MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

DROGUERÍA GENESIS

CAUCASIA - ANTIOQUIA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

OBJETIVOS ..........................................................................................................................................5
MISIÓN ...............................................................................................................................................6
Política de calidad _________________________________________________________6
Valores__________________________________________________________________7
VISIÓN ................................................................................................................................................6
1. PROCESO DE SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS. ................................7
2. PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS. ..........................10
3. DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS U OTRO INSUMO A LOS
PROVEEDORES ...............................................................................................................................122
4. PROCESO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS ............................133
5. PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS. ..............166
6. CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO. .................................................................................20
7. PROCESO DE DISPENSACION DE MEDICAMENTOS .................................................................211
BIBLIOGRAFÍA

2
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

INTRODUCCIÓN

El siguiente manual, permite la estandarización de los procesos y procedimientos

que se realizan en LA DROGUERÍA GENESIS los cuales son: selección,
adquisición, recepción, almacenamiento y dispensación de medicamentos (MX) y
Dispositivos médicos (DM), el cual surge como respuesta a la necesidad de
incrementar la eficiencia de la Droguería y así aumentar la competitividad en el
sector salud.

Por tal razón, LA DROGUERÍA GENESIS con el objetivo de mejorar y seguir

creciendo, ha diseñado el siguiente manual de procedimientos en donde se indica
cómo se deben desarrollar los diferentes procesos en el servicio farmacéutico, con
el fin de evitar contratiempos en el momento de realizar tareas, garantizando así la
selección de los medicamentos más costo efectivos y de mejor calidad, a los cuales
se les aseguran sus condiciones de estabilidad durante el almacenamiento.

Del mismo modo, este manual pretende que a la hora de ingresar personal nuevo a
LA DROGUERÍA GENESIS, este conozca los procesos que se realizan dentro de
la Droguería asegurando así que la adaptación sea con mayor rapidez.

3
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

JUSTIFICACION

En este manual se adoptan las condiciones esenciales para los procedimientos

llevados a cabo dentro de LA DROGUERÍA GENESIS, contemplados en el Modelo
de gestión del servicio farmacéutico, el cual está contenido en la Resolución 1403
de 2007, con el fin de garantizar la calidad de la atención en salud para la población
beneficiaria de los servicios que presta la Droguería.

Además, se busca dar cumplimiento a la normatividad vigente, tales como:

• Decreto 2200 de 2005, por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico.

• Decreto 4725 por lo cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios,
premiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos
médicos.
• Resolución 1403 de 2007, Por la cual se determina el Modelo de Gestión del
Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y
Procedimientos.
• Resolución 1478, Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento
y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento, síntesis,
fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y uso de
sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro
producto que las contengan y sobre aquellas que son monopolio del Estado.

4
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

OBJETIVOS

✓ Describir y documentar todos los procesos y procedimientos que se

llevan a cabo dentro de las instalaciones de LA DROGUERIA
GENESIS
✓ Informar a los empleados de LA DROGUERIA GENESIS todos los
procesos que se deben seguir en la droguería, para cumplir con la
legislación vigente y así garantizar la calidad de los medicamentos y
dispositivos médicos

5
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

MISIÓN

DROGUERÍA GENESIS es un establecimiento farmacéutico dedicado a la

adquisición y comercialización de productos farmacéuticos y afines, reconocido
principalmente por satisfacer los requerimientos de la comunidad caucasiana en
general, a través de una atención humana, garantizando así tanto la satisfacción y
el bienestar de la comunidad como el crecimiento profesional y económico de
nuestra empresa.

VISIÓN
DROGUERÍA GENESIS será una comercializadora líder a nivel del bajo cauca
antioqueño, en la venta de productos farmacéuticos y afines, satisfaciendo
plenamente las necesidades de nuestros clientes, orientándonos siempre hacia una
atención personalizada y a la búsqueda continua de ofertar productos farmacéuticos
de excelente calidad y al menor costo posible, ofreciendo así una mejor calidad de
vida y bienestar a nuestros clientes.

POLITICA DE CALIDAD

6
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

VALORES
• Ética profesional
• Compromiso
• Calidad
• Responsabilidad
• Fe

1. PROCESO DE SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MEDICOS.

DEFINICION:

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua,

multidisciplinaria y participativa se realiza con el objetivo de elegir y definir los
medicamentos y dispositivos médicos con los cuales la Droguería debe contar y así
asegurar la oportunidad, teniendo en cuenta la calidad, seguridad, eficacia,
beneficio y costo.

ALCANCE

El proceso de selección de medicamentos y dispositivos médicos en LA

DROGUERÍA GENESIS tiene por objetivo la selección de medicamentos y
dispositivos que sean eficaces, seguros y asequibles de manera que cubran los
requerimientos en salud de los pacientes.

RESPONSABLE

7
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

Representante Legal y administrador – NIDIA LUZ GAVIRIA CHAVARRIA

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN

Para elaborar el lisado básico de medicamentos, se deben tener en cuenta criterios
técnicos, epidemiológicos, farmacológicos y económicos, los cuales son:
• Necesidad
• Efectividad
• Seguridad
• Costo - Beneficio

METODO DE SELECCIÓN

POR CONSUMO HISTÓRICO: se definen cuáles son los medicamentos y

dispositivos médicos que más se utilizan en la población Caucasiana, para esto se
tiene en cuenta lo siguiente.

• Establecer la frecuencia de consumo de los medicamentos y

dispositivos médicos
• Tener en cuenta aquellos medicamentos que, aunque no tiene mucho
consumo son vitales y por ende no pueden faltar en la droguería
• Seleccionar los medicamentos más utilizados
• Elaborar el listado de medicamento y dispositivos médicos por
consumos históricos

Demanda no atendida:

8
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

Tener en cuenta los medicamentos, dispositivos médicos y productos de aseo y

limpieza que han sido requeridos por la población, pero que en la droguería no ha
contado con ellos.

PROCEDIMIENTO
Para llevar a cabo el proceso de selección, cuya finalidad es establecer el listado
básico de medicamentos y dispositivos médicos de LA DROGUERÍA GENESIS es
necesario desarrollar las siguientes actividades:

✓ Tener como base, para laborar el listado básico de medicamentos, el

listado por consumos históricos de medicamentos y dispositivos médicos
de la población caucasiana, que acude a LA DROGUERÍA GENESIS
✓ Tener en cuenta la demanda no atendida de la población que acude a la
droguería
✓ Determinar los medicamentos que se usaran de manera regular en la
droguería, teniendo en cuenta el consumo histórico y la demanda no
atendida de la población caucasiana
✓ Elegir cuidadosamente los medicamentos y dispositivos médicos que
satisfagan las necesidades de la población, de manera que les resulten
efectivos y seguros, y al mismo tiempo los puedan obtener a un buen
costo.
RESULTADO
Listado básico de medicamentos, dispositivos médicos y productos de aseo y
limpieza

9
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

2. PROCESO DE ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MEDICOS.

DEFINICION

Es el conjunto de actividades que realiza la droguería con el objetivo de adquirir los

medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras,
con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus
usuarios.

ALCANCE
El proceso de adquisiciones tiene por objeto obtener medicamentos y dispositivos
médicos de la calidad especificada, en la cantidad requerida, en el momento
oportuno y al mejor precio.

RESPONSABLE
Representante legal y administradora – NIDIA LUZ GAVIRIA CHAVARRIA

CRITERIOS PARA LA ADQUISICIÓN

Se deben establecer cuáles son los proveedores de la droguería. Para esto es
indispensable contar con la documentación necesaria del proveedor la cual debe
ser:
• Carta presentación
• Referencias comerciales

10
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

• Registro único tributario- RUT

• Certificado cámara de comercio
• Portafolio de servicios
• Fotocopia de cédula de ciudadanía de Representante Legal
• Condiciones de venta (precios, formas de pago, devoluciones, etc.)
Otro aspecto a tener en cuenta es la estimación de las necesidades, ya que se debe
priorizar la adquisición de aquellos medicamentos, dispositivos médicos y demás
artículos de aseo y limpieza, según la demanda de los usuarios de LA DROGUERÍA
GENESIS.
Por tal motivo se decide hacer 1 pedidos semanal para garantizar el abastecimiento
de la droguería y así garantizar la oportunidad en la demanda de los usuarios.

PROCEDIMIENTO
• La Regente de Farmacia se encarga de realizar el listado de los
medicamentos, dispositivos médicos y demás artículos de aseo y limpieza a
pedir teniendo como base La estimación de las necesidades por consumo
histórico y la demanda no atendida de los usuarios de la droguería
• Una vez elaborado el listado, este será entregado al administrador y
representante legal de la droguería, para que este haga el respectivo proceso
de cotización.
• Una vez se realice el proceso de cotización, se procederá ordenar el
respectivo pedido.
• Una vez realizado el pedido se esperará a que este llegue a las instalaciones
de LA DROGUERÍA GENESIS, para realizar la respectiva recepción
administrativa y técnica.
RESULTADO
Orden de compra

11
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

3. DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS U

OTRO INSUMO A LOS PROVEEDORES

DEFINICION
Es el proceso mediante el cual se devuelven a los diferentes proveedores de la
droguería aquellos medicamentos y dispositivos médicos que incumplen estándares
de calidad con respecto a lo establecido en el proceso de recepción de
medicamentos y dispositivos médicos.
ALCANCE
Evitar la tenencia de medicamentos y dispositivos médicos que incumplan
estándares de calidad y normatividad vigentes, que puedan originar riesgo y atentar
contra la salud y la vida de la comunidad.

PROCEDIMIENTO
Luego de decepcionar los medicamentos y dispositivos médicos, aquellos
elementos que incumplan los estándares de calidad, son almacenados en el área
de cuarentena, y se procede a llenar el formato de reporte de novedades al
proveedor y el formato de devolución al proveedor, con el fin de contactar al
proveedor e informarle de la novedad.
Otro aspecto objeto de devolución son aquellos insumos cuya fecha de vencimiento
sea superior a 3 meses ya que esto fue lo que se pactó con los proveedores
Una vez que se presente esta novedad se procederá a comunicarse con el
proveedor, de inmediato, vía telefónica con el fin de coordinar la devolución del
medicamento o dispositivo médico, que este presentando la novedad, y a la vez
elaborar la nota contable pertinente en estos casos. Luego de coordinar la
devolución del insumo se deberá empacar el insumo y enviarlo lo más pronto posible
a la ciudad respectiva.

12
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

CONTROLES Y RESULTADOS EN EL PROCESO

• Recepción técnica y administrativas adecuadas
• Contacto oportuno con los proveedores implicados
• Elaboración de las notas contables correspondientes.

4. PROCESO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MEDICOS
DEFINICION
Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación
de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y
dispositivos médicos.

ALCANCE
Decidir la aceptación o el rechazo de un lote de medicamentos o dispositivos
médicos mediante la comparación de lo pactado con el proveedor y lo que se envía;
y entre lo establecido por la legislación vigente sobre las características del producto
y lo que el producto recibido presente.

RESPONSABLE
Regente de Farmacia
CRITERIOS PARA LA RECEPCION
Existen dos tipos de recepción, las cuales son: Recepción administrativa y recepción
técnica

Recepción administrativa:

Permitirá constatar si el insumo cumple o no con las condiciones pactadas en la

adjudicación entre la institución y el proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado
en la orden de compra y si está acorde con lo facturado. Esta verificación debe
aplicarse al 100% de los medicamentos e insumos recibidos por la orden de compra.

13
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

• El producto pedido si sea el que llegue físicamente y en la factura

• La forma farmacéutica sea la solicitada
• El valor unitario corresponda a la orden de compra
• El valor total este bien calculado (por producto y total de la factura)
• La fecha de entrega debe coincidir con la pactada.
• Las cantidades deben coincidir (cantidad física, facturada y pactada)

Recepción técnica:

Permitirá constatar el grado de acercamiento de las características técnicas del

producto a las que están establecidas como referencia por la legislación y la
organización.

Se verifican las especificaciones técnicas tales como:

• Estado del embalaje teniendo en cuenta:

o No haya humedad
o No estén abiertas
o Información de su contenido.

• Fecha de vencimiento
• Registro sanitario (INVIMA)
• Número de lote
• Laboratorio fabricante
• Sistema de seguridad que impida alteraciones o fraudes.
• Condición de almacenamiento
• Ausencia de sticker que oculten información

PROCEDIMIENTO

Para realizar el proceso de recepción, se procede de la siguiente forma:

• Se ubican en el área de recepción, los medicamentos, dispositivos médicos

y demás productos de aseo y limpieza enviados por el proveedor.

14
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

• Se confronta la factura y la orden de compra

• Se verifica que:

o El producto pedido si sea el que llegue físicamente y en la factura

o La forma farmacéutica sea la solicitada
o El valor unitario corresponda a la orden de compra
o El valor total este bien calculado (por producto y total de la factura)
o La fecha de entrega debe coincidir con la pactada.
o Las cantidades deben coincidir (cantidad física, facturada y pactada)
o Revisar el estado de los embalajes, empaques, envases y tapas. No debe
haber perforaciones, rupturas, ni otros daños que puedan afectar la
calidad del producto.
o Condiciones de almacenamiento en el transporte (en especial aquellos
insumos que requieran cadena de frio).

o No debe haber frascos vacíos, manchas, polvo o alteraciones de la forma,

no debe haber blíster rotos, vacíos o mal sellados, los frascos deben
poseer bandas de seguridad.
o Verificar la presencia de nombre genérico, o comercial, concentración,
número de lote, nombre del laboratorio fabricante, fecha de vencimiento,
registro INVIMA, para los medicamentos los cuales su forma farmacéutica
sea polvo, suspensión o emulsión verificar su homogeneidad.
o En caso de presentarse alguna irregularidad en los insumos y
medicamentos se procederá a comunicar al proveedor, vía telefónica para
su devolución o cambio inmediatamente.
o Si no se presenta ningún problema se firma recibido en la factura.

15
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

En caso de incumplimiento por parte del proveedor, se le informa acerca de la

devolución y se procede a ubicar el medicamento o dispositivo medico en el área
de cuarentena hasta que sean devueltos, y finalmente realizar la nota contable.

La recepción puede ser realizada directamente por el software de la droguería, pero

si se llegase a presentar algún inconveniente con este, se realizará la recepción
utilizando el formato de recepción manual.

RESULTADOS
• Acta de recepción física o magnética

5. PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MEDICOS.

DEFINICION

Es el proceso que se realiza para garantizar la conservación de la calidad de los

medicamentos y dispositivos médicos desde que son recibidos hasta que son
entregados al usuario.
El almacenamiento se realiza después de establecer las condiciones locativas,
físicas, higiénicas y de infraestructura necesaria que garanticen la estabilidad los
medicamentos y dispositivos médicos.

ALCANCE
Garantizar las condiciones para conservar la calidad de los medicamentos e
insumos desde que son recibidos hasta que son entregados a los usuarios.

RESPONSABLE
Regente de farmacia – auxiliares de farmacia

16
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

CRITERIOS PARA EL ALMACENAMIENTO

Según la legislación vigente se debe tener en cuenta lo siguiente:

CONDICIONES LOCATIVAS:
Son los requisitos que debe cumplir el área de almacenamiento desde el punto de
vista local utilizando para ello:
• Área de almacenamiento: se define teniendo en cuenta factores como:
o Volumen del inventario a manejar que depende directamente del
consumo histórico y la demanda no atendida de la población que se
atiende
o Características propias del medicamento como son las
presentaciones farmacéuticas
o Número de personas que trabajan en el sitio de almacenamiento
El área de almacenamiento es el espacio donde se almacenan los productos que
están aptos para distribuir, en esta área podemos encontrar:
o Zona de estanterías: donde se almacenan medicamentos listos para
distribuir
o Zona de dispensación: donde se entregan los medicamentos al
paciente
o Zona de refrigeración o cadena de frio: sitio donde se ubican los
medicamentos que requieren refrigeración, donde se encuentra una
nevera que debe ser exclusiva para almacenar los medicamentos
• Área de recepción: es el espacio exclusivamente para colocar los pedidos
hechos al proveedor al momento de su llegada mientras se someten al
proceso de recepción teniendo en cuenta que los medicamentos y
dispositivos médicos no deben ser utilizados hasta después del proceso de
recepción.

17
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

• Área de cuarentena: es el espacio donde se almacenan productos que no

pueden ser distribuidos (los que no cumplen con algún requisito de la
recepción, devolución por pronto vencimiento, entre otros).
• Área administrativa: es el espacio requerido para el responsable del
servicio farmacéutico, donde se debe acomodar su escritorio y el archivo.
• Área de servicios sanitarios: el talento humano del servicio farmacéutico
debe contar con servicios sanitarios propios.
CONDICIONES FISICAS
Es fundamental que los medicamentos tengan un orden u ordenamiento dentro del
área, lo que ayuda a localizarlos rápidamente; existen varias formas de
almacenamiento dentro de las cuales tenemos:
• Ordenamiento por grupo farmacológico
• Ordenamiento por orden alfabético de nombre genérico
• Ordenamiento por laboratorios fabricantes
Para ubicar los medicamentos y dispositivos médicos hay varios métodos, pero en
LA DROGUERÍA GENESIS se ordenaran los medicamentos por laboratorios y en
orden alfabético, colocando en frente siempre los que tengan fecha de vencimiento
más próxima, con el fin de evitar vencimientos.
FACTORES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA
• La luz: muchos medicamentos son fotosensibles o sea que se deterioran
cuando entran en contacto con un exceso de luz. Los medicamentos
fotosensibles generalmente vienen empacados en blíster de color rojo o
ámbar, frascos de color ámbar, ampollas color ámbar, es recomendable que
este tipo de medicamentos nunca deben perder el empaque.
• La temperatura: cada medicamento tiene un límite de temperatura hasta el
cual resiste sin deteriorarse, requisito que debe estar indicado en el empaque
del producto. Los más sensibles a la temperatura reciben el nombre de
termos sensibles.

18
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

Las temperaturas de almacenamiento pueden ser:

o Temperatura ambiente: se considera entre 15-30°C
o Temperatura de refrigeración: está entre 2-8°C
• Humedad: este factor es muy importante porque es el que genera deterioro
a través de microorganismos como hongos y bacterias, reacciones químicas
de oxidación de los componentes de los medicamentos y deterioro de la
forma farmacéutica del medicamento, como ablandamiento de tabletas. La
humedad no debe exceder el 65%. A los medicamentos que son sensibles a
la humedad se les denomina higroscópicos.
PROCEDIMIENTO
• Se ubica los medicamentos por laboratorios, en orden alfabético por nombre
genérico o comercial, independientemente del grupo farmacológico al cual
pertenecen
• Otro parámetro a tener en cuenta a la hora de la ubicación del insumo o
medicamento es la fecha de vencimiento, ya que se coloca en los estantes
de manera que los que posean una fecha más próxima de vencimiento sean
los que se dispensen primero.
• Para los medicamentos que requieran refrigeración existe una nevera
exclusiva para su ubicación, a la cual se le debe verificar la temperatura 2
veces al día, en la mañana (9 am) y en la tarde (4pm), estos se registran en
el formato diseñado para ello (ver formato de temperatura). Lo anterior
permite observar variaciones bruscas de la temperatura para tomar las
medidas necesarias y evitar el deterioro del medicamento.
• Además, se debe realizar un control de limpieza de nevera cada 3 días con
el fin de que esta permanezca siempre en óptimas condiciones de limpieza,
permitiendo que no exista riesgo de contaminación y es importante tener en
cuenta que la limpieza de la nevera debe realizarse solamente son agua sin
utilizar algún agente desinfectante que pueda ser corrosivo.

19
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

• Los medicamentos fotosensibles deben estar protegido de la luz natural o

artificial ya sea conservándolo en su empaque original o diseñando
estrategias que permitan conservar sus propiedades.
• Para controlar la temperatura y la humedad ambiental donde son
almacenados los medicamentos igualmente existe un formato para su
registro el cual debe realizarse 2 veces al día, en la mañana (9 am) y en la
tarde (4pm) por medio del termo higrómetro; esto con el fin de tomar medidas
precisas cuando se perciban cambios grandes de temperatura y humedad
que puedan afectar las propiedades de los medicamentos.
RESULTADOS
• Formatos de temperatura, humedad, cadena de frio (ver formato)
• Creación del manual hoja de vida de los equipos (ver formato)
• Programación periódica de fumigadores (mínimo 1 vez al año)

6. CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO.

ALCANCE
Con este proceso se pretende tener un adecuado control de las fechas de
vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos que se tienen
almacenados en el servicio farmacéutico con el fin de asegurar que solo se
dispensen aquellos que están en su periodo de vida útil de manera que no se
pongan en riesgo la salud de los usuarios.
RESPONSABLE
Regente de farmacia – auxiliares de farmacia
PROCEDIMIETO En LA DROGUERÍA GENESIS se cuenta con un
programa que nos permite revisar los medicamentos próximos a vencer, lo que nos
permite mes a mes descargar e imprimir un listado de los medicamentos próximos
a vencer.

20
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

Llegado el caso, donde se averíe el programa o se vaya la luz, entonces se

procederá a realizar el siguiente proceso:
1. Se revisarán los medicamentos ubicados en los estantes y se sacarán los
medicamentos próximos a vencer no superiores a 6 meses.
2. Luego serán ubicados en un estante de manera que inicie la rotación de los
primeros en vencerse.
Además, por políticas pactadas con los proveedores COPIDROGAS,
DISTRIBUCIONES FARMACEUTICAS HERSON S.A.S., TECNOQUIMICAS,
COMERCIALIZADORA MULTIDROGAS DE COLOMBIA Y BREEMING, los
medicamentos que tengan fechas de vencimiento con 3 meses de anticipación,
serán devueltos al proveedor.
RESULTADOS
Listado de vencimientos

7. PROCESO DE DISPENSACION DE MEDICAMENTOS

DEFINICION
Proceso mediante el cual se entregan los medicamentos al paciente con las
instrucciones necesarias para el uso correcto de los mismos.
ALCANCE
Brindar al paciente toda la información necesaria para que este haga uso racional
de los medicamentos
RESPONSABLE
Regente de farmacia – auxiliares de farmacia
PROCEDIMIENTO
o Recepción de la formula medica: en esta se realiza una previa verificación de los
requisitos que debe tener que son los siguientes:
o Que la prescripción este elaborada por el personal de salud debidamente
autorizado, con letra clara, legible y con las indicaciones necesarias:
o Debe estar escrita en español

21
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

o La copia no debe tener ningún tipo de enmendaduras, tachaduras, claves,

abreviaturas o símbolos químicos
o Que permita confrontar los medicamentos prescritos con el dispensado
o Que las dosis de cada medicamento este expresada en el sistema métrico
decimal
o Que exista la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezcan la
leyenda venta bajo formula medica
o Entrega de medicamentos: El dispensador entrega la totalidad de los
medicamentos, estos serán empacados en bolsas y se entrega al paciente.
o Información del uso adecuado: con el fin de contribuir efectivamente el
cumplimiento del efecto terapéutico previsto por el prescriptor, esta debe
contener los siguientes aspectos:
o Condiciones de almacenamiento, explicar dosis, cuidados a tener en cuenta en
la administración, interacciones con otros medicamentos o alimentos, reacciones
adversas y la importancia del seguimiento, esto solo en caso de que el
dispensador sea químico farmacéutico o tecnólogo en regencia de farmacia de
no ser así solo se da información de condiciones de almacenamiento, forma de
reconstruir solo por vía oral y parenteral.
El personal encargado de dispensar no podrá:
o Realizar cambios en la prescripción o formula medica
o Cambiar principio activo, concentración, vía de administración, frecuencia,
cantidad y dosis prescrita
o Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos
o Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos
o Distribuir, dispensar y administrar muestras medicas.

22
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

BIBLIOGRAFÍA

• Decreto 2200 de 2005, por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico.

• Decreto 4725 por lo cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios,
premiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos
médicos.
• Resolución 1403 de 2007, Por la cual se determina el Modelo de Gestión del
Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y
Procedimientos.

23
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
SELECCIÓN, ADQUISICION, RECEPCION,
ALMACENAMIENTO Y DISPENSACION DE LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y AFINES

24