Professional Documents
Culture Documents
DE ACTUALIZACIÓN
CONTABILIDAD PUBLICA
INTRODUCCION
La caracterización del sistema de contabilidad pública está integrada por los conceptos,
objetivos, régimen, el plan general de la contabilidad pública, los principios y normas técnicas
de la contabilidad pública en Colombia .En el cual permite definir el concepto de contabilidad
pública y las similitudes con el sector privado.
EL marco conceptual permite conocer las normas internacionales de Contabilidad del sector
público integrados por los aspectos generales conceptuales y técnicos y las políticas de
regulación contable pública “NICSP-NIIF”. El estado debe responder a la exigencias globales
por ende debe estar atento no solamente a los cambios en la estructura del Estado, sino que
debe armonizar con la normatividad contable global, lo que implica la adopción de Normas
Internacionales de contabilidad para el sector Público.
Los objetivos de la contabilidad pública se definen e tres grandes aspectos: constituir una
herramienta gestión pública, servir de instrumento de control y contribuir a la divulgación y
cultura.
La estructura de la Contabilidad Pública está definida por el catálogo de cuentas que constituye
el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones
financieras, económicas, sociales y ambientales realizadas por las entidades públicas, además
de la estructura y descripción de las clases y grupos que está conformada por cinco niveles de
clasificación y por una estructura de código de seis dígitos.
Las normas técnicas relativas a los estados , informes y reportes de contabilidad contenidos
en el plan general de Contabilidad Publica determinan los criterios para su preparación y
presentación, que se encuentran enmarcados en los propósitos ,objetivos ,características
cualitativas, principios y normas técnicas que sustentan el SNCP, con el fin de satisfacer interés
y necesidades de los usuarios.
JUSTIFICACIÓN
El curso Contabilidad Pública permite profundizar en los aspectos más relevantes vinculados
a la información presupuestaria, financiera, económica y social elaborada en las entidades
públicas, de tal manera que, al ser comunicados a través de los estados contables, mejore
ostensiblemente el manejo, control y gestión de los recursos estatales por parte de quienes
tienen esta competencia, contribuyendo que el estado responda a los cambios globales en
materia contable y rendición de cuenta.
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar el marco normativo de la Contabilidad Pública.
COMPETENCIAS
Cognitivas
Axiológicas
2. Expresarse con una actitud crítica y analítica frente a las situaciones presentadas derivadas
de la aplicación de la Contabilidad y Finanzas Públicas.
Comunicativas
1. Interpretar, analizar y elaborar razonamientos sobre los diferentes problemas que surgen de
la aplicación de la auditoria de sistemas.
2. Identificar las ideas principales que permiten diferenciar los conceptos básicos de la auditoria
de sistemas y su infraestructura.
Argumentativas
3. Comprender las diferencias que hay entre la Contabilidad Pública y la Contabilidad Privada.
Propositivas
Investigativas
1. Comprender las diferentes teorías del conocimiento jurídico para desarrollar una
investigación
BENEFICIOS
BENEFICIOS A NIVEL PROFESIONAL:
CRONOGRAMA
No Nombre de la Actividades Actividade Duració 1 2 3 4
. unidad didáctica sa n
desarrollar ( Horas)
por el
estudiante
1 MARCO · Marco Lecturas 5 X
NORMATIVO DE Constitucional. sobre los
LA · Marco Legal y temas. X
CONTABILIDAD Reglamentario.
PUBLICA EN · Análisis X
COLOMBIA Jurisprudencial.
· Corte X
Constitucional
· Consejo de X
Estado
2 CARACTERIZACI · Concepto, 10 X
ON DEL SISTEMA objetivos y régimen
DE de la contabilidad Lecturas
CONTABILIDAD pública. sobre los
PUBLICA · Plan General de temas. X
la Contabilidad
Pública.
· Principios de X
Contabilidad Pública
· Normas X
Técnicas de la
Contabilidad Pública
CONOCIMIENTOS PREVIOS
Hay que resaltar que este tipo de contabilidad está regulada por la contaduría general de la
nación, función establecida por la constitución y desarrollada mediante el decreto 85 de enero
10 de 1995.
R/= Un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas de auditoría
generalmente aceptadas, los resultados de la gestión fiscal en términos de prestación de
servicios o provisión de bienes públicos para el cumplimiento de los fines esenciales del
Estado, de manera que le permita a las Contralorías de distinto orden fundamentar sus
opiniones y conceptos.
5. ¿Qué es el sistema nacional de Contabilidad Pública?
R/= Es un conjunto de instituciones, reglas, prácticas, recursos humanos y físicos, que buscan
satisfacer las necesidades de sus usuarios, que implica la identificación y diferenciación de sus
componentes, tales como: las instituciones, las reglas, las prácticas y los recursos humanos y
físicos.
R/=
1. ACTIVOS
2. PASIVOS
3. PATRIMONIO
4. INGRESOS
5. GASTOS
7. COSTOS DE PRODUCCIÓN
13. ¿Cuál de las siguientes características se requiere para que la información contable
pública pueda satisfacer las necesidades de sus usuarios?
a. Confiabilidad
b. Relevancia
c. Comprensibilidad
d. Todas las anteriores
19. El Riesgo de control “es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir
en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa
individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clase,
no se ha prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de
contabilidad y de control interno”.( V)
20. El Riesgo de dirección, “consiste en la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de
transacciones a una representación errónea que podría ser de importancia relativa,
individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o
clase, asumiendo que no hubo controles internos relacionados”.(F)
BIBLIOGRAFIA
LEGIS. Régimen Contable Colombiano. Legis Editores S.A. Actualización Permanente.
Gobierno en línea.gov.co
Contaduria.gov.co
UNIDAD 1
El tema contable del sector público fue fortalecido en la Constitución Política de 1991, y
con ello se dio muestras de querer recuperar para el Estado esta importante herramienta
para la buena gestión de los bienes públicos.
Son muchos los artículos que de manera directa y transversal tocan el tema contable,
pues hay que considerar que la contabilidad es un tema suficientemente amplio en razón
a su función es fundamental es el registro de todas las operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales que ocurren, en este caso, en todas las entidades
estatales, y se extiende hasta los particulares que manejan recursos públicos.
Artículo 178
Artículo 267
El marco constitucional señala en su artículo 267, que el control fiscal es una “función
pública” ejercida por la CGR, organismo encargado de ejercer vigilancia sobre la gestión
fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes
de la Nación, lo cual incluye el ejercicio de un control financiero.
Artículo 268
De otra parte, el artículo constitucional 268, referido a las atribuciones del Contralor
General de la República, además de señalarle la función de presentar la Cuenta General
del Presupuesto y del Tesoro, le atribuye la de certificar el Balance de la Hacienda que
el Contador General presenta al Congreso de la República.
Como veremos más adelante, las atribuciones antes señaladas no se caracterizaron por
su claridad, pues hubo necesidad, mediante los actos reglamentarios correspondientes,
hacer claridad en el sentido de que, por Balance de la Hacienda se entiende el Balance
General, pues el concepto utilizado obedecía a una terminología utilizada hasta entonces,
que descomponía el Balance de la Nación en dos balances, el Balance del Tesoro y el
Balance de la Hacienda, estructura que estaba asociada al mecanismo de rendición de
cuentas por parte de los denominados empleados de manejo a las Contralorías hasta el
momento de entrada en vigencia la Carta Política de 1991.
Artículo 354
Con la nueva Carta Constitucional, las funciones del rector de la Contabilidad Pública se
concretaron en: uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el
balance general y dictar las normas contables para el sector público colombiano.
De esta manera, con la reforma constitucional se releva una función que desde su
creación mediante la Ley 42 de 1923 venía ejerciendo la Contraloría General de la
República y al mismo tenor crea la figura del Contador General, con las funciones ya
señaladas.
1923
1991
Tenemos entonces que con la promulgación constitucional se inicia una nueva era en
materia de contabilidad pública en Colombia. Se consideraba inadmisible en el seno de
la Asamblea Nacional Constituyente, que en el país, y especialmente en los niveles
territoriales, las instituciones públicas no llevaran contabilidad.
Adicionalmente, también se advierte con la nueva Carta Política, que el patrimonio del
público no sólo lo conforman los tradicionales recursos fiscales provenientes de
impuestos y demás contribuciones, sino también todo el acervo de bienes fiscales,
recursos naturales renovables e irrenovables existentes en todo el territorio, los
sometidos al uso o dominio público y otros imprescriptibles e inalienables, aunque de
difícil cuantificación.
No hay duda que para deducir responsabilidad en cuanto al manejo y control de los
recursos públicos, se requiere información contable especialmente confiable y oportuna,
que permita valorar y controlar, en cualquier momento, las actuaciones de los
administradores públicos en lo financiero, económico, social y ambiental.
Ley 5 de 1992
Vale comentar que la Comisión Legal de Cuentas fue creada hace treinta y ocho año1,
durante los cuales a partir de 1991, aproximadamente, ha desplegado en forma dinámica
su funcionalidad, de tal manera que desde entonces, en forma recurrente decide
proponer no fenecer2 la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro, expresando con
ello la no conformidad de las cifras que le presenta el Contralor General respecto a los
resultados en materia presupuestal, financiero y estadístico, de las finanzas de la Nación.
1 Ley 20 de 1975, Artículo 50. “En desarrollo del numeral 3º. del artículo 102 de la Constitución Nacional,
créase en la Cámara de Representantes una Comisión Legal de Cuentas de carácter permanente,
encargada y de examinar y proponer a consideración de la Cámara el fenecimiento de la cuenta general
del presupuesto y del Tesoro que le presente el Contralor General de la República…”.
2 El término fenecer, desde el punto de vista semántico ha sido muy controvertido, asociado a las funciones
del control fiscal, ya que en esencia significa es terminar, concluir, morir, finiquitar, pero que sin embargo
se ha tomado para expresar una conformidad, y en caso contrario, no fenecer, para expresar una no
conformidad.
Ley 42 de 1993
“Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo
ejercen”.
Precisamente, la Ley Orgánica del control fiscal en su Artículo 9, señala como uno de los
sistemas para el ejercicio del control fiscal, el Control Financiero, definido en el Artículo
10 de la misma Ley como el referido al examen realizado con base en normas de
auditoría de general aceptación, con el fin de establecer si los resultados financieros de
las entidades contables públicas reflejan razonablemente el resultado de sus
operaciones. También con el fin de comprobar que en su elaboración y en las
transacciones que los originaron se dio cumplimiento a las normas y principios prescritos,
en este caso por el Contador General de la Nación, con lo cual se desarrolla control de
legalidad contemplado en el Artículo 11 de la misma Ley.
Otro de los sistemas de control fiscal inherentes a la contabilidad tiene que ver con la
revisión de cuentas contemplada en el Artículo 14 de la referida Ley, ya que uno de los
aspectos a evaluar son las operaciones financieras y contables realizadas por los
responsables del erario.
A través del Artículo 15, esta Ley señala dentro del contenido de la cuenta, los soportes
operacionales de tipo legal, técnico, financiero y contables.
Un elemento conceptual muy importante dentro de las finanzas públicas fue señalado en
el Artículo 35, respecto a la hacienda nacional, considerada como “el conjunto de
derechos, recursos y bienes de propiedad de la Nación”, concepto que comprende: el
tesoro nacional y los bienes fiscales.
Estos dos conceptos han venido perdiendo vigencia en el manejo de las finanzas
públicas, pocos tratadistas contemporáneos lo utilizan, pero de hecho marcaron
elementos conceptuales muy asociados a la contabilidad, pues ya comentamos como
antes de la Carta Política de 1991, los Balances Generales del sector público
comprendían: el Balance del Tesoro (referente a las operaciones corrientes o realizadas
durante la vigencia) y el Balance de la Hacienda (operaciones de largo plazo o a más de
un año e incluía las operaciones por el manejo de bienes fiscales).
El Artículo 36 hace referencia a la contabilidad de la ejecución del presupuesto,
contemplada en el Artículo 354 de la Constitución Nacional, cuya competencia le fue
atribuida a la CGR, en razón de lo cual dicho organismo debe registrar la ejecución de
ingresos y gastos, teniendo en cuenta los reconocimientos, recaudos, ordenaciones de
gastos y pagos.
De otra parte hace señalamientos respecto a la cuenta del tesoro, que entre otros factores
debe incluir: “la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los derechos
y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como consecuencia de
la ejecución presupuestal”.
De una parte, la contabilidad de la ejecución del presupuesto fue una atribución que tomó
de manera desprevenida a la CGR, y podemos afirmar que nunca se le ha dado un
desarrollo acorde con el mandato constitucional, debido a lo cual la Contaduría General
desde su creación consideró tener esta competencia, motivo por el cual incluyó las
Cuentas Cero dentro del Plan General de Contabilidad Pública.
3
Sistema Integrado de Información Financiera
Con el Artículo 38, se desarrolla lo relacionado con la atribución del Contralor General de
la República de presentar a consideración de la Cámara de Representantes para su
examen y fenecimiento, la denominada cuenta general del presupuesto y del tesoro
correspondiente a cada ejercicio fiscal, indicando los elementos fundamentales que la
misma debe contener, incluida una opinión sobre su razonabilidad, lo que implica la
necesidad de practicarle una auditoría.
El Artículo 39 hace referencia a los elementos que debe contener la referida cuenta
general del presupuesto y del tesoro, entre los cuales, como hemos señalado, se debe
incluir “los saldos de las distintas cuentas que conforman el tesoro”.
Un hecho relevante dentro del concepto del control fiscal macro, quedó establecido en el
Artículo 41 de la Ley comentada, que concede competencias a la CGR para certificar la
situación de las finanzas del Estado, contenido informativo que incluye los resultados
financieros de las entidades descentralizadas territorialmente (departamentos, distritos y
municipios) o por servicios (Establecimientos Públicos, EICE, SEM, ESE, ESPD, entre
otras).
Por medio de esta ley se reglamenta el Artículo 364 de la Constitución y establece otras
disposiciones en materia de endeudamiento, le concede a la contabilidad pública el
fundamento para calcular las diferentes variables con las cuales se determina la
capacidad de endeudamiento en las entidades territoriales.
Artículo 7. Establece como método para el cálculo del ahorro operacional y los ingresos
corrientes, las ejecuciones presupuestales soportadas en la contabilidad pública del año
inmediatamente anterior.
De acuerdo con esta norma, las entidades públicas que se encuentran sujetas a la Ley
550 de 1999, para efectos de la reestructuración de sus pasivos, y ello conlleve a mejorar
las condiciones financieras y por tanto su continuidad, la contabilidad pública constituye
un elemento fundamental para adelantar de manera exitosa este proceso.
A este mismo tenor, también les corresponde auditar y conceptuar sobre la razonabilidad
y confiabilidad de los estados financieros y la contabilidad del municipio.
“Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222
de 1986, se adiciona la ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan
otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la
racionalización del gasto público nacional”.
Señala esta misma norma, en su Artículo 94, ordenamientos a los Contadores Generales
de los departamentos, para que adelanten los procesos de consolidación, asesoría y
asistencia técnica, capacitación y divulgación y demás actividades que se consideren
necesarias para el desarrollo del Sistema General de Contabilidad Pública en las
entidades de su jurisdicción.
Artículo 3°. Consagra las funciones del Contador General del departamento,
estableciendo que además de ellas debe cumplir con las relacionadas con los procesos
de consolidación, asesoría y asistencia técnica y capacitación.
Establece en su Artículo 34, dentro de los deberes de todo servidor público, la adopción
del Sistema de Contabilidad Pública y el SIIF.
Esta sentencia no se ocupa directamente del tema contable, no obstante señala algunos
elementos relacionados con la contabilidad pública para indicar la coherencia y
sistematicidad que debe existir entre las normas dictadas para el nivel nacional, como
para el nivel territorial.
Hace referencia esta sentencia a una acción pública de inconstitucionalidad contra los
artículos 2, literales a y d; 3, literales d y k; 4, literales f, m, q y t; 5 y 12, de la Ley 298 de
1996, "Por la cual se desarrolla el Artículo 354 de la Constitución Política, se crea la
Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.
Sustenta la Corte que para ser Contador General de la Nación no se requiere ser
colombiano de nacimiento y argumenta el derecho de acceso a cargos públicos, sin lugar
a fijar restricciones.
Sentencia C-570/97
Esta sentencia hace referencia inicial a las funciones del Contador General de la Nación
y del Contralor General de la República al tenor de lo contenido en el Artículo 354 de la
Carta Política, aclarando que se trata de dos contabilidades distintas: la financiera que
corresponde llevar al Contador General de la Nación, y la de ejecución del presupuesto
a cargo del Contralor General de la República.
Sentencia C-557/09
Señala que las competencias otorgadas a la CGR por el Artículo 37 de la Ley 42 de 1993,
para vigilar los fondos de la Nación administrados por particulares, consolidar el
Presupuesto General del Sector Público incluyendo a los particulares en cuanto manejen
o administren fondos públicos, así como las funciones de uniformar y centralizar la
contabilidad, y de establecer la nomenclatura de las cuentas presupuestales y la forma
de presentarse la ejecución de ese presupuesto, no sólo tienen un claro fundamento
constitucional sino que desarrollan los postulados constitucionales consagrados en los
Artículos 267, 268 y 354 Superiores.
Como en sentencias anteriores, la Corte hizo referencia en esta sentencia a las funciones
del Contador General de la Nación, al señalar:
El Consejo de Estado se pronunció sobre los aspectos que comprenden el control interno
contable y las competencias de la Contaduría General de la Nación en relación con esta
materia. De manera concluyente expresó que: "el funcionamiento del Sistema de Control
Interno Contable requiere de la existencia formal de elementos organizacionales que
soporten su operación, haciéndose necesaria la identificación, análisis y documentación
del Proceso Contable en toda entidad pública, así como una clara definición de las
actividades, procedimientos y conjunto de tareas necesarias para realizarlo".
UNIDAD 2
Pero también existen ámplias similitudes con los privados, cuando nos referimos a
entidades descentralizadas por servicio (Empresas industriales y comerciales,
sociedades de economía mixta, empresas sociales del Estado, empresas de servicios
públicos domiciliarios, entes universitarios), ya que las entidades que pertenecen a este
sector cumplen funciones similares a las realizadas por los particulares, así por ejemplo
tenemos: actividades industriales y comerciales en general (licoreras, transporte, loterías,
hoteles, actividades financieras y de seguros, confecciones, medicamentos, armas,
publicaciones, petróleos y sus derivados, etc.); la prestación de servicios de salud,
educación y servicios públicos domiciliarios en general.
Para el sector público es de suponer entonces, que dado que realiza actividades
similares a la de los particulares, el PUC debe entonces consolidar en una sola
normatividad las características específicas que satisfaga la pluralidad de actividades, de
cuyo estudio nos dedicaremos más adelante.
¿Invertiría Usted en una empresa que carezca de contabilidad?, ¿o que sus cifras
reveladas no sean confiables o no pueda ser comprobada su veracidad?, pues en el caso
del sector público colombiano ha existido y aún persisten dudas sobre la razonabilidad
de las cifras y estados financieros preparados con base en estas y de manera
disciplinada la casi totalidad de los colombianos pagamos nuestros tributos o aportes a
esa gran empresa llamada Estado, porque está contemplado como un deber, existen
medidas coactivas y porque definitivamente es un hecho obligado o impositivo, de ahí su
denominación.
En esencia, lo que se busca es que exista una contabilidad pública que genere
información a sus usuarios, y de estos, de manera especial a sus propietarios o socios
(la sociedad), pues a estos les asiste no solo un derecho a que se les informe qué destino
o de qué manera se están utilizando sus aportes, representados en tributaos, tasas,
contribuciones, etc., sino que debe constituir una medida para rescatar la confianza como
contribuyentes. No es raro escuchar, “para que pagamos impuestos si se los van a robar”.
Pero también es necesario generar mecanismos para despertar sentido de pertenencia
por lo público, en muchos sectores de la sociedad se considera el sector público como
algo ajeno a su situación personal, de ahí que muchos se alegren cuando destruyen
bienes públicos, o llegan a exaltar a los corruptos y evasores de impuestos.
Divulgación
Y Cultura
Control
Gestión Pública
Ante tantas evidencias, resulta pertinente que los organismos de control en la práctica de
sus auditorías consideren realizar la pregunta: ¿Utiliza el gobernador o alcalde, la
contabilidad o sus Estados financieros para tomar decisiones?, ¿Son confiables y
oportunos los saldos reflejados en la contabilidad?, ya que en este último interrogante
radica en parte la justificación para no recurrir a ella, a partir de ello estamos visualizando
en gran medida el mejoramiento a que debe comprometerse la administración.
De qué sirve a las entidades contables públicas un sistema de información que no les
permite en un momento determinado conocer en tiempo real cuál es su disponibilidad de
saldos bancarios, la cartera morosa, las disponibilidades de caja, los excedentes de caja
con fines de inversión, las existencias físicas de equipos de computación y de trasportes,
el comportamiento de los ingresos y gastos causados, recaudos y erogaciones durante
cada vigencia fiscal, como también los faltantes y procesos fiscales, penales, civiles,
seguidos a favor y en contra de la entidad.
En síntesis, se considera que la información contable pública sirve entre otros aspectos,
para
b. Instrumento de control
En lo que respecta al control ciudadano, puede generar resultados que la comunidad está
en capacidad de analizar y poder tener un conocimiento general de la manera como se
están administrando sus recursos; para facilitar estos deberes institucionales, hoy día se
exige por parte de la Contaduría General de la Nación, la publicación de los resultados
financieros en lugares visibles de los órganos y entidades públicas.
No hay duda que para el ejercicio del control fiscal externo que ejercen las Contralorías,
es fundamental disponer de información útil, confiable, oportuna, verificable, entre otras
características, con fines de evaluación histórica de la gestión. La contabilidad
precisamente permite, a diferencia de otros instrumentos como el presupuestal, poder
mostrar resultados de cada vigencia fiscal, con los cuales se inicia la siguiente,
permitiendo conocer la evolución institucional con el fin de establecer los efectos de las
diferentes transacciones a través de la vida institucional o de gestión continuada,
evidenciadas mediante el control y evaluación financieros.
Dentro de los controles a los cuales sirve la información contable pública encontramos el
relacionado con el control político: Las instituciones estatales, cualquiera que sea el orden
o nivel al que pertenezca, deben presentar a los organismos de control fiscal el resultado
de sus finanzas, para que esta de manera individual y consolidada presenten ante las
corporaciones de elección popular, las evaluaciones o análisis correspondientes, las
glosas u observaciones que le ha formulado tanto a la información contable como a los
Estados Financieros presentados, como también los planes de mejoramiento que han
sido suscritos con el fin de poder sanear o depurar los saldos contables institucionales.
El control disciplinario también se surte del sistema de información contable, del cual
deriva evidencias para establecer el cumplimiento de las funciones de los responsables
de su generación y análisis, con el fin de establecer e imponer las sanciones que sean
del caso4.
c. Divulgación y cultura
Para que la información contable pública pueda cumplir con dicho objetivo, la se requiere
entre otras acciones: generar cultura sobre el uso de la información que provee el SNCP;
generar y divulgar la situación y resultados analíticos del sector público; y proveer
información para investigaciones de carácter académico.
Púbica-PGCP
Manual de Procedimientos
4
La Ley 734 de 2002 –Código Disciplinario Único- en su artículo 48 hace referencia a faltas gravísimas, ntre las
cuales está “no llevar en forma debida la contabilidad”.
2.4 Plan General de Contabilidad Pública - PGCP
CONTADURIA
GENERAL DE LA
NACIÓN
SISTEMAS
ELECTRÓNICOS Y
REGIMEN DE
MANUALES
CONTABILIDAD
PÚBLICA
USUARIOS DE
LA
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
CONTABLE CONTABLE
PÚBLICA PÚBLICA
EVALUADORES
INTERNOS Y
EXTERNOS
El ente rector de la Contabilidad Pública en nuestro país ha señalado que los elementos
que componen el SNCP son:
5
Contaduría General de la Nación “Diccionario de términos de contabilidad pública”, pag. 49
2.4.1.3 Usuarios de la información contable pública
Los usuarios de información contable pública en nuestro país están caracterizados por
las necesidades y uso de la información contable que cada uno de ellos requiera, y son
entre otros:
gestionan los recursos públicos, expresados a través de las cifras o resultados de las
transacciones, las cuales se recomienda se muestren de manera sencilla para sus
asequibilidad a todos los niveles de la sociedad.
Para que la información contable pública pueda satisfacer las necesidades de sus
usuarios se requiere que se genere con observancia de las siguientes características:
e. Confiabilidad
f. Relevancia
c. Comprensibilidad
Gestión No
Medición
continuada compensación
Hechos
Registro Prudencia posteriores al
cierre
Devengo o Periodo
Causación contable
Asociación revelación
Se presume que la actividad de la entidad contable pública se lleva a cabo por tiempo
indefinido, conforme a la ley o acto de creación. Por tal razón, la aplicación del Régimen
de Contabilidad Pública no está encaminada a determinar su valor de liquidación. Si por
circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o
liquidación de una entidad contable pública, deben observarse las normas y
procedimientos aplicables para tal efecto.
2.4.1.5.2 Registro
El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la
ejecución de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados
con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por
circunstancias especiales deban registrarse partidas de períodos anteriores que influyan
en los resultados, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos se revelará
en notas a los estados contables.
2.4.1.5.5 Medición
2.4.1.5.6 Prudencia
En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el
período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con referencia a
los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable,
sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que
supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el
período actual o en períodos anteriores.
Este principio también consagra que cuando existan diferentes posibilidades para
reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que
tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar
los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se
justificará la decisión tomada y se cuantificarán los procedimientos alternativos, con el
posible impacto financiero, económico, social y ambiental en los mismos.
2.4.1.5.8 Revelación
2.4.1.5.9 No Compensación
En ningún caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos y
pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad
financiera, económica, social y ambiental.
Plan
General
Estructura y
Marco de
Descripción
Conceptual Contabilidad
de Clases Pública-
PGCP
El Manual de Procedimientos define los criterios y prácticas que permiten desarrollar las
normas técnicas y contiene las pautas instrumentales para la construcción del SNCP.
Dicho Manual está conformado por los procedimientos contables que desarrollan los
procesos de reconocimiento y revelación por temas particulares; por los instructivos
contables que son la aplicación de los procedimientos a través de casos específicos; y
por el Catálogo General de Cuentas que complementa y desarrolla la estructura,
descripción y dinámicas de la clasificación conceptual.
Manual de Procedimientos
Respecto a la doctrina contable pública, está conformada por los conceptos emitidos por
el Contador General de la Nación, en respuesta básicamente a las consultas formuladas
por distintos usuarios de la información contable pública.
Se refieren a los criterios a tener en cuenta con la información generada y conocida entre
la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los estados contables, que aporta
evidencias o hechos adicionales sobre situaciones existentes omitidas antes de la fecha
de cierre, así como la representativa de hechos determinados con posterioridad, que por
su significación impacten los resultaos de los estados contables, y que por tal motivo
debe ser registrada en el período que se cierra y/o revelarse por medio de notas a los
estados contables.
El PGCP define el Proceso Contable como: “Un conjunto ordenado de etapas que se
concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las
operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la
actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad
contable pública en particular”.
También define el Proceso contable como: “Un conjunto de actividades que comprende
desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el
momento en que obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter
contable”.
Vale recalcar, que el desarrollo del proceso contable público, para su validez, requiere la
observancia de los principios, normas técnicas y demás procedimientos establecidos por
la Contaduría General de la Nación.
El Catálogo de Cuentas está conformado por cinco niveles de clasificación, con una
estructura de código de seis dígitos.
3.1.1.1 Clases
10. ACTIVOS
11. PASIVOS
12. PATRIMONIO
13. INGRESOS
14. GASTOS
3.1.1.2 Grupos
CLASE 1 ACTIVOS
GRUPOS 11 EFECTIVO
CLASE 2 PASIVOS
27 PASIVO ESTIMADO
29 OTROS PASIVOS
CLASE 3 PATRIMONIO
GRUPOS 31 HACIENDA PÚBLICA
32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL
CLASE 4 INGRESOS
GRUPOS 41 INGRESOS FISCALES
42 VENTA DE BIENES
43 VENTA DE SERVICIOS
44 TRANSFERENCIAS
45 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE
PENSIONES
47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
48 OTROS INGRESOS
CLASE 5 GASTOS
GRUPOS 51 DE ADMINISTRACIÓN
52 DE OPERACIÓN
53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
54 TRANSFERENCIAS
55 GASTO PUBLICO SOCIAL
57 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
58 OTROS GASTOS
59 CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS
92 ACREEDORAS FISCALES
93 ACREEDORAS DE CONTROL
99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)
Ya hemos señalado que el Catálogo General de Cuentas está conformado por nueve
Los Grupos comprenden cuentas, llamadas también cuentas mayores, y estas a su vez
se descomponen en Subcuentas.
En esta sección de nuestro Módulo haremos descripción de cada una de las clases,
teniendo en cuenta las transacciones financieras, económicas, sociales y ambientales
que en ellas se registran, siguiendo parámetros establecidos por la CGN en el Manual de
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
3.1.2.1 Activo
3.1.2.1.1 Efectivo
Regularmente los activos se resumen en la cantidad de fondos y bienes que posee una
organización, pero al desagregar estos dos conceptos encontramos muchos elementos
componentes. En primer lugar siempre encontramos el Efectivo disponible en las cajas,
el existente en las cuentas corrientes y de ahorro, producto del recaudo u otro tipo de
transacción que genera el flujo o captación de dinero, que puede estar representado en
cheques, moneda extranjera, comprobantes de pago con tarjetas de crédito o débito.
Muchas entidades públicas no se amparan en sus registros para dar un dato de sus
saldos bancarios, precisamente porque no hacen registros en las fechas en que se
producen las transacciones, y ante un requerimiento informativo tienen que llamar al
banco, esperar el suministro del extracto bancario o recurrir a su consulta por internet,
situaciones que estaría conllevando a una situación aparentemente inoficiosa de llevar
su propio sistema de información contable.
Hay que advertir que el concepto de manejo de efectivo tiene varias facetas, en el sentido
de que hay entidades que manejan mayores volúmenes que otras; también que los
montos o saldos van a obedecer a aspectos coyunturales por la estacionalidad de los
recaudos acordes con las disposiciones institucionales. De tal manera que los análisis
permitirán en estos casos establecer situaciones de liquidez para tomar decisiones de
inversión o de iliquidez para efectos de financiación.
Entonces son también Activos las inversiones, pero no todo tipo de inversiones, se refiere
a inversiones económicas representadas en títulos valores o acciones, con el objeto de
obtener unos rendimientos a manera de intereses, dividendos y participaciones,
incrementos por variaciones positivas en el mercado de valores y otros conceptos. En
algunos casos estas inversiones deben realizarse de manera forzosa al estar
condicionadas las situaciones de liquidez a la adquisición de títulos de deuda pública u
otro tipo de inversión con fines de política económica o fiscal o fines de control a las
entidades que realizan la inversión.
Las inversiones que en este caso se realicen deben ser el resultado de análisis y
proyecciones, de tal manera que no alteren el ciclo y programación presupuestal de la
vigencia correspondiente y debe estar concordante con el Plan Financiero y el PAC,
especialmente.
Las Normas Técnicas adoptadas por la CGN en materia de inversiones, expresan entre
otros los siguientes aspectos:
Las inversiones deben revelarse teniendo en cuenta la finalidad con la cual se realizan y
la modalidad del título. En relación con la finalidad, las inversiones se efectúan para
administrar la liquidez, adquirir el control del ente emisor, gestionar el riesgo y por razones
de política. En cuanto a la modalidad del título, las inversiones se clasifican en títulos de
deuda y títulos participativos. Cuando surjan provisiones o valorizaciones deberán
revelarse por separado.
Los Activos también incorporan derechos de cobro como los constitutivos de rentas y
deudores en general. Las rentas por cobrar es un renglón muy importante dentro de la
información contable de las entidades estatales de los niveles centrales nacional,
departamental, distrital y municipal, ya que allí se concentran de manera significativa los
impuestos que los contribuyentes adeudan al correspondiente fisco, concepto que en la
mayoría de los casos se acumula alcanzando saldos de gran valor, resultado de la
morosidad de los contribuyentes, también como consecuencia de malas políticas de
cobro, que a pesar de los procesos adelantados en materia de depuración contable no
ha sido posible sanear, debido a la falta de soportes, la no localización de los
contribuyentes, entre otros aspectos, sin dejar de considerar que en ocasiones la mala
tributación es también el resultado o reflejo de una mala situación económica, bajo cuya
circunstancia es necesario aplicar políticas públicas acordes con tal circunstancia.
También hay que señalar que una sana tributación se puede observar a través de este
rubro contable, advirtiendo que en el caso colombiano la mayoría de los impuestos se
pagan de manera simultánea con su liquidación, así excepcionalmente los derechos de
cobro vendría a representar conceptos de pagos diferidos acordados, conforme a
determinadas políticas de tributación, pero definitivamente son el resultado de deudas de
corto, mediano y largo plazo, que acorde con su antigüedad se adoptan desde el punto
de vista de la técnica contable las provisiones correspondientes para reflejar en
concordancia con el principio contable de Prudencia, ante la inminencia de su pérdida,
exoneración o amnistía.
Debe ser claro en este caso, que toda reducción de los derechos de cobro debe derivarse
de los pagos correspondientes o las decisiones amparadas en norma legal que autorice
la condonación, eliminación o la reducción de la obligación.
Nos hemos referido a lo significativo de los saldos de esta agrupación, que representa
una potencialidad de recursos a captar, siempre y cuando se derive de derechos
razonables. El comentario se debe al hecho que se ha comprobado la existencia de
saldos tan significativos que algunas personas llegan a comentar por qué motivo no se
recurre a su recuperación y evitaría muchas reformas tributarias, regularmente
promovidas para imponer mayores tributos; no obstante cuando se cobran resulta que ya
el contribuyente ha cancelado la obligación correspondiente, pero que debido a unos
malos registros continúa sin amortizarse o cancelarse la obligación. La prueba de
auditoria recomendada en estos casos es la circularización de saldos, lo que
complementariamente conlleva a que los contribuyentes puedan subsanar
inconsistencias que operativamente le corresponde a las administraciones tributarias
públicas.
Para este caso, las normas técnicas señalan los siguientes aspectos:
• Las rentas por cobrar deben reconocerse por el valor determinado en las
declaraciones tributarias, las liquidaciones oficiales en firme y demás actos
administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes,
responsables y agentes de retención, y actualizarse de acuerdo con los factores
de ajuste previstos legalmente. Deben registrarse cuando surjan los derechos que
los originan, con base en las liquidaciones de impuestos, retenciones y anticipos.
• Las rentas por cobrar deben provisionarse como resultado del grado de
incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad y/o incumplimiento.
Para determinar el valor de la provisión la entidad contable pública debe realizar
una evaluación técnica del riesgo de recuperación de la renta, al menos una vez
al final del período contable.
Las rentas por cobrar deben revelarse según su antigüedad en: vigencia actual,
vigencia anterior y difícil recaudo y, según la naturaleza del impuesto. Las rentas
de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el
contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravámenes
reconocidos durante el ejercicio contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a
la cual corresponde la liquidación. Así mismo, incluyen las retenciones y anticipos
liquidados en el mismo período. Las rentas de la vigencia anterior son los saldos
de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del período
contable. Las rentas de difícil recaudo incluyen los saldos reclasificados de la
vigencia anterior al inicio del período contable, así como los de la vigencia actual
o anterior cuando la entidad detecte circunstancias que permitan prever el alto
riesgo de irrecuperabilidad.
• Las provisiones deben presentarse como un menor valor de las rentas por cobrar,
debiendo revelarse en notas a los estados contables los métodos y criterios
empleados para su estimación.
3.1.2.1.4 Deudores
Los deudores deben revelarse de acuerdo con su origen en: Derechos originados
en actividades comerciales, de financiación, de seguridad social, por destinación
específica y transferencias; y de acuerdo con el riesgo de insolvencia del
prestatario, en deudores de difícil recaudo.
3.2.1.2.5 Inventarios
Queda entonces claro, que aunque en ambos casos se trata de bienes muebles e
inmuebles poseídos por la entidad pública, en el primero, aunque adquiridos de distintas
maneras, y susceptibles de ser vendidos, la finalidad de su adquisición es incorporarlos
al proceso administrativo de cumplimiento del objeto social del ente contable estatal, por
ello figurará en otra agrupación de la estructura contable pública.
En relación con los Inventarios, las normas técnicas señalan las siguientes observancias:
• La comercialización comprende el proceso de intermediación entre los centros de
producción y los destinos de consumo, a través de diferentes operaciones de
compraventa mayoristas o minoristas, actividad en la cual los bienes no son objeto
de transformación por parte de quien los comercializa.
• La prestación de servicios comprende las actividades que tienen por objeto satisfacer
necesidades colectivas, en las cuales se consideran como inventarios los materiales
que son consumidos directamente en la prestación de los mismos.
• Los inventarios deben reconocerse por el costo histórico y se llevarán por el sistema
de inventario permanente, empleando los métodos de valoración de inventarios
reconocidos en esta norma técnica. Para efectos de valoración y determinación de
los costos pueden aplicarse los métodos de Primeras en Entrar Primeras en Salir-
PEPS, costo promedio o cualquier otro de reconocido valor técnico, de acuerdo con
la naturaleza de los bienes, procesos productivos y procedimientos internos. No se
considera como un método de reconocido valor técnico el de Últimas en Entrar
Primeras en Salir-UEPS.
Este es el concepto más significativo dentro de los Activos de muchas entidades públicas
y el más relevante en forma consolidada del sector público, ya que bajo esta
denominación se contabilizan los terrenos, edificaciones, construcciones terminadas y en
curso, maquinarias y equipos en operación, en proceso de montaje o en tránsito, la
existencia de bienes en bodega, plantas, ductos, túneles, redes, líneas y cables, equipos
médicos, científicos, muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de comunicación y
de computación, semovientes, equipo de transporte, tracción, elevación, plantaciones,
entre otros, que han sido adquiridos para la producción de bienes y servicios, la
administración de la entidad contable pública, que aunque susceptibles de ser vendidos
su finalidad no es esa.
Los registros contables de las Propiedades Planta y Equipo de los entes contables
públicos presentan significativas inconsistencias, la más relevante está dada por el hecho
de no existir un inventario físico cuantificado que permita revelar de manera confiable y
consistente los registros contables, soportado en la existencia real de los bienes,
situación que se vuelve aún más compleja por no contarse con documentos soporte que
acrediten la propiedad sobre los mismos.
Durante la vigencia de la Ley 716 de 2001, sobre saneamiento contable, se logró avanzar
en gran medida en la depuración de los saldos de este grupo de los activos, no obstante
la tarea completa quedó por cumplir, aceptando también que la labor al respecto tiene
que continuar, al considerarse el saneamiento y depuración una gestión permanente
dentro de las organizaciones estatales. Si hay algo que reconocer como positivo del
citado proceso de saneamiento, es el que permitió dar a conocer a las entidades
contables públicas, que lo relevante en la gestión de bienes no es solo su tenencia y buen
uso, sino la acreditación de su propiedad, cuantificación y registro, entre otros aspectos,
sobre lo que se deben construir los instrumentos de control en procura del uso eficiente
y eficaz de los mismos.
Dentro de esta agrupación de los activos se exigen muchos elementos técnicos y
analíticos, que son preciso tener en cuenta en materia de control para que le sean
exigidos en el corto y mediano plazo a los entes sujetos de control, entre otros podemos
citar: el cálculo y aplicación de métodos de depreciación y revaluación de activos; avalúos
y reavalúos con fines de actualización y revelación de valores ciertos; métodos y
procedimientos para dar de baja los bienes inservibles físicos y técnicos; los medios
técnicos de conservación y tenencia, los estimativos de vida útil, los procedimientos de
reposición, los montos y porcentajes en términos de costos para determinar si las
operaciones de transformación y mantenimiento del bien constituyen un costo o un
gastos, con el fin de re expresar la vida útil y su depreciación. También el manejo de
activos con características especiales como los semovientes, las decisiones para
considerar si un bien es de consumo o devolutivo, entre otras consideraciones.
Desde el punto de vista del control fiscal existe un tema de suprema importancia,
relacionado con la determinación de responsabilidades fiscales, por conceptos como la
pérdida, uso indebido y deterioro de bienes en poder de funcionarios públicos o
particulares, que es necesario analizar al tenor de las normas y procedimientos de control
fiscal y los elementos de tipo conceptual y analítico expedidos por la Contaduría General
de la Nación.
La contabilidad tiene que ver con todas las áreas de la organización, todos los bienes
públicos, por intrascendentes que parezcan, son susceptible de registrar, porque todo es
susceptible de controlar para establecer su uso acogido al cumplimiento del objeto social
de las organizaciones públicas. Este discernimiento encaja en el propósito de invitar a las
entidades contables públicas a que acompañen en los procesos a los Contadores o jefes
de contabilidad, se debe recordar que la contabilidad se basa en el alimento permanente
de una gran base de información que es necesario y podemos decir, obligatorio
suministrar, derivado de las transacciones u operaciones financieras, económicas,
sociales y ambientales. Por tanto, si al encargado de alimentar ese sistema de
información se le suministra basura, el resultado final también ha de ser basura.
La CGN con relación a este significativo grupo de los activos ha señalado las siguientes
normas técnicas:
• El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, y en
consecuencia afectan el cálculo futuro de la depreciación, teniendo en cuenta que
aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa, mejoran
la calidad de los productos y servicios o permiten una reducción significativa de los
costos de operación. Las reparaciones y mantenimiento se reconocen como gasto o
costo, según corresponda.
La incorporación de los registros contables de los bienes de uso público, fue un propósito
a partir de nuevos conceptos contables establecidos por la Contaduría General de la
Nación, ya que anteriormente ese tipo de bienes se daban de baja una vez eran
entregados al dominio público, lo que ocasionaba un efecto negativo sobre el patrimonio
público, en vez de incrementarlo. El patrimonio del sector público colombiano sigue
siendo negativo, pero ya obedeciendo a otras causas.
Dado el uso a que son sometidos estos bienes para el cumplimiento de los fines de las
entidades contables públicas, se les aplica depreciación, que no es otra cosa que un
valor acumulado que se va deduciendo como resultado de la pérdida de la capacidad
operacional de los mismos, concordante con una vida útil previamente estimada,
concepto que puede llegar a ser reexpresado, cuando como consecuencia de adiciones
y mejoras se considera razonable prolongar su vida útil.
Recordemos también, que dentro de esta agrupación se incluyen los denominados
“Bienes históricos y culturales”, cuyas características dificultan de alguna manera su
cuantificación o avalúo, requiriendo personal muy especializado para este tipo de
operación y erogaciones en algunos casos significativas para dicho proceso, no obstante
la Contaduría General de la Nación ha hecho recomendaciones para evitar incurrir en
elevados costos, permitiendo habilitar personal especializado de la entidad contable
pública o con criterio suficiente para suplir este requerimiento desde el punto de vista
contable, recurriendo inclusive a los servicios de otros entes contables estatales con
experticia sobre el tema. De tal manera que para este caso y otros similares citados
anteriormente, el requisito de avalúo técnico especializado sería exigible solo para
efectos de enajenación de estos bienes.
Son valores registrados con base en reservas probadas de recursos naturales como
minas, yacimientos y canteras, cuyo cálculo de existencia o reservas probables requieren
la aplicación de métodos de reconocido valor técnico, valor que se va disminuyendo en
la medida de su explotación, bajo el concepto de “Agotamiento acumulado”.
También se incorpora en este concepto los costos en que se incurre durante la etapa de
exploración, cuando el recurso natural resulta productivo; como también, los costos
incurridos en la etapa de desarrollo, hasta el inicio de la producción, excepto los
correspondientes a propiedades, plata y equipo.
Este tipo de bien no está sujeto a depreciación, sino a amortización, la cual se calcula
con base en estudios de reconocido valor técnico.
Las normas técnicas prescritas en este caso, contemplan:
• Los activos diferidos deben reconocerse por su costo histórico y por regla general
no son susceptibles de actualización, excepto para los que de manera específica
así se determine.
• Los bienes de arte y cultura y los intangibles se reconocen por su costo histórico
y no son susceptibles de actualización.
• Los activos, tales como los bienes recibidos en dación de pago y los adquiridos
de instituciones inscritas, se reconocerán por el valor convenido, el cual es
susceptible de actualización, de conformidad con los términos contractuales y las
normas contables que le sean aplicables a la entidad contable pública.
• Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera
percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los
estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo
de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según
corresponda.
3.1.2.2 Pasivo
OPERACIONES DE
CRÉDITO
PÚBLICO
OPERACIONES DE
PASIVO
CUENTAS
PASIVOS POR
ESTIMADOS PAGAR
OBLIGACIONES
OTROS BONOS Y
LABORALES Y DE
TITULOS
SEGURIDAD
EMITIDOS
COCIAL INTEGRAL
Las normas técnicas relacionadas con los Pasivos están orientadas a definir y concretar
criterios para el reconocimiento, medición y revelación de las obligaciones de la entidad
contable pública.
Las obligaciones constitutivas de pasivos para los entes público surgen en la ley, en los
negocios jurídicos y demás actos o hechos ocurridos en cumplimiento de los cometidos
estatales que les han sido encomendados.
• De otra parte, el financiamiento con la banca central, se reconoce por el valor del
desembolso y se revela como una forma particular de financiamiento.
• Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se
define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligación. En el
caso de operaciones con proveedores en moneda extranjera, deben
reconocerse aplicando la Tasa Representativa de Mercado–TRM de la fecha de
transacción. Los costos de endeudamiento se reconocen por el valor devengado,
de acuerdo a las condiciones pactadas. Se registraran en el momento en que se
reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las
obligaciones correspondientes de conformidad con las condiciones
contractuales.
• Deben reconocerse por el valor de la obligación real. Por lo menos al final del
período contable debe registrarse el resultado de la consolidación de
prestaciones.
• Deben reconocerse por su valor nominal y redimirse de acuerdo con las normas
vigentes, o cuando son utilizados como instrumento de pago.
De acuerdo con las operaciones que aquí se registran, las normas técnicas establecen:
3.1.2.3 Patrimonio
Las normas técnicas relativas al patrimonio están orientadas a definir criterios para el
reconocimiento y revelación de los recursos para la constitución y desarrollo de la entidad
contable pública, así como otros factores que inciden en el comportamiento patrimonial,
representado en incrementos y disminuciones.
Las normas técnicas relacionadas con esta parte del Patrimonio, advierten:
• El Capital social está conformado por los aportes sociales de conformidad con
normas legales que rigen la creación de entes públicos cuya naturaleza jurídica
corresponde a sociedades limitadas y asimiladas.
3.1.2.4 Ingresos
Los intereses de mora derivados de los derechos, por estar sometidos a situaciones
inciertas, deben reconocerse atendiendo al principio de prudencia. En caso de no
reconocer el ingreso, deberá revelarse dicha situación en cuentas de orden
contingentes y en las notas a los estados, informes y reportes contables.
• Las operaciones interinstitucionales están conformadas por los fondos recibidos, las
operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de efectivo. Los fondos se
reconocen por el valor recibido y las operaciones de enlace y sin flujo de efectivo, por
el valor de la operación que las genera.
• Los ingresos se revelan atendiendo el origen de los mismos, como el poder impositivo
del Estado, el desarrollo de operaciones de producción y comercialización de bienes
y prestación de servicios; las relaciones con otras entidades del sector público, y la
ocurrencia de eventos complementarios y vinculados a la operación básica o
principal, así como los de carácter extraordinario. Se clasifican en ingresos fiscales,
venta de bienes y servicios, transferencias, recursos de los fondos de reservas de
pensiones, operaciones interinstitucionales y otros ingresos.
Los ingresos no tributarios son las retribuciones efectuadas por los usuarios de
un servicio a cargo del Estado, en contraprestación a las ventajas o beneficios
que obtiene de éste. Comprenden, entre otros, las tasas, multas, intereses,
contribuciones, regalías y concesiones.
• Los aportes sobre la nómina son ingresos creados por disposiciones legales, que
se originan en pagos obligatorios derivados de la relación laboral, de las
entidades públicas y privadas.
3.1.2.5 Gastos
• Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad
contable pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios
y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector
público; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados,
transferencias, gasto público social, operaciones interinstitucionales y otros
gastos.
• Los otros gastos comprenden los flujos de salida de recursos incurridos por la
entidad contable pública, no considerados expresamente en las anteriores
clasificaciones. Incluyen los costos de endeudamiento, los cuales corresponden
a intereses, comisiones y otros conceptos originados en la obtención de
financiación. Adicionalmente incluye los gastos por partidas extraordinarias.
• La entidad contable pública debe establecer centros de costos que satisfagan sus
necesidades de información y control particulares, considerando la
homogeneidad de las operaciones realizadas, la posibilidad de atribuir de manera
clara e independiente recursos físicos, tecnológicos y humanos, y la viabilidad de
asignar responsabilidades en los procesos de decisión y de resultados.
Las normas técnicas para las cuentas de orden deudoras y acreedoras, señalan:
• Los bienes retirados del servicio serán objeto de registro por el valor de
realización.
Las cuentas de orden deudoras y acreedoras de control reflejan las operaciones que la
entidad contable pública realiza con terceros pero no afectan su situación financiera,
económica, social y ambiental, así como las que permiten ejercer control sobre
actividades administrativas, bienes, derechos y obligaciones.
• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras de control clasifican los bienes propios
o de terceros y los derechos y compromisos sobre los cuales se requiere realizar
seguimiento y control.
• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras fiscales reflejan las diferencias entre
las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, con respecto
a los valores determinados en la elaboración de la información para propósitos
tributarios, por lo cual se revelan teniendo en cuenta el origen de tales diferencias.
UNIDAD 4
En esencia, los ordenamientos relacionados con este tema, expresan los señalamientos
en materia de tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes, libros
de contabilidad y su forma de oficializarlos; clasificación de los documentos soporte y la
elaboración de los comprobantes de contabilidad, con el fin de poder garantizar la
legalidad de los mismos, en aras de la autenticidad e integración de la información
contable pública y su disposición, especialmente a los órganos de control para efectos
de inspección, vigilancia, control y evaluación de la gestión.
Todo hecho financiero, económico, social o ambiental que deba registrarse en el sistema
de información contable público debe estar debidamente soportado en documentos
conformados por relaciones, escritos o mensajes de datos en que se fundamentan o
soportan dichos registros.
Los documentos soporte se van generando en la medida que se realizan las diferentes
operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y su origen puede ser de
carácter interno o externo.
Los documentos soporte son muy importantes, ya que ellos sustentan los registros y
saldos de la contabilidad, no se concibe la tenencia de un derecho, una obligación, la
propiedad sobre un bien, la imposición de un tributo, una sanción pecuniaria, la
disponibilidad de dinero en caja o en bancos, entre otros aspectos, sin la existencia del
documento que lo acredite.
Otro caso está relacionado con la administración tributaria de todo el sector estatal, donde
figuran elevados saldos de cartera morosa, que si se llegara a recaudar evitaría por varios
años recurrir a reformas tributarias, pero que al pretender realizar su cobro no es posible
comprobarle al contribuyente los derechos al cobro.
Se ha podido establecer que el área donde radican los mayores problemas por la falta
de soportes, es la relacionada con el manejo de bienes, conocida común mente como
“almacenes e inventarios”, a esta problemática se agrega el hecho de que no existen
normas específicas sobre el manejo de este tipo de propiedades, especialmente a partir
de la expedición de la Constitución Política de 1991, momento en que sesaron también
las funciones que a este respecto tenía la CGR en relación con el ordenamiento sobre
los bienes públicos.
6
El saneamiento contable fue ordenado por la Ley 716 de 2001, inicialmente para una vigencia de dos ños, fue
prorrogado por os años más.
conceptualización de la información contable pública, en el sentido de que antes de la
creación de la figura del Contador General, un alto porcentaje de entidades públicas no
llevaba contabilidad, por tanto poco importaba soportar su propiedad o tenencia, mucho
menos velar por un adecuado manejo de libros y estados contables. De tal manera que
al surgir las nuevas obligaciones en materia contable se encontraron con la necesidad
de acreditar requisitos de registro, en muchos casos inexistentes, lo que obligaba a su
reposición o generación, enfrentando grandes complejidades.
Volviendo al caso de los bienes, es de tener en cuenta que las nuevas normas en materia
de contabilidad pública incluyeron el concepto de Bienes de Uso Público, como
componente contable de los Activos, aspecto que antes de la Constitución de 1991
generaba efectos negativos sobre el Patrimonio estatal, ya que todo bien que entregaba
al dominio público era dado de baja (gasto). De tal manera que tales bienes como:
parques, vías y carreteras públicas, plazas, puentes, terrenos de ejidos7, entre otros, para
poderlos incorporar ha sido necesario adelantar los procesos correspondientes,
recurriendo a la práctica de avalúos, en algunos casos costosos, enfrentando dificultades
de apropiación presupuestal, pero definitivamente necesario no solo por la necesidad de
alimentar registros, sino para evitar pretensiones de terceros.
7
Terrenos localizados en las proximidades de los poblados o centros urbanos, destinados al uso común para los
vecinos del lugar. Estos terrenos no están sujetos a prescripción, por tratarse de bienes municipales de uso público
o común y deben destinarse exclusivamente a fomentar y ejecutar programas de vivienda de interés social. La
administración y disposición de estos bienes está sujeta a las normas que dicten los Concejos municipales
correspondientes. Artículos 167, 168 y 169 del Decreto 1333 de 1986, Código de Régimen Municipal.
Según las normas técnicas contenidas en el PGCP, deben elaborarse en idioma
castellano teniendo como base los documentos soporte, indicando la fecha, origen,
descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran
y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su codificación se debe realizar
de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas.
De acuerdo con las mismas normas técnicas, las entidades contables públicas deben
elaborar, entre otros, comprobantes de contabilidad de Ingreso, Egreso y General. El
comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo
o documento que lo represente.
También señalan dichas normas, que los comprobantes deben incorporar información de
máximo un mes, por medios manuales, mecánicos o electrónicos, conservarse de
manera que sea posible su verificación posterior y podrán agrupar o resumir varias
operaciones realizadas por las diversas áreas de la entidad contable pública.
De acuerdo con las normas técnicas contenidas en el PGCP, los libros de contabilidad
se clasifican en principales y auxiliares.
Son libros de contabilidad principales: el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma
resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. El Libro Diario presenta
en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de
las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad.
Por su parte, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior,
clasificados de manera nominativa según la estructura del CGC; las sumas de los
movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han
sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes.
En ejercicio del control fiscal, tanto interno como externo, se debe verificar entre otros
aspectos, que en el acta de apertura de los libros se indique: el número de folios
autorizados en forma sucesiva y continua, la razón social de la entidad contable pública,
nombre del libro y la fecha de oficialización.
En lugar del acaecimiento de eventos de caso fortuito o fuerza mayor que originen la
destrucción o pérdida de los libros, debe oficializarse uno nuevo, bajo la responsabilidad
del representante legal.
El PGCP adoptado por la CGN, aporta normas técnicas adicionales relacionadas con la
tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.
Para este caso, las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables
contenidos en el PGCP, determinan los criterios para su preparación y presentación. Los
criterios se encuentran enmarcados en los propósitos, objetivos, características
cualitativas, principios y normas técnicas que sustentan el SNCP, con el fin de satisfacer
intereses y necesidades de los usuarios.
• Los estados, informes y reportes contables están conformados por los estados
contables básicos, los estados contables consolidados, los informes contables
específicos, los informes contables complementarios y los reportes contables.
Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contable pública los elabore para sus propias
necesidades.
4.1.4.1 Estados contables básicos
• El Balance General
• El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental
• El Estado de Cambios en el Patrimonio, y
• El Estado de Flujos de Efectivo
Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos.
8
Plan General de Contabilidad Pública, Página 88
9
Ibídem.
4.1.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio
“Es el estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las
variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pública, de un período
determinado a otro”10.
“Es un estado contable básico que revela los fondos provistos y utilizados por las
entidades contables públicas en desarrollo de sus actividades operativas, de inversión
y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período,
la capacidad de la entidad contable pública para obtener flujos futuros de efectivo,
determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir
oportunamente con sus obligaciones”11.
Las Notas a los estados contables básicos, forman parte integral de los mismos y
corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que
complementa los estados contables básicos.
Las normas técnicas expresan que las notas a los estados contables básicos son de
carácter general y específico.
10
Ibídem.
11
Ibídem.
General Específico Contables
Las Notas a los estados contables de carácter general se refieren a las características,
políticas, prácticas contables de la entidad contable pública, así como a los aspectos
que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar
una visión global de la entidad contable pública y del proceso contable, tales como: 1)
Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal, 2) Políticas y prácticas contables,
3) Información referida al proceso de agregación de la información contable pública, 4)
Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que inciden en
el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de
las cifras y 5) Efectos y cambios significativos en la información contable.
Las Notas a los estados contables de carácter específico tienen relación con las
particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo
con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de
manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de
las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los siguientes aspectos:
Los estados contables que se presentan en forma consolidada son: el Balance General,
el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y el Estado de Cambios
en el Patrimonio, con sus respectivas notas, que como hemos señalado, forman parte
integral de los mismos.
Sobre estos estados consolidados, las Contralorías practican también auditoria con el fin
de presentar el informe sobre la Hacienda Pública en el caso de las entidades territoriales
y sobre la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro en el orden nacional, de acuerdo
con la competencia señalada al Contralor General de la República en el Parágrafo único
del Artículo 354 de la Carta Política y artículos 38 y 39 de la Ley 42 de 1993.
De acuerdo con el artículo 47 de la misma Ley 42, antes del 1° de julio de cada año, la
Contraloría General de la República debe auditar y certificar en denominado auditará
balance de la hacienda o balance general del año fiscal inmediatamente anterior, que le
presente el Contador General a más tardar el 15 de mayo de cada año.
Informe complementario que revela los flujos de caja derivados de los registros
contables mediante la deducción técnica y rigurosa del devengo o causación,
clasificados en dos secciones básicas. La primera correspondiente a los saldos netos
de las operaciones de generación interna de recursos de las entidades contables
públicas y su aplicación neta de flujos de caja a las actividades de inversión e
infraestructura; y en la segunda sección, las operaciones netas correspondientes al
financiamiento interno y externo, cuyos saldos parciales son conciliables entre sí.
Informe que revela los factores que explican el origen, distribución, redistribución y
utilización del valor agregado generado por la entidad contable pública entre los
agentes económicos con los que interactúa, describiendo y clasificando las
diferentes transacciones efectuadas en desarrollo de sus funciones de cometido
estatal.
De su análisis se infiere que de la diferencia entre los ingresos y los gastos corrientes,
se obtiene el ahorro o autofinanciamiento, saldo que representa los recursos con los
cuales la entidad contable pública adquiere activos financieros, activos no financieros
o la cesión que hace de ellos a otras entidades públicas que los requieren para
financiar su actividad.
Los usuarios del CHIP son: La Contaduría General de la Nación, las entidades públicas
en general, las entidades estratégicas, los centros educativos y la comunidad.
4.2.2 Formulario Único Territorial-FUT
El FUT fue adoptado mediante Decreto 3402 de 2007 con el fin de recolectar información
sobre ejecución presupuestal de ingresos y gastos y demás información oficial básica,
para efectos de monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades
territoriales.
Para tales efectos, las entidades del nivel territorial deberán presentar el FUT a través
del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP),
administrado por la Contaduría General de la Nación, al cual pueden acceder las
entidades del orden nacional que ostenten la calidad de usuario estratégico del sistema,
y el Banco de la República.
Las entidades públicas que participan en el FUT son básicamente: Ministerio de Hacienda
y Crédito Público, el Ministerio de Educación Nacional, la Contaduría General de la
Nación los Departamentos Administrativos Nacional de Estadísticas-DANE y de
Planeación-DNP.
A las sesiones de la Comisión podrán ser invitados otros servidores públicos, autoridades
regionales y territoriales, representantes de organismos, gremios y agremiaciones del
sector privado nacionales e internacionales y el Presidente del Banco de la República o
su delegado, quienes podrán participar en las deliberaciones, sin derecho a voto.
UNIDAD 5
La Auditoría se considera “…un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las
normas de auditoría generalmente aceptadas, los resultados de la gestión fiscal en
términos de prestación de servicios o provisión de bienes públicos para el cumplimiento de
los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a las Contralorías de distinto
orden fundamentar sus opiniones y conceptos”12.
12
“GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA”, Bogotá D.C., Agosto de
2011.
De conformidad con la Ley 42 de 1993, en cumplimiento del ejercicio de control fiscal que
le corresponde a las Contralorías se pueden aplicar sistemas de control como: el
financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación
del control interno.
a. Emitir un dictamen u opinión sobre los estados financieros generados por los sujetos de
control13
b. Evaluar el cumplimiento de las normas legales y disposiciones aplicables a la entidad
e. Formular las recomendaciones que sean del caso para el mejoramiento de los controles
internos, procedimientos y sistemas de orden contable
f. Presentar un informe con destino a la alta dirección de las entidades contables públicas
con los resultados de la auditoría practicada, con fines de toma de decisiones y fijación
13
Los tipos de opinión sobre los Estados Financieros son: Sin salvedades, con salvedades, adversa o negativa y
abstención de opinión.
de las responsabilidades a que haya lugar.
No es propósito de esta guía aportar todos los elementos que conllevan a desarrollar las fases
del proceso de auditoría, por ello contemplaremos aquellos aspectos de particular importancia
asociados con la auditoria a la contabilidad de los entes públicos, pues ya hemos señalado
que el hecho formal se configura dentro de la ejecución práctica de auditoría financiera,
enmarcada a su vez en el concepto de auditoría gubernamental con enfoque integral.
Según Yanel Blanco Luna el riesgo de auditoría financiera tiene tres componentes: riesgo
inherente, riesgo de control y riesgo de detección14. Según este mismo autor “Riesgo de
14
“Normas y procedimiento de la Auditoría Integral”, Editora Roesga, 1998, Santa Fe de Bogotá D.C., Pag. 37.
auditoría” significa el riesgo que corre el auditor de emitir una opinión de auditoría inapropiada
cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera
importante, y los describe de la siguiente manera:
“El Riesgo inherente consiste en la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de
transacciones a una representación erronea que podría ser de importancia relativa,
individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clase,
asumiendo que no hubo controles internos relacionados”.
“El Riesgo de control es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir
en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa
individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clase,
no se ha prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de
contabilidad y de control interno”.
“El Riesgo de dirección, consiste en aquel riesgo de que los procedimientos sustantivos
de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta
o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando
se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases”
Esta fase del proceso de auditoría, “Consiste en obtener suficiente comprensión del sistema
de control interno o de los mecanismos de control y la importancia que tiene para facilitar
el logro de los objetivos del objeto o ente a auditar. Este conocimiento implica que el equipo
auditor deberá diseñar las preguntas orientadas a determinar la efectividad de controles
que permitan minimizar los riesgos y de esta forma enfocar la auditoría. El éxito de la
identificación de riesgos, dependerá de la adecuada y acertada formulación de las
preguntas, razón por la cual se deben socializar, analizar y validar en mesa de trabajo”15.
15
“GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA”, Pag. 16, Bogotá D.C-
., Agosto de 2011.
opiniones.
Para nuestro caso hemos considerado como línea de auditoría cada Grupo constitutiva
del Activo, Pasivo, Patrimonio. En el caso de Ingresos, Gastos y Costos y Cuentas de
Orden lo hemos dejado de manera general, con fines de implementación o diseño en el
proceso de enseñanza-aprendizaje.
Las normas constituyen un aspecto diverso, disperso y de aplicación acorde con la entidad
contable pública de que se trate. Por tanto, este aparte de la auditoría deberá
fundamentarse acorde con las características própias del sujeto de control y las normas
específicas en materia contable pública. No obstante se debe considerar que existen
normas de general aplicación, sin importar el orden, nivel o naturaleza jurídica del ente
público.
5.4.3.1.1 Efectivo
Activo - Efectivo
o Caja
o Bancos y Corporaciones
o Fondos en Transito
o Fondos Especiales
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE 2.2.DE LAS PRUEBAS
CUMPLIMIENTO SUSTANTIVAS
Determinar si bajo este grupo se reflejan Establecer la autenticidad de los
1. las 1. fondos de
cuentas que representan los recursos efectivo en caja y de los depósitos
de a la vista
liquidez inmediata en caja, cuentas de propiedad de la entidad
corrientes, contable pública,
que se encuentran en su poder, en
de ahorros y en fondos disponibles para el poder de
bancos, de terceros o en
desarrollo de la función administrativa o tránsito.(totalidad,
cometido estatal del ente contable
público. existencia y presentación )
Comprobar si dentro del rubro de
2. Establecer si las cuentas de efectivo se 2. caja y
manejan con criterios y políticas bancos, se presentan todos los
establecidas fondos y
depósitos disponibles que existen
por la Dirección y de acuerdo a Principios y y son
Normas de Contabilidad Pública y Normas propiedad del ente público.
de (totalidad y
Auditoría –NAS. exactitud)
Establecer si los fondos y
3. Comprobar si los egresos son previamente 3. depósitos cumplen
las condiciones de disponibilidad
aprobados por funcionarios autorizados. inmediata y
Establecer si todas las cuentas que sin restricción en cuanto a su uso y
4. conforman destino.
el efectivo están registradas en este
grupo. (existencia)
Verificar si los desembolsos están Verificar si las divisas incluidas en
5. amparados 4. este rubro,
por comprobantes aprobados, están adecuadamente valuadas.
numerados y (valuación
5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE
CONTROL
Puede ocasionar dualidad de
1. funciones, operaciones imprevistas y no determinar
responsabilidades.
La no evaluación y actualización periódica de las normas, puede conllevar a la
2. aplicación de
normatividad ya prescrita o no vigente.
Posibles desviaciones en la ejecución del presupuesto de ingresos, gastos y
3. apropiación indebida
de recursos.
Los cheques pueden llegar a ser firmados por personas no autorizadas, lo que origina
4. traumas en
los pagos por la devolución de estos.
Se llegan a realizar pagos con documentos, comprobantes o registros falsos y no
5. autorizados
previamente.
No se legalizan gastos y se incurre en uso indebido de fondos o faltantes de los
6. mismos.
No conocimiento de la existencia real
7. de fondos.
Incumplimiento de disposiciones legalmente establecidas sobre la
8. materia
Pérdida de chequeras y utilización indebida de las
9. mismas
Utilización de fondos para fines diferentes a los
10. autorizados
Malos manejos de ingresos y egresos, lo que permite perder la confiabilidad en la
11. información.
Irregularidades administrativas en detrimento del patrimonio del ente
12. público
Se puede incurrir en la realización de doble pago por la no inutilización de soportes o
13. por fuera de la
programación del PAC.
Deficiente control interno posibilita la comisión de
14. fraude.
15. Posible alteración de los movimientos y registros contables, sin adoptar mecanismos de ajuste.
Los cheques consignados y devueltos por el banco, son recibidos e investigados por personas
que no intervengan en ingresos y desembolsos?
Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los
gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso?
o Continua?
o Preimpresa ?
Los equipos e instalaciones empleados en la recepción, recaudo y custodia del efectivo son:
o Adecuados?
o Garantiza un buen control ?
Las personas autorizadas para firmar cheques tienen funciones relacionadas con la
elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables?
El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en
él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo
integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
2. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cédulas que incluyan los saldos de las cuentas que
conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás Estados Contables Básicos.
5. Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales
de Caja, y compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier
irregularidad.
a. Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se
anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas
administrativas.
a. Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.
c. Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie.
9. Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo
se registre el número de la cuenta corriente, nota débito o del cheque, el nombre del banco y
valor neto girado y pagado.
10. Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y:
11. Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
a. Saldo según libros (totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
14. Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos sean
imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación.
15. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques (número y valor según extracto) de alguna
consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
16. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna
consideración que no han sido cobrados a la fecha del cierre.
17. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus
causas.
18. Cerciórese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente público en
moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las
disposiciones administrativas y legales.
19. Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que
justifican la transacción en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio
vigente a la fecha de la operación.
20. Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente público tanto en moneda nacional como
extranjera a Diciembre 31.
Arqueos
21. Solicite y presencie la práctica de arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas
menores en la fecha que crea conveniente y de manera sorpresiva.
22. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e
investigue las diferencias.
23. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del
arqueo, estén debidamente aprobados.
24. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecución de la auditoria, los
cuales deben estar acordes con los procedimientos actuales n materia de manejo o
administración del efectivo.
5.4.3.1.2 Inversiones
1. Existen políticas establecidas por el ente público que regulen las inversiones en cuanto a:
a. Autorización ?
b. Constitución ?
c. Manejo ?
d. Registro ?
e. Custodia ?
2. Existe Manual de Procedimientos para la compra y venta de inversiones ?
3. Los procedimientos establecidos permiten identificar las responsabilidades que se derivan en la
ejecución de las operaciones ?
4. Antes de realizar la Inversión se analiza:
a. La solvencia y la estabilidad del ente económico?
b. Los riesgos de mercado?
5. La existencia física de los Títulos Valores y/o documentos financieros que soportan el rubro de
Inversiones son:
a. Comprobados periódicamente?
b. Confrontados contra libros auxiliares?
c. Contra Estados Contables?
1. Verifique que todas las operaciones se encuentren registradas en el Estado de Balance General y
Estado de Situación Financiera, Económica, Social y Ambiental y cruce con los demás Estados
Contables (Estado de Cambios en la Situación Financiera, Económica y Social, y Estado de Cambios
en el Patrimonio).
2. Verifique que las inversiones se hayan realizado de acuerdo con políticas o planes establecidos por el
ente público.
3. Prepara planilla sumaria con los saldos que aparecen en los Estados Contables y compárelos con los
del año inmediatamente anterior.
4. De acuerdo al punto anterior prepare sub-cédulas que descompongan los saldos, detalle, valor, tasa
de interés, vigencia, rendimientos generados y cruce contra documentos soportes y registros
auxiliares.
5. Revise y analice las notas explicativas a los Estados Contables.
6. Verifique que las operaciones se hayan realizado de acuerdo al manual de procedimientos, normas
internas y externas que reglamenten lo pertinente a Inversiones.
7. Exija y presencie la práctica de arqueo de las diferentes Inversiones que tenga el ente público y crúcelo
contra el boletín de Tesorería.
8. Si las Inversiones están bajo custodia de una persona o entidad independiente, obtenga directamente
confirmación y crúcela con los registros.
9. Para la constitución y venta de Inversiones compruebe:
a. Autorizaciones
b. Avisos de corredores de bolsa.
c. Boletines de la bolsa de valores
d. Resoluciones de la DIAN
10. Constate que el costo de las inversiones, como los rendimientos o pérdida en cada venta, haya sido
correcta y oportunamente calculados y registrados.
11. Analice la valorización o desvalorización de las Inversiones al final del período y compruebe la
suficiencia de la Provisión para Protección de Inversiones.
12. Determine la base para registrar el valor en libros de las Inversiones, intereses, dividendos,
participaciones y descuentos sobre títulos valores y/o documentos financieros.
13. Constate la existencia de pólizas que amparen el riesgo de inversiones y verifique la vigencia y cuantía
amparada.
14. Verifique que no se haya registrado contablemente la sobre valorización de las Inversiones, cuando el
precio del mercado sea superior al precio de costo y observe que se revele adecuadamente en las
notas a los Estados Contables.
15. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios dentro de la ejecución de la auditoria.
- Vigencia Actual
- Vigencias Anteriores
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. Si las rentas por cobrar están debidamente 1. La razonabilidad de las Rentas por Cobrar por
registradas, clasificadas y presentadas de conceptos de ingresos tributarios y no
acuerdo a su vigencia y al Plan General de tributarios, agrupados bajo esta denominación.
Contabilidad Pública. (Totalidad, Existencia y Presentación)
2. Si las rentas por cobrar registradas 2. Que los valores que conforman la cuenta de
corresponden, a las obligaciones pendientes Rentas por Cobrar, estén registrados con
que tienen los contribuyentes. exactitud y ajustados a la ley de la vigencia
3. Si la cuenta corriente del contribuyente, se respectiva. (Totalidad y Exactitud)
encuentra actualizada y acorde con los 3. El cálculo de la provisión y su razonabilidad.
registros contables. (Presentación y Exactitud)
4. Si las cuentas rendidas por los 4. El adecuado reconocimiento y su probabilidad
Administradores de Impuestos y Aduanas de cobro. (Existencia, Exactitud y
Nacionales están de acuerdo a lo establecido Presentación)
en las normas prescritas por los órganos de 5. El correcto registro de los expedientes
control respectivos. prescritos en la vigencia y avalar las causas de
5. La existencia de acuerdos de pago celebrados prescripción. (Totalidad y Exactitud)
por la administración y el cumplimiento de los 6. Evaluar el sistema de Control Interno.
mismos.
1. Solicite los planes y programas a ejecutar relacionados con Rentas por Cobrar y el respectivo informe
de ejecución y verifique que se hayan cumplido las metas establecidas.
2. Prepare planilla sumaria con los saldos que aparecen en el Estado de Balance General, compárelos
con los del periodo anterior y determine la variación absoluta y relativa.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cédulas que incluyan los saldos de las cuentas que
conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
5. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás Estados Contables Básicos.
6. Analice las Rentas por Cobrar más representativas y verifique su razonabilidad.
7. Verifique que las Rentas por Cobrar se hayan reflejado correctamente en los Estados Contables de
acuerdo a la vigencia.
8. Verifique el traslado de cambio de vigencia del saldo a primero de enero de cada año de la Cuenta
Rentas por Cobrar.
9. Solicite relación de Rentas por Cobrar, y con las más representativas efectúe confirmación de saldos.
10. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los contribuyentes y los saldos en los
libros auxiliares.
11. Mediante prueba selectiva de declaraciones de renta, ventas, retenciones en la fuente, timbre, recibos
oficiales de pago, documentos aduaneros y otros , cruce con:
a. Cuenta corriente del respectivo contribuyente.
b. Listados de Reconocimiento
c. Registros contables
12. Revise el proceso de cobro y determine su efectividad.
13. Obtenga inventario en la División de Cobranzas de los expedientes por cobro persuasivo o coactivo.
a. Cruce el total con los registros contables.
b. Selectivamente verifique algunos expedientes y analice la gestión administrativa.
14. Analice la constitución de la provisión de Rentas por Cobrar de acuerdo al Plan General de Contabilidad
Pública y Circulares Externas de la CGN.
15. Verifique la actualización de la cuenta corriente del contribuyente en cuanto a:
a. Impuesto a pagar
b. Cancelación de la obligación por: Pagos, Compensaciones y Prescripciones
16. Solicite los acuerdos de pago celebrados por la administración y verifique su procedencia y
cumplimiento.
17. Solicite los expedientes prescritos en la vigencia, analice, evalúe las gestiones de cobro y causas de
prescripción.
18. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecución de la auditoría.
5.4.3.1.4 Deudores
Activo – Deudores
- Ingresos no Tributarios
- Aportes sobre la Nómina
- Rentas Parafiscales
- Venta de Bienes
- Prestación de Servicios
- Servicios Públicos
- Servicios de Salud
- Aportes por Cobrar a Entidades Afiliadas
- Administración del Sistema de Seguridad en Salud
- Transferencias por Cobrar
- Préstam0s concedidos
- Préstamos Gubernamentales otorgados
- Administración del Sistema General de Pensiones
- Administración del Sistema de Seguridad Social de Riesgos Profesionales
- Avances y Anticipos Entregados
- Anticipos y o Saldos a Favor por Impuestos y Contribuciones
- Recursos Entregados en Administración
- Derecho de recompra de Deudores
- Otros Deudores
- Deudas de Difícil Recaudo
- Cuotas partes de Bonos y Títulos Pensionales
- Provisión para Deudores (Cr)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. La autenticidad de los derechos exigibles y que 1. Que los deudores agrupen las cuentas que
se ajusten a las políticas establecidas por el representan derechos ciertos a favor del ente
Ente público. público, originados en el desarrollo de su
2. El cumplimiento de normas y demás función administrativa o cometido estatal y de
disposiciones legales que se deben tener en Otras actividades que generan derechos.
cuenta para registrar las operaciones en cada (Existencia, Presentación y Valuación).
Uno de los rubros que componen el grupo. 2. La valuación, clasificación y presentación de
3. Las gestiones de cobro realizadas por el ente los deudores reflejados en el Estado de
público tendientes a la recuperación de cartera Balance General y que se ajusten al Plan
Morosa. General de Contabilidad Pública.
4. La constitución de la Provisión para Deudores y (Presentación, Exactitud, Totalidad y
que se ajuste a Normas y Principios de Valuación)
Contabilidad Pública y a las Circulares Externas 3. La existencia de garantías que respalden los
Expedidas por el Contador General de la Nación. Derechos exigibles a favor del ente público.
(Valuación y Existencia)
4. La correcta clasificación de la cartera por
edades, que permita la recuperación de la
Misma de acuerdo a su vencimiento.
(Presentación, Cuantificación y Existencia)
5. La antigüedad de los saldos de anticipos y su
correcta afectación en las cuentas
correspondientes al momento de su
Legalización. (Presentación y Exactitud)
6. Que la constitución de la provisión se haya
realizado con base en análisis general o
Individual de la cartera y su correcto registro.
(Existencia, Valuación y Presentación)
7. Evaluar el Sistema de Control Interno.
3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
Debe consultarse el Plan General de Contabilidad 1. Los deudores deben corresponder a derechos
Pública y Circulares Externas emitidas por el originados en el desarrollo de las actividades
Contador General de la Nación, manuales de del ente público que se producen como
procedimiento y control interno y demás normas en resultado de la venta de bienes o prestación
Materia de control fiscal. de servicios, préstamos concedidos,
operaciones de tesorería, avances o anticipos
Y otros derechos generados.
2. El cálculo de la provisión para deudores debe
corresponder a una evaluación técnica que
permita determinar la contingencia de pérdida
O riesgo de incobrabilidad del Derecho.
3. La provisión para deudores debe ser reflejada
en el Estado de Balance General como un
Menor valor de éstos.
4. Los derechos que se originan en moneda
extranjera deben registrarse a la tasa
Representativa del mercado-TRM al momento
de celebrar la transacción y ajustarse a la TRM
al cierre del ejercicio.
1. Se puede presentar que el registro no se incluya todas las cuentas que lo conforman.
2. Actuaciones indebidas originadas por usurpación de funciones o indeterminación de
responsabilidades.
3. Abonos ficticios a Deudores, originados por supuestas devoluciones, descuentos o rebajas.
4. Puede presentarse situaciones de favorecimiento por intereses creados.
5. Contravención a Normas y Principios de Contabilidad Pública.
6. Manipulación indebida del dinero producto de los pagos o abonos en cuenta.
7. Incumplimiento de normas y procedimientos internos.
8. Otorgamiento de plazos en forma irregular.
9. Puede dar lugar a cambio o adulteración de documentos.
10. Demora en los registros contables, lo que genera inexactitud en los Estados Contables.
11. No efectuar análisis periódico de cartera puede ocasionar:
1. Prepare planilla sumaria por los conceptos que conforman el grupo de deudores y compare los saldos
contra los del periodo anterior.
2. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas.
3. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
4. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y Ambiental contra los
Estados de Cambios en la Situación Financiera, Patrimonio y Flujo de Efectivo.
5. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
6. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de auditoria apoyadas en el computador) verifique los
movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
7. Con base en el registro de ventas a crédito, seleccione un determinado número de facturas y:
a. Compruebe la secuencia numérica.
b. Compare las facturas con:
- El auxiliar respectivo del deudor
- Los catálogos de precios
8. Seleccione cuentas por cobrar a empleados que sean significativas y examine su aprobación
9. Verifique y coteje los descuentos contra nómina
10. Revise las garantías otorgadas
11. Revise Otras Cuentas por Cobrar y determine si representan partidas corrientes de recaudo a corto
plazo, concepto y antigüedad.
12. Revise los registros de notas crédito e investigue partidas significativas y analice sus soportes.
13. Solicite relación de Deudores, seleccione los más representativos y efectúe confirmación de saldos.
14. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los Deudores y los saldos en libros.
15. Verifique la exigibilidad de los documentos por cobrar y que estos estén debidamente protegidos bajo
la responsabilidad de funcionario afianzado.
16. Solicite y presencie la práctica de arqueo de títulos valores y cruce con lo registrado en libros.
17. Verifique que la provisión y castigo de la cartera se haya efectuado de acuerdo a estudios técnicos.
18. Analice las decisiones que originaron el castigo de la cartera.
19. Determine la suficiencia de la provisión para deudas de difícil recaudo.
20. Verifique que los Deudores por cobrar originados en transacciones diferentes al objeto social del ente
público se clasifiquen adecuadamente.
21. Desarrolle otros procedimientos que considere necesario dentro de la ejecución de la auditoria.
5.4.3.1.5 Inventarios
Activo - Inventarios
- Bienes Producidos
- Mercancías en Existencia -
Materias Primas
- Envases y Empaques
- Materiales para Producción de Bienes -
Materiales para Prestación de Servicios
- Banco de Componentes Anatómicos y de Sangre -
Productos en Proceso
- Productos en Tránsito
- Productos en Poder de Terceros
- Provisión para Protección de Inventarios (Cr)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar si:
1. Si existen normas adecuadas de 1. Las cantidades en inventarios representan
administración y control de inventarios y si se correctamente productos, materiales y
ajustan a los planes, programas y políticas suministros de propiedad de la empresa y si
del ente público. están en existencia, en tránsito, en depósitos, en
2. Si la base para la valuación de los inventarios almacenes de terceros o en consignación.
es razonable y si cumple con las Normas y (Totalidad y Existencia)
Principios de Contabilidad Pública. 2. Las partidas en inventarios están valorizadas al
3. Si hay pignoración sobre los inventarios que costo o mercado, el que sea más bajo de
se encuentren presentados en los Estados acuerdo con Normas y Principios de Contabilidad
Contables y la posesión legal del ente público Pública, aplicados uniformemente. (Exactitud y
sobre su existencia. . Totalidad)
3. Las existencias de los inventarios, están
recopilados, calculados, valuados
uniformemente, soportados y reflejados
correctamente en los registros auxiliares.
(Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentación)
4. Los Estados Contables están de acuerdo con los
registros de control de Inventarios.
(Presentación, Totalidad y Exactitud)
5. La constitución de la Provisión para Protección
de Inventarios, cubre las contingencias de
pérdidas que puedan originarse en
disminuciones físicas y monetarias. (Exactitud,
Valuación y Presentación)
6. Evaluar el Sistema de Control Interno.
3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
Se debe consultar el Plan General de Contabilidad Pública, Circulares Externas y Doctrina Contable emitida
por el Contador General de la Nación, las Normas Tributarias, Manuales de Procedimientos, normas de
Control Interno, MECI y demás normas vigentes sobre la materia.
Los Inventarios se deben identificar y clasificar de acuerdo a su naturaleza en mercancías procesadas,
adquiridas para la venta o en existencia, materias primas y suministros, banco de órganos y tejidos,
productos en proceso, productos en tránsito y productos en poder de terceros.
1. Los productos terminados deben comprender los bienes producidos o adquiridos a cualquier título, con
el propósito de ser comercializados y para la prestación de servicios en desarrollo de la actividad propia
del ente público.
2. Los Inventarios deben registrarse por el costo histórico o precio de adquisición, conformado por las
erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o
venta.
3. Los inventarios deben llevarse por el Sistema permanente y se reexpresarán mediante la aplicación de
ajustes por inflación de acuerdo con Normas Vigentes aplicables al ente público.
4. Para efectos de valuación y determinación de los costos, deben aplicarse los métodos de costo
promedio, identificación específica o cualquier
otro método de reconocido valor técnico de acuerdo con la naturaleza de los Procesos Productivos,
Procedimientos internos y el método que se utilice, debe ser indicado en las notas a los Estados
Contables.
6. Se debe constituir Provisión para Protección de
Inventarios, para disminuciones físicas o
monetarias tales como: merma, obsolescencia,
pérdida, desperdicio técnico en los procesos
productivos o desvalorización en el mercado. El
valor de las provisiones constituidas debe
revelarse por separado como un menor valor de
la cuenta de inventario.
7. Las partidas excesivas, de poco movimiento o
defectuosas deben estar reducidas a su valor
neto de realización.
1. Solicite los planes, programas y políticas a realizar referente a inventarios y cruce contra el informe
de actividades ejecutadas.
2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Inventarios
y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcédulas.
4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
5. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce
el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y Ambiental contra los
Estados de Cambios en la Situación Financiera, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.
6. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador) verifique los
movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
8. Obtenga una copia de las instrucciones del ente público para practicar el inventario físico. Si no lo
hubiere, investigue los procedimientos que se sigue para efectuar el conteo físico.
9. Efectúe prueba selectiva a las existencias de inventarios y cruce contra tarjetas de kárdex o listados
sistematizados.
10. Investigue las diferencias.
11. Revise la base y métodos de valuación de inventarios y la uniformidad en su aplicación.
12. Verifique la cobertura y vigencia de los seguros y la protección física de los inventarios.
13. Analice si existe pignoración sobre los inventarios y verifique que se refleje en los Notas a los Estados
Contables.
14. Revise las partidas de inventario dadas de baja durante el período auditado y examine el cumplimiento
de los procedimientos prescritos en las disposiciones vigentes.
15. Tome una muestra representativa de entrada y salida de existencias de almacén y bodega y verifique
soportes, registro contable y kárdex.
16. Determine si los procedimientos utilizados para la separación de materiales obsoletos, dañados o de
poco movimiento, son adecuados.
17. Determine que artículos o mercancías recibidas en consignación no están incluidas en los inventarios
del ente público y estén registradas en cuentas de Orden.
18. Revise el kárdex de inventarios, con relación a existencias de poco movimiento, obsoletas o sin valor
e investigue las causas.
19. Verifique que la provisión para la protección de Inventarios se haya calculado mediante la aplicación
de un método de reconocido valor técnico que corresponda con la naturaleza de los Inventarios.
20. Cerciórese de que el saldo de la Provisión para la Protección de Inventarios al final del período sea
suficiente para cubrir cualquier pérdida que pudiera resultar.
21. Revise la base y método para la valuación de los inventarios, la consistencia y uniformidad con el
utilizado en períodos anteriores.
22. Verifique la existencia y vigencia de la póliza de manejo del responsable de los inventarios.
23. Verifique que el cálculo y registro de los ajustes integrales por inflación se hayan efectuado de acuerdo
al Plan General de la Contabilidad Pública, Normas y Principios de Contabilidad Pública y Circulares
Externas .
24. Prepare procedimientos adicionales necesarios para cumplir los objetivos propuestos.
- Terrenos
- Semovientes
- Plantaciones Agrícolas
- Construcciones en Curso
- Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje -
Maquinaria, Planta y Equipo en Tránsito -
Bienes Muebles en Bodega
- Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento -
Propiedades Planta y Equipo no Explotados
- Edificaciones
- Plantas , Ductos y Túneles
- Redes, Líneas y Cables
- Maquinaria y Equipo
- Equipo Médico y Científico
- Muebles, Enseres y Equipos de Oficina
- Equipos de Comunicación y Computación
- Equipo de Transporte, Tracción y Elevación
- Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería -
Propiedades de Inversión
- Depreciación Acumulada (CR)
- Amortización Acumulada (CR) -
Depreciación Diferida
- Provisiones para Protección de Propiedades, Planta y Equipo (CR)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar si:
1. La existencia de políticas sobre adquisiciones, 1. Las bases de valuación de las cuentas de
transferencias, ventas y baja de bienes de Propiedad Planta y Equipo son uniformes
propiedad del ente público, depreciación y con las del periodo anterior. (Valuación y
contabilización. Presentación)
2. La propiedad legal del ente público sobre los 2. Las adiciones son partidas capitalizables y
bienes presentados en este grupo. representan costos reales de activos
3. Que las adquisiciones de Propiedades Planta y físicamente instalados o construidos.
Equipos se ajustan al Plan Anual de Compras (Exactitud y Totalidad)
y Presupuesto de Inversión. . 3. Las provisiones, Depreciaciones y
Amortizaciones, son adecuadas y si se han
calculado sobre bases aceptables y
uniformes. (Existencia y Presentación)
4. Al registrar las bajas se ha afectado el
costo, depreciaciones, amortizaciones y
ajustes integrales por inflación del
respectivo bien. (Existencia, Presentación y
Exactitud)
5. Las Propiedades Planta y Equipo
presentadas en los Estados Contables
existen físicamente. (Existencia,
Presentación y Valuación)
6. Los bienes retirados por venta, cesión o
baja y los recibidos por donación y aportes
están registrados correcta y oportunamente.
(Existencia, Presentación y Valuación)
7. El cálculo de la depreciación se efectúa de
acuerdo a métodos técnicos y el saldo es
razonable y consistente. (Exactitud,
Presentación y Valuación)
8. Existen registros auxiliares para las cuentas
que conforman el grupo de Propiedades
Planta y Equipo. (Existencia, Totalidad y
Exactitud)
9. Evaluar el Sistema de Control Interno.
6.5 RESPONSABILIDADES
32. Los funcionarios responsables del manejo de las Propiedades Planta y Equipo son independientes de
quienes llevan su registro ?
Nota: El auditor en cada ente público según su criterio previo análisis de la normatividad interna, señalará
los cuestionamientos necesarios y suficientes para complementar su estudio y evaluar el riesgo. Existen
procedimientos que garanticen un control adecuado para la entrega de obras:
a. Parciales ?
b. Definitiva ?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, transferencias y ventas de las propiedades
Planta y Equipo y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas, efectivamente se
ejecutaron.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el
ente público relacionadas con las Propiedades Planta y Equipo.
3. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de
Propiedades Planta y Equipo y compárelos con los del periodo anterior.
4. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcédulas.
5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales, indicando la variación absoluta y relativa.
6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce
el Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Económica y Social, contra los Estados
de Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.
7. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables.
8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador), verifique
los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
9. Cruce el saldo total del grupo de Propiedades Planta y Equipo con los auxiliares.
10. Determine la base de valuación de las Propiedades Planta y Equipo.
11. Examine los controles para compra y venta de las Propiedades Planta y Equipo y analice los
aspectos legales.
12. Determine las adquisiciones y adiciones a las Propiedades Planta y Equipo realizadas durante el
periodo y verifique: autorizaciones, presupuesto, Plan Anual de Compras, desembolsos, soportes y
registros.
13. Determine si existen gravámenes e impuestos en algunas Propiedades Planta y Equipo y analice
lo relacionado con la legalización de estos.
14. Verifique los retiros de las Propiedades Planta y Equipo que se efectuaron en el período y
determine:
a. Las autorizaciones
b. Soportes y registros
15. Solicite al área responsable la relación de los inmuebles y compruebe:
a. Existencia física
b. Existencia de Títulos de Propiedad
c. Estado
d. Registro contable
e. Valorizaciones
f. Pólizas de Seguros
16. Obtenga el último listado de inventario de bienes muebles y verifique:
a. Existencia física
b. Estado
c. Registro contable
d. Custodia
17. Solicite al área responsable la relación de los bienes inmuebles y muebles que hayan sido
vendidos, cedidos o donados y verifique:
a. Autorización
b. Soportes
c. Afectación de:
- Costo
- Depreciación
- Amortización
- Ajustes por inflación
- Valorizaciones
18. Verifique el cálculo y registro correcto de las depreciaciones,amortizaciones, valorizaciones,
provisiones y ajustes integrales por inflación efectuados durante el periodo examinado.
19. Analice que el método de depreciación sea consistente y refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida útil y costo del activo.
20. Solicite relación de Carta-Contrato y/o contratos de obra, seleccione los más representativos y
verifique:
a. Anticipos
b. Actas de Obra
c. Pagos
d. Registros
21. Verifique el traslado de las construcciones en curso terminadas a la respectiva cuenta y
constate su soporte.
22. Verifique que el valor de los terrenos estén registrados separadamente de las Edificaciones.
23. Verifique el avalúo de los semovientes nacidos, recibidos en donación o cesión y constate su
registro.
24. En la cuenta Maquinaria Planta y Equipo en tránsito analice:
a. Antigüedad de las operaciones
b. Origen
c. Soportes
25. Determine que estén registrados los costos incurridos en el diseño y construcción de vías,
caminos, carreteras y puentes en predios del ente público en la cuenta Vías de Comunicación
y Acceso.
26. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo, diseñe
procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.
- Materiales
- Materiales en Tránsito
- Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales en Construcción
- Bienes de beneficio y Uso Público en Construcción-Concesiones
- Bienes de beneficio y Uso Público en Servicio
- Bienes de beneficio y Uso Público en Servicio-Concesiones
- Bienes Históricos y Culturales
- Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales entregados en Administración
- Amortización Acumulada de Bienes de Uso Público (CR)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar :
1. La existencia de planes, programas, políticas del ente público y planes de desarrollo del Gobierno
Nacional para la construcción, adquisición y manejo de Bienes de Beneficio y uso Público.
2. La propiedad legal del ente público sobre los bienes presentados en este grupo.
3. Que las construcciones y adquisiciones de Bienes de Beneficio y Uso Público, se ajusten al Plan de
Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversiones, Banco de Programas y Proyectos de Inversión, Plan
Anual de Compras y Presupuesto de Inversión Anual.
Determinar si:
1. En este grupo están registradas la totalidad de Bienes de Beneficio y Uso Público, destinados al
goce, uso o disfrute de la comunidad. (Totalidad, Presentación y Exactitud)
2. El cálculo de la amortización se efectúa de acuerdo a métodos técnicos, el saldo es razonable y
consistente de acuerdo a la pérdida de capacidad de utilización que han sufrido los bienes teniendo
en cuenta su vida útil estimada. (Exactitud, Valuación y Presentación)
3. Las ampliaciones, mejoras, adiciones y reparaciones, son partidas capitalizables y representan
costos reales de los bienes de beneficio y uso público. (Existencia, Totalidad y Exactitud)
4. La base de valuación de los Bienes de Beneficio y Uso Público, son uniformes con las del periodo
anterior. (Valuación y Presentación)
5. Los Bienes de Beneficio y Uso Público presentados en los Estados Contables, existen físicamente.
(Existencia, Presentación y Valuación)
6. En los registros de los Bienes de Beneficio y Uso Público enajenados o trasladados a otro ente
público, están afectados correcta y oportunamente la amortización. (Existencia, Exactitud y
Presentación)
1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, traslados y enajenación de los Bienes de
Beneficio y Uso Público y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas
efectivamente se ejecutaron.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el ente
público relacionadas con los Bienes de Beneficio y Uso Público.
3. Prepare planilla sumaria que refleje el saldo de las cuentas que conforman el grupo de Bienes de
Beneficio y Uso Público y compárelos con los del periodo anterior.
4. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas.
5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Económica y Social, contra los Estados de
Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.
7. Revise y analice las notas explicativas a los Estados Contables.
8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador), verifique
los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
9. Cruce el saldo total del Grupo de Bienes de Beneficio y Uso Público con los auxiliares.
10. Compruebe la existencia de los títulos, escrituras y pólizas de seguro, que respaldan los Bienes de
Beneficio y Uso Público y cruce con registros auxiliares.
11. Determine si existen gravámenes e impuestos en algunos Bienes de Beneficio y Uso Público y analice
lo relacionado con la legalización de estos.
12. Verifique los traslados y enajenación de los Bienes de Beneficio y Uso público que se efectuaron en
el periodo y determine:
a. Autorización
b. Soportes y Registros
c. Afectación de:
- Costos
- Amortización
- Valorizaciones
13. Solicite al Departamento Jurídico relación de los Bienes de Beneficio y Uso Público y compruebe:
a. Existencia física
b. Existencia de títulos de propiedad
c. Estado
d. Registro contables
e. Valorizaciones
14. Obtenga el último listado de inventarios de bienes muebles y verifique:
a. Existencia física
b. Estado
c. Registro contable
d. Custodia
15. Verifique el cálculo y registro correcto de las amortizaciones, valorizaciones y ajustes integrales por
inflación efectuados durante el periodo examinado.
16. Analice que el método de amortización sea consistente y que refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida útil y el costo del activo.
17. Solicite relación de carta-contrato y/o contrato de obra, seleccione los más representativos y verifique:
a. Anticipos
b. Actas de entregas de obra
c. Pagos y registros
18. Verifique el traslado de los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales en Construcción
a la respectiva cuenta del activo y constate su soporte.
19. Determine que estén registrados todos los costos incurridos en el diseño de vías de comunicación,
puentes, túneles, plazas públicas, parques recreacionales, arqueológicos, monumentos, museos,
obras de arte, hemerotecas y bibliotecas de uso público.
Determinar que:
1. El ente público cumple con las políticas, planes y programas en materia ambiental establecidas
por el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversiónes y Ministerio del
Ambiente.
2. El medio ambiente relacionado con el ente público esté valorado económicamente y cuente con
un indicador que permita compararlo con otros componentes del mismo.
3. La política ambiental del ente público esté conforme a los principios generales ambientales de
planificación, protección, responsabilidad, conservación, prevención, apoyo a la investigación,
motivación e integración ambiental.
4. El estudio de impacto ambiental de un proyecto obra o actividad tenga como objetivo principal la
Determinar que:
1. La adecuada clasificación y registro contable de las erogaciones aplicadas a las actividades
relacionadas con los Recursos Naturales no Renovables. (Totalidad, Presentación y Valuación)
2. La correcta aplicación y registro de los ajustes integrales por inflación, amortización, valorización y
agotamiento para los recursos naturales y del ambiente. (Exactitud y Presentación)
3. Si las erogaciones no identificadas desde el punto de vista técnico de un proyecto de Recursos
Naturales no Renovables.se registraron en el gasto o activo correspondiente. (Presentación,
Existencia y Valuación)
4. El correcto cálculo y registro por
planificación ambiental, y definida las medidas Agotamiento acumulado como resultado
de prevención, corrección, compensación, de las unidades extraídas de los
Mitigación de impactos y efectos negativos. recursos naturales no renovables con
5. En las políticas definidas por el gobierno y el base en las reservas probadas mediante
ente público con relación a la gestión de los Estudio técnico. (Exactitud, Valuación y
Proyectos, esté incluida la variable ambiental. Presentación)
6. En los estudios de impacto ambiental se 5. Que el registro de la amortización se
identifique, describa, cuantifique, prevenga y haya realizado con base en el periodo
controle los efectos derivados de la ejecución estimado para recuperar la inversión, de
Del proyecto, obra o actividad. acuerdo con estudios de reconocido
7. Los indicadores de Gestión Ambiental Valor técnico. (Valuación, Cuantificación
establezcan criterios unificados de medición de y Presentación)
resultados de los programas y proyectos en 6. El valor total de las erogaciones
Torno a la protección del medio ambiente. invertidas en Recursos Naturales no
8. El ente público utilice la auditoria ambiental Renovables, cuya finalidad sea:
como una herramienta administrativa para comercial, ambiental y bienes y
identificar el comportamiento ambiental de cada servicios. (Presentación, Totalidad y
una de las instalaciones y de la organización en Exactitud)
su conjunto. 7. Que los bienes adquiridos para la
9. La alta Dirección evalúa los alcances y efectos ejecución de proyectos de inversión
económicos de los factores ambientales, su ambiental se haya registrado en otros
incorporación al valor de mercado de bienes y activos. (Presentación y Existencia)
servicios, el impacto sobre el desarrollo de la 8. Que los Recursos Naturales no
economía nacional, el costo económico del Renovables, en conservación que posee
deterioro y de la conservación del medio el ente público y las inversiones tiendan
ambiente y de los recursos naturales a conservar, recuperar, mitigar, prevenir,
renovables. . sostener, mantener, proteger y
administrar los recursos naturales y del
ambiente. (Valuación, Existencia y
Totalidad)
9. Que el saldo de la cuenta Recursos
Naturales no Renovables en explotación
incluya el valor estimado de los recursos
existentes de acuerdo con
procedimientos técnicos más las
inversiones realizadas. (Valuación,
Presentación, Exactitud y Totalidad)
10. Que el saldo de la cuenta inversiones en
Recursos Naturales no Renovables en
explotación representen el valor de los
costos incurridos hasta el momento en
que se inicie la etapa de producción.
(Valuación, Presentación, Exactitud y
Totalidad)
11. Que el saldo de la cuenta de gastos por
agotamiento represente los valores
correspondientes a la disminución
gradual de los recursos renovables no
renovables, por efecto de su explotación,
extracción o producción, como
reconocimiento de la pérdida de su
capacidad económica y operacional.
(Presentación, Valuación y Totalidad)
12. Que en el presupuesto aprobado para el
ente público se haya incluido el rubro
para ejecutar los planes y programas de
protección y conservación de los recursos
naturales no Renovables en la respectiva
vigencia. (Exactitud,
Presentación y Cuantificación).
13. Evaluar el Sistema de Control Interno.
3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
Plan Nacional de Desarrollo, Planes de las Desarrollo de las Entidades Territoriales, Plan General de la
Contabilidad Pública, circulares externas, Doctrina Contable y demás normatividad, Código de Minas,
Normas dictadas en materia de Recursos Naturales y del Ambiente, Políticas Ambientales nacionales y
territoriales, Inforemes de las Contralorías y Auditoría General en materia de recursos naturales y del
ambiente.
5. Toda erogación encaminada a un proyecto específico de Recursos Naturales y del Ambiente se debe
considerar Inversión en este y los demás gastos se registraran como Gastos Operativos.
6. El valor de la inversión incurrida en el desarrollo de programas que impliquen la recuperación o
protección de Recursos Renovables no se debe amortizar, teniendo en cuenta que en el transcurso
del tiempo se valoriza y genera beneficios para la comunidad.
7. Toda inversión en Recursos Naturales Renovables para conservación se debe valorizar, y a las
erogaciones cuya finalidad sea la explotación se aplicará ajustes por inflación.
8. Se debe establecer que ente público es el encargado de registrar la inversión, cuando esta se ejecuta
a través de convenios o contratos de administración delegada.
9. La actividad de explotación se debe entender como la extracción, utilización y aprovechamiento de
los recursos naturales y del ambiente con los cuales se busca obtener una utilidad o beneficio
económico.
10. La actividad de conservación se debe entender como la preservación, recuperación, prevención,
mitigación, restauración, mantenimiento y mejoramiento de los Recursos Naturales y del ambiente.
11. El medio ambiente se debe valorar económicamente para contar con un indicador de importancia en
el bienestar de la sociedad.
12. Se debe verificar la existencia de Estudios de Impacto ambiental, planes de manejo ambiental, planes
de contingencia y relaciones con la comunidad y el presupuesto asignado.
13. El estudio del impacto ambiental
debe realizarse bajo la racionalidad
del desarrollo sostenible y por ende
optimizar y racionalizar el uso de los
recursos ambientales y prevenir,
evitar y minimizar los riesgos e
impactos negativos que pueda
ocasionar el futuro proyecto.
14. El ente público debe implementar la
educación ambiental como un
instrumento que coadyuve a la
prevención, mitigación, control y
compensación de los impactos
ambientales producidos por los
proyectos en construcción.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Solicite los planes, programas, proyectos a ejecutar para la protección y conservación de los recursos
naturales y medio ambiente, implementación de medidas para emergencias ambientales,
implementación de difusión de cultura ambiental y analice que esté de acuerdo a la variable ambiental
en la vigencia y el respectivo informe anual de actividades realizadas y cotéjelas a fin de determinar
que estos efectivamente se desarrollaron en cumplimiento de la política ambiental.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el
Gobierno y ente público relacionadas con los Recursos Naturales no Renovanbles.
3. Establezca que la valoración de los costos económicos del deterioro y de la conservación del medio
ambiente y de los recursos renovables se efectúo mediante metodologías técnicas.
4. Solicite relación de los proyectos de gestión ambiental y verifique:
a. Su apropiación presupuestal
b. Su inclusión en los planes y programas de
c. protección y conservación de Recursos
d. Naturales y medio ambiente.
e. Término de duración en la ejecución
f. La respectiva licencia ambiental
g. Que estén acorde a los principios generales
h. ambientales.
5. Verifique la existencia de indicadores y analice la gestión ambiental desarrollada por el ente público.
6. Verifique la existencia del estudio del impacto ambiental y cerciórese que contenga la planeación
ambiental, medidas de prevención, corrección, compensación, mitigación de impactos y efectos
negativos de un proyecto.
7. Prepare planilla sumaria que refleje las cuentas mayores que conforman el grupo de Recursos
Naturales y del Ambiente y compárelo con los saldos del periodo anterior.
8. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcédulas.
9. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
10. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación al ente
público y cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y
Ambiental, contra los Estados de Cambio, flujo de efectivo y ejecución presupuestal.
11. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
12. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador) verifique
los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
13. Solicite los informes de auditoría interna, analice las observaciones más relevantes y verifique si se
han tomado las acciones necesarias.
14. Verifique la adecuada afectación de las cuentas de:
a. Otros Activos-Valorizaciones; Hacienda
b. Pública; Superávit por Valorización, Ajustes
c. por Inflación; Patrimonio Institucional -
d. Superávit por Valorización,
15. Determine los mecanismos o controles establecidos por el ente público, que aseguren el correcto
reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones que se derivan
de la operación ambiental.
16. Solicite el inventario de los Recursos Naturales y del ambiente a diciembre 31 del año auditado y
confróntelo con los registros auxiliares y en caso de presentarse diferencias investíguelas.
17. Verifique los registros contables de las inversiones, costos y gastos ambientales y confróntelo con
los respectivos soportes.
18. Determine el valor y clasificación de las erogaciones invertidas en Recursos Naturales y del ambiente
y constate su registro contable.
19. Verifique que las erogaciones de las actividades de explotación se registren y reflejen
independientemente de las de conservación.
20. Verifique que las cuentas incluidas en el grupo de Recursos Naturales no Renovanbles estén
registradas, clasificadas y presentadas.
21. Verifique que el cálculo por agotamiento acumulado se haya realizado con base en las reservas
probadas mediante estudios técnicos y constate su registro contable.
22. Compruebe que la amortización acumulada de inversiones se haya realizado con base en el periodo
estimado para recuperar la inversión, y de acuerdo con estudios de reconocido valor técnico y
verifique su registro.
23. Verifique que se hayan efectuado los ajustes por inflación y su correcta contabilización.
24. Prepare procedimientos adicionales necesarios para cumplir los objetivos propuestos
ACTIVOS-Otros Activos
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que:
1. El manejo contable del grupo de Otros Activos, se realice de acuerdo a políticas establecidas por
el ente público y que las operaciones se
Determinar:
1. Que los saldos de las cuentas que conforman este grupo presenten razonablemente la situación
financiera del
ajusten al Plan General de Contabilidad ente público. (Totalidad, Existencia y
Pública, normas y principios de contabilidad y Presentación)
Normas Generales de auditoria. 2. La razonabilidad de la provisión y
2. En este grupo se registren las cuentas que amortización de las cuentas del grupo de
representan el valor de los desembolsos en los Otros Activos. (Presentación y Exactitud)
cuales incurre el ente público, con el fin de 3. Si los pagos efectuados anticipadamente
obtener beneficios futuros que se amortizan o corresponden a gastos por prestación de
extinguen gradualmente. servicios, suministro de bienes, que
3. En este grupo se registren aquellos bienes o proveerán beneficios futuros, se
derechos que por sus características no se contabilizaron adecuadamente en las
encuentran clasificados dentro de los demás cuentas de Gastos Pagados por anticipado
grupos del activo. y Cargos Diferidos. (Presentación y
4. Las adquisiciones de otros Activos se ajusten Exactitud)
al Plan anual de compras. 4. Evaluar el Sistema de Control Interno.
3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:
Se debe consultar el Plan General de la 1. Los estudios, investigaciones, desarrollo de
Contabilidad Pública, circulares externas emitidas proyectos, organización y puesta en
por la Contaduría General de la Nación y demás marcha, se deben amortizar durante el
normas vigentes. lapso que resulte estimado para recuperar
la erogación efectuada con base en
estudios técnicos. El plazo no podrá
exceder el determinado por las normas
expedidas por la CGN.
2. Las obras y mejoras en propiedad ajena,
deberán amortizarse durante el periodo
menor que resulte entre la vigencia del
respectivo contrato o la vida útil estimada de
los bienes.
3. Los bienes muebles e inmuebles
entregados a terceros, mediante contrato de
comodato o Leasing, deben restituirse en
las condiciones establecidas en las
cláusulas contractuales.
4. Los bienes recibidos en dación de pago,
deben incrementarse con los gastos
necesarios, para ponerlos en condiciones
de utilización o enajenación.
5. Los activos adquiridos de instituciones
inscritas, deben ser recibidos con pacto de
retroventa, y se hará efectivo, durante la
vigencia o en la terminación del respectivo
contrato.
6. La corrección monetaria, registrada en
cargos Diferidos debe amortizarse en la
misma proporción en que se asignen los
costos que la originaron.
7. Los cargos diferidos no monetarios, tales
como, gastos de organización y puesta en
marcha, estudios y proyectos, gastos de
explotación, de desarrollo, de refinación y de
asociación deben ser objeto de la
reexpresión por concepto de ajustes por
inflación.
143
1. Se incumplen políticas y programas trazados previamente.
2. Se puede originar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para determinar
responsabilidades.
3. Normatividad no vigente y manuales inaplicables por desactualización.
4. Se pueden presentar irregularidades administrativas que van en detrimento del patrimonio del ente
público.
5. Hay encubrimiento de gastos y se propician erogaciones no necesarias.
6. Desconocimientos de los Otros Activos propiedad del ente público.
7. La falta de una adecuada separación de funciones propicia el mal manejo de la existencia real de
los Otros Activos y conlleva a posibles fraudes.
8. Pueden funcionarios no autorizados disponer de los Otros Activos del ente público, lo que ocasiona
detrimento al patrimonio del mismo.
9. Pueden no quedar contabilizadas a tiempo las operaciones derivadas de movimientos de Otros
Activos, por falta de un soporte legalmente tramitado y aprobado por funcionario competente.
10. Adquisiciones innecesarias lo que daría lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los
recursos.
11. Se puede dar auto adjudicación, lo que permite omitir procedimientos y disposiciones legales
establecidas para esta clase de operaciones.
12. Registros deficientes que no proporcionan información contable y dificultan las constataciones
físicas.
13. Se facilita la apropiación de Otros Activos incidiendo en la razonabilidad del saldo de las cuentas
de este grupo.
14. Pueden alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad de los Otros
Activos, lo que va en detrimento del patrimonio del ente público.
15. Deterioro, daño y pérdida de los Otros Activos.
16. No se asegura la integridad de los registros contables.
17. Se pueden efectuar registros incorrectos que no son detectados oportunamente para encubrir
sustracción de Otros Activos
144
estas cuentas?
7. Las adquisiciones de Otros Activos se ajustan
al Plan Anual de Compras ?
8. Existe una adecuada segregación de
funciones de:
a. Registro ?
b. Autorización ?
c. Adquisición ?
d. Custodia ?
9. Para los Bienes entregados a terceros,
Recibidos en Dación de Pago, Adquiridos en
Leasing que son propiedad del ente público
existe:
a. Títulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradición ?
c. Avalúos técnicos ?
6.5 RESPONSABILIDADES
19. Los funcionarios responsables del manejo de los Otros Activos son independientes de quienes
llevan su registro ?
Nota: El auditor en cada ente público según su criterio, previo análisis de la normatividad interna
señalará los cuestionamientos necesarios y suficientes para complementar su estudio y evaluar el
riesgo.
145
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Solicite los planes, programas para las adquisiciones, entrega de Bienes a terceros, en proceso de
Titularización, Recibidas en Dación de pago, adquiridos en Leasing, y el informe anual de
actividades realizadas y determine si estas efectivamente se ejecutaron.
2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Otros
Activos y compárelos con los del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas.
4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa.
5. 4.Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce
el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica y Social, contra los Estados de
Cambios, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.
6. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables.
7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador), verifique
los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
8. Cruce el saldo total del grupo de Otros Activos con los auxiliares.
9. Examine los controles que aseguren el cumplimiento de políticas establecidas para adquisición,
entrega de Bienes a Terceros, Titularización, Recibidos en Dación de Pago, adquiridos en Leasing
y Bienes de Arte y Cultura y:
a. Analice los aspectos legales
b. Verifique los registros contables
10. Verifique los retiros por enajenación o bajas de Bienes Entregado a Terceros, Recibidos en Dación
de Pago, adquiridos en Leasing y Bienes de Arte y Cultura y determine:
a. Las Autorizaciones
b. Soportes y Registros
c. Afectación de:
d. Costo
e. Depreciación
f. Amortización
g. Valorizaciones
11. Solicite al Departamento Jurídico, relación de los inmuebles y compruebe:
a. Existencia física
b. Existencia de Títulos de Propiedad
c. Estado
d. Registro contable
e. Valorizaciones
f. Pólizas de Seguros
12. Determine las adquisiciones y adiciones a los Otros Activos realizadas durante el periodo y
verifique:
a. Autorizaciones
b. Presupuesto
c. Plan Anual de Compras
d. Desembolsos
e. Soportes
f. Registros
13. Verifique el cálculo y registro correcto de:
a. Las depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones provisiones y Ajustes por Inflación
efectuados durante el periodo examinado.
b. Analice que el método de Depreciación sea consistente y refleje el equilibrio entre los
servicios recibidos, la vida útil y costo del Activo.
14. Determine el valor de los desembolsos efectuados por el ente público para ampliaciones, mejoras
146
o adiciones a los Bienes inmuebles de Propiedad de terceros, utilizados por el ente público para el
desarrollo de su función administrativa y verifique que se hayan amortizado durante la vigencia del
contrato.
15. Para los Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferido verifique:
a. Registro
b. Amortización
16. Determine el valor de los bienes muebles e inmuebles, acciones y participaciones recibidas en
Dación de Pago para cancelación de créditos y préstamos y verifique:
a. Registro de la Dación de Pago
b. Constitución y registro de la provisión que debe reflejar la diferencia entre el avalúo o precio
de mercado del bien y el valor fijado en la Dación.
c. Que los gastos en que se incurrió para ponerlos en condiciones de utilización se hayan
adicionado al costo.
17. Determine el valor de los bienes recibidos en arrendamiento financiero y verifique:
a. Registro
b. Constitución y registro de la Depreciación
c. Amortización
d. Ajustes por Inflación
18. Determine el valor del Aporte de capital Garantía Otorgada por la Nación y verifique:
a. Registro
b. Normatividad vigente
19. Determine el valor de los bienes muebles de carácter histórico y cultural adquiridos por el ente
público con el propósito de decorar, coleccionar o fomentar la cultura y verifique:
a. Registro contable
b. Inspección física
c. Pólizas
d. Custodia
e. Que se haya constituido la respectiva provisión
20. Verifique que las valorizaciones representen el aumento neto del valor de los activos y determine:
a. Que los avalúos se realizaron con criterios y normas de reconocido valor técnico.
b. Que se hayan registrado correctamente
21. Determine el valor registrado en la cuenta Intangibles como costo de adquisiciones, desarrollo o
producción de bienes inmateriales que constituyen derechos para el ente público y verifique:
a. Soportes
b. Ajustes por Inflación
c. Amortización
22. Determine el valor de los activos Adquiridos de instituciones inscritas (se asimila a adscritas) tales
como cartera, acciones, bienes muebles e inmuebles o valores mobiliarios con el fin de propender
su recuperación y verifique:
a. Soporte
b. Registro
23. Determine el valor del aporte de capital otorgado por la Nación a través del Fondo de Garantías a
las entidades financieras para evitar caer en causales de disolución y verifique:
a. Soporte
b. Registro
c. Normatividad vigente
24. Determine el valor registrado en la cuenta principal y subalterna de las operaciones de
transferencias de fondos, bienes servicios y/o obligaciones realizadas entre la oficina principal y las
sucursales y verifique los soportes.
25. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo diseñe
procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.
147
5.4.3.2 Auditoria a los Pasivos
Determinar que:
1. El cumplimiento de las obligaciones contractuales corresponda al pago de capital, intereses,
comisiones y otros gastos originados en operaciones de crédito público.
2. Las obligaciones por concepto de Crédito Público se ajusten a los requerimientos del ente público,
de acuerdo con políticas y planes de desarrollo.
3. El valor de las obligaciones de Crédito Público Interno originadas en la contratación de empréstitos,
emisión de títulos y crédito de proveedores de fuente nacional, se celebre exclusivamente entre
residentes del territorio colombiano y se ajusten a las leyes y normas que regulan estas operaciones.
4. Las obligaciones de Crédito Público por concepto de créditos externos sobre empréstitos, colocación
de títulos y créditos de proveedores, correspondan a contratos celebrados con organismos
internacionales no residentes en Colombia y que se ajusten a disposiciones cambiarias y demás
normas legales vigentes.
5. Las obligaciones de Crédito Público por concepto de créditos internos, emisión y colocación de títulos
valores y cartas de crédito, sean viables y se ajusten a normas legales para la celebración de
contratos con la banca oficial y privada o cualquier organismo financiero.
6. Los recursos del crédito externo, estén orientados a programas de seguridad social o económica,
acorde con políticas del Gobierno Nacional, mediante el aumento de exportaciones, sustitución de
importaciones o protección de la industria y el trabajo nacional.
7. Las obligaciones de Crédito Público por concepto de contratos de empréstitos internacionales, se
ajusten a políticas
Determinar que:
1. En la contabilización de las operaciones de Crédito Público interno o externo, se hayan observado
los Principios y Normas de Contabilidad Pública, normas dictadas por el Contador General de la
Nación, los lineamientos de Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y demás normas legales
relacionadas con estas obligaciones. (Existencia, Presentación y Totalidad).
2. En la cuenta de Operaciones de Crédito Público Interno, se registren las obligaciones contraidas, con
el propósito de proveer de recursos a la Nación, Departamentos, Municipios o cualquier otro ente
público territorial. (Existencia, Totalidad, Propiedad y Cuantificación).
3. El saldo de las obligaciones de Crédito Público que muestran los Estados Contables, correspondan
a los compromisos adquiridos por el ente público. (Presentación, Cuantificación y Totalidad).
4. Los recursos por concepto de Crédito Público se hayan destinado a los proyectos y planes para las
cuales fueron adquiridos. (Existencia, Propiedad y Cuantificación).
5. Evaluar el Sistema de Control Interno.
148
económicas del gobierno nacional y márgenes
de endeudamiento establecidos, así como las
normas tributarias vigentes.
8. El Ente Público posea controles para
asegurarse del correcto manejo de las
obligaciones por concepto de Deuda Pública.
149
Seguridad, Agropecuario, Energía,
Infraestructura urbana y vial) establecidos por
el Banco de Proyectos de Inversión (BPIN) del
Departamento Nacional de Planeación.
10. Los contratos de empréstitos de obligaciones
de Crédito Público tanto internos como
externos, deben tener las respectivas
autorizaciones, según su nivel (Nacional,
Departamental, Municipal, Territorial y
descentralizado).
150
público, se diferencian entre los provenientes
de la Crédito Público y los de otras
obligaciones financieras ?
5. Las modalidades de Crédito Público se
ajustan a las necesidades y políticas del ente
público de acuerdo al Plan de Desarrollo?
6. Existen operaciones de Crédito Público
interna con garantía de la Nación?
7. Las garantías otorgadas por la Nación,
cumplen con lo dispuesto en los
procedimientos y normas vigentes?
8. Utiliza el ente público los créditos de
proveedores y cartas de crédito en
operaciones de Crédito Público?
9. Se aplican los manuales o cartillas guías del
BID y BIRF, para el manejo de Deuda
Pública, proveniente de estas entidades?
10. Existe rotación de créditos (extensión de
plazos)?
11. Se ha dado en algún momento el refundig
(reemplazo deuda) ?
151
diferentes monedas autorizadas ?
25. Las operaciones de manejo de Deuda Pública
se contratan en forma:
a. Directa?
b. Por licitación?
c. Se ajustan a lo previsto en la Ley 80/93?
d. A las normas en materia de Crédito
Público?
26. Tiene el ente público obligaciones por Crédito
Público reprogramadas o refinanciadas?
27. En algún momento se ha dado la condonación
y/o alivio de la deuda:
a. Total?
b. - Parcial?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa, y los pasos contenidos en él,
asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
152
h. Comisión de compromiso
i. Serie, número y valor de cada documento, si se trata de emisión de títulos.
13. Solicite conciliación realizada entre el ente prestamista y el prestatario, analice sus resultados y
verifique registros contables.
14. 14.Verifique las cuentas de Crédito Público, sus asimiladas y conexas que se encuentren clasificadas
de acuerdo con la metodología de las operaciones efectivas del programa anual mensualizado de
Caja -PAC.
15. Verifique que dentro del período examinado solo se hayan registrado operaciones de Crédito Público
realmente efectuadas.
16. Verifique que en la emisión de títulos o bonos de Deuda Pública, se utilicen los mecanismos y
procedimientos adecuados de colocación y se ajusten a las normas vigentes.
17. Verifique la redención de los títulos, que se hayan constituido los fondos de amortización y
determinado correctamente los rendimientos.
18. Verifique el índice de endeudamiento y analice su resultado.
19. De acuerdo a la evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan
el logro de los objetivos propuestos.
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar:
1. Las obligaciones contraídas por el ente 1. Si las cifras que muestra el grupo están
público, estén debidamente autorizadas y debidamente representados por las cuentas del
registradas. Plan General de Contabilidad Pública.
2. Las cuentas que conforman este grupo (Totalidad y Existencia)
estén clasificadas y presentadas 2. Que los saldos que muestran las cuentas por
adecuadamente en los Estados y Notas pagar, correspondan efectivamente a las
Contables. obligaciones reales y pendientes de pago.
3. Las obligaciones adquiridas estén (Presentación y Totalidad)
debidamente soportadas. 3. Que todas las obligaciones adquiridas por el
153
4. De acuerdo a la naturaleza del ente público, estén respaldadas por
compromiso se realiza la adecuada y adquisiciones de bienes y servicios
oportuna causación. efectivamente recibidos. (Totalidad, Existencia
5. Los registros se hayan efectuado de y Presentación)
acuerdo a Principios y Normas de 4. Las garantías otorgadas y los gravámenes que
Contabilidad Pública. existen sobre bienes del ente público, por
6. Los compromisos que adquiere el ente hipoteca y prenda. (Presentación)
público, estén encaminados al 5. Evaluar el Sistema de Control Interno.
cumplimiento del objeto social.
154
7. Se incurre en pago de intereses innecesarios.
8. Los errores involuntarios o intencionados pueden pasar desapercibidos, lo que permite la posibilidad
de apropiarse dolosamente de fondos al pagarse pasivos ficticios.
9. No se refleja el verdadero saldo de las cuentas por pagar.
10. Compromisos indiscriminados en las cuentas por pagar pueden poner en peligro la estabilidad
económica.
11. Se pueden presentar pagos indebidos o dobles pagos, ante la ausencia de una responsabilidad
definida sobre la aprobación de facturas por pagar.
12. Se carece de evidencia documentaria, para el cumplimiento de los procedimientos adecuados de
recepción, registro y aprobación de pagos.
13. Se carece de información sobre la real recepción de los bienes adquiridos, y en consecuencia pueden
pagarse o considerarse como obligaciones por bienes o mercancías que no han sido recibidas.
14. Se dejan de detectar posibles irregularidades por la creación de pasivos inexistentes o por sustracción
de documentos.
15. Se presenta perjuicios económicos al pagar mercancías o bienes que fueron devueltos al proveedor,
por falta de un adecuado control y registro de las devoluciones.
16. Se pueden producir pagos en exceso al no efectuarse deducciones en las facturas por los anticipos
recibidos.
17. Se crean cuentas por pagar ficticias al no existir funcionario responsable, con el fin de apropiarse
posteriormente del efectivo destinado a pagarlos.
18. Se desaprovechan los beneficios del pronto pago, dentro de los periodos de descuento.
19. Se pueden renovar documentos indebidamente para encubrir temporalmente la apropiación de fondos
utilizados para cancelar una obligación.
20. Se producen dobles desembolsos por presentación de documentos ya pagados.
a. Autorización ?
b. Custodia ?
c. Registro y Control ?
d. Responsabilidades ?
1. El manual de procedimientos es evaluado y actualizado periódicamente?
2. Los procedimientos definen claramente las funciones de:
a. Verificación ?
b. Aprobación del pago de facturas?
3. El departamento que verifica y aprueba las cuentas por pagar es independiente de:
a. El departamento de compras ?
b. La caja general ?
c. La recepción de mercancías y suministros ?
1. Todas las adquisiciones se tramitan por el funcionario competente, mediante:
Pedidos ?
Órdenes de compra?
2. Son adecuados los procedimientos utilizados para tramitar las mercancías devueltas a los
proveedores?
3. Existen controles para el pago de facturas dentro del periodo de descuento?
4. La dirección aprueba aquellas obligaciones o pasivos provenientes de las obligaciones no usuales del
ente público ?
5. Se requiere autorización de funcionario competente firmas autorizadas para contraer las obligaciones
?
155
a. Adecuados ?
b. Oportunos?
25. Se registran oportunamente los ajustes por diferencia en cambio?
26. Los documentos pagados son:
a. Archivados adecuadamente ?
b. Anulados de manera que se impida el doble pago?
suscribieron originalmente?
16. Se concilian las cuentas por pagar?
17. Se controlan adecuadamente:
18. Las devoluciones sobre compras ?
19. Los Descuentos en compras ?
20. Existen mecanismos de control para los dineros recibidos como Avances y Anticipos por:
a. Ventas ?
b. Fondo para Proyectos específicos ?
c. Convenios ?
d. Acuerdos ?
e. Contratos ?
21. Se llevan registros auxiliares de cuentas por pagar que especifique:
a. Beneficiario ?
b. Número de Documento ?
c. Fecha de Adquisición ?
d. Fecha de Vencimiento ?
e. Cuantía ?
Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.
6.5 RESPONSABILIDADES
22. Para las operaciones en moneda extranjera se aplica correctamente el tipo de cambio?
23. Se aplican correctamente las tasas de captación reguladas por la Junta Directiva del Banco de la
República y de acuerdo con los parámetros establecidos por la Superintendencia Bancaria;
Superintendencia de Valores y el ente público?.
Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos
en él, asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare una planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas por pagar, confróntelo con los
del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcédulas que descompongan el grupo de cuentas por pagar, cotéjelos con los del
periodo anterior, crúcelos contra registros auxiliares y determine la variación absoluta y relativa.
3. Verifique las notas a los Estados Contables y crúcelo contra los registros auxiliares y saldos de los
Estados Contables.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables Básicos.
5. Solicite relación de cuentas por pagar y cruce con registros auxiliares y soportes.
6. Realice confirmación de saldos de las cuentas por pagar y crúcela contra registros auxiliares e
investigue las diferencias.
7. Revise los procedimientos seguidos para el pago de facturas con descuentos por pronto pago y
156
coteje su registro.
8. Confronte los estados de cuentas mensuales de los acreedores con los saldos que figuran en los
registros auxiliares.
9. Investigue partidas antiguas pendientes de pago e indague las causas.
10. Examine los soportes pagados para verificar su cancelación y constate que se hayan hecho todas
las anotaciones del caso que impidan su posterior presentación para un doble pago.
11. Analice los gastos efectuados durante el periodo por concepto de intereses y crúcelo con los
soportes.
12. Examine los orígenes de las retenciones efectuadas y verifique que hayan sido:
a. Consignadas oportunamente
b. Que se hayan tomado sobre la base
c. correcta
d. Que se haya aplicado el porcentaje correctamente.
13. Examine los pagos efectuados durante el año, para cancelar los impuestos y contribuciones.
14. De acuerdo a la Evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le
permitan el logro de los objetivos propuestos.
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
1. La aplicación de las normas legales relacionadas con la contratación, pago de salarios y liquidación de
prestaciones sociales.
2. El adecuado registro de las obligaciones contraídas por el ente público con funcionarios o exfuncionarios.
3. Que los costos y gastos por prestaciones sociales sean controlados y registradas adecuadamente.
4. Que la preparación y pago de la nómina cuente con la debida aprobación.
5. El oportuno traslado a los fondos administradores de cesantías las sumas adeudadas a los funcionarios
del ente público. .
Determinar:
1. El correcto registro de los pagos efectuados por concepto de salarios, aportes, retenciones sobre
salarios y pagos de prestaciones sociales. (Exactitud, Totalidad y Presentación)
2. La correcta liquidación de los aportes parafiscales. (Exactitud, Totalidad y Presentación)
3. Evaluar el Sistema de Control Interno.
Se debe consultar el Plan General de la Contabilidad Pública, Circulares Externas y doctrina contable
expedidas por la Contaduría General de la Nación, Ley 100/93, Ley 50/90 y demás normas vigentes
1. Las obligaciones laborales deben representar el valor de los pasivos a cargo del ente público a favor de
los funcionarios, exfuncionarios o beneficiarios, originados en virtud de normas legales, convenciones
de trabajo o pactos colectivos.
2. Deben identificarse cuando existe la obligación
adquirida a favor de los empleados, clasificarlos
de conformidad con la naturaleza salarial o
prestacional de la obligación, como un pasivo
estimado y ajustarlo a su valor real.
3. Se debe consultar el Plan General de la
Contabilidad Pública, Circulares Externas y
doctrina contable expedidas por la Contaduría
General de la Nación, Ley 100/93, Ley 50/90 y
demás normas vigentes.
a. Fecha de ingreso ?
b. Novedades debidamente aprobadas?
c. Bases del sueldo ?
d. Pagos parciales de cesantías y autorizaciones de la oficina de trabajo ?
e. Autorizaciones para el descuento del salario ?
f. Acumulación de pagos de salarios ?
g. Contrato de trabajo ?
h. Examen médico de ingreso ?
i. Evidencia de la renuncia a que hubiere lugar ?
j. Aviso a la E.P.S para efectos de la inscripción del trabajador ?
k. - Investigaciones efectuadas para la
contratación del trabajador ?
l. Informaciones necesarias para dar
3. Se ha establecido que todas las autorizaciones, especialmente avisos de despido o retiro de empleado
son notificados prontamente al departamento de liquidaciones de nómina ?
158
cumplimiento a las disposiciones relativas
a la retención de impuestos sobre salarios
pagados?
m. Otras informaciones para cumplir
disposiciones legales ?
2. Se guardan los archivos en forma tal que no
tengan acceso a ellos personas que:
a. Preparan la nómina ?
b. Las aprueben ?
c. Realicen su pago ?
159
c. Pagos ?
9. La nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales son aprobadas por un empleado responsable?
10. Se efectúa todos los descuentos ?
11. Se realizan todas las retenciones sobre sueldos conforme a lo establecido por las normas legales?
18. El pago en cheque o en efectivo es efectuado por empleado que:
a. No interviene ni controla la preparación de la nómina?
b. No son responsables por la contratación o despido del personal ?
c. No aprueban los informes de tiempo ?
19. Se comparan los endosos, al menos selectivamente, con las firmas de los empleados en el archivo ?
20. Cuando el pago se hace en efectivo, se firma el desprendible ?
21. Se devuelven a pagaduría o tesorería, los salarios y liquidaciones de prestaciones sociales no
reclamados ?
22. El funcionario que efectúa el pago informa directamente a contabilidad aquellos sueldos y prestaciones
sociales no reclamados ?
23. Se pagan tales salarios y prestaciones sociales no reclamados en una fecha posterior con base en:
24. La evidencia de asistencia y cumplimiento de las funciones ?
25. Aprobación por un empleado que no sea responsable de la preparación de la nómina o del informe de
tiempo ?
Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los cuestionarios
adicionales.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos
en el y asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare cédula sumaria que muestre los saldos del grupo de Obligaciones Laborales para el periodo
objeto de examen y compare con las cifras del periodo anterior.
2. Elabore subcédulas que descompongan los saldos de las cuentas que conforman las obligaciones
laborales a la fecha del examen, cruce los saldos con registros auxiliares y determine la variación
absoluta y relativa.
3. Verifique las notas a los Estados Contables y crúcelas con el Estado de Balance General.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General, con los demás Estados
Contables Básicos.
5. Verifique que todo el personal que figura en la nómina, haya sido vinculado legalmente y que cumpla
con todos los requisitos establecidos para el cargo.
6. Tome el saldo de la cuenta obligaciones laborales por pagar, verifique la causa y establezca la veracidad
de la obligación.
7. Seleccione algunas dependencias y verifique que el personal que labora pertenezca a la planta.
8. Seleccione en la nómina pendiente de pago, algunos empleados y compruebe lo siguiente:
9. Que corresponda a un cargo creado legal y administrativamente para el ente público.
10. Que existe el acto administrativo, mediante el cual se vinculó laboralmente al empleado y que en el
conste todos los requisitos legales (contrato o resolución de nombramiento).
11. Que existan funciones establecidas para ese cargo y que se hayan dado a conocer al empleado.
12. Seleccione la nómina pendiente de pago de algunos empleados y compruebe lo siguiente:
13. A qué periodo corresponde esa nómina
160
14. Que el número de empleados que figura en
15. esa nómina correspondan a esa dependencia.
16. Que el sueldo básico corresponda al que se haya convenido en el acto administrativo.
17. Que los días laborales que se liquidan sean los que figuran en el registro de control de tiempo.
18. Compruebe la veracidad de las horas extras liquidadas, comisiones o pagos de auxilios de transporte.
19. Verifique la exactitud del cálculo de las deducciones y los aportes parafiscales.
20. Obtenga registro de planillas de horario u otras de trabajo y crúcelos con las nóminas.
21. Compruebe cálculos sobre salarios, horas extras, primas y otros.
22. Mediante prueba selectiva verifique las sumas de devengado, deducciones, descuentos y crúcelos
contra los registros contables.
23. Solicite la nómina de pensionados y verifique:
a. Resolución de Pensión
b. Beneficiarios
c. Sustitución
d. Cálculos sobre descuentos
24. De acuerdo a la evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan el
logro de los objetivos propuestos.
- Bonos Pensionales
- Títulos Emitidos
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
. Determinar:
Determinar que: 1. Que los saldos que muestra el grupo de Bonos y
1. El objetivo por el cual se realizó la emisión se Títulos Emitidos en los estados contables
cumplió. corresponden al total de la emisión de los bonos y
2. El máximo órgano del ente público, evaluó el títulos. (Totalidad y Exactitud)
mercado antes de realizar la emisión. 2. La existencia, propiedad y adecuada protección de
3. La emisión de los bonos y títulos a cargo del las obligaciones a cargo del ente público por
ente público, cumplan con las normas concepto de las emisiones. (Existencia y
vigentes. Derechos)
4. Los títulos que se encuentran en circulación 3. Si los bonos y títulos emitidos han sido valuados
estén dentro del tiempo estipulado para el de acuerdo a los Principios y Normas de
cual fue expedido. Contabilidad Pública. (Valuación y Exactitud)
4. La exactitud del cálculo realizado de los intereses
se cause de acuerdo a lo pactado. (Exactitud)
5. Que el valor de la redención total o parcial
corresponde a los bonos o títulos colocados.
(Exactitud y Totalidad)
6. Que los títulos emitidos en moneda extranjera, se
les haya efectuado el ajuste por diferencia en
cambio. (Exactitud y Presentación)
7. Si existe un adecuado control respecto a la
emisión, colocación, rendimiento y redención de
los títulos y bonos emitidos por el ente público.
(Totalidad y Presentación)
8. Evaluar el Sistema de Control Interno.
161
3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
Los bonos y títulos emitidos por los entes públicos, se deben registrar de acuerdo a los Principios y Normas
de Contabilidad Pública. Consulte el PGCP, resoluciones y circulares expedidos por la CGN.
Consulte normas que regulan el mercado de valores.
1. La prima o descuento generado en la colocación de los bonos y títulos por exceso o defecto frente al
valor nominal de los mismos, se debe amortizar en forma sistemática durante su periodo de maduración
de acuerdo con los términos pactados de pago del capital y los rendimientos.
2. Este grupo debe incluir los bonos y títulos pensionales que se emitan a nombre de los funcionarios que
deciden trasladarse al nuevo sistema de ahorro pensional de acuerdo con las normas de seguridad
social vigentes.
3. Se debe agrupar el valor de las obligaciones
generadas en la colocación de títulos emitidos por
el Banco de la República, en desarrollo de la
actividad de regulación monetaria y cambiaria que
le corresponde por Ley, como los Títulos de
participación, los Títulos expedidos a las
corporaciones de ahorro y vivienda y los expedidos
en divisas.
4. Debe representar el valor de los bonos emitidos y
en circulación para financiar las operaciones del
ente público, que no constituyen deuda pública de
acuerdo con las normas vigentes.
1. Prepare planilla sumaria que muestre en detalle los saldos que conforman el grupo de esta cuenta a 31
de diciembre del año auditado y compárelos con los del periodo anterior, verificando los registros
contables.
2. Prepare subcédulas que descompongan el grupo de cuentas por pagar, cotéjelas con las del periodo
anterior y determine la variación relativa y absoluta.
3. Verifique que las notas a los Estados Contables revelen la información adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás estados contables básicos.
5. Examine los actos o normas legales y verifique la autorización y aprobación de endeudamiento, o
emisión de bonos y verifique los registros contables.
6. En los contratos de emisión de obligaciones prepare un resumen de las cláusulas más significativas que
indiquen:
a. Valor nominal
b. Tasas de interés, formas y fechas de pago.
c. Fecha de vencimiento de la emisión
d. Gravámenes
e. Restricciones
f. Nombre del fiduciario, sus funciones y responsabilidades.
g. Base para cualquier emisión adicional.
7. Solicite una relación de los bonos por pagar y analice: Que los bonos emitidos y en circulación estén
registrados en las cuentas del mayor y crúcelos con las autorizaciones.
8. Investigue el producto de los bonos emitidos; determine el ingreso del efectivo y revise los registros
correspondientes.
9. Examine los retiros de bonos y compruebe con los bonos mutilados, el certificado o acta de incineración.
10. Verifique los intereses pagados y crúcelos con los libros auxiliares de control y el libro diario.
11. En caso que el ente público utilice un fiduciario, confirme directamente el importe de los bonos en
circulación y requiera lo siguiente:
a. Verificación cláusulas contractuales.
b. Descripción exacta de la emisión, fechas de vencimiento y tasa de interés.
c. Bonos redimidos o adquiridos por el ente público durante el año.
d. Importe en circulación a la fecha del balance contable.
12. Revise los pagos por concepto de intereses sobre bonos y verifique la obligación que generan dichos
intereses.
163
13. Examine los egresos de fondos por tal concepto y revise la documentación soporte así como los cupones
debidamente cancelados y las autorizaciones para el pago.
14. Concilie la cuenta bancaria a través de la cual se pagan dichos intereses.
15. Verifique la corrección de los cálculos hechos por el ente público para el pago de intereses.
16. Determine el saldo por intereses pendientes de pago a la fecha de cierre y compárelo con la cuenta
correspondiente del pasivo acumulado.
17. Verifique si existe un adecuado control de vencimiento de las obligaciones, que permita establecer su
óptimo manejo y la adecuada clasificación.
18. Revise selectivamente los títulos o bonos cancelados con el fin de establecer si se efectuó pagos antes
de su vencimiento y verifíquelos con las políticas de emisión.
19. Verifique que los títulos cancelados estén debidamente invalidados y coteje su registro contable.
20. Determine la existencia real del pasivo, que se encuentren bajo custodia o en fideicomiso.
21. Solicite a la parte administrativa la relación de bonos y demás títulos emitidos por clase, fecha de emisión,
valores y verifique:
22. Que su saldo corresponde con la cifra reflejada en el balance.
23. El documento que soporta el fideicomiso esté de acuerdo con las normas y reglamentaciones vigentes.
24. Si los ajustes de esta cuenta están autorizados por funcionario responsable y debidamente soportados.
25. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2 DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que: Determinar que:
1. Los valores estimados por el ente público, 1. Las Provisiones se calcularon técnicamente y
estén fundamentados legalmente, con el registradas en el periodo correspondiente. (Exactitud
fin de cubrir obligaciones, costos y gastos y Totalidad)
futuros no determinados. 2. Las provisiones registradas representen valores
2. Las provisiones para contingencias estimados por el ente público, para cubrir
(civiles, laborales, penales y obligaciones, costos y gastos futuros no
administrativas), se registren de acuerdo a determinados y acreencias laborales no
la autorización y estimación de la Oficina consolidadas. (Exactitud y Totalidad)
Jurídica. 3. Las provisiones hayan sido reconocidas, clasificadas
3. El cálculo actuarial (base para la provisión y valoradas de acuerdo al concepto que las originó.
de pensiones de jubilación) se encuentra (Valuación, Presentación y Revelación)
actualizado de acuerdo con la 4. Evaluar el Sistema de Control Interno.
normatividad vigente.
4. El cálculo de las provisiones se haya
164
realizado de acuerdo a un concepto
técnico y su aplicación uniformemente.
5. Las provisiones estimadas han sido
reconocidas, clasificadas y valoradas de
acuerdo con el concepto que las originó.
165
periódicamente: 11. Para determinar pertinencia
6. ¿Cesantías?
7. ¿Intereses?
8. ¿Se comprueba que las cesantías que
son asumidas por otros entes públicos, se
les haya causado el pasivo
correspondiente ?
9. El valor presente de las futuras pensiones
de jubilación, que el ente público deba
pagar a los servidores que adquieran ese
derecho, es registrado de
conformidad con las normas legales y
contables vigentes?
Nota: El auditor en cada ente público según la
naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los
cuestionarios adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1. Prepare planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas que conforman este grupo, confróntelos
con los del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcédulas que descomponga el grupo de pasivos estimados, cotéjelos con los del periodo
anterior y determine la variación absoluta.
3. Verifique que las notas a los estados contables, revelen la información adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás estados contables básicos.
5. Analice los documentos que soportan cada uno de estos registros y verifique su autenticidad y exactitud.
6. Una vez analizado los documentos efectúe cálculos y verifique la adecuada amortización de las cuentas
que conforman el grupo de pasivos estimados.
7. Solicite a la oficina jurídica relación de los procesos que cursan en contra del ente público y verifique su
registro.
8. Solicite el estudio del cálculo actuarial y verifique su registro.
9. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
Determinar si:
1. En el grupo de otros pasivos están incluidas todas las cuentas que no están en los demás grupos del
pasivo.
2. Las obligaciones adquiridas por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras se
Determinar si:
5. Se han recaudado las regalías, impuestos, sobretasa a la gasolina, venta efectuada por terceros y otros
recaudos. (Totalidad y Exactitud)
167
6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO
4. Se concilian periódicamente las cuentas de 8. Los documentos no firmados y autorizados se control del
mayor con los registros auxiliares y encuentran adecuadamente custodiados por los estas con los
documentos soportes? funcionarios debidamente asignados?
5. Se verifica que los ingresos recibidos 9. Los registros contables de otros pasivos se anticipadamente por
el ente público encuentran a cargo de un funcionario corresponden a diferentes conceptos que responsable
?
afectan varios periodos contables ?
6. Existe un control de las operaciones recíprocas
entre entes públicos y son eliminadas para efectos
de consolidación ?
7. Se lleva un control sobre la participación
patrimonial del sector público y se concilia
periódicamente ?
6.5 RESPONSABILIDADES
10. Son necesarias al menos dos firmas para prestar
validez a un documento de otros pasivos?
11. Existe segregación de funciones respecto al
registro y manejo de los documentos de las
obligaciones ?
12. La Oficina de Control Interno verifica los registros
contra los documentos físicos con respecto a las
obligaciones ?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él y
asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare planilla sumaria que muestre el detalle de los saldos de las cuentas que se agrupan dentro de
Otros Pasivos y confróntelos con los del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcédulas que descomponga el grupo de Otros Pasivos, cotéjelos con los del periodo anterior,
crúcelos contra registros auxiliares y determine la variación absoluta y relativa.
3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables y crúcelos contra registros contables.
4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental con los demás Estados Contables Básicos.
5. Analice las cuentas de otros pasivos que sean más importantes y efectúe lo siguiente:
a. Examine las actas y normas legales y verifique la autorización y aprobación para contraer una
obligación.
b. Tome selectivamente algunos saldos de las subcuentas y confróntelas con los documentos físicos.
c. Realice cálculos con el fin de verificar la exactitud y la veracidad del saldo de las cuentas reflejadas
en los libros.
d. Compruebe el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes para cada operación de
endeudamiento de acuerdo con las normas que regulan la concertación de las obligaciones.
6. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
168
5.4.3.3 Auditoría al Patrimonio
- Capital Fiscal
- Resultado del Ejercicio
- Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidación
- Superávit por Valorización
- Superávit por el Método de Participación Patrimonial
- Superávit por Donación
- Patrimonio Público Incorporado
- Provisiones, Agotamiento, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)
- Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar: Determinar:
1. Si los conceptos y valores mostrados en el
Estado de Balance General en el Grupo de 1. Si las transacciones que afectaron las
Hacienda Pública, se encuentran debidamente cuentas durante el período examinado, fueron
clasificados y contabilizados de acuerdo a adecuadamente autorizadas y registradas.
principios y normas de contabilidad pública. (Exactitud, presentación y revelación)
2. Que los valores de los aportes otorgados y 2. Que las valorizaciones y desvalorizaciones de
desembolsados para la creación, los activos, han sido determinadas de
funcionamiento y el desarrollo del ente público conformidad con las normas generales de
estén registrados en el Patrimonio. contabilidad pública y debidamente
3. Que el aumento neto del valor de los activos contabilizados y presentados en el Estado de
se haya efectuado mediante criterios y normas Balance General. (Presentación, revelación y
de reconocido valor técnico. totalidad)
3. Que las donaciones de fondos o bienes, se
han contabilizado por su valor comercial.
(Exactitud y revelación)
4. Si se hicieron los ajustes por inflación para
incrementar el patrimonio de acuerdo con las
normas que se expidan, siempre y cuando el
ente público esté obligado a aplicarlos.
(Exactitud y presentación)
3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:
Se deben aplicar las normas que rigen para la 1. La cuenta que hace parte del grupo Hacienda
cuenta Hacienda Pública, tales como el Plan Pública- Capital Fiscal, debe ser la diferencia
General de Contabilidad Pública, circulares entre el activo y Pasivo y los aportes
externas emitidas por el Contador General de la otorgados para la creación y desarrollo
Nación, así como las demás que la rigen. normal del ente público.
2. La cuenta del grupo de Hacienda Pública -
Resultado del Ejercicio, debe contener los
registros de las operaciones efectuadas
durante la vigencia.
3. Las cuentas del Activo que se aumenten ya
sea por avalúos o valores estimados, deben
efectuarse con normas generales de
contabilidad pública.
4. Que los fondos y bienes que sean donados,
deben registrarse por el valor comercial o por
un método de reconocido valor técnico que se
efectúe a los mismos.
5. Se deben efectuar como contrapartida de las
cuentas, los ajustes por inflación efectuados a
los valores contabilizados en los rubros del
Estado de Balance General y del Estado de
Actividad Financiera, Económica y Social.
6.5 RESPONSABILIDADES
9. Determinar pertinencia
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El Auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en él y debe asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare una planilla sumaria con los saldos que aparecen en los estados contables del ejercicio en
estudio y del anterior y crúcelos con los registro del mayor y balances y determine sus variaciones.
2. Analice la conformación de los saldos con base en los libros auxiliares y verifique que su total es igual
al registrado en la planilla sumaria, a partir de ellas efectúe el desarrollo del programa.
3. Examine las actas de la junta directiva sobre la entrada y salida de fondos para respaldar los cambios
en la estructura del capital y obtenga copias de los documentos pertinentes.
4. Prepare un análisis de las cuentas del superávit y coteje los saldos del Estado de Balance General
con el del período anterior.
5. Examine los documentos soportes de los registros de cada clase de superávit y asegúrese de la
adecuada corrección de los asientos.
6. Determine si existen restricciones con relación al superávit como consecuencia de requisitos de
obligaciones y relacione los asientos que deban considerarse para revelarse en los estados
contables.
7. Examine las actas de la junta directiva relacionada con decisiones patrimoniales y verifique que ha
dado cumplimiento a ellas y que los registros contables son los adecuados.
8. Verifique el ingreso y contabilización de las donaciones y del superávit de cualquier índole y
determine que no existan cargos o abonos inapropiados
9. Verifique que las notas a los estados contables revelen la información adicional necesaria, y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
10. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del estado de actividad
financiera, económica y social con los demás estados contables básicos.
11. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
- Aportes Sociales
- Capital Suscrito y Pagado
- Capital de Fondos Parafiscales
- Capital Fiscal
- Aporte en Especie
- Prima en colocación de acciones, Cuotas o Partes de Interés social
- Reservas
- Dividendos y Participaciones Decretados en Especie
- Excedentes Financieros Distribuidos (DB)
- Resultado de Ejercicios Anteriores
- Resultado del Ejercicio
- Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidación
- Superávit por donaciones
- Superávit por Formación de Intangibles
- Superávit por Valorización
- Superávit por el Método de Participación Patrimonial
- Revalorización del Patrimonio
- Patrimonio institucional Incorporado
- Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales
- Recursos de Cofinanciación
- Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)
2. OBJETIVOS
2.1. DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENT0 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
1. La conformación del Patrimonio Institucional dentro de cada una de las cuentas que lo integran.
2. Que el proceso contable afecta este grupo, contemple las Normas y Principios de Contabilidad Pública
y demás normas legales del ente público.
3. Si las reservas que hacen parte del patrimonio, fueron creadas con base en parámetros legales o
estatutarios.
Determinar:
1. La conformación del Patrimonio Institucional, teniendo en cuenta los aportes en dinero y en especie, o
en su defecto por incrementos patrimoniales que pueda suceder por procesos de capitalización de
utilidades. (Exactitud, Totalidad y Revelación)
2. Que el efecto por el aumento neto de los
4. El efecto del resultado del ejercicio, presentado en activos dentro del patrimonio institucional,
los Estados Contables originados por el proceso de se haya hecho teniendo en cuenta,
las operaciones realizadas por el ente público avalúos o estimaciones basadas en
durante el período. criterios y normas de reconocido valor
5. Que el registro de la cuenta revalorización del técnico. (Totalidad, Exactitud e
patrimonio se lleva de acuerdo al incremento Integridad)
patrimonial por concepto de la aplicación de los 3. Que las valorizaciones de los activos han
ajustes parciales por inflación y de acuerdo con las sido determinadas de conformidad con las
normas legales vigentes. prescripciones legales, debidamente
contabilizadas y presentadas en el
balance. (Presentación y Revelación)
4. Que el registro del capital autorizado y
pagado, se encuentre bien clasificado y
representado en el Estado de Balance
General. (Presentación y Revelación)
5. Que los dividendos y participaciones
decretadas, correspondan al valor
apropiado de las ganancias acumuladas
mientras se hace la correspondiente
emisión de las acciones, cuotas o partes
de interés social. (Totalidad, Exactitud y
Revelación)
6. Que el superávit por donación,
corresponda al valor de los fondos, bienes
o títulos recibidos en donación, así mismo
que se hayan registrado con base en su
valor comercial. (Presentación y
revelación)
7. Que el ajuste parcial por inflación, se haya
calculado con base en el PAAG
correspondiente. (Revelación y exactitud).
3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA
Consultar PGCP, resoluciones, circulares y conceptos Este grupo debe incluir los aportes en dinero o
de la CGN. especie recibidos de personas naturales,
entes públicos y/o privados y se deber
verificar:
6. Tiene el ente público para cada clase de acciones, cuotas o partes de interés social un
registro de beneficiarios y se consolida y verifica periódicamente con la cuenta control del
libro mayor por un funcionario diferente al encargado de la custodia?
Determinar pertinencia
6.5 RESPONSABILIDADES
7. Se han presentado ajustes y reclasificaciones a Determinar pertinencia las
cuentas de Patrimonio ?
8. Se registra el resultado del ejercicio de acuerdo a
su naturaleza en la correspondiente cuenta ?
9. El registro de la cuenta revalorización del
patrimonio se lleva de acuerdo al incremento
patrimonial y por la aplicación de los ajustes
parciales por inflación ?
10. El Superávit donado se registra por el valor de los
fondos, bienes o títulos recibidos en dinero,
especie y derechos ?
11. Las reservas constituidas por el ente público están
fundamentadas en normas vigentes, estatutarias
o por decisión de la Junta o Consejo Directivo ?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pagos contenidos
en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare una planilla sumaria que descomponga el grupo de Patrimonio Institucional por cada una de
las cuentas que lo integran, e incluir saldos anteriores y actuales de acuerdo a los registros del ente
público.
2. Selectivamente tome los movimientos de las cuentas y confronte las partidas registradas en los libros
del Grupo de Patrimonio Institucional contra los documentos que lo soportan.
3. Realice seguimiento sobre las decisiones tomadas por la administración con respecto a las
observaciones y recomendaciones de la auditoría anterior. Con base en los resultados seleccione una
muestra de la cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos.
4. Examine como está conformado el patrimonio institucional del ente público por el año auditado y analice
su incremento respecto al periodo anterior.
5. Profundice el punto anterior mediante análisis efectuado a cada una de las cuentas que hacen parte
de este grupo, con el fin de validar la propiedad que tiene el ente público sobre su valor relacionado
en los estados contables.
6. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas o partes de interés social, tienen la
información necesaria para facilitar su identificación y sus beneficiarios.
7. Analice los registros por valorizaciones y verifique que los porcentajes aplicados a estos, estén
basados en criterios y normas de reconocido valor técnico.
8. Verifique la base aplicada en el cálculo de los ajustes parciales por inflación que afecte la cuenta de
Patrimonio Institucional.
9. Analice las diferencias establecidas en el proceso de conciliación de saldos por las transacciones
efectuadas entre entes públicos, con el fin de verificar el movimiento débito en el patrimonio.
10. Verifique que las reservas patrimoniales se efectúan con base en parámetros legales o estatutarios.
11. Examine la documentación comprobatoria de todos los débitos y créditos a cada clase de superávit y
asegúrese de la corrección de los asientos.
12. Examine las actas de asamblea de accionistas para comprobar los dividendos decretados y determine
si han sido pagados o incluidos en el pasivo.
13. Determine si existen restricciones en relación con cualquier clase de superávit como consecuencia de
los requisitos de emisión de las obligaciones o bonos y relacione los asuntos que deban considerarse
para revelarse en los estados contables.
14. Indague sobre las decisiones tomadas por la administración con respecto a las observaciones y
recomendaciones de la visita anterior. Con base en los resultados seleccione una muestra de la cuenta
en estudio y desarrolle los procedimientos que se describen. La muestra no deben incluir operaciones
seleccionadas en otros programas.
15. Determine la razonabilidad de las variaciones del punto anterior.
16. Examine las actas de la junta directiva o de socios y de la asamblea general y de accionistas,
relacionadas con decisiones patrimoniales y verifique que se ha dado cumplimiento y que los registros
contables son los adecuados.
17. Determine si a habido readquisición de acciones propias, verifique si el producto de las reservas y si
la custodia y controles a que están sujetas son los más adecuados. De igual forma establezca que no
se hallan pagado dividendos sobre estas acciones.
18. Determine si se ha producido cancelación de dividendos con acciones y su registro de contabilización
son los adecuados.
19. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas partes sociales tienen la información
necesaria para facilitar su identificación y sus beneficiarios.
20. Solicite y presencie la práctica de arqueo a las acciones que no han sido suscritas o canceladas y
detalle número, serie, valor unitario, característica de la acción, monto total, beneficiario y preferencias.
21. Verifique el ingreso y aplicación contable a los fondos provenientes por venta y prima en colación de
acciones, etc.
22. Verifique el ingreso y contabilización de las donaciones, superávit de cualquier índole y determine que
no existen cargos o abonos inapropiados.
23. Determine si la base tomada para reparticipación de dividendos o utilidades es la apropiada y está de
conformidad con las disposiciones o decisiones tomadas.
24. Examine el procedimiento y documento fuente que ha originado la repartición de los dividendos o
utilidades y que estas sean de conformidad con la legislación aplicable.
25. Verifique que las notas a los estados contables revelen la información adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
26. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Económica y Social con lo demás estados contables básicos.
27. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
28. Efectúe una revisión y seguimiento de las estipulaciones de las escrituras de constitución, de los
estatutos y de los contratos de préstamos que restringen el pago de dividendos.
29. Realice una revisión y seguimiento a los registros de la cuenta Superávit por Valorización, los que
representan valores acumulados que el ente público ha recibido de personas naturales o jurídicas
nacionales o extranjeras por concepto de donaciones en dinero, bienes tangibles y títulos valores o por
el aumento neto del valor que los activos determinados por estimaciones basadas en criterios y normas
de reconocido valor técnico.
Ingresos
- Ingresos Fiscales
- Venta de Bienes
- Venta de Servicios
- Transferencias
- Otros Ingresos
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Ingresos, recuerde que estos están
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los ingresos durante la vigencia; los reconocimientos, recaudos,
participación de los ingresos con destinación específica frente al total de los ingresos, índices de
evasión, reconocimientos y recaudos de la actual vigencia con relación a vigencias anteriores, soportes,
clases de contribuyentes, faltantes, mecanismos de recaudo, cumplimiento y
actualización de las normas, comportamiento del control interno, calidad de los registros, entre otros
aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo Determine las pruebas sustantivas, bajo las
en cuenta que: siguientes consideraciones:
Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo Son pruebas que diseña el auditor con el objeto
principal es determinar y comprobar la efectividad de conseguir evidencias referidas a la
del sistema del control interno que la entidad información financiera auditada. Están
contable pública haya implementado, de tal relacionadas con la integridad, la exactitud y la
manera que deben ser verificadas en el momento validez de la información financiera auditada.
de de analizar las pruebas por lo tanto en el Los procedimientos sustantivos intentan dar
momento de analizar las pruebas, con el fin de validez y fiabilidad a toda la información que
establecer si los procedimientos son adecuados y generan los estados contables y en concreto a
aplicando de manera correcta.. la exactitud monetaria de las cantidades
reflejadas en los estados financieros.
Gastos
- De Administración
- De Operación
- Provisiones, depreciaciones y Amortizaciones
- Transferencias
- Gasto Público Social
- Operaciones Interinstitucionales
- Otros Gastos
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Gastos, recuerde que estos están
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos,
pagos, participación de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con
relación a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de
requisitos legales, cumplimiento y actualización de las normas, comportamiento del control interno,
calidad de los registros, entre otros aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2. DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Establezca las pruebas de cumplimiento, Determine las pruebas sustantivas, bajo las
teniendo en cuenta que: siguientes consideraciones:
Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de
principal es determinar y comprobar la conseguir evidencias referidas a la información
efectividad del sistema del control interno que la financiera auditada. Están relacionadas con la
entidad contable pública haya implementado, de integridad, la exactitud y la validez de la
información financiera auditada.
tal manera que deben ser verificadas en el Los procedimientos sustantivos intentan dar
momento de de analizar las pruebas por lo tanto validez y fiabilidad a toda la información que
en el momento de analizar las pruebas, con el fin generan los estados contables y en concreto a la
de establecer si los procedimientos son exactitud monetaria de las cantidades reflejadas
adecuados y aplicando de manera correcta. en los estados financieros.
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Gastos, recuerde que estos están
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar relacionado
con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos, pagos,
participación de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con relación a
vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de requisitos legales,
cumplimiento y actualización de las normas, comportamiento del control interno, calidad de los registros,
entre otros aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del
sistema del control interno que la entidad contable pública haya implementado, de tal manera que deben
ser verificadas en el momento de de analizar las pruebas por lo tanto en el momento de analizar las
pruebas, con el fin de establecer si los procedimientos son adecuados y aplicando de manera correcta.
Determine las pruebas sustantivas, bajo las siguientes consideraciones:
Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir evidencias referidas a la información
financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información
financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los
estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados
financieros.
- Responsabilidades Contingentes
- Acreedoras Fiscales
- Acreedoras de Control
- Acreedoras por Contra (DB)
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de las Cuentas de Orden Acreedoras,
recuerde que estos están relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del
sistema del control interno que la entidad contable pública haya implementado, de tal manera que deben
ser verificadas en el momento de de analizar las pruebas por lo tanto en el momento de analizar las
pruebas, con el fin de establecer si los procedimientos son adecuados y aplicando de manera correcta.
Determine las pruebas sustantivas, bajo las siguientes consideraciones:
Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir evidencias referidas a la información
financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información
financiera auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los
estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados
financieros.