Sistema de Información Gerencial para la Administración de Recursos Educativos

Formación Universitaria

La creación y Administración de Sistemas de Información

Gerencial en Educación.
Luz Amalia Sáenz Humánez
Universidad Metropolitana de Ciencia y Tecnología, Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación.
(e-mail:mayalejo11.09hotmail.com)

Entregado 01 de agosto

Resumen

El trabajo presentado tuvo como objetivo proponer un enfoque para optimizar la gestión de los recursos
educativos. La propuesta es integrar un sistema de información administrativa a la dinámica de uso de
recursos para producir información que apoye la toma de decisiones. La utilidad de la propuesta se estableció
mediante el diseño y construcción de una herramienta informática y su implementación en los laboratorios de
computación de la Universidad de Cartagena, Colombia. El estudio mostró que el enfoque propuesto permite
ahorrar costos, hacer más eficiente el mantenimiento de los recursos, evitar brechas y cuellos de botella en
la dinámica de uso de los recursos y apoyar la toma de decisiones. La conclusión es que la gestión de los
recursos de aprendizaje se optimiza implementando el sistema de información de gestión propuesto en este
trabajo.

Palabras clave:, recursos educativos, sistemas de información gerencial, toma de decisiones, administración,

The creation and Administration of Management Information Systems in

Education.
Abstract

The work presented aimed to propose an approach to optimize the management of educational resources.
The proposal is to integrate an administrative information system to the dynamics of resource use to produce
information that supports decision making. The usefulness of the proposal was established through the design
and construction of a computer tool and its implementation in the computer laboratories of the University of
Cartagena, Colombia. The study showed that the proposed approach saves costs, makes resource
maintenance more efficient, avoids gaps and bottlenecks in the dynamics of resource use, and supports
decision-making. The conclusion is that the management of learning resources is optimized by implementing
the management information system proposed in this work.

INTRODUCCIÓN

En los últimos años la tecnología ha cambiado y los investigadores han estado buscando formas de aplicarla
a todos los campos y procesos que se desarrollan en la sociedad. Los sistemas de información de gestión no
están exentos de esta tendencia, por el contrario, se han realizado varios estudios sobre su aplicación en
campos tan diversos como la optimización de carteras de inversión (Martínez y Perozo, 2010), mejora de
procesos en pequeñas y medianas empresas (Fernández y Plata, 2006), agencias de telecomunicaciones
(Khanna y Sharma, 2012), gestión de dispositivos médicos (Núñez y Castro, 2011) y agricultura de precisión

1
(Nikkila et al., 2010). En el campo de la educación también se han creado diversos enfoques para utilizar SIG
(Martínez, 2006; Saadé, 2003; Palomo et al., 2007; Zhang y Duan, 2010; Hosseini et al., 2012 Cassidy, 2005);
sin embargo, a pesar del trabajo realizado, nada se ha centrado directamente en el problema de optimizar la
gestión de los recursos educativos, pues no recibe suficiente atención (Hua y Herstein, 2003); Sin embargo,
este es uno de los mayores desafíos para las instituciones educativas públicas (Ogawa, 2004). Además, si
los recursos educativos no se gestionan adecuadamente, puede provocar un declive económico y un aumento
de la pobreza (Jungand y Thorbecke, 2001). Por lo tanto, el objetivo principal de este trabajo es proponer un
enfoque para solucionar el problema ocasionado por la implementación del sistema de información gerencial
en la dinámica del uso de los recursos educativos. Para lograr esto, se desarrolló un modelo conceptual de
gestión de recursos educativos, que consiste en la inclusión de SIG en el proceso mencionado para apoyar
la toma de decisiones y en términos de la asignación óptima de recursos y la gestión de la eficiencia del
proceso. Para confirmar la efectividad del enfoque propuesto, se realizó e implementó un experimento en la
Universidad de Cartagena. Consistió en el diseño e implementación de SIG apoyando la dinámica de uso de
recursos técnicos en los laboratorios de computación de la mencionada universidad. Un resultado clave
mostró que el enfoque propuesto ofrece beneficios que van desde ahorros de mantenimiento hasta soporte
de gestión de inventario, entre otras soluciones desarrolladas; permite apoyar la eficiencia y utilidad de los
SIG.

FUNDAMENTOS TEORICOS
La teoría general de sistemas, o teoría de sistemas (TGS), es una investigación interdisciplinaria que tiene
como objetivo encontrar características comunes de unidades, sistemas que existen en todos los niveles de
la realidad, pero que tradicionalmente son objeto de disciplinas académicas. Su realización se atribuye al
biólogo austriaco Ludwing Von Bertalanffy, quien creó el nombre a mediados del siglo XX (Capra, 1998;
Bertalanffy, 1968). Fue TGS quien sentó las bases de los sistemas de la organización. Una organización es
un sistema sociotécnico integrado en la sociedad más amplia con la que interactúa y se influye mutuamente.
De esta forma, la empresa se presenta como una estructura autónoma con capacidad de reproducirse a sí
misma, lo que puede ser visualizado a través de la teoría de sistemas, la cual es capaz de promover una
visión del sistema de toma de decisiones tanto desde la perspectiva individual como colectiva. ; porque la
toma de decisiones es mucho más fácil si existe una descripción concreta y objetiva del sistema en el que se
debe tomar. (Chiavenato, 1999). El uso de SIG para apoyar la toma de decisiones se ha utilizado en muchos
campos diferentes de diferentes enfoques. Por otro lado, (Nikkila et al., 2010) subraya los requisitos que los
sistemas de información de gestión agrícola deben aplicar a la emergente agricultura de precisión. Por otro
lado, Núñez y Castro (2011) proponen un SIG basado en telefonía móvil para la gestión de dispositivos
médicos. El trabajo (Khanna y Sharma, 2012) también presenta una aproximación a la implementación de un
sistema de información geográfica en empresas de telecomunicaciones para la mejora de procesos. Una
publicación (Fernández y Plata, 2006) analiza la necesidad de SIG en las pequeñas y medianas empresas
(PYMES) como parte de la creación de entornos exitosos en tiempos de crisis, Finalmente, Martínez y Perozo
(2010) proponen la aplicación de SIG a la optimización de carteras de inversión administradas por un corredor
en la bolsa de valores de Caracas. También se han desarrollado algunos trabajos en el campo de la
educación, que pretenden explotar las ventajas de los SIG. El trabajo (Martínez, 2006) presenta un diseño
SIG integrado para transformar la gestión universitaria para mejorar su eficiencia, eficacia y pertinencia social.
Del mismo modo, Ng et al. (2011) presentan un enfoque para la asignación de recursos y la toma de
decisiones de gestión operativa a través de un SIG de procesos educativos basado en una plataforma en
línea. Por otro lado, (Hosseini et al., 2012) examina las barreras para el uso de SIG en la educación superior
a través de la toma de decisiones multicriterio, presentando un estudio de caso. Universidad Ferdows en
Masshad. Ji (2012), por su parte, publica un SIG de gestión educativa denominado EMIS, que mediante el
análisis de los datos obtenidos ayuda a los sistemas escolares de zonas rurales y remotas del suroeste de
China en la planificación y gestión de la educación. De igual forma (Echeverría et al., 2012) presenta un SIG
de gestión educativa creado para la Planificación y Desarrollo Institucional de la Universidad de Colima. Todas
estas referencias permiten optar por un enfoque SIG para resolver el problema planteado.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

También se deben tener en cuenta otras variables externas que influyen en aprendizajes importantes, tales
como: práctica temprana, tardía, distribuida y extensiva (aprendizaje), tiempo de respuesta requerido e
interacción entre los estudiantes (actividad grupal) en cuanto al uso de las tecnologías de la información y la

2
comunicación. formación de la cooperación. en el lugar. Esta práctica parte de la conceptualización del
término tecnología como una poderosa herramienta de interacción, información y básicamente de educación
basada en el impacto de las TIC en los proyectos educativos en la educación superior.
Para la creación de un Sistema de Información Gerencial se debe tomar en cuenta el modelo educativo de la
Institución, el cual generalmente contendrá aspectos comunes a otras instituciones que impartan EaD, pero
que también poseerá las particularidades propias de su contexto.

También se deben tener en cuenta otras variables externas que influyen en aprendizajes importantes, tales
como: práctica temprana, tardía, distribuida y extensiva (aprendizaje), tiempo de respuesta requerido e
interacción entre los estudiantes (actividad grupal) en cuanto al uso de las tecnologías de la información y la
comunicación. formación de la cooperación. en el lugar. Esta práctica parte de la conceptualización del
término tecnología como una poderosa herramienta de interacción, información y básicamente de educación
basada en el impacto de las TIC en los proyectos educativos en la educación superior.

CONCLUSIONES

Recientemente, la demanda de educación ha crecido rápidamente vienen modales generales y sobre todo a
distancia importante y atrayendo a más y más estudiantes. En este contexto, la IUA se aseguró y reconoce la
docencia actual de la Facultad de Administración, pionero de la educación a distancia en Argentina. sistema
de educación formal, Como hemos visto en los últimos años, a raíz de este cambio de imagen parecen más
dispuestos a incluir el aprendizaje a distancia en sus ofertas. Eso lo explica surgimiento de instituciones
bimodales que compiten con instituciones Aprendizaje a distancia independiente. También hubo diferencias
en la población representativa de la categoría. Notas un rejuvenecimiento de los estudiantes de las
instituciones de educación a distancia. Este hecho se explica en parte por el aumento de prestigio de la
categoría y su cambio espacio: ya no se considera una opción más, atrae a estudiantes que se considera una
alternativa válida frente al modo de transporte convencional. esta es nuestra tarea profundizar esta
investigación para obtener nuevos conocimientos que ayudarán en el aprendizaje a distancia ponerse en pie
de igualdad en el contexto de los métodos educativos, ayudando así no solo a mejorar su reputación sino
también a construirla un entorno que le permite ocupar un nicho ecológico y seguir cambiando que requieren
los desafíos y desafíos actuales. Volviendo a este último párrafo, el aporte que este estudio pretende hacer
La posición de la EaD en la sociedad en general y en la institución en particular se manifiesta en su utilidad
como medio para construir una organización válida interno, lo que permite que la posición de la Autoridad de
Competencia de Finlandia enfrente los desafíos positivamente acerca de. Requiere el pleno compromiso y
convicción de las autoridades institucionales, c entre las ventajas del proyecto se encuentra el desarrollo
completo del sistema GIS y la consecución de todos los cumplimientos personas relacionadas Puede ser
necesario hacer cambios estructurales Para evitar la concentración se analizó la estructura organizacional de
la unidad académica y que pase a su nivel estratégico. hay una demanda mucho esfuerzo, experiencia, tiempo
y dinero para crear un SIG que produzca información comprensivo y comprensivo. Por lo general, dicho
sistema debe desarrollarse o mejorarse una gran organización. Esto es necesario para garantizar que las
autoridades y las personas responsables implementar el proyecto sin un plan de formación de recursos
humanos involucrados en el trabajo diario de GIS, todo lo que se ha hecho hasta ahora no existe una inversión
que es costosa para la organización. No considere el SIG propuesto como definitivo (que no permite cambios)
y absoluto (que sí). solución para la organización), sino como una situación que debe ser revisa regularmente.
Es obvio que el desarrollo está en una etapa muy temprana. en el ámbito de los sistemas de información de
gestión y a los que pueden contribuir pone la instalación competitivamente en el medio. Falta de madurez GIS
Este tipo de organizaciones están fuertemente preocupadas por ganar y mantener el poder. en algunos
subsistemas analizados.

De los resultados y el análisis presentado se pueden obtener las siguientes conclusiones sobre el enfoque
propuesto y la herramienta que lo soporta: 1) La administración de recursos educativos se ve optimizada al
implantar un sistema de información gerencial que soporte la dinámica del proceso. 2) Permite determinar
patrones de uso de los recursos educativos. 3) Ayuda a establecer responsabilidades en caso de averías de
equipos con el consecuente ahorro que ello supone. 4) Da a conocer las fechas críticas para evitar
desabastecimiento y cuellos de botella en la prestación del servicio. 5) Apoya la toma de decisiones en el
manejo del inventario de recursos. 6) Permite ahorrar costos al realizar mantenimientos más efectivos de los
recursos. 7) Cualquier proceso de innovación tecnológica tiene muchos beneficios proyectados a corto,
mediano y largo plazo, que al materializarse a través del uso este tipo de sistemas en las organizaciones

3
permiten que los procesos cotidianos generen sinergia en la compañía, es decir, se aumente los niveles de
integración y se tomen decisiones acertadas y ajustadas a la realidad.

REFERENCIA

Bertalanffy, L. V. Teoría General de los Sistemas. 7a reimpresión 1989, 311 págs., Fondo de Cultura
Económica, México, (1968).
Capra, F. La trama de la vida. Barcelona: Editorial Anagrama, (1998).
Cassidy, T. Education Management Information System (EMIS) Development in Latin America and the
Caribbean: Lessons and Challenges.Tersedia: Acceso: http://www. iadb. org/IDBDocs. cfm (2005).
Chiavenato, I. Introducción a la teoría general de la administración. Santafé de Bogotá: McGraw-Hill, (1999).
Echeverría, M. A. M., Santana-Mancilla, P. C., y Cazares, V. M. D. L. R. An Educational Management
Information System to Support Institutional Planning at the University of Colima, Procedia-Social and
Behavioral Sciences: 55, 1168-1174 (2012).
Fernández, L. S., y de Plata, D. P. Los sistemas de información gerencial en las PYMEs en el marco de la
creación de un entorno de éxito en tiempos de crisis, Multiciencias:1, (2006).
Hosseini, M. H., Karimzadegan, D., y Sazvar, A. Identification of Management Information System (MIS)
strategies barriers in higher education institutions through multi-criteria decision making (MCDM) approach:
Case study of Ferdowsi University of Mashhad, Educational Research and Reviews: 7(5), 111-120 (2012).

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VER ANEXO MAPA MENTAL