COMUNICACIÓN, TOMA DE CONCIENCIA, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

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1. OBJETIVO

Establecer y mantener un procedimiento para asegurar que la información relacionada con el

funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado sea comunicada a todo trabajador, contratista y
visitante de COOTRASANAL, estableciendo los parámetros requeridos para su adecuada participación
y consulta en los casos en que aplique, llevando a la toma de conciencia sobre sus funciones y
responsabilidades en el cumplimiento de las políticas del SGI, la identificación y control de los riesgos
e impactos ambientales asociados a las actividades que realiza, las consecuencias de desviarse de los
procedimientos y los beneficios asociados a un mejor desempeño en SISO y Ambiental.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo trabajador, contratista, visitante y partes interesadas de
COOTRASANAL

3. DEFINICIONES

3.1 Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien sea
individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto.
3.2 Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
3.3 Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes
canales.
3.4 Toma de Conciencia: Grado de interiorización por parte del personal en cuanto a la importancia
de las actividades o tareas que desarrolla en la Organización y cómo éstas contribuyen al logro de los
objetivos del Sistema de Gestión Integrado.
3.5 Sensibilización: Actividades que promueven de manera eficaz que se consigan llevar mensajes a
una audiencia en particular, e influir su comportamiento.
3.6 Partes interesadas: Individuos o grupos interesados o afectados por el desempeño de Sistema
de Gestión Integrado de una organización.
3.7 Acto inseguro: Omisión o ejecución inadecuada de un procedimiento normalizado de seguridad
por parte de un Colaborador, Contratista o Visitante que puede ocasionar un accidente
3.8 Condición insegura: Circunstancia física peligrosa existente en el lugar de trabajo que puede
ocasionar directamente un incidente
3.9 Evaluación de desempeño: Evaluación del cumplimiento de las funciones y responsabilidades,
así como el rendimiento y los logros obtenidos de acuerdo con el cargo que se ejerce, durante un
tiempo determinado y de conformidad con los resultados esperados por la Organización
3.10 Registro de reunión: Es el registro en el cual se consignan manualmente los aspectos más
importantes tratados en reuniones internas o externas.

4. DESCRIPCIÓN

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ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Es necesario que los trabajadores sean involucrados,
1 consultados e informados sobre las actividades y Director HSEQ N/A
responsabilidades relacionadas con el Sistema de Gestión
Integrado.
Comunicación, sensibilización y toma de conciencia en
lineamientos HSEQ al personal/visitantes/contratistas:
PERSONAL
Se realizará a través de actividades que permitan brindar
conciencia de la pertinencia e importancia de sus actividades
y de cómo contribuyen al logro de los objetivos. Registro de
Inducción
La comunicación principal se hace en la inducción y HSEQ
reinducción, contiene: política, misión, visión, estructura SSTA-F-02
organizacional - organigrama, mapa de procesos, política de
No Alcohol y Tabaco, reglamento interno de trabajo, Asistencia de
reglamento de higiene y seguridad industrial, matriz de Personal
riesgos y matriz de impactos ambientales de acuerdo al SSTA -F-04
cargo, plan de emergencias, SGRLSS.
Inducción y reinducción del cargo: Descripción del proceso, Manual de
procedimientos, formatos del proceso y Manual de Funciones,
Funciones, Responsabilidades y Autoridad GH-M-01. Responsabilid
Al personal se comunican datos en HSEQ como Diagnóstico ad, Autoridad
2 Director HSEQ
de Salud, Resultados de Estudios (iluminación, psicosocial, y Rendición
etc.), Requisitos legales aplicables en HSEQ, Resultados de de Cuentas
Inspecciones, accidentes e incidentes, etc. SSTA-M-01

Las comunicaciones en temas HSEQ para lograr la toma de Manual de

conciencia de las partes interesadas, se harán través de: Proveedores
▪ Correos electrónicos y Contratistas
▪ Carteleras y folletos HSEQ de la empresa. SSTA-M-01
▪ Memorandos, cartas y circulares
▪ Información directa en las áreas de trabajo. Lecciones
▪ Capacitaciones y entrenamientos. Aprendidas
▪ Simulacros (SISO y Ambientales) SSTA -F-11
▪ Charlas y talleres HSEQ
▪ Lecciones Aprendidas
▪ Programación de actividades en días del agua, ambiente,
la tierra con participación activa del personal.

VISITANTES

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ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Existen 2 tipos de visitantes:
- Contratistas/Proveedores: Los contratistas reciben la
misma inducción que el personal (excepto la inducción al
cargo), además de tener en cuenta los lineamientos
establecidos en el Manual de Proveedores y Contratistas
HSE-M-01. Esta inducción se realiza una sola vez y se
repite cuando sea modificado el contenido de esta
actividad.
- Clientes: Mediante publicación de video se informa de
manera permanente a los clientes y visitantes al área
comercial sobre: SGI, misión, visión, Política HSEQ,
política de No Alcohol, Drogas y Tabaco, mapa de
procesos, identificación de peligros y riesgos, punto
ecológico, Plan de emergencias, Planos de Evacuación.
Recepción de comunicaciones externas:
Los empleados, contratistas y demás partes interesadas
podrán realizar comunicaciones que consideren pertinentes
a COOTRASANAL, mediante el formato de Sugerencias,
quejas y reclamos CO-F-02 o comunicaciones formales, y
este se hará llegar a Director HSEQ o Gerencia para su
respuesta pertinente.
Sugerencias,
El Director HSEQ y/o Gerente analiza la repercusión que
Quejas y
3 dicha comunicación da y proporciona una solución según lo Director HSEQ
Reclamos
descrito en el Procedimiento para la Atención de
CO-F-02
Sugerencias, quejas y reclamos CO-P-01, y toma las
acciones correctivas y preventivas pertinentes según el
formato Oportunidades de mejora (CM-F-06); cuando la
comunicación recibida se considera relevante como
comunicados legales/oficiales, informa al Gerente quien
ordena la toma de acción para solucionar la comunicación
de carácter oficial recibida.

4 COOTRASANAL decide no comunicar externamente sus

Director HSEQ N/A
aspectos ambientales que conlleven impactos significativos.

Comunicación al personal de cambios realizados:

Cada vez que se presenten cambios que afecten al Sistema Asistencia de
5 de Gestión Integrado se comunicará al personal. Se Director HSEQ Personal
determinará el mecanismo de comunicación de acuerdo al GH-F-04
cambio realizado y al personal implicado.

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ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Participación:
Se involucra al personal en actividades como:
- Identificación de peligros y riesgos
- Identificación de aspectos e impactos ambientales
Matriz de
- Establecimiento de controles operacionales HSEQ
riesgos
- Establecimiento y revisión de la Política HSEQ,
- Reporte e investigación de accidentes e incidentes
- Reporte de actos y/o condiciones inseguras
Matriz de
6 - Inspecciones HSEQ Todo el personal
impactos
- Acciones de mejora a partir de inspecciones, actos y/o
Ambientales
condiciones inseguras y accidentes/incidentes de trabajo.

Representación de los empleados:

Los empleados tienen su representación principal en el
Comité Paritario de Salud Ocupacional, Comité de
Convivencia Laboral, en el Comité de Brigadas de
Emergencias y el Equipos Investigador.
Consulta de partes interesadas para la revisión y
modificación de procedimientos y estándares HSEQ:
Cuando se vayan a revisar o modificar la documentación o
los estándares HSEQ se consultará al personal, contratistas,
proveedores, clientes u otras parte interesadas de
COOTRASANAL que se vean afectadas por dichos
cambios, quien consultará a quien aplique a través de: Asistencia de
▪ Correos electrónicos Personal
▪ Memorandos, cartas y circulares GH-F-04
▪ Reuniones de HSEQ.
Solicitante de
7 Procedimiento
información
Cuando se desee hacer modificaciones a la documentación de Control de
y otros temas del SGI, se deben cumplir con: documentos y
▪ Tener en cuenta lo descrito en el Procedimiento de registros
Control de documentos y registros (CM-P-01). CM-P-01
▪ Justificar el por qué del cambio.
▪ Presentar el borrador de la reforma a implementar al
Director HSEQ.
▪ Tener el visto bueno y aprobación del Director HSEQ

Consultar información HSEQ:

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ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Los empleados, contratistas, proveedores y clientes de
COOTRASANAL podrán consultar la información
relacionada con los procedimientos, actividades, tareas,
protocolos, manuales etc., del Sistema de Gestión Integrado
en las siguientes fuentes:
▪ En La Oficina del Director HSEQ.
▪ Con el Comité Paritario de Salud Ocupacional.
▪ Con los Brigadistas de Emergencias.
▪ En el Manual de Gestión Integrado.

5. REGISTROS
→ Registro de Inducción HSEQ GH- F-02
→ Asistencia de Personal GH-F-04
→ Manual de Funciones, Responsabilidad y Autoridad GH-M-01
→ Listado maestro de documentos CM-F-01
→ Listado maestro de registros CM-F-14
→ Quejas, Reclamos y Sugerencias CO-F-02
→ Oportunidades de Mejora CM-F-02
→ Matriz de identificación de peligros, valoración y
control de riesgos de riesgos SSTA-F- 01
→ Matriz de identificación de aspectos, valoración y
control de impactos ambientales SSTA -F-02
→ Matriz requisitos legales y de otra índole HSEQ SSTA -F-03
→ Reporte e investigación de incidentes SSTA -F-06
→ Reporte de actos y/o condiciones inseguras SSTA -F-07
→ Lección aprendida SSTA -F-11
→ Acta de reuniones GG-F-01

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