Fungsi Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam manajemen adalah bagaimana direksi perusahaan menetapkan

tujuan yang ingin dicapai dan menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Sederhananya fungsi perencanaan adalah apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara
mencapainnya.

Planning atau fungsi perencanaan adalah salah satu dari 4 fungsi manajemen selain fungsi
organizing, actuating dan controlling.

Perencanaan adalah langkah yang paling awal dalam menjalankan perusahaan dan bahkan
bisa berpengaruh total bagi perusahaan dimasa yang akan datang.

Fungsi manajemen yang lain akan mengikuti hasil perencanaan yang dilakukan. Fungsi
manajemen yang lain tidak bisa berjalan dengan baik tanpa adanya manajemen perencanaan
yang matang.

Tujuan Perencanaan

Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda beda, tentu perencanaan yang dilakukan pun
berbeda.

Namun secara umum, tujuan perusahaan melakukan perencanaan karena:

1. Perencanaan adalah cara untuk mengantisipasi dan merekam perubahan

2. Perencanaan mengarahkan (direction) kepada administrator maupun non
administrator
3. Perencanaan bisa menghindari atau paling tidak memperkecil pemborosan dan
tumpang tindih pelaksanaan kegiatan.
4. Perencanaan menetapkan standar yang akan dipakai untuk mempermudah
pengawasan.

Manfaat Fungsi Perencanaan

Fungsi planning memiliki beberapa manfaat seperti:

1. Hasil perencanaan menjadi pedoman dan acuan dasar dalam melaksanakan kegiatan
2. Perencanaan bisa memudahkan pengawasan terhadap kegiatan yang dilakukan,
apakah telah sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak
3. Perencanaan bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin akan terjadi
 4. Kegiatan setiap unit manajemen lebih terorganisir
5. Pelaksanaan tugas menjadi lebih tepat, efektif dan efisien
6. Penyimpangan yang berpotensi muncul bisa diantisipasi sedini mungkin
7. Ancaman dan hambatan yang mungkin akan terjadi bisa diprediksi dan diatasi seawal
mungkin
8. Menganisipasi adanya perubahan kondisi baik internal maupuan eksternal yang bisa
berpengaruh pada kegiatan perusahaan.
9. Sebagai alat koordinasi antar bidang dan antar divisi dalam perusahaan
10. Memudahkan pengawasan

Apa saja kegiatan fungsi manajemen perencanaan?

Kegiatan pokok yang dilakukan fungsi planning adalah:

1. Menentukan arah tujuan perusahaan dan target bisnisnya

2. Menyusun strategi untuk mencapai tujuan yang dikehendaki
3. Menentukan apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi
tersebut
4. Menetapkan standar atau benchmark untuk menentukan upaya dalam mencapai tujuan
tersebut.

Faktor yang Dipertimbangkan dalam Perencanaan

Batasan Perencanaan

Perencanaan pada dasarnya memutuskan apa yang diinginkan dan apa akan dilakukan. Jika
ingin lebih detail, perencanaan harus bisa menjawab beberapa pertanyaan yang lebih familiar
disingkat dengan 5W+1H.

# What

Apa yang ingin diperoleh perusahaan?

Perencanaan yang bagus harus bisa menjelaskan tentang tujuan yang ingin dicapai oleh
perusahaan.

Apa yang ingin diperoleh dalam jangka pendek ?

Apa yang ingin dapatkan dalam jangka menengah ?

Tujuan seperti apa yang ingin dihasilkan dalam jangka panjang ?

Jawaban atas pertanyaan ini nanti akan dijadikan dasar dalam perencanaan perusahaan
selanjutnya.

# Why

Why adalah lanjutan dan penjelasan mengenai “what” tujuan yang ingin dicapai oleh
perusahaan.

Mengapa perusahaan memutuskan tujuan tersebut? Mengapa bukan tujuan yang lain?

Bagaimana alasan yang menyertai dan juga analisanya?

Apakah tujuan dari perencanaan sudah realistis? Apakah perencanaan menguntungkan dan
masuk akal untuk dikerjakan?

# Where

Where berhubungan dengan dimana sebuah proyek dalam menjalankan tujuan akan
dilakukan.

Harus dijelaskan mengapa program untuk mencapai tujuan tersebut harus ditempat tertentu
dan bukan ditempat yang lain.

# When

Kapan tujuan yang ditetapkan akan dieksekusi atau dilakukan ?

Menentukan waktu eksekusi pekerjaan yang ingin dijalankan tidak bisa dilakukan
serampangan. Harus ada analisanya.

# Who

Who berkaitan dengan personel yang akan menjalankan semua hal yang telah disusun diatas.

Siapa yang akan menjalani tugas, Mengapa dia dan bukan orang lain ?

Siapa pangsa pasar yang akan dituju ? dan mengapa bukan yang lain?

# How

Bagaimana cara tujuan itu diupayakan ? Bagaimana sebuah kegiatan akan dijalankan ?

Apakah ada alternatif cara lain yang bisa dilakukan dan mengapa memilih cara ini?

Semua pertanyaan tersebut harus bisa dijawab dalam melakukan perencanaan.

Bagaimana Rencana yang Baik?

Rencana perusahaan harus disusun dengan sistematika yang baik agar perencanaan bisa
dieksekusi dengan mudah dan meminimalisir kesalahan yang bisa terjadi.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membuat perencanaan yang baik,
diantaranya:

# 1. Fleksibel

Rencana yang disusun harus bisa menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang bisa
terjadi dalam keadaan yang sebenarnya. Terkadang situasi dan kondisi yang diperkirakan
ternyata meleset dari kenyataan, rencana harus bisa menyesuaikan diri dengan perubahan
yang terjadi.

# 2. Stabilitas Rencana

Sebuah rencana yang disusun sebaiknya tidak perlu mengalami perubahan yang terlalu besar
tiap waktu. Perencanaan yang stabil akan membuat perusahaan lebih fokus terhadap apa yang
dikerjakan.

# 3. Terintegrasi dengan Baik

Rencana harus bisa dikomunikasikan dengan baik dan mudah dipahami oleh semua pihak
yang akan melaksanakan rencana tersebut. Hal ini untuk menghindari penafsiran rencana
yang berbeda beda diantara pihak pihak yang terlibat.

# 4. Detail

Rencana yang baik harus detail dan meliputi segala hal yang dibutuhkan dalam rencana
tersebut. Terutama mengenai 5W+1H diatas. Detail rencana, apa yang harus dilakukan, siapa
yang akan melakukan, kapan harus dilakukan dan bahkan target yang harus dicapai harus
direncanakan hingga lapisan manajemen yang paling bawah sekalipun.

# 5. Mempertimbangkan Sumber Daya

Sehebat apapun rencananya, hendaknya memperhitungkan dengan cermat sumber daya yang
dimiliki perusahaan. Apakah rencana tersebut realistis dan bisa dicapai dengan sumber daya
yang dimiliki atau ternyata terlalu "mengawang awang" yang susah untuk dicapai.

Siapa Pembuat Rencana?

Pembuat perencanaan

# 1. Panitia Perencanaan

Panitia perencanaan terdiri dari berbagai unsur yang mewakili beberapa pihak yang berasal
dari struktur organisasi perusahaan. Setiap wakil membawa rencana, harapan dan misinya
sendiri. Semua ide yang berasal dari perwakilan kelompok ini akan digabung dan dibahas
hingga detail untuk dijadikan rencana perusahaan. Ada perbedaan bahasan perencanaan dari
tiap tiap wakil sesuai dengan divisi dan tingkatannya. Secara umum perencanaan berdasarkan
tingkat manajemen dibagi atas:

# Manajemen Puncak

Perencanaan pada jenjang manajemen ini bersifat:

1. Strategis
2. Merumuskan tujuan jangka panjang
3. Pengambilan keputusan
4. Perencanaanya dijadikan pedoman oleh manajemen ditingkat yang lebih bawah

# Manajemen Tingkat Menengah

Perencanaan manajemen tingkat mengah (middle) ini cenderung bersifat administratif dan
menyiapkan berbagai alternatif cara untuk diteruskan kepada manajemen tingkat dibawahnya.

# Manajemen Tingkat Bawah

Perencanaan pada manajemen tingkat bawah lebih fokus terhadap perencanaan teknis
dilapangan. Perencanaan manajemen tingkat bawah lebih detail bahkan sangat detail untuk
mengeksekusi perencanaan yang telah disusun oleh manajemen tingkat menengah.

# 2. Bagian Perencanaan

Ada beberapa perusahaan yang memang memilliki unit khusus hanya untuk melakukan
perencanaan. Tugasnya hanya untuk menyusun rencana dan tidak ada unsur yang menjadi
wakil dari sebuah bagian dari organisasi perusahaan.

# 3. Tenaga Staf

Secara fungsional, didalam sebuah perusahaan umumnya terdapat dua kelompok, yaitu:

1. Pelaksana. Sebuah kelompok yang menangangi pekerjaan secara langsung

 2. Staf. Bisa dikatakan sebagai pemikir yang secara tidak langsung menghasilkan produk
perusahaan. Tugas utamanya adalah melakukan analisa terhadap data data yang ada
dan kemudian merencanakan sesuatu berdasarkan hasil analisa terhadap data tersebut.

Bentuk Bentuk Perencanaan

Bentuk Perencanaan yang Baik

# 1. Rencana Global

Rencana global bisa dikatakan sebagai visi perusahaan, arah perusahaan. Akan dibawa
kemana perusahaan ini nantinya.Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam
menyusun rencana global perusahaan yang biasa dikenal dengan nama analisa SWOT.
(Streng, Weakness, Opportunity, Treath)

A. Strenght | Kekuatan
Strenght adalah semua hal yang menjadi kekuatan utama dari perusahaan.
B. .Weakness | Kelemahan
Weakness atau kelemahan adalah sisi lain dari strenght yang dimiliki oleh perusahaan.
C. Opportunity | Peluang
adalah kesempatan terbuka untuk mendapatkan hasil yang maksimal yang dimiliki
oleh perusahaan.
D. Threath | Hambatan
Treath adalah tekanan dan hambatan yang melekat pada perusahaan. Tekanan atau
hambatan bisa berasal dari internal atau eksternal perusahaan bahkan bisa melekat
kapan saja dengan bidang industri yang dibidangi oleh perusahaan.

# 2. Rencana Strategis

Rencana strategis adalah bagian dari rencana global namun lebih detail dan terperinci.
Rencana strategis menyusun rancangan yang akan dijalankan dalam mencapai rencana
global. Biasanya rencana strategis adalah rencana jangka panjang perusahaan dan
menggunakan sistem prioritas dimana rencana yang menjadi prioritas akan dijalankan
terlebih dahulu.

Ada beberapa alasan mengapa rencana strategis disusun:

1. Sebagai pedoman bagi perencanaan lain yang akan dijalankan

2. Memudahkan pemahaman perencanaan lainnya
 3. Titik awal dalam penilaian semua kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan pihak
lainnya.

# 3. Rencana Operasional

Perencanaan operasional adalah rencana tentang kegiatan operasional yang akan dilakukan
dalam jangka pendek. Ada dua tipe dalam perencanaan operasional, yaitu perencanaan sekali
pakai dan perencanaan tetap.

A. Rencana Sekali Pakai | Single Use Plan

Rencana sekali pakai adalah perencanaan yang tidak akan digunakan kembali setelah
tujuannya tercapai. Misalnya rencana pembelian mesin. Setelah mesin berhasil terbeli,
maka tidak ada rencana membeli mesin kembali setidaknya dalam beberapa tahun
kedepan.
B. Rencana Tetap | Standing Plan
Rencana tetap adalah perencanaan operasional yang tetap akan digunakan kembali
walaupun tujuannya telah tercapai. Biasanya perencanaan tetap dilakukan berdasarkan
pendekatan standar dan penanganan kondisi yang sudah bisa diperkirakan
sebelumnya. Misalnya, pembelian bahan baku, pembelian persediaan, pembelian
perlengkapan dan yang lainnya. Kegiatan itu nanti akan dilakukan berulang tiap
waktu.