Briefcase

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Salvar vidas, cambiar mentalidades.
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ODK Briefcase
ODK Briefcase se utiliza para reunir y juntar datos fácilmente desde ODK Collect cuando no
se dispone de conectividad a internet o cuando no se desea configurar un servidor Aggregate
(u otro servidor compatible con ODK).
Desde ODK Briefcase es posible:

- Extraer formularios en blanco o finalizados desde ODK Collect o desde ODK Aggregate en una
localización local de ODK Briefcase Storage.

- Añadir formularios en blanco o finalizados desde ODK Briefcase Storage location a ODK
Aggregate. Se puede utilizar para transferir datos entre versiones incompatibles de Aggregate.

- Exportar los formularios finalizados a un archivo CSV para su posterior procesado.

- Utilizar una interfaz de línea de comandos. Disponible desde ODK Briefcase 1.4.4.

- Si un formulario está encriptado, ODK Briefcase es el único mecanismo de desencriptar los

formularios y generar un CSV de su contenido.

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Instalación
Para descargarlo hay que tener Java 6 o superior, este es posible descargarlo en:

https://java.com/en/download/

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Para descargar ODK Briefcase visitar:

https://opendatakit.org/downloads/download-info/odk-briefcase

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Al ejecutar el programa por primera vez, nos pregunta donde alojar la carpeta “ODK
Briefcase Storage”.

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La carpeta la crea en la localización que se especifique con la siguiente ruta: …\Briefcase\ODK

Briefcase Storage. Esta carpeta será la que contenga todos los formularios, tanto en blanco
como finalizados. Podremos mover la carpeta donde queramos.

Como recomendación no usar la carpeta ODK Briefcase Storage en el directorio de forma

anidada dentro de un área de la carpeta ODK Briefcase.

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Esta es la interfaz del programa:

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Pull
Si lo que queremos es extraer formularios en blanco o finalizados, vamos al menú de “Pull”.

En “Pull data from”, tenemos las siguientes opciones de donde poder extraerlos:

-Aggregate 0.9.x

-Aggregate 1.0

-Mounted Android SD Card

-Custom Path to ODK Directory

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Aggregate

Según el que se elija nos pedirá:

Aggregate: el URL, el usuario y la contraseña del servidor. Para poder tener acceso al servidor se
puede mediante el usuario anonymousUser, sin usuario y contraseña, si existe como usuario con
permisos de “Data Viewer” y si no, a través de un usuario ODK (no con cuenta Google) que tenga
permisos de “Data Viewer”.

Recuerde usar el servidor:

https://ifrc-padru.appspot.com

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Mounted Android SD Card:

Mounted Android SD Card: la SD Card. Dependiendo de la versión de Android, puede que

no detecte la tarjeta. Si no la reconoce se puede copiar el directorio ODK del dispositivo móvil
en nuestro ordenador y tratarlo como Custom Path to ODK Directory.

Custom Path to ODK Directory

Custom Path to ODK Directory: la localización del directorio ODK, tiene que contener
las carpetas forms e instances, estas dos mínimo, y dependiendo de la configuración y de
los datos requeridos: metadata, settings, media y cache.

Una vez que se ha elegido de donde se quieren extraer los datos, aparecen en “Forms to
Pull” aquellos formularios que están disponibles, se elige el/los que se deseen y se pulsa
Pull (si se presiona varias veces, las instancias podrían duplicarse):

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“Pull”

- Seleccionar todos los formularios que

desea extraer.

- Clic en “Pull”

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ODK Briefcase Storage

Si ahora vamos a la carpeta de Briefcase vemos que se ha generado una carpeta de

formularios:

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Formulario extraído
La carpeta de formularios del ODK Briefcase Storage contendrá una subcarpeta por cada
formulario extraído con el nombre de dicho formulario, en la cual se han generado los
siguientes archivos:

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Push

Si se desea añadir formularios en

blanco o finalizados desde ODK
Briefcase Storage location a ODK
Aggregate, tenemos la siguiente
pantalla:

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Al dar clic en la pestaña “Push” se muestran todos los formularios que se encuentran en la
carpeta “ODK Briefcase Storage”.

Beneficiary Distribution_Macoucherie es un formulario que estaba en la carpeta “ODK

Briefcase Storage”.

Clic para seleccionarlo, conectar con el servidor y darle a Push.

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Subiendo el formulario
Se puede apreciar que se está subiendo el formulario.

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Formulario cargado con éxito

Se puede apreciar el mensaje “Successful upload” de Formulario cargado con éxito:

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Export
Una vez que tenemos las instancias de uno o distintos formularios en el ODK
Briefcase Storage Location, podemos exportar la información en un CSV al igual que lo
haríamos con el Aggregate.

Para ello:

- Ir a la pestaña “Export”.

- Elegir en “Form” el formulario

que queremos exportar.

- Luego elegimos el directorio

donde queremos exportarlo.

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PEM Private Key File: sería para desencriptar las instancias.

En la esquina inferior izquierda nos aparece el mensaje SUCEEDED!

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Exportar información

Ahora puedes ir al directorio donde querías exportar la información y tenemos lo

siguiente:

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Atención

ODK Briefcase no discrimina entre formularios finalizados o incompletos en el dispositivo.

Extraerá todos los datos. Esto puede causar problemas en posteriores subidas a un
servidor Aggregate, y, especialmente, si estás encriptando los formularios finalizados.
Para que no suceda esto, debes asegurarte de que todos los formularios están
completados antes de extraerlos del dispositivo.

ODK Briefcase no puede discriminar entre duplicados del mismo formulario relleno.
Después de extraer los datos en ODK Briefcase, es importante borrarlos de ODK
Collect. Si no, la próxima vez que se realice este proceso, se acabará con dos copias
iguales de los formularios de la primera extracción.

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Añadir formularios en blanco a los dispositivos

ODK Briefcase puede extraer data directamente de los dispositivos ODK Collect, pero
no puede añadir los formularios en blanco. Para ello, hay que instalar de forma manual
los formularios en el dispositivo:

Se conecta el dispositivo al ordenador como dispositivo multimedia.

Desde el ordenador, se crea una carpeta con el nombre del archivo definición del
formulario (el formulario en blanco), se copia el formulario (en XML, ej. prueba.xml) y
se crea una carpeta media si el formulario contiene archivos media o csv (la carpeta
tiene que seguir esta nomenclatura: nombre_formulario-media, ej. prueba-media y
contener dichos archivos) en el directorio: /odk/forms/nombre_formulario, ej. /odk
forms/prueba.

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