CODIGO SIG-PR-8.6.

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO VERSIÓN 2.0

DE PRODUCTOS APROBADO 20/04/2021

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PROCEDIMIENTO DE
DESPACHO DE PRODUCTOS

Elaborado Por: Revisado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Yanira Nuñez Cortijo María la Torre Rebaza Marco A. Bazan Huete Wilmer A. Rojas Bullon

Cargo: Calidad Cargo: Jefa de Logística Cargo: Jefe SSOMAC Cargo: Gerente General
Fecha: 13/04/2021 Fecha:16/04/2021 Fecha:19/04 /2021 Fecha: 20/04/2021

1. OBJETIVO

. Sistema Integrado de Gestión

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Determinar el correcto despacho de los productos con el cumplimiento de las

necesidades y expectativas de los clientes de SINERMINCO S.A.C. con un
control de calidad estricto de los productos ofertados.

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todos los productos destinados a una venta.

3. DEFINICIONES

3.1 Picking

Preparación de un pedido, hace referencia a la tarea de recoger unidades de

uno o varios artículos, almacenados en distintas ubicaciones, que deben
destinarse a la preparación de uno varios pedidos.

3.2 Despachar

Atender a los clientes mediante la venta de mercadería en un comercio.

3.3 Distribuir

Acción que permite el traslado de los productos (ya sean bienes o servicios)
para ponerlos a disposición del cliente.

3.4 Orden de compra (O/C)

Documento mediante el cual SINERMINCO SAC ha realizado la compra de

una mercadería.

3.5 Guía de remisión

Documento emitido por el proveedor donde se indica las características y

cantidad de la mercadería despachada por el proveedor y recepcionado en las
instalaciones de SINERMINCO SAC.

3.6 Check List

Documento de verificación e inspección que cumple criterios de aceptación

para liberación de los productos.

4. NORMATIVA LEGAL Y OTRAS NORMATIVAS

- ISO 9000:2015 : Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y

vocabulario

- ISO 9001:2015 : Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos

- ISO 45001:2015 : Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
— Requisitos con orientación para su uso

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- Ley 29783 :
Ley de seguridad y salud en el trabajo.
- Ley 28256 :
Ley que regula el Transporte Terrestre de Materiales y
Residuos Peligrosos
-SGC-PR-8.2.1 Sistema de quejas y reclamos.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Gerente General

- Responsable de aprobar el presente documento

- Asignar los recursos necesarios para el cumplimiento de este
procedimiento

1.
2.
3.
4.
5.
5.1
5.2 Área SSOMAC

- Verifica periódicamente que se cumpla este procedimiento.

- Abre, registra y realiza el seguimiento oportuno de las No Conformidades
correspondientes en caso de observar cualquier anomalía al respecto.
- Proporciona los documentos para asegurar la calidad de los productos en
caso el cliente los solicite.
- Proporciona los documentos de seguridad de los productos que presenten
algún riesgo para la salud humana
- Brinda los EPP para el transporte seguro de los trabajadores.
- Supervisa todas las actividades y asegura que se cumpla los principios de
seguridad, medio ambiente y calidad.

5.3 Responsable de Calidad

Verificar que se cumpla el presente procedimiento

Autoriza a la liberación de los productos y servicios
Implementa en coordinación con las jefaturas de las partes
interesadas las mejoras que se puedan suscitar
Reportar los incumplimientos del procedimiento y gestionar sus
consecuencias según reglamento

5.4 Área de Logística

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- Debe enviar las O/C de los clientes al Área de Almacén y registrarlo en el

sistema para su seguimiento con copia al área de calidad.
- Constante comunicación con el área de Calidad /almacén para verificar el
cumplimiento de los requisitos del cliente.
- Implementación integra del presente procedimiento facilitar recursos al
responsable de despacho y distribución.
- Coordinar fechas de envió y requerir liberación de los productos con el
área de calidad.

5.5 Responsable del despacho y distribución

- Planificar los pedidos y coordinar la distribución de los mismos

- Realizar el picking y verificar el pedido registrando las actividades en el
formato SGC-FO-8.6.1-01 Check list de verificación de productos para su
entrega.
- Mantener actualizado su sistema de inventario SIG-FO-8.2.3.3-01
GESTION DE ALMACEN INTERNO
- Asegurar que sus documentos de identidad, licencia de conductor,
documentos del vehículo se encuentren vigentes.
- Velar por la entrega segura de los productos, llenando el SSMA-FO-7.1.4-
03 Check list vehículos.
- Entregar la Guía de Remisión con la firma de conformidad del cliente.
- Asistir a las inducciones programadas por los almacenes contratistas.
- Preservar en buen estado los carnets de inducción para poder ingresar a
los almacenes contratistas.

6. DESARROLLO

RESPONSABLE /
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
REGISTRO

En esta actividad se deberá captar todas las

necesidades y requerimientos del cliente
sobre el pedido solicitado, dicha información
Área de Ventas, Jefe
1. Recepción de debe ser difundida al área de almacén para
de Logística /
O/C de cliente su debido cumplimiento. Mediante el sistema
O/C de cliente
ODOO se puede generar una nota interna en
la orden de pedido detallando los
requerimientos adicionales del cliente.

Almacén / O/C
2. Planificación y El personal encargado verifica el Excel de cliente
preparación de seguimiento de órdenes de compra en el SGC-FO-8.6.1-01
pedido sistema logístico para verificar las entregas Check list de
pendientes y planificar los pedidos, día de verificación de

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entrega previa cita, personal asignado a

distribuir, etc.
Sobre el producto:
Se debe verificar el buen estado del producto productos para su
y la coincidencia del código con la O/C del entrega
cliente, registrando la conformidad en el
formato SGC-FO-8.6.1-01.

Dependiendo del tipo de producto solicitado

se selecciona el empaque adecuado (cajas
de cartón, parihuela o pallets, bolsa, etc.). Se
debe asegurar que el empaque este en
3. Alistar caja de Almacén y Soporte
buenas condiciones, información de
Técnico / SGC-FO-
envío y trazabilidad de ruta; registrar la ejecución de
8.6.1-01 Check list
embalaje la actividad en el formato SGC-FO-8.6.1-01.
de verificación de
respectivo productos para su
Así mismo, el embalaje elegido debe
entrega
asegurar y preservar la calidad del producto,
se puede colocar etiquetas de seguridad e
informativas sobre el transporte, ubicación,
distribución, almacenamiento, etc.

Es el proceso de la preparación de los

pedidos, aquí se debe verificar las Almacén y Soporte
cantidades a enviar, código de productos, Técnico / SGC-FO-
4. Picking seguridad del producto y algún requerimiento 8.6.2-01 Rotulo
adicional por parte del cliente. SINERMINCO
La caja debe estar rotulada con el formato
SGC-FO-8.6.2-01.

La documentación a enviar con el pedido Almacén, Soporte

dependerá del cliente y los productos a Técnico y SSOMAC /
vender. SGC-FO-8.6.2-01
Rotulo
Transporte: Si el pedido es entregado por SINERMINCO
nuestro transporte, el conductor deberá llevar
5. Verificar los su hoja SCTR, documentos vigentes para SSMA-FO-7.1.4-03
documentos conducir, DNI, documentos del vehículo Check list
anexados, (SOAT, Tarjeta de propiedad, Revisión vehículos
Técnica, Botiquín, Extintor, Tacos, …) y
rotulado de la fotocheck. Además, el conductor debe
caja y revisión verificar constantemente que todos estos
final documentos estén vigentes y comunicar en SIG-FO-8.6.1-02
caso estén próximos a vencer. Check List de
verificación del
Seguridad: Para el caso de productos que proceso de
representan un riesgo para la seguridad y la prensado de
salud humana se debe colocar los símbolos Mangueras
necesarios para su prevención, como rombo Hidráulicas.
de seguridad, etiquetas de peligro, Hoja
MSDS, EPP entre otros.

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Rellenar el Check List de vehículos

SSMA-FO-7.1.4-03 Check list vehículos

Calidad: Los clientes que requieran cartas

de garantía, hoja de inspecciones, manual de
uso, manual de instalación, hoja técnica, etc.;
se entregará en físico en caso se cuente con
mas de 1 original, en caso contrario, se
escaneara el documento y se enviará
digitalmente. También se debe comunicar al
cliente sobre el sitio web de la empresa
donde encontrará algunos documentos
virtuales del producto.
Medio ambiente: correcta segregación de
residuos sólidos, contar con un plan de
emergencia para abordar los riesgos de
despacho.

Se realizará una revisión final del producto y

rotulado de la caja, para corroborar datos,
cantidades, códigos, dirección, etc.

Todo esto debe quedar registrado en el

Check List SGC-FO-8.6.1-01 para el caso
de despacho de productos.
En el caso de despacho de mangueras
hidráulicas quedara registrado en SIG-FO-
8.6.1-02 Check List de verificación del
proceso de prensado de Mangueras
Hidráulicas.

Toda liberación del producto antes de su

despacho y distribución será verificado por el
responsable de calidad dando cumplimiento
a las herramientas de gestión y sellando la
parte posterior de la guía y/o documentos
que evidencien la solicitud y gestionar los
hallazgos mediante fotografías, registros y
otros.

Verificado el pedido se presentan dos casos

para su despacho:

6. Despacho y Almacén y Soporte

distribución de Técnico / Guía de
productos Remisión y O/C
a) El pedido es entregado por nuestro
transporte: En este caso el personal
deberá llevar los documentos
requeridos por el cliente para su ingreso

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a su almacén, usar los equipos de

protección personal necesarios y llevar
herramientas de embalaje.

b) El pedido es recogido por el transporte

del cliente: En este caso lo principal es
identificar al personal enviado por el
cliente y verificar juntamente con el
responsable el cumplimiento del pedido
según O/C y Guía de Remisión.

En ambos casos es obligatorio que el cliente

firme la conformidad de la entrega en la Guía
de Remisión, escribiendo su nombre, DNI y
firma con letra legible.

Una vez entregado se debe actualizar el Encargado de

sistema como proceso ejecutado, entregar la distribución o
7. Validar entrega Guía de Remisión firmado al área de despacho / Guía de
Logística. Remisión

6.1. No Conformidades de este proceso

Se consideran como No Conformidades de este proceso lo siguiente y basa en

el documento SGC-PR-10.2.1 “Procedimiento de control de No
Conformidades.”

• Alistar un producto que no se ha verificado el buen estado del mismo.

• Entregar el producto en un empaque en malas condiciones, logos que no
corresponden a la empresa, documentos externos,
• No llenar el formato SGC-FO-8.6.1-01 Check list de verificación de
productos para su entrega al realizar cada actividad.
• No rotular las cajas de los pedidos
• Enviar pedidos sin etiqueta de identificación
• Enviar pedidos con código, cantidad, color u otro requisito diferente a la
solicitada en la O/C.
• Entregar pedidos después de la fecha máxima detallado en la O/C sin
previo acuerdo y conocimiento por parte del cliente.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

SGC-FO-8.6.2-01 Rotulo SINERMINCO

SGC-FO-8.6.1-01 Check list de verificación de productos para su entrega.
SIG-FO-8.6.1-02 Check List de verificación del proceso de prensado de

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Mangueras Hidráulicas.
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8. REVISIÓN:

FECHA REVISION PARRAFO-PAGINA MODIFICATORIA

20/04/2021 Yanira Nuñez Todo el Actualización de
documento codigo y formato
29/04/2021 Marco Bazan Punto 6. Se agrego
Desarrollo liberación de
productos por parte
del área de calidad

. Sistema Integrado de Gestión