

EL ASOCIADO DE NEGOCIO MAHE NEUTRAL SHIPPING S.A.S.

Nombre de la persona que firma (en letra imprenta/ Nombre de la persona que firma
Firma Digital Certificada Entidad.):

Documento de identificación de la persona que firma y Documento de identificación de la persona que firma y
lugar de expedición (en letra imprenta): lugar de expedición

Cargo de la persona que firma (en letra imprenta): Cargo de la persona que firma (en letra imprenta):

Firma: Firma:

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