Microsoft Excel 2007 Básico

6 Fórmulas y funciones
Una Fórmula es una secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u
operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza
siempre con el signo igual (=). Las fórmulas se utilizan para calcular el valor de una celda a
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partir del contenido de otras. Pueden usarse para calcular totales, promedios y
porcentajes entre otras cosas. Gracias a éstas es que una hoja de cálculo es justamente
eso, una hoja de cálculo. La capacidad de Excel para construir fórmulas es muy alta, y son
sus poderosas facultades de cálculo y su excelente forma de manipular rangos las que
hacen que Excel, sea una de las mejores hojas de cálculo.

Una fórmula es una expresión matemática o de texto que se refiere a otras celdas o a
valores constantes. Los elementos fundamentales que componen las fórmulas son:

• Operadores: símbolos que permiten unir entre sí otros elementos de la fórmula.

• Paréntesis.
• Valores constantes o cadenas de caracteres “texto”.
• Referencias de celdas: incluyen celdas y rangos de celdas con nombres, y pueden
estar ubicados en la propia hoja de trabajo, o en otra hoja del mismo libro, en otro
libro e incluso en otro equipo.
Cuando introducimos un signo igual (=) en una celda vacía, Excel asume que vamos a
introducir una fórmula, si en lugar del signo igual escribimos los signos más (+) o menos
(-), Excel también lo interpreta como el inicio de una fórmula, sin embargo, se puede
modificar. Como ya he dicho se puede utilizar texto en una fórmula, pero siempre deberá
ir entre comillas, para que Excel lo reconozca como una cadena de texto y para
diferenciarlo de los nombres de celdas y rangos. Las fórmulas pueden introducirse
manualmente o seleccionándolas.

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.
Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica
2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

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=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y

constantes.

Partes de una fórmula

1. Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.
3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula.
4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y
el operador * (asterisco) multiplica.
Los pasos básicos para introducir una fórmula manualmente son:

1. Dar clic en la celda en que se deseas que se muestre el resultado de la fórmula.

2. Escribir: =A1+A2+A3 observa que en la barra de estado aparece un cuadro de
aceptación, el botón de la barra de fórmulas: al dar clic sobre él, se valida el
valor introducido. Para introducir una fórmula señalando las celdas, lo puedes
hacer con el ratón o bien con las teclas de flechas.
3. Presionar Enter y aparecerá en la celda el resultado de la fórmula. A medida que se
va introduciendo la fórmula, ésta aparece simultáneamente en la celda y en la
barra de fórmulas. Después de presionar Enter, en la celda aparecerá el resultado
de la fórmula, mientras que la barra de fórmulas mostrará la fórmula de la celda
activa. Se puedes usar indistintamente mayúsculas y minúsculas para referirse a las
celdas.

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En aquellos casos que la fórmula esté formado en su totalidad por valores, como el
resultado será siempre un mismo número, si se prefiere conservar el resultado en lugar de
la fórmula, presionar F9 en lugar de ENTER, con esto se almacenará el resultado en vez de
la fórmula. Se puede hacer esto también sólo con una parte de la fórmula constituida por
valores constantes, seleccionando con el ratón sólo la parte que quiere modificar, por
ejemplo en la fórmula (364*0.5+65)/A10, seleccionarías sólo lo que está entre paréntesis.

Fórmulas

Valores (operandos)
Hemos dicho que los valores que se pueden introducir en una hoja de cálculo, son los
diferentes “tipos de datos”:

• Valores Constantes: puede ser un número (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9).

• Fórmulas: una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones u operadores.
Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, una fecha, un número y un
texto son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una
expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de
referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la
fórmula.

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Operadores
Los operadores son símbolos que representan operaciones matemáticas específicas,
incluyendo el signo más (+), el signo menos (-), el signo de dividir (/) y el signo de
multiplicación (*), potencia (^) y raíz cuadrada (√). Cuando realizamos estas operaciones
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en una fórmula, Excel sigue ciertas reglas de precedencia.

• La multiplicación y la división se ejecutan antes que la suma y la resta.

• Se procesan en primer lugar las expresiones que se encuentran entre paréntesis.
• Los operadores consecutivos con el mismo nivel de precedencia se calculan de
izquierda a derecha.

Fórmula Resultado

=3*6+12/4-2 19

=(3*6)+12/(4-2) 24

=3*(6+12)/4-2 11.5

=(3*6+12)/4-2 5.5

=3*(6+12/(4-2)) 36

En la siguiente tabla se muestran los operadores de Excel

Operador Descripción Operador Descripción

+ Suma > Mayor que

- Resta < Menor que

* Multiplicación >= Mayor o igual que

Menor o igual que

/ División <=
(comparación lógica)

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% Porcentaje <> Distinto de

Operador de referencia
^ Potencia : (dos puntos)
Rango

Operador de referencia 11
& Concatenación de texto , (coma)
Unión

Operador de referencia
= Igual a (un espacio)
Intersección

El orden de prioridad o precedencia de los operadores constituye otro elemento muy

importante para trabajar con fórmulas. Excel utiliza un grupo de reglas similar al que se
utiliza en las matemáticas para realizar sus cálculos. El orden de prioridad de las
operaciones se indica en la siguiente tabla.

Número de Orden Operador Descripción

1° - Negación

2° % Porcentaje

3° ^ Potencia

4° *y/ Multiplicación y división

5° +y- Suma y resta

6° & Concatenación de texto

7° =, <, > y <> Comparación

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Valores de error
Un valor de error es el resultado que devuelve una fórmula que Excel no puede resolver.
La tabla siguiente describe los siete valores de error.

Valores de error Significado 12

Se ha intentado dividir un número por cero. Este error ocurre

#¡DIV/0! normalmente cuando creamos una fórmula con un divisor que
referencia una celda en blanco.

Se ha introducido en una fórmula un nombre que no está en la lista

del cuadro de diálogo Definir nombre. Debemos haber confundido
#¿NOMBRE? el nombre o introducir un nombre borrado. Excel también visualiza
este valor de error si no encerramos una cadena de caracteres entre
comillas.

Se ha introducido una fórmula matemática que hace referencia a un

#¡VALOR!
dato de tipo texto.

Hemos borrado un rango de celdas cuyas referencias están incluidas

#¡REF!
en una fórmula.

No hay información disponible para el cálculo que deseas realizar.

Cuando desarrolle un modelo, puede introducir #N/A en una celda
#N/A
para mostrar que está esperando datos. Cualquier fórmula que haz
referencia a celdas que contengan el valor #N/A devolverá #N/A.

Se ha introducido un argumento incorrecto en una función de una

hoja de cálculo. También puede indicar que el resultado de una
#¡NUM!
fórmula es demasiado grande o demasiado pequeño para ser
representado en la hoja de cálculo.

#¡NULO! Se ha incluido un espacio entre dos rangos dentro una fórmula para

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introducir una intersección, pero los rangos no tienen celdas

comunes.

Funciones
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Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo,
la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10. Una función es una fórmula
predefinida que trabaja sobre valores y devuelve un resultado en la celda introducida.
Función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve
un valor o valores. Utiliza funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de
cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.

Estructura general de una función

i. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido
por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la
función separados por comas y un paréntesis de cierre.
ii. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haz clic en
una celda y presione MAYÚSC+F3.
iii. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
verdadero o falso, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El
argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los
argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Cuando se crea una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar
función ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se
introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando
el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de
cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

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La sintaxis de toda función es:

=nombre_de_la_función(argumento1,argumento2,...,argumento n)

Reglas para las funciones:

1. Toda fórmula (función) debe empezar por el signo =. 14

2. Los argumentos o valores van entre paréntesis.

3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), otras fórmulas o
funciones.

4. Los argumentos deben de separarse por ",".

Una función es una fórmula predefinida, muchas de ellas son versiones abreviadas de
fórmulas utilizadas frecuentemente. Por ejemplo, la función SUMA nos permite sumar
una serie de valores de celdas seleccionando simplemente un rango. Observa el ejemplo:
=SUMA(A1:A10). El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:A10 indica todas
las celdas incluidas entre la celda A1 y la A10, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10. En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de
utilizar la función. Las fórmulas pueden tener más de una función y pueden tener
funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4).

Existen 346 funciones en Excel agrupadas en: Matemáticas y trigonométricas, Estadísticas,

Financieras, de Texto, de Fecha y Hora, Lógicas, de Base de datos, de Búsqueda y
referencia y de información.

Insertar función
Las funciones de hoja de cálculo son herramientas especiales que ejecutan cálculos
complejos de forma fácil y rápida. Son como las teclas especiales de las calculadoras que
calculan raíces cuadradas, logaritmos, evaluaciones estadísticas, etcétera. Alguna de ellas,
como SENO y FACT, son las equivalentes a las fórmulas matemáticas, que puede calcular
“manualmente”. Otras funciones, como: SI y BUSCARV, no pueden duplicarse con

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fórmulas. Cuando ninguna de las funciones predefinidas hace lo que necesitas, entonces
puedes crear funciones personalizadas.

Una función se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una ayuda
o asistente para trabajar con mayor facilidad.
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Para introducir una función en una celda:

1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

2. Seleccionar la opción Función... del menú Insertar. O dar clic sobre el icono
de la barra de herramientas.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo de abajo.

4. En el recuadro Buscar, podemos escribir el nombre de la función o una descripción

de la misma y dar clic en Ir, y empieza a hacer una búsqueda.

5. En el recuadro Categoría de la función elegimos a qué categoría pertenece.

6. Si no estamos seguros, elegimos Todas.

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7. En el recuadro Seleccionar una función hay que elegir la que deseamos dando clic
sobre ella. En este ejemplo elijamos la Función: SUMA.

8. De acuerdo a la función seleccionada, en la parte inferior aparecen los distintos

argumentos y una descripción breve. El vínculo o “liga” nos

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proporciona más información.

9. Dar clic sobre el botón Aceptar.

Al darle clic al botón de Aceptar nos aparece una nueva ventana, ésta es de la
función elegida, en nuestro caso es la función de SUMA. Esta ventana tiene muchas
similitudes con las ventanas de otras funciones, de hecho las ventanas son iguales,
lo único que cambia son los argumentos. La manera en cómo seleccionar los
argumentos (datos, valores; constantes o texto) es la misma, como lo veremos a
continuación. La ventana es la siguiente:

1. En el recuadro Número1 se indica el primer argumento que puede ser una celda o
rango de celdas. Para ello, dar clic sobre el icono para que el cuadro se haz más
pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo:

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A continuación seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y

oprimir la tecla ENTER o dar clic en el icono para volver al cuadro de diálogo.
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2. En el recuadro Número2 se indica el segundo argumento. Si introducimos un
segundo argumento, aparecerá otro recuadro y así sucesivamente.

3. Se puede observar que automáticamente aparece el resultado de los argumentos.

4. Cuando tengamos todos los argumentos, dar clic sobre el botón Aceptar.

En la barra de herramientas existe el icono Autosuma que nos permite realizar la

función SUMA de forma más rápida. La incorporación más reciente a la funcionalidad del
botón Autosuma es el menú que aparece cuando hace clic en la flecha que aparece junto
al botón, como puede verse en la imagen anterior. Puede introducirse la función
Promedio, Contar, Max o Min casi tan fácilmente como puede introducirse la función
Suma (Todo esto requiere de un clic adicional para seleccionar la función que se deseas
del menú). Y además, el comando Más funciones abre el cuadro de diálogo Insertar
funciones, donde podrá acceder a cualquier función de Excel.

La forma más fácil de localizar e insertar funciones predefinidas es haciendo clic en el

botón Insertar función. A continuación aparece el cuadro de diálogo mostrado en la
siguiente figura. Si no estás seguro de qué función necesitas, introduce en el cuadro Busca
una función una descripción de lo que deseas hacer. Por ejemplo, si introduces “Quiero
saber cuántas celdas contienen valores” y después das un clic en el botón Ir, el cuadro de
diálogo Insertar función devuelve una lista de funciones recomendadas similar a la lista
que nos muestra, en la otra figura. En este caso, la primera función de la lista de
sugerencias resulta la adecuada. Si no encuentras la función que estás buscando, intenta
dar otra redacción a la consulta.

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También se puede seleccionar una categoría de función de la lista desplegable para

mostrar todas las funciones disponibles que se pueden aplicar. Las categorías de funciones
incluyen Financieras, de Fecha y Hora, Búsqueda y referencia, Texto y muchas más. La
categoría recomendada aparece cuando sigue la pista a las funciones mostradas como
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resultado de una búsqueda en el cuadro Buscar una función.

Cuando seleccionas una función, al final de cuadro de diálogo aparece la sintaxis y una
abreve descripción de la función. Se puede obtener ayuda para la función seleccionada en
la lista Seleccionar una función, haciendo clic en el vínculo Ayuda sobre esta Función,
mostrado al final de cuadro del diálogo. Cuando seleccionas una función y haces clic en
Aceptar, Excel introduce un signo igual para iniciar una fórmula en la celda activa, inserta
el nombre de función y un conjunto de paréntesis y muestra el cuadro de diálogo
Argumentos de función, mostrado en la siguiente figura.

El cuadro de diálogo Argumentos de función contiene un recuadro para cada uno de los
argumentos de la función seleccionada. Si la función acepta un número variable de
argumentos (como SUMA), el cuadro de diálogo aumenta a medida que introduces los
argumentos opcionales. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una descripción
del argumento cuyo cuadro de edición contiene actualmente el punto de inserción. A la
derecha del cuadro de edición de cada argumento un área de visualización muestra el
valor actual del argumento. Esta pantalla es muy útil cuando se utilizan referencias o
nombres definidos, cuando el valor de cada argumento es calculado automáticamente. El
valor actual de la función (resultado de la fórmula) aparece en la parte inferior del cuadro
de diálogo.

Algunas funciones, como, por ejemplo, INDICE, tienen más de un formato. Cuando
selecciona una de estas funciones en el cuadro de diálogo Insertar función, Excel presenta
el cuadro de diálogo adicional Seleccionar argumentos, mostrado en la siguiente figura, el
cual seleccionará el formato que se deseas utilizar.

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Para obtener ayuda rápida con los argumentos. Introducir en la barra de fórmulas un
signo igual seguido del nombre de la función y luego oprimir Ctrl + E para mostrar el
cuadro de diálogo de la función (o el cuadro de diálogo Seleccionar argumentos, en el caso
de que la función tenga más de un formato).

Al igual que con cualquier otra fórmula, puedes insertar fácilmente con el ratón las
referencias de celda y nombres definidos dentro de sus funciones. Por ejemplo, para
introducir en la celda A11 una función que calcule la media aritmética de las celdas
A1:A10, selecciona primero la celda A11 e introduce =Promedio(, a continuación,
selecciona el rango A1:A10. Aparecerá una marca alrededor de las celdas seleccionadas y
en la barra de fórmulas aparece una referencia al rango seleccionado. Luego introduce el
paréntesis de cierre.

Tipos de argumentos
En lo dicho anteriormente, todos los argumentos han sido referenciados de celdas o de
rangos. También se puede utilizar números, texto, valores lógicos, nombres de rango,
matrices y valores de error como argumentos.

• Valores numéricos. Los argumentos de una función pueden ser números. Por
ejemplo, la función SUMA en la fórmula =SUMA(10,20,30) totaliza los números 10,
20 y 30. Sin embargo, normalmente los números que se deseas utilizar se introducen
en las celdas de una hoja y luego se utilizan como argumentos de las funciones las
referencias a estas celdas.

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• Valores de texto. Se puede utilizar texto como argumento de la función. Por

ejemplo, en la fórmula =TEXTO(AHORA(),“d,mmm,aaa”), el segundo argumento de
la función TEXTO, “d,mmm,aaa” es un argumento de texto reconocido por Excel que
especifica un patrón para convertir en una cadena de texto el valor de serie de fecha
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proporcionado por AHORA. Los argumentos de texto pueden ser cadenas de texto
encerradas entre comillas o referencias a celdas que contengan texto.
• Valores lógicos. Los argumentos de algunas funciones sólo especifican únicamente
que una opción está establecida o no, puede utilizar los valores lógicos verdadero
para establecer una opción y falso para especificar que la opción no está
establecida. Una expresión lógica retorna el valor verdadero o falso en la hoja o
fórmula que contiene la expresión. Por ejemplo, el primer argumento para la
función SI de la fórmula =“Historia”& “ ”&SI(A1=VERDADERO, “futura”, “pasada”) es
una expresión lógica que utiliza el valor de la celda A1, si el valor es verdadero, la
expresión A1=VERDADERO se evalúa con verdadero, la función SI retorna “futura” y
la fórmula devuelve Historia futura en la hoja de cálculo.
• Referencias con nombre. Se puede utilizar un nombre de rango como argumento de
una función. Por ejemplo, si vamos a la ficha Fórmulas y seleccionamos Asignar
nombre a un rango para asignar el nombre CostosMen al rango A1:C5, puedes
utilizar la fórmula =SUMA(CostosMen) para totalizar los números de las celdas A1,
A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4, B5, C1, C2, C3, C4, C5.
• Matrices. Se puede utilizar una matriz como argumento de una función. Algunas
funciones, como TENDENCIA y TRANSPONER, requieren argumentos de matriz,
otras funciones no necesitan matrices, aunque las aceptan. Las matrices pueden
componerse de números, texto o valores lógicos.
• Tipos de argumentos mixtos. Se puede combinar tipos de argumentos dentro de
una función. Por ejemplo, la fórmula =PROMEDIO(CostosMen,E7,60*6) utiliza un
nombre de rango (Grupo1), una referencia de celda (A1) y una expresión numérica
(5*3) para llegar a un valor único. Los tres argumentos son aceptables.

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