www.sipas.

id

PROPOSAL PENAWARAN
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT

Ditujukan untuk :
Bapak / Ibu Pimpinan
PT. TIMAH Tbk
Jalan Jendral SUdirman No.51, Pangkalpinang. Bangka Belitung

Kunjungi di Kontak
PT. SEKAWAN MEDIA INFORMATIKA marketing@sipas.id
Jl. Danau Maninjau Raya No.29 Sawojajar, Kota Malang (0341) 302 1661
Jawa Timur – Indonesia 65139 0812 3277 6252
0812 3277 6252
 www.sipas.id

Malang, 14 Agustus 2017

Nomor : 0227/P/SM/VIII/2017
Lampiran : Terlampir
Perihal : Penawaran Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)

Kepada Yth,
Bapak / Ibu Pimpinan
PT. Timah Tbk

Di tempat

Dengan hormat,
Berkitan dengan hasil pertemuan sebelumnya, yang membahas tentang rencana
Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat di PT. Timah Tbk, bersama dengan ini kami
dari PT. Sekawan Media Informatika bermaksud mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut.
Adapun untuk rincian detail dari Biaya dan Waktu pengerjaan sistem ini akan dijelaskan pada
halaman-halaman berikutnya, dengan pengalaman dan keahlian kami pada bidang ini, kami berharap
bisa memberikan layanan terbaik untuk anda.
Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas segala perhatian dengan memberikan skala
prioritas pada penawaran ini kami ucapkan terima kasih, dan semoga terjalin kerjasama yang baik di
kemudian hari.

Hormat Kami,

Dwiyana Dini Kurniawan

Direktur

|2
 www.sipas.id

RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi : PT. TIMAH Tbk

Ruang lingkup dari pekerjaan Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat di
PT. Timah Tbk adalah sebagai berikut :

1. Analisa dan inventarisasi semua kebutuhan penyesuaian aplikasi sesuai dengan kebutuhan
2. Melakukan perencanaan pengembangan sistem
3. Melakukan pengembangan/kustomisasi Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat dengan
rincian sebagai berikut :
- Penyesuain fitur asistensi monitoring
untuk Delegasi / PLT
- Menampilkan status surat pada
korespondensi
- Penanda untuk atribut prioritas surat
- Flag terima berkas, tampil mulai dari
awal distribusi surat
- Disposisi Rahasia, perintah Surat
Rahasia, berkas tidak muncul pada
ekspedisi ketika disposisi bestatus
rahasia
- Surat Rahasia, berkas tidak tampil
ketika surat berstatus Rahasia
- Penyesuaian Cabut Disposisi, fitur cabut
untuk penerima disposisi
- Penyesuaian status disposisi "dicabut"
(untuk pengirim dan penerima
disposisi)
- Pencabutan disposisi tercatat di
ekspedisi
- Live Edit, pembuatan konsep surat
langsung dari aplikasi
- Tambah status revisi pada konsep surat
- History perubahan konsep surat
- Pembeda jenis surat pada Surat Masuk
untuk Surat Eksternal/Internal
- Penambahan fitur upload berkas pada
ekspedisi Surat Eksternal
- Laporan Presentase Surat Selesai
- Ekspedisi Surat Eksternal ada
pemberian status Surat "Selesai"

4. Melakukan Konsultasi dan Revisi dari setiap tahapan proses untuk dapat menghasilkan aplikasi
sesuai dengan yang diharapkan
5. Melakukan Testing dan Bug Fixing
6. Melakukan Penyusunan dan pencetakan laporan dan buku panduan pengoperasian
7. Melakukan instalasi aplikasi dan konfigurasi pada server
8. Melakukan Sosialisasi dan pelatihan sistem informasi

|3
 www.sipas.id

RENCANA ANGGARAN BIAYA

Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi : PT. TIMAH Tbk

HARGA JUMLAH HARGA

NO KEGIATAN SATUAN VOLUME
SATUAN (Rp) (Rp)
I. BIAYA LANGSUNG PERSONIL 111,000,000
A. TENAGA AHLI
1 Project Manajer OB 1 x 3 9,000,000 27,000,000
2 Analis Sistem OB 1 x 3 9,000,000 27,000,000
3 Ahli Programmer OB 2 x 3 6,000,000 36,000,000
4 Ahli Quality Control & Tester OB 1 x 1 6,000,000 6,000,000
A. TENAGA PENDUKUNG
1 Asisten Tenaga Ahli OB 1 x 3 5,000,000 15,000,000

II. BIAYA LANGSUNG NON PERSONIL 118,500,000

A. BIAYA BELANJA BARANG
1 Aplikasi SIPAS Paket Enterprise Paket 1 x 1 70,000,000 70,000,000
2 Add-On Aplikasi Android + IOS Paket 1 x 1 10,000,000 10,000,000
3 Add-On Direct Scanner Paket 1 x 1 1,000,000 1,000,000
4 Add-On Lacak Surat Paket 1 x 1 1,000,000 1,000,000
5 Add-On Notifikasi Email Paket 1 x 1 2,000,000 2,000,000
6 Add-On Notifikasi SMS Paket 1 x 1 3,000,000 3,000,000
C. BIAYA PELAPORAN
1 Pencetakan Buku Panduan Exemplar 3 x 1 400,000 1,200,000
Pengoperasian
2 CD (Backup Aplikasi, Source Code &
Manual Book) Keping 3 x 1 100,000 300,000
C. SUPPORT & MAINTENANCE
1 Support & Maintenance Paket 1 x 3 10,000,000 30,000,000
TOTAL BIAYA (Personil + Non Personil) 229,500,000
PPn 10% 22,950,000
GRAND TOTAL 252,450,000

Terbilang : Dua Ratus Lima Puluh Dua Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah

|4
 www.sipas.id

WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN

Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi : PT. TIMAH Tbk

Adapun proses pelaksanaan pekerjaan ini memakan waktu selama 12 Minggu, dengan rincian
sebagai berikut :
NO KEGIATAN MINGGU

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Pengembangan & Kustomisasi Sistem

Penyesuaian fitur asistensi monitoring untuk

Delegasi / PLT
Menampilkan status surat pada korespondensi

Penanda untuk atribut prioritas surat

Flag terima berkas, tampil mulai dari awal
distribusi surat
Disposisi Rahasia, perintah Surat Rahasia,
berkas tidak muncul pada ekspedisi ketika
disposisi bestatus rahasia
Surat Rahasia, berkas tidak tampil ketika surat
berstatus Rahasia
Penyesuaian Cabut Disposisi, fitur cabut untuk
penerima disposisi
Penyesuaian status disposisi "dicabut" (untuk
pengirim dan penerima disposisi)
Pencabutan disposisi tercatat di ekspedisi
Live Edit, pembuatan konsep surat langsung
dari aplikasi
Tambah status revisi pada konsep surat

History perubahan konsep surat

Pembeda jenis surat pada Surat Masuk untuk
Surat Eksternal/Internal
Penambahan fitur upload berkas pada
ekspedisi Surat Eksternal
Laporan Presentase Surat Selesai
Ekspedisi Surat Eksternal ada pemberian status
Surat "Selesai"

|5
 www.sipas.id

SYARAT DAN KETENTUAN

Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi : PT. TIMAH Tbk

1. Harga yang ditawarkan sudah termasuk seluruh biaya yang dijelaskan dalam ruang lingkup
pekerjaan
2. Masa Garansi Support (Maintenance) yang diberikan adalah selama 3 bulan terhitung setelah
serah terima pekerjaan, dengan ruang lingkup dan ketentuan sebagai berikut :
A. Ruang Lingkup
- Memonitoring aktivitas pada Sistem Informasi pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
- Melakukan backup berkala sistem informasi maupun database sehingga memiliki
backup yang terupdate
- Perbaikan Bug & Eror yang terjadi pada sistem informasi
- Mengakomodir kebutuhan penyesuaian aplikasi dalam lingkup persuratan (Perubahan
Minor)
- Dukungan Support melalui remote dan kunjungan jika diperlukan (Syarat dan Ketentuan
Berlaku)
- Asistensi Operator
B. Ketentuan
- Proses Maintenance dilaksanakan dengan jumlah dedicated resource sebanyak 2 orang
yang terdiri dari 2 Orang yang memiliki kemampuan (Programmer dan implementator)
- Biaya yang ditawarkan belum termasuk biaya akomodasi dan transportasi kunjungan
(saat masa garansi)
- Biaya yang ditawarkan tidak termasuk harga peralatan (Hardware)
- Penambahan Pekerjaan diluar lingkup pekerjaan akan dikenakan biaya dan waktu
tambahan yang besarnya telah disepakati kedua pihak.

3. Pembayaran dilakukan 3 (tiga) kali termin, yaitu :

- 30% dibayarkan sebagai DP sebelum proses pengembangan Sistem Informasi
- 40% dibayarkan setelah proses implementasi
4. Perbaikan setelah masa garansi selesai akan dikenakan biaya tambahan yang besarnya sesuai
dengan kesepakatan
5. Penambahan Pekerjaan diluar penawaran ruang lingkup yang ditawarkan akan dikenakan biaya
tambahan yang nominalnya disepakati kedua belah pihak

|6
 www.sipas.id

SPESIFIKASI TEKNIS
Pekerjaan : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi : PT. TIMAH Tbk

1. Aplikasi
No Item Spesifikasi
1 Basis Aplikasi - Web & Mobile (android + IOS)
2 Bahasa Pemrograman - PHP 5 (Framework Codeigniter)
- HTML 5 (Framework Ext JS)
3 Database - MySQL

2. Kebutuhan Infrastruktur
No Item Jumlah Spesifikasi
1 Server Aplikasi 1 Unit - Processor Intel® Xeon® Quad-Core Processor
E3-1240 v5 (8M Cache, 3.50 GHz)
- Memmory 16 GB
- Storage 1 TB (2 Unit)
- Sistem Operasi Linux Ubuntu Server 14.04
2 Server Database 1 Unit - Processor Intel® Xeon® Quad-Core Processor
E3-1240 v5 (8M Cache, 3.50 GHz)
- Memmory 16 GB
- Storage 1 TB (2 Unit)
- Sistem Operasi Linux Ubuntu Server 14.04
3 PC Operator Menyesuaikan Standar PC Office
kebutuhan
4 ADF Scanner Menyesuaikan
kebutuhan

|7
 www.sipas.id

LAMPIRAN

PRODUK KNOWLEDGE SIPAS

|8
 www.sipas.id

Kelola Surat Dan Disposisi

Lebih Mudah, Cepat dan Akurat

SEKILAS TENTANG SIPAS

SIPAS adalah aplikasi yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan surat masuk, surat keluar,
disposisi dan pencarian arsip surat. Dengan fitur yang lengkap, akan sangat membantu
mempermudah pengelolaan surat di Instansi atau Perusahaan Anda.

10 ALASAN MENGGUNAKAN SIPAS

1. Pengarsipan lebih terstruktur 6. Menggurangi penggunaan kertas (paperless)
2. Proses distribusi surat semakin mudah 7. Disposisi lebih cepat
3. Pencarian lebih mudah dan cepat 8. Satu aplikasi untuk semua pengguna
4. Lama respon pegawai terpantau 9. Fitur Lengkap
5. Data lebih rapi dan terpusat 10. Hemat waktu, biaya dan tenaga

|9
 www.sipas.id

GAMBARAN SINGKAT PENANGANAN SURAT DI SIPAS

1. Alur Surat Masuk

2. Alur Surat Keluar

| 10
 www.sipas.id

FITUR UNGGULAN SIPAS

SURAT MASUK DISPOSISI EKSPEDISI

Surat yang diterima oleh instansi lain Pendistribusian surat masuk Rincian Alur Distribusi Surat
kepenerima terkait dalam internal Menyeluruh
kantor

SURAT KELUAR KONSEP SURAT KORESPONDENSI

Surat yang dikeluarkan untuk Rancangan untuk surat keluar SURAT
dikirimkan kepada instansi lain
Penyampaian surat dari satu pihak ke
pihak lain

ARSIP BEBAS BANK SURAT SURAT INTERNAL

Pengarsipan file atau dokumen Kumpulan dari semua surat kebutuhan untuh pendistribusian
kantor surat dilingkungan internal kantor

PENOMORAN HAK AKSES PELAPORAN

OTOMATIS Kemudahan pengaturan otoritas Sajian akurat data rekapitulasi surat
Pemberian nomor surat secara pengguna
otomatis

| 11
 www.sipas.id

ADD-ON SIPAS
Untuk menunjang sistem Ini agar lebih optimal, SIPAS Dilengkapi Dengan Add-On yang dapat anda
pilih sesuai dengan kebutuhan persuratan anda diantaranya

SIPAS MOBILE (ANDROID)

Rp. 7.000.000
Menanggapi disposisi jauh lebih mudah dengan akses
melalui Smartphone Android anda

NOTIFIKASI EMAIL
Rp. 2.000.000,-
Notifikasi email akan membuat anda selalu mendapatkan
update perkembangan surat lagsung ke email anda

NOTIFIKASI SMS
Rp. 3.000.000,-
Tidak ada koneksi internet? SIPAS juga dilengkapi dengan
fitur notifikasi sms, apapun handphone anda
perkembangan surat akan sampai ke anda

LACAK SURAT
Rp. 1.000.000,-
Modul terpisah yang disediakan dan dimaksimalkan untuk
pencarian dan pemantauan distribusi surat

DIRECT SCANNER
Rp. 1.000.000,-
Memungkinkan scan dokumen atau surat langsung dari
aplikasi SIPAS

| 12
 www.sipas.id

PAKET FITUR SIPAS

FITUR PAKET PROFESSIONAL ENTERPRISE
Aplikasi Berbasis Web Browser dan Dukungan Jaringan ✓ ✓
Manajemen Surat Masuk
Pencatatan Agenda Surat Masuk
Penomoran Otomatis Agenda Surat Masuk
Upload Berkas
Pencarian Surat ✓ ✓
Cetak Resi
Pelaporan Surat Masuk
Registrasi Surat Masuk
Masa Aktif Surat Masuk × ✓
Manajemen Surat Keluar
Pencatatan Agenda Surat Keluar
Penomoran Otomatis Surat keluar
Upload Berkas
✓ ✓
Pencarian Surat
Pelaporan Surat Keluar
Konsep Surat
Korespondensi Surat Masuk dan Surat Keluar
× ✓
Disribusi Surat
Disposisi Surat
Ekspedisi Disposisi
✓ ✓
Riwayat dan Pencabutan Disposisi
Asistensi Monitoring × ✓
Surat Internal
Arsip Bebas
✓ ✓
Surat Internal
Bank Surat
× ✓
Lain – Lain
Pengaturan Fitur Aplikasi
Pengaturan Data Umum
Pengaturan Akun dan Hak Akses
✓ ✓
Pengaturan Unit Kerja dan Pegawai
Kelompok Pegawai
Instalasi, Pelatihan dan Pendampingan 2-3 Hari 3-5 Hari
Garansi 3 Bulan 6 Bulan

Demo Aplikasi SIPAS: https://demo.sipas.id

| 13
 www.sipas.id

MITRA PENGGUNA SIPAS

Beberapa mitra kami telah mempercayakan Aplikasi SIPAS untuk kebutuhan persuratan mereka

DAN MASIH BANYAK LAINNYA . . . .

| 14
 www.sipas.id

KEBUTUHAN TEKNIS
Untuk membangun aplikasi SIPAS untuk bisa diakses secara jaringan lokal (LAN), dibutuhkan
beberapa komponen diantaranya

1. SERVER dengan spesifikasi minimal

✓ Intel Xeon Prosesor
✓ 8GB ECC DDR3-UDIM 1333 MHZ
✓ HDD min 500 GB
2. Komputer/Laptop Operator/Pengguna
3. Jaringan Lan & Koneksi Internet
4. ADF Scanner & Printer

SYARAT DAN KETENTUAN UMUM

Adapun syarat dan ketentuan untuk membangun aplikasi SIPAS antara lain

1. Bisa diagendakan demo / presentasi di tempat

2. Harga belum termasuk biaya akomodasi implementasi dan pelatihan
3. Harga belum termasuk biaya kustomisasi (Jika ada penambahan / perubahan fitur)*
4. Harga yang ditawarkan tidak termasuk dengan ADD-On dan Perangkat Pendukung SIPAS
5. Masa Garansi Support (Maintenance) terhitung setelah serah terima pekerjaan,
Garansi Meliputi Perbaikan Bug , Error & Maintenance
6. Perbaikan setelah masa garansi selesai / penambahan pekerjaan diluar penawaran pekerjaan
akan dikenakan biaya tambahan dengan nominalnya disepakati kedua belah pihak
7. Pembayaran dapat dilakukan (dua) kali termin, yaitu :
a. 30% dibayarkan sebagai DP sebelum proses pengembangan Sistem Informasi
b. 70% dibayarkan ketika sistem informasi sudah go live
8. Harga berlaku 30 hari setelah penawaran diterbitkan dan harga dapat berubah sewaktu
- waktu

| 15
 www.sipas.id

Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami

PT. SEKAWAN MEDIA INFORMATIKA

Jalan Danau Maninjau Raya No 29 Sawojajar

Malang, Jawa Timur - Indonesia (65139)

(0341) 302 1661

0812 3277 6252

www.sekawanmedia.co.id
info@sekawanmedia.co.id
| 16