GACETA OFICIAL MUNICIPIO SUCRE DEL ESTADO ARAGUA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA ESTADO ARAGUA CONCEJO DEI. MUNICIPIO SUCRE CAGUA~ BELLA VISTA ANO MMXVII Gaceta Municipal Numero 1378 Extraordinario | ARTICULO 6 SE TENDRAN COMO PUBLICADOS ¥ ES. VIGENCIA LAS. ORDENANZAS Y DEMAS INSTRUMENTOS JURIDICOS | MUNICIPALES, QUE APAREZCAN EN LA GACETA MUNICIPAL, "SALVO DISPOSICION LEGAL EN CONTRARIO Y EN CONSECUENCIN LAS AUTORIDADES. PUBLICAS Y LOS PARTICULARES QUEDAN OBLIGADOS ASU CUMPLIMIENTO Y OBSERVANCIA, LA GACETA MUNICIPAL SE TENDRA COMO DOCUMENTO PUBLICO A TODOS LOS EFECTOS LEGALES Depésito Legal N° p.p... POI201407AR34Sisrema Nacipwal Se Connal Peal Pagina 1 de 16 DESPACHO DEL CONTRALOR MUNICIPAL CAGUA, 30 DE AGOSTO DE 2017 RESOLUCION No. CMS-056-2017 207° Y 158° el Cludadano Contralor del Municipio Sucre del estado Aragua, Abog. Jestis Rodolfo Medina Velasquez, designado por el Concejo Municipal de Sucre del estado Aragua, es Mediante Acuerdo del Concejo Municipio Sucre del estado Aragua N° 1/2017 de fecha 16 de febrero de 2017, publicado en Gaceta Municipal N° 1283 Extraordinaria de fecha 16 de febrero de 2017, en ejercicio de las atribuciones conferidas en los articulos 54 numeral 5, 101 y 104 numeral 12 de la Ley Organica del Poder Publico Municipal, en concordancia con lo dispuesto numeral 1 del lo 34 de la Ordenanza sobre las Atribuciones y Funcionamiento de la oria Municipal (G.M N° 188 Extraordinaria del 26/05/2011) y el articulo 6 parte del Reglamento Interno de la Contraloria Municipal de! Municipio del estado Aragua (Resolucién N° CMS-002-2012 de fecha 02/01/2012 blicada en G.M N° 244 Extraordinaria de fecha 13/01/2012). CONSIDERANDO. a Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua, es el Organo de fiscalizacién y control de los ingresos, gastos, bienes e inversiones del icre del estado Aragua, asi como las operaciones relativas a los mismo, 5n a lo previsto en él articulo 1 de la Ordenanza sobre las Atribuciones y ento de la Contraloria Municipal (G.M N° 188 Extraordinaria de fecha CONSIDERANDO fad con lo establecido en el articulo 37 de la Ley Organica de la fal de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, se onsabilidad de las maximas autoridades jerarquicas en la normas, manuales de procedimientos, asf como otros trios, en los siguientes términos: entidad del sector publico elaborard, en el marco s normas basicas dictadas por la Contraloria de la Repliblica, las normas, manuales de entos, indicadores de gestidén, indices de Y demas instrumentos o métodos para el funcionamiento de/ sistema de les con el fin de desarrollar un sistema Unico que control de los planes y proyectos vinculados con la de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Econdmico al afio 2017 y su respectiva Distribucién General; que Presupuesto de Gastos para el ejercicio fiscal 2017 de le permita el seguimiento oportuno de las metas y oviendo la transparencia en el manejo de los recursos rios de prudencia y racionalidad econdmica. ___ CONSIDERANDO {a gestién municipal y fortalecer el contro! del Organo de Contro! Fiscal Municipal establezca y cién N° CMS-056-2017 6n al Control Social”Sistema Nacional de Cowrnol Fiscal Pagina 2 de 17 be Nei, _e@Mantenga adecuados controles internos en el marco de la Normas que dicte la ~ Contraloria General de la Republica. CONSIDERANDO Que la Contraloria del Municipio Sucre de! estado Aragua, en el marco ‘de nuestro derecho interno, adopta en los términos previstos en el contenido de la presente resolucién, como marco de referencia las normas dictadas en materia de control interno por nuestro Organo Rector en materia de Control Fiscal, con la finalidad de Contribuir con un elevado nivel de calidad en el sistema de control interno de esta Contraloria, CONSIDERANDO Que Ia existencia de las normas reguladoras de control interno de esta Contraloria Municipal, facilita el ejercicio de las potestades de orientacién, coordinacién, ordenacién y evaluacién que sobre los mismo tiene legalmente asignadas esta Organo de Control Fiscal Municipal. RESUELVE PRIMERO: Dictar el siguiente: INSTRUCTIVO PARA LA FORMACION Y PRESENTACION DE LA CUENTA DE LA CONTRALORIA DEL MUNICIPIO SUCRE DEL ESTADO ARAGUA INTRODUCCION El presente instrumento tiene como finalidad establecer los lineamientos que orienten a las Dependencias de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua para la formacién y participacin de la cuenta Institucional de los recursos correspondientes de un ejercicio econdmico financiero. La cuenta es el resumen de las acciones programada y ejecutada enmarcada con la Filosofia Institucional, tiene como finalidad la presentacion de la informacion de las cuentas de las operaciones y resultados de su gestién. Es importante destacar, que este instrumento es una guia que busca ‘optimizar la formacién y participacién de la cuenta con el propésito de cumplir con lo establecido en la Constitucién de la Republica Bolivariana de Venezuela, la Ley de fa Contraloria General de la Republica y Normas para la Formacién, " Participacién, Rendicién, Examen y Calificacién de las Cuentas de los Organos del Publico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, a por la Contraloria General de la Republica. Publicada en Gaceta Oficial de iblica Bolivariana de Venezuela No. 40492 de fecha 8 de septiembre de en la formacién oportuna y completa de la cuenta por parte de los sables, esto facilitara la participacién y rendicion de la misma ante la unidad a Interna de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua. in conjunto de acciones especificas para la formacién y a cuenta que deben ser presentada por el cuentadante de la unicipio Sucre del estado Aragua ante la Unidad de Auditoria gria del Municipio Sucre del estado Aragua de acuerdo con las lucin N° CMS-056-2017 icipacion al Control Social”mrcuganaunsnione rena Nacional ‘Contpol Fiseal Pagina 3 de.16 _ ALCANCE: a Este instrumento es aplicable a todas las de| fe pendencias de la Contralorfa del © Municipio Sucre det estado Aragua respons: i i ables de la formacién fa cuenta institucional anual, P eS GLOSARIO DE TERMINOS: eae Conjunto de libros, registros, comprobantes, estados financieros y demas locumentos que demuestren formal y materialmente los actos de administracién, Manejo © custodia de los recursos en un ejercicio econémico financiero, seguin corresponda, asi como la informacién sobre la programacién de las metas y Objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecucién. Cuentadante: Responsable de la administracién, manejo o custodia de recursos de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua. Examen de la Cuenta: Consiste en comprobar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones realizadas por los cuentadantes de los érganos y entes a que se refiere los numerales 1 al 11 del articulo 9 de la Ley Organica de la Contraloria General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, mediante revision y anélisis de los documentos correspondientes a la cuenta. Formacion: Consiste en organizar los soportes correspondientes a la cuenta, a los _ © fines de su examen. ~~ Participacién Acto mediante el cual el cuentadante notifica al érgano de control (Auditoria Interna de la Contralorfa del Municipio Sucre del estado Aragua), que la lenta se encuentra formada y lista para su examen. R in de Cuenta: Obligacién que tiene el cuentadante de demostrar formal y materialmente a través de libros, registros comprobantes, estados financieros y demas documentos, la correcta administracidn, manejo 0 custodia de los recursos, i como la presentacién de los resultados de la planificacién, programacién ejecucién vinculados con la cuenta. Re nsable de la conformacion de la cuenta: Es la persona encargada de lectar la informacién, verificar e integrarla para la formacion y presentacién de ance para la formacion y participacién de la cuenta sera el ejercicio co financiero comprendido entre 01 de enero al 31 de diciembre del afio scion y presentacidn de la cuenta institucional sera responsabilidad del , designado por la maxima autoridad o de acuerdo a lo establecido en ptivo de Clases de Cargo vigente de la Contraloria del Municipio \ragua, segiin lo establecido en el articulo 3 de la Norma para la acién, rendicién, examen y calificacién de las cuentas de los Pliblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes Oficial 40.492. de los noventa (90) dias continuos al cierre del ejercicio participar por escrito a la Unidad de Auditoria Interna a la cuenta esta formada y lista para su examen, ‘articulo 13 de la Norma para la formacién, participacién, N° CMS-056-2017 én al Control Social”£% Sistema Nacional de Conraol Fiscal ‘ Pagina 4 de 16 © fefidicién, examen y calificacién de las cuentas de los érganos del Poder Publico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, Gaceta Oficial NO 40.492. 4. El cuentadante de la cuenta, deberd recibir por parte de la unidad de Auditoria Interna de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua, una constancia de recepcién, donde se considera rendida la cuenta, luego de que Auditoria Interna haya verificado su correcta formacién. 5. Efectuada la revisidn preliminar de la cuenta por parte de la Unidad de Auditoria Interna de esta Contraloria si esto detecta una deficiencia en la formacion, levantaran un acta para dejar constancia de dicha circunstancia y el cuentadante en un lapso que no exceda de veinte (20) dia habiles contados a partir de la fecha de suscripcién, deberdn efectuar su correccién, segUn lo establecido en el articulo 16 de la Norma para la formacidn, participacién, rendicién, examen y calificacion de las cuentas de los drganos del Poder Publico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, Gaceta Oficial N° 40.492. 3.- NORMAS ESPECIFICAS: Objetivo: Describir en forma ldgica y secuencial los pasos a seguir para conformar la cuenta Institucional. Normas Especificas: 1. El cuentadante como responsable de la conformacién de la cuenta, debera enviar los memorandums a las dependencias cuando sea necesario, solicitando la informacion en fisico o digital (CD) para la conformacién de la cuenta, la primera semana de inicio de las actividades del nuevo ejercicio fiscal. 2 Cuando sea revisada la informacion consignada por las dependencias y ésta Mo corresponda a la solicitada o no esté completa, se deberd elaborar un memorandum de solicitud de informacién faltante, estableciendo un nuevo lapso de recepcién basado en la fecha de entrega de la cuenta. 3. En la conformacién de la cuenta la documentaci6n impresa debe ser foliada. 4. La informacién que conformara la cuenta debe ser organizada en una carpeta, de la siguiente manera: * Una (1) Portada, indicando Examen de la Cuenta (Afio). * indice, debe indicar los nimeros de pagina segiin los lineamientos establecidos sobre la estructuracién que se muestra en la pagina de ESTRUCTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA. * Cuerpo de la Cuenta, lo conforma toda la documentacién estructurada con lores de identificacin por ftems, como lo indica la pagina ICTURA PARA LA FORMACION DE LA CUENTA. 0 Unico “Estructura para la Formaci6n de la Cuenta” propuesto por este fiscal Municipal establece por items los documentos solicitados itoria Interna. que exceda de diez (10) paginas, deben ser grabados en CD ¥ menor 0 igual a diez (10), puede ser impresa o en CD con el debe estar firmada y sellada por la dependencia 7 con indicacién de: elaborado por; revisado por y i6n al Control Social”Nacional SS de Contol Fiscal ) Pagina 5 de 16 8. La Informacién de los CD debe estar almacenados por carpetas y clasificada Seguin la estructura solicitada, Asimismo deberd traer anexo una (1) pagina de contenido firmados, seliados por los responsables que suministra la informacion. 9, Los CD a ser incluido en la cuenta debe llevar: sello y nombre de la dependencia que suministra la informacién, un numero correlativo de los CD incluidos, de acuerdo al orden de organizacién en la carpeta donde se almacena la Conformacién de la cuenta. 10. Cuando la informacién recibida, esté ubicada en un cd y esta pertenezca a dos © més items diferentes segtin el esquema de la estructura para la formacién de la cuenta, se debera indicar en los items del indice el lugar donde esta ubicada la 11. El cuentadante es el responsable de cumplir y hacer cumplir los lapsos establecidos en la formacién y presentacion de la cuenta. 12. Lo no previsto en este instructivo y las dudas que surjan en su aplicacién, se debera consultar a la Normas Para la Formacién, Participacién, Rendicién, Examen y Galiicaci6n de las Cuentas de los Grganos del Poder Publico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, dictada por la Contraloria General Ge la Republica, Gaceta Oficial 40.492. 4.- PROCEDIMIENTO: \CION DE LA CUENTA: Actividad Elabora para cada Dependencia de ser necesario, un memorandum en original y copia modelo (EC- CMS-01), Solicitando la informacién a las _Dependencias mencionadas en “DOCUMENTOS A SOLICITAR A LAS DEPENDENCIAS CORRESPONDIENTES” para elexamendelacuenta, Hace firmar memorandum por el cuentadante y envia a 2 las unidades correspondientes, archiva copia como soporte de la solicitu |Prepara carpeta donde almacenara la informacion | recabada del ejercicio econémico, segtin lo establecido en la Norma General (N° 2) de este procedimiento. Recibe y coteja la informacién con la solicitada segin el sponda con lo solicitado por Ia unidad de Auditoria Interna y verifica que se ‘cumpla lo establecido en las Normas Especificas N° 5,6 7 de este instructivo. e | lo solicitado, memorandum segiin los establecido en las @ la documentacién, organizada la folia el contenido de las carpetas% ‘Socees actos Goel Poet Paging 6 de 16 Tnotificacién de la formacién de la cuenta, segin modelo | (EC-CMS-03), indicando cuantas carpetas conforman le | cuenta e identificdndolos por tomes y entregs af Recibe copia firmada y sellade por le Unidad de Auditorie Interne y como soporte de Ia entrega de la Cuenta en le feche establecide cor Espera por revisién de la Unidad de Auditoria 2 | Una vez efectuada la revision preliminer de la correct2 form |informacién requerida segin el acta reciide | Unidad de Auditoria Interna indicando lapso de | Normas Generales de este fimiento (No. 6) Hace firmar por et Cuentacants el memorand: Consigna memorandum en original y copia = ee ge mnie deb cn memorandum° s ae Covet Plead Pagina 7 de 16 * Gaceta Municipal y/o Acto administrativo, a través del cual la maxima autoridad delega la facultad de ordenar compromisos, pago y manejo de cuentas bancarias o instrumentos financieros (en el caso de existir delegatoria). Vf Normativa legal aplicable al periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendicién. * Manual de organizacién vigente para el periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendicién. * Instrumentos normativos debidamente aprobados por la maxima autoridades, tales como manuales de normas y procedimientos, manuales de procedimientos del sistema de modificaciones presupuestarias, reprogramaci6n de la ejecucin del presupuesto, riesgo, indicadores, puntos de cuenta, agenda del directorio, entre otros vinculados a la cuenta. 5.1.- Planificacién y Gestién: * Plan Operativo Anual (POA) de la Contralorfa del Municipio Sucre del estado Aragua. + Informe de Gestién correspondiente al ejercicio econémico financiero a rendir. + Reportes utilizados a través de indicadores de gestion 5.2.- Contable: + Libros principales y auxiliares. registros y ajustes que aseguren el Cumplimiento de los principios de contabilidad e informacién contable. * Estados financieros: Estado de la situacién Financiera (Balance General) con Sus respectivas notas explicativas. 5.3.- Administrativo: _* Instrumento juridico y actos administrativos dictados por la maxima ___ autoridad. * Constancia de Caucién (Articulo 161 LOAFSP y 52 de Reglamento N° 1). _® Acta de entrega, si hubo cambio en el ejercicio. enanza de Presupuesto de Gastos donde conste el presupuesto de 30 de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua. esto aprobado para el ejercicio econémico financiero sujeto a la | de la cuenta. IN presupuestaria emitida por el Sistema llevado por la listracién de Recursos de la Contraloria del Municipio lo Aragua 0 el sistema automatizado equivalente. lisos validamente adquiridos, causados y no causados © econdmico financiero, para el periodo evaluado. fas cuentas 0 instrumentos financieros. iicipal.‘: srenia Nacional de Conrnol Fiseal 7 Pagina 8 de 16 oa con los Fondos en Anticipo (Egresos o Gastos): Obie iti e" Listado de las érdenes de pago 0 comprobantes de egresos y gastos, emitidos y anulados por el Sistema Administrativo llevado por la Direccién de Administracién de Recursos. Ordenes de pago o comprobantes de egresos y gastos, con su correspondiente imputacién presupuestaria. rdenes de pago o comprobantes de pago y sus soportes, con cargo a los fondos en Anticipo (Caja Chica, Fondo en Avance). * Listado de gastos causados y no pagados al 31-12 (Ley Organica del Poder Publico Municipal 0 Ley Organica de la Administraci6n Financiera del Sector Publico). * Relacidn de drdenes de compra y servicios 0 su equivalente, requisiciones, presupuesto, acta de controles perceptivos, entre otros. . Listado de proceso de contrataciones efectuadas durante el ejercicio. + Listado de bienes muebles e inmuebles adquiridos. * Comprobantes justificados de los gastos por concepto de Talento o Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisién de servicio, contratado, eventuales, jubilado, pensionado, aportes patronales. 5.7.- Relacionada con los Bienes Publicos: * Designacién del funcionario o funcionaria que actué como responsable patrimonial de bienes, aprobados por la maxima autoridad y publicado en Gaceta Municipal (Registrador de Bienes-Unidad de Bienes). Tnventario inicial de los bienes de la Contraloria Municipal. Formularios auxiliares prescritos para el control de los bienes. Relacion detallada de bienes transferidos bajo custodia y administracion. Listado de adquisiciones 0 incorporaciones de bienes al inventario. Listado de la desincorporacién de bienes y sus justificativos. Relacién detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes, adquiridos, recibidos y sus condiciones. » Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos. * _ Inventario final de bienes publicos al cierre del ejercicio. 5.8.- Direccién de Recursos Humanos: os ott ido que sefiale: gastos por concepto de Talento o Recurso Humano, que ya al personal de alto nivel, fijo, comisién de servicio, contratado, ‘ eventuales, jubilado, pensionado, aportes patronales. MODELOS: eee es Responsable | Cuentadante de la acién para examen | Formacién de la ita institucional cuenta Cuentadante dela Formacién de la Fisico cuenta Cuentadante dela Formacién de la cuenta Cuentadante dela Formacién de la Fisico cuenta ‘Cuentadante de la Formacién de la cuenta, Fisico FisicoWi MEMORANDO SOLICITUD DE INFORMACION PARA EXAMEN CUENTA ‘<< INSTITUCIONAL MODELO: EC-CMS-01 MEMORANDO DAR-XXX-20XX Para: (Nombre de Jefe de Unidad donde se solicitara la Informacién) (Nombre de la Dependencia) De: (Nombre del Cuentadante de Cuenta Institucional) Asunto: Solicitud de informacién para examen cuenta institucional. Fecha: XX/XX/20XX Me dirijo a usted en la oportunidad de informarle que una vez realizado el cierre del ejercicio econémico financiero del (Afi), y basado en la Normativa para la Formacién, Participacién, Rendicion, Examen y Calificacion de las Cuenta de los érganos del Poder PUblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, debera enviar los documentos que se requieren para rendir la cuenta de la Contraloria del Municipio ‘Suore del estado Aragua antes (Indicar fecha de entrega por parte de la dependenc! donde se solicita la informacion) al tiempo que establece el articulo 13 de la normativa antes mencionada, publicada en Gaceta Oficial. N°. 40.492 con el fin de obtener la _ documentacién e integrar la formacién de la cuenta institucional Documentos requeridos para el examen de la Cuenta: (Indicar de manera detallada |: formacion que la Unidad de Auditoria Interna requiere para el examen de la Cuenta) Los documentos fisicos a enviar, deberan estar ordenados, y firmados y sellados por el responsable de Ia informacién suministrada y aquellos documentos que por su Contenido tengan mas de diez paginas deberan ser digitalizadas y almacenados en un CD en formato PDF (No enviar DVD). Firma del responsable con el indice de lo almacenado en el CD. El CD debera estar etiquetado con el nombre de la unidad, firma del Tesponsable, fecha y titulo del contenido. Asi mismo, se debera anexar al CD una pagina ‘identificada por la Dependencia e indicando el nombre de cada archivo almacenado, con ni informacién que describa el contenido, esta pagina deberd tener registrado el del responsable de la informacion suministrada, firmada y sellada. ‘items que no sean llevados internamente por la unidad, deberan escrito, mediante un informe con una exposicién de motivo que justifique abiKot Sistema Nacional de Conrwot Fiscal Pagina 10 de 16 |/ SEPARADOR \ MODELO: EC-CMS-02 ORGANIZATIVO PLANIFICACION Y GESTION CONTABLE PRESUPUESTARIO FINANCIERA RELACIONADA CON LOS FONDOS EN ANTICIPO (EGRESOS 0 GASTOS): RELACIONADA CON LOS BIENES PUBLICOS DIRECCION DE RECURSOS HUMANOSzi Pagina 1 COMUNICACION DE FORMACION DE LA CUENTA oo MODELO: EC-CMS-03 MEMORANDO DAR-XXX-20XX Para: Nombre del Auditor (a) (UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA) De: (Nombre del Cuentadante de Cuenta Institucional) Asunto: FORMACION DE LA CUENTA Fecha: XX/XX/20XX Tengo a bien dirigirme a Usted; en uso de las atribuciones contenidas en el numeral 7 del articulo 8 de la Reforma Parcial de la Estructura Organizativa y Funcional de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua (Resolucién N° CMS-016-2017 de fecha 13/03/2017- GM N° 1297 Extraordinario de fecha 15/03/2017) en concordancia con el Manual Descriptivo de Clases de Cargo vigente de este Organo de Control Fiscal Externo Municipal; en la oportunidad de hacer entrega de la cuenta de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua, correspondiente al ejercicio fiscal 20XX la cual consta de (XX) XXXXXXXX folios " distribuidos en una (01) carpeta en los siguientes aspectos, segtin se relacionan a continuacion: Organizativos: * Estructura Organizativa y Funcional de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua * Filosofia Institucional. ‘* Gaceta Municipal ylo Acto Administrative, a través de la cual se nombra la maxima autoridad y Comisién de Contrataciones. * Gaceta Municipal, Acto administrativo y/o Instrumento normative mediante el cual la maxima autoridad nombra al o los cuentadantes o responsables adicionales, segtin sea el caso. Gaceta Municipal y/o Acto administrativo, a través del cual la maxima d delega la facultad de ordenar compromisos, pago y manejo de “bancarias o instrumentos financieros (en el caso de existir legal aplicable al periodo de la cuenta a formar y sujeta a rendicion rganizacién vigente para el periodo de la cuenta a formar y sujeta 1s debidamente aprobados por la maxima autoridades, s de normas y procedimientos, manuales de 1a de modificaciones presupuestarias, idpacién al Control Soca” 109, Cagua Edo. Araqua, RIF.: G-20003268-5 ccontreloriasucrearegua@hotmal.com= 1 comping Sr'Cowrmal Peat mad, Pagina 12 de 16 ~ J rogramacién de la ejecucién del presupuesto, riesgo, indicadores, puntos “de cuenta, agenda del directorio, entre otros vinculados a la cuenta. Planificacién y Gestion: * Plan Operativo Anual (POA) de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua * Informe de Gestin correspondiente al ejercicio econdmico financiero a rendir. * Reportes utilizados a través de indicadores de gestion. Contable: * Libros principales y auxiliares. registros y ajustes que aseguren el cumplimiento de los principios de contabilidad e informacion contable. Estados financieros: Estado de la situacion Financiera (Balance General) con Sus respectivas notas explicativas. Administrativo: * Instrumento juridico y actos administrativos dictados por la maxima autoridad * Constancia de Caucidn (Articulo 161 LOAFSP y 52 de Reglamento N° 1). * Acta de entrega, si hubo cambio en el ejercicio. Presupuestario: * Ordenanza de Presupuesto de Gastos donde conste el presupuesto de egreso de la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua * Presupuesto aprobado para el ejercicio econdmico financiero sujeto a la formacion de la cuenta. * Reporte de la ejecucién presupuestaria emitida por el Sistema llevado por la Direccién de Administracion de Recursos de la Contraloria del Municipio ‘Sucre del estado Aragua o el sistema automatizado equivalente. Relacién de compromisos validamente adquiridos, causados y no causados al. cierre del ejercicio econémico financiero, para el periodo evaluado. Financiera: * Relaci6n de cuentas bancarias que maneja la Contraloria del Municipio Sucre del estado Aragua. * Libros auxiliares y de banco o su equivalente. __+ Estado de cuenta de cada una de las cuentas o instrumentos financieros, ‘« Planillas de reintegro al Tesoro Municipal. a! a onada con los Fondos en Anticipo (Egresos o Gastos): tado de las érdenes de pago o comprobantes de egresos y gastos, _ emitidos y anulados por el Sistema Administrativo llevado por la Direccion de J inistracion de Recursos. de pago © comprobantes de egresos y gastos, con su fiente imputacion presupuestaria. de pago 0 comprobantes de pago y sus soportes, con cargo a los icipo (Caja Chica, Fondo en Avance). causados y no pagados al 31-12 (Ley Organica del Poder pal o Ley Organica de la Administracion Financiera de! Sector es de compra y servicios 0 su equivalente, requisiciones, controles perceptivos, entre otros. o de contrataciones efectuadas durante el ejercicio. _Resolucién N° CMS-056-2017 icip an al Control Social”company de Conrnylt Fiscal Relacionada con los Bienes Publicos: Pagina 13 de 16 Listado de bienes muebles e inmuebles adquiridos. \ Designacién del funcionario o funcionaria que actué como responsable patrimonial de bienes, aprobados por la maxima autoridad y publicado en Gaceta Municipal (Registrador de Bienes-Unidad de Bienes). Inventario inicial de los bienes de la Contraloria Municipal. Formularios auxiliares prescritos para el control de los bienes. Relacion detallada de bienes transferidos bajo custodia y administracion. Listado de adquisiciones o incorporaciones de bienes al inventario. Listado de la desincorporacion de bienes y sus justificativos. Relacién detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes, adquiridos, recibidos y sus condiciones. Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos. Inventario final de bienes publicos al cierre del ejercicio. Direccién de Recursos Humanos: . Listado que sefiale de los gastos por concepto de Talento o Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisién de servicio, contratado, eventuales, jubilado, pensionado, aportes patronales Ahora bien, en virtud a lo que antecede, esta Direccién de Administracién de Recursos de esta Contraloria Municipal le notifica que la Cuenta se encuentra formada y lista para su revisién preliminar de acuerdo al articulo 16 de las Normas para la Formaci6én, Participacién, Rendicién, Examen y Calificacién de las Cuentas de los Organos del Poder Publico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados (Resolucién N° 01-00-000167 de fecha 20 de agosto de 2014- G.O N° 40.492 del 08 de septiembre de 2014) Sin mas que hacer referencia, se suscribe a sus gratas érdenes. Atentamente, (Nombre del Cuentadante) Cuentadante de la cuenta "De la Paticipacién al Control Socal” | Plaza, Piso 03, Oficina 09, Cagua Edo. Araque, RIF: G-20003268-5 ‘Direccién de Correo Electronico:contralorasucrearagua@hotmal.comGoat Fiat Pigina 14 de 16 MEMORANDO CONSIGNACION DE INFORMACION A LA REVISION PRELIMINAR EC-CMS-004 Oficio N° UAI XXX-20XX Cagua, XX de XXXXXX de 20Xx Ciudadano: XXXXXXXAXXXXKXXXXK Presente.- Me dijo a usted, en la oportunidad de saludarle y solicitarle algunos documentos Ue @ juicio de la Unidad de Auditoria Interna faltan en la formacidn de la Cuenta de este ae de Control Fiscal correspondiente al ejercicio econdmico financiero (afio), dicha solicitud se hace a los fines de dar cumplimiento al articulo 16 de las Normas para la Formacion, Participacién, Rendicién, Examen y Calificacion de las Cuentas de los Organos del Poder Publico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus entes descentralizados, publicada en Gaceta Oficial de la RepUblica Bolivariana de Venezuela No, 40492 del 8 de septiembre de 2014. Dado que la cuenta fue revisada por el organo de control interno, emitiendo informe, la cual indica deficiencia en la formacién, por no haber sido incluido algunos documentos que se mencionan a continuacion y que su unidad debera enviar al (Nombre de la unidad donde se consolidara la informacion), antes del con el fin de obtener la documentacién e integrar la formacion de la cuenta institucional Los documentos fisicos a enviar, deberan estar ordenados y firmados y sellados por el responsable de la informacion suministrada y aquellos documentos que por su contenido tengan mas de diez paginas podran ser digitalizadas y guardadas en un CD en formato PDF (No puede ser DVD, ya que la unidad de Auditoria no tiene equipos que lo puedan leer), con el indice de lo almacenado en él, El CD debera estar etiquetado con el nombre de la Dependencia, firma del responsable, fecha y titulo del contenido. Asi mismo se debera anexar al CD una pagina identificada por la unidad e indicando el nombre de ‘cada archivo almacenado en él y con una breve informacion que describa el contenido, esta pagina debera tener registrado el nombre y apellido del responsable de la jacion suministrada, firmada y sellada. mentos requeridos para el examen de la Cuenta: Janera detallada Ia informacién que requiere la Unidad de Auditoria Interna seguin el Acta producto preliminar). gue no sean llevados internamente por la Unidad de Auditoria Interna, nifestario por escrito, mediante un informe con una exposicién de motivo que 180. referencia, se suscribe de usted Atentamente, (Nombre del Cuentadante) Suentadante de la cuenta Edo, Arague, RIF.: G-20003268- conrionasireragus@hotma ansrrepuanoyanis ° ; a conmmugnte urgera l Sistema Nacional de Comrwol Fiscal ‘i: _, Pagina 15 de 16 RESPUESTA A LA REVISION PRELIMINAR DE LA FORMACION DE CUENTA EC-CMS-005 MEMORANDO DAR-XXX-20XX Para: Nombre del Auditor (a (UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA) De: (Nombre del Cuentadante de Cuenta Institucional) Asunto: FORMACION DE LA CUENTA Fecha: — XX/XX/20XX En atencién al Acta emitida Por la unidad de Auditoria Interna, en relacién a la Fevisi6n preliminar de la cuenta institucional correspondiente al ejercicio econémico financiero del (afio) y en la que se indicaron deficiencias a juicio de la unidad de Auditoria, tales como la falta de documentacién en la formacién de la cuenta. Por lo antes expuesto y atendiendo lo establecido en el articulo 16 de la gaceta N°. 40.492 de fecha 8 de septiembre de 2014, se remite anexo a este documento (nimero de carpetas) contentiva con la documentacién solicitada que complementa la cuenta institucional objeto de examen. Informacién contentiva en la carpeta anexa: (Indicar de manera detallada que esta si itando la Unidad de Auditoria Interna, segin el Acta Producto del examen preliminar) ‘Sin mas a que hacer referencia, se despide Atentamente, (Nombre del Cuentadante) Cuentadante de la cuenta 0 03, Oficina 09, Cagua Edo. Aragua, RIF.: G-20003268-5 Correo Electronico:contraloriasucrearagua@ hotmail.com