Coreografias Gospel “Dançando com Excelência”

A POSTILA III

ORGANIZANDO FESTAS, CONGRESSOS E

WORKSHOPS DE DANÇA CRISTÃ

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Quando se fala em organizar uma festa ou evento para nosso Ministério

de dança, a primeira coisa que nos vem à mente é, “Por onde começo?”

Muito tem dúvidas com relação ao tema, quem convidar para ministrar a
palavra, quantos grupos de fora convidar, tempo de duração, etc...

Tendo em vista a enorme quantidade de e-mails que recebemos com

esse tipo de dúvida, resolvemos fazer esta apostila para ajuda-los.

Palestra, Seminário, Curso, Treinamento, Congresso, Festa ou Workshop?

Defina claramente o tipo de resultado que pretende obter antes de

organizar seu evento. Se o objetivo for uma grande carga de
conhecimento, dê preferência a um curso, treinamento,palestra ou
workshop.

Se o objetivo é comemorar o aniversário anual do Ministério, dê

preferência a Festas ou Congressos sabendo que, os Congressos exige
muito empenho de toda a comissão organizadora por ser algo mais
grandioso, durando muitas vezes um final de semana inteiro.

Geralmente, os Congressos precisam de um local muito bem estruturado

para acomodar as pessoas que muitas vezes, vem de longe.

Já as festas, podem ser realizadas em sua própria congregação em um ou

dois dias, com duração máxima de 2 horas e 30 minutos.

Vamos aos pontos importantes para que seu evento seja bem sucedido:

Montar um congresso não é algo complicado, mas exige muita dedicação

e organização. Seja ele de jovens, de música ou de dança, o congresso
tem que ser algo impactante, espiritualmente falando. Algo mal feito ou
desorganizado quebrará a credibilidade da igreja para próximos eventos.
O congresso que vamos falar aqui pode ser organizado em um ou mais
dias.

Planejamento:

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1º Defina quantas pessoas irão participar.

Defina seu público alvo se é um congresso de adoração, jovens, casais ou

dança.

2º Após definir a quantidade de participantes, planeje a duração, o local

onde será o evento. Atente para esse último, pois o público deverá ficar
confortável ter acesso a cantinas, estacionamento e banheiros separados
por sexo masculino e feminino.

3º Prepare as fichas de inscrição, opte por presencial e online.

Você irá precisar também da seguinte equipe:

-Inscrição – Pessoa ou pessoas responsáveis pelo cadastro dos
participantes;

-Tesouraria – Pessoa (de inteira confiança) responsável pelo

recebimento e prestação de contas dos valores pagos;

-Compras – Pessoa responsável pela cotação de preços e compra de

tudo o que For necessário para o evento;

-Recepção – Para recepcionar e indicar o local onde as pessoas

convidadas devem ficar;

-Programação – Responsável pela organização do evento;

-Produção – Responsável por toda ornamentação e preparação do local

do evento;

-Guia Espiritual – Responsável por orar juntamente com cada pessoa ou

grupos que forem se apresentar, antes de cada apresentação. Funcionam
como intercessores;

-Equipe de oração – São os responsáveis por orar, jejuar, subir montes,

etc... Meses antes da data do evento para que tudo corra bem;

-Cozinha e cantina- Responsáveis pela alimentação;

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-Hospedagem (Se houver) – Responsáveis pelas acomodações dos

convidados;

-Trânsito (Cuidará do estacionamento) – Responsável por orientar as

pessoas â estacionar seus veículos;

-Equipe de louvor – Abertura do evento;

4º Defina o Tema do evento

Com isto em mente você poderá chamar os palestrantes e preletores da

palavra de Deus, fazer as dinâmicas e montar os nomes das palestras.
Outro ponto importante: O Ministério de Dança organizador do evento
deve fazer uma coreografia que se encaixe ao tema.

5º Local para troca de roupas

É de extrema importância que haja um local organizado para que os

grupos possam trocar suas roupas. De preferência, cabides separados
para pendurar as roupas de cada Ministério;

6º Divulgação - Comissão Organizadora: A Comissão Organizadora do

Congresso deve ser instituída no mínimo um ano antes da data do
Congresso para poder fazer um planejamento global. Membros da
Comissão: 1) Presidente do Congresso (durante o congresso deve estar
presente em tempo integral); 2) Secretário ou Cronista (tempo todo
presente na sala do congresso para elaborar a ata do congresso); 3)
Moderadores (coordenadores das sessões);

Convocação para o Evento: a Comissão Organizadora deve fazer a

convocação para o Congresso com boa antecedência, com informações
precisas sobre o evento; é imprescindível imprimir um folder com o
máximo de informações úteis e disponibilizar telefones para contato.

Um Congresso deve ter muitos participantes, no mínimo 300, de acordo

com a representatividade por grupo de interesse ou por área geográfica.
Quando o congresso não é aberto para qualquer um, as vagas têm que ser

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bem distribuídas. Estabelecer critérios, quem deve e pode participar do

congresso, evitando que pessoas despreparadas participem do Evento.

Inscrições: A ficha de inscrições deverá conter: nome completo do

congressista data de nascimento, endereço, fone residencial e comercial,
cidade e estado (país), entidade a que pertence função ou cargo,
endereço eletrônico... Esses dados não devem ser divulgados ao público.
Finanças: o congresso tem que se autocustear. Todas as despesas devem
ser custeadas pela taxa de inscrição, doações e/ou pelo patrocinador.

Não se pode querer organizar um Congresso com o dinheiro da Igreja, a

não ser que nos seja oferecido ajuda. Os custos costumam ser muito
altos.

Saber quanto irá custar é muito importante

Antes de convidar aquela “pessoa ou grupo dos sonhos” para sua festa
ou congresso, saiba o quanto irá te custar. Principalmente, se forem de
outros Estados.

Existe o custo com hospedagem, passagem, alimentação, etc..

Para eventos de menor proporção

O Planejamento é a peça fundamental para organização de um evento,

mesmo que não seja algo tão grandioso.

MANUAL DE ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO

A organização de um coquetel se difere de um café da manhã ou de uma

feira ou congresso, mas todos eles passam pelas mesmas fases:

 PLANEJAMENTO
 COORDENAÇÃO
 ORGANIZAÇÃO

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 IMPLANTAÇÃO

Deve-se levar em conta a decisão de realizá-lo e três fatores são

básicos ao seu sucesso:

 OBJETIVOS
 PÚBLICOS
 ESTRATÉGIAS

OBJETIVOS

É o que se pretende alcançar com o evento.

Os objetivos são fatores determinantes para

 CRIAR
 ESTABELECER
 FIRMAR
 MANTER
 DIVULGAR

PÚBLICOS

É quem se pretende atingir com a realização do evento, sendo que sua

correta identificação é um dos fatores para o sucesso do mesmo. Para
esta identificação, devem ser considerados os seguintes pontos:

 Identificação dos públicos de interesse no universo de públicos

existentes.
 Dimensionamento do público alvo do evento.
 Grau de relacionamento público/evento.
 Definição do público alvo para o evento, em função de suas
características.

ESTRATÉGIAS

São as ações desenvolvidas e executadas para se alcançar

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os objetivos propostos e atingir os resultados desejados, ou seja, a

sensibilização do público alvo para com a dança.

EM UM EVENTO, DEVEMOS CONSIDERAR COMO ESTRATÉGIA:

 DETERMINAÇÃO DE LOCAL
 DETERMINAÇÃO DE DATA E HORÁRIO
 PROGRAMAÇÃO
 VISUAL
 TRAJE
 DIVULGAÇÃO

VARIÁVEIS

Fatores que podem influir direta ou indiretamente no resultado do

evento: localização, clima, cultura regional, e outros.
Avaliar cautelosamente as variáveis, que poderão prejudicar o evento.

LOCAL

Depende diretamente do tipo de evento que irá ser realizado. Se for

uma palestra logicamente será um auditório. Se for um coquetel, salão
adequado. Assim, escolher entre: Auditório, Centro de Convenções,
Centro de Eventos, Clube, igreja ou Outros.

DATA E HORÁRIO

A definição da data e do horário deve estar relacionada com o tipo do

evento. Neste caso, entra em jogo, além das variáveis, o bom senso, que
fará o organizador analisar o melhor mês, data e dia da semana.

 Exemplos básicos: Evento em igreja

Evento que objetiva o entrosamento entre membros de várias igrejas, se

for realizado no sábado/domingo/feriado, a frequência aumentará, se não
será muito baixa ou for nula.

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PROGRAMAÇÃO VISUAL

Muitos questionam quanto a programação visual na organização de

eventos, no meio de tantas marcas, logotipos, logomarcas e símbolos já
existentes, inclusive das instituições promotores dos mesmos. A
sua importância deve ser analisada partindo de que a programação visual
objetiva:

REGISTRO E IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO

A programação visual como um todo, tem a função de captar a atenção

do público-alvo por meio de sua mensagem clara, direta, limpa, bonita e
agradável. Assim, a matéria deve ser encarada sob dois pontos:
Estético e semântico.

Do ponto de vista estético, a programação visual é de capital importância

ao evento e sua concepção deve conter elementos marcantes.

 CRIATIVIDADE
 ORIGINALIDADE
 FORMA
 VISUAL
 BELEZA
 HARMONIA
 EQUILÍBRIO
 MEMORIZAÇÃO

Do ponto de vista semântico a programação visual transmite a

mensagem que deverá atingir o público-alvo e sua construção é feita de
duas formas:

VERBAL (LETRAS/PALAVRAS)

ICÔNICA (DESENHO/IMAGEM)

Daremos, a seguir, as coordenadas ou exemplos para a criação das

principais peças para um evento, lembrando que o texto deve ser
adaptado ao tipo do evento que se pretende realizar.

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 CARTÃO DE AGRADECIMENTOS PELA PRESENÇA OU DE BOAS

VINDAS

 CERTIFICADO /CONVITE

 DIVULGAÇÃO

No planejamento global do evento, a divulgação se constitua em um dos

elementos de importância, quer seja a assessoria de Redes Sociais, quer
seja a publicidade. Nos dois campos a divulgação tem duas
premissas básicas.

 Confirmação de reservas de locais do evento

 Contratação e coordenação dos serviços de infraestrutura de apoio

administrativo

 Contratação e coordenação dos serviços de apoio operacional

 Seleção e contratação de pessoal temporário

 Contratação de serviços de terceiros

 Elaboração dos relatórios setoriais

A seguir, modelo de organograma:

ORGANIZAÇÃO

A Organização é a parte mais complexa do processo de montagem de um

evento. Toda organização de um evento exige condições de comando
do profissional responsável pelo projeto para coordenar e controlar
todas suas etapas, pois cada evento tem sua peculiaridade própria e cabe
ajustá-lo aos meios disponíveis à sua implantação.

A Organização é uma exposição de arte, por exemplo, não é igual à de

um congresso, mas os princípios são os mesmos, como:

 Definição de objetivos

 Critérios de escolha de públicos

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 Estratégias que se pretende adotar

 Definição dos apoios necessários

 Avaliação orçamentária

O que fazer para ter um evento bem sucedido?

Valorize a programação

A primeira dica para caprichar na organização é criar uma ótima

programação! Quem participa do congresso espera adquirir mais
conhecimento durante o evento. Para garantir que isso aconteça é
preciso montar uma grade de palestras e apresentações que tenham
conteúdo relevante e interessante sobre o tema do congresso. Contar
com bons nomes de especialistas e profissionais da área também é
importante para atrair o público durante a divulgação do evento.

Tenha pontualidade

Para que o evento transmita uma imagem de organização, é essencial que

haja pontualidade. Também é importante que cada participante receba a
programação com os horários do congresso, assim eles podem se
organizar para não perder nenhuma apresentação de seu interesse. As
palestras e outras ações programadas devem acontecer na hora marcada,
caso aconteça algum imprevisto os convidados devem ser avisados o
quanto antes. Que tal criar uma página no Facebook ou usar um aplicativo
para facilitar essa comunicação?

TEMA QUE CHAME A ATENÇÃO

Não basta fazer tudo direito se o tema definido não chamar a atenção dos
potenciais participantes.

EQUIPE PREPARADA

Ao escolher os membros da sua equipe, lembre que o preparo vai ser

crucial para que o evento seja um sucesso.

COMO PRECIFICAR EVENTOS?

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Para determinar os preços que o público de cada evento terá que pagar
para participar, é essencial conhecer o jeito mais eficaz de fazer a
precificação. Tal modo consiste em uma série de medidas, as quais
permitem que você se prepare com mais chances de ter sucesso nessa
função.

GASTOS COM O EVENTO

Inicialmente, você deve criar um orçamento bastante detalhado. Trata-se

de uma planilha que inclua todas as despesas ligadas à concretização do
evento, desde a pré-produção até gastos referentes à finalização do
mesmo. É o caso de custos com contratação de profissionais, aluguel de
materiais, entre outros. Para isso utilize nossa planilha de planejamento
financeiro, criada pelo nosso time para otimizar seu tempo e auxiliá-lo na
hora de calcular os gastos do seu evento.

OPÇÕES DE PAGAMENTO

Como determinadas opções de pagamento contam com taxas adicionais,

muitos participantes preferem alternativas. Logo, você deve fornecer
diversas opções para que as pessoas escolham o jeito mais apropriado
para pagar pelos ingressos. Além de pagamento em dinheiro,
recomenda-se a disponibilização de opções via cartão de crédito e
boletos bancários, assim como parcelamentos que facilitem o acesso.

REDUÇÃO DE CUSTOS

Em algumas situações, é importante reduzir os custos para que o

ingresso não seja muito caro. Sendo assim, volte ao seu planejamento a
fim de checar os itens que podem ser diminuídos ou eliminados do seu
plano de ação. Além disso, recorra a outras fontes de financiamento,
como patrocinadores em sintonia com o que você deseja.

Peça um feedback

No final, peça a opinião de quem participou e anote sugestões, críticas e

elogios. Essa é uma ótima maneira de descobrir quais são as melhorias
que podem ser feitas em eventos futuros do ponto de vista de quem foi
convidado para o congresso.

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Pontos a serem definidos pelo líder:

 Horário de início e término do Evento (em caso de festas de 2 a 3

horas) Congressos, 5 ou 6 horas. Dependendo da quantidade de
Convidados.

 Quantos dias (em caso de festividades 1 dia) Congressos de 2 a 3

dias.

 Quantas apresentações cada Grupo farão?

 Quantas apresentações o Grupo local fará?

 Quando enviar as cartas de convite, especifique na carta quais

louvores o grupo local irá dançar (para que nenhum grupo de fora
dance a mesma música.)

 Determine o tempo de duração de cada apresentação na carta (para

que os grupos não escolham louvores tão grandes) e atrapalhe o
andamento da programação.

 A Ornamentação do local do Evento deve estar de acordo com o

Tema escolhido. Ex: Tema: Profetizando sobre as Nações
(ornamentação com bandeiras representando cada país.)

 O grupo local deve abrir e fechar o evento.

 As lembrancinhas também devem estar de acordo com o tema

(usem a criatividade)

Que seu evento seja uma bênção em nome de Jesus!

Que Deus os abençoe!

Graça e paz!

Cíntia Tavares

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