PEDOMAN PELAYANAN

LOKET PENDAFTARAN

PUSKESMAS BANDAR JAYA

KABUPATEN LAHAT
TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan berkat dan rahmat-Nya sehingga Puskesmas Bandar Jaya pada Tahun 2023
akan mendapat kesempatan untuk melaksanakan akreditasi.
Akreditasi bagi Puskesmas Bandar Jaya Kabupaten Lahat sangatlah penting untuk
meningkatkan mutu pelayanan dan kepuasan bagi pasien serta masyarakat. Untuk menunjang
pelaksanaan akreditasi di Puskesmas Bandar Jaya Kabupaten Lahat maka diperlukan
pedoman pelayanan di Puskesmas Bandar Jaya
Harapan kami mudah mudahan pedoman pelayanan ini dapat memberi manfaat dan
bagi Puskesmas Bandar Jaya, sehingga akreditasi di Puskesmas Bandar Jaya Kabupaten Lahat
berjalan lancar dan menjadi Puskesmas yang lebih baik.

Kepala Puskesmas Bandar Jaya

Eliya Agustina, SKM, MM

NIP. 197108071992032003
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan

pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan. Pelayanan pendaftaran pasien
merupakan bagian yang sangat penting dalam kaitannya dengan sarana pelayanan
kesehatan. Proses pendaftaran pasien merupakan kontak pertama kali antara petugas
puskesmas dengan pasien atau keluarganya. Oleh karena itu baik buruknya
pendaftaran pasien dapat menjadi salah satu acuan penilaian bagi masyarakat dalam
menilai kualitas pelayanan kesehatan pada sebuah puskesmas.
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan pemerintah yang menyediakan pelayanan medis dasar dan spesialistik. Pelayanan
kesehatan terhadap masyarakat merupakan bagian terpenting untuk meningkatkan
kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat
kesehatan masyarakat yang optimal.

B. Tujuan
Tujuan dari pedoman ini adalah sebagai acuan kerja petugas di bagian
pendaftaran/loket dalam memberikan pelayanan yang bermutu dan memuaskan pelanggan.
Dan sebagai dasar penyampaian informasi atau proses pemberian pengetahuan mengenai
tatacara pendaftaran pasien dan alur pelayanan di Puskesmas Bandar Jaya kepada pasien
dan / atau keluarga pasien oleh petugas pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan.

C. Sasaran
Sasaran dari pedoman ini adalah semua pasien yang berobat dan penyelenggara
pelayanan baik medis maupun non medis.

D. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di Puskesmas Bandar
Jaya meliputi:

1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Rekam Medis Baru
4. Pencarian Rekam Medis lama
5. Distribusi Rekam Medis ke Poli/Ruangan
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatan dan Pelaporan
 9. Penyimpanan Kembali Rekam Medis

E. Batasan Operasional
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan
pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan. Alur Pendaftaran adalah tata urutan
tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal melakukan pendaftaran.
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien.
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang Pasien.
Hak dan kewajiban petugas harus bekerja sesuai dengan SOP pendaftaran yang
sudah di atur berdasarkan Permenkes Nomor 75 tahun 2014.
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Kualifikasi sumber daya manusia yang ada di ruang pendaftaran Puskesmas
Bandar Jaya adalah:
1. Tenaga Administasi Umum
Tenaga administrasi umum yang ada di ruang pendaftaran Puskesmas Bandar Jaya
adalah tenaga administrasi yang sudah mengikuti pelatihan dan berkompeten di bidangnya
yaitu mengatur dan menata ruang pendaftaran dan rekam medis.
2. Peregister Pasien
Peregister Pasien yang ada di ruang pendaftaran Puskesmas Bandar Jaya adalah
tenaga administrasi yang sudah bersertifikat mengikuti Pelatihan Rekam Medis dan
berkompeten di bidangnya yaitu mengelola ruang pendaftaran, ruang rekam medis, dan
sebagai PIC P-Care BPJS.
3. Petugas Informasi
Petugas informasi adalah bagian dari petugas ruang pendaftaran yang bertugas
sebagai pemberi informasi kepada pasien, memberikan nomor antrian sesuai dengan
kebutuhan pasien dan melakukan skrining terhadap pasien yang ingin berobat.

B. Distribusi Ketenagaan
NO JENIS KETERANGAN JUMLAH
1 Petugas Administrasi 2
2 Peregister Pasien 3
3 Petugas Informasi 2

C. Jadwal Kegiatan
Puskesmas Bandar Jaya melakukan pelayanan setiap hari senin sampai dengan sabtu. Jam
buka ruan pendaftaran Puskesmas Bandar Jaya yaitu:
 Senin-Kamis : 07.45-13.00 WIB
 Jum’at : 08.00-10.30 WIB
 Sabtu : 07.45-11.30 WIB

BAB III
STANDAR FASILITAS
 Sarana adalah suatu tempat, fasilitas dan peralatan yang langsung terkait dengan
Pelayanan klinis. Sedangkan prasarana adalah tempat, fasilitas dan peralatan yang Secara
tidak langsung mendukung pelayanan kesehatan. Dalam upaya mendukung Pelayanan
Puskesmas diperlukan sarana dan prasarana yang memadai.

A. Denah Ruang

Ruang Penyimpanan Rekam Medis

PINTU

KETERANGAN
Rak Rekam Medis

B. Standar Fasilitas

PERLENGKAPAN
a. Meja pendaftaran
b. Kursi petugas
c. Komputer
d. Rak Penyimpanan rekam medis
e. Microphone dan Speaker Aktif

NO JENIS ALAT JUMLAH

1 Buku Register Pendaftaran 3 Buah
2 Alat Tulis Kantor 1 set
3 Mesin Antrian 1 buah
4 Buku Rekam Medis Sesuai kunjungan
pasien baru
5 Microphone dan Speaker Aktif 1 set
6 Komputer 2 set
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

A. Lingkup Kegiatan
Lingkup kegiatan ruang pendaftaran dengan unit terkait, yaitu:
1. Ruangan Pendaftaran dan Rekam Medik
2. Ruangan Pelayanan Umum
3. Ruangan Pelayanan Infeksi
4. Ruangan Anak / MTBS
5. Ruangan Pelayanan Gigi dan Mulut
6. Ruangan Pelayanan KIA / KB
7. Ruangan Imunisasi
8. Ruangan Gizi
9. Ruangan Tindakan

B. Metode
1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke Puskesmas.
3. Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan apa
yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana mungkin dan
kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.

C. Langkah Kegiatan

1. Petugas informasi pendaftaran menerima Kedatangan Pasien

2. Petugas informasi pendaftaran melakukan identifikasi pasien
- Petugas menanyakan Nama, Alamat tempat tinggal, tanggal lahir, susunan
anggota keluarga
- Petugas menyakan KTP / Kartu Pengenal yang dimiliki pasien
- Petugas menanyakan kartu kepesertaan jaminan kesehatan (JKN, KIS )
3. Petugas informasi memberikan nomer antrian pendaftaran
4. Petugas informasi mempersilahkan pasien menunggu panggilan sesuai nomor urut.
5. Petugas informasi memanggil pasien sesuai nomor urut dan mempersilahkan ke
ruang pendaftaran.
6. Petugas Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang tunggu.
7. Petugas pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk pasien baru
Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi
 - Nama Pasien
- Nama KK
- Alamat Tempat Tinggal
- No. Register Kunjungan
8. Petugas Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien baru yang berisi :
- Nama Unit Pelayanan
- Nama Kepala Keluarga
- Tanggal lahir / Umum KK
- Nomer Register Kunjungan ( Famili Folder )
- Nama Pasien dalam daftar nama anggota keluarga
9. Jika pasien lama, maka Petugas Pendaftaran mencari dan mengambil Kartu Rekam
medis milik pasien sesuai dengan nomer register yang dimiliki pasien, adapun
prosesnya adalah :
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan No. Urut, nama dan alamat.
- Buka aplikasi antrian online atau aplikasi P-Care
- Searcing Nomer register pasien pada aplikasi
- Nomer rak rekam medis terdeteksi
- Petugas mengambil kartu rekam medis sesuai dengan nama Pasien
10. Petugas Pendaftaran mencatat Kartu Rekam Medis yang didistribusikan ke
Poli/ruangan yang dituju pada buku catatan akses Rekam Medis.
11. Petugas Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan dan nomer panggilan untuk
poli yang dituju.
12. Petugas Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu Pengenal Pasien / Kartu
Kepesertaan Jaminan Kesehatan (JKN) berobat milik pasien
13. Petugas Pendaftaran menginformasikan pada pasien untuk menunggu panggilan dari
poli/ruangan yang dituju.
14. Petugas Pendaftaran mendistribusikan Kartu Rekam medis kepada poli/ruangan yang
dituju.
 BAB V
LOGISTIK

Kebutuhan logistik untuk ruang pendaftaran pasien, yaitu:

1. Nomor urut antrian
2. Rekam Medis
3. Kartu Berobat
4. Blanko Resep
5. Blanko KIR Sehat
6. Buku Register rekam medis
7. Buku Bantu untuk penomoran rekam medis
8. Buku Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis
9. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
10. Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN

Keselamatan Pasien adalah suatu sistem yang membuat asuhan pasien lebih
aman, meliputi asesmen risiko, identifikasi dan pengelolaan risiko pasien, pelaporan dan analisis
insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak lanjutnya, serta implementasi solusi
untuk meminimalkan timbulnya risiko dan mencegah terjadinya cedera yang
disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil
tindakan yang seharusnya diambil.
Sasaran keselamatan pasien dalam proses pendaftaran meliputi
1. Identifikasi pasien dengan benar.
Identifikasi ini sesuai dengan identitas pasien yang mau berobat.
2. Komunikasi yang efektif
Komunikasi meliputi proses pemberian informasi alur pendaftaran dan alur pelayanan secara
lengkap dan runtut sesuai dengan apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa
sesederhana mungkin dan kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami
pasien.
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Sarana pelayanan wajib memberikan jaminan keamanan kesehatan baik bagi tenaga
kesehatan baik bagi tenaga kesehatan maupun masyarakat yang dilayani. Penyebaran penyakit
menular telah meningkatkan kekhawatiran masyarakat maupun petugas kesehatan dalam
beberapa dekade terakhir akibat munculnya infeksi mematikan seperti infeksi HIV dan HBV dan
Covid-19.
Untuk melindungi petugas dan pasien, maka petugas harus memakai alat pelindung diri
(APD). APD adalah pakaian khusus atau alat yang digunakan petugas untuk melindungi diri dari
luka atau penyakit yang diakibatkan oleh adanya kontak dengan bahaya di tempat kerja, baik
yang bersifat kimia, biologis, radiasi, fisik, elektrik, mekanik, dan lainnya (Occupational Safety
and Health Administration).

Dalam proses pendaftaran terutama pendaftaran pasien ruang infekssi, petugas

pendaftaran harus terlindungi, baik dari paparan penyakit maupun paparan fisik.
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu dilakukan dengan analisis risiko saat terjadinya proses pendaftaran
seperti:
1. Kemungkinan terjadi kesalahan identifikasi pasien
2. Kemungkinan terjadi tertukar Rekam Medis
3. Kemungkinan terjadi kesalahan tujuan poli atau ruangan yang dituju pasien
4. Terjadi nya paparan risiko infeksi pada petugas kesehatan dari pasien karena
ketidaktepatan penggunaan APD.

Kinerja pelaksanaan Triase dimonitor dan dievaluasi dengan menggunakan indikator daftar tilik
SOP Ruang Pendaftaran dan Rekam medis dan Audit Internal secara periodik.
 BAB IX
PENUTUP

Ruang Pendaftaran merupakan pilar utama pelayanan di Puskesmas Bandar Jaya Dalam
proses pelayanan puskesmas ruang pedaftaran adalah bagian yang sangat penting. Oleh karena
itu maka penting adanya pedoman pelaksanaannya, sehingga pelayanan kesehatan di Puskesmas
Bandar Jaya dapat terlaksana secara berkesinambungan dan bermutu.