UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICO

ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE

EMPRESAS

CURSO: Gestión de comunicación Empresarial

SEMESTRE: VIII

SECCIÓN: C

DOCENTE: Renzo Rivero Fernandez

PRESENTADO POR: Aguilar Román Leonela Silvana

Arequipa – Perú
2022
 Caso de Estudio
Trabajo a desarrollar en el caso:

 Debes hacer una propuesta para mejorar su sistema de archivo de

documentos
Revisa la utilidad de los documentos: Uno de los errores más comunes que se
comenten al interior de una empresa, es la acumulación de información y de
documentación que a la larga terminan siendo obsoletas. Es por esto que la
revisión de los archivos y establecer prioridades de su correcto manejo, darán
los pilares determinantes para una eficaz administración a lo largo del tiempo.
 Digitaliza lo necesario: El actualizar los formatos de la documentación lleva
consigo: liberación de espacio, trato adecuado de administradores y una
eficiente gestión de archivos que coadyuva a la productividad de la empresa.

Centraliza el contenido: Para llevar a cabo un óptimo archivo de documentos,

es necesario establecer un espacio en donde se pueda regular el tratamiento
de la información. Por tal motivo, el uso de repositorios lleva a la unificación del
proceso y brinda una opción de revisión confiable de los documentos.

Clasifica los documentos: El centro del éxito de la gestión documental está en

su clasificación. El mantener un orden ascendente o descendente de la
información ayuda a los usuarios a ahorrar tiempo en su búsqueda, haciendo
que el proceso sea más eficiente. Además, permite un entendimiento más a
fondo de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en la
empresa.

Haz uso de los metadatos: La gestión por metadatos abre la puerta a la

administración más allá de la información, creando espacios de estandarización
de los archivos. El papel de los metadatos es determinar la optimización de la
gestión documental. Funcionan a partir de la descripción de los documentos, su
contexto y usabilidad, todo de la mano con su organización o categorización.
Esto agiliza su búsqueda o archivo, dependiendo el caso.

 Debes identificar ¿cuál sería el mejor método de archivo de cada

área y explicar por qué?
Geográfico, por tema y cronológico: Los sistemas geográficos almacenan
los registros según la ubicación, y consiguen que la creación de estadísticas
por ubicación sea más sencilla. Puesto que las normas y regulaciones
suelen ser distintas en cada zona, este sistema permite filtrar para decidir
inmediatamente qué leyes aplicar a qué registros. El archivado por temas
mantiene los registros mediante una función descriptiva, y puede colocar
documentos de distintos tipos en la misma carpeta. 
Para el área de atención al cliente uno de los mejores métodos sería el
geográfico ya que con el método de alfabéticos y numéricos tiene
problemas.
Alfabético: utilizado como apoyo de las demás metodologías empleadas en el
trabajo de archivo, y, por lo cual, recientemente se habla de alfa por asuntos o de
materia, método alfa-numérico, alfa-geográfico y alfa-cronológico es, además, el
más sencillo de manejar ya que los documentos y la referencia están directamente
en las gavetas principales sin la necesidad de un archivo auxiliar de tarjetas.
Para reclamos seris bueno utilizar alfabéticos para poder en orden los reclamos de
las personas.

 ¿Te parece bien lo que hizo lucia con su jefe al ocultar la verdad?
¿tú que hubieras hecho?
No me parece correcto, debido hablar con su jefe y explicarle la
situación y también poder decirle sobre la nueva idea.
Por otro lado, esta sus hijos, pero si tienes una responsabilidad tienes
que cumplirla.
 ¿Qué tipos de Digitalización de documentos existen? ¿Qué tipo
propones? ¿Por qué?
Tipos de digitalización:
- Sistemática
- Retrospectiva
- Aplicaciones archivos
- Centros de documentación
- Biblioteca
El tipo que propongo es la sistemática porque este tipo de digitalización
genera una copia del uso interno del documento que se recibe y esta se
puede convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante un
sello o firma del responsable.