UNIDAD 2: EQUIPO DE OFICINA

Actualmente, las empresas se encuentran más abiertas a crear diseños

innovadores y sofisticados que incentiven la creatividad y mejoren la
colaboración entre los empleados.

Así, la industria inmobiliaria se ha mantenido al margen de las nuevas demandas

de los oficinistas, favoreciendo la ergonomía y adecuando el mobiliario a
nuestras necesidades y funciones diarias.

Una oficina es un local que se destina a la realización de algún trabajo. Se

trata de un espacio físico que puede estar organizado de distintas formas
y presentar diversas características de acuerdo a su función y a la
cantidad de personas que deba alojar.

Un equipo, por otra parte, es un conjunto de personas o cosas que está

organizado para cumplir con un objetivo determinado. Cada integrante del
equipo tiene una función y satisface una cierta necesidad.

Mobiliario y Equipo de Oficina

Estos son 10 elementos imprescindibles en el equipamiento de

una oficina:

1. Mobiliario
Los mobiliarios son los muebles y enseres que tiene la oficina.-

Aquí entran los escritorios, las sillas, archiveros, estantes, botes de basura,
repisas, libreros, mesas de trabajo, sillones, entre otros. Toma en cuenta que
cada elemento tiene un papel importante, pero, no es indispensable que se
encuentren todos en cada estación de trabajo.

Por otro lado, la ergonomía implica adecuar el espacio al usuario, por lo que
cada detalle debe tener una utilidad, es decir, no tener menos ni más de lo
necesario para optimizar el espacio.

Equipos de oficina: son los equipos de computo como laptops, pc de escritorio,

calculadoras, sumadoras, fotocopiadoras, scanner, etc.
2. Computadoras y software

Es casi imposible imaginar nuestro día a día sin emplear dispositivos

electrónicos. Gracias a las laptops y tablets tenemos mayor accesibilidad desde
cualquier lugar y a cualquier hora.

Una computadora es, casi siempre, el recurso más valioso para la producción,
comunicación y gestión empresarial. El tipo o modelo de pc que elijas y sus
características dependen totalmente de las actividades que vas a realizar.

Caso práctico. Un consultor que utiliza mayormente el correo electrónico,

hace búsquedas en Internet y gestiona bases de datos, necesitará una
máquina mucho más simple que un editor de video o diseñador gráfico.

Contar con computadoras en la oficina es indispensable y aún más, proteger la

información de clientes y de la propia empresa. Para ello, las
múltiples ofertas de software ofrecen almacenamiento seguro y
brindan movilidad para consultarla cuando sea necesario.

3. Internet

Pero, los dispositivos electrónicos no servirían de nada sin un

medio que ayude a conectar a tus empleados, clientes y tu negocio. Para ello,
requerirás de un servicio de Internet que te provea de una red para que tus
colaboradores trabajen eficientemente.

Red global de redes de ordenadores cuya finalidad es permitir el

intercambio libre de información entre todos sus usuarios.

Se puede acceder a internet desde una conexión por línea conmutada, banda
ancha fija ( a través de cable coaxial, cables de
fibra óptica o cobre), via satélite, banda ancha móvil
y teléfonos celulares o móviles con tecnología 2G,
3G, 4G, 5G.

4. Multifuncionales

Aunque, hoy en día, la mayoría de la información se

mueve digitalmente, no está de más tener una impresora multifunción para
aquellos documentos que quieres registrar en papel.
 Muchas veces esas impresiones deben ser fotocopiadas o escaneadas
y, si te encuentras en otro lugar, tal vez debas enviarlas por fax. En
ese sentido, las máquinas multifuncionales pueden significar
un ahorro de tiempo y dinero considerable.

5. Servicios

Tanto los básicos como el agua, la luz y el internet, el

acondicionamiento de la oficina y los servicios exteriores (como
pueden ser las plataformas que ayudan a gestionar los procesos internos),
deben ser contratados y pagados en tiempo y forma.

Imagina que la ausencia de alguno o varios de ellos puede

detener la operación y evitar que tus colaboradores
trabajen eficientemente, o por el contrario, mejorar la
productividad y competitividad de tu negocio.

6. Papelería

En papelería podemos considerar los pizarrones, plumones, bolígrafos, libretas,

engrapadoras, post-its, cinta adhesiva, clips, etc. Aunque estemos en la era
digital, son elementos que no pueden faltar en una mesa de trabajo
para realizar anotaciones y registrar las tareas pendientes

7. Teléfonos

Cada día realizamos múltiples actividades mediante nuestro

celular. Revisar correos electrónicos, hacer llamadas, enviar
mensajes, pagar servicios, realizar trámites y operaciones
bancarias.

Para mejorar la comunicación entre los empleados y con los

clientes, es importante contar con un sistema telefónico, ya sea estático o
portátil, del cual puedas disponer para que el intercambio sea más eficaz y
oportuno.
8. Iluminación

La iluminación en la oficina es muy importante para conseguir un mejor

desempeño en el puesto de trabajo. De no cuidarla, podemos sentirnos
cansados, sufrir dolores de cabeza o tener una mala postura.

Se recomienda que el espacio de trabajo cuente con fuentes de luz natural y

artificial, una ventana y una lámpara en el escritorio que disminuyan la fatiga
ocular y cuyo consumo eléctrico sea bajo, también.

9. Artículos decorativos

Aunque no son indispensables, sí infieren en la motivación y sentido de

pertenencia. Lo ideal es que cada usuario personalice su estación de trabajo,
pero, si se trata de puestos pequeños, otra opción es colocar cuadros, plantas o
cambiar el color de las paredes.

10. Máquina de café y dispensador de agua

El Coffe break puede ser un lapso en el que los

colaboradores se despejen y consigan regresar a sus
labores más motivados.

Puesto que, pasamos tantas horas en la oficina sin

posibilidad de desplazarnos, ir por un café o agua para
hidratarnos, puede significar un tiempo de relajación y
convivencia con los demás compañeros.

Al dispensador de agua también se le llama oasis.- Y a la

maquina de hacer café, percoladora.

Otras consideraciones

Igualmente, debes considerar el mantenimiento del

equipo y mobiliario de oficina, pues, con el tiempo y uso,
es normal que se desgaste y requiera reparaciones o actualizaciones, según sea
el caso.
Por otra parte, los suministros de papelería y limpieza, también son relevantes
para conservar el lugar de trabajo ordenado y limpio.

Si aún no estás seguro sobre invertir en mobiliario y equipo de oficina, otra

opción es el arrendamiento.

Calificación del mobiliario

A principios del Siglo XIX, con la Revolución Industrial y el
crecimiento del comercio, las oficinas comenzaron a evolucionar
hacia lo que actualmente se conoce. Tres sistemas de mobiliario y de
distribución del mismo surgieron desde entonces:
1. Mobiliario de Primera Generación
2. Mobiliario de Segunda Generación
3. Mobiliario de Tercera Generación

Mobiliario de Primera Generación.

Mobiliario de Primera Generación se le llama a aquel que consiste en muebles
tradicionales de oficina. Entre estos se puede mencionar los escritorios, las
sillas ejecutivas, y muebles de apoyo, tales como credenzas, archivos, etc.

Este sistema de mobiliario fue el primero en utilizarse. Sigue utilizándose en

oficinas muy convencionales y en oficinas pequeñas con manejo muy rígido de
áreas.

Mobiliario de Segunda Generación.

Mobiliario creado a raíz del surgimiento de los ambientes “Open Office” o
ambientes abiertos de Oficina. Los espacios abiertos son aquellos que no tienen
divisiones a base de mampostería o tabiques; en donde las áreas de circulación
son menores y el espacio utilizable de mobiliario es de un 75% - 80% del total.

Al utilizar el mobiliario de Segunda Generación o Modular, se

aprovecha mejor el espacio, y la oficina es más ordenada. Es un mobiliario de
piezas coordinadas pero independientes. La estación de trabajo consiste en un
escritorio, un puente y una credenza.

Los escritorios pueden tener formas diversas, desde el escritorio tradicional

hasta una península o un escritorio en forma de “P”. Aquí aparecen los “archivos
robot”, que son archivos de gavetas con rodos que pueden colocarse debajo del
escritorio para ahorrar
espacio y para mayor facilidad de acceso a la papelería personal.

El fin del sistema de Segunda Generación es que la separación de ambientes se

logre por medio del mobiliario mismo, debido a que los muebles son modulares,
cada estación de trabajo limita su propio

Mobiliario de Tercera Generación

. Este sistema de mobiliario surgió a raíz de la necesidad de combinar las
oficinas celulares (habitaciones pequeñas con manejo rígido de espacio) con las
oficinas abiertas Es un sistema de mobiliario que se ajusta para cada necesidad
y tipo de trabajo y sustituye hasta cierto punto a la arquitectura interior,
debido a la cantidad de materiales y formas que se pueden utilizar para diseñar
con estética y funcionalidad.

Consiste en paneles que funcionan como tabiques, y que al mismo tiempo sirven
de apoyo a las superficies de trabajo que van suspendidas a diferentes alturas.

Actividades a realizar:
Resuelva el siguiente Crucigrama con la información de este mismo material

E O C
I
P

S
T T

A A
N O
O
G N

Verticales
1. De no cuidarla, podemos sentirnos cansados, sufrir dolores de cabeza.
2. Es importante para mejorar la comunicación entre los empleados y con los
clientes
3. La ausencia de alguno o varios de ellos puede detener la operación
4. Se trata de un espacio físico que puede estar organizado de distintas
formas
5. Es, casi siempre, el recurso más valioso para la producción, comunicación y
gestión empresarial.
6. Son elementos que no pueden faltar en una mesa de trabajo

Horizontales
1. Es un conjunto de personas o cosas que está organizado para cumplir con un
objetivo determinado.
2. Sin él los dispositivos electrónicos no servirían de nada.
3. Son tres y describen los cambios que se han dado en los equipos de oficina

2. En un formato de cuadro sinóptico describa las generaciones del

mobiliario

Uso de Equipo de Oficina

La computadora1 es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en

información conveniente y útil.
El escritorio ) es un tipo de mueble y una clase de mesa. Es usado frecuentemente en el entorno de
trabajo y de oficina, para leer, escribir sobre él, para usar utensilios sencillos como lápiz y papel o
complejos como una computadora. Los escritorios tienen a menudo uno o más cajones
La silla es un mueble cuya finalidad es servir de asiento a una persona. caja registradora es un
aparato mecánico o electrónico que permite calcular y registrar transacciones comerciales, e incluye
un cajón para guardar dinero. Por lo general, permite además imprimir un recibo o factura para el
cliente, según las disposiciones legales de cada País
Un lápiz o lapicero es un instrumento de escritura o de dibujo. Consiste en una mina o barrita
de pigmento (generalmente de grafito y una grasa o arcilla especial, pero puede también ser
pigmento coloreado de carbón de leña) y encapsulado generalmente en un cilindro de madera fina,
aunque las envolturas de papel y plásticas también se utilizan.

DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en
carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información, en
ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos
cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.
Archivador Vertical:
. Mueble de 1 o más gavetas destinadas a la clasificación vertical de los documentos. Las
gavetas son dispositivos que aseguran su fácil manejo.
Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de
las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña
hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
1 o 2: Se coloca, generalmente, junto al escritorio en oficinas pequeñas, para los
documentos activos
3 gavetas: Mide, aproximadamente, igual que un mostrador corriente y puede usarse para
separar el área de la recepción del área de trabajado.
4 o 5 gavetas: Son de uso corriente en las oficinas y se recomienda para
depositar archivo activo y semiactivo.

Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos de una
organización.

Recurso Humano
En la administración de empresas, se denomina recursos humanos (RR. HH.) al trabajo que
aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero lo más
frecuente es llamar así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar,
contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización. Estas tareas las puede
desempeñar una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la
organización.
Una impresora es un dispositivo periférico del ordenador que permite producir una gama
permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en un formato electrónico,
imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel, utilizando cartuchos de tinta o
tecnología láser (con tóner).

La fotocopia es el resultado de reproducir un documento, o parte de este, en una hoja de

papel normal u otro tipo de material, como transparencias o filminas, opalina, etcétera.
Dicha reproducción la realiza la fotocopiadora.
El tamaño o formato de los papeles es muy variado: carta, oficio, A4, A5, y muchos más
hasta llegar a los especiales para planos.
El aire acondicionado  se define como el proceso, o procesos,de tratamiento de aire que
modifica sus condiciones para adecuarlas a unas necesidades determinadas.
Una tijera, es una herramienta manual que sirve para cortar tela, papel, cabello, etc. Está
formada por dos cuchillas de acero que giran alrededor de un tornillo axial común, respecto
al cual se sitúan los filos de corte a un lado y las agarraderas en el lado contrario. Las
agarraderas conllevan agujeros para sujetar y maniobrar con el pulgar y el cordial.
Sello se aplica, por un lado, para nombrar el instrumento con imágenes grabadas que, a
través de la impresión de tinta sobre el papel, se utiliza para autorizar documentos. Por otro
lado, también se llama sello la impresión que resulta del uso de ese instrumento,
generalmente al lado de una o más firmas.
Hules Una goma elástica (en algunos países liga o gomilla) es una banda de caucho elástica
formando una especie de círculo elástico.
GRAPA-Una grapa, grampa, corchete o ganchito es una pieza de hierro u otro metal cuyos
dos extremos doblados y puntiagudos se clavan para unir y sujetar papeles, tablas u otras
cosas.
Un clip es un objeto metálico, con un mecanismo tipo pinza con el cual se pueden agrupar
documentos impresos de forma temporal. El icono de un clip se utiliza en el correo
electrónico para mostrar que existe un archivo adjunto al mensaje. Los clips se utilizan para
sujetar hojas sueltas que no necesitan encuadernación.
Una guillotina para papel es una herramienta que se utiliza en oficinas, escuelas, empresas
de impresión, la misma permite cortar grandes pilas de papel de forma que se puede cortara
como si fuera una regla.
Estantes es un mueble con tablas horizontales que sirve para almacenar libros, o en general,
cualquier otro tipo de objetos.
Una calculadora es un dispositivo que se utiliza para realizar cálculos aritméticos Por
ejemplo, existen calculadoras gráficas especializadas en campos matemáticos gráficos
como la trigonometría y la estadística.
Sumadora Una máquina de sumar es un tipo de calculadora, generalmente especializada
para los cálculos de contabilidad
La agenda es un libro o cuaderno con su parte principal originalmente en blanco, pero que
con su uso se irá rellenando con las anotaciones que nos permitan recordar y planificar los
diversos eventos previstos para tener tiempo de ocio o ejercicio profesional y los asuntos
pendientes de hacer.
 SOPA DE LETRAS DE EQUIPO DE OFICINA
A S S I L L A S E C R E T A R I A L S D
E S D C A L C U L A D O R A F G H J K C
S T O S S X C M F B H G G T R E R T R A
T R C Ñ A Y H A C E S C R I T O R I O R
A U U K S H G D X X Z X C V B B N N M P
N J M O D N C O M P U T A D O R A A S E
T K E L F L R R Z U X Z X C Z X F C M T
E J N I C A J A R E G I S T R A D O R A
I K T J G P V F X J C X V B N M Y G H J
I O O M H I H G H U L E S S A B I T A S
L K S J J Z D J V K M Y U I O G M E G E
R E C U R S O H U M A N O C H I P E U N
L Ñ O H K R F Y D L C A R M E L R O I V
K Y M J L C V T C O B O M B I S E L L O
Y G E K Ñ L B J X O D R G T H J S Y L I
H A R C H I V O V E R T I C A L O E O V
H H C K P P B T C I C A R T E L R F T V
T G I G R A P A D O R A V G T R A G I B
R B A P E R F O R A D O R A T O G K N B
F V E O U H F O L D E R F G X C J M A M
V C S A I R E A C O N D I C I O N A D O

 ESTANTE
 DOCUMENTOS COMERCIALES
 RECURSO HUMANO
 AIRE ACONDICIONADO
 ARCHIVERO VERTICAL
  LAPIZ
 CLIP
 SILLA SECRETARIAL
 CALCULADORA
 CAJA REGISTRADORA
 SUMADORA
 HULES
 COMPUTADORA
 IMPRESORA
 GUILLOTINA
 CARPETA
 FOLDER
 GRAPADORA
 PERFORADORA

CRUCIGRAMA DE EQUIPO DE OFICINA

1 11

12 14 2 15

13

9 16

18

17 8

10

HORIZONTAL VERTICAL
1. Mueble cuya finalidad es servir de 11. Tipo de calculadora, especializada para
 asiento a una persona
2. Dispositivo que se utiliza para realizar
cálculos aritméticos
3. Tipo de mueble y clase de mesa que
es usado en la oficina
4. Maquina electrónica que recibe y
procesa datos para convertirlos en
información conveniente y útil
5. Aparato mecánico o electrónico que
permite calcular o registrar
transacciones comerciales, e incluye
cajón para guardar el dinero
6. Trabajo que aporta el conjunto de
empleados o colaboradores de una
organización
7. Mueble de una o mas gavetas
destinadas a la clasificación vertical de
documentos
8. Se utiliza para autorizar documentos
9. Banda de caucho elástica que forma
una especie de circulo elástico
10. Aparato electrónico que utiliza para
climatizar el ambiente en las oficinas
cálculos de contabilidad
12. Mueble con tablas horizontales que
sirve para almacenar libros
13. Instrumento de escritura o de dibujo
14. Comprobantes escritos que dejan
constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil
15. Los documentos que guardan en su
interior agrupados por temáticas
comunes
16. Periferico de la computadora que sirve
para imprimir texto e imágenes
17. Objeto metalico con el cual se pueden
agrupar documentos impresos de
forma temporal
18. Herramienta que se utiliza en oficinas
para cortar grandes pilas de papel