VI.

SEMANA 6: LOS LIBROS CONTABLES

LOS LIBROS CONTABLES

La contabilidad es el instrumento que permite registrar toda la actividad económica que

realiza una empresa. Dentro de esta, los libros contables sirven para ordenar y archivar toda
la información generada, de forma que, por una parte, la empresa lleve un control de su
situación y tome así las mejores decisiones, y por otra, cumpla con sus obligaciones
normativas.
El Código de Comercio establece que todo empresario, cualquiera que sea su forma,
individual o societaria, debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, que
permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones. El Código de Comercio obliga
a llevar dos libros contables: el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.
Además, la Ley del Impuesto de Sociedades indica que los contribuyentes obligados a
presentar este impuesto deberán gestionar su contabilidad de acuerdo al Código de Comercio
o las normas por las que se rijan. Por tanto, las sociedades mercantiles están obligadas a
llevar los libros contables. En cuanto a los autónomos, no tienen la obligación de llevar los
libros contables ni los que pertenecen al régimen de módulos ni los de estimación directa
simplificada. Sin embargo, los autónomos adscritos al régimen de estimación directa normal
sí están obligados a la llevanza de los libros contables, aunque no a legalizarlos en el Registro
Mercantil (pueden hacerlo voluntariamente).

A) LIBRO DIARIO:
Uno de los libros contables obligatorios es el libro diario de contabilidad. En el libro
diario el empresario deberá anotar, por orden cronológico, el importe de todas las
operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. Se realiza uno por
cada ejercicio económico. También puede realizarse anotación conjunta de los totales
de las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca
en otros libros o registros concordantes.

B) LIBRO DE INVENTARIOS:
Por su parte, el libro de inventarios y cuentas anuales se abre con el balance inicial
detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo con una periodicidad
al menos trimestral —con sumas y saldos— los balances de comprobación (segundo
estado contable). En él han de asentarse anualmente el inventario de cierre del
ejercicio (tercer estado contable) y las cuentas anuales (último estado contable).
C) LIBRO MAYOR:
El libro mayor contable, aunque no es de presentación obligatoria, resulta muy útil
para el control de los ingresos y gastos diarios de la empresa. En él se registran,
también cronológicamente, todas las operaciones incluidas en el libro diario, en
formato debe y haber, pero con un mayor grado de detalle.
Cada página del libro mayor se reserva para cada una de las cuentas contables de la
empresa, señalando en cinco columnas la fecha, el concepto, el debe, el haber y el
saldo.
I. Leyes principales vinculados a los Libros de Contabilidad
La legislación señala que los empresarios deben llevar los libros obligatorios al
Registro Mercantil de su domicilio antes de su utilización, para ponerles en cada una
de sus hojas el sello de Registro y evitar así modificaciones posteriores.
Históricamente, este trámite se realizaba manualmente, pero desde la aprobación de la
Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, los libros se
legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en
soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha del cierre
del ejercicio.
En pequeñas empresas, habitualmente son los propios empresarios los encargados de
confeccionar y presentar los libros en el Registro Mercantil; en empresas de mayor
tamaño, es una tarea que compete al director financiero y al departamento de
contabilidad. Cursar un Grado en Finanzas y Contabilidad como el de UNIR permite
contar con las competencias y conocimientos necesarios para elaborar los libros
contables y otras tareas de contabilidad.
II. Leyes vinculadas al libro planillas
El Libro de Planillas es un registro contable que permite guardar la información de la
relación de los trabajadores con la empresa, su remuneración y demás beneficios que
se le paguen.
El registro de trabajadores en el Libro de Planillas dentro de las 72 horas de inicio de
las prestaciones de servicios
Forma de contratación:
 Contrato de trabajo a tiempo indeterminado
 Contrato de trabajo sujeto a modalidad
 De naturaleza temporal
 De naturaleza accidental
 De obra o servicio
  Contrato de trabajo a tiempo parcial
Se puede elaborar y llevar las planillas de pago en cualquiera de las siguientes
modalidades:
 Libros.
 Hojas sueltas. deberán estar numeradas
 Microformas. me permiten el uso de tecnologías avanzadas en materia de
archivos de documentos e información.
 Requisitos para autorización
La empresa deberá llevar el Libro de Planilla de Pago de Remuneraciones al
Ministerio de Trabajo (MINTRA) o sus dependencias en provincias para que sea
legalizado.
Se requiere:
 Comprar el Libro de Planillas
 Solicitud de Autorización de libros de planillas
 Pago el derecho de pago (1% UIT = S/. 32.00)
Las MYPEs reciben un descuento de 70% (S/. 9.60). Para tal efecto deberá hacer una
declaración jurada que pertenece al sector de las micro y pequeñas empresas.
III. Principales dispositivos legales
Existen disposiciones legales que obligan a las entidades a llevar adecuados sistemas
de contabilidad, lo establecido por el código fiscal de la federación (CFF) y su
reglamento (RCFF) En México, las principales disposiciones de estas leyes y sus
reglamentos, vigente enero de 1993, son las siguientes. La Ley Del Impuesto Sobre La
Renta (ISR) La Ley Del Impuesto Al Valor Agregado (IVA) El Código De Comercio
(CC).
IV. Decretos Supremos de los sectores de producción
Que, conforme lo establece el artículo 5-A de la Ley Nº 27658, Ley Marco de
Modernización de la Gestión del Estado, el Sistema Administrativo de Modernización
de la Gestión Pública, tiene por finalidad velar por la calidad de la prestación de los
bienes y servicios; y, propiciar la simplificación administrativa; entre otros;
Que, de conformidad con la norma invocada, la Presidencia del Consejo de Ministros
a través de la Secretaría de Gestión Pública, ejerce la rectoría del Sistema
Administrativo de Modernización de la Gestión Pública; siendo uno de sus
componentes la mejora de la calidad regulatoria, que incluye la estandarización de
procedimientos administrativos;
Que, el numeral 1.14 del artículo IV del Título Preliminar del Texto Único Ordenado
de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por
Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, establece que el procedimiento administrativo se
sustenta fundamentalmente, entre otros, en el Principio de uniformidad, el cual supone
que la autoridad administrativa debe establecer requisitos similares para trámites
similares, garantizando que las excepciones a los principios generales no sean
 convertidos en la regla general, toda diferenciación debe basarse en criterios objetivos
debidamente sustentados;
Que, en ese contexto, el numeral 41.1 del artículo 41 del citado Texto Único
Ordenado, concordante con el literal i) del artículo 42 del Reglamento de
Organización y Funciones de la Presidencia del Consejo de Ministros, aprobado por
Decreto Supremo Nº 022-2017-PCM, dispone que, mediante decreto supremo
refrendado por la Presidencia del Consejo de Ministros, se aprueban procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad estandarizados de obligatoria
aplicación por las entidades competentes para tramitarlos, las que no están facultadas
para modificarlos o alterarlos ni requieren de la aprobación de otra entidad y deben ser
incorporados en su Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA);
Que, de acuerdo con lo establecido en el Decreto Legislativo Nº 1047, Ley de
Organización y Funciones del Ministerio de la Producción, dicho ministerio es
competente en materias de pesquería, acuicultura, industria, micro y pequeña empresa,
comercio interno, promoción y desarrollo de cooperativas. Es competente de manera
exclusiva en materia de ordenamiento pesquero y acuícola, pesquería industrial,
Acuicultura de Mediana y Gran Empresa (AMYGE), normalización industrial y
ordenamiento de productos fiscalizados. Es competente de manera compartida con los
Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, según corresponda, en materia de
pesquería artesanal, Acuicultura de Micro y Pequeña Empresa (AMYPE) y
Acuicultura de Recursos Limitados (AREL), promoción de la industria y comercio
interno en el ámbito de su jurisdicción.
V. Resoluciones de la SUNAT vinculados a los Libros de Contabilidad:
Según la RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 234-2006/SUNAT nos dice
que: Que el numeral 16° del artículo 62° del Texto Único Ordenado (TUO) del
Código Tributario, aprobado por el Decreto Supremo N° 135-99-EF y normas
modificatorias, señala que la SUNAT, mediante Resolución de Superintendencia,
establecerá el procedimiento para la autorización de los libros de actas, los libros y
registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o
Resoluciones de Superintendencia vinculados a asuntos tributarios, pudiendo delegar
en terceros su legalización; y señalará los requisitos, formas, condiciones, y demás
aspectos en que deberán ser llevados los referidos libros y registros, así como los
plazos máximos en que deberán registrar sus operaciones; Que por su parte, el
numeral 4 del artículo 87º del TUO del Código Tributario y el numeral 5 del artículo
175° de la misma norma, establecen que los deudores tributarios deben llevar libros
de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o por
Resolución de Superintendencia de la SUNAT, registrando las actividades u
operaciones que se vinculen con la tributación conforme a lo establecido en las
normas pertinentes; y que constituye infracción tributaria relacionada con la
obligación de llevar libros y registros, el llevar con atraso mayor al permitido por las
normas vigentes los mencionados libros y registros, respectivamente; Qué asimismo,
el numeral 7 del artículo 87° del Código antes citado, establece como obligación del
deudor tributario conservar los libros y registros, llevados en sistema manual,
mecanizado o electrónico, así como los documentos y antecedentes de las operaciones
 o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o
que estén relacionadas con ellas mientras el tributo no esté prescrito; y que el deudor
tributario deberá comunicar a la Administración Tributaria, en un plazo de quince (15)
días hábiles.

VI. Resoluciones de la SUNAT relacionados a los Libros de Contabilidad.

La SUNAT, mediante la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT ha
establecido disposiciones relacionadas con los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, las cuales estarán vigentes a partir del 1 de enero de 2007, integrando así
en un solo cuerpo legislativo las normas vigentes sobre la materia.
Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a
asuntos tributarios están referidas a:
o El procedimiento para la autorización de los mismos.
o La forma en la cual deberá ser llevados.
o Los plazos máximos de atraso.
o La pérdida o destrucción de los mismos.
o La contabilidad completa - vigencia a partir del 2009.
o La información mínima contenida en ellos, así como los formatos que
la integran - vigencia a partir del 2009.
o Las disposiciones referidas a la contabilidad completa, así como la
utilización de los formatos que debe contener cada libro o registro
entrarán en vigencia a partir del 1 de enero de 2009, dejando a opción
de los deudores tributarios poder llevarlos de acuerdo a las nuevas
disposiciones antes de la referida fecha. Si hace uso de dicha opción,
ya no se podrá volver llevar los libros y registros de acuerdo a la
regulación anterior.

VII. Legalización de los libros contables:

La legalización de los libros es una forma de “precintar” la contabilidad para evitar
que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio. Antiguamente (hace
muchos años) el contable antes de comenzar a realizar las anotaciones en sus libros
los debía de llevar en papel al Registro para que este los sellara y de esta manera
evitar que se sustituyeran páginas. Más adelante, con la entrada de la informática, se
permitió que el contable fuese contabilizando las operaciones en su ordenador y al
final del año imprimiera la contabilidad, (encuadernando los libros para evitar que se
pudieran arrancar las páginas) y los entregara al Registro. Hoy en día todo va a ser
mucho más sencillo pues ni siquiera vamos a necesitar papel para nuestra contabilidad
pudiéndose hacer todo de manera telemática.
 Es el Código de Comercio el que establece que todo empresario y sociedad deben
legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio
contable. Como en la mayoría de las empresas su ejercicio económico coincide con el
año natural, el cierre lo deben hacer el 31 de diciembre y por tanto tienen de plazo
para legalizar sus libros hasta el 30 de abril del año siguiente.
VIII. Conservación de Libros de Contabilidad:
Como parte de la reforma tributaria 2017, el 31 de diciembre de 2016 se promulgó el
Decreto Legislativo 1315, que modifica el tiempo de almacenar, archivar y conservar
los libros contables.
El Decreto Legislativo 1315 modifica el artículo 87 del código tributario, donde se
mencionaba los plazos que un contribuyente debería almacenar sus libros contables.
De esta manera el numeral 7 del artículo 87 del código tributario queda de la siguiente
manera:
Almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual,
mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las
operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, cinco (5) años o durante
el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor. El plazo de cinco (5) años se
computa a partir del uno (1) de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de
la presentación de la declaración de la obligación tributaria correspondiente.
Tratándose de los pagos a cuenta del impuesto a la renta, el plazo de cinco años se
computa considerando la fecha de vencimiento de la declaración anual del citado
impuesto.
En conclusión, debemos comparar el plazo de 5 años con el plazo de la prescripción,
el que resulte mayor.
IX. Plazo para rehacer los Libros y Registros:
El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. Por
razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga.
Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente
hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al cómputo
del plazo para rehacer los libros.

X. Clasificación de los Libros de Contabilidad.

Los libros de contabilidad se califican en dos tipos: los obligatorios y los auxiliares.
Libros contables obligatorios
Los libros contables que son obligatorios son el Libro de Diario, Libro de Inventario,
Libro Mayor y las Cuentas Anuales.
 Libro Diario
En este libro contable donde se registran todas las operaciones financieras que se
presentan en la actividad económica de la empresa, y se van ordenando de manera
cronológica. Estas se irán realizando en el ejercicio económico, que dependiendo del
tipo de actividad que realice la empresa puede coincidir o no con el año natural.
Libro Mayor
En este libro serán registradas las mismas actividades económicas que fueron
registradas en el Libro Diario de manera cronológica en todo el ejercicio económico.
De esta manera se ira conociendo el saldo con el que va quedando cada cuenta de
mayor de la contabilidad de las operaciones que fueron registradas anteriormente en el
Libro Diario. En este Libro se puede observar que la cuentas se encuentran
representadas en forma de “T”.
Libro de inventario y cuentas anuales
Este otro de los tipos de libros obligatorios donde se relacionan los derechos, bienes y
obligaciones que forman su patrimonio en un momento determinado
Libros contables auxiliares o voluntarios
Además de los libros obligatorios, también se encuentran los libros auxiliares o
voluntarios. Este tipo de libros contables cada vez se van utilizando con menos
frecuencia por las empresas que van creciendo. Esto se debe gracias a que los
programas de gestión en la actualidad que cuentan con estas herramientas automatizan
y con ello facilitan mucho más las tareas contables.
XI. Sanciones e infracciones en los Libros de Contabilidad
La Sunat volverá a multar desde este 15 de octubre a las empresas que no exhiban
libros contables, registros u otros documentos cuando realice acciones inductivas, es
decir, cuando le comunique al contribuyente que ha detectado diferencias entre su
declaración y la información enviada por terceros, como clientes, proveedores o
notarios. El objetivo de la acción inductiva es la regularización de la declaración del
contribuyente.
No exhibir los libros contables, registros o documentos será sancionado durante la
acción inductiva es sancionado hasta con 0.6% de los ingresos netos, pero no puede
ser menor a 10% de la UIT (S/420) ni mayor a 25 UIT (S/105,000). Además, no
comparecer ante la autoridad tributaria o hacerlo fuera de plazo es sancionado con una
multa de hasta 25% de la UIT (S/1,050).
Sunat había dispuesto no aplicar estas sanciones en el 2016 para fomentar el
cumplimiento voluntario de los contribuyentes. Sin embargo, mediante una resolución
de superintendencia publicada el 1 de octubre, decidió volver a aplicar las sanciones,
pues el beneficio no habría cumplido con alentar la regularización voluntaria de los
contribuyentes. Las multas no aplicarán a las infracciones que se hayan detectado o
cometido antes del 14 de octubre del 2019, precisó Joaquín Chávez, tributarista del
Estudio Torres y Torres Lara Abogados.
El experto aseguró que, recibida una carta inductiva, las empresas deberán reunir la
información solicitada y atender la cita en la fecha y hora indicadas. Además, recordó
 que en caso de no poder asistir a la cita o si el volumen de la información solicitada es
amplio, la empresa podría solicitar una prórroga. De cometerse una infracción, podría
solicitarse, previa verificación, una rebaja a la multa que podría llegar hasta el 80%.

XII. Otros relacionado a los Libros de Contabilidad.

A continuación 5 datos que tal vez no sabia a cerca de los libros contables y la
contabilidad:
 El Fraile Luca Paccioli, en el año 1494 escribió el primer libro sobre contabilidad
llamado “La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá”
donde se habla, por primera vez, de conceptos contables como las ganancias,
cuentas de gastos y demás. Su publicación fue realizada el 10 de noviembre de ese
año en Venecia, y por ello se conmemora el “Día Internacional de la
Contabilidad”.
 Muchos términos contables nacieron de palabras en latín como «débito» que
significa «que le debe”, «contador» se deriva de «computare” del latín, que
significa «contar», mientras que “crédito” significa “confía”.
 Es el San Mateo Apóstol, que también, es el santo patrón de los tenedores de
libros, contadores y cobradores de impuestos. San Mateo, antes de convertirse en
un apóstol, era un recaudador de impuestos en la ciudad antigua de Cafarnaúm
 Tres culturas desarrolladas, la Azteca en México, la Inca en Perú y Chibcha en
Colombia, no conocían la escritura alfabética; sin embargo, siempre llevaron muy
bien la contabilidad de la riqueza de sus reinos. Además, la práctica contable era
muy común. Los aztecas llevaban cuentas de los tributos que recaudaban de las
tribus sometidas; los incas utilizaban los quipus para llevar sus cuentas, y los
chibchas realizaban la contabilidad a través de colores pintados sobre sus trajes.
 La auditoría contable se remonta a la civilización del pueblo Sumerio en
Mesopotamia, en el territorio de la actual Irak. Es en el lugar conocido como
Lagas donde se elaboraron los primeros reportes contables en tablas de arcilla.