BAB 3

AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

3.1 Pendahuluan

Bab ini merupakan ringkasan keseluruhan aktiviti mingguan yang dilakukan

sepanjang menjalani latihan industri di PPSKK. Berdasarkan aktiviti yang dilakukan
yang telah dicatat dalam laporan harian secara ringkas akan di terangkan dalam bab
ini yang meliputi tugasan yang diberikan oleh penyelia. Oleh itu, bahagian ini akan
menjelaskan secara ringkas aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan sepanjang menjalani
latihan industri selama tiga bulan bersamaan 12 minggu. Segala aktiviti yang
dilakukan akan diterangkan dari minggu ke minggu supaya dapat menyimpulkan
kerja-kerja yang telah dilakukan dalam seminggu di samping akan memudahkan
proses penyemakan.

3.2 Bidang Tugas Latihan Industri

Sewaktu menjalani latihan industri di PPSKK saya telah di dedahkan dengan banyak
perkara yang baru. Di samping mempraktikkan ilmu yang telah dipelajari semasa di
universiti, saya turut didedahkan dengan pelbagai ilmu pengetahuan dan kemahiran
dan didedahkan dengan suasana kerja yang sebenar. Dunia pekerjaan sememangnya
berbeza dengan dunia university.dalam organisasi terdapat etika serta peraturan-
peraturan yang perlu dipraktikkan setiap kali sepanjang berada di organisasi di mana
saya menjalani latihan industri.
Ketika menjalani latihan industri di PPSKK, saya telah ditempatkan di Seksyen
Pentadbiran dan Pengurusan Majlis. Bahagian ini memainkan peranan dalam
pengurusan pentadbiran dan pengurusan kewangan bahagian yang berkesan bagi
menyokong pelaksanaan strategi dan program-program bahagian. Di samping itu,
berfungsi mengendalikan majlis rasmi universiti agar lebih profesional, efisien dan
teratur bagi menjamin kesempurnaan majlis. Bahagian ini turut bertanggungjawab
menyokong usaha promosi kecemerlangan dan pencapaian universiti dalam semua
bidang terutamanya penyelidikan akademik dan pelajar.

Sepanjang tempoh latihan industri, penyelia organisasi telah menyediakan senarai

tugasan yang perlu dilakukan ianya sebagai key performance index (KPI) satu kaedah
untuk mengukur prestasi seseorang atau sesebuah organisasi. Kaedah pengukuran
tersebut biasanya akan disediakan oleh pihak ketiga yang mempunyai pengetahuan
mengenai individu atau organisasi terbabit.. Tugasan terdiri daripada tiga pecahan
iaitu pentadbiran, pengurusan majlis dan projek khas.

Pentadbiran :

Pengurusan majlis :

Projek khas :

Manual pengurusan khas

Sewaktu membuat manual banyak benda baru yang dapat dipelajari misal cara
pengendalian majlis, bahagian protocol misalnya kekananan.

Format publisiti dalam kampus seperti banner poster

3.3 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri

3.3.1 Minggu Pertama

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

- Melapor diri pada jam 08:00 am di tempat latihan industri iaitu Pusat
Isnin Pengurusan Strategik dan Komunikasi Korporat, UMS (PPSKK).
(25 Jun 2018) - Sesi suai kenal bersama staf PPSKK.
- Mempelajari dan membuat Local Purchase Order (LPO).

Selasa - Menyusun surat untuk permohonan cenderahati tahun 2018

(26 Jun 2018) - Local Purchase Order (LPO)

- Membuat borang permohonan tempahan jamuan.

Rabu
- Menyediakan agenda Jubli Perak UMS (ulang tahun yang ke-25
(27 Jun 2018)
tahun).

- Mencari maklumat serta contoh-contoh berkaitan Jubli Perak yang

Khamis dilakukan oleh organisasi lain.
(28 Jun 2018) - Menyiapkan draf pertama agenda untuk Jubli Perak UMS untuk
disemak oleh penyelia organisasi.

- Membuat persiapan untuk jamuan hari raya staf PPSKK.

- Perjumpaan kakitangan PPSKK bersama Encik Talib bin Abdullah
Jumaat
Shani selaku timbalan pengarah PPSKK (Komunikasi Korporat).
(29 Jun 2018)
- Jamuan hari raya PPSKK.
- Menambahbaik agenda Jubli Perak UMS yang telah disemak.
3.3.2 Minggu Kedua

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

- Membuat persiapan untuk mesyuarat bagi cadangan pelaksanaan

sambutan Jubli Perak UMS.
Isnin - Menyertai mesyuarat cadangan pelaksanaan sambutan Jubli Perak
(02 Julai 2018) UMS bersama setiap wakil jabatan di UMS.
- Menyertai mesyuarat perbincangan untuk majlis perjumpaan warga
penjawat awam bersama Yang Di-Petua Negeri Sabah.

Selasa - Menaip polisi dan tatacara penganjuran majlis rasmi Universiti

(03 Julai 2018) Malaysia Sabah untuk dikemaskini.

- Bertugas untuk mesyuarat Jawatankuasa Timbalan-timbalan Naib

Canselor / Rektor (Akademik & Antarabangsa) IPTA ke-58
Bil.2/2018.
Rabu
- Menyusun surat masuk dan keluar PPSKK bagi tahun 2017.
(04 Julai 2018)
- Membuat persiapan bagi majlis perjumpaan warga penjawat awam
bersama Yang Di-Petua Negeri Sabah di Dewan Serbaguna, Blok
C, Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Sabah (KPKPS).

Khamis - Bertugas untuk sambutan majlis perjumpaan warga penjawat awam

(05 Julai 2018) bersama Yang Di-Petua Negeri Sabah di KPKPS.

-Mencari maklumat berkenaan dengan tatacara dan polisi

Jumaat penganjuran majlis rasmi daripada organisasi lain terutamanya
(06 Julai 2018) daripada Universiti Awam.
- Memfailkan surat keluar PPSKK bagi tahun 2017.

3.3.3 Minggu Ketiga

 Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

Isnin
- Merekodkan surat keluar PPSKK bagi tahun 2017.
(09 Julai 2018)

- Penyelia organisasi mengarahkan untuk membuat perbandingan

manual pengurusan majlis rasmi daripada universiti awam di
Malaysia.
Selasa
(10 Julai 2018)
- Melakukan “Projek Khas” yang diberikan oleh penyelia
organisasi iaitu menambahbaik manual pengurusan majlis
rasmi Universiti Malaysia Sabah.

Rabu
- Menyambung semula membuat projek khas.
(11 Julai 2018)

- Menyusun peralatan yang telah digunakan sempena majlis

perjumpaan penjawat awam bersama Yang Dipertua Negeri
Khamis Sabah ke dalam stor.
(12 Julai 2018)
- Memasukkan surat keluar dan masuk PPSKK ke dalam bilik
rekod fail surat.

Jumaat - Menyambung semula memasukkan surat dalam bilik rekod fail

( 13 Julai 2018) surat.

3.3.4 Minggu Keempat

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

 - Tidak ada tugasan spesifik yang diberikan dan hanya meneliti
Isnin
manual prosedur kerja (MPK) PPSKK untuk lebih memahami
(16 Julai 2018)
prosedur kerja organisasi.

Selasa - Mengemaskini senarai nama dan alamat penuh naib canselor

(17 Julai 2018) IPTA dan PRO Canselor (VIP) untuk rujukan.

Rabu - Menyambung semula mengemaskini senarai nama dan alamat

(18 Julai 2018) penuh VIP.

- Mengemaskini senarai nama Ahli Lembaga Pengarah UMS,

Pegawai Utama UMS, Senarai Jemputan Ketua JFPIU dan ahli
Khamis senat UMS.
(19 Julai 2018)
- Mendapatkan contoh manual pengurusan majlis UMS daripada
Puan Hayati Salleh sebagai rujukan.

- Menyambung semula mengemaskini senarai nama Ahli

Jumaat
Lembaga Pengarah UMS, Pegawai Utama UMS, Senarai
(20 Julai 2018)
Jemputan Ketua JFPIU dan ahli senat UMS.

3.3.5 Minggu Kelima

 Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

- Mendapat tugasan daripada Puan Noriaty Arma yang bertugas

Isnin
dalam bahagian pentadbiran, tugasan yang diberikan iaitu
(23 Julai 2018)
menyusun surat tahun 2017 mengikut tarikh untuk direkodkan.

- Menyertai staf PPSKK bertugas (bahagian Protokol) untuk

majlis penghargaan Pesara UMS yang dihadiri oleh Pegawai
Selasa Utama UMS.
(24 Julai 2018)
- Mencari bahan berkaitan untuk manual pengurusan majlis
rasmi.

- Mencari bahan untuk manual pengurusan majlis rasmi.

Rabu
(25 Julai 2018) - Membantu pihak PPSKK untuk misi bantuan mangsa kebakaran
Kg Cenderamata 2 Likas.

Khamis - Membantu pihak PPSKK untuk misi bantuan mangsa kebakaran

(26 Julai 2018) di Kg Cenderamata 2 Likas.

- Mendapat tugasan daripada Puan Titien untuk membuat buku

log untuk daftar isi tuntutan PPSKK.
Jumaat
(27 Julai 2018)
- Menyusun surat tahun bagi 2018 mengikut tarikh untuk
direkodkan.

3.3.6 Minggu Keenam

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

 Isnin - Menyambung tugasan memaskini nama serta alamat PRO
(30 Julai 2018) IPTA di Malaysia yang terkini.

- Persiapan untuk majlis Pelancaran Sambutan Hari Kebangsaan

Selasa dan Hari Malaysia Peringkat UMS. Misalnya, membuat
(31 Julai 2018) senarai nama ketua PTJ untuk tagging pada beg kertas.
Seterusnya, memasukkan bendera dalam beg kertas.

- Bertugas untuk majlis Pelancaran Sambutan Hari Kebangsaan

dan Hari Malaysia Peringkat UMS di Galeri Majlis Bangunan
Rabu Canselori.
(01 Julai 2018)
- Diberikan tugasan untuk menghantar anggaran harga ke
Jabatan Bendahari.

- Membantu Puan Titien dalam urusan pentadbiran seperti

Khamis
membuat salinan surat pelantikan. Seterusnya, menghantar
(02 Julai 2018)
dokumen ke Jabatan bendahari.

Jumaat
- Membuat Local Purchase Order (LPO) untuk tahun 2018.
(03 Julai 2018)

3.3.7 Minggu Ketujuh

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

Isnin
 - Mendapat tugasan iaitu menyusun Borang Pesanan Rasmi
(LPO) PPSKK bagi tahun 2017 untuk direkodkan mengikut kod
(06 Ogos 2018)
peruntukan.

- Menyambung semula menyusun Borang Pesanan Rasmi (LPO)

Selasa
PPSKK bagi tahun 2018 untuk direkodkan mengikut kod
(07 Ogos 2018)
peruntukan.

- Melakukan kerja-kerja Pejabat misalnya menjawab panggilan

telefon.

Rabu - Mengemaskini senarai Naib Canselor IPTA dengan mengubah

(08 Ogos 2018) nama Rektor Universiti Islam Antarabangsa Malaysia (UIAM)
yang baru iaitu Prof Tan Sri Dr Dzulkifli Abdul Razak dilantik
sebagai Rektor ke-6 UIAM untuk tempoh dua tahun (2018-
2020).

- Menjaga pejabat dan melakukan kerja-kerja pejabat seperti

menjawab panggilan telefon.
Khamis
(09 Ogos 2018) - Mempelajari cara mengemaskini senarai majlis UMS di Laman
Web Rasmi UMS daripada Puan Noriaty.

- Membuat kertas minit bagi Borang Pesanan Rasmi (LPO) tahun

Jumaat
2017 dan 2018 untuk rekod kewangan.
(10 Ogos 2018)

3.3.8 Minggu Kelapan

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

Isnin
(13 Ogos 2018) - Melakukan kerja-kerja pejabat misalnya menjawab panggilan
 telefon.

- Melakukan tugasan berkenaan dengan manual pengurusan

majlis rasmi UMS.
Selasa
(14 Ogos 2018) - Seterusnya, diminta untuk mendapatkan contoh poster, banner,
bunting dan backdrop yang terkini untuk dikemaskini pada
manual pengurusan majlis rasmi UMS.

Rabu - Membantu membuat spesifikasi untuk Keperluan Kamera Dan

(15 Ogos 2018) Aksesori.

- Menyambung semula membuat spesifikasi Keperluan Kamera

Dan Aksesori.
Khamis
(16 Ogos 2018) - Seterusnya, membantu unit media berkaitan dengan
postgraduate prospectus iaitu menaip semula untuk dikemaskini
bagi sesi 2018/2019.

- Menyambung semula menaip postgraduate prospectus untuk

dikemaskini bagi sesi 2018/2019.
Jumaat
(17 Ogos 2018)
- Setelah itu, mencari nama dan alamat setiausaha sulit Perdana
Menteri Malaysia (Tun Dr. Mahathir bin Mohamad) dan menteri
pendidikan (Dr. Maszlee bin Malik)

3.3.9 Minggu Kesembilan

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

Isnin
(20 Ogos 2018) - Membantu pihak PPSKK dalam urusan pejabat seperti
 mengangkat panggilan telefon, urusan Faks.

- Seterusnya, menyertai Program Beach Clean Up bersama-sama

kakitangan PPSKK, PPPG dan Pejabat Canselori di Pantai Odec,
IPMB.

- Membantu unit media dalam penyediaan Propektus

Selasa
Prasiswazah. Aktiviti yang dilakukan iaitu mengedit bahagian
(21 Ogos 2018)
struktur kursus yang disediakan oleh fakulti di UMS.

Rabu
Cuti Umum ( Hari Raya Aidiladha )
(22 Ogos 2018)

Khamis - Menyambung semula mengedit bahagian struktur kursus dalam

(23 Ogos 2018) Propektus Prasiswazah UMS.

- Melakukan kerja-kerja pejabat dan menjawab pangilan telefon

daripada orang luar.

Jumaat - Selain itu, membantu dalam urusan pengagihan cenderamata

(24 Ogos 2018) kepada pihak yang memohon.

- Seterusnya, mengemaskini peta UMS iaitu memperbaiki

petunjuk dalam peta yang sedia ada.

3.3.10 Minggu Kesepuluh

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

Isnin
(27 Ogos 2018) - Pada sebelah pagi, menyertai raptai (protokol) untuk majlis
perasmian Pusat Pemulihan Kecergasan Fizikal Dan
Pelancaran Program Fitness Achiever For Intellectually
 Disabled di Mini Auditorium Fakulti Psikologi dan
Pendidikan.

- Seterusnya, perjumpaan bersama Penyelia Organisasi

berkenaan dengan perkembangan latihan industri di PPSKK.

- Membantu Unit Pengurusan Strategik iaitu mengedit Pelan

Strategik UMS 2013 - 2017 untuk dikemaskini.
Selasa
(28 Ogos 2018)
- Seterusnya, membantu membuat persiapan dan jamuan makan
sempena meraihkan Ulang Tahun Pengarah PPSKK.

- Membantu dalam penyediaan cenderahati untuk tetamu yang

Rabu
(29 Ogos 2018) datang ke UMS (memasukkan maklumat berkaitan UMS ke
dalam USB Card)

- Menjawab panggilan telefon

- Membuat surat jemputan kepada Menteri Pertanian dan

Industri Makanan, Sabah ke majlis menandatangani
Memorandum Persefahaman (Mou) antara Universiti
Khamis
(30 Ogos 2018) Malaysia Sabah Dan Jabatan Perkhidmatan Veterinar Sabah,
dan Kontrak Penyelidikan Antara Universiti Malaysia Sabah
Dan Enrich Marine SDN. BHD.

- Menghantar surat untuk semakan Naib Canselor

Jumaat
Cuti Umum (Hari Kebangsaan)
(31 Ogos 2018)
3.3.11 Minggu Kesebelas

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

Isnin -
(03 September 2018)

Selasa
(04 September 2018) -
 Rabu -
(05 September 2018)

Khamis
-
(06 September 2018)

Jumaat
-
(07 September 2018)

3.3.12 Minggu Keduabelas

Hari / Tarikh Aktiviti / Tugasan

Isnin -
(10 September 2018)

Selasa
(11 September 2018) -
 Rabu -
(12 September 2018)

Khamis
-
(13 September 2018)

Jumaat -
(14 September 2018)

3.4 Penilaian Kritis Tentang Tugas Latihan Industri

- ilmu baru Bukan hanya dalam bidang PR

Pengurusan majlis yang lebih praktikal bukan sekadar teori

Etika berlomunikasi sesame staf

Cara berkomunikasi sewaktu berurusan dengan orang luar

3.5 Kesesuaian Latihan dengan Bidang Pengajian

- Dalam bahagian pengurusan majlis

- Protokol

- Kemahiran berkomunikasi

3.6 Kekuatan dan Kelemahan Tentang Tugas Latihan Industri

- Pengurusan

- pengendalian majlis

- protocol

- kemahiran berkomunikasi

- khidmat pelanggan

- menempah bilik

3.7 Kesimpulan