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Notas para El Curso Excel 2007 Básico Módulo 3
Notas para El Curso Excel 2007 Básico Módulo 3
6 Fórmulas y funciones
Una Fórmula es una secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u
operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza
siempre con el signo igual (=). Las fórmulas se utilizan para calcular el valor de una celda a
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partir del contenido de otras. Pueden usarse para calcular totales, promedios y
porcentajes entre otras cosas. Gracias a éstas es que una hoja de cálculo es justamente
eso, una hoja de cálculo. La capacidad de Excel para construir fórmulas es muy alta, y son
sus poderosas facultades de cálculo y su excelente forma de manipular rangos las que
hacen que Excel, sea una de las mejores hojas de cálculo.
Una fórmula es una expresión matemática o de texto que se refiere a otras celdas o a
valores constantes. Los elementos fundamentales que componen las fórmulas son:
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.
Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica
2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
En aquellos casos que la fórmula esté formado en su totalidad por valores, como el
resultado será siempre un mismo número, si se prefiere conservar el resultado en lugar de
la fórmula, presionar F9 en lugar de ENTER, con esto se almacenará el resultado en vez de
la fórmula. Se puede hacer esto también sólo con una parte de la fórmula constituida por
valores constantes, seleccionando con el ratón sólo la parte que quiere modificar, por
ejemplo en la fórmula (364*0.5+65)/A10, seleccionarías sólo lo que está entre paréntesis.
Fórmulas
Valores (operandos)
Hemos dicho que los valores que se pueden introducir en una hoja de cálculo, son los
diferentes “tipos de datos”:
Operadores
Los operadores son símbolos que representan operaciones matemáticas específicas,
incluyendo el signo más (+), el signo menos (-), el signo de dividir (/) y el signo de
multiplicación (*), potencia (^) y raíz cuadrada (√). Cuando realizamos estas operaciones
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en una fórmula, Excel sigue ciertas reglas de precedencia.
Fórmula Resultado
=3*6+12/4-2 19
=(3*6)+12/(4-2) 24
=3*(6+12)/4-2 11.5
=(3*6+12)/4-2 5.5
=3*(6+12/(4-2)) 36
Operador de referencia
^ Potencia : (dos puntos)
Rango
Operador de referencia 11
& Concatenación de texto , (coma)
Unión
Operador de referencia
= Igual a (un espacio)
Intersección
1° - Negación
2° % Porcentaje
3° ^ Potencia
Valores de error
Un valor de error es el resultado que devuelve una fórmula que Excel no puede resolver.
La tabla siguiente describe los siete valores de error.
#¡NULO! Se ha incluido un espacio entre dos rangos dentro una fórmula para
Funciones
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Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo,
la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10. Una función es una fórmula
predefinida que trabaja sobre valores y devuelve un resultado en la celda introducida.
Función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve
un valor o valores. Utiliza funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de
cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.
Cuando se crea una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar
función ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se
introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando
el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de
cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
=nombre_de_la_función(argumento1,argumento2,...,argumento n)
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), otras fórmulas o
funciones.
Una función es una fórmula predefinida, muchas de ellas son versiones abreviadas de
fórmulas utilizadas frecuentemente. Por ejemplo, la función SUMA nos permite sumar
una serie de valores de celdas seleccionando simplemente un rango. Observa el ejemplo:
=SUMA(A1:A10). El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:A10 indica todas
las celdas incluidas entre la celda A1 y la A10, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10. En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de
utilizar la función. Las fórmulas pueden tener más de una función y pueden tener
funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4).
Insertar función
Las funciones de hoja de cálculo son herramientas especiales que ejecutan cálculos
complejos de forma fácil y rápida. Son como las teclas especiales de las calculadoras que
calculan raíces cuadradas, logaritmos, evaluaciones estadísticas, etcétera. Alguna de ellas,
como SENO y FACT, son las equivalentes a las fórmulas matemáticas, que puede calcular
“manualmente”. Otras funciones, como: SI y BUSCARV, no pueden duplicarse con
fórmulas. Cuando ninguna de las funciones predefinidas hace lo que necesitas, entonces
puedes crear funciones personalizadas.
Una función se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una ayuda
o asistente para trabajar con mayor facilidad.
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Para introducir una función en una celda:
2. Seleccionar la opción Función... del menú Insertar. O dar clic sobre el icono
de la barra de herramientas.
7. En el recuadro Seleccionar una función hay que elegir la que deseamos dando clic
sobre ella. En este ejemplo elijamos la Función: SUMA.
Al darle clic al botón de Aceptar nos aparece una nueva ventana, ésta es de la
función elegida, en nuestro caso es la función de SUMA. Esta ventana tiene muchas
similitudes con las ventanas de otras funciones, de hecho las ventanas son iguales,
lo único que cambia son los argumentos. La manera en cómo seleccionar los
argumentos (datos, valores; constantes o texto) es la misma, como lo veremos a
continuación. La ventana es la siguiente:
1. En el recuadro Número1 se indica el primer argumento que puede ser una celda o
rango de celdas. Para ello, dar clic sobre el icono para que el cuadro se haz más
pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo:
4. Cuando tengamos todos los argumentos, dar clic sobre el botón Aceptar.
Cuando seleccionas una función, al final de cuadro de diálogo aparece la sintaxis y una
abreve descripción de la función. Se puede obtener ayuda para la función seleccionada en
la lista Seleccionar una función, haciendo clic en el vínculo Ayuda sobre esta Función,
mostrado al final de cuadro del diálogo. Cuando seleccionas una función y haces clic en
Aceptar, Excel introduce un signo igual para iniciar una fórmula en la celda activa, inserta
el nombre de función y un conjunto de paréntesis y muestra el cuadro de diálogo
Argumentos de función, mostrado en la siguiente figura.
El cuadro de diálogo Argumentos de función contiene un recuadro para cada uno de los
argumentos de la función seleccionada. Si la función acepta un número variable de
argumentos (como SUMA), el cuadro de diálogo aumenta a medida que introduces los
argumentos opcionales. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una descripción
del argumento cuyo cuadro de edición contiene actualmente el punto de inserción. A la
derecha del cuadro de edición de cada argumento un área de visualización muestra el
valor actual del argumento. Esta pantalla es muy útil cuando se utilizan referencias o
nombres definidos, cuando el valor de cada argumento es calculado automáticamente. El
valor actual de la función (resultado de la fórmula) aparece en la parte inferior del cuadro
de diálogo.
Algunas funciones, como, por ejemplo, INDICE, tienen más de un formato. Cuando
selecciona una de estas funciones en el cuadro de diálogo Insertar función, Excel presenta
el cuadro de diálogo adicional Seleccionar argumentos, mostrado en la siguiente figura, el
cual seleccionará el formato que se deseas utilizar.
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Para obtener ayuda rápida con los argumentos. Introducir en la barra de fórmulas un
signo igual seguido del nombre de la función y luego oprimir Ctrl + E para mostrar el
cuadro de diálogo de la función (o el cuadro de diálogo Seleccionar argumentos, en el caso
de que la función tenga más de un formato).
Al igual que con cualquier otra fórmula, puedes insertar fácilmente con el ratón las
referencias de celda y nombres definidos dentro de sus funciones. Por ejemplo, para
introducir en la celda A11 una función que calcule la media aritmética de las celdas
A1:A10, selecciona primero la celda A11 e introduce =Promedio(, a continuación,
selecciona el rango A1:A10. Aparecerá una marca alrededor de las celdas seleccionadas y
en la barra de fórmulas aparece una referencia al rango seleccionado. Luego introduce el
paréntesis de cierre.
Tipos de argumentos
En lo dicho anteriormente, todos los argumentos han sido referenciados de celdas o de
rangos. También se puede utilizar números, texto, valores lógicos, nombres de rango,
matrices y valores de error como argumentos.
• Valores numéricos. Los argumentos de una función pueden ser números. Por
ejemplo, la función SUMA en la fórmula =SUMA(10,20,30) totaliza los números 10,
20 y 30. Sin embargo, normalmente los números que se deseas utilizar se introducen
en las celdas de una hoja y luego se utilizan como argumentos de las funciones las
referencias a estas celdas.