Estratégias de Produtividade Clareza, Propósito e Priorização de Tarefas

Estratégias de produtividade:
clareza, propósito e
priorização de tarefas
Desenvolvimento pessoal
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
Conteudista/s
Rodrigo Pinto, 2021
Enap, 2022
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 2

Sumário
Módulo 1
Unidade 1 . Produtividade e priorização de tarefas........................................................6
Unidade 2. Critérios de priorização de tarefas.................................................................9
Unidade 3 . Gestão de imprevistos e demandas extraordinárias...............................18
Módulo 2
Unidade 1. Definindo áreas prioritárias, objetivos e ações para transformar sonhos

em realidade......................................................................................................................23
Unidade 2. Organizando calendário sustentável..........................................................33
Unidade 3. Assumindo a responsabilidade pelo alcance dos objetivos.....................37
Módulo 3
Unidade 1. Priorização, calendário e foco......................................................................43
Unidade 2. Natureza do trabalho e alocação de tarefas...............................................48
Unidade 3. Ferramentas para redução de distrações – Pomodoro timer e app

blocker................................................................................................................................52
Módulo 4
Unidade 1. Valores como critérios fundamentais para tomada de decisão e

priorização.........................................................................................................................57
Unidade 2. Solução de conflitos......................................................................................61
Unidade 3. Como lidar com a procrastinação e tomar decisões baseadas nos próprios
valores................................................................................................................................65

Módulo
1 Tomada de decisões e priorização de

tarefas
Olá!
Desejamos boas-vindas ao Módulo 1 do curso Estratégias de produtividade: clareza,

propósito e priorização de tarefas.
O módulo 1 está ajustado da seguinte forma:
• Unidade 1 - Produtividade e priorização de tarefas

• Unidade 2 - Critérios de priorização de tarefas
• Unidade3 - Gestão de imprevistos e demandas extraordinárias
Desejamos um excelente estudo!

Unidade 1 . Produtividade e priorização de
tarefas
Ao final desta unidade, você será capaz de compreender os aspectos conceituais

sobre produtividade e priorização de tarefas.
Vamos começar curso assistindo ao vídeo sobre tempo e priorização.
Vídeo sobre tempo e priorização.
Quando se fala em produtividade, seu elemento mais básico é o

tempo.
Compreender a natureza escassa do tempo é fundamental para termos condições

de dar o próximo passo rumo a uma vida (pessoal e profissional) produtiva, rica,
equilibrada, harmoniosa, íntegra, ética e sustentável.
Com efeito, jamais saberemos de quanto tempo dispomos, sabemos apenas que
sua quantidade é finita.
Dessa forma, cabe-nos usar critérios para alocar o tempo que temos naquelas coisas
que nos retornam mais valor.
E qual a diferença entre custo e valor?
CUSTO VALOR
É algo fixo, objetivo. São os 30 minutos investidos É o retorno subjetivo que decorre da atividade A ou B.
em uma atividade A e não na atividade B.
Assim como escolhemos na frutaria as frutas mais bonitas, podemos escolher as

atividades que geram resultados mais positivos (mais valiosas), investindo a mesma
quantidade de recursos, sejam os x reais por kg de fruta ou os x minutos em uma
atividade A ou B.

Portanto, priorizar é sobretudo saber dizer “não”. Ao dizer “não” para algo, você
pode dizer “sim” para outro.
E produtividade?
Produtividade é ter rotinas bem estabelecidas, conscientes e escolhidas, com

vistas a resultados. É uma máquina cujos componentes estão bem alinhados. Uma
orquestra tocando coletivamente e em harmonia.
Uma forma de pensar em uma vida produtiva é partir de princípios: determinar

sonhos e objetivos, estabelecer as rotinas que nos aproximam do alcance e executá-
las.
Definimos os elementos que compõem essas rotinas, analisamos suas interações

e os colocamos em prática. E aqui temos a nossa primeira grande armadilha muito
bem traduzida nas palavras do filósofo Diógenes: o que é realmente importante?
Objetivamente, jamais saberemos. Mas, individualmente, podemos investigar nosso

sistema de valores para trazer luz à pergunta e assim buscarmos clareza em nossos
pensamentos e sentimentos para poder alinhá-los a nossos comportamentos.
E quais são os pontos de partida para entender e colocar em prática essa rotina
produtiva?
O primeiro passo é assumir a responsabilidade pelas escolhas, tornando-se

protagonista da própria vida em vez de refém do acaso. Em seguida, compreender
que nada acontece de repente, sendo necessário o acúmulo de mil pequenas etapas.
Por fim, assumir uma postura de aprendizagem diante dos resultados inesperados.
Para essa jornada, podemos fazer uso de ferramentas: em primeiro lugar,

metodologias de organização e planejamento; depois, passamos a trabalhar os
comportamentos automáticos e os hábitos; e por fim, chegamos à interação com os
demais indivíduos.
O sucesso de uma pessoa normalmente pode ser

medido pelo número de situações desconfortáveis
pelas quais essa pessoa está disposta a passar.
Tim Ferriss

Sugestão de atividade
1. Refletir sobre a alocação de tempo atual;
2. Visualizar a alocação ideal de tempo com base em seus valores e

objetivos;
3. Anotar numa em uma lista pontos de divergência entre as situações

anteriores;
4. Buscar soluções que viabilizem a aproximação entre a situação

atual e a ideal.
Vídeos recomendados:
- A arte da produtividade sem estresse: David Allen no

TEDxClaremontColleges. Disponível em: https://www.youtube.com/
watch?v=CHxhjDPKfbY
- TEDxBloomington - Shawn Achor – "The Happiness Advantage:

Linking Positive Brains to Performance. Disponível em: https://www.
youtube.com/watch?v=GXy
OBS: O idioma original dos vídeos não é o português. No entanto, o

YouTube possui ferramenta de tradução automática, que pode ser
utilizada clicando-se sobre o botão “Detalhes” (no formato de uma
engrenagem) e, em seguida, em “Legendas/cc”.
Leitura recomendada:
SENECA, L. On the Shortness of Life: life is long if you know how to

use it. Tradução de C. D. N. Costa. London: Penguin Books, 2005. 112
p. Tradução de C. D. N. Costa

Referências
ALLEN. A arte de fazer acontecer. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2016. 320 p.
AURELIUS. Meditations: a new translation. Tradução de Gregory Hays. New York:

Modern Library, 2003. 256 p.
COVEY, S. R. Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. - Edição Customizada:

lições poderosas para a transformação pessoal. 60. ed. Rio de Janeiro: Best Seller,
2017. 462 p.
KELLER, G.; PAPASAN. A única coisa: o foco pode trazer resultados extraordinários
para sua vida. São Paulo: Figurati, 2014. 208 p.
MCKEOWN. Essencialismo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2015. 272 p.
SENECA, L. On the Shortness of Life: life is long if you know how to use it. Tradução
de C. D. N. Costa. London: Penguin Books, 2005. 112 p. Tradução de C. D. N. Costa.
TOLLE. O poder do agora: um guia para a iluminação espiritual. Rio de Janeiro:

Editora Sextante, 2000. 224 p.
Unidade 2. Critérios de priorização de tarefas
Ao final desta unidade, você será capaz de compreender os critérios de

priorização de tarefas para tomar decisões..
2.1. Importância e urgência
Ouça um podcast sobre importância e urgência.

O que é importante é raramente urgente, e o que é
urgente é raramente importante.
Dwight Eisenhower
Essa frase inicia nossos estudos sobre priorização. Nela temos a aparente contradição
entre dois termos que são comumente tomados por sinônimos: importância e
urgência. No entanto, são dois conceitos fundamentalmente diferentes, embora
sejam complementares quando se faz uma análise de priorização.
Imagem apresentando os conceitos Importante x Urgente x Prioridade.

Importante: tudo aquilo que contribui para suas metas e objetivos (pessoais ou profissionais) de médio e longo prazo.
Urgente: aquilo que possui um prazo para sua execução, e, caso não se execute, perde-se a oportunidade de fazê-lo.
Prioridade: produto dos critérios de importância e urgência.
O objetivo é distinguir muito claramente esses três conceitos, para que seja possível
priorizar as tarefas e atividades com critérios racionais.
Priorizar é, sobretudo, dizer não, e é muito difícil renunciar a atividades urgentes,

ainda que não importantes. Portanto, são necessários critérios racionais objetivos
para reduzir a influência do emocional na hora da decisão. Ou seja, deixa-se a
priorização para um momento de planejamento baseado em critérios e longe das
influências emocionais do “calor do momento”.

Nós não vemos as coisas como elas são, nós as vemos
como nós somos
Anaïs Nin
1. Identificar suas atividades e tarefas que faz atualmente;
2. Anotar para cada uma delas se são urgentes (dica: fazer a pergunta
sobre a perda de oportunidade caso não siga o prazo);
3. Anotar para cada uma delas se são importantes (dica: fazer a

pergunta sobre a contribuição a suas metas e objetivos de médio e
longo prazo).
Vídeo recomendado:
- Scrum: how to do twice as much in half the time – Jeff

Sutherland – TEDxAix. Disponível em: https://www.youtube.com/
watch?v=s4thQcgLCqk
OBS: O idioma original do vídeo não é o português. No entanto, o

COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das famílias altamente eficazes:

construindo uma bela cultura familiar num mundo conturbado.
3. ed. São Paulo, SP : Nova Cultural, Best Seller, 2000. 505 p. ISBN
8571236720 (broch.).

2.2. Priorização de tarefas: Matriz de Eisenhower
Ouça o podcast sobre Matriz Elisenhower.
Algum dia, no futuro, você lutará contra a grande

tentação, ou tremendo sob a grande tristeza de sua
vida. Mas a verdadeira luta está aqui, agora, nestas
semanas tranquilas. Agora está sendo decidido se,
durante o dia ou em sua suprema tristeza ou tentação,
você falhará miseravelmente ou conquistará
gloriosamente. O caráter não pode ser criado, exceto
por um processo contínuo e constante.
Phillip Brooks
No nosso caso, estamos mantendo didaticamente o tema mais simples, que é o

simples cumprimento ou não do prazo. Convém deixar o aumento de complexidade
do tema para posterior aprofundamento.
Perguntas para aferir importância: “essa atividade contribui para as minhas metas
de médio ou longo prazo?” Se sim, fica na linha de cima, se não, vai para a linha de
baixo.

A imagem traz o que é importante e o que não é importante.
1. Criar a matriz em uma folha de caderno;
2. Preencher em azul com todas as atividades que você realiza;
3. Preencher em vermelho com todas as atividades que você não

realiza, mas gostaria de realizar;
4. Fazer uma matriz para a vida pessoal e outra com para as atividades
profissionais;
5. Analisar quantas atividades e o quanto de azul e vermelho existe

em cada quadrante (muitas vezes, só de olhar já é possível tirar várias
grandes ideias!).

A melhor coisa a ser feita é a coisa certa; a segunda
melhor coisa é fazer a coisa errada. A pior coisa de
todas é ficar parado.
Alfred Henry Lewis
Vídeo recomendado:
- Inside the mind of a master procrastinator |– Tim Urban. Disponível

em: https://www.youtube.com/watch?v=arj7oStGLkU

Leituras recomendadas:
- Covey, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente Eficazes.

30º ed., tradução de Alberto Cabral Fusaro, Márcia do Carmo Felismino
Fusaro, Claudia Gerpe Duarte. Consultoria Tereza Campos Salles. Rio
de Janeiro: BestSeller, 2007.
- ODUHIGG, Charles. O Poder do Hábito: Por que fazemos o que

fazemos na vida e nos negócios. Tradução de Rafael Mantovani. Rio
de Janeiro: Objetiva, 2012.
2.3. Ferramentas síncronas e assíncronas

Sobre ferramentas síncronas e assíncronas, veja o vídeo a seguir:

Vídeo sobre ferramentas síncronas e assíncronas
A ansiedade é consequência da falta de controle, de

organização, de preparação e de ação.
Avani Sadana
Ao se discutir exemplos de interrupções e distrações que surgem na Matriz

de Eisenhower, uma queixa frequente é a chegada constante e inoportuna de
mensagens.
Convém, então, distinguir as ferramentas de acordo com seu propósito, para assim
poder fazer o melhor uso delas.
Ferramentas assíncronas
Possuem a vantagem de respeitar o tempo do receptor.
Ferramentas síncronas
Possuem a vantagem do feedback instantâneo e imediato para o

emissor.
Hoje eu encontrarei interferência, ingratidão,

insolência, deslealdade, má vontade e egoísmo. Tudo
isso em razão da ignorância do ofensor sobre o que é
bom ou mau. Praemeditatio malorum.
Marcus Aurelius

- Definir os fatores de distração durante a execução das tarefas;
- Identificar aqueles que vêm de ferramentas síncronas ou assíncronas;
- Identificar aquelaes que advêm de expectativas dos outros;
- Fazer acordos de convivência para minimizar distrações.
Vídeo recomendado:
- Quit social media – | Dr. Cal Newport |– TEDxTysons. Disponível em:

https://www.youtube.com/watch?v=3E7hkPZ-HTk

- NEWPORT, C. Trabalho focado: como ter sucesso em um mundo

distraído. Rio de Janeiro: Alta Books, 2018. 304 p.
Referências
ALLEN, D. A arte de fazer acontecer. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2016. 320 p.
BABAUTA, L. Zen to done: the ultimate simple productivity system. Seattle: Phatbits,
2012. 57 p.
COVEY, S. R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. - Edição customizada:

2017. 462 p.
DUHIGG, C. O poder do hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012. 408 p.

ELROD, H. O milagre da manhã: o segredo para transformar sua vida (antes das 8
horas). 82. ed. Rio de Janeiro: Best-seller, 2016. 196 p.
GRIFFITHS, T; CHRISTIAN, B. Algoritmos para viver: a ciência exata das decisões

humanas. São Paulo: Companhia das Letras, 2017. 528 p.
HARDY, D. O efeito cumulativo: alavanque sua renda, sua vida, seu sucesso. Rio de
Janeiro: Alta Life, 2020.
KELLER, G; PAPASAN, J. A única coisa: o foco pode trazer resultados extraordinários

MCKEOWN, G. Essencialismo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2015. 272 p.
NEWPORT, C. Trabalho focado: como ter sucesso em um mundo distraído. Rio de

Janeiro: Alta Books, 2018. 304 p.

Unidade 3 . Gestão de imprevistos e demandas
extraordinárias
Ao final desta unidade, você será capaz de compreender a necessidade de gestão

de imprevistos e demandas extraordinárias utilizando uma lista ordenada.
Vamos começar nesta unidade de estudo vendo o vídeo sobre como criar uma lista
ordenada.
Vídeo sobre como criar uma lista ordenada
Para que serve uma lista ordenada?
Depois de mais de 10 anos de pesquisa na área, depois de dezenas de livros no

assunto e centenas de palestras e cursos, nada como a lista ordenada é remédio tão
poderoso contra procrastinação com um custo tão baixo.
A serventia de uma lista ordenada é separar os momentos de planejamento e de

execução. Assim, poupamos tempo e energia ao tomar as decisões, longe do “calor
do momento”, e poupamos muito tempo e energia no momento da execução.
A lista ordenada deixa evidente que um item só pode ser começado quando o de
cima (maior prioridade) já tiver sido concluído. Assim começamos e concluímos
tarefas sucessivamente, em vez de ficarmos mudando de contexto e pulando entre
tarefas de uma lista em busca de algo que se estejamos “com vontade de fazer”.
Observe que há programas que permitem uma “espécie” de priorização ao colocarem

marcadores nas tarefas, como as tags (etiquetas) ou flags (bandeiras) de categorias
(categoria importante, muito importante, média importância etc.).
Ocorre que essa solução não resolve o problema, apenas o adia. Observe que, se
temos 5 ou 10 tarefas marcadas como de maior importância, ainda não temos
clareza de qual é a primeira tarefa a ser realizada, ou seja, será necessário priorizar
novamente dentro desse grupo de 5 ou 10 tarefas.
Inicialmente, é bastante desafiador mudar o paradigma de categorias para uma lista

ordenada. No entanto, os resultados são avassaladores e o ganho acumulado é sem
igual.

O tempo determina sua vida, de forma que desperdiçá-
lo é, na verdade, uma forma lenta de suicídio.
Jeff Sutherland
Utilizar a matriz como base para fazer uma lista ordenada de atividades
seguindo o seguinte roteiro:
Fazer-se a pergunta: “se de todas essas coisas, eu só pudesse fazer

uma. Qual seria?”;
Riscar da matriz e incluir na lista ordenada ao lado;
Repetir os passos anteriores até ter uma lista que contemple pelo
menos 10 atividades prioritárias. OBS: Para realização da atividade
tenha como base a Matriz de Eisenhower.

Após termos clareza das características das atividades, questionando individualmente
a importância e a urgência delas e as distribuindo visualmente nos quatro quadrantes
da matriz, chegamos ao momento em que tiramos o maior efeito prático: a lista
ordenada.
Vídeo recomendado:
- Happiness is a question of choice: – Sandra Meunier at – TEDxCannes.

Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v= phwihXR3VSM

- MCKEOWN, G. Essencialismo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2015.

272 p.
- AINSLIE, George. Breakdown of Will. Cambridge University Press;

1st edition (March 19, 2001)
Referências
2012. 57 p.

2017. 462 p.




Módulo
2 Organização de calendário com base em

obtenção efetiva de resultados
Olá!

É um prazer ter você como participante e auxiliá-lo na construção do seu

conhecimento acerca desse tema.
• Unidade 1: Definindo áreas prioritárias, objetivos e ações para transformar sonhos

em realidade
• Unidade 2: Organizando calendário sustentável
• Unidade 3: Assumindo a responsabilidade pelo alcance dos objetivos

Unidade 1. Definindo áreas prioritárias,
objetivos e ações para transformar sonhos em
realidade
Ao final desta unidade, você será capaz de definir as áreas prioritárias, objetivos
e ações para transformar sonhos em realidade.
1.1. Big rocks (áreas/dimensões da vida)

Veja no vídeo a seguir sobre big rocks.
Vídeo sobre big rocks
Os conceitos de tempo, priorização e produtividade andam juntos.
Tempo é o recurso finito que temos e por meio do processo de priorização

escolhemos as atividades que retornam mais valor pelo mesmo custo.
Produtividade é ter uma rotina consciente e sustentável de priorização.
E como fazemos para ter uma rotina consciente e sustentável de priorização?
O primeiro passo é contemplar atividades que desenvolvam todas as áreas

importantes da pessoa, pois, se alguma área estiver negligenciada, provavelmente
esse desequilíbrio vai se manifestar em um impacto na produção pessoal (tal qual
um carro: basta um dos quatro pneus furados para eu ter de parar o carro).
E quais são essas grandes áreas?
Como tudo no campo de desenvolvimento pessoal, não há resposta única, cabendo

ao indivíduo avaliar as suas necessidades, seus valores e seus objetivos. No entanto,
independentemente disso, podemos elencar alguns grandes aspectos que tendem
a ser comuns para quase todas as pessoas. Vejamos.

Imagem mostra as áreas e dimensões da vida.
FÍSICO
De forma geral, o aspecto físico engloba saúde e fisiologia como um todo, levando
em consideração alimentação, atividade física, sono, repouso, esportes etc.
EMOCIONAL
O aspecto emocional são as experiências subjetivas decorrentes de estímulos
externos e internos. Engloba a sua relação consigo, suas preocupações, seus pontos
sensíveis, sua forma de reagir ao comportamento dos outros, gestão de expectativas,
frustrações etc.
COGNITIVO
O aspecto cognitivo tem correlação com a função psicológica individual atuante na
aquisição e manipulação de conhecimento. Ele se dá por meio de alguns processos,
como percepção, atenção, associação, memória, raciocínio, juízo, imaginação,
pensamento, linguagem etc.
ESPIRITUAL
Por fim, o aspecto espiritual, que não se confunde com religião, embora possa ser
implementado com ela (será sempre uma questão individual).
O aspecto espiritual se define muito pela relação do indivíduo como uma pequena
parte do infinito que o rodeia.
É o entendimento de que faz parte de um todo, tudo estando conectado e exercendo

influência mutuamente.
Normalmente, é ligado à propensão humana de buscar significado para a vida por

meio de conceitos que transcendem o tangível, à procura de um sentido de conexão
com algo maior que si próprio.
E qual a pertinência dessas áreas na organização individual?
Para essa pergunta, usamos a metáfora das Big rocks (grandes pedras). Essa metáfora
ilustra que nosso dia é como um copo que possui um espaço finito, tal qual nosso
dia, que possui apenas 24h.

A depender de como são colocados no copo, os elementos maiores (metaforicamente
os mais importantes) podem acabar ficando de fora. Portanto, devemos começar a
alocar espaço e tempo para as coisas mais importantes, deixando aquelas menos
importantes para depois.
Imagem de grandes pedras.
Metaforicamente, as pedras maiores seriam as atividades para trabalhar as

grandes áreas mencionadas anteriormente: saúde, família, crescimento intelectual,
crescimento espiritual, descanso programado, entre outras, deixando assim a
pequena areia (que são aquelas coisas de baixo valor e igual custo, como mídia
social, distrações, passatempo etc.) para depois das coisas importantes.
As maiores batalhas da vida são travadas nas câmaras

silenciosas da alma.
David O. McKay

- Definir as grandes dimensões da sua vida;
- Avaliar quais delas estão sendo contempladas pelas atividades da

rotina;
- Definir quais delas NÃO estão sendo contempladas pela rotina;
- Priorizar as atividades para desenvolver as atividades que estavam

sendo negligenciadas..
- Dr. Alan Watkins – Being Brilliant Every Single Day. Disponível em:
https://www.youtube.com/watch?v=q06YIWCR2Js
- Big rocks. Disponível em: https://www.youtube.com/

watch?v=zV3gMTOEWt8
- Loehr, J; Schwartz, Tony. The Power of Full Engagement: Managing

Energy, Not Time, is the Key to High Performance and Personal
Renewal. ‎ Free Press . 2003
- Leo Babauta, L. Zen to done: the ultimate simple productivity system.

Waking Lion Press (1 março 2011)

1.2. Distinção entre sonhos, objetivos, rotinas e
passos
Veja no vídeo a seguir sobre como transformar sonhos em realidade.
Vídeo sobre como transformar sonhos em realidade
Uma vez entendido que temos várias dimensões na vida e que todas devem ser
trabalhadas, cabe implementarmos atitudes para gerar efetivos resultados nelas.
Um problema que aqui surge, no entanto, é a dificuldade de se atingir grandes

resultados. E justamente aqui está o segredo do atingimento: não é necessário
atingir grandes resultados! Basta implementar os pequenos passos em direção a
esses resultados.
Não são as coisas grandes que se somam no final; são

as centenas, milhares ou milhões de pequenas coisas
que separam o comum do extraordinário.
Darren Hardy
O livro “A única coisa”, de Gary Keller e Jay Papasan, aborda esse tema de forma
excepcional: como eu posso traduzir em ações imediatas o atingimento de um
resultado extremo? No livro, é usada a metáfora de empilhar dominós. Um dominó
é capaz de derrubar outro ligeiramente maior, que, por sua vez, derruba outro
ainda maior e assim por diante. Nosso trabalho é apenas empilhar esses dominós
e executar o plano.

Imagem mostra dominós empilhados.
Nesse sentido, vamos trabalhar com os conceitos de sonho, objetivos, rotinas e

passos.
1.2. Distinção entre sonhos, objetivos, rotinas e

passos
A utopia está lá no horizonte. Me aproximo dois
passos, ela se afasta dois passos. Caminho dez passos
e o horizonte corre dez passos. Por mais que eu
caminhe, jamais alcançarei. Para que serve a utopia?
Serve para isso: para que eu não deixe de caminhar.
Eduardo Galeano

Sonho
Nesse framework, sonho é aquele horizonte intangível para o qual eu quero

caminhar, em qualquer dimensão. Exemplos: na dimensão física: “quero ter uma
vida saudável e muita disposição para poder brincar com meus netinhos”.
Objetivos
Objetivos são os marcos tangíveis que me mostram que eu estou caminhando rumo
a meus sonhos. Seguindo o exemplo anterior, como eu sei que estou caminhando
rumo ao meu sonho de ser saudável? Alguns marcos no meio do caminho seriam
caminhar 5 quilômetros subir 10 andares de escada, completar uma meia maratona,
completar uma maratona.
Sobre objetivos, o uso da Metodologia SMART é bem interessante.
A Metodologia Smart, proposta por Edwin Locke e Gary Latham (1981), é uma forma
eficiente de estabelecer objetivos e se refere a uma sigla que corresponde aos cinco
princípios da prática. Portanto, o termo smart faz menção a: specific (específica),
measurable (mensurável), attainable (atingível), relevant (relevante) e time based
(temporal).
Rotinas
Em seguida, temos o critério rotinas, que é o esforço contínuo no tempo que vai
viabilizar o atingimento dos objetivos. No nosso exemplo, seria “fazer treino de
corrida 2 vezes na semana”, “comer bem em quase todas as refeições”, “dormir no

mesmo horário todos os dias” etc.
Observe que as rotinas também possuem caráter intangível: não se trata da execução
individual de uma tarefa ou atividade, mas, sim, da rotina semanal, mensal ao longo
de um grande período.
Passos
O passo, sim, é uma execução individual e tangível de uma tarefa. É o “ir para o
treino de corrida hoje”, “subir agora esses 10 degraus”.
O passo é o que colocaremos na agenda, ele que vamos seguir como uma tarefa
agendada com um horário para executar.
Seguindo essa sequência lógica, conseguimos transformar o sonho intangível em

ações concretas imediatas. A execução regular dos passos gera uma rotina. A rotina
vai viabilizar o atingimento dos objetivos e o atingimento dos objetivos me mostra
que eu estou caminhando em direção ao meu sonho.
O fator decisivo não é a falta de recursos, mas de

engenhosidade.
Tony Robbins
- Questionar-se: “quem eu quero ser daqui a cinco anos nas dimensões

física, emocional, cognitiva e espiritual?”.
- Definir pelo menos um sonho para cada dimensão.
- Definir os objetivos que, caso atingidos, mostram que se está

caminhando em direção ao sonho.
- Questionar-se quais as rotinas das pessoas que atingem esses

objetivos (modelagem).
- Definir as rotinas que serão adotadas para atingir os objetivos.
- Definir quais passos constituem essa rotina.
- Incluir os passos no calendário.
- Escolas Matam a Aprendizagem – Murilo Gun – TEDxFortaleza.

Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=WauIURFTpEc
- Screw motivation, what you need is discipline. Disponível em:

https://www.wisdomination.com/screw-motivation-what-you-need-
is-discipline/
- HARDY, D. O efeito cumulativo: alavanque sua renda, sua vida, seu

sucesso. Rio de Janeiro: Alta Life, 2020.
- KELLER, G; PAPASAN, J. A única coisa: o foco pode trazer resultados

extraordinários para sua vida. São Paulo: Figurati, 2014. 208 p.
Referências
2012. 57 p.
CSIKSZENTMIHALYI, M. Flow: the psychology of optimal experience. New York:

Harper Perennial, 2008. 303 p.

2017. 462 p.

DUCKWORTH, A. Garra: poder da paixão e da perseverança. Rio de Janeiro: Intrínseca,

2016. 333 p.


LOEHR, J.; SCHWARTZ, T. The Power of Full Engagement: managing energy, not
time, is the key to high performance and personal renewal. New York: Free Press,
2005. 256 p.
MAURER, R. One Small Step Can Change Your Life: the kaizen way (English edition).
New York: Workman Publishing Company, 2014. 229 p.


Unidade 2. Organizando calendário sustentável
Ao final desta unidade, você conseguirá organizar um calendário realista

e sustentável, capaz de obter resultados e gerir imprevistos e demandas
extraordinárias.
Quando você não tem controle ou foco, é muito

provável que entre no modo de negócios loucos:
quando você tenta correr mais rápido para evitar
suas próprias costas.
David Allen
Para saber como organizar calendário sustentável, ouça o áudio o podcast a seguir.
Podcast - Organizando calendário sustentável
2.1. Tempo 1 (obrigações não maleáveis) e tempo 2

(espaço de escolha)
Quando se parte para a confecção de um calendário que contemple todas as
atividades importantes sem que sobrecarregue a pessoa, um fator que deve ser
levado em consideração é a adequação do tamanho das atividades ao tempo
existente.
Lembrando da metáfora do tempo e dinheiro, essa adequação é como ajustar o que

se pode comprar ao tamanho do salário.
Outra metáfora interessante é a do cinema: imagine que você tenha 30 minutos

livres e alguém o convida para ir ao cinema assistir a um filme. De imediato, você
recusa o convite porque sabe que não tem como, em 30 minutos, assistir a um filme
de 1 hora e meia ou mais. Isso sem considerar o deslocamento até lá etc.
Esse caso é bem evidente. No entanto, temos tendência a “aceitar esses convites”
quando se trata de nossa agenda semanal. Temos a tendência de colocar mais
tarefas no dia do que é possível, e isso causa frustração porque ficamos sempre
com a sensação de fracasso, pois não conseguimos realizar tudo que foi planejado.
Exatamente aí está a armadilha: o problema não foi falha na execução, mas, sim, no
planejamento, que tentou incluir mais coisas do que cabiam no tempo disponível.
Então, em primeiro lugar, é necessário saber quanto de tempo do dia já está

comprometido (o tempo 1) e quanto tempo está disponível (o tempo 2).
Voltando à metáfora do salário: antes de fazer uma compra ou comprometer-se

com uma despesa corrente, devemos avaliar o quanto de salário temos disponível
depois de retirar as obrigações financeiras com aluguel, escola, combustível etc.
Então, o primeiro passo é descobrir quanto das suas 24 horas diárias corresponde
ao tempo 1 (obrigações não maleáveis) e quanto corresponde ao tempo 2 (tempo
livre para escolha).
Uma vez definido isso, você já pode fazer um planejamento realista e direcionar ao
sucesso, fugindo daquele planejamento impossível de ser realizado, que só gera
frustração e culpa.
Passada essa definição, é hora de fazer as melhores escolhas para esse tempo 2:
quais atividades vão desenvolver minhas big rocks? Qual a periodicidade delas?
Qual o tamanho delas em tempo (granularidade)?
2.2. Granularidade das atividades

A granularidade é um conceito interessante e serve para entendermos qual o
tamanho, qual o custo em tempo de uma atividade. No exemplo anterior, um filme
de 1h30 possui o tamanho de 1h30, então esse é o mínimo de tempo contínuo de
que eu preciso para poder alocar esse filme na minha agenda.
Há atividade com maior ou menor granularidade, e às vezes isso pode ser usado
a seu favor, assim como na metáfora das big rocks. Primeiro alocamos as coisas
maiores e, em seguida, aquelas que podem ser feitas nos pequenos intervalos.
Fazer uma aula síncrona de línguas leva 1 hora, fazer uma ligação ou responder

uma mensagem leva apenas alguns minutos. Podemos, então, tentar reservar esses
pequenos intervalos para as atividades que possuem granularidade maior.
Com base nessas informações, já podemos fazer as escolhas e encaixá-las como um

quebra-cabeça que sabemos que é possível completar.
Medíocre é fazer o possível, podendo fazer o melhor

enquanto não tem condições melhores para fazer
melhor ainda. Capricho é fazer o seu melhor na
condição que tem enquanto não tem condições
melhores para fazer melhor ainda.
Mário Sérgio Cortella
- Definir quanto tempo da sua rotina semanal corresponde ao tempo

1 e quanto corresponde ao tempo 2;
- Fazer essa distinção para cada dia da semana;
- Avaliar o que está sendo alocado;
- Avaliar o que não está sendo alocado;
- Sugerir ajustes para aproximar o real do ideal.
Vídeo recomendado:
- A morte é um dia que vale a pena viver – Ana Claudia Quintana

Arantes – TEDxFMUSP. Disponível em: https://www.youtube.com/
watchv=ep354ZXKBEs

- KELLER, G.; PAPASAN, J. A única coisa: o foco pode trazer resultados

extraordinários para sua vida. São Paulo: Figurati, 2014. 208 p.
Referências
2012. 57 p.

2017. 462 p.


2016. 333 p.


2005. 256 p.


Unidade 3. Assumindo a responsabilidade pelo
alcance dos objetivos
Ao final desta unidade, você será capaz de compreender a importância de

assumir a responsabilidade pelo alcance dos objetivos e identificar o que está
no controle e o que não está.
O que é esforço e resultado e qual a justa medida entre eles? Veja o vídeo a seguir.
Vídeo sobre esforço x resultado.
3.1. Conceitos de esforço x resultado

Como eu me comporto diante do meu desejo negado? E qual a minha parcela
de culpa naquilo de que me queixo?
Essas são perguntas tão fortes quanto frutíferas para aqueles que querem assumir
a responsabilidade de sua vida e transformá-la em uma vida plena, harmoniosa,
produtiva e realizada.
Para desmistificar o tema, precisamos falar de quatro conceitos: esforço, resultado,

correlação e causação.
Esforço é a ação concreta de alguém, a execução de alguma atividade por alguém

que escolheu realizar essa atividade.
Resultado é a resposta do mundo a essa atividade, levando em consideração mil

outras causas. Logo, é algo que é impossível de se determinar com certeza.
Chegamos então à nossa primeira armadilha: “se eu não determino o resultado das
coisas e não posso garantir que vou conseguir x ou y, então não vou fazer nada”. E
assim ficamos condenados ao papel de vítima, refém do destino, um coadjuvante
das coisas que acontecem.
Onde fica nessa história o nosso papel como agente de mudança? Nosso papel
de protagonismo? Nosso livre arbítrio?

De fato, não temos ainda resposta na filosofia ou ciência se realmente temos livre
arbítrio ou se somos controlados cegamente pela nossa biologia.
No entanto, no campo prático, podemos influir no nosso mundo, mesmo tendo

certeza de que não podemos determinar com certeza os resultados. Ou seja, jamais
teremos certeza do resultado, mas nossas ações influenciam muito a probabilidade
dos eventos.
Vejamos exemplos.
Jamais saberei com certeza se eu vou conseguir ou não correr uma maratona. Mas
sabemos duas coisas: primeiro, que a chance de eu correr uma maratona é muito
maior se eu me preparar com consciência e orientação ao longo de anos; segundo,
é ínfima a chance de conseguir correr uma maratona sem nunca ter me preparado
para isso.
Jamais saberei se eu vou conseguir com certeza passar em um concurso. Mas

sabemos duas coisas: se eu estudar e dominar todas as matérias, competirei com
as pessoas mais preparadas; segundo, são casos isolados na história os de pessoas
que passaram sem estudar.
Observem que o fator mais importante nessa discussão não é a certeza do atingimento
dos resultados, mas as ações concretas que podem ser empreendidas para
aumentar a probabilidade de atingimento dos resultados.
Chegamos aos conceitos de correlação e causação.
Em probabilidade e estatística, correlação, dependência ou associação é qualquer

relação estatística entre duas variáveis. Correlação é qualquer relação dentro de
uma ampla classe de relações estatísticas que envolvam dependência entre duas
variáveis.
Causação é o ato de dar causa, gerar causalidade. Causalidade é a relação entre um

evento A (a causa) e um segundo evento B (o efeito), provido que o segundo evento
seja uma consequência do primeiro.
Assim, podemos estabelecer uma forte correlação entre esforço e resultado, porém,
não podemos estabelecer causação.
3.2. Justa medida entre esforço e resultado

Partindo-se para a justa medida entre o esforço e resultado, devemos empreender
os maiores esforços que pudermos para aumentar a probabilidade de um resultado

esperado (ou empreender os maiores esforços possíveis para evitar um resultado
indesejado). Porém, devemos aceitar o resultado indesejado e aprender com ele
para empreender agora novos esforços.
Tem gente que degrada a ação em nome das condições

em vez de ter um trabalho concomitante: lute para
melhorar as condições e vá fazendo o melhor com
aquelas que tem.
Mário Sérgio Cortella
- Elencar objetivos desejados;
- Avaliar as ações concretas empreendidas para alcançar esses

resultados;
- Proceder aos ajustes de rotina para aproximar o real do ideal.
Vídeo recomendado:
- Stoicism as a philosophy for an ordinary life – Massimo Pigliucci

– TEDxAthens. Disponível em: https://www.youtube.com/
watch?v=Yhn1Fe8cT0Q
OBS: O idioma original do vídeo não é o português. No entanto, o YouTube

possui ferramenta de tradução automática, que pode ser utilizada clicando-se
sobre o botão “Detalhes” (no formato de uma engrenagem) e, em seguida, em
“Legendas/cc”.

- DWECK, C. S. Mindset: a nova psicologia do sucesso. Rio de Janeiro: Objetiva,

2017. 312 p.
- Taleb, N. N. Antifrágil: coisas que se beneficiam com o caos. Tradução Renato

Marques. 1ª ed. Rio de Janeiro : Objetiva, 2020
Referências
AURELIUS, M. Meditations: a new translation. Tradução de Gregory Hays. New York:

2012. 57 p.
CARNEGIE, D. How to stop worrying & start living. London: Diamond Books, 2020.
321 p.

2017. 462 p.


2016. 333 p.
DWECK, C. S. Mindset: a nova psicologia do sucesso. Rio de Janeiro: Objetiva, 2017.

312 p.
horas). 82. ed. Rio de Janeiro: Bestseller, 2016. 196 p.
FREUD, S. Beyond the pleasure principle. Nova Iorque: W. W. Norton & Company,
1990. 144 p.


JOHNSON, S. Quem mexeu no meu queijo? 133. ed. Rio de Janeiro: Record, 2017.
112 p.

2005. 256 p.

TOLLE, E. O poder do agora: um guia para a iluminação espiritual. Rio de Janeiro:


Módulo
3 Foco, concentração e eficiência
Olá!

• Unidade 1. Priorização, calendário e foco

• Unidade 2. Natureza do trabalho e alocação de tarefas
• Unidade 3. Ferramentas para redução de distrações – Pomodoro timer e app blocker

Unidade 1. Priorização, calendário e foco
Ao final desta unidade, você compreenderá priorização (planejamento),

calendário (organização horizontal) e foco (execução curta e intensa) para
realizar projetos de forma eficiente.
Vamos começar esta unidade ouvindo o podcast sobre planejamento e foco.
Podcast sobre planejamento e foco.
1.1. Qual a diferença entre planejamento vertical e

horizontal?
Planejamento vertical é aquilo que bem conhecemos quando falamos em
planejamento: usamos métodos para escolher objetivos, recolhemos os recursos
necessários, elencamos caminhos, filtramos esses caminhos, empreendemos
esforços e aprendemos com os resultados.
Em teoria, é infalível, certo? No entanto, muitas vezes, não é tão infalível assim. Por
quê? O planejamento foi ótimo, mas aconteceram coisas imprevistas no caminho.
Essas coisas imprevistas no caminho frequentemente são os demais projetos, e

cada um deles tem seu planejamento vertical ótimo, mas a interferência entre eles
atrapalha ambos.
Um exemplo concreto e simples é quando você está trabalhando, imerso no projeto

de ascensão profissional, e seu filho vem demandar atenção (sendo a família o
maior projeto emocional).

Foto criada por ArthurHidden - br.freepik.com
Percebemos, então, que o planejamento vertical não basta. Precisamos harmonizar

os diversos projetos para que um não interfira nos demais. A isso damos o nome de
planejamento horizontal.
E como fazemos a organização horizontal dos projetos?
Incluindo as atividades de forma consciente e honesta no calendário (não adianta

incluir no calendário e não cumprir).
Passada a fase de planejamento e priorização juntamente com os respectivos

planejamentos verticais de cada projeto, passa-se à fase de inserção organização
horizontal dos diversos projetos, hierarquizando e incluindo suas atividades no
calendário, é hora de execução.
E aqui chegamos ao momento de foco, no qual vamos direcionar as energias de

forma curta e intensa para desenvolver as atividades. E por que curta e intensa?
Porque queremos manter o nível de qualidade da atenção e criatividade no máximo.
Quem nunca se viu fazendo de qualquer jeito uma tarefa chata durante horas, sendo
que de fato, em um momento de alta energia, seria possível fazê-la em minutos?
Essa é uma das chaves para realizar projetos de forma eficiente.

Imagem sobre efetividade
Ou se tem desculpas ou se tem resultados, não é

possível ter os dois ao mesmo tempo. E o esforço para
mantê-los é o mesmo, então é melhor ter resultados.
Tiago Borges
- Elencar os projetos em andamento;
- Fazer planejamento vertical para cada um deles (cronograma GANTT,

metodologia SMART ou outras);
- Hierarquizar os projetos;
- Distribuir na agenda as atividades para contemplar todos os projetos

mais importantes.

- Marty Lobdell – Study Less Study Smart. Disponível em: https://www.

youtube.com/watch?v=IlU-zDU6aQ0&t=2851s
- Nicholas Christakis: a influência oculta das redes sociais. Disponível

em: https://www.youtube.com/watch?v=2U-tOghblfE
- ELROD, H. O milagre da manhã: o segredo para transformar sua vida (antes das
8 horas). 82. ed. Rio de Janeiro: Bestseller, 2016. 196 p.
- CHRISTAKIS, N.; FOWLE, J. O poder das conexões: a importancia do nwlworking

e oc mo ele molda as nossas vidas. Rio de janeiro: Elsevier, 2010
Referências
AURELIUS, M. Meditations: a new translation. Tradução de Gregory Hays. New York:

2012. 57 p.
CARNEGIE, D. How to stop worrying & start living. London: Diamond Books, 2020.
321 p.

2017. 462 p.


2016. 333 p.

FREUD, S. Beyond the pleasure principle. Nova Iorque: W. W. Norton & Company,
1990. 144 p.


2005. 256 p.


Unidade 2. Natureza do trabalho e alocação de
tarefas
Ao final desta unidade, você será capaz de entender a natureza de seu trabalho
quanto à previsibilidade de suas atividades.
Sobre natureza do trabalho e alocação de tarefas, veja o vídeo a seguir.
Vídeo sobre natureza do trabalho e alocação de tarefas.
Quando falamos sobre os conceitos de tempo 1 (obrigações não maleáveis) e tempo

2 (espaço de escolha), falamos bastante na necessidade de adequar as tarefas e
atividades ao tempo disponível para realizá-las.
Aqui, avaliamos dentro do tempo 1, sob a ótica profissional, qual a parcela maleável
e a não maleável dentro da jornada de trabalho.
Com efeito, existem três tipos de trabalho:
Trabalho predefinido
Aquele que já possui uma previsibilidade, como os processos na sua caixa de entrada
esperando um relatório.
Trabalho não predefinido
Os famosos imprevistos, como uma ligação, um processo urgente que chegou sem
aviso, reuniões imprevistas etc.
Trabalho de definição de trabalho
A parcela de gestão de pessoas, planejamento, acompanhamento de projetos,

definição de responsabilidades, processos de delegação e avocação, entre outros

Dessa divisão, convém avaliar o quanto da sua jornada está comprometida com
reuniões de gestão que envolvem outras pessoas, assim como avaliar o quanto da
sua jornada você frequentemente gasta resolvendo coisas inesperadas, para só
então alocar trabalhos predefinidos.
Pensando no papel de gestor, por exemplo, assim fugimos da culpa e frustração

do final do dia quando chegamos em casa exaustos e falamos: “nossa, passei hoje
o dia todo em reunião e não fiz nada!”. Na verdade, a natureza do seu trabalho é
essa, e acaba que, no fim das contas, o seu trabalho de definição de trabalho é o seu
trabalho predefinido.
Pensando no papel de uma pessoa responsável por resolver coisas inesperadas,

como um assessor pessoal de um alto gestor, por exemplo, deve-se separar parte da
jornada para resolver essas coisas inesperadas. É como se fosse um provisionamento
de salário que você faz para a manutenção do carro: eu não sei quando, mas eu sei
que em geral o carro quebra a peça x e y a cada z anos. Portanto, vou separar tantos
reais por mês aqui, para, quando tiver de fazer essa manutenção, não precisar
cancelar as férias ou outro gasto programado.
Ajustando as expectativas e alocando adequadamente as tarefas ao tempo

disponível, conseguimos trabalhar mais focados, sabendo que vamos conseguir
cumprir o que nos propomos a cumprir, sem a ansiedade dos prazos inalcançáveis.
Nós sofremos mais na imaginação do que na realidade.
Sêneca
- Avaliar a composição da sua jornada;
- Alocar tarefas e atividades de acordo com as possibilidades.

Vídeo recomendado:
- Daniel Kahneman: O enigma da experiência x memória. Disponível

em: https://www.youtube.com/watch?v=XgRlrBl-7Yg
- ALLEN, D. A arte de fazer acontecer. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2016.

320 p.
Referências
2012. 57 p.

2017. 462 p.


2016. 333 p.


2005. 256 p.


Unidade 3. Ferramentas para redução de
distrações – Pomodoro timer e app blocker
Ao final desta unidade, você conhecerá ferramentas automatizadas para reduzir

as distrações.
Sobre ferramentas para redução de distrações, veja o vídeo a seguir.
Vídeo sobre ferramentas para redução de distrações.
Às vezes, meia hora de trabalho focado produz mais resultados do que horas de
trabalho distraído. E o custo emocional é ainda muito menor.
Como podemos então trabalhar de forma concentrada, curta e intensa?
Uma das formas mais imediatas é reduzir distrações. Para isso, sugiro ferramentas
automatizadas que façam isso.
A técnica Pomodoro é bastante conhecida para gerar foco.
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido

por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. A técnica consiste na utilização de
um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados
por breves intervalos. A técnica deriva seu nome da palavra italiana pomodoro
(tomate), como referência ao popular cronômetro gastronômico na forma desta
fruta. O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar
a agilidade mental. (TÉCNICA POMODORO, 2021)
Atualmente, existem aplicativos que fazem essa funcionalidade, inclusive com

uma grande vantagem, que é o bloqueio de páginas que geram distração durante
o período em que se deveria estar focado. Essa funcionalidade genericamente se
chama app blocker ou blacklist.
Como funciona? Você inclui nessa lista as páginas ou aplicativos que normalmente

tiram sua atenção com notificações ou conteúdos interessantes e, todas as vezes
que tentar acessar essas páginas ou aplicativos durante o tempo de foco, o acesso
será bloqueado.
Não quer dizer que nunca mais poderá acessar as páginas de que você gosta!
Apenas que, durante aqueles 25 minutos de foco, você vai se concentrar apenas no
trabalho.
Além disso, sugiro que retire todas as notificações desnecessárias, tanto do celular
como dos navegadores. Assim, ganhará o controle da sua atenção e partirá para o
lazer apenas quando decidir conscientemente fazê-lo.
Tudo que é excelente é raro.
Leibniz
- Identificar quais são as suas maiores fontes de distração;
- Criar acordos de convivência para aquelas que advierem de pessoas;
- Automatizar formas para lidar com outras distrações (criando regras,

baixando aplicativos etc.).
Vídeo recomendado:
- The Computer Science of Human Decision Making – Tom Griffiths –

TEDxSydney. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=lOhL-
XUQPFE
- Marty Lobdell – Study Less Study Smart. Disponível em: https://www.

youtube.com/watch?v=IlU-zDU6aQ0&t=2851s

engrenagem) e, em seguida, em “Legendas/cc”.. 320 p.
GRIFFITHS, T.; CHRISTIAN, B. Algoritmos para viver: a ciência exata das decisões
Referências
2012. 57 p.

2017. 462 p.


2016. 333 p.



2005. 256 p.

SUTHERLAND, J. SCRUM: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo.

Rio de Janeiro: Sextante, 2019. 288 p.
TÉCNICA POMODORO. In: WIKIPÉDIA, a enciclopédia livre. Flórida: Wikimedia

Foundation, 2021. Disponível em: https://pt.wikipedia.org/w/index.
php?title=T%C3%A9cnica_pomodoro&oldid=62184417. Acesso em: 5 out. 2021.

Módulo
4 Clareza de valores para priorizar,

negociar, obter propósito e combater à
Olá!

• Unidade 1. Valores como critérios fundamentais para tomada de decisão e

priorização
• Unidade 2. Solução de conflitos
• Unidade3. Como lidar com a procrastinação e tomar decisões baseadas nos próprios
valores

Unidade 1. Valores como critérios fundamentais
para tomada de decisão e priorização
Ao final desta unidade, você será capaz de entender que valores são os critérios
fundamentais para tomada de decisão e priorização.
A filosofia é o que veio comunicar a você que o que

caracteriza sua vida é a liberdade para escolher, e essa
liberdade só existe porque os valores são complexos
e contraditórios. Se os valores fossem uma lista
homogênea, coesa e articulada entre eles, a resposta
correta da vida seria uma só: todos viveriam a mesma
vida e todos seriam iguais.
Clóvis de barros
Veja o vídeo a seguir sobre valores como critérios fundamentais para tomada de
decisão e priorização.
Vídeo sobre valores como critérios fundamentais para tomada de

decisão e priorização.
1.1. Teoria sobre valores como critérios para

priorização
Há quem diga que não existe gestão do tempo, pois o tempo é distribuído igualmente
para todos: todos temos as mesmas 24 horas por dia. O que existe então é uma
gestão de atividades e prioridades, as quais inserimos nesse tempo.

E quais são os critérios para priorizar?
A priorização é o produto de importância e urgência, sendo a urgência algo objetivo

(um prazo para execução), e a importância algo subjetivo, que contribui para as
metas de médio e longo prazo.
A questão agora é: e quais critérios eu uso para definir a importância?
A resposta é o seu sistema de valores, ou seja, quais são as coisas que mais têm
valor na sua vida? Para alguns, é a família, para outros, o crescimento pessoal, e
assim por diante.
1.2. Comunicação não violenta

Quando falamos em comunicação não violenta (CNV), falamos mais do que
comunicação, falamos de respeito a cada pessoa como um sujeito individual com
um sistema de valores próprios. É cada pessoa com seu sistema de hierarquização
de valores que advém de mil fatores, como sua história, suas experiências, sua
biologia, sua criação, sua formação etc.
Comunicação não violenta, nesse sentido, é saber comunicar o seu sistema de

valores e compreender o sistema de valores de outras pessoas, para achar caminhos
que respeitem a ambos, sem ter de se submeter ao outro.
E podemos aplicar o mesmo raciocínio ao aspecto intrapessoal: como posso gerir

interesses divergentes e conflitantes dentro de mim de forma a respeitá-los todos?
Dando um exemplo prático: como conciliar aquele desejo de acordar às 5 da manhã
para fazer um treino de corrida no parque com o desejo de descansar e dormir um
pouco mais?
A CNV busca criar uma comunicação efetiva, que exponha os sistemas de valores
de todos os envolvidos (assim como as necessidades de todos os envolvidos), para
que as pessoas atuem conjuntamente na busca de soluções para conciliar todos os
interesses.
1.3. Necessidades básicas humanas

De fato, muitas vezes brigamos uns com os outros, pois divergimos dos
comportamentos dos outros. E, muitas vezes, os comportamentos dos outros nos
são nocivos mesmo. Cabe, então, buscar quais necessidades do agente estão sendo
satisfeitas por aqueles comportamentos que são nocivos às suas necessidades.
Portanto, quando falamos de priorização, estamos falando de priorizar atividades

(comportamentos) que visam atingir resultados (satisfazer a determinadas
necessidades).
Reconhecer que a régua que mede a importância é o sistema de valores de uma

pessoa (e esse sistema de valores é o ordenamento das necessidades de uma forma
mais rotineira) é uma forma de trazer clareza objetiva dentro de uma subjetividade.
Dessa forma, até facilita a exposição de motivos e a negociação para priorizar e

achar coletivamente comportamentos que satisfaçam às necessidades de todos os
envolvidos.
Substitua opinião por curiosidade.
Leo Babauta
- Discutir sua lista de atividades priorizadas com alguém de confiança,

questionando se a ordem seria a mesma;
- Surpreender-se com as diferentes priorizações realizadas por outras

pessoas (já que decorrem de sistemas de valores diferentes);
- Ler sobre comunicação não violenta.
Vídeo recomendado:
Marshall Rosenberg – N. V. Communication Workshop. Disponível em:

https://www.youtube.com/watch?v=UEqmZ2E1o64
Para Início de Conversa – Carolina Nalon – TEDx Pedra do Penedo.

Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=3qzcPcQjbMI

OBS: O idioma original dos vídeos não é o português. No entanto, o
ROSENBERG, Marshall. Comunicação não-violenta: técnicas para

aprimorar relacionamentos pessoais e profissionais. 4. ed. São Paulo:
Editora Ágora, 2006. 288 p.
Referências
2012. 57 p.

2017. 462 p.

FRANKL, V. E. Em busca de sentido: um psicólogo no campo de concentração.

Petrópolis: Editora Vozes, 2021. 140 p.
FREUD, A. O ego e os mecanismos de defesa. Porto Alegre: Artmed, 2005. 124 p.
FREUD, S. A interpretação dos sonhos. Porto Alegre: L&Pm, 2016. 736 p.
GOLEMAN, D. Inteligência emocional. Rio de Janeiro: Objetiva, 1996. 384 p.


2005. 256 p.
ROBBINS, T. Desperte o seu gigante interior: como assumir o controle de tudo em

sua vida. Rio de Janeiro: Bestseller, 2017. 616 p.
ROSENBERG, Marshall. Comunicação não-violenta: técnicas para aprimorar

relacionamentos pessoais e profissionais. 4. ed. São Paulo: Editora Ágora, 2006. 288
p.

Unidade 2. Solução de conflitos
Ao final desta unidade, você será capaz de reconhecer conflitos internos e

interpessoais por meio de hierarquização dos próprios valores e de pessoas com
quem interage.
Ouça um podcast sobre hierarquia das necessidades.
Podcast sobre hierarquia das necessidades.

É impossível sofrer sem fazer alguém pagar por isso:
cada queixa já contém vingança.
Friedrich Nietzsche
As necessidades, o sistema de valores e como interagem essas necessidades são os

critérios utilizados pelas pessoas no momento de atribuir importância às atividades
e tarefas (comportamentos observáveis que visam satisfazer a essas necessidades).
Isso ocorre porque somos todos humanos. Temos as mesmas necessidades
universais, porém, com pesos diferentes e com comportamentos diferentes para
satisfazê-las.
Ao entendermos que cada pessoa é um sistema único em sua biologia, experiências,

convicções políticas, filosóficas, espirituais, emocionais etc., podemos assim
substituir uma reprovação pela curiosidade de aprender com um sistema diferente.
Sabendo que as necessidades que as outras pessoas têm são as mesmas que eu
também tenho, posso assim me conectar com elas (ainda que em um exercício de
ver as coisas pela perspectiva daquela pessoa).
Não há maior afronta à dignidade humana do que

exigir sem compreender.
Sartre
- Escrever em um papel as seis necessidades básicas humanas em

uma lista ordinal de hierarquização;

- Analisar e tirar ideias disso;
- Escolher uma pessoa próxima e fazer a hierarquia dessa pessoa;
- Explicar para essa pessoa o framework das seis necessidades básicas

humanas;
- Mostrar para a pessoa a hierarquização que você, de acordo com a

sua percepção, acha que é a hierarquização dela;
- Discutir os resultados;
- Pedir que a pessoa escolhida diga qual é, na percepção dela, qual a

sua hierarquização;
- Discutir os resultados;
- Pensar em um conflito que teve no passado com alguém;
- Tentar usar o framework da hierarquização das necessidades básicas

humanas para solucionar o conflito (o conflito existiria mesmo se as
pessoas envolvidas tivessem sido capazes de explicar os motivos e
valores por trás do comportamento que gerou o conflito?)..
Vídeo recomendado:
Why We Do What We Do – TED Talks – Tony Robbins. Disponível em:

https://www.youtube.com/watch?v=BwFOwyoH-3g

CHAPMAN, G. As cinco linguagens do amor: como expressar um

compromisso de amor a seu cônjuge. 3. ed. Cajamar: Mundo Cristão,
2013. 216p.

Referências
2012. 57 p.
CHAPMAN, G. As cinco linguagens do amor: como expressar um compromisso de

amor a seu cônjuge. 3. ed. Cajamar: Mundo Cristão, 2013. 216 p.

2017. 462 p.




2005. 256 p.


ROSENBERG, M. Comunicação não-violenta: técnicas para aprimorar

p.

Unidade 3. Como lidar com a procrastinação e

tomar decisões baseadas nos próprios valores
Ao final desta unidade, você será capaz de compreender como lidar com o efeito
da procrastinação para tomar decisões duradouras com clareza e baseadas nos
próprios valores.
Vamos começar esta unidade de estudo vendo o vídeo sobre procrastinação.
Vídeo sobre procrastinação.
3.1. Procrastinação: desalinhamento de

pensamentos, sentimentos e comportamentos
Frequentemente, tomamos a procrastinação como a origem dos nossos problemas
de produtividade. No entanto, a procrastinação, muito mais do que causa de
problemas, é o resultado de algo: da dissonância cognitiva.

O conceito de dissonância cognitiva remete à necessidade, do indivíduo, de
procurar coerência entre suas cognições (conhecimento, opiniões ou crenças).
A dissonância ocorre quando existe uma incoerência entre as atitudes ou
comportamentos que acredita serem certos e o que realmente é praticado.
(DISSONÂNCIA COGNITIVA, 2021)
Assim, aplicada ao nosso tema, a procrastinação surge quando estão desalinhados

os comportamentos dos sentimentos e pensamentos.
COMPORTAMENTOS
São as ações concretas, as atividades e tarefas a serem executadas.
PENSAMENTOS
São o aspecto cognitivo da tomada de decisão que levou à escolha desses
comportamentos (é o processo de planejar, envolvendo escolher objetivos, levantar
os caminhos possíveis e filtrar estratégias).
SENTIMENTOS
São os estados e as reações que o corpo humano expressa diante dos acontecimentos
que os indivíduos vivenciam.
Muitas vezes, não temos clareza de qual estratégia deve ser seguida (pensamentos)
ou, por algum motivo, não nos sentimos confortáveis com o comportamento
(sentimentos).
Como podemos proceder então? Para alinhar os pensamentos, o primeiro passo é

obter clareza quanto ao plano: entender as necessidades, os objetivos, os caminhos
possíveis, os caminhos rejeitados etc.
E para alinhar sentimentos? Para isso, teremos de fazer uma análise das causas por
trás dos comportamentos.
Todos os sentimentos amistosos aos outros são

extensões do sentimento do homem a si mesmo.
Aristóteles

- Elencar todos os seus comportamentos em que há alguma espécie

de procrastinação;
- Avaliar se esse comportamento foi planejado e escolhido;
- Avaliar se, dentre outros comportamentos possíveis, esse é o que

mais aumenta a probabilidade de alcance dos resultados propostos;
- Elencar os comportamentos que não realiza, embora ache que

devesse realizá-los;
- Repetir os passos anteriores.
Vídeo recomendado:
- Flow, the secret to happiness – Mihaly Csikszentmihalyi. Disponível

em:
https://www.ted.com/talks/mihaly_csikszentmihalyi_flow_the_secret_
to_happiness#t-1435

CSIKSZENTMIHALYI, M. Flow: the psychology of optimal experience.

New York: Harper Perennial, 2008. 303 p.

3.1.1. Alinhar comportamentos a pensamentos e
sentimentos com base em seus valores
A maioria da sociedade acha que biografia é destino.
Tony Robbins
Vídeo sobre exercícios de valores
A procrastinação é um efeito do desalinhamento entre comportamentos,

pensamentos e sentimentos.
Para alinhar pensamentos a comportamentos, fazemos uma análise racional do

comportamento e sua adequação aos resultados desejados.
E para sentimentos? O exercício de alinhamento de sentimentos e obtenção de

clareza quanto a valores e necessidades envolvidos em um comportamento é uma
das melhores ferramentas de que dispomos para esse fim.
As grandes ideias que frequentemente surgem desse exercício são: ajuste de foco
temporal sobre os lados bom e ruim de qualquer comportamento. Nesse tema, é
excelente a história inspirada no Project Management Body of Knowledge (PMBoK),
ao falar de escopo:
Um homem iria fazer um passeio de férias na serra, e para isso comprou um

carro novo. Após a viagem, ele conversa com seus amigos:
— Como foi a viagem? E o carro novo?
— A viagem foi ótima, mas o carro que eu comprei veio quebrado.
— Como assim?

— Ele andou bem, no entanto, o consumo de combustível está com problemas.
O carro possui aquele sistema de medição de consumo de combustível
instantaneamente, que me diz quantos quilômetros por litro ele faz, projetando
o consumo naquele momento. Na descida, o carro é ótimo, ele faz mais de 50
km/l., mas, na subida, ele está quebrado, fazendo apenas 5 km/l. Eu quero um
carro que só desça...
Essa história ilustra o frequente erro de escopo, quando olhamos para apenas um
aspecto de algo (seja só o lado bom ou só o lado ruim) e esquecemos do outro.
Tal qual não é possível fazer um passeio na serra só descendo (para descer a
montanha é preciso subir a montanha), não devemos olhar só para a parte chata ou
negativa de um comportamento. É necessário entender que tudo na vida tem um
preço, e às vezes o preço para atingir um resultado por meio de um comportamento
é a parte chata desse comportamento.
Quando consigo antecipar o valor de um comportamento em vez de focar somente

o custo dele, muitas vezes o peso do comportamento já some, pois o valor é muito
maior do que o custo. Os sentimentos ficam alinhados aos comportamentos, já que
agora consigo ver como os comportamentos estão de acordo com meus valores.
3.1.2. Quebra de padrões procrastinatórios por meio

de clareza quanto a prioridades e valores
Quando ficam claros os lados de um comportamento, tanto seu custo quanto
seu valor, posso ponderar de forma racional se pretendo continuar com esse
comportamento ou não. Afinal, se eu escolhi fazer, posso escolher não fazer.
Essa clareza de valores para poder julgar quais comportamentos eu realmente

escolho continuar executando é o que viabiliza o autoconhecimento para vivermos
de forma mais íntegra, aproximando o mundo real do ideal, aproximando o que
fazemos do que queremos, diminuindo a distância entre o que falamos e o que
fazemos.
Não podemos fazer enxergar as estrelas aquele que

insiste em olhar para baixo.
Descartes

- Refazer o exercício proposto na aula em vídeo.
- Ted Talk – Dan Ariely pergunta: temos controle sobre nossas decisões?
Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=9X68dm92HVI
- How To Multiply Your Time – Rory Vaden – TEDxDouglasville.

Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=y2X7c9TUQJ8


relacionamentos pessoais e profissionais. 4. ed. São Paulo: Editora
Ágora, 2006. 288 p.
3.1.3. Valores, necessidades humanas e linguagem

que nega responsabilidade
É mais fácil ser escravo do que senhor.
Sartre

Você sabia que valores, necessidades humanas e linguagem nega responsabilidade?
É isso mesmo! Veja no vídeo a seguir para saber melhor sobre esse assunto.
Vídeo sobre Valores, necessidades humanas e linguagem que nega

responsabilidade.
Quais foram os porquês que advieram do exercício sugerido no vídeo? Todos estão
alinhados com quem você é e gostaria de ser? Se não, ótimo! Agora você tem uma
oportunidade de melhoria e sairá um pouquinho melhor do que entrou.
Como diz o ditado popular: “quem pára de nadar, se afoga”.
De todos os campos de melhoria, talvez o maior deles seja a busca incessante de

autorresponsabilidade, isto é, quando assumimos prontamente o nosso papel de
protagonista da vida. É quando fugimos do papel de refém do acaso, vítima do
destino e passamos a tomar decisões baseadas em clareza de critérios e alinhadas
aos nossos valores individuais.
A integridade, no fim das contas, é isso: ser uno. Diminuir a distância entre o que
falamos e o que fazemos. É agir eticamente de acordo com as próprias convicções,
e não por determinação de terceiros.
E a linguagem é uma das primeiras armadilhas para esconder a integridade, já que

ela viabiliza tudo, inclusive a negação de responsabilidade. Compartilhamos o link
do experimento mencionado na aula: https://www.youtube.com/watch?v=zAh-
LGLsQO4
O que diferencia o ser humano dos outros animais é sua capacidade de razão. Cabe
a cada um de nós a escolha de exercer essa capacidade e tomar as próprias decisões
criticamente.
Não tente me vencer pelo argumento de autoridade,

vença-me com a autoridade do seu argumento.
Kelvio Santos

- Reveja suas prioridades e necessidades com um novo olhar de quem

assume a total responsabilidade pela própria vida, reconhecendo que
é o acúmulo de pequenas etapas que alcança os resultados e com
uma postura de otimismo e aprendizado perante as dificuldades.
- ed-Ed – O Homem de Vitrúvio, de Leonardo da Vinci – James Earle.

Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=aMsaFP3kgqQ.
- Ted Talk – Chimamanda Adichie: o perigo de uma única história.

Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=D9Ihs241zeg.
- Felicidade é aqui e agora – Clóvis de Barros Filho –

TEDxSaoPaulo. Disponível em: https://www.youtube.com/
watch?v=HsQx02JdZ2Q&t=3s
- EMERSON, R. W. Self-reliance and other essays (Dover Thrift

Editions). New York: Dover Publications, 2012. 129 p.
- FRANKL, V. E. Em busca de sentido: um psicólogo no campo de

concentração. Petrópolis: Editora Vozes, 2021. 140 p.
Referências
ACHOR, S. O jeito harvard de ser feliz: o curso mais concorrido da melhor
universidade do mundo. São Paulo: Benvirá, 2012. 216 p.
2012. 57 p.

CHAPMAN, G. As cinco linguagens do amor: como expressar um compromisso de
amor a seu cônjuge. 3. ed. Cajamar: Mundo Cristão, 2013. 216 p.

2017. 462 p.

DISSONÂNCIA COGNITIVA. In: WIKIPÉDIA, a enciclopédia livre. Flórida:

Wikimedia Foundation, 2021. Disponível em: https://pt.wikipedia.org/w/index.
php?title=Disson%C3%A2ncia_cognitiva&oldid=62133427. Acesso em: 27 set.
2021(opens in a new tab).
EMERSON, R. W. Self-reliance and other essays (Dover Thrift Editions). New York:
Dover Publications, 2012. 129 p.



2005. 256 p.



p.

TOLLE, E. O poder do agora: um guia para a iluminação espiritual. Rio de Janeiro:


Estratégias de Produtividade Clareza, Propósito e Priorização de Tarefas

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Estratégias de Produtividade Clareza, Propósito e Priorização de Tarefas

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Estratégias de produtividade:

Diretoria de Desenvolvimento Profissional

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 2

Unidade 1 . Produtividade e priorização de tarefas........................................................6

Unidade 2. Critérios de priorização de tarefas.................................................................9

Unidade 3 . Gestão de imprevistos e demandas extraordinárias...............................18

Unidade 1. Definindo áreas prioritárias, objetivos e ações para transformar sonhos

Unidade 2. Organizando calendário sustentável..........................................................33

Unidade 3. Assumindo a responsabilidade pelo alcance dos objetivos.....................37

Unidade 1. Priorização, calendário e foco......................................................................43

Unidade 2. Natureza do trabalho e alocação de tarefas...............................................48

Unidade 3. Ferramentas para redução de distrações – Pomodoro timer e app

Unidade 1. Valores como critérios fundamentais para tomada de decisão e

Unidade 2. Solução de conflitos......................................................................................61

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 3

1 Tomada de decisões e priorização de

Desejamos boas-vindas ao Módulo 1 do curso Estratégias de produtividade: clareza,

O módulo 1 está ajustado da seguinte forma:

• Unidade 1 - Produtividade e priorização de tarefas

Desejamos um excelente estudo!

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 5

Ao final desta unidade, você será capaz de compreender os aspectos conceituais

Vamos começar curso assistindo ao vídeo sobre tempo e priorização.

Vídeo sobre tempo e priorização.

Quando se fala em produtividade, seu elemento mais básico é o

Compreender a natureza escassa do tempo é fundamental para termos condições

E qual a diferença entre custo e valor?

Assim como escolhemos na frutaria as frutas mais bonitas, podemos escolher as

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 6

Produtividade é ter rotinas bem estabelecidas, conscientes e escolhidas, com

Uma forma de pensar em uma vida produtiva é partir de princípios: determinar

Definimos os elementos que compõem essas rotinas, analisamos suas interações

Objetivamente, jamais saberemos. Mas, individualmente, podemos investigar nosso

O primeiro passo é assumir a responsabilidade pelas escolhas, tornando-se

Para essa jornada, podemos fazer uso de ferramentas: em primeiro lugar,

O sucesso de uma pessoa normalmente pode ser

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 7

1. Refletir sobre a alocação de tempo atual;

2. Visualizar a alocação ideal de tempo com base em seus valores e

3. Anotar numa em uma lista pontos de divergência entre as situações

4. Buscar soluções que viabilizem a aproximação entre a situação

- A arte da produtividade sem estresse: David Allen no

- TEDxBloomington - Shawn Achor – "The Happiness Advantage:

OBS: O idioma original dos vídeos não é o português. No entanto, o

SENECA, L. On the Shortness of Life: life is long if you know how to

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 8

AURELIUS. Meditations: a new translation. Tradução de Gregory Hays. New York:

COVEY, S. R. Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. - Edição Customizada:

MCKEOWN. Essencialismo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2015. 272 p.

TOLLE. O poder do agora: um guia para a iluminação espiritual. Rio de Janeiro:

Unidade 2. Critérios de priorização de tarefas

Ao final desta unidade, você será capaz de compreender os critérios de

2.1. Importância e urgência

Ouça um podcast sobre importância e urgência.

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 9

Imagem apresentando os conceitos Importante x Urgente x Prioridade.

Priorizar é, sobretudo, dizer não, e é muito difícil renunciar a atividades urgentes,

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 10

1. Identificar suas atividades e tarefas que faz atualmente;

3. Anotar para cada uma delas se são importantes (dica: fazer a

- Scrum: how to do twice as much in half the time – Jeff

OBS: O idioma original do vídeo não é o português. No entanto, o

COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das famílias altamente eficazes:

Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 11