Soal UTS Managemen Logistik

1. Jelaskan kapan waktu yang paling tepat dalam membuat rencana pengadaan logistic dan factor apa saja
yang perlu di perhatikan dalam membuat perencaan logistic tersebut
Jawaban :
1. Evaluasi kebutuhan: Pertama-tama, perlu melakukan evaluasi menyeluruh tentang kebutuhan
logistik perusahaan. Identifikasi jenis barang atau layanan yang diperlukan, jumlah yang
diperlukan, frekuensi pengadaan, dan waktu yang diperlukan untuk mengirimkannya. Pahami
kebutuhan spesifik dan tugas-tugas yang harus dijalankan oleh sistem logistik .
2. Perencanaan jangka panjang: Buat rencana logistik yang mencakup periode waktu yang relevan
untuk perusahaan . Ini dapat mencakup jangka pendek (beberapa bulan), menengah (6 hingga 12
bulan), dan jangka panjang (1 hingga 5 tahun). Dengan merencanakan jangka panjang, dapat
mempertimbangkan pertumbuhan perusahaan, perubahan dalam permintaan pelanggan, dan
perubahan dalam kebijakan atau regulasi yang dapat mempengaruhi logistik.
3. Analisis risiko: Identifikasi risiko yang mungkin terjadi dalam rantai pasok . Pertimbangkan
risiko seperti kekurangan pasokan, keterlambatan pengiriman, gangguan produksi, perubahan
harga, dan perubahan kebijakan. Dengan memahami risiko ini, dapat mengembangkan strategi
mitigasi yang tepat.
4. Ketersediaan sumber daya: Tinjau ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk
melaksanakan rencana logistik. Ini termasuk tenaga kerja, anggaran, infrastruktur, dan teknologi
yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi logistik. Pastikan memiliki sumber daya yang
memadai untuk mendukung rencana .
5. Kemitraan dan kontrak: Jika bekerja dengan pemasok atau mitra logistik eksternal,
pertimbangkan untuk mengembangkan kemitraan jangka panjang atau kontrak yang mengatur
persyaratan dan tanggung jawab masing-masing pihak. Hal ini akan membantu memastikan
ketersediaan pasokan yang konsisten dan harga yang kompetitif.
6. Monitoring dan evaluasi: Tetapkan metrik kinerja logistik yang relevan dan implementasikan
sistem pemantauan yang memadai. Ini akan memungkinkan untuk mengukur kinerja logistik
secara teratur, mengidentifikasi ketidaksesuaian, dan melakukan perbaikan yang diperlukan.

2. Membuat anggaran perencanaan logistik harus hati hati hati. Coba saudara jelaskan strategi membuat
perencanaan penganggaran logistic tersebut.
Jawaban :
1. Tinjau riwayat pengeluaran: Mulailah dengan menganalisis riwayat pengeluaran logistik
perusahaan untuk periode waktu yang relevan. Identifikasi tren pengeluaran, fluktuasi harga, dan
faktor-faktor lain yang mempengaruhi biaya logistik. Data ini akan menjadi dasar untuk
mengembangkan anggaran yang realistis.
2. Identifikasi komponen anggaran: Identifikasi komponen utama yang harus masukkan dalam
anggaran logistik. Ini mungkin termasuk biaya transportasi, pergudangan, stok, pemeliharaan alat
berat, biaya tenaga kerja, teknologi informasi, asuransi, biaya pergantian, dan lain sebagainya.
Sesuaikan komponen anggaran ini dengan kebutuhan spesifik perusahaan .
3. Perhatikan faktor-faktor variabel: Tentukan faktor-faktor yang dapat menyebabkan fluktuasi
biaya logistik. Misalnya, fluktuasi harga bahan bakar, perubahan dalam kebijakan pajak, atau
perubahan dalam kebijakan impor-ekspor. Pertimbangkan pengaruh variabel ini dalam
mengalokasikan anggaran dan buatlah strategi untuk menghadapinya.
4. Konsultasikan dengan pemasok dan mitra logistik: Terlibatlah dalam komunikasi yang terbuka
dengan pemasok dan mitra logistik . Diskusikan rencana anggaran logistik dengan mereka dan
cari masukan mereka mengenai estimasi biaya yang realistis. Jalin hubungan yang baik dengan
pemasok dapat membantu dalam negosiasi harga yang lebih baik dan mencapai efisiensi biaya.
5. Prioritaskan kebutuhan: Tentukan prioritas dalam alokasi anggaran logistik. Identifikasi area yang
paling penting atau strategis bagi perusahaan dan berikan anggaran yang memadai untuk
mendukung kebutuhan tersebut. Dalam hal yang tidak terdapat anggaran yang mencukupi,
pertimbangkan opsi penghematan atau strategi alternatif.
6. Tinjau secara berkala: Perencanaan penganggaran logistik harus menjadi proses yang
berkelanjutan. Tinjau anggaran secara berkala untuk melacak dan mengevaluasi pengeluaran
aktual dan perubahan dalam kebutuhan atau kondisi bisnis. Sesuaikan anggaran jika diperlukan
untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara efisiensi dan pemenuhan kebutuhan logistik.
7. Manfaatkan teknologi dan analitik: Gunakan alat dan teknologi yang tersedia untuk memantau
dan menganalisis data logistik secara efektif. Teknologi seperti perangkat lunak manajemen rantai
pasokan dan analitik bisnis dapat membantu dalam pemodelan dan peramalan biaya logistik,
membantu membuat anggaran yang lebih akurat dan efisien.
Dengan mengikuti strategi-strategi ini, akan dapat membuat perencanaan penganggaran
logistik yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan . Penting untuk memiliki
keseimbangan yang tepat antara memenuhi kebutuhan logistik dan menjaga efisiensi biaya
agar dapat mencapai hasil yang optimal.

3. Jika ketersediaan logistic tidak mencukupi tetapi kegiatan masih harus dilaksanakan apa
tindakan yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah tersebut
Jawaban :
Jika ketersediaan logistik tidak mencukupi namun kegiatan masih harus dilaksanakan, dapat
mengambil beberapa tindakan untuk memecahkan masalah tersebut:
1. Identifikasi sumber daya alternatif: Coba identifikasi sumber daya logistik alternatif yang dapat
digunakan. Ini mungkin termasuk mencari pemasok alternatif, mitra logistik baru, atau jalur
pengiriman alternatif. Jika ada pilihan lain yang dapat memenuhi kebutuhan , hubungi mereka
untuk mencari solusi yang memadai.
2. Prioritaskan kegiatan kritis: Identifikasi kegiatan yang kritis dan memberikan prioritas pada
mereka. Fokuskan sumber daya logistik yang tersedia pada kegiatan yang paling penting atau
berdampak signifikan terhadap operasi perusahaan . Dengan memprioritaskan kegiatan kritis,
dapat memaksimalkan hasil dengan sumber daya yang terbatas.
3. Rencanakan ulang jadwal kegiatan: Tinjau ulang jadwal kegiatan dan pertimbangkan untuk
melakukan penyesuaian waktu. Mungkin ada kemungkinan untuk menggeser tanggal atau
memprioritaskan kegiatan yang dapat dilakukan dengan sumber daya logistik yang tersedia saat
ini. Mengadakan rapat dengan tim terkait dan mengkomunikasikan perubahan jadwal yang
mungkin diperlukan.
4. Evaluasi dan perbaiki proses internal: Tinjau proses internal perusahaan untuk mencari efisiensi
dan mengidentifikasi area di mana perbaikan dapat dilakukan. Ini mungkin melibatkan
mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada, mempercepat alur pekerjaan, atau
mengidentifikasi hambatan yang dapat dihilangkan. Dengan melakukan perbaikan internal, dapat
mengurangi ketergantungan pada sumber daya logistik eksternal.
5. Komunikasi dengan pihak terkait: Jalin komunikasi yang efektif dengan pihak terkait, termasuk
pemasok, mitra logistik, dan pelanggan. Beri tahu mereka tentang keterbatasan sumber daya
logistik yang hadapi dan diskusikan solusi bersama. Terbuka untuk kolaborasi dan membangun
hubungan yang baik dengan pihak terkait dapat membantu dalam menemukan solusi yang saling
menguntungkan.
6. Pertimbangkan outsourcing: Jika memungkinkan, pertimbangkan untuk mengoutsourcing
sebagian kegiatan logistik kepada penyedia layanan logistik pihak ketiga. Mereka mungkin
memiliki sumber daya dan jaringan yang lebih luas untuk memenuhi kebutuhan logistik . Namun,
pastikan untuk melakukan analisis biaya dan manfaat sebelum mengambil keputusan outsourcing.
Perlu diingat bahwa setiap tindakan yang diambil harus dipertimbangkan dengan cermat,
dengan mempertimbangkan konsekuensi jangka pendek dan jangka panjang. Penting untuk
mengelola harapan dan berkomunikasi secara terbuka dengan semua pihak terkait untuk
menjaga kelancaran operasional perusahaan selama periode ketidakcukupan sumber daya
logistik.
Regenerate response

4. Sekarang pengadaan barang sudah menggunakan elektronik coba saudara jelaskan kebaikan
dan kelemahan mekenisme tersebut untuk mewujutkan azaz tranparansi
Jawaban :
Penggunaan mekanisme pengadaan barang melalui elektronik, yang sering disebut sebagai e-
procurement, memiliki berbagai kebaikan dan kelemahan terkait dengan mewujudkan azas
transparansi. Berikut adalah penjelasan mengenai kedua aspek tersebut:
Kebaikan e-procurement dalam mewujudkan azas transparansi:
1. Transparansi informasi: E-procurement memungkinkan akses mudah terhadap informasi terkait
pengadaan barang dan jasa. Proses pengadaan dapat dilakukan secara online, yang
memungkinkan pihak yang berkepentingan untuk melihat dan memantau proses pengadaan secara
transparan. Informasi tentang persyaratan, spesifikasi, proses lelang, dan kontrak dapat diakses
oleh semua pihak yang berkepentingan.
2. Peningkatan persaingan: E-procurement memungkinkan partisipasi yang lebih luas dari pemasok
atau penyedia jasa. Dengan adanya platform elektronik, pemasok dari berbagai lokasi geografis
dapat berpartisipasi dalam proses pengadaan. Hal ini meningkatkan persaingan antara pemasok
dan dapat menghasilkan harga yang lebih kompetitif serta peningkatan kualitas barang dan jasa
yang diperoleh.
3. Auditabilitas: Mekanisme e-procurement mencatat secara otomatis seluruh proses pengadaan,
termasuk setiap tindakan yang diambil oleh pengguna sistem. Hal ini memungkinkan pengawasan
dan audit yang lebih mudah terhadap kepatuhan terhadap prosedur dan regulasi pengadaan.
Rekam jejak elektronik yang dapat diverifikasi memperkuat transparansi dalam pengelolaan dan
pengawasan proses pengadaan.
4. Pengurangan korupsi dan kolusi: E-procurement dapat membantu mengurangi risiko korupsi dan
kolusi dalam pengadaan barang dan jasa. Dengan memastikan adanya persaingan yang sehat dan
transparansi dalam proses pengadaan, peluang praktik korupsi dan kolusi dapat diminimalisir.
Setiap tindakan yang dilakukan dalam mekanisme elektronik dapat secara terperinci dilacak dan
diverifikasi.
Namun, ada juga beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan:
1. Akses terbatas: Penggunaan e-procurement mungkin membatasi partisipasi pemasok atau
penyedia jasa yang tidak memiliki akses ke teknologi atau konektivitas internet yang memadai.
Hal ini dapat membatasi persaingan dan mengurangi keuntungan transparansi yang diharapkan.
2. Kerentanan terhadap keamanan: Mekanisme e-procurement dapat menjadi sasaran serangan siber
dan tindakan penipuan. Keamanan sistem dan data harus diperhatikan dengan cermat untuk
memastikan bahwa proses pengadaan tetap aman dan terhindar dari akses yang tidak sah atau
manipulasi data.
3. Kompleksitas implementasi: Memperkenalkan e-procurement dalam suatu organisasi atau
lembaga membutuhkan waktu, upaya, dan sumber daya yang signifikan. Implementasi yang tidak
tepat atau kurangnya pemahaman pengguna dapat menghambat efektivitas dan keberhasilan
mekanisme ini dalam mewujudkan azas transparansi.
Dalam mewujudkan azas transparansi, penting untuk memahami bahwa e-procurement
bukanlah satu-satunya faktor yang mempengaruhi transparansi dalam pengadaan barang dan
jasa. Peraturan, kebijakan, dan pengawasan yang tepat juga harus diterapkan untuk
memastikan penggunaan e-procurement yang efektif dan adil.

5. Jelaskan urutan pengadaan barang sampai barang itu tersedia.

Jawaban :
Urutan umum dalam pengadaan barang dari awal hingga barang tersebut tersedia melibatkan
beberapa langkah. Berikut adalah urutan umum dalam proses pengadaan barang:
1. Identifikasi kebutuhan: Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa
yang diperlukan. Ini melibatkan analisis kebutuhan perusahaan, menggali informasi dari
departemen terkait, dan memahami spesifikasi teknis atau kualitatif yang diinginkan.
2. Penyusunan Rencana Pengadaan: Setelah kebutuhan diidentifikasi, rencana pengadaan disusun.
Rencana ini mencakup penjelasan tentang kebutuhan, anggaran yang tersedia, jadwal pengadaan,
kriteria seleksi, dan metode pengadaan yang akan digunakan.
3. Identifikasi dan Pemilihan Pemasok: Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi dan memilih
pemasok atau penyedia jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Proses ini melibatkan penelitian
pasar, mengumpulkan informasi tentang pemasok potensial, membandingkan kualifikasi, harga,
dan reputasi mereka, serta mengevaluasi kontrak atau persyaratan pemasok.
4. Pengajuan dan Evaluasi Penawaran: Pemasok yang memenuhi syarat diundang untuk mengajukan
penawaran. Pengajuan penawaran kemudian dievaluasi berdasarkan kriteria yang ditetapkan
sebelumnya, seperti harga, kualitas, kepatuhan terhadap spesifikasi, kecepatan pengiriman, dan
layanan purna jual.
5. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak: Setelah penawaran dinilai, langkah selanjutnya adalah
melakukan negosiasi dengan pemasok yang dipilih untuk mencapai kesepakatan mengenai harga,
jadwal pengiriman, persyaratan pembayaran, dan ketentuan kontrak lainnya. Setelah kesepakatan
tercapai, kontrak dittangani antara kedua belah pihak.
6. Pemesanan dan Pengiriman: Setelah kontrak dittangani, pesanan resmi ditempatkan kepada
pemasok. Pemesanan ini mencakup rincian spesifik barang yang dipesan, jumlah, harga, dan
instruksi pengiriman. Pemasok kemudian melakukan pengiriman barang sesuai dengan
kesepakatan yang ditetapkan dalam kontrak.
7. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang: Setelah barang tiba, dilakukan pemeriksaan untuk
memastikan bahwa barang sesuai dengan spesifikasi dan kondisi yang diharapkan. Jika ada
masalah atau ketidaksesuaian, tindakan perbaikan atau klaim dapat dilakukan kepada pemasok.
8. Pembayaran: Setelah barang diterima dan diverifikasi, langkah terakhir adalah melakukan
pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan pembayaran yang disepakati dalam
kontrak.
Setiap langkah dalam proses pengadaan barang ini harus dilakukan dengan cermat dan sesuai
dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi . Penting untuk melibatkan
departemen yang relevan, menjaga komunikasi yang baik dengan pemasok, dan memastikan
kepatuhan terhadap regulasi dan prosedur pengadaan yang berlaku.