Học phần

Hệ thống thông tin kế toán

Chương 2: Kỹ thuật tài liệu hóa hệ thống

ThS. Nguyễn Quốc Trung

Updated Prepared by Trung Nguyen 1

Mục tiêu chương

Sau khi kết thúc chương, SV có thể:
− Chuẩn bị và sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu để hiểu,
đánh giá, và lập tài liệu hệ thống thông tin

− Chuẩn bị và sử dụng lưu đồ để hiểu, đánh giá,

và lập tài liệu hệ thống thông tin

Nội dung
1/ Giới thiệu về tài liệu hệ thống (Documentation)

2/ Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)

3/ Lưu đồ (Flowchart)

4/ Giới thiệu phần mềm ứng dụng

1
 Các thuật ngữ
Context diagram Sơ đồ khái quát
Data destination Điểm đến dữ liệu
Data flow Dòng dữ liệu
Data flow diagram Sơ đồ dòng dữ liệu
Data source Nguồn dữ liệu
Data store Lưu trữ
Document flowchart Lưu đồ chứng từ
Documentation Tài liệu hệ thống
Flowchart Lưu đồ
Narrative description Mô tả chi tiết
Process Xử lý
Program flowchart Lưu đồ chương trình
System flowchart Lưu đồ hệ thống
4

2.1 Tài liệu hệ thống (Documentation)

Tài liệu Thông tin Quyết định

2.1 Tài liệu hệ thống (Documentation)

• Vấn đề đặt ra:

− Cơ sở phân tích hệ thống?

− Làm cách nào để xem xét, đánh giá hệ thống hiện

hành?

2
 2.1 Tài liệu hệ thống (Documentation)

• Giải thích cách thức hệ thống hoạt động gồm: ai,

cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và cách để nhập dữ
liệu, xử lý, lưu trữ dữ liệu, tạo thông tin và kiểm
soát hệ thống.

• Mô tả chi tiết (Narrative description) mô tả theo

trình tự bằng văn bản các thành phần của hệ
thống và cách chúng tương tác với nhau

2.1 Tài liệu hệ thống (Documentation)

• Tầm quan trọng của công cụ lập tài liệu hệ thống
− Có khả năng đọc, hiểu tài liệu hệ thống

− Đánh giá hệ thống để xác định điểm mạnh, yếu

của KSNB và đề xuất cải thiện hệ thống đáp ứng
nhu cầu công ty

− Có kỹ năng lập tài liệu hệ thống để thể hiện cách

thức hệ thống hoạt động

2.2 Công cụ lập tài liệu hệ thống

• Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)

• Lưu đồ (Flowchart – FC)

− Lưu đồ chứng từ

− Lưu đồ hệ thống

− Lưu đồ chương trình

• Giới thiệu phần mềm ứng dụng

3
 2.2 Các công cụ lập tài liệu hệ thống
Tình huống: quá trình thu tiền bán chịu
− KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ
của công ty. NVBH nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên
và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông
báo trả tiền kèm theo. NVBH chuyển tiền và
phiếu thu cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả nợ
cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra
số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau
đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu,
phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo
số thứ tự.
10

10

2.2 Các công cụ lập tài liệu hệ thống

− Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do NVBH
chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận
phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu
với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình
quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã KH,
số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ
cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm
giảm nợ phải thu của KH theo từng hóa đơn.
Định kỳ, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh
toán và chuyển cho kế toán tổng hợp.
− Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân
hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng

11

11

2.2 Các công cụ lập tài liệu hệ thống

• Vấn đề đặt ra:
− Các đối tượng nào tham gia vào quá trình trên?

− Các chứng từ luân chuyển như thế nào?

− Phần mềm xử lý ra sao?

− …

12

12

4
 2.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu
• DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các
dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần,
điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu
của một hệ thống thông tin; thường được sử
dụng để:
− Mô tả các hệ thống đang tồn tại

− Lập kế hoạch và thiết kế các hệ thống mới

13

13

2.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu

• 4 thành phần
− Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources and
destinations)
− Dòng dữ liệu (Data flows)
− Các quá trình xử lý (Transformation processes)
− Lưu trữ dữ liệu (Data stores)

14

14

2.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu

• Ký hiệu: có 4 ký hiệu biểu diễn

Quá trình xử lý Dòng dữ liệu Nguồn và điểm Lưu trữ

đến dữ liệu dữ liệu

15

15

5
 2.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu
• Những thành phần cơ
bản của DFD
Data store (H)

Data
Data source Data flow (B) Process Data
flow (D) Process flow (I) Data
(A) (C)
(F) destination
(K)

Data flow (E)

Data destination
(J)

16

16

2.2.1.1 DFD khái quát

• DFD khái quát (context diagram) là sơ đồ cấp cao
nhất, mang tính tổng quát, cung cấp cách nhìn tóm
tắt về hệ thống, mô tả một hệ thống xử lý dữ liệu
cùng các thực thể bên ngoài gồm nguồn dữ liệu
đầu vào và điểm đến dữ liệu
− Thực thể: là người, nơi chốn hoặc vật (máy tính)
thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động
− Thực thể bên ngoài hệ thống: là những thực thể
chỉ cho hoặc nhận dữ liệu (không xử lý dữ liệu, có
vai trò là các nguồn, điểm đến trong hệ thống)

17

17

2.2.1.1 DFD khái quát

• Có mấy dòng dữ liệu đầu vào, đến từ
đâu?
Govt.
Depart- Agencies
ments

Payroll Employee checks Employees

Processing
System

Bank
Human
Resources

• Hệ thống sau khi xử ý tạo ra mấy dòng Manage-

thông tin, đi đến đâu? ment

18

18

6
 2.2.1.1 DFD khái quát
• DFD khái quát cho biết
− Hệ thống này là gì, làm gì
− Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu

Khách hàng Nộp tiền Ngân hàng

Hệ ngân
thống hàng
Thanh thu tiền
toán bán chịu

Tổng hợp
thanh toán Kế toán
tổng hợp

19

19

2.2.1.2 Phân cấp DFD

• Phân cấp
− Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ được
chi tiết hóa thành nhiều cấp
− Quá trình xử lý ở cấp chi tiết được đánh số theo
cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3, …..)
− Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng
hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
− Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý
chi tiết bên trong của hệ thống

20

20

2.2.1.2 Phân cấp DFD

Điểm
Điểm đầu 2.0
C
đầu
A
A 1.0 Lưu trữ

Hệ
thống D
3.0

B
B
Điểm Điểm
cuối Cấp 0 cuối

21

21

7
 2.2.1.2 Phân cấp DFD
Lưu trữ
D
I
E D
A 1.2 3.1.1
3.1
1.1
G J
H I
F
1.3
3.1.2
1.4 3.2
C H
D B
Cấp 1 Cấp 2
22

22

2.2.1.2 Phân cấp DFD

• Phân cấp
DFD cấp 0
Depart-
ments Employees
Employee
New employee Time paychecks
Human form cards
Resources
1.0
Update 2.0
Employee Pay Payroll
Empl.
change Employ- check
Payroll Bank
form ees
File
Payroll
disburse-
3.0 ment data 5.0
Prepare Employee/ Update
Reports Payroll File Gen.
Ledger
Payroll tax
Payroll disb. voucher
report
4.0 General
Pay Ledger
Taxes Tax report
Manage- & payment
ment Govt.
Agencies

23

23

2.2.1.2 Phân cấp DFD

Lập giấy
Tiền chuyển
Khách ngân hàng
Giấy Nhận
hàng 3.0
đòi nợ thanh
toán
1.0 Sổ quỹ Chuyển
tiền

Ghi nhận Chuyển Phiếu

thanh tiền và thu đã
phiếu xác nhận Ngân
toán hàng
4.0 thu
Đối chiếu
với thực
Chuyển nhận
Kế toán phiếu thu 2.0
TH đã xác
nhận
24

24

8
 2.2.1.3 Mô tả hệ thống hiện hành bằng DFD
• Hiểu về hệ thống: Quan sát dòng thông tin và phỏng
vấn những người liên quan để hiểu biết về hệ thống.
• Bỏ qua các khía cạnh quan trọng của hệ thống
• Xác định ranh giới hệ thống – điểm bắt đầu và kết
thúc
• Vẽ DFD khái quát
• Xác định và đặt tên tất cả các dòng dữ liệu
• Nhóm các dòng dữ liệu và các hoạt động liên quan

25

25

2.2.1.3 Mô tả hệ thống hiện hành bằng DFD

• Xác định các quá trình xử lý
• Nhóm các quá trình xử lý
• Xác định và đặt tên các lưu trữ dữ liệu
• Xác định và đặt tên tất cả các nguồn và điểm đến
• Đặt tên các thành phần DFD
• Phân cấp DFD
• Đánh số liên tiếp các quá trình xử lý
• Rà soát lại DFD
• Hoàn thành DFD

26

26

2.2.2 Lưu đồ (Flowchart)

• Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích bằng hình ảnh
mô tả một số khía cạnh của một hệ thống thông
tin một cách rõ ràng, súc tích và hợp lý.
• Lưu đồ ghi lại cách thức quy trình kinh doanh
thực hiện và cách chứng từ luân chuyển.
• Sử dụng bộ các ký hiệu tiêu chuẩn để mô tả

27

27

9
 2.2.2 Lưu đồ (Flowchart)
• Bao gồm 3 loại
–Lưu đồ chứng từ (Document flowchart) mô tả
dòng lưu chuyển của chứng từ và dữ liệu giữa
các bộ phận.
–Lưu đồ hệ thống (System flowchart) mô tả mối
quan hệ giữa đầu vào, xử lý, lưu trữ và đầu ra
của hệ thống.
–Lưu đồ chương trình (Program flowchart) mô
tả chuỗi các hoạt động hợp lý được thực hiện
trong chương trình máy tính

28

28

2.2.2 Lưu đồ
• Ký hiệu: 5 nhóm
Đầu vào Xử lý Đầu ra Lưu trữ Kết nối
Chứng từ Hoạt động xử lý Hiển thị thông Dữ liệu lưu trữ Điểm bắt đầu/kết
giấy/điện tử/BC bằng máy tính tin trên thiết bị bằng máy thúc của lưu đồ
điện tử
Phiếu thu Tính giá Báo
cáo Dữ liệu Khách hàng
xuất

Mô tả chứng từ Hoạt động xử lý Sổ sách Lưu trữ chứng Điểm nối các
nhiều liên thủ công từ dòng dữ liệu trên
Lập N: Lưu theo số 1 trang
Sổ A: Lưu theo
Hóa đơn hóa A
quỹ Alphabet
đơn D: Lưu theo
Nhập chứng từ ngày Nối sang trang
vào máy khác

Báo cáo N 1-A

Nhập liệu

29

29

2.2.2 Lưu đồ
• Mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên
chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính
chất lưu trữ…trong các hoạt động chức năng (bán,
mua, nhập, xuất…)

• Mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách

thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính

→Phản ánh được các hoạt động hữu hình và vô hình

trong hệ thống
30

30

10
 2.2.2.1 Lưu đồ chứng từ
Kế toán tiền Thủ quỹ

A
KH
Phiếu thu Phiếu
thu
Lập
PT Tạo Xác
bút nhận, Sổ
toán ghi sổ quỹ

Phiếu
thu
Phiếu thu Sổ cái Phiếu Kế toán
thu công nợ

A N
Quá trình thu tiền KH

31

31

2.2.2.2 Lưu…
đồ hệ thống
Đơn đặt
hàng

Hiển
Nhập vào thị khi
PM nhập
Tập tin
HTKho

Cập nhật
đơn hàng

Tập tin KH
Tập tin Đơn đặt hàng
đơn đã xử lý
hàng
N
Nhập đơn đặt hàng của khách hàng
32

32

2.2.2.3 Lưu đồ chương trình

Lập trình
viên dựa vào
lưu đồ này
viết chương
trình máy
tính

33

33

11
 2.2.2.4 Mô tả hệ thống hiện hành bằng FC

• Hiểu hệ thống

• Xác định các thực thể của lưu đồ

• Tổ chức lưu đồ thành các cột

• Ghi rõ ràng tất cả các ký hiệu

• Kết nối trang

• Vẽ phác họa lưu đồ

• Vẽ lưu đồ hoàn chỉnh

34

34

2.2.3 Giới thiệu phần mềm ứng dụng

• Tìm hiểu phần mềm

• Cách thức cài đặt

• Khai thác

35

35

36

36

12