SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRAL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
 S IS T EM A D E GES T IÓ N I N T E G R A L
2
Sistema de Gestión
Introducción Integral S.G.I.

Durante las últimas dos décadas los procesos de reestructuración del sector público llevaron a
que los Estados implementaran una serie de políticas de modernización de la gestión pública, El Gobierno Nacional dentro del plan de
básicamente orientándola hacia la consecución de resultados y la capacidad de adaptación a los desarrollo, establece la competitividad
cambios en un contexto cada vez más globalizado. de las entidades públicas, la adopción
del Sistema Integral de la Gestión Pública
La Policia Nacional tiene la responsabilidad de realizar acciones orientadas a estructurar y difundir en tres sistemas:
su plataforma administrativa, con la única finalidad que el personal que integra la Institución en
todos sus niveles, conozca los modelos de la Administración Pública y el ejercicio que debe realizar
a su interior bajo los parámetros de gestión de las entidades estatales.
1 El Sistema de Gestión de la Calidad. Con
la NTCG PI000:2004.

Dentro de estas políticas se encuentran los desarrollos de nuevas y mejores formas de hacer el
trabajo en las entidades públicas (simplificación de estructuras, procedimientos y controles; desre-
2 El Sistema de Control Interno, con el
Modelo Estándar de Control Interno,
gularización; eliminación o aplanamiento de jerarquías; supresión de tramites, descentralización; MECI 1000:2005.
orientación a la gestión por resultados; tercerización de algunos servicios, etc.)
En síntesis, la Gerencia Pública es el núcleo estratégico que permite el diseño, implementación y Completa las palabras;
3 El Sistema de Desarrollo Administrativo
“SISTEDA”. Ley 489 de 1998 y Decreto
operación de sistemas y control de la gestión para lograr óptimos resultados, promover el desa- 3622 de 2005.
rrollo institucional y el funcionamiento y cumplimiento de los objetivos de las entidades y por ende Programa para la Renovación de la
el mejoramiento continuo del Estado en materia administrativa.

1
Administración Pública “PRAP”
La gestión pública se constituye en un propósito común, por lo cual establece nuevas responsa- La Policía Nacional adoptó este sistema
bilidades, que al interior de la Institución, obligan a desarrollar e implementar metodologías, las a través de la Resolución No. 03515 del
cuales, a través de una serie de documentos de consulta, permiten manejar preceptos conceptuales 14 de junio 2006.
y metodológicos para la sensibilización, fundamentación y focalización de herramientas prácticas
acerca de la gestión pública; y de esta forma ejercer una labor preventiva y de retroalimentación El Sistema de Gestión de la Calidad, es
que posibilite la aplicación de correctivos y la reorientación oportuna de las acciones. una herramienta de gestión sistemática y
transparente que permite dirigir y evaluar
Así las cosas, el Gobierno Nacional esta generando un cambio cultural importante en el Estado el desempeño institucional, en términos
Colombiano, reorientando el quehacer institucional al cumplimiento efectivo de metas, incorpo- de calidad y satisfacción social.

2
rando como factores importantes en este logro todo lo relacionado con la atención y satisfacción
del ciudadano, la calidad de los productos o servicios que presta, la gestión por resultados; el
control, los procesos de comunicación e información y el mejoramiento continuo. POLÍTICA DE CALIDAD
La guía que aquí se presenta es un aporte para que los hombres y mujeres policías cuenten con DE LA POLICÍA
una herramienta informativa que motive su interés en los temas de la autogestión y el autocontrol,
desde el hacer como pilar fundamental del mejoramiento continúo.
NACIONAL
La Policía Nacional de Colombia debe
satisfacer las necesidades y expectativas
Brigadier General

3
de convivencia y seguridad de la ciuda-
OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO danía, el mejoramiento continuo en la
Director General Policía Nacional de Colombia prestación de sus servicios, a través de la
implementación del Sistema de Gestión
de la Calidad, (Res. 06340 del 28 de
diciembre de 2006).

3
 S IS T EM A D E GES T IÓ N I N T E G R A L
4
Principios de
Objetivos de Calidad Gestión de Calidad
Policía Nacional

Sistema Sistema Sistema

de Control de Gestión de Desarrollo A. Enfoque hacia el cliente: prestar
Interno de la calidad Administrativo
un servicio dirigido a satisfacer a sus
P T C OM P R O M I S O X clientes.
R R D P J A R C O MI S O B. Liderazgo: es la capacidad para
I A R S D P Ñ S T U AO M lograr la unidad de propósito, gene-
Direccionamiento Gerencia
Estratégico de procesos
Un Estado rando y manteniendo un ambiente
gerencial y austero
con participación NS X N D A D I N V X C Y interno favorable.
C P L O G R O SD U C I L
ciudadana
C. Participación activa: es el compro-
Gestión del I A U I T T X O P C R E M miso de los servidores públicos y/o de
los particulares, que permite el logro de
P R V T W US C Y OE D C
talento
humano
los objetivos de la entidad.
I E S S T C R I QAC A B
CULTURA
DE LA CALIDAD
D. Enfoque basado en los procesos:
ONE E J I MANOUD P un resultado deseado se alcanza más
OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA eficientemente, cuando las actividades
S C P G R P B L C F R JA y los recursos relacionados se gestionan
POLICÍA NACIONAL L I D E R A ZG O R S C A como un proceso.
Sistema de Gestión de
1. Prestar el servicio de policía con oportunidad y
la Calidad: Ley 872 de C A C NA C O N J OO K I E. Mejora continua: siempre es posible
efectividad.
2007 AMAF C I L A A T S L O implementar maneras más prácticas
y mejores para prestar servicios en las
2. Promover la participación efectiva de la
ciudadanía.
L O R O L O R R B R A S T entidades.

3. Consolidar la cobertura del servicio policial en

I T LQR N A B A E V L A G. Enfoque basado en hechos: las deci-
el territorio nacional. D E O UT C M I R O R O I siones eficaces, se basan en el análisis
de los datos y la información, y no
4. Fortalecer los convenios y alianzas estratégicas X C I E I I A S T DO S S simplemente en la intuición.
a nivel nacional e internacional. S A T I S F A C C I O N C H. Relaciones mutuamente beneficiosas:
5. Mejorar la gestión del talento humano y la una relación beneficiosa, basada en el
calidad de vida laboral, profesional y familiar equilibrio contractual aumenta la capa-
del Policía. Encuentra en esta sopa de letras, cidad de ambos para crear valor.
6. Afianzar la cultura de la legalidad y la transpa- 15 palabras claves relacionadas I. Trabajo en equipo
rencia institucional.
con los principios de gestión de J.Transparencia: es importante que las
7. Realizar auditorias internas de calidad que entidades garanticen el acceso a la
calidad. información pertinente de sus procesos,
permitan identificar inconformidades e imple-
mentar acciones preventivas y correctivas para facilitando el control social.
mejorar los procesos. (Res. 06340 del 28 de
diciembre de 2006)

5
6
Modelo Estándar de
Control Interno
Aspectos Positivo del
Control Interno
Rellena la estrella correspondiente a los
aspectos positivos que nos trae la prác-
tica del CONTROL INTERNO
Cumplir nuestro trabajo con Calidad.
Optimización de resultados.
Cumplimiento de los planes y programas institucionales.
Trabajar con principios éticos y morales.
No administrar correctamente nuestros recursos.
Mejor comunicación a nivel interno y externo.
Simplificar trámites.
Evaluar nuestro servicio para mejorarlo.
Generar desconfianza.
Recibir el respaldo de la comunidad.
Fomentar la transparencia en nuestras acciones.
Efectividad.
Corrupción.
Mejoramiento de la calidad de vida.
Satisfacción de la comunidad frente al servicio policial.
Respaldo a la actuación Policial.
Desacatamiento de las Nomas.
¿Qué es el MECI?:
Es un una herramienta que le permite a las
Entidades del Estado, desarrollar, imple-
mentar y mantener en operación el Sistema
de Control Interno.
¿En que me beneficia conocer
y aplicar el Control Interno
MECI ?
Trabajar aplicando el control interno, permite
fortalecer nuestra institución y proyectarla al
futuro, garantizando que nosotros y nuestras
familias abracemos la posibilidad de un
mañana con seguridad y estabilidad.
¿Cómo está estructurado el MECI?:
MECI está estructurado en tres grandes subsistemas:
Subsistema de Control Estratégico:
Es por medio del cual damos cumplimiento de la orientación estratégica de nuestra institución,
mediante el control a los procesos administrativos y operativos, garantizando la transparencia, la
ética, y el buen servicio que la comunidad espera de nosotros.
Subsistema de Control de Gestión:
Este asegura el Control y la correcta ejecución de nuestros procesos, el Autocontrol en el desarrollo
de las operaciones y los Resultados que espera la comunidad.
Subsistema de Control de
Evaluación:
CONTROL
DE GESTIÓN Garantiza la valoración permanente de
nuestro Sistema de Control Interno; así
como la eficiencia, la eficacia y la efecti-
vidad de los procesos, los resultados de
Métodos,Procedimientos,
Esquema de Organización Actividades, Operaciones, la gestión y generar recomendaciones
Planes, Principios, Normas, Actuaciones, Administración que permitan orientar las acciones
Políticas, Metas u Objetivos de la Información y
Administración de los para que mejoremos día a día.
Recursos
CONTROL
ESTRATÉGICO
Los responsables
Mecanismos de
para implementar y mantener el
Verificación y Evaluación
Sistema de Control Interno en nuestra
Institución son: En primera instancia el
CONTROL DE señor Director General, su responsabi-
EVALUACIÓN lidad consiste en orientar, establecer,
desarrollar, y perfeccionar el sistema de
Control Interno. Los Directores, Jefes
de Oficinas asesoras y Comandantes:
Son responsables por la imple-
mentación del Control Interno al
interior de cada una de sus
dependencias.
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 S IS T EM A D E GES T IÓ N I N T E G R A L
8
Existen tres tipos de planes de mejoramiento:
Componentes del Subsistema de
Control de Evaluación
1. Plan de Mejoramiento Institucional:
Es aquel que recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los compo-
nentes de auditoria interna (la efectuada por Control Interno), Evaluación Independiente al Sistema
de Control Interno, la Autoevaluación del Control (determinación de la calidad de los controles
internos a los procesos y proyectos), y la Autoevaluación de la Gestión (medición de los indicadores
Componente de Autoevaluación de eficiencia, eficacia y efectividad).
Es realizado por cada uno de nosotros a los resultados 2. Plan de Mejoramiento por Procesos:
obtenidos, comparándolos con los programados, veri-
ficando la existencia y efectividad de los elementos de
Llena las casillas con Contiene las acciones de mejoramiento para subsanar las diferencias presentadas entre las metas
control interno en cada uno de los procesos y depen- las siguientes palabras: proyectadas para cada proceso y los resultados alcanzados. Este Plan de Mejoramiento puede ser
dencias, tiempo real definiendo acciones requeridas también el resultado de una auditoria interna de calidad.
para el mejoramiento y la eficacia de los procesos.
gestión, social, procedi-
3. Plan de Mejoramiento Individual:
miento, corregir, cumplir,
Componente Evaluación Contiene las acciones de mejoramiento que asume el servidor con el fin de superar las brechas
plan, metas, presentadas entre su desempeño real y lo concertado en su gestión, tomando como base los
independiente: resultados de la evaluación de la gestión a la Unidad o proceso en que presta su servicio.
Es el exámen autónomo y objetivo del Sistema de
Control Interno, la gestión y resultados, planes de 1 SUBSISTEMAS COMPONENTES ELEMENTOS
mejoramiento de la institución y la realización de Acuerdos, compromisos o
informes de evaluación eventuales como parte del protocolos éticos.
Desarrollo del talento humano
Área de Control Interno por medio de una auditoría, 1.1 AMBIENTE DE
CONTROL Estilo de dirección
que permitan establecer los mecanismos para definir
los acuerdos sobre Planes de Mejoramiento. 2 1. SUBSISTEMA DE
CONTROL
1.2 DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
Planes y programas
Modelo de operaciones
ESTRATÉGICO Estructura organizacional

4 3

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Componente Planes de Mejoramiento: 1.3 ADMINISTRACIÓN Contexto estratégico

5
DE RIESGOS
Es el conjunto de acciones correctivas o preventivas, Identificación de riesgos
Análisis de riesgos
que deben adelantar en un periodo determinado, para Valoración de riesgos

dar cumplimiento a la obligación corregir y mejorar el Politicas de administración de

riesgos
cumplimiento de sus objetivos y resultados.
Políticas de operación
Esta herramienta de mejoramiento continuo se origina Procedimientos

como resultado de un proceso de auditoria por parte Controles

Indicadores
2.1 ACTIVIDADES
del Área de Control Interno o la Contraloría General
de la república, así como el ejercicio de autoevalua- 6 DE CONTROL Manual de operación

2. SUBSISTEMA DE Información primaria

ción desarrollado por los dueños de los procesos. CONTROL
2.2 INFORMACIÓN
Información secundaria
DE GESTIÓN Sistemas de información

2.3 COMUNICACIÓN Comunicación organizacional

PÚBLICA

7
Comunicación informativa
Medios de comunicación

Autoevaluación del control

3.1 AUTOEVALUACIÓN
Autoevaluación de gestión

3.SUBSISTEMA Evaluación del sistema de control

3.2 EVALUACIÓN interno
DE CONTROL INDEPENDIENTE
DE EVALUACIÓN Auditoría interna

8 3.3 PLANES DE Plan de mejoramiento Institucional

MEJORAMIENTO Plan de mejoramiento por procesos
Plan de mejoramiento individual

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10 ¿Qué es el PRAP?
Es la creación y consolida-
Sistema de Desarrollo Administrativo PRAP
Programa de Renovación
ción de un Estado geren-
Este sistema está entendido como el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y cial transparente e íntegra,
mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos de la Administración Pública
humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, austera en el manejo de los
orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional. recursos públicos al servicio
de la ciudadanía.
¿Cuáles son los propósitos del SISTEDA?
Creación de relaciones de cooperación, aceptación y reco-
nocimiento entre los servidores públicos, los particulares Artículo 209
investidos para el ejercicio de funciones administrativas y la
de la Constitución
comunidad en general.
Política Capítulo V
Cumplimiento de los fines sociales del Estado y de las respon-
sabilidades y compromisos del servidor público. El PRAP tiene por objeto lograr una nueva cultura de lo
Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la público, la modernización y gestión de la Administración
Administración Pública. Pública, llevado a una mejor calidad y eficiencia en la presta-
ción de los servicios públicos, en la promoción de la igualdad y la
Mejoramiento en la calidad de los bienes y servicios a cargo eliminación de la corrupción.
del Estado.
Todo esto configura el Estado Comunitario que todos queremos, con
¿Cuáles son las políticas del SISTEDA? autoridad legítima y sin poder para los violentos, libre de los flagelos
de la corrupción, el clientelismo y la politiquería; erradicación de la
Desarrollo del talento humano estatal: Orientado a miseria, en la búsqueda de equidad social y en condiciones de
desarrollar las habilidades, destrezas y competencias de los seguridad.
servidores públicos y a definir parámetros para que su ingreso
y permanencia se fundamenten en el mérito y en cumplimiento
¿Cuáles son las Reformas de Estado?
de los principios de la función administrativa.
Dada la naturaleza de las acciones requeridas, el proceso es de mediano y largo plazo:
Gestión de la Calidad: Como un instrumento gerencial
que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en ¿Cuáles son las acciones de corto plazo?
términos de calidad, con el fin de ofrecer productos y servicios
• Una nueva cultura de lo público.
que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadanía.
• Transparencia.
Democratización de la administración pública: Dirigida a • Manejo gerencial de los recursos humanos.
consolidar la cultura de la participación social en la gestión • Intolerancia con los funcionarios corruptos.
pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos • Austeridad.
y servidores públicos en el logro de las metas económicas y • Reducción del gasto público.
sociales del país.
¿Cuáles son las reformas de mediano y largo plazo?
Moralización y transparencia en la administración
pública: Se orienta a la formación de valores de responsa- Con el fin de mejorar la eficiencia y la calidad del ejercicio, de optimizar el proceso de decisión,
bilidad y vocación de servicio; así como la prevención de y de fortalecer las relaciones entre el funcionario y el Estado, se implementarán acciones de tipo
conductas corruptas y a la identificación de áreas susceptibles vertical en el mediano y largo plazo.
de corrupción. Reformas verticales:
Rediseños organizacionales: Dirigidos a diseñar organiza- Las reformas verticales tienen que ver con las acciones que cada ministerio o entidad adopte en
ciones modernas, flexibles y abiertas al entorno, orientadas su INTERIOR.
hacia la funcionalidad y modernización de las estructuras
administrativas y racionalización de las plantas de personal Reformas transversales:
con miras a desarrollar sus objetivos y funciones dentro de un Son de alcance MULTISECTORIAL, es decir, que incumben a todos los ministerios y a todas las
marco de austeridad y eficiencia. entidades.

11
CRUCISISTEMA
de Gestión Integral
1 2
1 5
4 6
3
8 4
6
9
7 10
13
9 15
10 11
12
14
HORIZONTALES:
1. Grandes objetivos o líneas de acción que se cons-
tituyen en áreas Clave de Resultado para la Policía
Nacional.
2. Dícese del Policía que cumple sus metas.
3. Inv. Forma específica y metódica de realizar un
procesos, actividad o tarea.
4. Actividades coordinadas para dirigir y controlar
una organización.
5. Número de componentes del Sistema de Gestión
Integral de la Policía Nacional.
6. Posibilidad de ocurrencia de aquella situación
que puede entorpecer el desarrollo normal de las
funciones de la Policía Nacional.
7. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por
delegación.
8. Conjunto de elementos mutuamente relacio-
nados o que interactúan con el fin de lograr un
propósito.
9. Grado en que un conjunto de características inhe-
rentes cumple con los requisitos exigidos (hacer
bien lo que me corresponde hacer).
10. La razón de la existencia de la organización.
11. Pautas que direccional el comportamiento de los
policiales, todo aquello en lo que creemos.
12. Responsable de una Estrategia Institucional.
13. Inv. Verdades universales que fundamentan y
direccional la doctrina policial.
14. Herramienta gerencial que orienta y articula
las acciones y recursos dirigidos a cumplir los
compromisos o aspectos claves que lidera la
Policía Nacional en el mediano y largo plazo.
3
2 7
5
11
8
14
13
12
VERTICALES:
1. Para la Policía Nacional es la sumatoria de Objetivo,
Indicador y Logro.
2. Documento que presenta resultados obtenidos o propor-
ciona evidencia de las actividades desempeñadas.
3. Cumplimiento de un requisito.
4. Sigla del Sistema de Gestión Integral de la Policía
Nacional.
5. Sigla del Sistema de Desarrollo Administrativo.
6. Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
7. Señalamientos de cambio radical hacia los cuales debe
estar enfocada la Institución para su desarrollo, deben
ser alcanzables, realistas, medibles y sustentables.
8. Inv. Herramienta gerencial que permite establecer y
desarrollar el compromiso adquirido por cada unidad
policial para el cumplimiento del Plan Estratégico
Institucional.
9. Policial capacitado y certificado para hacer una
auditoria.
10. Sigla del Sistema de Gestión de la Calidad.
11. Sigla utilizada para el Modelo Estándar de Control
Interno.
12. Acción tomada para eliminar la potencial causa
de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable.
13. Organización o persona que recibe el producto o
servicio de Policía.
14. Conjunto de actividades que interrelacionadas entre
si transforman entradas en salidas o insumos en
productos o servicios.
15. Estado deseado de la Policía Nacional a futuro, ¿como
vemos la institución en los años posteriores?
De qué depende un mejor futuro institucional?
Primer Paso:”conocer los sistemas”
Segundo paso: “interiorizarlos”
y Tercer Paso: “ aplicarlos”.
POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
Dirección General
Oficina de Planeación
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www.policia.gov.co