LAPORAN OBSERVASI TOKO ALFAMART Alfamart DI SUSUN OLEH : WAHYU NUR PRASTYO 2321374Deskripsi Tugas: Jawablah pertanyaan berikut ini serta buatlah laporan tulisan di buku tulis tentang hasil observasi dan wawancara dengan personil toko: 1, Carilah informasi tentang Profile PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk (Sejarah singkat, Visi, Misi, dan budaya kerja) sumber Internet 2. Deskripsi tentang Toko Observasi # Apakah lokasinya strategis atau tidak © Gambarkan struktur organi i toko beserta nama-nama personil toko tersebut © Gambarkan area coverage toko beserta jumlah kepala keluarga setiap sub area coverage 3. Deskripsi kan Tugas & Tanggung Jawab Personil Toko Crew # Assistant Chief Of store © Chief OF store 4, Aktivitas Toko (uraikan caranya step by step) * Persiapan dan proses buka toko © Kebersihan area dalam toko (termasuk kebersihan produk dan rak) lampirkan laporan planogram 1 rak saja © Kebersihan area luar toko (teras dan halaman) # Aktivitas Crew dan Pejabat toko yang bekerja saat Anda melakukan observasi # Proses penerimaan barang dari WH dan BKL lampirkan Foto jika ada © Proses tutup shifi toko 5. Carilah Pengertian istilah-istilah toko berikut beserta fungsinya + Planogram + BTSB + Bean Spot + ASA+ Display * PKM « Aplikasi E-trans * RSA+ LPB + Label Price * Aplikasi POS * SOA+ PB * Gondola + SO * AHO. + BKL « Chiller * KKSO + IKT + Retur * Wing stack * Odner * OOS + BR + STD + Map Acco * OSA* BKE + APC + Master Shift * SAPA. + BTA + SPD + Box Retur * Produk E-service* BK + Net Sales * IKT + SII «RB + RTD + PSM * WH * BNC + GM (%) #JSM * RTE, IKT, NSBPROFIL PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA TBK 1 A. Sejarah Singkat Alfamart Alfamart adalah sebuah brand minimarket penyedia kebutuhan hidup sehari hari yang dimiliki oleh PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. Pada tahun 1989 ‘merupakan awal berdirinya Alfamart, dengan dimulainya usaha dagang rokok dan barang - barang konsumsi oleh Djoko Susanto dan keluarga yang kemucian mayoritas kepemitikannya dijual kepada PT. HM Sampoerna pada Desember 1989. Pada tahun 1994 Struktur kepemilikan berubah ‘menjadi 70% dimiliki oleh PT. HM Sampoerna Tbk dan 30% dimiliki oleh PT. Sigmantara Alfindo (keluarga Djoko Susanto). PT. Alfa Minimart Utama (AMU) didirikan pada tanggal 27 Juli 1999, dengan pemegang saham PT. Alfa Retailindo, Tbk sebesar 51% dan PT. Lancar Distrindo sebesar 49%. PT. Alfa Minimart Utama (AMU) ini kemudian membuka Alfa Minimart pada tanggal 18 Oktober 1999 berlokasi dijalan Beringin Raya, Karawaci Tangerang. Pada tanggal 27 Juni 2002, PT.HM Sampoerna Tbk secara resmimerestrukturisasi kepemilikan sahamnya di PT.Alfa Retailindo Tbk. Saham HM Sampoerna di Alfa Retailindo yang semula 54,4% dikurangi menjadi 23,4%. Disisi lain perusahaan rokok terbesar kedua di Indonesia akan mulai ‘menggarap serius pasar minimarket yang selama ini belum tergarap melalui Alfamart Pada tanggal | Agustus 2002, kepemilikan beralih ke PT. Sumber Alfaria ‘Trijaya dengan pemegang saham PT. HM. Sampoerna Tbk sebesar 70% dan PT.Sigmantara Alfalindo sebesar 30%. Kemudian nama Alfa Minimart diganti menjadi Alfamart pada tanggal | Januari 2003. Pada tahun 2005 Jumilah gerai Alfamart bertumbuh pesat menjadi 1.293 gerai hanya dalam enam talnun. Semua toko berada di pulau Jawa. Awal tahun 2006 PT. HM Sampoema Tbk menjual sahamnya, schingga struktur kepemilikan menjadi PT. Sigmantara Alfindo (60%) dan PT. Cakrawala Mulia Prima (40% ). Mendapat Sertifikat [SO 9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu”. Pertengahan 2007 Alfamart sebagai Jaringan Minimarket Pertama diIndonesia yang memperoleh Sertifikat ISO 9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu. Jumlah gerai mencapai 2000 toko dan telah memasuki pasar Lampung. Awal 2009 menjadi perusahaan publik pada tanggal 15 Januari 2009 di Bursa Efek Indonesia disertai dengan penambahan jumlah gerai mencapai 3000 toko dan juga memasuki Pasar Bali. B. VISI DAN MISI VISI "“Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global.” MISI + Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul + Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tertinggi. + kut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha. + Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi pelanggan , pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya, C. Budaya Alfamart > Integritas yang Tinggi Jujur, disiplin, dan konsisten dalam bekerja berlandaskan etika serta bertanggung jawab terhadap pekerjaan. » Inovasi Untuk Kemajuan yang Lebih Baik Kreatif dalam bekerja, berkomitmen untuk melakukan perbaikan cara kerja secara terus menerus. > Kualitas dan Produktivitas yang Tertinggi Mampu menjalankan tugas serta fokus pada pencapaian hasil kerja yang lebih baik. >» Kerja Sama Tim Terlibat aktif serta mendorong terciptanya semangat dan kekompakan tim. > Kepuasan Pelanggan Melalui Pelayanan Terbaik Berinisiasi tinggi memenuhi kebutuhan dan memastikan terciptanya kepuasan pelanggan.2. DESKRIPSI TOKO OBSERVASI © LOKASITOKO Lok toko berada di jl rata karangjati-pringapus, menurut saya setrategis karena juga berada di lingkungan PT USG PRINGAPUS, dan jug = Gambar struktur organis1 3. DESCRIPSI TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PERSONIL TOKO [|_| Crew Crew adalah seorang yang bertugas terlaksananya program toko yang telah ditentukan shif of store mengenai transaksi penjualan dan pembayaran, perlengkapan, kebersihan, dan pelayanan pada pelanggan. Tugas dan tanggung jawab crew : 4 melakukan pemajangan (display) barang dan pemenuhan dari gudang toko ke area penjualan toko sesuai ketentuan yang berlaku. ‘menjalin hubungan baik dengan lingkungan sekitar toko oe melakukan pencegahan dan pengawasan barang hilang ‘melakukan penurunan dan pemerikaan barang dari DC sesuai ketentuan yang berlaku menginformasikan barang kosong kepada ACOS/COS ‘mempersiapkan sarana kerja yang diperlukan ‘memberikan pelayanan kepada pelanggan menginformasikan dan menawarkam program promosi kepada pelanggan ‘melayani penitipan barang milik pelanggan melaksanakan kebersihan mempersiapkan barang yang akan diretur oe eae * eee melakukan pembagian leaflet kepada pelanggan melakukan pemeriksaan label harga sesuai perubahan harga yang terbaru melakukan stoke opname sesuai ketentuan yang berlaku mengoperasikan mesin makanan dan minuman siap saji ee ee melakukan perawatan terhadap mesin makanan minuman siap saji L Astistant Chief of Store 4 memastikan semua kerja sama promosi dengan suplayer sesuai dengan petunjuk yang ada 4 menkordinir pemajangan barang dagangan baik dirak rak penjualan ataupuun gudang sesuuli Keterangun yang berlaku 4 mengkordinir dan memastikan sarana promosi terpasang sesuai pewinjuk 4 mengkordinir penerimaan burung dagangan dari DC atau suplayer BKL 4 mengkordinir pengeluaran atau retur barang dari toko ke DC / suplayer BKL 4 menggantikan chief of store apabila sedang off 4 menjaga dan merawat sarana promosiChiet of Store 4 mengkordinir semua aktivitas didalam memberikan pelayanan kepada semua pelanggan yang diarahkan untuk kepuasan pelanggan dan meningkatkan jumlah pelanggan toko + mengkordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko sesuai prosedur dan ketentuan lain yang berlaku 4 melakukan evaluasi berkaitan pelaksanaan tugas operasional toko schari hari + berkordinasi atau berhubungan dengan area coordinator atau departemen lainnya sehubungan dengan masalah atau program tertentu yang berkaitan dengan toko 4 berkordinasi dengan pejabat lingkungan setempat ¢-mengkordinir dan mengelola bawahan ¢ memastikan pengoperasian dan perawatan mesin makanan dan minuman siap saji berjalan dengan sesuai ketentuan yang berlaku 4 memastikan pencegahan dan penanggulangan barang rusak dan barang hilang prosedur dan ketentuan lain yang berlaku 4 mengawasi dan memastikan bahwa stoke opname (SO) berjalan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. ¢-memastikan penyetoran uang hasil penjualan barang tepat jumlah dan waktunya 4 memastikan toko, gudang, mess, dan lingkungan sekitar dalam keadaan bersih dan rapi ai 4-AKTIYITAS TOKO Persiapan dan proses buka toko membuka rolling door absen foto absen kirim digrup mengeluarkan tong sampah,keset dan air untuk cuci tangan menyustin meja dan kursi diarea depan toko foto depan toko dan dikirim digrup menghidupkan AC menyalakan PC mengecek merchinat ¢-memeriksa tempat makanan dan minuman saji eeeee eee + KEBERSIHAAN AREA DALAM TOKO Pada area dalam toko rak-rak terlihat rapi dan bersih,keadaan lantai juga bersib,langit2 dalam, store juga bersih tidak terlihat ada yang kotor,kaca bagian depan toko terlihat sangat bersih,karena pada saat pagi crew storer membersikan area tersebut. + KEBERSIHAN AREA LUAR TOKObuka crew a Ja sual mi pa ah, karen fidak ada samy bersih dan Sad terlihat 4 i jar tok, ners (oo minyip don eben alaman yi toko men; N PLANOGRAM. -LAPORA’ rc in " " in " in " ' " " " u ' 4 in " " " u " " ' " " " " 1 if " 4 in " in in "agg + AKTIVITAS CREW DAN PEJABAT TOKO YANG BEKERIA memajang barang (display) dan pemenuhan dari gudang toko ke area penjualan toko melakukan pencegahan dan pengawasan barang hilang menghidupkan PC mengecek merchant + PROSES PENERIMAAN BARANG DARI WH DAN BKL Penerimaan barang dari WH dan BKL, Penerimaan barang yang dikirim WH setelah melewati salah satu proses pengeluaran barang dan dikirim ke toko melalui jasa pengiriman barang. Penerimaan barang dari WH ditoko termasuk barang penjualan reguler dan barang penjualan SSP (store sales point ) prosedur penerimaan dr WH. ¢ Parkir mobil ¢ Terima map driver: ACOS/COS memeriksa map driver yang berisi dokumen pendukung atas barang yang dikirim + Periksa gembok : cek kondisi gembok dan segel pastikan gembok dan segel dalam keadaan tidak rusak/terbuka,pastikan kode toko sesuai Buka gembok + Ambil kotak peluru: ambil kotak peluru dari kerangkeng untuk dibawa keruangan berangkas 4 Menurunkan barang kartonan ; turunkan item kartonan terlebih dahulu,susun item kkartonan sesuai dengan jenisnya dan memperhatikan susunan beratnya jangan smpe terjadi kerusakan + Menurunkan kontainer: kontainer diturunkan dan disusun dengan posisi barcode menghadap ke depan,agar memudahkan ketika pengecekan ¢ Hitung jumtah kontainer dan kartonan: setelah semua sudah diturunkan proses selanjuinya,ACOS/COS menghitung kontainer dan kartonan,cocokkan dengan ceklis kontainer dan kartonan yang dibawa driver + Petiksa kontainer roko: khusus untuk kontainer roko wajib langstng di cek,karena ware house tidak menerima komplain kekurangan dari toko tanpa adanya bukti yang ditandatanganin oleh driver ¢ Memadukan wang sales ke dalam kotak peluru : masukkan uang sales ke dalam kotak peluru,wajib di ruangan yang tersorot sisi tv note : driver tidak perkenankan melihat jumlah banded dari kotak pelura + Memasukkan container kosong, kardus , dan barang returan : masukkan kontainer kosong yang sudah direturn.kardus yang sudah dibuatkan surat jalan dan juga barang returan yang sudah dibuatkan NRPB untuk dibawa ke WH+ Penyelesaian dokumen toko : meminta driver untuk menandatanganin dokumen toko yang akan dibawa ke WH * Penyelesaian dokumen WH : penjabat toko menandatangani dokumen WH sebagai + Gembok mobil Supl bukti bahwa barang sudah diterima toko PENERIMAAN BARANG BKL. layer_yang melakukan pengiriman barang langsung ke toko alfamart tanpa melalui gudang alfamary/WH Penerimaan barang BKL: © Terima produk yang dikirimkan oleh suplayer BKL © Pethatikan kondisi produk yang diterima dalam keadaan baik Pengecekan barang BKL ao958 Persiapkan alat tulis untuk cek barang Minta faktur BKL dari suplayer Cocokkan faktur BKL dengan fisik barang Serahkan faktur BKL hasil pengecekan kepada pejabat toko Pejabat toko akan membuatkan LPB BKL.ES TUTUP SHIFT TOKO, membersihkan semua tong sampah dan menjadikan satu tempat menyapu dan mengepel lantai memastikan AC, komputer sudah mati setelah pulang, memastikan lampu di area dalam toko sudah mati memastikan garasi toko tergembok dengan aman is 2. 3. 4 Be 5, ISTILAH ISTILAH TOKO BESERTA FUNGSINYA PLANOGRAM : Reneana penyusunan produk yang tergabung di dalam suatu kategori di dalam toko. Fungsinya agar konsumen tidak bingung saat memilih sebuah produk DISPLAY : Memanjangkan produk yang ada di toko. Fungsinya agar konsumen mengetahui harga produk. LPB : Laporan Penerimaan Barang PB : Persediaan barang dagangan BKL : Barang Kirim Langsung Retur : Pengembalian barang dari toko ke supplier karena produk tersebut exp atau mengalami cacat fisik. Fungsinya agar kualitas produk terjaga BR : Barang Rusak pengiriman BKE : Barang Kadaluarsa atau exp BTA : Barang Tidak Ada BK: Barang Kurang NRB : Nota Retur Barang BNC : Barang Non Categori BTSB : Balas Toleransi Selisih Barang yang diperoleh antara jumlah barang yang tereatat dalam sistem dengan jumlah barang yang sebenarnya di toko PKM : Penempatan Kualitas Mi um LABEL PRICE : Label harga yang tertera pada produk. Fungsinya agar konsumen mengetahui harga produk GONDOLA : Salah satu rak sarana promosi yang terletak di depan area sales utama dengan posisi menghadap ke luar toko yang biasa digunakan untuk mendisplay item sewa, mempunyai 6 shelving.CHILLER : Tempat pemajangan untuk buah atau daging olahan, alat ini menempel di dinding. Fungsinya untuk menyimpan produk. WING STACK : Sarana promosi yang berbentuk basket dan diletakkan di samping gondola, satu wing stack terdiri dari 5 shelving. STD : Sales Transaction Day merupakan struk kertas bukti transfer karena adanya sales yang keluar setiap hari di toko karena adanya transaksi. APC: Average Purchase Customer merupakan rata rata pembelajaan konsumen setiap hari di toko, SPD : Sales per day yaitu penjualan yang terdapat setiap toko karena adanya transaksi NET SALES : penjualan bersih RTD : Ready to drink atau produk siap minum GM (% penjualan os margin adalah laba kotor atau selisih yang didapatkan dari transaksi BEAN SPOT : Tempat untuk bersantai dan membeli kopi APLIKASI E-TRANS : Fasilitas yang memudahkan untuk melakukan transaksi secara online APLIKASI POS : Aplikasi lengkap yang terdiri dari pasar, inventory, laporan, CRM, akuntansi, karyawan, dan aplikasi owner. SO : Stoke Opname merupakan kegiatan perhitungan fisik persediaan yang ada di gudang untuk kemudian di jual. Fungsinya menjadi sistem pengendalian intern, KKSO : Kertas Kerja Stoke Opname merupakan lembaran kerja yang digunakan stoke opname ODNER : Sebuah Map besar yang berbahan dasar karton tebal berfungsi sebagai tempat penyimpan dokumen dan arsip. MAP ACCO : Map untuk menyimpan dokumen penting yaitu: dokumen surat terima toko GO, SO, rokok yang dikurangi harga pokok penjualan(hpp) kemudian dibandingkan dengan harga jual korek dan susu kaleng, pick up kasir, checklist kelayakan barang persable, RTD dan RTE, FEFO, dan EXP. MASTER SHIFT : Aplikasi khusus untuk membuat jadwal dan libur kerja karyawan toko Alfamart, BOX RETUR : Kotak kembali atau kotak untuk menyimpan barang rusak dan exp. IKT: Intensif kerja toko merupakan bonus atau reward yang diberikan ketika toko mencapai target yang ditentukan.PSM : Produk Spesial Minggu ISM : Jumat Sabtu Minggu merupakan promo yang ada di Alfamart ASA : Alfamart Store Assigment aplikasi yang digunakan untuk melaporkan tugas yang diberikan atasan kepada personil toko RSA : Registered Securities Analysist AHO : Alfamart helpdesk online 00S : out of stock merupakan kekosongan produk didalam rak toko OSA : rak yang sangat difokuskan penjualan produk nya SAPA : setiap antar pesanan anda program yang memudahkan konsumen dalam memalukan pemasaran produk PRODUK E-SERVICE : produk yang tidak memiliki fisik JT: surat jalan internal WH: ware house(gudang) fungsinya sebagai tempat penyimpan barang sebelum sampai ke customer NSB : nota selisih barang RTE : ready to it adalah produk pangan yang telah melalu proses pengolahan dan dapat di Konsumsi langsung tanpa harus melalui proses pengolahan lebih lanjut.