Actividad de Aprendizaje 3

Presentado por:
William Esteban Gonzalez Peña.

Presentado a:
David Alberto Castaño Aldana

Universidad de Cundinamarca.
Especialización Sistema de Información Gerencial
Fundamentos de Sistemas de Información
Abril
2023

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 Contenido
INTRODUCCION .................................................................................................................................................................. 3
Objetivos ................................................................................................................................................................................. 3
Objetivo General................................................................................................................................................................. 3
Objetivos específicos. ......................................................................................................................................................... 3
Lista de insumos. .................................................................................................................................................................... 4
Análisis de la información. ..................................................................................................................................................... 5
Diseño de la entrevista. ........................................................................................................................................................... 6
Diagrama de Flujo .................................................................................................................................................................. 8
Definición del problema. ........................................................................................................................................................ 9
Formulación de requerimientos Funcionales: ......................................................................................................................... 9
Objetivo General: ............................................................................................................................................................. 10
Diagrama de flujo de datos ................................................................................................................................................... 11
Diagrama de contexto. ........................................................................................................................................................ 11
Diagrama de Nivel 0 que desglose los procesos, almacenes de datos y flujos de datos. .................................................. 12
GANT de actividades, tomando como referente los dos meses asignados por el director Administrativo. ........................ 13
Costos & Cotizaciones........................................................................................................................................................... 14
Conclusiones. ........................................................................................................................................................................ 15
Recomendaciones................................................................................................................................................................. 16
Bibliografía ............................................................................................................................................................................ 17

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 INTRODUCCION

Con el siguiente informe, se pretender realizar un análisis de la compañía proinsumos con el

fin de generar una evaluación objetiva y con ella definir las aristas de trabajo para optimizar
los recursos de esta con el fin de generar una propuesta de mejora continua.

Objetivos

Objetivo General.

Generará un análisis de la compañía para conocer la situación actual y con ello validar en
donde se tiene oportunidad de mejora.

Objetivos específicos.

 Mostrar el detalle de las áreas de la compañía con su plan de oportunidades a tratar.

 Generar una entrevista para conocer la situación actual de la compañía

 Generar un plan de mejo (Olga Lucia Mogollon Carvajal, 2002)r de acuerdo a las áreas que
presenten mayo oportunidad de mejor.

3
 Lista de insumos.
N.º de Nombre del Descripción del Insumo Área Responsable Funcionario.
Insumo Insumo
1 Informe de Este informe muestra la situación actual de la Gerencia Jairo Camacho.
Utilidades compañía en X periodo contable.

2 Balance Con el balance general encontramos la situación Gerencia Jairo Camacho.

General financiera de la compañía

3 Estrategia de Estrategia definida para generar la proyección deventas Gerencia Jairo Camacho.
Ventas

4 Informe de Reporte para validar el estatus de los nuevos Gerencia Jairo Camacho.
los Proyectos proyectos que se traen a la compañía

5 Gestión Gestionar todos los recursos de la compañía para Administracion Victor Ocampo
optimizar los mismos

6 Administrar Dosificar el presupuesto ejecutado en el año fiscal Administracion Victor Ocampo

establecido.

7 Controlar Controlar el recurso optimo por cada gerencia de la Administracion Victor Ocampo
compañía

8 Comunicación Genera las buenas relaciones entre áreas Administracion Victor Ocampo

9 Relaciones Genera buenas relaciones interpersonales entre los Talento Humano Sonia Perez
Laborales colaboradores

10 Manual de Manuel de procedimientos establecidos para elóptimo Talento Humano Sonia Perez
Funciones desempeño de los cargos

11 Políticas de Regulación de las normativas de la compañía paramejorar Talento Humano Sonia Perez
Talento y orientar a los colaboradores
Humano
12 Plan de Planes que buscan mejorar las rutinas laborales ycon ello Talento Humano Sonia Perez
Capacitación enfocarse mucho más en el objetivo

13 Plan de Plan para estimular a los colaboradores con Talento Humano Sonia Perez
Estimulación actividades económicas y Fiscas, para evitar larutina.

14 Plan de Análisis de Budget y las inversiones realizadas para Financiero Dario Thompson
Inversión analizar fugas financieras

15 Flujo de Reporte para validar los gastos e ingresos de la Financiero Dario Thompson
Efectivo compañía
16 Presupuesto Gastos proyectados y proyección de ingresos paraun Finanzas Dario Thompson
periodo determinado

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17 Estados Informe para conocer el estado financiero de la
Financieros
Nombre del Insumo
Objetivo estratégico. Corto,
Mediano y largo plazo.
Política Operativa
Administrativa
Informes Presupuestales
Resultados de Capacitación.
Plan de Servicios y
asociaciones de apoyo.
Presupuesto de Egresos
Balance de inventarios.
Estudio de tiempos y
movimientos
Estudio de Mercado
Registros y seguimiento de
entregas.
Finanzas Dario Thompson.
compañía
Análisis de la información.
Descripción del Insumo área Responsable Funcionario Responsable
Estos se realizan para un periodo en Gerencia General Jairo Camacho
específico y son los resultados que la
empresa
espera alcanzar
Es el conjunto de valores,normas. Gerencia General Jairo Camacho
Enfocadas a la conducta de los
colaboradores
Nos dejan ver el buen manejo Administracion Victor Ocampo.
del presupuesto asignado en el
periodo
contable.
Son los resultados obtenidosdel Coordinador de Edison Vargas
proceso de capacitaciones impartidas Capacitaciones
a los colaboradores con ello
validamos la evolución en
desempeño
Se utilizar con el fin de darlesbienestar Coordinador de planes e Maria Betancourt
a los colaboradores incentivos.
Reporte que limita los montos Director Financiero Dario Thompson
de gasto que lacompañía genera
en su
periodo contable.
Comprobación de los activosde la Coordinador de contabilidad Angela Perez
compañía.
Seguimiento del tiempo de los Director de Produccion Roberto Anaya.
colaboradores para validar cuando se
tardan enla ejecución de tareas
asignadas.
Análisis de la demanda paradar Director de Ventas Iban Montoya
viabilidad a nuevos proyectos
Seguimiento a entregas paravalidar la Coordinador de Distribución William Arrazola.
calidad de la
entrega de materiales
5
 Diseño de la entrevista.

Entrevistador: Esteban Gonzalez.

Entrevistado: Jairo Camacho.
Cargo: Gerente General

Objetivo: Conocer los objetivos de la compañía.

Preguntas:
1. ¿Conoce los objetivos y estrategias propuestas en la compañía?
2. ¿Estos están en el plan estratégico?
3. ¿Conoce el balance general de la compañía?
4. ¿Conoce el presupuesto asignado al año fiscal?
5. ¿Sabe cómo se proyecta la ejecución del presupuesto?

Entrevistador: Esteban Gonzalez.

Entrevistado: Victor Ocampo.
Cargo: director admirativo.

Objetivo: Conocimiento de reporting.

Preguntas:
1. ¿Conoce la proyección presupuestal del año fiscal?
2. ¿Lleva algún comparativo del presupuesto asignado vs el ejecutado de los
últimos años fiscales?
3. ¿Conoce el informe de fugas financieras?
4. ¿Sabe cuál es el plan de acción para mitigar las fugas financieras?

6
 Entrevistador: Esteban Gonzalez.
Entrevistado: Sonia Perez.
Cargo: directora de talento humano.

Objetivo: Conocer las motivaciones de los colaboradores.

Preguntas:
1. ¿Sabe cuál es la tasa de abandono de puestos?
2. ¿ha realizado sondeos en la compañía para validar el clima laboral?
3. ¿los cargos de la compañía están acorde a los estudios de los colaboradores?
4. ¿las responsabilidades de los cargos están acordes a su nivel jerárquico?

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Diagrama de Flujo

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 Definición del problema.

Gerencia general: La organización debe velar más por innovar y salir de su zona de confort.

Administración: Se deben realizar integración entre las áreas y generar plan para revisar
las necesidades de la operación.

Talento Humano: Se debe generar un plan de procedimientos. Ya que hay cargos que no lo
tienen y esto genera falta de control en la operación.

Finanzas: Se debe realizar mucho más énfasis con el plan de inversión. Para que este nos
permita generar una integración con las direcciones y se logre ejecutar óptimamente

Produccion: Se debe generar énfasis en las capacitaciones para el personal.

Ventas: Se debe establecer el modelo de ventas, para mejorar la interacción con el cliente,
de igual forma se propone realizar una solicitud a IT de un CRM que ayude a gestionar mas
oportunamente las OC de los clientes.

Determinación de Requerimiento.

Formulación de requerimientos Funcionales:

Posterior al análisis realizado a proinsumos, en el cual se encuentra que la compañía tiene

una oportunidad de mejora en el manejo de la información, se plantea el siguiente objetivo
con el fin de atacar esta falencia y optimizar el proceso.

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 Objetivo General:

Generar un sistema de información, el cual ayude a la compañía a dar un manejo optimo a la

información que maneja todas las áreas funcionales con el fin de mejorar la atención dada a
los clientes, adicional a esta generar indicadores para trabajar en los procesos con
oportunidad de mejora continua.

Con el planteamiento del objetivo general, se deben adicionar unos objetivos específicos, con
el fin de desarrollar las ideas con nos ayuden con el cumplimiento del objetivo general.
Perspectiva Objetivo Propuesto.
 Incremento en ventas.
 Mejora en posicionamiento de mercado.
Proceso
Interno.  Trazabilidad de Producto atreves de App Calidad.
 Mejora en estimulo de empleado mediante planes
de desempeño laboral por objetivos.
 Fidelización cliente.
Cliente  Mejora en Nivel de satisfacción.
 diversificación de Mercado.
 reducción de Costos y Aumento de precios.
Finanzas  Proyectos que permitan capitalizar ROI y
retención de cliente.
Aprendizaje  Desarrollo culturar en calidad total.
&  Mejorar la infraestructura en las TIC
Desarrollo  Capacitaciones & Objetivos.
Requerimiento.
 Optimización de Equipo y validación de Stock en
tiempo real.
 Mas tiempo en góndola ayuda a que el cliente elija el
producto por su durabilidad.
 Por medio de QR leer realizar balance de la satisfacción
del consumidor final.
 Con planes de incentivos por Objetivos, logramos que
el colaborador de la milla extra para tener un producto
con altos estándares de calidad.
 Respuesta Optima en reclamos y valor agregado en el
servicio nos ayuda a fidelizar el cliente.
 Generar un VOC (Voice of the Customer) con el fin de
mejorar la satisfacción del cliente.
 Estudio de mercado y tendencias futuras para ofertar
servicio de calidad y proyección estratégica de
demanda.
 Buy and Sell, para validar el margen y los costos, con el
fin de mejorar la oferta y encontrar las fugas
financieras.
 Generar proyectos con inversión en conjunto que nos
permita generar un ROI mínimo y un contrato de
abastecimiento para retener al cliente como aliado
estratégico.
 Involucrar a todo el equipo (Administrativo, Operativo)
para generar una cultura de calidad total y garantizar el
mejor producto i/o servicio del mercado.
 Implementar CRM & ARP los cuales nos ayuden a
direccionar y gestionar las necesidades de una forma
más rápida y adecuada.
 Realizar plan de capacitaciones y seguimiento a los
procesos, con el fin de trabajar en las oportunidades de
mejora que se presentan día a dia.

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 Diagrama de flujo de datos
Diagrama de contexto.

11
Diagrama de Nivel 0 que desglose los procesos, almacenes de datos y flujos de datos.

12
 GANT de actividades, tomando como referente los dos meses asignados por el director Administrativo.

PROINSUMOS S.A.
PROINSUMOS S.A.
Esteban Gonzalez.

mié, 2/15/2023
Inicio del proyecto:
1 13 de febrero de 2023 20 de febrero de 2023 27 de febrero de 2023 6 de marzo de 2023 13 de marzo de 2023 20 de marzo de 2023 27 de marzo de 2023 3 de abril de 2023 9 de abril de 2023
Semana para mostrar:
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

TAREA PROGRESO INICIO FIN DÍAS m j v s d l m m j v s d l m m j v s d l m m j v s d l m m j v s d l m m j v s d l m m j v s d l m m j v s d l m m j v

ANALISIS

Visita Corporativa 100% 15-feb 25-feb 11

Entrevistas 90% 25-feb 9-mar 13

Diagrama de flujo, sobre la
100% 9-mar 12-mar 4
situacion actual de la
Diseño

Objetivos 100% 13-mar 19-mar 7

Diagrama de Flujo Propuesto. 100% 15-mar 18-mar 4

Recomendaciones 90% 18-mar 21-mar 4

Cronograma 100% 18-mar 22-mar 5

Desarrollo & Implementacion

Captacion Data. 23-mar 29-mar 7

Evaluacion Sistema 30-mar 2-abr 4

Impacto en la organización 4-abr 5-abr 2

Capacitacion Inicial 6-abr 11-abr 6

Puesta en marcha. 12-abr 14-abr 3

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Costos & Cotizaciones.

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 Conclusiones.

 Con el fin de mejorar la productividad de proinsumos s.a se debe implementar herramientas TIC`S. Para
lograr tener el control total de los inventarios y con ello generar controles de Stock tanto de MP como de
PT

 De acuerdo con el caso, se encuentra una oportunidad de mejora en las gerencias de producción y ventas,
ya que se debe establecer una proyección de ventas mínima de 3 meses con el cliente para lograr establecer
un MOQ óptimo para la organización y con ello optimizar el Working Capital de la compañía.

 Se debe crear un presupuesto anual, con el fin de crear una proyección y la ejecución optima de metas y
objetivos anuales.

 Se deben crear procesos y procedimientos en las áreas funcionales de la compañía para delimitar labores
y con ello lograr que los colaboradores se enfoquen en lo que se necesita y no gastar recurso insuficiente
en actividades sin valor

 Basado en el estudio de caso, se logra concluir que la implementación de las TIC`S en este tipo de
compañías, es vital para lograr tener una confiablidad en la información y por ende tomar las decisiones
adecuadas para dar un rumbo optimo a la compañía.

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 Recomendaciones.

 Se recomienda realizar la implementación de alegra, ya que es el Software más completo que se encuentra
en el mercado actualmente

 Para realizar la captura de información se sugiere crear una base de datos y realizar un inventario inicial,
posterior a este se sugiere realizar inventarios cíclicos y fiscales para mantener la menor desviación
posible.

 Se sugiere establecer acuerdo de servicio con los proveedores y clientes con el fin de establecer los
tiempos y condiciones de entrega tanto de las materias primas como de los productos terminados.

 Se sugiere realizar compras trimestrales de materias primas importadas con el fin de generar ahorro de
por conversión de FX y tiempos de desplazamiento.

 Se sugiere realizar una capacitación inicial del sistema a los colaboradores y programar un plan de
capacitaciones anual con el fin de ir validando el desarrollo y la eficiencia de este en la compañía.

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 Bibliografía

Olga Lucia Mogollon Carvajal. (2002). Teoria de Sistemas Lectura estudio I. Modulo 2 Fundamentos de sistema de
informacion .

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