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Automação de Arquivos
SISTEMA DE ENSINO
Livro Eletrônico
ARQUIVOLOGIA
Automação de Arquivos
Elvis Miranda
Sumário
Automação de Arquivos. . ................................................................................................................ 3
1. Automação de Arquivos.............................................................................................................. 3
1.1. Documentos Digitais................................................................................................................. 3
1.2. Digitalização.............................................................................................................................. 4
1.3. Certificação Digital..................................................................................................................19
1.4. Preservação de Documentos Digitais.. ................................................................................21
Questões de Concurso.................................................................................................................. 25
Gabarito............................................................................................................................................42
O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para WILIANE DE OLIVEIRA MOTA - 02596410575, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título,
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Automação de Arquivos
Elvis Miranda
AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS
1. Automação de Arquivos
A primeira dúvida do candidato ao se deparar com este tópico no edital é saber do que
se trata o termo “automação de arquivos”. Então, para começar o assunto, saiba que se trata
da aplicação de tecnologias informatizadas nas rotinas arquivísticas, ou seja, implantação de
equipamentos e sistemas que possam facilitar a gestão de documentos na instituição.
Em muitos casos, o edital já detalha melhor os tópicos abordados dentro deste assunto
(digitalização, GED e certificação digital, por exemplo).
Com o avanço da tecnologia dos últimos anos, estamos vivendo uma revolução na forma
como criamos, tramitamos e tratamos os documentos dentro das empresas. É difícil imaginar,
hoje em dia, que algumas décadas atrás, a grande maioria das empresas funcionava sem com-
putadores, redes ou sistemas informatizados em suas rotinas de trabalho.
Você já parou para pensar que há alguns anos o candidato tinha que enfrentar enormes
filas para se inscrever em um concurso público? E que nestas filas ele era obrigado a preencher
uma série de formulários de inscrição, guias de pagamento, anexar cópias de documentos,
que, no final, iriam para o arquivo das bancas examinadoras?
Hoje toda esta operação é realizada por meio de sistemas informatizados, onde a docu-
mentação criada é produzida, armazenada e arquivada em sistemas digitais, trazendo agili-
dade, eficiência e rapidez nas diversas atividades. Esta documentação, ainda que em meio
digital, deve ser tratada arquivisticamente, utilizando a mesma teoria que empregamos para
os documentos tradicionais.
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acontece, por exemplo, quando você saca dinheiro ou efetua qualquer transação em um caixa
eletrônico, quando você efetua uma compra pela internet ou quando faz a inscrição em um
concurso público, por exemplo. Cada atividade desta gera um registro informatizado que será
incorporado ao arquivo da instituição. Fácil, não?
A Arquivologia defende que tais documentos devem ter o mesmo tratamento dado aos
documentos tradicionais (em papel, por exemplo), no que se refere ao controle de prazos de
guarda, controle da tramitação, controle quanto ao acesso etc.
PEGADINHA DA BANCA
Algumas questões afirmam que documentos em meio digital não podem fazer parte do arqui-
vo, o que não é verdade. A Arquivologia também deve se preocupar com o tratamento destes
documentos.
1.2. Digitalização
Um grande número de instituições, hoje em dia, digitaliza parte de seus documentos. Nos
órgãos públicos, é uma atividade bastante comum. Se você pesquisar na Internet, encontrará
diversos processos licitatórios onde se contratam empresas terceirizadas a fim de digitalizar
documentos. Existem inúmeras empresas disponíveis no mercado para este tipo de trabalho.
Em alguns casos, o próprio órgão conta, em sua estrutura com uma área responsável por exe-
cutar este serviço.
A digitalização nada mais é do que a criação de uma cópia, em meio digital, de um docu-
mento que já existe em meio analógico (quase sempre, mas não necessariamente, em papel).
Normalmente, é realizada utilizando-se scanners profissionais, que permitem um ritmo bastan-
te elevado de produção (várias páginas por minuto).
É provável que você já tenha digitalizado documentos, até mesmo em sua casa. A digitali-
zação profissional, no entanto, deve ser planejada e estruturada de forma que se otimizem os
recursos existentes (equipamentos, pessoal e instalações). De forma geral, a digitalização é
subdividida nas etapas a seguir.
• 1ª) Preparação
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Nesta etapa, cada item digitalizado é analisado, considerando principalmente a sua le-
gibilidade.
Deve existir um programa de controle de qualidade em todas as fases do processo de
conversão digital dos documentos. Recomenda-se que procedimentos de controle de quali-
dade sejam implementados e documentados e que sejam definidos claramente os defeitos
inaceitáveis numa imagem. As imagens devem ser inspecionadas enquanto estiverem sendo
visualizadas numa proporção de 1:1 (ou seja, a imagem do documento na tela será do mesmo
tamanho do documento original).
O ambiente para inspeção visual de imagens é importante: os monitores devem estar ajus-
tados e a sala deve ser escura, ou pelo menos com as luzes apagadas, sem luz do sol ou luz
ofuscante. A inspeção visual deve considerar:
• Imagem com resolução incorreta;
• Formato de arquivo incorreto;
• Imagem gravada de modo incorreto (imagem colorida graduada em escala de cinza);
• Perda de detalhes por causa de superexposição ou sombras;
• No geral muito clara ou muito escura;
• Falta de nitidez/definição excessiva;
• Imagem de cabeça para baixo ou invertida;
• Imagem distorcida ou não centralizada;
• Equilíbrio de cores incorreto;
• Imagem fosca ou sem variação de cor;
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Neste momento, você deve estar imaginando as vantagens que a digitalização pode trazer
para a instituição. Considere a seguinte situação: um órgão público contrata uma empresa ter-
ceirizada para digitalizar um volume de 300.000 processos licitatórios que se encontram em
seu arquivo intermediário, onde deverão ser guardados por 20 anos, de acordo com a tabela
de temporalidade da instituição. Que vantagens esta digitalização trará para a instituição em
questão? Podemos discutir melhor este assunto.
A digitalização é a criação de uma cópia do documento em meio digital. É importante des-
tacar que esta cópia não tinha validade legal ou jurídica até pouco tempo, o que não permitia
a eliminação dos documentos originais com vistas ao ganho de espaço no país. A atualização
da legislação, que veremos logo a seguir, trouxe esta possibilidade, colocando a digitaliza-
ção em pé de igualdade com a microfilmagem, como técnica que permite o ganho de espaço
nos arquivos.
Outras duas grandes vantagens do emprego da digitalização nos arquivos são a acessi-
bilidade e a conservação dos documentos originais. Vejamos com mais detalhes cada uma
destas vantagens citadas.
1.2.2.1. Acessibilidade
A digitalização dos documentos tem como fomo principal tornar a informação disponível.
Podemos citar centenas de casos em que utilizamos a digitalização no dia a dia como forma
de facilitar o acesso.
Quando você faz a inscrição em um concurso público, por exemplo, você costuma ler o edi-
tal, não? Agora pense um pouco: você lê o edital original ou uma cópia disponível na Internet?
É o tipo de coisa que nem paramos para pensar. É claro que existe um edital original, assinado
pela entidade, e que está arquivada na instituição, para qualquer questionamento jurídico que
possa ocorrer durante a execução do serviço. O edital disponibilizado na Internet é apenas
uma cópia (a menos que tenha sido assinado digitalmente, com emprego da certificação digi-
tal, que veremos logo a seguir), para facilitar o acesso de milhares de candidatos que, de outra
forma, teriam de buscar a informação no documento original ou em cópias em papel, a um
custo muito mais alto e menos prático.
A instituição pode, enfim, digitalizar seus documentos e tornar esta cópia disponível na
rede para facilitar o acesso. Nesta situação fica claro que não há a intenção de eliminar os
originais e ganhar espaço nos arquivos.
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A digitalização possui, assim, como a microfilmagem, uma lei que regulamenta suas ati-
vidades, que é a Lei n. 12.682/2012. A lei tramitou no Congresso Nacional, e, no seu texto
original, previa que a cópia digitalizada teria validade legal, e poderia substituir o documento
original, assim como a microfilmagem, mas o artigo que previa esta validade acabou vetado
pela Presidente da República quando sancionada.
Observe os itens da Lei que foram vetados, quando da sanção da Lei em 2012:
Art. 2º
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser des-
truído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar a legislação
pertinente.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o dis-
posto nesta Lei terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito.
Art. 5º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazena-
dos em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.
Art. 7º Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo efeito jurídico conferido
aos documentos microfilmados.
Lei n. 12.682/2012
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Veja que a lei prevê que, tanto os órgãos e entidades públicas quanto as entidades privadas
podem se utilizar da digitalização em seus acervos. Esta digitalização deve, no entanto, obser-
var o que está previsto nesta legislação e na sua regulamentação (Decreto n. 10.278/2020, que
veremos a seguir).
Esta é, com certeza, a maior inovação desta lei a partir das alterações advindas com a Lei
n. 13.874/2019 e sua regulamentação. A partir deste parágrafo, torna-se possível a eliminação
de documentos originais com sua substituição, garantindo espaço nos arquivos. Observe, no
entanto, que isso só será possível se a digitalização tiver seguido o que está previsto na regu-
lamentação desta lei (Decreto n. 10.278/2020, que veremos a seguir).
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto
nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para
todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. (Incluído pela Lei
n. 13.874, de 2019)
Este parágrafo deixa claro que, a partir da aplicação desta Lei, a cópia digitalizada passa a
ter validade jurídica, para todos os fins de direito.
O que está sendo afirmado aqui é que a cópia digitalizada será preservada pelo prazo a
que estariam sujeitos os documentos originais que lhe deram origem. Após este prazo, estas
cópias poderão ser eliminadas. Por exemplo, se um documento com prazo de guarda previsto
de 10 anos for digitalizado, sua cópia digitalizada, que o substitui, poderá ser eliminada após
este prazo, sem problemas.
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico
conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, e de
regulamentação posterior. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
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Aqui a lei prevê que deverá haver regulamentação prevendo casos em que a exposição do
documento na rede (na internet, por exemplo) deverá apresentar ao usuário um código que
indique se tratar de uma cópia digitalizada feita com os requisitos estabelecidos na legislação
e que, portanto, têm validade jurídica.
Este parágrafo deixa claro que, no âmbito do Sistema Financeiro Monetário Nacional (que
inclui as instituições bancárias), haverá legislação específica regulamentando a digitalização
de seus documentos.
§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que
contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica de-
finidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais
requisitos. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Aqui a lei prevê que, quando um documento digital for impresso, por exemplo, é normal a
utilização de mecanismos que permitam que o usuário possa confirmar a integridade e auten-
ticidade do documento, como por exemplo um código que remeta a uma página na internet,
atestando a veracidade do documento. Você verá um exemplo disso no DANFE (Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que você recebe quando compra um produto pela internet e
recebe este documento junto com a mercadoria. Nele, há um código que remete à Nota Fiscal
Eletrônica disponível do site da Receita Federal, comprovando a integridade e autenticidade do
DANFE que você recebeu.
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Veja que, no âmbito dos órgãos e entidades públicas, a lei prevê a obrigatoriedade de uti-
lização da certificação digital da ICP-Brasil (que veremos com mais detalhes posteriormente)
para garantir a integridade e autenticidade dos documentos.
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a auten-
ticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de
acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Aqui a lei reforça a necessidade de utilização de certificado digital ICP-Brasil para garantir
a integridade e autenticidade dos documentos digitalizados. Destaco novamente que este as-
sunto (certificação digital) será melhor detalhado a seguir.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utiliza-
rem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente
deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a poste-
rior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Aqui a lei alerta que um projeto de digitalização de documentos deve prever uma etapa de
indexação dos documentos, ou seja, a criação de um sistema que permita a localização das
imagens relativas aos documentos quando necessário, afinal, de nada adianta ter um arquivo
totalmente digitalizado se não for possível localizar as informações no dia-a-dia.
Art. 5º (VETADO).
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo
com o disposto na legislação pertinente.
O termo “registro público” aqui é bem específico. Ele se refere ao conceito estabelecido na
Lei n. 6.015/1973, que dispõe sobre os registros públicos, que traz a seguinte definição:
Art. 1º Os serviços concernentes aos Registros Públicos, estabelecidos pela legislação civil para
autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta
Lei. (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
§ 1º Os Registros referidos neste artigo são os seguintes: (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
I – o registro civil de pessoas naturais; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
II – o registro civil de pessoas jurídicas; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
III – o registro de títulos e documentos; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
IV – o registro de imóveis. (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975).
Em resumo, são os documentos cartorários. A lei trouxe este artigo para deixar claro que
os cartórios de registro civil e de imóveis não podem digitalizar as escrituras e certidões exis-
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tentes em seu acervo, por exemplo, e depois eliminar os originais. Assim, estes documentos
tornaram-se exceção dentro desta regra (assim como os documentos de importância históri-
ca, como veremos mais tarde).
Art. 7º (VETADO).
Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º da República.
DILMA ROUSSEFF
Márcia Pelegrini
Guido Mantega
Jorge Hage Sobrinho
Luis Inácio Lucena Adams
Muito cuidado com questões relativas à digitalização anteriores a 2020. Até então a digi-
talização não tinha validade jurídica e não havia a possibilidade de eliminação dos originais
a partir da digitalização. Era muito comum, até então, o examinador dizer que a digitalização
permitia o ganho de espaço nos arquivos, tornando o item incorreto. Hoje, esta afirmação
passa a ser correta, a partir das alterações que vimos.
O PULO DO GATO
A microfilmagem tem validade jurídica e permite a eliminação dos documentos originais (ex-
ceto os permanentes). A digitalização passa a ter esta mesma característica a partir da regula-
mentação de 2020. Assim, além de garantir maior facilidade de acesso, a digitalização passa
também a permitir o ganho de espaço nos arquivos.
Você percebeu, em alguns artigos da lei acima, que a validade jurídica dos documentos
digitalizados depende da realização desta técnica a partir dos requisitos previstos “em regula-
mento”. Ou seja, a simples digitalização de um documento não garante sua validade jurídica e a
eliminação dos documentos originais. O legislador se preocupou em deixar claro que existem
critérios a serem seguidos e que isso deveria ser regulamentado posteriormente.
Esta regulamentação veio com o Decreto n. 10.278, de 18 de maço de 2020. Vamos anali-
sá-lo para entender quais são estes detalhes.
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Veja que já na ementa é destacado que o texto do Decreto é garantirá que os documen-
tos digitalizados tenham validade jurídica, assim, como os documentos originais que lhe de-
ram origem.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV, da
Constituição, e tendo em vista o disposto no inciso X do caput do art. 3º e no art. 18 da Lei n. 13.874,
de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012,
DECRETA:
Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n. 13.874, de 20 de
setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e
os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos
digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produ-
zidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
Segundo o art. 41 do Código Civil, as pessoas jurídicas de Direito Público interno são a
União, os Estados, Distrito Federal, Territórios, Municípios, autarquias (inclusive as associa-
ções públicas) e demais entidades de caráter público que a lei assim definir. Ou seja, entenda
aqui os documentos produzidos por órgãos ou entidades públicas.
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Segundo o art. 44 do Código Civil, são pessoas jurídicas de direito privado as associações,
as sociedades, as fundações, as organizações religiosas, os partidos políticos e as empresas
individuais de responsabilidade limitada. As pessoas jurídicas de direito privado são instituí-
das por iniciativa de particulares.
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Veja que esta regulamentação não se aplicará aos documentos nato-digitais, pois estes
já nascem em meio digital, e são originais já neste formato, sendo inclusive assinados neste
ambiente, por meio de certificação digital. Os documentos referentes a operações e transa-
ções realizadas no Sistema Financeiro Nacional também não estarão sujeitos ao estabelecido
nesta regulamentação porque a Lei da Digitalização já previa que haveria legislação específica
no âmbito do SFH. Os documentos em microfilme também estão fora desta regulamentação,
pois o microfilme já tem validade jurídica, a partir de sua própria legislação (Lei n. 5.433/1968
e Decreto n. 1.799/1996). Documentos audiovisuais (com áudio e/ou vídeo) também não es-
tarão sujeitos a este Decreto. Observe que o Decreto ainda deixou claro que documentos de
identificação (como a carteira de identidade, por exemplo) e de porte obrigatório (como a CNH)
também não estarão sujeitos à possibilidade de digitalização e eliminação dos documentos
originais.
Definições:
Aqui temos algumas definições que serão utilizadas no decorrer do Decreto. É bom desta-
car o termo “metadados”, pois ele é importantíssimo para o entendimento de diversos artigos
e parágrafos do decreto.
De uma forma mais clara, metadados são os dados integrados ao documento em meio
digital, que o identificam.
Não ficou claro? Vamos melhorar então, para você ver que não é tão difícil:
Quando você tira uma foto pelo seu aparelho celular, há a gravação do arquivo de imagem
(por exemplo: o arquivo de nome IMG001.JPG). Este arquivo terá vários elementos gravados
nas propriedades do arquivo, que você verá quando acessar a imagem no aplicativo especifico,
como por exemplo: a data em que a foto foi tirada, o horário em que a foto foi tirada, o aparelho
que tirou a foto, a localização em que a foto foi tirada (nos aparelhos com GPS integrado) etc.
Quando você joga a foto na rede, outros metadados ainda podem ser acrescentados, como
as pessoas que estão inseridas na foto, por exemplo. Veja que são informações que ficam vin-
culadas ao arquivo digital (IMG001.jpg) que trazem informações relativas àquela foto. Estes
seriam os chamados “metadados”.
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Quando você cria um documento no Word ou no Excel, e pede para ver as propriedades
do arquivo, verá várias informações neste mesmo contexto. São, portanto, os metadados
do arquivo.
Regras gerais de digitalização:
Veja que este artigo tenta garantir que o procedimento de digitalização seja capaz de ga-
rantir não apenas a qualidade das imagens capturadas, mas também a possibilidade de se
identificar equipamentos e softwares empregados neste processo, garantindo a auditabilida-
de, se necessário. Para tanto, estas informações podem ficar vinculadas aos metadados das
imagens digitalizadas, que citei anteriormente, lembra?
Interoperabilidade é a capacidade de um sistema (informatizado ou não) de se comunicar
de forma transparente (ou o mais próximo disso) com outro sistema (semelhante ou não).
Para um sistema ser considerado interoperável, é muito importante que ele trabalhe com pa-
drões abertos.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas:
Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efei-
tos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno
deverá:
I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públi-
cas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documen-
to e de seus metadados;
II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Veja que, quando o documento digitalizado for utilizado em qualquer relação com um ór-
gão ou entidade pública (ou seja, com o governo), ele deverá ser assinado com certificação
ICP-Brasil e ainda atender os padrões técnicos previsto no anexo I deste decreto e conter pelo
menos os metadados especificados no anexo II deste decreto. Ou seja, a simples digitalização
de um documento não dá a esta cópia digitalizada validade jurídica, se não forem observados
todos estes detalhes.
Requisito na digitalização entre particulares:
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Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de com-
provação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitaliza-
dos será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem
for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no
art. 5º.
O que este artigo prevê é que, nas relações que não envolvam órgãos e entidades públicas,
as partes envolvidas não serão obrigadas a utilizar certificação digital padrão ICP Brasil. Nes-
ta situação, poderão ser utilizadas quaisquer tecnologias disponíveis no mercado, desde que
aceitas pelos envolvidos. Na impede, entretanto, que seja adotada a certificação digital padrão
ICP Brasil, que não poderá ser recusado por qualquer parte.
Desnecessidade da digitalização:
Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedi-
da da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade
e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados
para descarte.
O que este artigo prevê é que, antes da digitalização, deve-se aplicar a tabela de tempora-
lidade a fim de identificar documentos cujos prazos de guarda já estão expirados e devem ser
destinados à eliminação. Este procedimento é importante para evitar que sejam disponibiliza-
dos tempo e recursos na digitalização de documentos que já podem ser eliminados.
Responsabilidade pela digitalização:
Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por
terceiros.
Este artigo prevê que o procedimento de digitalização poderá ser realizado tanto pela pró-
pria entidade possuidora dos documentos quanto por terceiros. Ou seja, no caso dos órgãos
públicos, a digitalização poderá ser realizada pelo próprio órgão ou por empresa terceirizada
que preste este serviço.
Ainda que o serviço tenha sido prestado por terceiros, caberá à entidade possuidora dos
documentos digitalizados a responsabilidade pela conformidade da digitalização realizada.
Por exemplo: ainda que uma empresa tenha terceirizado a digitalização de seus documentos,
ela não poderá se esquivar de problemas relacionados à qualidade das imagens, no futuro,
com o argumento de que não foi responsável pelo serviço. Ela passa a ser responsável pelas
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Este parágrafo tenta garantir, pelo menos no âmbito da administração pública federal (Po-
der Executivo Federal), que, quando da terceirização de serviço de digitalização, que a empresa
contratada se torne responsável por danos a terceiros (no caso, cidadãos usuários do órgão,
que se sentirem prejudicados por um documento com erro de digitalização) juntamente com o
órgão ou entidade pública detentor do documento.
Descarte dos documentos físicos:
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico pode-
rá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Eu diria que este é o artigo mais importante do decreto. É ele que, finalmente, garante
a eliminação dos documentos originais após a digitalização. Perceba, entretanto, que há a
exceção dos documentos de valor histórico (também chamado de valor secundário, na biblio-
grafia arquivística) que, a exemplo da microfilmagem, não podem ser eliminados, ainda que
tenham sido digitalizados. Para este controle, há que se levar em consideração que a institui-
ção aplique adequadamente sua tabela de temporalidade, a fim de que sejam identificados tais
documentos.
Manutenção dos documentos digitalizados:
Este artigo procura garantir que a instituição busque um armazenamento correto das ima-
gens digitalizadas, em ambientes seguros e adequados. Acrescenta ainda a necessidade de in-
dexação das imagens, que permitam a localização rápida das informações quando necessário.
Preservação dos documentos digitalizados:
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o trans-
curso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
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Este artigo busca garantir que a imagem digitalizada seja mantida, no mínimo, pelo prazo a
que estariam sujeitos os documentos originais que lhe deram origem. Esta situação é garanti-
da a partir da aplicação da tabela de temporalidade na instituição. Ou seja, um documento com
prazo de guarda previsto de 20 anos que for digitalizado, terá sua imagem mantida, no mínimo,
por este período.
Preservação de documento digitalizados e entes públicos:
Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei n. 8.159, de 8
de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas
instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do
Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à pre-
servação de documentos.
Este artigo reforça a situação de que os órgãos e entidades públicas devem respeitar o
estabelecido na Lei n. 8.159/1991, a chamada Lei dos Arquivos, além das diretrizes do Conarq.
Destaca ainda a importância de aplicação da tabela de temporalidade, instrumento que contro-
la os prazos de guarda e destinação dos documentos da instituição.
ANEXO I
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
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Monocrático Texto /
Plantas e mapas 600 dpi PNG
(preto e branco) Imagem
Obs.: * Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda,
de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação
antes de ser comprimida.
Os requisitos acima são exigidos para que a imagem digitalizada tenha validade jurídica e,
consequentemente, os originais (desde que não sejam de valor histórico) sejam eliminados.
Acrescente-se ainda que, além destes requisitos, há também a exigência dos metadados pre-
vistos no anexo II, que veremos a seguir.
Ou seja, a instituição não é obrigada a seguir estes padrões, mas não poderá eliminar os
originais e substituí-los pela cópia digitalizada se não houver seguido estes detalhes.
ANEXO II
METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS
• Para todos os documentos:
METADADOS DEFINIÇÃO
Responsável pela
Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização.
digitalização
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METADADOS DEFINIÇÃO
Os metadados listados a seguir são obrigatórios apenas para os órgãos e entidades públicas.
METADADOS DEFINIÇÃO
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No Brasil, a certificação digital foi instituída pela MP n. 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil,
órgão autorizado a emiti-la. Para que você entenda o que é a certificação digital, é um arquivo
eletrônico (sim, um arquivo gravado em computador) que qualquer pessoa, física ou jurídica,
pode solicitar. Apesar de ser emitido pela ICP-Brasil, há diversas Unidades de Registro exis-
tentes, nome dado às instituições em que o cidadão é atendido para solicitar sua certificação
digital. Correios e Caixa Econômica Federal são dois exemplos de locais onde você pode soli-
citar sua certificação digital. É como o CPF, que é emitido pela Receita Federal, mas você pode
solicitá-lo nos Correios.
Uma vez emitida a certificação digital, que pode ser gravada em um cartão, token (veja a
imagem anterior), ou enviada por e-mail para que seja armazenada no computador, o usuário
cadastra uma senha pessoal, que será utilizada para utilizá-la quando necessário. Mas em que
situações você utilizaria a certificação digital? É aí que vem as vantagens desta tecnologia.
A certificação digital pode ser utilizada para te identificar em sistemas informatizados,
substituindo login e senha, por exemplo. A página da Receita Federal onde o cidadão pode
obter detalhes de sua declaração de imposto de renda só pode ser acessada com a utilização
da certificação digital, por exemplo.
Outra aplicação da certificação digital, e aí é que está o pulo do gato, é a possibilidade de
conferir a um documento assinatura eletrônica, dando a este validade jurídica e status de origi-
nal. Ou seja, você pode, a partir da certificação digital, assinar um documento em meio digital,
sem necessidade de imprimi-lo. Neste caso, o documento passa a ser considerado documento
definitivo, fica bloqueado para qualquer alteração (pois já foi assinado) e pode ser encaminha-
do digitalmente pela rede ou sistema para o destinatário sem necessidade de passar para o
papel. Até mesmo um e-mail pode ser assinado, garantindo a identidade de quem o emitiu.
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Você já deve ter recebido, por exemplo, alguma nota fiscal eletrônica, certo? Ela funciona
com base na certificação digital, onde a empresa faz a emissão por meio de um sistema e o
documento é assinado quando de sua criação. A nota fiscal é encaminhada automaticamente
para o usuário e para a receita federal, evitando o acúmulo de papel nos arquivos e maior agi-
lidade nas transações.
Outra aplicação já bastante adiantada é com relação aos Processos Judiciais Eletrônicos,
que também estão fundamentados na aplicação da certificação digital. Neste caso, o advoga-
do dá entrada na petição em meio eletrônico (pode fazê-lo do seu escritório, acessando o sis-
tema disponibilizado pelo respectivo tribunal na Internet). A petição é autuada eletronicamente
(lembra do Protocolo? Pois é, ele passa a executar suas atividades também no mundo digital)
e o processo tramita pela rede, onde cada despacho ou decisão é inserida eletronicamente, e
as assinaturas são efetuadas por meio da certificação digital.
Poderíamos enumerar diversas aplicações da certificação digital no dia a dia, e elas estão
se multiplicando nas instituições, em especial no serviço público. O SEI (Sistema Eletrônico de
Informações), por exemplo, um Sistema Informatizado criado pelo TRF – 4ª Região é utilizado
na criação de documentos administrativos onde qualquer documento pode ser criado dentro
do sistema, assinado eletronicamente, e passa a tramitar eletronicamente. Ele já foi implanta-
do em diversos órgãos nas mais diversas esferas do serviço público e tem trazido eficiência,
agilidade e ganho de espaço nos arquivos (neste caso, espaço físico, pois a partir daqui o pro-
blema é o espaço digital....).
Vale ressaltar, neste momento, que toda esta documentação em meio digital deve, como
já vimos, ser tratada arquivisticamente da mesma forma que os documentos em meio tradi-
cional, no que se refere à aplicação de tabelas de temporalidade para controle dos prazos de
guarda, controle de tramitação e acesso etc. A vantagem é que agora todo este controle é in-
formatizado, o que garante maior agilidade nas atividades.
Não confunda documento digitalizado com documento digital assinado com certificação digi-
tal. Enquanto o primeiro é uma cópia sem validade jurídica, o segundo é um documento origi-
nal, com validade, assinado digitalmente.
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E a coisa ainda não acabou... também devemos nos preocupar com a migração ou atu-
alização do formato e do ambiente tecnológico em que o documento foi produzido. Sim, as
linguagens utilizadas na informática também evoluem e mudam rapidamente. Se você procu-
rar uma planilha eletrônica criada há 15 ou 20 anos descobrirá que o formato do arquivo não
é o mesmo de hoje. Surgem novas linguagens e as que continuam existindo vão mudando o
formato, de modo que os softwares mais novos deixam de conseguir ler os documentos mais
antigos, o que é bem conveniente para as empresas que criam os softwares, pois exige que o
usuário adquira as novas versões dos programas, mas é um sério problema para aqueles que
tem a obrigação de manter a informação por longos prazos de guarda nos arquivos.
Tive a experiência de atuar como professor de informática no final dos anos 80 (não sou
tão velho assim, estava no final da adolescência...), onde trabalhávamos com computadores
ultramodernos (com 64kb de memória e tecnologia de 8 bits). Com certeza, os arquivos que
criávamos naquela época não são mais legíveis pelos computadores atuais, tanto no que se
refere às mídias, quanto às linguagens utilizadas.
É importante, na criação de documentos em meio digital, optar por formatos de arquivo
padronizados, que garantam acesso a longo prazo. O formato PDF, por exemplo, é bastante re-
comendado, pois é um formato amplamente utilizado e que não se tornará obsoleto tão cedo.
Evite formatos utilizados por poucos usuários, que amanhã podem não ser mais utilizados e
tornarão seus documentos inacessíveis.
Em resumo, temos que nos preocupar com estes diversos aspectos para a preservação de
documentos em meio digital:
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Agora é hora de treinar tudo o que vimos neste módulo. Bons estudos!
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QUESTÕES DE CONCURSO
Automação de Arquivos
Documentos Digitais
Na verdade, a utilização de documentos em meio digital tem como vantagem a maior facilida-
de de acesso às informações, uma vez que estas podem ser disponibilizadas em rede e, assim,
estarem disponíveis de forma rápida e simultânea por diferentes usuários.
Errado.
Informações em sistemas digitais, como bases de dados, são considerados parte do arquivo
da instituição, ao contrário do que afirma o item.
Errado.
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ARQUIVOLOGIA
Automação de Arquivos
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Os documentos em meio digital devem receber o mesmo tratamento arquivístico dado aos
documentos em meio tradicional, no que se refere ao controle de prazos de guarda, aplicação
da tabela de temporalidade controle de tramitação, acesso, e demais controles relacionados à
gestão de documentos.
Errado.
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A bibliografia arquivística prevê três formas (e não duas), para criação de documentos digitais:
por meio do software específica, por meio da digitalização ou por meio de sistemas gerencia-
dores de bancos de dados (SGBDs). Além disso, a visualização dos documentos depende, sim,
de softwares e computadores.
Errado.
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Automação de Arquivos
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O item apresenta corretamente as três formas pelas quais os documentos digitais podem
ser gerados.
Certo.
O item apresenta as três maneiras que podem ser utilizadas para criação de documentos digi-
tais, de acordo com a bibliografia arquivística.
Certo.
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Automação de Arquivos
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Informações em meio digital fazem sim, parte do arquivo da instituição, e não o contrário,
como afirma o item.
Errado.
Na verdade, os documentos em meio digital devem, sim, ser sujeitos ao controle dos prazos
de guarda dos documentos, de forma que a tabela de temporalidade deve ser aplicada a esta
documentação, ao contrário do que afirma o item.
Errado.
Uma base de dados pode ser considerada do gênero informático, e faz parte do arquivo da
instituição.
Certo.
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Documentos em meio digital acumulados pela entidade do decorrer de suas atividades são,
sim, considerados documentos de arquivo.
Errado.
Digitalização
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Automação de Arquivos
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A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores: da resolução óptica ado-
tada no escaneamento, da profundidade de bit, dos processos de interpolação (quando utili-
zados) e dos níveis de compressão, além das características dos próprios equipamentos e
técnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no objeto digital.
Certo.
Uma das vantagens da digitalização é permitir a conservação dos documentos originais, que
podem ser guardados enquanto sua cópia digitalizada é utilizada no dia a dia da instituição.
Certo.
A digitalização de documentos resulta numa cópia do documento, que, de acordo com a legis-
lação vigente, até pode, se realizada com critérios específicos e desde que não se tratem de
documentos permanentes (de valor histórico), substituir os documentos originais. De qualquer
forma, a versão digitalizada, ainda que tenha valor legal, não deixa de ser uma cópia do docu-
mento original.
Errado.
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A eliminação de documentos não exige, necessariamente, sua prévia digitalização, como o item afirma.
Errado.
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A digitalização, assim, como a microfilmagem, pode ser aplicada tanto aos documentos per-
manentes, quanto aos documentos temporários. No caso da digitalização, inclusive, esta pode
ser aplicada visando a eliminação de originais não permanentes, visando ganho de espaço
nos arquivos.
Errado.
Nada impede que documentos que já tenham sido microfilmados sejam digitalizados, para
facilitar o acesso a eles.
Certo.
O acesso múltiplo aos documentos é, na verdade, uma das principais vantagens da digitalização.
Errado.
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A legislação atual (Lei n. 12.682/2020 atualizada pela Lei n. 13.874/2019) até permite a elimi-
nação de documentos originais após sua digitalização, desde que tenham sido digitalizados a
partir dos critérios estabelecidos em legislação específica e desde que não sejam de caráter
permanente (de valor histórico). O artigo 2ºA desta lei prevê que “§ 1º Após a digitalização,
constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o
original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação
observará o disposto na legislação específica”.
Errado.
O item apresenta corretamente o que está previsto no artigo 2º A da Lei n. 12.682/2012, atua-
lizada pela Lei n. 13.874/2019.
Certo.
Documentos permanentes não podem ser eliminados, ainda que tenham sido digitalizados, de
acordo com o artigo 2ºA da Lei n. 12.682/2012, atualizada pela Lei n. 13.874/2019, que prevê:
“§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabe-
lecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor
histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica”.
Errado.
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Documentos permanentes não podem ser eliminados, ainda que tenham sido digitalizados
(artigo 2ºA da Lei n. 12.682/2012, atualizada pela Lei n. 13.874/2019) ou microfilmados, de
acordo com a legislação vigente.
Errado.
Certificação Digital
Um documento assinado com certificação digital tem total validade jurídica, da mesma forma
que um documento assinado em cartório, na presença do tabelião.
Errado.
O certificado digital, emitido pela ICP-Brasil, não está restrito a cidadãos brasileiros, como afir-
ma o item. Na verdade, qualquer pessoa física ou jurídica, no país, pode solicitar a emissão de
seu certificado digital.
Errado.
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O certificado digital pode ser emitido, por exemplo, em token, cartão ou mesmo em arquivo a
ser salvo na própria máquina em que será utilizado. O custo da emissão do certificado varia de
acordo com esta opção de portabilidade.
Certo.
A certificação digital é uma espécie de identidade virtual, que identifica o usuário em sistemas
informatizados.
Certo.
Mensagens de correio eletrônico podem ser assinadas por meio da certificação digital, garan-
tindo a segurança da informação, sua integridade (não pode ser alterado) e inviolabilidade.
Certo.
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A certificação digital é uma espécie de identidade virtual, que identifica o usuário em sistemas
informatizados.
Certo.
A certificação digital, que permite conferir a um documento criado em meio digital assinatura
eletrônica, dando a este validade jurídica e status de original, é emitida e controlada no país
pela ICP-Brasil, como bem afirma o item.
Certo.
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É importante que sejam adotados formatos padronizados e abertos (compatíveis com diver-
sos programas) para os documentos em meio digital (PDF, por exemplo), que garantem a pre-
servação a longo prazo desses documentos.
Certo.
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O item faz um resumo correto dos procedimentos a serem adotados visando a preservação de
documentos em meio digital a longo prazo.
Certo.
Um dos aspectos que devem ser observados na preservação de documentos digitais a longo
prazo é o formato dos arquivos, que pode se tornar obsoleto e impedir o acesso ao arquivo.
Certo.
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O item faz uma correta reflexão a respeito dos aspectos que envolvem a preservação de docu-
mentos em meio digital ao longo do tempo.
Certo.
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GABARITO
1. E 26. C 51. C
2. E 27. C 52. C
3. E 28. E 53. C
4. C 29. C 54. C
5. E 30. C 55. C
6. C 31. E 56. C
7. E 32. E 57. E
8. E 33. E 58. C
9. E 34. C 59. e
10. E 35. C 60. C
11. C 36. C 61. C
12. E 37. C 62. C
13. C 38. C 63. C
14. E 39. E 64. C
15. C 40. C 65. C
16. C 41. E 66. E
17. E 42. E 67. C
18. C 43. C 68. C
19. E 44. E 69. E
20. E 45. E 70. C
21. E 46. C 71. C
22. C 47. E 72. C
23. E 48. E 73. C
24. C 49. C
25. E 50. C
Elvis Miranda
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília, com pós-graduação em
Gerência de Projetos. É Analista Judiciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos do TJDFT. Autor de obras voltadas
para concursos públicos na área de Arquivologia.
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