INSTRUCTIVO PARA EL REINTEGRO AL TESORO DEL ESTADO LARA DE LAS

EXISTENCIAS EN CAJA Y BANCOS NO COMPROMETIDAS AL 31 DE DICIEMBRE DE CADA

EJERCICIO FISCAL POR PARTE DE LOS ENTES DESCENTRALIZADOS DEL EJECUTIVO
ESTADAL

La Oficina de Planificación y Presupuesto de la Gobernación del Estado Lara, cumpliendo con las
atribuciones que le confiere el ordenamiento jurídico en las materias de su competencia, establece
a través del presente instructivo, los lineamientos generales para:

1) la incorporación al presupuesto vigente de los Entes Descentralizados de los saldos finales en

caja y bancos no comprometidos al cierre del ejercicio fiscal anterior

2) el reintegro al Tesoro Estadal de los precitados saldos, de acuerdo a lo establecido en el Artículo

33 Numeral 4 de la Ley de Administración Financiera del Sector Público del Estado Lara.

DISPOSICIONES GENERALES

Los Entes Descentralizados de la Administración Pública del Estado Lara estarán sujetos a las
siguientes disposiciones:

a) Realizar los registros presupuestarios y contables pertinentes durante la vigencia de cada

ejercicio, a efectos de mantener una Contabilidad presupuestaria y patrimonial actualizada.

b) Al cierre de cada ejercicio, el ente deberá determinar las existencias en caja y bancos no
comprometidas, en cumplimiento y de conformidad con las disposiciones legales pertinentes y
según el modelo que la Oficina de Planificación y Presupuesto le ha suministrado en reiteradas
ocasiones vía electrónica y el cual forma parte del presente instructivo.

c) Una vez determinado el saldo o existencias no comprometidas en caja y bancos para el

ejercicio en cuestión, mediante un Estado demostrativo, el ente descentralizado deberá adjuntar y
remitir dicha información con su debida certificación de recursos, a la Oficina de Planificación y
Presupuesto. Así mismo, deben conformar un expediente contentivo de: la Ejecución Financiera
del Presupuesto de gastos con el seguimiento del Plan Operativo Anual correspondiente, el
Balance general a la fecha del ejercicio culminado con las respectivas notas explicativas de la
conformación del activo y pasivo reflejado, la relación de cuentas por pagar y de cuentas por
cobrar, Relación de compromisos de causar, Relación de obras en ejecución o pendientes por
cerrar, con el indicativo del año en que fueron iniciadas, el nivel de ejecución en cada etapa del
gasto y último ejercicio fiscal donde fue incorporada la obra. Igualmente, debe contener el estado
de resultado del periodo económico financiero, la conciliación bancaria al 31 de Diciembre del año
objeto de revisión. Así mismo, deberá anexar los estados financieros mencionados del año
inmediatamente anterior al que se está cerrando o presentando, a efectos del enlace de saldos. El
ente descentralizado tendrá la obligación de resguardar la información antes mencionada en un
legajo de documentos en forma de EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO, el cual debe estar disponible
para su revisión, si así lo requiere esta Oficina.

d) Es menester resaltar que, una vez recibidos los recaudos exigidos por esta Oficina, solo se
considerará como válida la información contenida en el Estado Demostrativo de las existencias en
caja y bancos no comprometidas con su debida certificación de recursos anexa, en tal sentido se
exhorta a todos los entes de la administración pública del estado Lara, a mantener en sus archivos
documentales y electrónicos la información financiera y contable pertinente, cuya veracidad y
confiabilidad quedará a su entera responsabilidad. Esta situación, no excluye la potestad de la
Gobernación del Estado Lara de realizar las revisiones y actuaciones de control que a bien
considere necesario.

1) Incorporación al presupuesto vigente de los Entes Descentralizados de los saldos finales

en caja y bancos no comprometidos al cierre del ejercicio fiscal anterior.

Establecidos y certificados los saldos de las existencias en caja y bancos no comprometidas en

cada periodo fiscal y expresados mediante Estado Demostrativo remitido a la Oficina de
Planificación y Presupuesto, el Ente Descentralizado, tendrá la oportunidad, previa demostración
de las urgencias y prioridades presupuestarias y financieras, de presentar ante la Oficina de
Planificación y Presupuesto, los recaudos necesarios a fin de evaluar la incorporación de la
parcialidad o la totalidad de dichos recursos o existencias; no obstante, corresponderá al Director o
Presidente del Ente solicitar ante la ciudadana Gobernadora, la respectiva aprobación para ser
incorporados en su Presupuesto de Ingresos y Gastos.

Derivado de lo anteriormente señalado, el Organismo debe consignar la propuesta de solicitud de

incorporación, según Modelo emitido por esta Oficina y el cual debe contener de manera detallada
la fuente de financiamiento, la discriminación de las partidas de gastos que se van a incrementar
con indicación del programa o programas correspondientes, es decir la información inherente a las
categorías programáticas que hayan lugar.

Una vez aprobada la solicitud de incorporación mencionada en el párrafo anterior por ante la
ciudadana Gobernadora del Estado, se tramitará de conformidad al procedimiento pertinente.

A todo efecto, el Ente Descentralizado deberá mantener en el debido resguardo institucional, la

documentación presupuestaria, financiera y contable de manera física /documental y digital, bajo la
premisa que la veracidad de la misma corre a responsabilidad del mismo.

2) Reintegro al Tesoro Estadal de los saldos o existencias en caja y bancos no

comprometidas al cierre del ejercicio, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 33 Numeral
4 de la Ley de Administración Financiera del Sector Público del Estado Lara.

Tal como se indica en las Disposiciones Generales, y en el procedimiento N 1, el ente debe

Consignar ante la Oficina de Planificación y Presupuesto, el Estado Demostrativo de las
existencias o saldos en caja y bancos no comprometidas por el Ente Descentralizado al cierre del
ejercicio, conjuntamente con la certificación de dichos recursos como disponibles. De conformidad
con lo establecido en el Artículo N° 33 de la Ley de Administración Financiera del Sector Público
del Estado Lara, la Gobernadora del Estado dispondrá mediante Decreto, el reintegro de las
existencias en caja y bancos no comprometidas del ente descentralizado, al Tesoro Estadal; en tal
sentido, una vez publicado dicho decreto, es de obligatorio cumplimiento la materialización del
reintegro en referencia. A efectos de implementar el reintegro señalado, la máxima autoridad o
ejecutivo de alto nivel en el área administrativa (Director/ Gerente de Administración) debe solicitar
a la Dirección General Sectorial de Administración y Finanzas, a través de la Tesorería del Estado,
la información precisa del N° y tipo de cuenta, y Entidad Bancaria para efectuar el depósito o
cualquier otro medio de pago que a bien juzgue conveniente la administración.

Es de hacer notar que la emisión del reintegro correspondiente debe cumplir con todos requisitos
legales y administrativos para la formalización y emisión de la orden de pago, en arreglo a la
normativa vigente en la materia.

Culminado el procedimiento de depósito, un representante autorizado del ente, deberá consignar

copia del Vaucher de Depósito ante la Oficina de Planificación y Presupuesto; independientemente
de los controles que a tal efecto le exija la Dirección General Sectorial de Administración y
Finanzas y la Tesorería

En las disposiciones generales se indica la información que debe anexarse a fines referenciales,
por cuanto cada Ente debe mantener en sus archivos los soportes que respalden los saldos
reflejados y consignados ante la Oficina de Planificación y Presupuesto.