EVENT MANAGEMENT

Event Organizer adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal

berkaitan dengan perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah
event. Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat mendasar
mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk dan susunan acara,
budget acara,    skala dan strategi pelaksanaan, pemilihan tempat
(venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spesivikasi produksi
acara.

Pada hari pelaksanaan Event Organizer (EO) bertanggung jawab dalam

mengkoordinasikan serta mengawasi jalannya event secara
keseluruhan. Membuat laporan hasil pelaksanaan dan evaluasi event
menjadi akhir dari seluruh pekerjaan. Event organizer dijalankan
antara lain oleh:

Producer/Creator:
• Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event baik
itu klien ataupun sponsor.
• Membuat rencana dan    strategi event, penjadwalan kerja secara
umum, anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akurat
dan efisien.
• Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua
pihak artis (talent,    pengisi acara), sponsor dan subordinat.
• Bertanggung jawab atas kualitas, kelancaran acara serta
operasional seluruh kegiatan pertunjukan.
• Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara.
• Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul
serta memberi solusi
• Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi
dan laporan.

Dalam pelaksanaan tugasnya Produser dibantu antara lain oleh:

General Affairs:
• Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non
teknis.
• Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H.
• Menyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan
evaluasi.
• Memeriksa semua kesiapan vendor sarana dan pra sarana
pendukung event.

Finance   
• Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang
 menyangkut keuangan.
• Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran
event, dengan memperhatikan semua aspek pelaksanaan event.
• Membuat perkiraan kelancaran arus dana (cash flow-cash in/cash out)
• Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh
tempo.   
• Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan,
• Mempersiapkan tagihan dan pembayaran/ cash flow beserta bukti
pembayaran.
  

Traffic
• Mengumpulkan dan meng-update seluruh data dan informasi yang
berkaitan dengan event.
• Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event.
• Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event.
• Merangkum informasi dan jadwal kerja keseluruhan dan
mendistribusikan kepada semua bagian (panitia), manajemen
artis, manajemen venue serta petugas resmi (polisi, pemadam
kebakaran, keamanan, P3K dan sebagainya).

PRODUCTION DIVISION

Divisi produksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas

perencanaan, desain, budgeting serta pelaksanaan produksi yang
menyangkut peralatan penunjang acara (panggung, lampu (lighting),
sound sistem, generator dan sebagainya) serta tenaga kerja produksi.

Diperlukan data yang lengkap mengenai spesivikasi serta skala

produksi, pengisi acara (raiders), lokasi acara (venue) yang disusun
menjadi penjadwalan seluruh bidang produksi (pengiriman, load in/
load out, sound chek, showtime dan sebagainya).

Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena

keterlambatan satu bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan
yang lain. Oleh karena itu jadwal produksi harus di sepakati dalam
suatu perencanaan (production plan) dan ditepati dalam pelaksanaan.

Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan dalam pekerjaan

produksi, faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi,
karena menyangkut hal-hal yang beresiko kecelakaan tinggi (listrik,
barang berat, ketinggian konstruksi, kembang api dan sebagainya),
maka alat pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness dan
sebagainya)serta peralatan penunjang kerja (peralatan tenaga
listrik/power tools) sebaiknya di pergunakan .

Catatan: Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (tour atau road show) sangat
membutuhkan penjadwalan yang ketat dan detail baik transport, alokasi crew, peralatan
serta pembangunan produksi, menjaga stamina dan mengendalikan kejenuhan dalam
perjalanan dapat membantu performa kerja. Penanggung jawab produksi harus dapat
menganalisa kondisi kerja di lapangan karena tekanan pekerjaan yang di hadapi crew
sangat tinggi.

Pembagian kerja Divisi Produksi:

  
Production Manager:
• Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis
produksi.
• Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh.
• Membuat jadwal teknis produksi atau production plan, mulai dari
pra produksi, load in sampai load out, post production.
• Berkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi.
• Berkoordinasi dengan stage manager dan talent manager dalam hal
materi acara berkaitan dengan masalah teknis pertunjukan.
• Production manager dibantu oleh stage manager pada pelaksanaan
acara di atas panggung, mulai dari sound check, rehearsal dan
show.

Stage Manager
• Bertanggung jawab atas kelancaran acara di atas panggung.
• Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh sarana panggung dan
pengisi acara.
• Membuat keputusan dan solusi jika timbul permasalahan di atas
panggung.
• Membuat rencana ploting peralatan band, berkoordinasi dengan
production manager serta pengisi acara    dan talent
management.
• Berkoordinasikan dengan Production Manager dan Talent
Coordinator dalam hal teknis, materi dan susunan acara.
• Mengawasi dan memperhatikan peralatan yang dipergunakan
oleh pengisi acara selama kegiatan berlangsung.
• Mempersiapkan segala kebutuhan dan sarana pendukung di atas
panggung selama pertunjukan.
• Mengawasi jalannya sound check/rehearsal dan mencatat segala
kekurangan yang ada untuk disempurnakan.
• Memeriksa kelayakan panggung acara, guna menjamin
keselamatan pekerja dan artis.
• Menentukan dan mengontrol boleh-tidaknya seseorang berada di
area panggung selama sound chek, rehearsel dan waktu
pertunjukan.

Dalam pelaksanaan tugasnya Stage Manager dibantu oleh Stage

Hand Coordinator, yang mengkoordinir beberapa orang Stage Hand dengan
tugas:

• Menata setting panggung beserta peralatannya agar sesuai

dengan plot (letak) yang telah ditentukan.
• Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaan peralatan di
atas panggung.
• Menangani dan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan,
sampai keluar (load out) segala peralatan di atas panggung.
• Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dan saat
pertunjukan.
• Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager.
• Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung (air
minum, handuk/tisu dan sebagainya)
• Membantu pengamanan panggung jika diperlukan.

Dalam proses (load in/load out) stage hands dibantu oleh Loader    yang
menangani naik atau turunnya peralatan dari truk ke panggung dan
sebaliknya.   

Production Runners     
• Membantu Production Manager dalam pengadaan kebutuhan
produksi selama persiapan dan pertunjukan.
• Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku
untuk melaksanakan tugas,
• Mengetahui    tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi.
• Berkoordinasi langsung kepada production manager untuk
kebutuhan pengadaan Production.

Catatan: Runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang
lebih mengenal keadaan lokal (kota tempat pertunjukan), Production
Runners penting karena dalam proses produksi sering terjadi
kebutuhan yang mendadak di lapangan,dan    membutuhkan suplai
bahan penunjang kerja yang tidak terduga, untuk mengantisipasi
pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan dalam
pengadaan dan mendapatkan kebutuhan yang tepat sesuai
pesanan.                 

Back Stage Facilities

• Membantu Production Manager dalam mempersiapkan fasilitas
kerja belakang panggung.
• Mengidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung.
• Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung.
• Memastikan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan
terpasang dengan baik.

Fasilitas belakang panggung menunjang operasional dengan

penyediaan fasilitas kerja bagian produksi (kursi, meja, dispenser,
tempat sampah dan sebagainya), tapi jika ada pembagian area
belakang panggung secara spesifik (ruang artis, kamar ganti (dressing
room), ruang produksi, ruang makan, ruang tunning dan sebagainya)
perlengkapan yang dibutuhkan berlainan selain yang standard (meja,
kursi, tempat sampah) diperlukan daftar kebutuhan setiap ruangan
untuk dipergunakan sebagai check list .

Back Stage Security

• Mengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung.
• Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton.
• Menjaga area vital belakang panggung lainnya (area kemnbang
api, dress room dan sebagainya)
• Mengamankan jalan masuk/ keluar ke belakang panggung.
• Melakukan sweeping pengamanan belakang panggung setidaknya
empat jam sebelum pertunjukan.
• Berkoordinasi dengan Production Manager mengenai area yang
diamankan beserta jumlah alokasi personal.
• Berkoordinasi dengan Production Manager tentang sistem dan
strategi pengamanan.
• Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi
pengisi acara jika terjadi hal hal diluar kendali.

Selain Back Stage Security ada juga Stage Security lebih menangani
keamanan selama pertunjukan berlangsung di atas panggung untuk
memastikan keamanan pengisi acara di atas panggung, serta
mencegah dan mengamankan orang yang tidak seharusnya berada di
atas panggung. Stage Security biasanya diambil dari security artis yang
sudah mendampingi artis diluar acara.

Production Design Team: Pada tahap pra produksi, dalam hal ini desain
pertunjukan, Production Manager dibantu oleh suatu team desain yang
dikoordinasikan oleh seorang Production Designer sesuati kebutuhan
pertunjukan, team dapat terdiri dari beberapa desainer, misalnya:

Lighting Designer: mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dan
sebagainya) sesuai karakter pengisi acara.   
Sound Designer: Merancang tata suara (jenis dan karakter    suara) agar
sesuai karakter pengisi acara.

Artistic & Scenic Designer: Merancang bentuk panggung, artistic dan

property panggung dan sebagainya agar sesuai dengan tema dan
karakter pertunjukan.

Multimedia Designer: Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat

karakter pertunjukan.

Para desainer ini merancang pertunjukan (pra produksi), setelah

mendapat masukan dari penyelenggara (hal teknis–tempat dan skala
produksi, serta manajement artis (tema dan karakter pertunjukan).
Team ini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses pelaksanaan
produksi acara.
Production Manager juga didukung oleh perusahaan penyuplai
peralatan pertunjukan yang biasanya disebut Production Suplier,
perusahaan tersebut mensuplai peralatan (hardware) pertunjukan (stage,
rigging system, lighting system, generator supplier, multimedia) dapat
berasal dari sau supplier atau lebih, brgantung kemampuan perusahaan
supplier, sesuai kebutuhan produksi acara, penyelenggara yang
menentukan dari mana mereka mendapat suplai peralatan tersebut. Di
bawah ini dijelaskan supplier produksi apa saja yang biasa terlibat
dalam    penyelenggaraan pertunjukan beserta tugas dan tanggung
jawabnya.

Sound : menyediakan peralatan sound system (tata suara) yang diminta

oleh pihak penyelenggara , biasanya panduan teknis (technical raiders)
permintaan peralatan, dibuat berdasarkan spesivikasi pengisi acara dan
skala pertunjukan, pada umumnya tata suara mencakup antara lain:
speaker utama, power, mixer utama, mixer panggung, amplifikasi,
monitor panggung, side fill, mic, assoseries, kabel pelengkap, dan
microphone. Sedangkan orang yang menanganinya antara lain:

Sound Engineer
• • Menangani pengaturan tata suara dari mixer utama mulai dari
tuning, balancing, sound cek, rehearsal , dan pertunjukan.
• • Mengawasi instalasi pemasangan peralatan tatasuara.
• • Mengakomodasi permintaan pengisi acara untuk mendapatkan
karakter suara yang diinginkan.
• • Memastikan pemasangan sound system sesuai waktu yang telah
ditentukan.
• • Berkoordinasi dengan Production Manager mulai dari persiapan
sampai pertunjukan.

Dalam melaksanakan tugasnya Sound Engineer dibantu oleh Sound

Operator, dan Sound Technicia Crew yang tugasnya antara lain:
• • Menempatkan seluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah
di tentukan.
• • Memasang instalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan.
• • Membantu pengisi acara berkaitan dengan peralatan tatasuara
diatas panggung.
• • Memastikan setiap peralatan tatasuara yang dipasang berjalan
baik.
• • Memperbaiki atau mengganti peralatan tata suara yang tidak
berfungsi baik.
• • Bekerjasama dengan stage hands selama persiapan dan
pertunjukan.
• • Berkoordinasi dengan stage manager selama persiapan dan
pertunjukan.

Lighting: menyediakan peralatan lighting system (tata cahaya) sesuai

dengan permintaan pihak penyelenggara, dalam hal ini biasanya
dipandu oleh spesivikasi jenis lampu yang dibutuhkan, jumlah, serta
penempatan lampu (lighting plot) yang biasa disertakan, lighting plot
biasanya di susun oleh Lighting Designer yang memformulasikan tata
cahaya berdasarkan tema acara atau karakter pengisi acara.
Sedangkan orang yang menangani antara lain :

Lighting Operator:
• • Mengawasi pemasangan, penempatan, serta instalasi tata
cahaya.
• • Menangani proses pemograman lampu    dan focusing
(pengarahan cahaya ) setiap lampu.
• • Mengoperasikan ligting board/console selama pertunjukan
berlangsung.
• • Memastikan setiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik.
• • Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktu yang telah
ditentukan.
• • Memberikan aba-aba kepada follow spot operator (jika memakai
follow spot).
• • Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan
pertunjukan.

Dalam pelaksanaan tugasnya ligting operator dibantu oleh Lighting

technician/crew serta Rigger/The human fly yang tugasnya antara lain
adalah:
• • Menagani pemasangan rigging system (konstruksi dasar menara
lampu) sesuai kebutuhan.
• • Menangani pemasangan lighting truss (konstruksi melintang) sesuai
pola yang akan di pergunakan untuk penempatan tata cahaya
(rigger.)
• • Menangani pemasangan dan penempatan lampu sesuai jenis dan
jumlah berdasarkan lighting plot.
• • Menangani instalasi lampu hingga distribusi jalur lampu ke dimmer
(alat pengatur kekuatan cahaya).
• • Membantu Lighting Operator pada saat focusing (rigger.
• • Memperbaiki atau menganti peralatan tata cahaya yang tidak
berfungsi baik.
• • Memastikan keamanan pemasangan dan instalasi tata cahaya.   

Stage Builder Supervisor:

• • Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatan panggung
sesuai rencana.
• • Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah
ditentukan.
• • Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan
pekerja dan pengisi acara.
• • Memastikan pembangunan panggung selesai sesuai waktu yang
telah ditentukan.
• • Mengakomodasi segala kebutuhan perlengkapan sarana
pertunjukan yang sifatnya konstruksi.
• • Berkordinasi dengan Production manager selama persiapan dan
pertunjukan.

Stage Builder Crew: menyediakan dan membangun konstruksi panggung

utama dan panggung monitor sesuai dengan desain panggung yang
telah ditentukan. serta pekerjaan pemasangan lantai panggung dan
finishing panggung    (cat, karpet) juga pemasangan backdrop (penutup
belakang) beserta fasilitas panggung lainnya (level, tangga, ramp dan
sebagainya) jika panggung tersebut didesain sesuai tema dan
dilengkapi dengan elemen artistik (property, scenic dan sebagainya)
maka biasanya stage supplier terlibat dalam pembuatan dan pemasangan.
Sedangkan orang-orang yang menangani pembuatan panggung antara
lain:

Dalam pengerjaannya dilaksanakan oleh Stage Builder dan bagian Artistik

panggung, stage supplier biasanya mengerjakan pembangunan
fasilitas area belakang panggung jika fasilitas tersebut tidak
tersedia, berbentuk ruangan (ruang ganti, ruang artis, ruang produksi,
ruang makan) dipergunakan untuk memfasilitasi tempat pertunjukan
sesuai kebutuhan acara.

Generator: menyediakan daya listrik sesuai dengan yang dibutuhkan

untuk menjalankan peralatan yang mempergunakan tenaga listrik.
Biasanya generator diperlukan jika kapasitas listrik di tempat
pertunjukan tidak memadai atau tidak ada sama sekali, juga
menyediakan instalasi serta panel sumber daya listrik untuk kebutuhan
operasional peralatan lainnya (tata cahaya, tata suara, multimedia dan
sebagainya).

Untuk keamanan sumber listrik diharuskan memasang generator

dengan kapasitas 20%-30% di atas kebutuhan, juga biasanya
dipersiapkan generator cadangan untuk mengantisipasi kekurangan
atau kerusakan pasokan generator utama.    Sedangkan orang orang
yang menangani generator antara lain:

Generator Operator:
• • Menyediakan suplai listrik sesuai kebutuhan masing masing
bagian (lighting, sound system dan sebagainya)
• • Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhan tersebut.
• • Memonitor dan memastikan daya yang dikeluarkan generator
sesuai kebutuhan.
• • Memastikan pemasangan ground (jalur 0) dengan baik.
• • Mengkalkulasi kebutuhan bahan bakar untuk menjalankan
generator.
• • Memastikan keamanan instalasi listrik dan panel demi
keselamatan.

Dalam penanganan instalasi listrik, operator dibantu oleh generator

technician/crew yang akan melaksanakan pemasangan tersebut,
memperbaii kerusakan, menyediakan bahan bakar untuk waktu
pemakaian yang telah ditentukan.

Pyrotechnics: memasang dan merangkai kembang api, yang penempatan

dan jenisnya serta waktu pengaktifannya telah dirancang berdasarkan
kebutuhan pertunjukan, karena sifatnya yang menghasilkan ledakan
dan api (unsur bahan peledak), maka penempatan kembang api
beserta pemilihan jenisnya harus diperhatikan, dalam
mengoperasiannya agar dapat dipicu secara elektrik maupun manual.
Sedangkan orang orang yang menangani bidang ini antara lain:

Pyrotechnics Operator
• • Menentukan titik penempatan kembang api, yang dirasa aman
baik secara teknis pemasangan, serta penempatan maupun akibat
dari ledakan yang dihasilkan.
• • Memastikan instalasi rangkaian dalam keadan aman dan tidak
mengganggu peralatan lain.
• • Berkordinasi dengan venue manager mengenai lokasi yang
dipakai.
• • Mengoperasikan peledakan kembang api sesuai skenario acara.
• • Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan
pertunjukan.

Dalam pemasangan instalasi kembang api dibantu oleh pyrotechnic

crew yang juga bertugas mengamankan area kembang api dari orang-
orang yang tidak seharusnya berada di sekitarnya (pemasangan rambu
bahaya, pita penanda dan sebagainya), memastikan daerah jatuhnya
kembang api aman dari orang (terutama sekitar panggung), serta
mempersiapkan pemadam api untuk mengatisipasi kebakaran.

Multimedia: Memasang layar multimedia sesuai letak yang telah

ditentukan menempatkan proyektor, rangkaian instalasi dan,
pemasangan layar, teknis penempatan (di atas scaffolding atau
digantung) dan konstruksi dan bentuk. Jika pertunjukan diadakan di
tempat terbuka maka pemasangan memperhatikan arah dan kekuatan
angin di lokasi.

Multimedia dapat berupa kombinasi media yang berupa tampilan visual

dalam bentuk film, slide, gambar, transparasi, slide dan sebagainya,
dapat pula berupa kombinasi media. Multimedia memperkuat (secara
visual) pertunjukan yang ditampilkan, materi gambar,slide dan film
disusun (edit) sesuai pertunjukan yang ditampilkan. Sedangkan orang
yang menanganinya antara lain:

Multimedia Operator
• • Memastikan penempatan dan pemasangan proyektor dan layar di
tempat yang tepat dan aman (konstruksi dan cuaca).
• • Memastikan materi yang ditampilkan sudah lengkap dan tersusun
sesuai skenario.
• • Memastikan peralatan pemutar media (player) berjalan baik.
• • Berkoordinasi dengan production manager selama persiapan dan
pertunjukan

Dalam pengerjaan pemasangan layar dan proyektor dilaksanakan oleh

crew yang juga dapat memperbaiki peralatan jika timbul masalah
teknis serta menempatkan proyektor dan layar secara aman.

FRONT OF HOUSE DIVISION

Adalah divisi/bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang

akan berinteraksi dengan beberapa pihak (pengelola lokasi, polisi,
petugas perijinan, penonton dan sebagainya) yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas lapangan terutama pada hari (H) pertunjukan,
dimana penanganan penonton (massa) adalah hal paling vital . Untuk
itu diperlukan pendataan menyeluruh mengenai lokasi acara (venue),
kota tempat venue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang
lainnya. Berdasarkan pemahaman lokasi dan kota tempat pertunjukan,
maka disusun rencana dan sistem serta strategi penanganan acara,
maping dan data yang rinci ditambah pengenalan lokasi yang matang.
      
Front of House Manager
• • Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan.
• • Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara
(waktu,jenis dan lain-lainl).
• • Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan
lokasi acara.   
• • Menghitung jumlah tenaga kerja (doorman, ticket takers, usher, securiyi)
yang dibutuhkan
• • Mengalokasikan jumlah tenaga kerja di setiap area yang telah
ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dan lain-lain).
• • Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke
dalam lokasi acara.
• • Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai
rencana pengamanan (renpam) arena pertunjukan.
• • Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil
pemadam dan teknis pengunaan pemadam.
• • Berkoordinasi dengan P3K dan paramedik mengenai penempatan
posko, ambulan dan penanganan lanjutan.
• • Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan rencana
pengamanan pada hari pelaksanaan.
• • Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya.
• • Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga
penanganan lokasi acara.
• • Berkoordinasi dengan producer selama persiapan dan
pelaksanaan.
Dalam tugasnya    Front of House (FoH) manager dibantu oleh seorang
Venue Coordinator dan Venue Facilitator yang bertugas antara lain:
• • Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran
operasional acara.
• • Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan.
• • Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu
penerangan, toilet, rambu-rambu, pintu masuk, barang terlarang,
daerah bahaya, area parkir dan lain-lain).
• • Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area
produksi, penonton, posko, pemadam kebakatan dan P3K dan
sebagainya).
• • Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara seperti ticket
box, jalur penonton dan area parkir.
• • Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi/sarana
promosi (baliho, spanduk, banner, stand, panggung display dan lain-
lain) di lokasi.
• • Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh
pengelola tempat pertunjukan   

Field Security Coord

• • Bersama FoH manager merancang sistem dan strategi
pengamanan lapangan.
• • Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan
ditempatkan.
• • Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan di sekitar lokasi
acara.
• • Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas
keamanan lapangan.
• • Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkan rencana
pengamanan.
• • Memimpin pembersihan/sweeping area pertunjukan pada hari H.
• • Berkoordinasi dengan FoH Manager selama persiapan dan
pelaksanaan acara.
• • Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi di
lapangan.

Dalam tugasnya Field security Coord didukung oleh Field SecurityCrew

yang tugasnya antara lain
• Menempati area yang sudah ditetapkan untuk diamankan.
• Memeriksa ID/Tiket yang menjadi tanda masuk ke area tertentu.
• Menjalankan instruksi yang telah ditetapkan oleh Field Security
Coord.
• Menjaga dan mengawasi    area yang menjadi tanggung
jawabnya.
• Berkoordinasi dengan Field security Coord jika terjadi gangguan
keamanan di daerah tanggung jawabnya.

Untuk mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka

 dipersiapkan sejumlah Paramedic lapangan yang memiliki peralatan
medis dan ambulans, guna memberikan pertolongan pertama dan
merawat orang yang memerlukan penanganan medis, tim tersebut
ditempatkan di posko yang telah ditentukan, beberapa anggota
paramedik juga ditempatkan di area sekitar panggung untuk bersiaga,
tim ini dipimpin oleh seorang Paramedics Coordinator yang akan
bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka.

Selain itu untuk mengantisipasi timbulnya kebakaran maka disediakan,

tim pemadam kebakaran yang selain bertugas memadamkan
api/kebakaran yang terjadi juga dapat dipergunakan untuk menyiram
penonton), penyiraman ini mempertimbangkan jika penonton sangat
padat atau jika suhu udara panas sekali, perintah penyiraman berasal
dari satu komando (biasanya FoH manager/ Venue Coord) kepada
kepala pemadam kebakaran dengan memperhatikan tiupan angin dan
arah air.

Penanganan penonton (audience treatment) adalah salah satu tugas utama

FoH selain pengamanan venue, untuk hal tersebut maka FoH Manager
langsung mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi seluruh
jalannya arus masuk dan keluar penonton. Untuk itu diperlukan
beberapa koordinator yang bertanggung jawab atas pintu penonton,
tiket serta penempatan penonton di area pertunjukan, orang orang
yang bertugas antara lain:

Ticket Takers Coordinator

• • Mengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempat dan jumlah
tenaga.
• • Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket Takers Supervisor
dan Ticket Takers di lokasi.
• • Menangani serta mencari solusi masalah yang menyangkut tiket
penonton.
• • Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti jumlah
penonton.
• • Berkoordinasi dengan koordinator lain lain (doorman, usher)
mengenai penempatan tiket takers di setiap pintu.
• • Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitan dengan
permasalahan tiket.

Jika jumlah pintu masuk banyak, dan terletak di beberapa bagian

gedung/ lapangan maka tiket takers koordinator dibantu
TicketTakers Supervisor yang    menjadi penanggung jawab setiap
pintu/sektor, dengan tugas:
• • Mengawasi pekerjaan ticket takers di setiap pintu/sektor yang
telah ditentukan.
• • Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuk setiap
pintu/sektor yang menjadi tanggung jawabnya.
• • Membantu ticket takers yang menemui masalah dalam tugasnya.
• • Memastikan ticket takers sudah siap pada posisinya saat pintu
 penonton dibuka.
• • Menyiapkan segala kelengkapan kerja ticket takers.
• • Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator berkaitan dengan
permasalahan tiket.

Sedangkan petugas yang melaksanakan penyobekan tiket penonton

disebut Ticket Takers yang tugasnya adalah:
• • Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan.
• • Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan.
• • Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagai tanda
masuk.
• • Menyimpan/mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti
penonton.
• • Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada supervisor.
• • Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet, stapler, kantong,
ballpoint dan sebagainya).
• • Berkonsultasi dengan ticket takers supervisor jika menemui
masalah tiket.

Untuk mengawasi serta mengendalikan arus penonton yang masuk

maka diperlukan petugas yang bertanggung jawab yang bisasa disebut
Doorman (penjaga pintu) untuk koordinasi kerja maka diperlukan
seorang Doorman Coordinator dengan tugas:
• • Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personal.
• • Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman Supervisor dan
Doorman di lokasi acara.   
• • Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk penonton.
• • Memberi pengarahan teknis buka /tutup arus penonton.
• • Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi.
• • Memberikan komando saat pintu penonton dibuka.
• • Berkoordinsi dengan koordinator lainya (Ticket Takers, Usher)
mengenai penempatan Doorman di setiap pintu.
• • Berkoordinasi dengan FoH manager mengenai permasalahan arus
penonton.

Untuk mempermudah pengawasan pintu seorang Doorman Coordinator

dapat dibantu beberapa Doorman Supervisor yang area tugasnya
ditetapkan, dengan tugasnya:
• • Mengawasi pekerjaan Doorman disetiap pintu/sector yang telah
ditentukan
• • Mengatur mengawasi arus buka/tutup pintu penonton.
• • Memberi arahan penonton arah pintu yang benar sesuai
tiket/tanda masuk.
• • Membantu Doorman jika terjadi permasalahan dengan arus
penonton.
• • Memastikan Doorman sudah pada posisinya saat pintu mulai
dibuka.
• • Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bila terjadi masalah.
Dan petugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung
adalah Doorman dengan tugas:
• • Memastikan setiap penonton memegang tiket ketika memasuki
antrian.
• • Memastikan penonton tidak membawa barang-barang yang
dilarang masuk ke area pertunjukan.
• • Mengamankan barang terlarang/berbahaya untuk diserahkan
kepada petugas keamanan.
• • Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpa tiket untuk
diserahkan kepada petugas kemanan.
• • Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahan
Supervisor/Coordinator.
• • Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalah dengan
kelancaran arus penonton.

Untuk layanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan,

sesuai tiket yang dimiliki, adalah tugas seorang Usher yang
mengarahkan penonton ke tempat yang benar, juga akan
dikoordinasikan oleh seorang Usher Coordinator dibantu beberapa
Usher Supervisor dengan tugas antara lain:

Usher Coordinator:
• Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dan tenaga personil
• Mengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher di lokasi
pertunjukan
• Mencari solusi masalah berkaitan dengan penempatan penonton
• Memberi pengarahan teknis tentang pelayanan penonton ke
tempat duduknya
• Mengawasi jalanya pelayanan penonton menuju tempat
duduknya
• Berkoordinasi dengan koordinator lainnya (ticket takers,
doorman) mengenai penempatan usher di setiap pintu atau
sektor
• Berkoordinasi dengan FoH manajer dengan permasalahan tempat
duduk penonton

Dalam tugasnya Usher Coordinator dibantu Usher Supervisor

dengan tugas

• Mengawasi Usher dalam menjalankan tugas pelayanan penonton

di setiap pintu / sector yang telah ditentukan
• Memberi arahan kepada penonton untuk menemukan tempat
yang benar sesuai tiket yang dimiliki
• Membantu Usher jika menemui masalah dengan pelayanan
penonton
• Memastikan usher berada ditempatnya pada saat penonton
masuk
• Berkoordinasi dengan Usher Coordinator jika terjadi
 permasalahan pelayanan penonton

Sedangkan yang melayani penonton secara langsung adalah

Usher yang tugasnya
• Mengantar / menunjukan kepada penonton lokasi duduk sesuai
tiket
• Mengetahui setiap sector penempatan penonton sesuai tiketnya
• Mengani masalah penonton berkaitan dengan lokasi tempat
duduk
• Melaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi
permasalahan dengan penonton

TALENT TREATMENT DIVISION

Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang

merencanakan, mengawasi dan menjalankan seluruh pemenuhan
keperluan pengisi acara    (diluar kebutuhan pertunjukan)
mencakup hal teknis dan non teknis, untuk Itu diperlukan seluruh
data berkaitan dengan pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan
peralatan, jadwal pengisi, akomodasi, transport, logistik dsb),
berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis / Artis. Faktor
keamanan dan keselamatan artis juga menjadi tanggung jawab Talent
treatment, personal divisi ini dengan spesifikasi tugasnya adalah :

Talent Treatment Coord

• Mengumpulkan dan menyusun seluruh data yang berkaitan
dengan pengisi acara
• Menyusun penjadwalan yang berkaitan dengan pengisi acara
mulai datang sampai pulang
• Mengawasi dan mendampingi pihak pengisi acara pada persiapan
dan hari pertunjukan
• Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi sesuai
jadwal datang dan pergi (Check In / Check Out)
• Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara sesuai
jumlah (termasuk Manajemen & Crew Artis) dan jadwal yang
telah disepakati
• Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan tempat
yang telah ditentukan (jumpa pers, sound chek, show time dll)
• Berkoordinasi langsung dengan pihak Manajemen Artis/ Artis
• Berkoordinasi dengan Production manager berkaitan hal teknis &
jadwal produksi yang berhubungan dengan pengisi
• Memastikan pengamanan pengisi acara jika di perlukan
• Memastikan logistik (meals, refreshment dsb) pengisi acara
tercukupi dan tepat pada waktunya
• Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi darurat
untuk antisipasi hal hal yang tidak diinginkan   
• Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah berkaitan
dengan pengisi acara

Dalam tugasnya Talent Treatment Coordinator dibantu oleh

Talent / Artis Security
• Mengalokasikan personal pengamanan artis yang diperlukan
• Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel, venue) yang
akan di pakai oleh pengisi acara
• Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk dan
keluar baik hotel maupun venue
• Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute
perjalanan yang akan dilalui artis (antar kota, dalam kota, Hotel-
Venue-Hotel)
• Memastikan keamanan artis selama diatas panggung (sound
chek, show time)

Talent /Artis Transportation

• Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi acara
(termasuk manajemen, crew, peralatan)
• Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan antar/jemput
kebutuhan pengisi acara (orang & barang)
• Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalan beserta
pengemudinya
• Memastikan operasional antar jemput pengisi acara sesuai
waktunya
• Merancang rute tercepat dan teraman dalam memenuhi
kebutuhan operasional
• Mengumpulkan data alamat dan peta lokasi berkaitan dengan
tugas transportasi
• Berkoordinasi dengan Talent Treatment coordinator jika timbul
masalah dengan transportasi pengisi acara

Talent / Artis Runners

• Mengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis (diluar kebutuhan
teknis)
• Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhi kebutuhan
pengisi acara
 • Membuat penjadwalan belanja kebutuhan artis
• Mendampingi artis / Manajemen / crew dalam pembelanjaan
kebutuhan
• Berkoordinasi dengan Talent Treatment Coord jika timbul
masalah berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan belanja artis

Talent / Artis Doctor

• Mengumpulkan data artis berkaitan dengan kondisi kesehatannya
• Bersiaga untuk keadaan darurat terkait kesehatan artis
• Mendampingi artis selama sound chek dan show time
• Memberikan pertolongan pertama jika terjadi ganguan kesehatan
atau kecelakaan yang dialami pengisi acara
• Berkoordinasi dengan Talent treament Coordinator jika terjadi hal
tersebut diatas

IMPRESARIAT

Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang

berkaitan dengan perijinan pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan
adalah mengurus segala surat menyurat, administrasi serta
dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan segala data dan
informasi mengenai tempat acara, pengisi acara, tanggal dan jam
acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara. Impresariat
akan berhubungan dengan instansi resmi pemerintahan termasuk
permintaan pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb).
Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke
pihak Imigrasi/Custom, perijinan kerja artis asing, sensorship dan
pajak.
Dalam penyelenggaraan pertunjukan Impresariat akan bertugas
antara l ain
• Mengumpulkan semua data terkait dengan acara (Hari & Jam,
 tempat & artis)
• Mengurus segala hal terkait dengan perijinan pemyelenggaraan
acara
• Memastikan segala perijinan (surat ijin) selesai pada waktunya
• Mengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanan dari instasi
terkait            (Polisi)
• Memberikan masukan mengenai rencana pengamanan
• Berkoordinasi dengan Producer menyangkut masalah perijinan

TICKETING DIVISION
Ticketing adalah bagian/divisi yang menangani penjadwalan
berkaitan dengan tiket, mulai dari pencetakan, porporasi, pemilihan
tiket box (tempat penjualan tiket)    system pemesanan, distribusi
sampai penghitungan tiket terjual setelah pertunjukan berakhir
guna meastikan berapa pajak yang harus di bayar, Divisi tiketing
antara lain adalah
Ticketing Coordinator
• Merencanakan semua yang berkaitan dengan jadwal divisi ticket
• Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua
administrasi kerjasama
• Mengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiket boxnya
• Memberikan petunjuk tertulis kepada tiket box tentang teknis
 pemesanan dan mendapatkan tiket acara
• Menyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanan setiap tiket
box
• Mengkoordinir penjualan tiket di lokasi acara (jika ada)
• Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator untuk
penghitungan sobekan bukti tanda masuk penonton
• Berkoordinasi dengan producer jika timbul permasalahan
berkaitan dengan tiket
Dibantu oleh Ticket Box controller yang tugasnya antara lain:
• Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket box
• Menjelaskan kesepakatan kerjasama dengan setiap tiket box
• Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala
• Mengontrol operasional tiket box di lokasi acara
• Berkoordinasi dengan Ticketing Coordinator menyangkut
permasalahan tiket

PROMOTION DIVISION

Adalah divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu

event, mulai dari perencanaan, desain, produksi materi promosi,
penempatan, penayangan serta pemasangan media luar ruang
menjadi tanggung jawab bagian ini , selain hal itu promotion
manager juga mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari
promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah
Promotion Manager dengan tugas
 Promotion Manager
• Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik
maupun luar ruang
• Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di media
• Mengkoordinir kegiatan jumpa pers
• Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai
• Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak
maupun elektronik
• Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasangan media luar
ruang
• Memonitor iklan yang telah dipasng atau ditayangkan
• Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang
• Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi

Dalam melaksanakan tugasnya Promotion manager dibantu oleh

Media placement Coordinator/ Officer yang akan menjalankan
fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di media luar ruang,
dalam proses perencanaan iklan biasanya di bantu oleh Perancang
Grafis (Graphic Designer ) serta tenaga kreatif pembuat jingle dan spot
TV   
 SURVAY & MAPPING

Survay & mapping adalah bagian dari pra produksi, setelah diolah akan
berguna bagi semua divisi, karena hasil survay akan menjadi pedoman
rencana kerja di lapangan. Begitu juga dengan mapping akan menjadi
pedoman untuk mengalokasikan area kerja dan penempatan tenaga
kerja, pos, parkir, pemadam, ambulans, area produksi dll. Oleh karena
itu Survay & Mapping diharapkan dapat memberikan informasi keadaan
setempat. Survay & Mapping sangat vital dalam lancarnya suatu
rangkaian tur. Dengan rincian tugas sebagai berikut

SURVAY
• Memetakan rute yang ditempuh dari tempat berangkat sampai
kota tujuan, beserta jarak (km) dan waktu tempuh (jam/menit)
• Mencatat kondisi jalan/ fasilitas yang ada selama perjalanan
(jembatan, trowongan, pom bensin, bengkel, pos polisi, jembatan
timbang dll)
• Memetakan rute masuk dari batas kota menuju venue dan hotel
(beserta rute alternatifnya)
• Mensurvey keadaan/kondisi venue (outdoors/indoors)
persyaratan dan peraturan pemakaian venue
• Pemilihan ticket box (jika tiket dijual)
• Agent perekrut tenaga kerja lokal
• Instansi pemerintah terkait (polisi, Pemda, pajak, pemadam dll)
• Media dan pers local serta kantor perwakilannya (cetak,
elektronik)

VENUE MAPPING
• Mapping area venue dan sekitarnya, radius 3-5km jalan utama
menuju venue dan jalan alternatif lainnya
• Mapping tempat umum disekitar venue (terminal, pertokoan,
perkantoran, bank, tempat ibadah, pom bensin dll)
• Mapping tempat penting di sekitar venue (Rumah sakit, kantor
polisi, pemadam dsb)
• Mapping alokasi area parkir di venue (produksi, keamanan,
ambulans, pemadam, penonton, EO)
• Mapping arus masuk penonton ke venue dan keluar dari venue
• Mapping arah lalulintas di sekitar venue dan alternatif arah pada
hari pertunjukan
• Mapping pintu yang akan dipergunakan selama persiapan sampai
selesai (produksi, keamanan, artis, EO dsb)
• Mapping alokasi penempatan sarana penunjang acara di venue
(posko keamanan, PPPK, prod office, information desk, venue
ticket box, engginering room, toilet, dress room, dll)
• Mapping ring pengamanan (min 3 ring) beserta jumlah tenaga
 dan area vital yang harus di jaga
• Mapping penempatan tenaga kerja FOH, beserta jumlah yang
diperlukan
• Mapping titik pemasangan signboard, penunjuk arah, pintu
masuk dsb
• Mapping titik penambahan penerangan venue disesuaikan dengan
acara
• Mapping penempatan media promosi beserta jumlah dan jenisnya
• Mapping rute evakuasi keluar venue untuk keadaan darurat
• Cantumkan arah mata angin (U/Utara) pada setiap peta

TICKET BOX
• Data Tiket box (Alamat, tel&Fax, email, HP, Kontak)
• Petugas yang bertanggung jawab mengontrol
• Alokasi distribusi tiket setiap pertunjukan (alokasi setiap
pertunjukan/ tiket box)
• Jadwal pendistribusian dan pengumpulan hasil penjualan
• Jadwal peredaran tiket setiap pertunjukan

PROMOSI LOKAL
• Jadwal promosi terkait jadwal acara
• Titik penempatan media promosi luar ruang (baliho, spanduk,
banner dsb)
• Radio network yang menjadi partner media promosi
• Koran & Majalah yang menjadi partner media promosi
• Koordinator wartawan media peliput
• Jadwal promosi berkaitan dengan pers/media (press release,
konfrensi pers dsb)
• Kesepakatan barter promosi dengan media/sponsor local

REKRUTMEN STAFF & CREW LOKAL

• Identifikasi agensi tenaga kerja pertunjukan/ pagelaran setempat
• Data staff & crew yang akan bekerja
• Tugas dan tanggung jawab tenaga kerja lokal (job des)
• Jadwal perekrutan, pengarahan, orientasi lapangan dan jadwal
mulai bertugas
• Jumlah tenaga kerja dan standard bayaran yang diterima

ORGANISER BASE CAMP

• Data Base Camp (Alamat, no tel/fax, email, kotntak)
• Data staff atau crew local yang membantu di base camp
• Jadwal Operasional base camp (kontrak & lama pemakaian
tempat)
 • Fasilitas yang disediakan oleh base camp(tel, listrik, ruang dll)
  
GOVERNMENT
• Kontak penanggung jawab perijinan local (nama, alamat,
telefon/HP)
• Jadwal pengajuan permohonan perijinan, masa berlaku surat ijin
dll
• Persaratan perijinan local (biasanya tercantum bersama perijinan
pusat)   
• Kontak penanggung jawab dinas perpajakan dan porporasi tiket
• Prosedur pemerintah daerah menyangkut perijinan
• Prosedur permohonan pengerahan pengamanan local

INFORMASI UMUM
• Geografi kota yang dituju
• Demografi penduduk kota yang dituju
• Populasi penduduk kota yang dituju
• Informasi & peta provinsi serta kota yang dituju
• Informasi kusus lainnya yang menyangkut kota yang dituju