MEP 506 - Taller en la Gestión de la

Integración de Proyectos

T1 - Procesos

Docente: Edwin Mamani Z.

Noviembre 2022
Temario

• 1.- Introducción
• 2.- Grupo de Procesos
• 3.- Factores Ambientales y activos de los Procesos
• 4.- Procesos de Inicio
• Los Interesados
• 5.- Procesos de Planificación
• 6.- Procesos de Ejecución
• 7.- Procesos de Monitoreo y Control
• 8.- Procesos de Cierre
• 9.- Resumen
• 10.- Repaso
 Presentación

Edwin Mamani Zeballos

• Lic. en Informática
• Masters: MBA, Gestión de Proyectos Int., Gestión
de la Innovación (near)
• Dip. Emprendimiento, Redes.

Cert.: PMP, Scrum Master, ITIL.

edwinmznet@gmail.com
emamani@ucb.edu.bo
https://www.linkedin.com/in/edwinmamanizeballos/
 Presentación

Info:
• PMBOK v6 y PMBOK v7, pmi.org
• Director de Proyectos, Pablo Lledo
• PMP Exam Prep., Ritha Mulcahy.
1.- Introducción

Enfoque Waterfall (Cascada) Mentalidad Predictiva

• Secuencial
• Fases
• Un orden especifico
• Mayor control en cada fase.

• + Planificación detallada.
• + Se recogen la mayoría de los requisitos al principio

PMBOK v6 del PMI, Prince2 de Axelos, Norma ISO 21500

1.- Introducción

Enfoque Ágil Mentalidad Adaptativa

• Flexible.
• Usa ciclos de entregas cortos (iteraciones).
• Iterativo + Incremental.
• Menos control.
• Equipos autogestionados.
• Reduce riesgo (pequeños riesgos)
• Retroalimentación inmediata.
• Respuesta rápida
• Reducción de la complejidad.

Scrum, Scrumban, Kanban, XP

1.- Introducción
Entonces: Predictivo o
adaptativo?

No existe la manera perfecta

de gestionar un proyecto

El proyecto es algo conocido,

desconocido, incierto?

Elije en base a las necesidades

y contexto del proyecto.
1.- Introducción

Predictivo cuando:
• Se tiene certeza sobre el proyecto.
• Se conocen variables y resultados.
• El proyecto es familiar para el
equipo.
• Poco probable que el alcance y los
parámetros del proyecto cambien.
• Existe detallada documentación e
información de la ejecución.
• Donde es preferible la previsibilidad
a el cambio.
• No hay experiencia en otras
metodologías.
1.- Introducción

Predictivo cuando:
Ejemplo:
• Tramo doble via Caracollo-Confital
1.- Introducción

Adaptativo cuando:
• Se requiere entregables funcionales
durante el proyecto.
• El proyecto se completan en
iteraciones.
• El alcance puede modificarse
fácilmente en el tiempo.
• Se requiere de una
retroalimentación constante para
continuar.
• Se requieren resultados entregados
de manera iterativa y/o incremental.
• Los parámetros del proyecto
evolucionan y son indeterminados.
• Si la organización se adapta
fácilmente al cambio.
• Existe incertidumbre.
1.- Introducción

Adaptativo cuando:
Ejemplo:
• Desarrollo de sistema CRM para la
empresa Nuevatel PCs
1.- Introducción

Enfoque Hibrido:
• Agile con etapas Waterfall
• Waterfall con etapas Agile
1.- Introducción

Sin importar el enfoque, el cliente quiere: Bueno, Bonito, y Barato.

1.- Introducción

Actividad:
Parte 1. 18 minutos.
a. Determinar un proyecto mediano o grande
b. Realizar la descripción del proyecto y los resultados esperados.
c. Determinar el tipo de enfoque a utilizar.
d. Justificación del enfoque a utilizar.

Parte 2. 12 minutos por grupo + 5 minutos de análisis (todo el curso).

a. Realizar la presentación del proyecto.
b. Defensa del enfoque utilizado.
1.- Introducción

PMBok v6
• Enfoque Waterfall.
• Metodología Predictiva.
• Vigente para Certificación PMP.
• Define con claridad las tareas desde el inicio,
guía para entornos estables.
• Orientado a Procesos.
• Entrada, Herramientas/técnicas, Salidas.
• Hay un ambiente interno y externo que debe
considerarse en el proyecto.
• Poca incertidumbre.
• Supervisar el proyecto en base a un plan.
• Para la mayoría de proyectos con condiciones
predefinidas.
1.- Introducción

PMBok v7
• Enfoque Ágil.
• Alto nivel de incertidumbre.
• Iteración anterior afecta a las
siguientes.
• Enfoque en los resultados de
negocio y entregables.
• Hay un ambiente interno y externo
que debe considerarse en el
proyecto.
• Para cualquier proyecto, el
proyecto se adapta (tyloring):
Predictivo o adaptativo.
• Le da importancia a generar Valor.
1.- Introducción

Are you driving Change?

Estas liderando el cambio?

Or are you being driven by it?

O, estas siendo arrastrado por el ?
2.- Grupo de Procesos

Proceso
Un proceso es una secuencia de acciones que se llevan a cabo para lograr un fin determinado.

En PM, un proceso supone una transformación de una serie de elementos de entrada, dando
lugar a uno o varios elementos de salida mediante el empleo de técnicas y/o herramientas de
transformación.
1.- Grupo de Procesos

Proceso
Herramientas y Salidas
Entradas Técnicas

Procesos relacionados

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas
1.- Grupo de Procesos

PMBOK v6: 5 Grupos de procesos

4. Monitoreo y Control

2. Planificación
1. Inicio 5. Cierre

3. Ejecución

(Video)
1.- Grupo de Procesos

PMBOK v6: 5 Grupos de procesos

Fases de proyecto:
(Puede variar según el
proy.)

4. Monitoreo y Control
Grupo de Procesos del
Proyecto: 2. Planificación
(Los grupos no varían) 1. Inicio 5. Cierre

3. Ejecución
1.- Grupo de Procesos
4. Monitoreo y
PMBOK v6: 5 Grupos de procesos Control

1.- Inicio. 2. Planificación

1. Inicio 5. Cierre
• Se Define objetivos del Proyecto.
Se identifican principales Interesados (Stakeholders). 3. Ejecución

• Se asigna el Director de Proyectos.

• Se Autoriza el Inicio del Proyecto.
2.- Planificación.
• Interesados definen el alcance del proyecto y afinan objetivos.
• El equipo desarrolla el plan para la dirección del proyecto.
1.- Grupo de Procesos
4. Monitoreo y
PMBOK v6: 5 Grupos de procesos Control

3.- Ejecución. 2. Planificación

1. Inicio 5. Cierre
• El PM coordina todos los recursos para
implementar el plan. 3. Ejecución

4.- Monitoreo y Control.

• El PM y su equipo supervisan el avance del proyecto.
• Aplican acciones correctivas.
5.- Cierre.
• El cliente acepta formalmente los entregables del proyecto.
1.- Grupo de Procesos

PMBOK v6: 5 Grupos de procesos

• Los grupos de procesos no son áreas independientes entre si. Se interrelacionan
• No es necesario que se termine al 100% para pasar al sig. Proceso.
• Un total de 49 procesos.
• Cada proceso tiene entradas, herramientas y salidas.
 1.- Grupo de Procesos

PMBOK v6: Grupos de procesos en relación con el ciclo de E. Deming

4. Monitoreo y Control
VERIFICAR ACTUAR

2. Planificación
PLANIFICAR
1. Inicio 5. Cierre

3. Ejecución
HACER

Mejora continua
1.- Grupo de Procesos

Procesos según grupos de procesos y Áreas de Conocimiento

Áreas de Conocimiento 1.- Inicio 2.- Planificación 3.- Ejecución 4.- Monitoreo y Control 5.- Cierre
1.- Integración 1 1 2 2 1
2.- Alcance 4 2
3.- Cronograma 5 1
4.- Costo 3 1
5.- Calidad 1 1 1
6.- Recursos 2 3 1
7.- Comunicaciones 1 1 1
8.- Riesgos 5 1 1
9.- Adquisiciones 1 1 1
10.- Interesados 1 1 1 1

Total (49 Procesos) 2 24 10 12 1

1.- Grupo de Procesos

Los 49 Procesos – Parte 1

Áreas de Conocimiento 1.- Inicio 2.- Planificación 3.- Ejecución 4.- Monitoreo y Control 5.- Cierre
a. Desarrollar Acta b. Desarrollar Plan de c. Dirigir Proy. e. Controlar trabajo g. Cerrar
1.- Integración de Constitución del Proy. d. Gestionar f. Controlar Cambios proy.
Proy. Conocimiento
a. Planificar alcance. e. Validar alcance.
b. Recopilar f. Controlar alcance.
2.- Alcance requisitos.
c. Definir alcance.
d. Crear EDT
a. Planificar f. Controlar Cronograma
Cronograma.
b. Definir Actividades.
c. Secuenciar
3.- Cronograma Actividades.
d. Estimar Duración
Actividades.
e. Desarrollar
Cronograma.
1.- Grupo de Procesos

Los 49 Procesos – Parte 2

Áreas de Conocimiento 1.- Inicio 2.- Planificación 3.- Ejecución 4.- Monitoreo y Control 5.- Cierre
a. Planificar costos. d. Controlar costos.
b. Estimar costos.
4.- Costo c. Determinar
presupuesto.
a. Planificar Calidad b. Gestionar c. Controlar Calidad.
5.- Calidad Calidad.
a. Planificar recursos. c. Adquirir f. Controlar recursos.
b. Estimar recursos. recursos.
d. Desarrollar
6.- Recursos Equipo.
e. Dirigir
Equipo.
a. Planificar b. Gestionar c. Monitorear
comunicaciones comunicacione Comunicaciones
7.- Comunicaciones
s.
1.- Grupo de Procesos

Los 49 Procesos – Parte 3

Áreas de Conocimiento 1.- Inicio 2.- Planificación 3.- Ejecución 4.- Monitoreo y Control 5.- Cierre
a. Planificar riesgos. f. Implementar g. Monitorear riesgos.
b. Identificar riesgos. respuesta a
c. Análisis cualitativo riesgos.
de riesgos.
8.- Riesgos d. Análisis cuantitativo
de riegos.
e. Plan de respuesta a
riesgos.
a. Planificar b. Efectuar c. Controlar adquisiciones.
9.- Adquisiciones adquisiciones. adquisiciones.
a. Identificar b. Planificar c. Gestionar d. Monitorear
10.- Interesados interesados. interesados. Interesados. interesados.
Total (49 Procesos) 2 24 10 12 1

El PM debe conocer todos los procesos y decidir cuales utilizar en cada Proy.
2.- Factores ambientales de la empresa

Factores en el entorno de la empresa.

Factores Internos:
• Cultura de la empresa.
• Sistemas.
• Competencias del personal, etc.
Factores Externos
• Leyes.
• Tendencias del mercado.
• Gustos del cliente, etc.

“La cultura se come a la estrategia en el desayuno” P.D.

3.- Activos de los procesos de la Organización

• Políticas.
• Procedimientos.
• Normas.
• Información Histórica.
• Resultados de Auditorias.
• Criterios de evaluación.
• Lecciones aprendidas, etc.

“No reinventemos la rueda”

Tanto los Factores ambientales (43 proc.) y los activos de los procesos (47
proc.) son entradas en casi todos los procesos de DP.
3.- Factores ambientales y Activos de los procesos

Ejemplos:
Ítem F. Ambiental Activos de los proc.
Estructura Organizativa X
Lista de Verificación X
Normas de comunicación X
Archivos de Proyectos Anteriores X
Canales de comunicación X
Plantillas de Trabajo X
3.- Factores ambientales y Activos de los procesos

Actividad: Responder el siguiente formulario:

(35 preguntas). 25 minutos.

https://forms.gle/D3KH2sic6zek5PTWA
4.- Procesos de Inicio

Procesos: 1.- Desarrollar el Acta de constitución del proyecto.

2.- Identificar a los Interesados (Stakeholders).

Herramientas y Salidas
Entradas Técnicas
4.- Procesos de Inicio

Principales Entradas:
1.- Caso de Negocios.
2.- Plan de gestión de los beneficios.
3.- Acuerdos contractuales.

Otras Entradas:
1.- Plan Estratégico.
Relación del proyecto con el plan estratégico de la empresa.
2.- Disparadores del proyecto.
Existe un problema para resolver?,
oportunidad del mercado?,
requisito de negocio?,
Cambio Tecnológico?,
legislación?, etc.
3.- Descripción del producto o servicio.
4.- Procesos de Inicio
4. Monitoreo y
Principales Salidas: Control
1.- Acta de constitución del proyecto.
2.- Registro de Interesados. 2. Planificación
1. Inicio 5. Cierre

Otras Salidas: 3. Ejecución

1.- Aprobación formal para iniciar el proyecto.

2.- Autorización formal para aplicar recursos a las actividades.
3.- Alinear expectativas de los interesados con los objetivos preliminares del proyecto.
4.- Alcance preliminar del proyecto.
5.- Recursos preliminares comprometidos para el proyecto.
6.- Interesados clave identificados.
7.- Director de proyecto asignado.

En los procesos de inicio debería participar la alta gerencia !

5.- Interesados o stakeholders

Personas, grupos u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de

manera positiva o negativa por el proyecto. También están los que podrían
ser afectados aunque al final no se les afecte.
La mayoría de los stakeholders suelen ser:
• Patrocinador.
• Cliente.
• Usuario.
• Director de Proyecto o PM.
• Trabajadores.
• Gobierno.
• Comunidad, etc.
 5.- Interesados o stakeholders
Ejem: Implementación de un Sistema Prepago Inhouse flexible acorde al Negocio
La empresa TelcoBo, del área de telecomunicaciones que provee servicios de Telefónica Celular y Datos (Internet) a
nivel nacional, según su plan estratégico de 3 años planea cambiar su sistema de Prepago adquirido de una empresa
externa cuyo mantenimiento y soporte anual llega a 500.000 usd. al que se adicionan 300.000 usd. por la
implementación de nuevas funcionalidades acorde a la creación de nuevos planes y paquetes de servicios relacionados
a Telefónica Celular y Datos.
Ya se tuvieron buenos resultados en la implementación Inhouse del sistema de SMS y se han realizado algunas pruebas
que indican la factibilidad de implementar el Sistema prepago.
El CEO de la compañía desea implementar este sistema en los siguientes 18 meses, y ha designado al departamento de
TI que lidere el proyecto y conforme un Equipo especial de desarrollo.
El departamento de TI bajo el análisis del alcance y en reuniones con la Alta Dirección ha determinado un presupuesto
inicial de 600.000 usd. en CAPEX Y 180.000 usd en OPEX.
El departamento de Administración y Finanzas ha designado personal que colaborara con las adquisiciones y ejecución
del presupuesto.
El departamento de Ingeniería será la encargada de integrar el sistema de prepago a la infraestructura de
telecomunicaciones y la gestión de permisos.
El departamento de Atención al cliente y Ventas ha expresado su preocupación debido a que la migración puede
provocar problemas a los planes actuales que se tiene y las fallas masivas podrían generar una perdida económica e
incluso multas con el ente regulador.
 5.- Interesados o stakeholders

Ejem: Implementación de un Sistema Prepago Inhouse flexible acorde al Negocio

• Patrocinador: CEO.
• Cliente: TelcoBO (La Alta dirección de TelcoBO)
• Usuario: Abonados que usan el servicio Prepago.
• Director de Proyecto o PM: Designado por el Departamento de TI
• Trabajadores: Personal de TelcoBo.
• Vice Presidente Depto. de Administración y Finanzas.
• Vice Presidente Depto. de Atención al Cliente y Ventas.
• Vicepresidente Depto. de TI.
• Vicepresidente Depto. de Ingeniería.
• Equipo de Desarrollo.
• Proveedor actual del Sistema de prepago.
• Entidad de Regulación de Telecomunicaciones.
• Área Call Center. En SCRUM (SBOK).
• Área de Adquisiciones. Stakeholders: Clientes,
Usuarios, Patrocinadores.
 5.- Interesados o stakeholders
Actividad : Tren metropolitano

https://www.youtube.com/watch?v=4CQY9Ip-oRw&ab_channel=Bolivia.com

Determinar Stakeholders.
Tiempo 15 minutos.
5.- Interesados o stakeholders

Conflicto de Intereses:

PM

Waterfall
Agile
 5.- Interesados o stakeholders

Conflicto de Intereses entre los interesados: Generalmente existen.

• CEO -> Llegar al Objetivo Estratégico
• TelcoBO -> Que no falle el PPS y sea flexible.
• Cliente -> Buen servicio, sin fallas
• PM -> Éxito del proyecto en Tiempo, alcance y Bgt.
• VP Admin. y Finanzas: Bajar costos. -
• VP Atención al Cliente y Ventas: No afectar al usuario, -
evitar perdida de clientes. +++ --
• VP de TI: Que funcione el PPS.
+ +++
• VP de Ingeniería: Integrar de forma controlada a la -
infraestructura en menos tiempo. Compatibilidad.
• Equipo de Desarrollo. Tener las herramientas necesarias.
• Proveedor actual: Promover el uso de su sistema, ganar.
• Entidad de Regulación: Controlar caídas y multas.
• Call Center: Evitar desborde por reclamos masivos.
• Área de Adquisiciones: Conseguir descuentos en las
compras.
Es difícil o imposible contentar a todos los interesados con el mismo proyecto.
5.- Interesados o stakeholders

Actividad: Tren Metropolitano, determinar Intereses.

Una vez identificados los Stakeholders,
indicar cuales serian los intereses del
proyecto de cada Stakeholder. -
-
Tiempo 10 minutos. +++ --
+ +++
-
5.- Interesados o stakeholders

Pasos básicos para la gestión de Stakeholders:

• Identificar a todos los interesados lo antes posible.
• Determinar sus necesidades y expectativas -> Convertirlos en requisitos del proyecto.
• Comunicarse con ellos.
• Gestionar su influencia en relación con sus requisitos.

• No todas las decisiones tomadas complacerán a todos los stakeholders.

• No olvidar: Satisfacer al Cliente para alcanzar al éxito del proyecto.
• Los stakeholders se identifican en todo el ciclo de vida del proyecto,
especialmente al Inicio.
El PM debe gestionar muy bien a los interesados para lograr un proyecto
exitoso.
6.- Procesos de Planificación

• Se refinaran los objetivos finales del proyecto.(Objetivos Iniciales=Acta de const.)

• Se definirá el alcance final.
• Promueve el apoyo y compromiso de los stakeholders.
• La planificación abarca a todas las áreas del conocimiento (10 áreas).
• La planificación se lleva a cabo de manera gradual y progresiva con
procesos iterativos.
• El grupo de procesos de planificación
4. Monitoreo y
es el mas grande -> 24 procesos. Control

2. Planificación
1. Inicio 5. Cierre

3. Ejecución
Un buen plan es la clave para un proyecto exitoso.
6.- Procesos de Planificación
Algunas acciones en estos procesos:
• Perfeccionar los requisitos generales (del Acta de constitución).
• Refinar restricciones.
• Descripción de entregables.
• Evaluar lo que se pueda necesitar para el proyecto.
• Crear una versión preliminar de los documentos de adq.
• Determinar quienes estarán en el equipo del proyecto para ayudar con la planificación.
• Dividir los entregables en EDT.
• Crear descripciones de cada paquete de trabajo en un diccionario de la EDT.
• Reunirse con los gerentes funcionales para obtener 4. Monitoreo y
su compromiso. Control
• Utilizar los datos históricos para estimar tiempo y costos.
• Planificar que se comunicara sobre el proy. 2. Planificación
• Obtener la aprobación formal del plan por el 1. Inicio 5. Cierre
patrocinador, del equipo y de los gerentes.
• Determinar que procesos de los 49 se utilizaran. 3. Ejecución
7.- Procesos de Ejecución

• Por lo general es donde se invierte la mayor parte de los recursos,

tiempo y presupuesto.
• El PM tiene un rol proactivo
• Acciones en estos procesos:
• Completar el trabajo según el Plan.
• Coordinar todos los procesos y recursos.
• Asegurar que se cumplan los requisitos con la calidad.
• Adquirir recursos, desarrollarlos y gestionarlos. 4. Monitoreo y
• Distribuir la información con los avances del proy. Control
• Gestionar las expectativas y el involucramiento de
los stakeholders. 2. Planificación
• Efectuar la adquisición de productos o servicios.1. Inicio 5. Cierre
• Enviar solicitudes de cambio y si son aceptadas,
gestionar la ejecución de los cambios. 3. Ejecución
• Actualizar los planes y documentos.
7.- Procesos de Ejecución
• Entradas Principales:
• Los Planes.
• Cambios aprobados.
• Algunas Salidas:
• Actualizaciones a los planes, documentos y/o activos de los
procesos de la organización.
• Solicitudes de cambio (menos en los procesos “Gestionar
conocimiento” y “Gestionar comunicaciones”)

4. Monitoreo y
Control

2. Planificación
1. Inicio 5. Cierre

3. Ejecución
 7.- Procesos de Monitoreo y Control
• El PM hace seguimiento del progreso y desempeño del proyecto.
• Asegura que solo se implementen los cambios aprobados.
• Este grupo requiere de una retroalimentación continua, para identificar
posibles cambios para recomendar acciones preventivas y correctivas.
• Acciones del PM:
• Recolectar datos de desempeño del trabajo.
• Procesar los datos en información de desempeño del trabajo.
• Elaborar y distribuir informes de desempeño del trabajo.
• Comparar el estado actual del proyecto vs. su línea base. 4. Monitoreo y
Control
• Analizar variaciones en relación al plan original.
• Evaluar alternativas para la mejora de procesos.
• Estimar tendencias y proyecciones. 2. Planificación
1. Inicio 5. Cierre
• Analizar las solicitudes de cambio para
aprobarlas, postergarlas o rechazarlas. 3. Ejecución
Todas las áreas de conocimiento tienen por lo menos un proceso de monitoreo y control
7.- Procesos de Monitoreo y Control
• Entradas:
• Planes de dirección del proyecto y documentos del proyecto.
• Datos del desempeño del trabajo (menos en “Monitorear y controlar el trabajo” y “Control integrado de
cambios”).
• Salidas:
• Actualizaciones a los planes de dirección de Proyecto y/o documentos del proyecto y/o activos de los
procesos de la organización.
• Solicitudes de cambio. (menos en “Control integrado de cambios”).
• Información de desempeño del trabajo (menos en “Monitorear y controlar el trabajo”, “control integrado de
cambios”).

Datos de desempeño: “hechos crudos” sin procesar.

Información de desempeño: Conjunto de datos procesados, organizados y estructurados para su

interpretación.

Informes de desempeño: reportes escritos o electrónicos con la recopilación y organización de la

información de desempeño.
8.- Procesos de Cierre
El único proceso es el “Cierre del proyecto o fase”. Consiste en completar
formalmente una fase, un contrato o el proyecto.
Todo proyecto que comienza debe cerrarse formalmente, aunque se trate
de un cierre anticipado o aborto de un proyecto.

Acciones que se llevan a cabo:

• Buscar la aceptación formal de los entregables por parte del cliente.
• Transferir el producto a servicio final al cliente.
• Verificar que todos los procesos han finalizado y que todo el trabajo ha sido completado.
• Liberar los recursos que ya no se utilizaran.
• Dejar por escrito las lecciones aprendidas.
• Archivar toda la información con índices que faciliten su futura localización.
8.- Procesos de Cierre

Festejar !
10.- Repaso
Actividad: Realizar los siguientes forms:

1.-
https://forms.gle/bChEbdowwENwaZLm9

Tiempo 25 minutos.

2.-
https://forms.gle/junLZKfiXqnQLkfF8

Tiempo 20 minutos.