Panduan Penyusunan File Kepegawaian Rumah Sakit

BAB I

SARANA

1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng

PEMELIHARAAN

1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip

2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara peralatan/sarana
penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya yang merusak file

CARA PENATAAN FILE

Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :

1. Pengelompokan Satuan Kerja

2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk menjadi karyawan
tetap Rumah Sakit Islam Namira

BAB IV

PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI

PEMINJAMAN FILE

Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian manajemen.
Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan
jelas peminjamnya.

Ketentuan Peminjaman file :

1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan
meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
 2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang dipinjam dan
menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan mencatat
tanggal dikembalikan.

BAB V

PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh
pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya disusutkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :

1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan

2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan ditempat
pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir pada
pihak ketiga.

BAB VI

PENUTUP

Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit merupakan
pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan
efisiensi dalam menemukan file pegawai.

Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksana an
dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.